Configurar transações financeiras, cabeçalhos de voucher e ajustes de WIP

ccppmop1561
As transações capturam o custo total de mão-de-obra, materiais, equipamento e outras despesas. As transações podem ser cobradas dos departamentos por serviços, ativos, aplicativos, projetos e outros investimentos. As transações podem ser iniciadas a partir de planilhas de horas, importadas de sistemas externos ou inseridas manualmente. As transações WIP são uma etapa importante no processo de contabilidade que permite ajustar e revisar transações antes de serem faturadas.
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Entradas de transação
Uma entrada de transação é composta dos seguintes itens:
  • Um cabeçalho de voucher descreve as transações e as categoriza por tipo de recurso. É necessário criar um cabeçalho de voucher para criar entradas de transação.
  • Itens de linha que descrevem a transação.
Antes de criar e visualizar as transações, efetue logon como usuário com as propriedades financeiras ativadas.
Insira transações manualmente para capturar o custo total de materiais de investimento, equipamentos, mão-de-obra e outras despesas. Por exemplo, você pode usar as transações para registrar o custo dos servidores usados para desenvolvimento de aplicativos e cobrar o custo do departamento consumidor que comissionou o projeto de desenvolvimento de aplicativos. Todas as transações são inseridas como vouchers e depois enviadas para Trabalho em andamento (WIP) para que as transações sejam exibidas na fatura do departamento.
O WIP (Work-in-progress - Trabalho em Andamento) é um conceito de contabilidade fundamental segundo o qual todos os custos de um investimento são capturados e capitalizados. Antes que as transações possam ser processadas, elas devem ser registradas para WIP. Você pode registrar transações para WIP, ajustar as transações WIP registradas e aprovar ou rejeitar os ajustes. O conjunto de tabelas de WIP contém transações inseridas que podem ser subsequentemente registradas em um sistema de contabilidade. A opção Registrar no WIP reconhece valores negativos quando as transações são registradas. Antes de ser registrada no WIP, a transação passa por todos os critérios de validação e se torna disponível para faturamento e registro em GL (General Ledger - Razão Geral). Registros detalhados de modificações, ajustes e cobranças são registrados. Você não pode excluir transações WIP registradas, mas pode alterá-las durante o processo de ajuste de WIP.
Você pode pesquisar, atualizar e excluir transações até que sejam registradas no WIP. Após serem registradas no WIP, você poderá visualizar, editar ou rejeitar as transações na página de ajuste de WIP.
As transações são usadas para cobrar dos departamentos o custo de investimentos. As transações inseridas não são registradas nos sistemas financeiros integrados de aquisição ou pagamento. Se o
Clarity PPM
estiver integrado à implementação de contabilidade, é recomendável inserir todas as transações de aquisição e pagamento diretamente por meio do sistema financeiro de aquisição ou pagamento.
Exemplo: Capturar custos cobráveis do projeto
Sua equipe de desenvolvimento de aplicativos está desenvolvendo o software de pagamento automático para dispositivos sem fio para seu cliente. Seu cliente concordou em pagar todos os custos associados ao projeto, inclusive o tempo de desenvolvimento, os dispositivos de teste e as despesas de viagem.
  • Para controlar todos os custos, como gerente de projeto, adicione ao projeto recursos de mão-de-obra, equipamento e despesas de viagem.
  • Adicione cada recurso ao projeto por tipo de recurso como um integrante da equipe.
  • Ative o projeto para processamento financeiro.
  • No próximo trimestre, você deverá contabilizar os vários tipos de recursos no sistema. Crie entradas de transação usando
    Despesas de voucher
    para as despesas e
    Outro voucher
    para a compra de dispositivos móveis para testes.
Disponibilizar tipos de voucher e recurso para processamento
Os seguintes tipos de voucher são usados para categorizar transações por tipo de recurso para entrada de transação:
  • Outro voucher
    : permite transações do tipo de recurso de mão-de-obra, materiais e equipamento.
  • Despesas de voucher
    : permite transações para o tipo de recurso de despesa.
Para tornar os tipos de recurso de mão-de-obra, materiais, equipamento e despesa disponíveis para processamento de transação, siga estas etapas:
  1. Crie um recurso (conforme necessário) para cada tipo de recurso e ative-o financeiramente.
  2. (Opcional) Crie uma matriz de custo/taxa.
  3. Adicione o recurso como integrante da equipe para o investimento.
  4. Atribua o recurso a tarefas no investimento.
Criar cabeçalhos de voucher
É necessário criar cabeçalhos de voucher para inserir transações. Cabeçalhos de voucher são usados para categorizar transações com base em tipos de recurso. Por exemplo, você pode criar cabeçalhos de voucher individuais para mão-de-obra e para equipamento. Você pode visualizar uma lista de cabeçalhos de voucher que não foram registrados no WIP. É possível abri-los para criar, editar ou visualizar uma lista de transações associadas. Também é possível criar cabeçalhos de voucher ou excluir os existentes.
