Configurar padrões financeiros, códigos de encargo, fornecedores e definições de WIP

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Como gerente financeiro, crie os dados financeiros padrão necessários. Esses padrões permitem que os gerentes de investimento e outros usuários de negócios execute suas tarefas de gestão financeira. Os gerentes de investimento podem planejar os investimentos acompanhando os custos e processando transações financeiras de acordo com eles. Eles podem tomar decisões financeiras sobre seus investimentos que se baseiam em dados financeiros reais.
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Exemplo: Criar dados financeiros para processar transações financeiras e plano de custos de investimento
Um gerente financeiro supervisiona as finanças de um novo projeto de atualização de recursos humanos (RH). A iniciativa inclui vários investimentos atribuídos a diferentes gerentes de investimento em toda a empresa. Os gerentes de investimento desejam acompanhar os custos de investimento individualmente e processar transações em relação à iniciativa geral. O gerente financeiro cria os seguintes dados financeiros:
  • Fornecedores V1 e V2 para acompanhar o hardware e o material
  • O perfil de uma empresa ativada financeiramente
  • Investimentos, recursos e funções ativados financeiramente
  • Códigos de tipo de entrada para diferenciar as taxas aplicadas aos recursos em tempo integral das aplicadas aos temporários
  • Códigos de encargo para diferenciar o custo do trabalho regular das despesas gerais
Verificar os pré-requisitos
Antes de criar os dados financeiros necessários, certifique-se de que você tenha compreendido os seguintes conceitos de gestão financeira:
  • Planejamento de custo versus horas trabalhadas, ciclos de calendário fiscal, períodos fiscais e como eles são definidos em sua organização.
  • Os resultados desejados para qualquer tipo de configuração. Após começar a usar os dados configurados para criar dados de instância, não será possível alterar a configuração. Não é possível excluir períodos fiscais ou unidades de organograma (ORG) do departamento ou local. Também não é possível excluir quaisquer classificações financeiras usadas pelo aplicativo.
  • Como você deseja configurar sua estrutura organizacional com o uso de uma entidade e das unidades do organograma do departamento e do local. A organização é importante, porque quando você usa o aplicativo ou gera relatórios, as informações são agrupadas pelo resultado desejado.
  • Como as suas configurações, classificações e definições afetam o fluxo de dados para o processamento de cobranças reversas e integrações de terceiros.
  • Como os dados afetam os cálculos de custo/taxas no projeto em oposição ao lado financeiro dentro do aplicativo. Por exemplo, as transações registradas como WIP (Work-in-progress - Trabalho em Andamento).
Verifique se você configurou os seguintes itens financeiros:
  • ORG de local e departamento e unidades de ORG
  • Entidade
  • Classes financeiras
  • Matrizes de custo/taxas
  • Moedas
  • Investimentos (por exemplo, projetos, aplicativos, ativos)
  • Recursos e funções
Adicionar fornecedores
Opcionalmente, defina os seus fornecedores, de modo que você possa rastrear as compras de um determinado fornecedor de produtos ou serviços. Por exemplo, você pode usar um fornecedor ao inserir transações de materiais, despesas e equipamentos. A entrada do fornecedor ajuda a rastrear o local das compras feitas em relação a investimentos. Alguns outros usos do fornecedor são:
  • Cabeçalhos de voucher
  • Propriedades da empresa e do recurso
  • Integrações de terceiros para a exportação de dados financeiros
Siga estas etapas:
  1. Abra a opção Administração, e em Finanças, clique em Configurar.
    A estrutura organizacional financeira é exibida.
  2. Clique em Fornecedores.
  3. Clique em Novo.
  4. Preencha as informações solicitadas.
  5. Clique em Salvar.
Crie os perfis da empresa
Você pode criar perfis de empresa para associar aos investimentos durante a integração com sistemas de faturamento de terceiros para que possa classificar os dados. Ative e habilite financeiramente os perfis de empresa para processar transações financeiras em relação a eles e determinar como seus custos afetam os investimentos.