Siga estas etapas:
  1. Clique em
    Página inicial
    ,
    Gestão financeira
    ,
    Entrada de transação
    .
  2. Clique em
    Novo
    .
  3. Preencha os seguintes campos da seção
    Geral
    :
    • Tipo de entrada
      Define o tipo de voucher.
    • Número da entrada
      Define um número que é usado para rastrear e processar a transação.
      Limite
      : até 30 caracteres.
    • Caixa Número
      Define o número da ordem de compra associado à transação.
      Limite
      : até 30 caracteres.
    • Fornecedor
      Define o código de fornecedor da empresa ou do recurso que forneceu o produto ou serviço. O fornecedor de fornecedor é necessário para as despesas de voucher, se nenhum recurso estiver selecionado no campo Incorrido por.
    • Incorrido por
      Define o recurso que incorreu em despesa. É obrigatório especificar o que foi incorrido por recurso para despesas de voucher, caso nenhum fornecedor seja selecionado.
  4. Clique em
    Salvar
    para criar o cabeçalho do voucher. Para criar transações, vá para o próximo tópico abaixo.
O sistema mostrará um erro se os números da entrada e da ordem de compra excederem 30 caracteres. No entanto, nada será registrado nos logs.
Criar entradas de transações
Crie cabeçalhos de voucher antes de criar transações. Depois de criar uma transação, será possível editar seus detalhes no cabeçalho do voucher antes de registrar no WIP. Após o registro no WIP, você pode editar as transações na página de ajuste de WIP.
Siga estas etapas:
  1. Com o cabeçalho de voucher aberto, clique em Novo.
  2. Insira as informações necessárias para definir a transação:
    • ID do investimento
      Identifica o investimento associado à transação.
    • Tarefa
      Identifica a tarefa associada à transação. O valor desse campo é preenchido automaticamente se houver uma tarefa de esforço para o investimento. A tarefa de esforço é exibida por padrão, independentemente de existirem outras tarefas para o investimento. Você pode selecionar qualquer outra tarefa para o investimento para substituir o valor padrão.
    • Tipo de custo
      Identifica o tipo de custo associado à transação. O tipo de custo da transação é usada para determinar o custo aplicável ou o valor da taxa (capital versus operacional) da matriz de custo/taxa associada. O valor é preenchido automaticamente desde que os campos ID do investimento e Tarefa tenham sido preenchidos. O valor padrão baseia-se no tipo de custo da tarefa de esforço. Se o tipo de custo da tarefa de esforço não estiver definido, o valor é preenchido a partir da EAP da tarefa. Se o tipo de custo não estiver definido na EAP, o valor é preenchido a partir do tipo de custo do investimento.
    • Código de encargo
      Identifica o código de encargo do projeto ou da tarefa. É possível selecionar todos os códigos de encargo disponíveis ou os códigos de encargo específicos para o projeto.'
      • Para os projetos, esse campo é preenchido automaticamente com o código de encargo do projeto se tiver sido atribuído ao projeto um código de encargo e se o projeto estiver selecionado como a tarefa associada à transação. Se uma tarefa selecionada foi atribuída a um código de encargo diferente, esse campo é preenchido automaticamente com o código de encargo da tarefa.
      • Para outros investimentos, esse campo é preenchido automaticamente com o código de encargo do investimento, se o investimento for atribuído a um código de encargo.
    • ID do recurso
      Define a ID do recurso associado à transação. Um recurso pode ser uma pessoa (mão-de-obra), equipamento, material ou uma despesa, dependendo do tipo de recurso cujos custos você estiver processando para essa transação.
    • Função
      define a função ao aplicar uma taxa ou custo com base em função à transação. O tipo de recurso para a função deve corresponder ao tipo de recurso para o recurso associado.
    • Classe da transação
      Define a classe de transação do recurso. Este valor é preenchido automaticamente se um recurso for atribuído a uma classe de transação. Caso contrário, selecione uma classe de transação.
    • Código de tipo de entrada
      Define o código de tipo de entrada do recurso. Preenchido automaticamente se o recurso estiver atribuído a um tipo de entrada. Caso contrário, selecione um tipo de entrada.
      Valor 1 de usuário e Valor 2 de usuário
    • Define as propriedades personalizadas. Disponível para seleção somente se o administrador do
      Clarity PPM
      tiver criado valores de pesquisa usando o Studio.
      Tipo de gasto
      Define o tipo de despesa para determinar como o encargo será processado. Uma despesa de capital é reservada de modo diferente do que a depreciação.