Defina as propriedades financeiras da empresa antes de configurar os endereços de faturamento. É possível configurar vários endereços de faturamento para uma empresa. Um espaço reservado de perfil de endereço de faturamento é criado por padrão usando o nome da empresa e a ID. Você pode editar o perfil para fornecer as informações de endereço de cobrança.
A seleção de um local e de um departamento financeiros para uma empresa preencherá automaticamente as classes de WIP, de investimento e da empresa com os valores padrão. Os valores padrão são preenchidos apenas se você tiver especificado esses valores para a entidade que está associada ao local e ao ORG de departamento.
Siga estas etapas:
  1. Abra a opção Início e, em Gestão financeira, clique em Empresas.
  2. Clique em Novo.
  3. Preencha as informações solicitadas.
  4. Clique em Salvar.
  5. Abra o menu Propriedades e clique em Finanças.
  6. Preencha as informações solicitadas. Os campos a seguir precisam de explicação:
    • Status financeiro
      Indica o status do perfil da empresa.
      Valores:
      • Ativo: é possível criar investimentos ativados financeiramente para a empresa.
      • Inativo: não é possível criar investimentos ativados financeiramente para a empresa.
      • Nenhum negócio novo: no momento, existem investimentos ativados financeiramente para a empresa, mas não é possível criar mais investimentos.
    • Local financeiro
      Define o local financeiro da empresa que é usado para o processamento de transações financeiras.
    • Departamento financeiro
      Define o departamento ao qual está atribuída a propriedade da empresa. O valor desse campo é definido por padrão com base no valor do local financeiro da empresa. Se você modificar esse valor, o valor do local também pode ser alterado.
    • Classe de WIP
      Define a classe de WIP que indica a categoria de transação financeira da empresa.
    • Classe de investimento
      Define a classe de investimento à qual esta empresa está atribuída. O valor é usado para categorizar os investimentos relacionados à empresa.
    • Classe de empresa
      Define a classe da empresa à qual esta empresa está atribuída. O valor é usado para descrever a empresa da organização.
    • Data de abertura
      Define a data efetiva em que a empresa foi ativada financeiramente.
  7. Salve as alterações.
  8. Clique em Endereços de faturamento e forneça as devidas informações.
  9. (Opcional) Abra o menu Propriedades e clique em Complementar.
    As propriedades complementares da empresa são exibidas.
  10. Preencha as informações solicitadas. Você pode inserir o endereço da web da empresa, o símbolo de registro da empresa na bolsa de valores e o gerente da conta. Os campos a seguir precisam de explicação:
    • ID externa
      Define a ID externa da empresa. Essa ID pode ser relacionada a uma ID de sistema na sua empresa.
    • Classificação
      Define a classificação a ser usada para a empresa.
      Valores:
      Alto, Médio, Baixo
    • Código SIC
      Define o código SIC (Standard Industrial Classification - Classificação de Atividade Econômica) da empresa.
    • Divisão
      Define a divisão, se a empresa é uma divisão de uma empresa pai ou afiliada.
    • Setor
      Define o setor associado à empresa.
      Valores:
      Produtos de consumo, Educação, Finanças, Governo, Área de saúde, Manufatura, Outros, Outro serviço, Tecnologia
    • Propriedade
      Define o tipo de propriedade da empresa.
      Valores:
      Corporação, Parceria geral, Empresa de responsabilidade limitada, Direito de propriedade limitado, Propriedade única
    • Símbolo na bolsa
      Define o símbolo utilizado pela empresa na bolsa de valores.
    • Origem do encaminhamento
      Define o nome e as informações de contato da pessoa que fez referência à empresa.
  11. Salve as alterações.
Criar códigos de tipo de entrada
Para atingir os seguintes objetivos financeiros, crie códigos de tipo de entrada:
  • Classifique os recursos que estão atribuídos a investimentos para fins de relatório.
  • Controle se uma transação é passível de cobrança.
  • Diferencie os custos e as taxas que se baseiam no tipo de trabalho que o recurso realiza. Por exemplo, taxas diferentes são aplicadas ao trabalho regular e às horas extras nas transações financeiras detalhadas registradas no WIP.
Siga estas etapas:
  1. Abra Administração e, em Gestão de projetos, clique em Códigos de tipo de entrada.
  2. Clique em Novo.
  3. Preencha as informações solicitadas. Os campos a seguir precisam de explicação:
    • Cobrável
      Indica se o código de tipo de entrada pode ser usado em cálculos cobráveis. Os códigos cobráveis ajudam a processar transações financeiras e a acompanhar as horas trabalhadas registradas para fins de planejamento financeiro.
  4. Salve as alterações.
Criar códigos de encargo
Para atingir os objetivos financeiros abaixo, crie códigos de encargo:
  • Processar transações financeiras e planilhas de horas.
  • Dar suporte ao planejamento financeiro para investimentos.
  • Diferenciar custos e taxas por tipo de trabalho realizado para investimentos (principalmente projetos).
Você pode usar códigos de encargo para definir o tipo de trabalho que está associado aos investimentos. Por exemplo, use códigos de encargo para calcular o custo real de licenças médicas ou férias. As transações financeiras detalhadas são registradas no WIP.
Siga estas etapas:
  1. Abra Administração e, em Gestão de projetos, clique em Códigos de encargo.
  2. Clique em Novo.
  3. Preencha as informações solicitadas. O seguinte campo precisa de explicação:
    • Aberto para entrada de horas
      Especifica se o recurso pode usar planilhas de horas para rastrear as horas gastas em atribuições de tarefas. Quando desmarcado, não é possível selecionar o código de encargo para investimentos, entradas de horas ou transações financeiras.
      Padrão:
      selecionado
  4. Salve as alterações.
Se a configuração da gestão de projetos
Ativar códigos de encargo específicos do investimento
estiver selecionada, você verá um campo
Nome do investimento
adicional. É possível procurar e selecionar um projeto nesse campo. O novo código de encargo será usado apenas com esse projeto para acompanhamento das entradas de horas e transações financeiras.
Definir padrões do sistema
É possível definir padrões no nível do sistema para classes financeiras, matrizes de custos e taxas, bem como outras configurações da gestão financeira. Os padrões do sistema ajudam a simplificar a configuração financeira nas seguintes situações:
  • Há pouca variação no tipo de trabalho.
  • Um conjunto padrão de custos e taxas se aplicam a todos os investimentos.
É possível substituir os padrões do sistema no nível de entidade ou no nível de investimento. Os padrões no nível de investimento têm prioridade sobre os padrões do sistema ou da entidade.
Os padrões do sistema serão aplicados quando níveis inferiores da hierarquia financeira, como investimentos ou recursos, estiverem com configurações faltando. Por exemplo, você não deve configurar um projeto com uma matriz. Nesse caso, o software usará a matriz que estiver definida nos padrões da entrada de transação do projeto.
Se você já tiver definido uma entidade padrão nas propriedades da entidade, um valor será preenchido automaticamente nos padrões da gestão financeira. Como alternativa, você pode procurar e selecionar uma nova entidade padrão na página Padrões. Se você substituir a entidade existente por um novo valor, a entidade recém-selecionado se tornará a entidade padrão. Por outro lado, você pode desfazer essa entidade padrão e selecionar uma nova entidade padrão nas propriedades da entidade. O campo de entidade não é obrigatório, mas se você não definir uma entidade padrão, ela afetará a capacidade de gestão de recursos na
Nova experiência do usuário
.
Siga estas etapas:
  1. Abra Administração e, no menu Finanças, clique em Configurar.
    A página Estrutura organizacional financeira é exibida.
  2. Clique no link Padrões.
    A página de padrões de gestão financeira é exibida.
  3. Na seção
    Manutenção de arquivos, selecione os valores padrão a serem usados para a entidade, o local, o departamento e as classes financeiras.
  4. Na seção Projeto, clique em Padrões de entrada de transações do projeto.
    A página de entrada de transações é exibida.
  5. Na seção Mão-de-obra, preencha os seguintes campos:
    • Origem da taxa
      Define a matriz padrão usada para determinar a taxa cobrável para mão-de-obra.
    • Origem de custo
      Define a matriz padrão usada para determinar os custos de mão-de-obra.
    • Local de origem
      Define o local de origem padrão considerado ao usar uma matriz para aplicar taxas e os custos.