    • Preservar as informações gerais
      Salva os valores inseridos na seção Geral quando você envia e cria uma transação durante a mesma sessão. Marque essa caixa de seleção para salvar os valores inseridos.
  3. Insira as informações da transação na seção Dados da transação e salve as alterações:
    • Quantidade
      Define o número de unidades para calcular o custo total. Esse campo aceita número negativo.
    • Custo
      Fornece o custo associado à transação. Se uma matriz de custo/taxa estiver associada ao investimento selecionado ou se ela for o padrão de uma entidade ou um sistema, deixe esse campo em branco para usar o custo definido na matriz de custo/taxa. Caso contrário, insira o custo real associado à transação. Se várias moedas não estiverem ativadas, o padrão será a moeda do sistema. Se a opção de várias moedas estiver ativada, o custo de transação assumirá como padrão a moeda ativa listada em primeiro lugar na ordem alfabética. Por exemplo, se ADP e INR estiverem ativas, a ADP será a moeda padrão. Selecione outra moeda, conforme necessário.
    • Taxa
      Fornece a taxa de faturamento associada à transação. Se uma matriz de custo/taxa estiver associada ao investimento selecionado ou se ela for o padrão de uma entidade ou um sistema, deixe esse campo em branco para usar a taxa definida na matriz de custo/taxa. Caso contrário, digite a taxa de faturamento associada à transação. Se várias moedas não estiverem ativadas, o padrão será a moeda do sistema. Se a opção de várias moedas estiver ativada, a taxa de transação assumirá como padrão a moeda ativa listada em primeiro lugar na ordem alfabética. Por exemplo, se ADP e INR estiverem ativas, a ADP será a moeda padrão. Selecione outra moeda, conforme necessário.
    • Cobrável
      Indica se esta transação representa custos que devem ser cobrados internamente dos departamentos. Se essa opção não estiver selecionada, a transação não estará disponível para faturamento ou fatura.
Excluir transações
Se as transações não tiverem sido registradas no WIP, você poderá excluir um conjunto inteiro de transações associadas a uma entrada de transação ou excluir transações individuais do cabeçalho de um voucher selecionado. Também é possível excluir transações a partir do menu Gestão financeira.
Siga estas etapas:
Para excluir um cabeçalho de voucher
  1. Filtre os cabeçalhos de voucher que você deseja excluir.
  2. Marque a caixa de seleção ao lado de cada cabeçalho de voucher.
  3. Clique em Excluir.
    O cabeçalho de voucher e suas transações associadas são excluídos.
Para excluir uma transação
  1. Filtre os cabeçalhos de voucher.
  2. Selecione o link Número da entrada para visualizar uma lista de transações para o cabeçalho do voucher selecionado.
    A página de entrada é exibida.
  3. Marque a caixa de seleção ao lado de cada transação.
  4. Clique em Excluir.
    A transação selecionada é excluída.
Gerenciar transações WIP (Work In Progress - Trabalho em Andamento)
As transações WIP permitem ajustar e revisar transações antes de elas serem faturadas. Gerencie as transações WIP com registro, ajuste de acordo com a necessidade e a aprovação ou rejeição.
Registrar transações para WIP
As transações disponíveis para registro para WIP não são exibidas automaticamente. Você deve primeiro procurar as transações que deseja registrar no WIP.
Há dois métodos disponíveis de registro de WIP:
  • Registro completo
    : esse método permite selecionar todas as transações acumuladas dentro de um intervalo de datas especificado. Para minimizar os problemas de desempenho, execute um registro completo somente quando o número total de transações for menor que 5.000.
  • Registro seletivo
    : esse método permite filtrar transações. Durante um registro seletivo, você pode limitar a seleção de transações com base no tipo de transação, local, cliente, investimento e recurso. O registro seletivo é útil quando você deseja enviar um lote selecionado de transações ou transações que não foram inseridas a tempo para um registro programado regular para WIP.
Siga estas etapas:
  1. Abra a opção Início e, em Gestão financeira, clique em Registrar no WIP.
  2. Procure as transações que deseja registrar usando os seguintes critérios:
    1. A partir da data e Até a data
      Define um intervalo de datas específico ao registro das transações. Para registrar transações dentro do intervalo de datas especificado, use o seletor de datas.
      Se você não inserir nenhuma data (de início ou de término), todas as transações disponíveis de qualquer data passada serão reunidas na data atual (a data do dia). Portanto, para registrar transações disponíveis com uma data futura, é necessário especificar uma data de término.
    2. Locais
      Define os locais financeiros para as transações associadas. Só é possível selecionar locais com transações pendentes.
    3. Códigos do cliente
      Define os códigos de cliente para as transações associadas.
    4. Projetos
      Indica os projetos aos quais as transações estão associadas.
    5. Recursos
      Indica os recursos aos quais as transações estão associadas.