      A origem é o funcionário (isto é, o recurso) ou o local do investimento que tem como base o ORG de local associado. Se o local de origem padrão for definido no nível de entidade, o sistema usará a configuração de entidade para determinar o local de origem. O local definido nas configurações de WIP também é usado para determinar o local de origem.
    • Tipo de taxa de câmbio
      Define o tipo de taxa de câmbio de mão-de-obra padrão que se baseia em moedas ativas para todos os investimentos no sistema.
      Valores:
      • Média. A taxa derivada combinada em um período, semanal, mensal ou trimestral.
      • À vista. A taxa variável que muda com frequência, como diariamente.
      • Fixa. A taxa fixa que não muda ao longo de um período definido.
  6. No Material, seções Equipamento e Despesa, preencha os seguintes campos:
    • Origem da taxa
      Define as matrizes padrão que são usadas para determinar a taxa cobrável de material, equipamento ou despesas incorrida.
    • Local de origem
      Indica que a unidade de ORG de local de origem padrão que é considerada ao usar uma matriz para aplicar taxas e custos é o local do investimento.
    • Tipo de taxa de câmbio
      Define o tipo de taxa de câmbio padrão que se baseia em moedas ativas para todos os investimentos no sistema.
  7. Clique em Salvar e voltar.
  8. Na seção geral, preencha os campos a seguir para definir padrão taxas das métricas financeiras. Essas taxas ajudam a calcular as métricas financeiras dos investimentos, como VPL, ROI, TIR, TIRM, período de retorno de investimento e a data de breakeven. Você pode substituir as taxas padrão definidas no nível de investimento.
    • Custo total anual de % do capital
      Define a taxa anual de finanças usada para calcular o custo total de capital de um investimento.
    • % de taxa anual de reinvestimento
      Define a taxa de juros anual usada para reinvestir o fluxo de caixa positivo de um investimento.
    • Ignorar recursos e funções não relacionados a mão-de-obra no preenchimento do plano de custo
      Especifica se a alocação da equipe ou a atribuição de EPT de recursos e funções não relacionados à mão-de-obra será ignorada durante o preenchimento automático de um plano de custo. Por exemplo, Preencher a partir da equipe de investimento. Quando a opção está desmarcada, todos os dados de um investimento são incluídos no plano de custo. A opção fica desmarcada por padrão.
  9. Salve as alterações.
Especificar configurações de WIP
As transações de WIP permitem ajustar e revisar transações antes do faturamento. As transações de WIP também adicionam as horas trabalhadas nos planos de custo. Os gerentes de investimento usam os dados mais recentes nos planos de custo para tomar decisões de negócios e se preparar para cobranças reversas.
Para classificar os dados financeiros em cobranças reversas, em transações registradas no WIP e em planos de custo, especifique as configurações de WIP. Verifique se você selecionou o mesmo valor para a entidade, local e departamento (isto é, Projeto, Cliente ou Funcionário), como mostrado na tabela a seguir.
Configuração de WIP
Opção Configuração 1
Opção Configuração 2
Opção Configuração 3
Entidade
Entidade do projeto
Entidade do cliente
Entidade do funcionário
Local
Local do projeto
Local do cliente
Local do funcionário
Departamento
Departamento do projeto
Departamento do cliente
Departamento do funcionário
Se os valores não corresponderem para a entidade, o local e o departamento, você poderá obter resultados inesperados nas transações de WIP.
Siga estas etapas:
  1. Abra Administração e, no menu Finanças, clique em Configurações de WIP.
  2. Preencha os seguintes campos:
    • Entidade
      Define a entidade que determina como os dados financeiros são classificados em cobranças reversas, transações e planos de custo.
    • Local
      Define o local que determina como os dados financeiros são classificados em cobranças reversas, transações e planos de custo.
    • Departamento
      Define o departamento que determina como os dados financeiros são classificados em cobranças reversas, transações e planos de custo.
    • Níveis de vencimento de WIP em dias
      Define o número de dias de cada nível de WIP. O valor é usado nos relatórios para classificar transações passíveis de cobrança que não foram cobradas.
  3. Clique em Salvar.