    6. Tipo de entrada
      Indica o tipo de entrada da transação. Use esse tipo para registrar transações com base na entrada da transação.
      Valores:
      Tudo: indica que as transações são registradas independentemente do tipo de entrada.
      Importado: indica as transações registradas que foram importadas a partir de um sistema de contabilidade externo.
      Clarity: indica que as transações registradas são provenientes do
      Clarity PPM
      .
      Despesas de voucher: indica que as transações registradas foram inseridas como Despesas de voucher.
      Outro voucher: indica que as transações registradas foram inseridas como Outro voucher.
    7. Incorrido por
      Define o recurso que incorreu em transação.
    8. Mão-de-obra
      Indica se as transações de mão-de-obra foram registradas. Marque a caixa de seleção para registrar transações de mão-de-obra.
      Padrão:
      selecionado
    9. Material
      Indica se todas as transações de material serão incluídas no registro. Marque esta caixa de seleção para incluir todas as transações de material no registro.
      Padrão:
      selecionado
    10. Equipamento
      Indica se todas as transações de equipamento serão incluídas no registro. Marque esta caixa de seleção para incluir todas as transações de equipamento no envio.
      Padrão:
      selecionado
    11. Despesa
      Indica se todas as transações de despesas serão incluídas no registro. Marque a caixa de seleção para incluir todas as transações de despesa no registro.
      Padrão:
      selecionado
  3. Clique em
    Aplicar
    para filtrar as transações com base nos critérios inseridos.
  4. Todas as transações que correspondem aos critérios são agrupadas em uma conta de transação, como
    Tudo
    para um registro completo, ou
    Local
    para um registro seletivo com base no local. O número total de entradas é exibido. Por padrão, a caixa de seleção ao lado dessa conta é marcada.
  5. Proceda de uma das seguintes maneiras:
    1. Clique em
      Registrar
      para enviar as transações para a etapa WIP.
    2. Clique em
      Recalcular e publicar
      para recalcular as taxas e os custos se as taxas de câmbio estrangeiras forem modificadas. O botão
      Recalcular e registrar
      só é exibido na página Registrar no WIP quando a opção de várias moedas está ativada.
Ajustes de WIP
As transações registradas no WIP estão disponíveis para ajustes de WIP e faturamento do departamento. Com os ajustes de WIP, você pode modificar e corrigir as transações WIP registradas. É possível atualizar, reverter ou transferir as transações WIP registradas.
Um ajuste de WIP garante que o valor correto seja registrado e qualificado para cobranças reversas. As transações WIP registradas devem atender aos seguintes critérios para que sejam ajustadas:
  1. Foi registrada no WIP
  2. Os ajustes anteriores foram aprovados ou rejeitados
  3. Não está atualmente em processo de ajuste de WIP
  4. Não terem sido faturadas
  5. Não foi revertida
  6. Não foi fechada
Se qualquer um desses critérios não for atendido, a transação não poderá ser ajustada.
Ao inserir um ajuste de WIP, é adicionada uma transação que referencia, e não substitui, a transação original. Essa transação de ajuste é colocada em espera e se torna indisponível até que seja aprovada ou rejeitada.
Ajustes de WIP estão disponíveis para os relatórios antes da aprovação de WIP. Os ajustes de WIP são processados no valor de moeda natural. Se o uso de várias moedas estiver ativado, sempre que um ajuste de WIP for inserido, os valores de moeda serão atualizados com as taxas de câmbio com base na data da transação original. É possível inserir valores negativos em um ajuste de WIP.
Modificar as transações WIP registradas
Você pode editar ou ajustar uma transação registrada no WIP. Por exemplo, se enviar uma transação no WIP com um tipo de custo incorreto, poderá corrigi-la localizando a tarefa associada e alterando o tipo de custo. Depois, poderá abrir e salvar a transação sem fazer nenhuma alteração. Fazendo isso, ela é exibida na lista Aprovar ajuste de WIP. Depois de aprovada, a transação será associada ao tipo de custo correto.
Siga estas etapas:
  1. Abra a opção Início e, em Gestão financeira, clique em Criar ajuste de WIP.
  2. Pesquise transações WIP registradas especificando um intervalo de datas nos campos A partir da data e Até a data.
  3. Clique em Filtrar.
    As transações que correspondem aos critérios são exibidas.
  4. Clique no link Data da transação para editar informações da transação.
  5. Modifique o campo
    Calcular nova taxa
    . Esse campo
    indica se as taxas serão recalculadas. Marque esta caixa de seleção para recalcular as taxas. Este campo sempre é exibido, independentemente das seleções de filtro que você fizer.
  6. Salve as alterações.
    O ajuste de WIP fica em espera até ser aprovado ou rejeitado.
    Se o uso de várias moedas estiver ativado e o código de moeda da taxa for modificado, os valores de moeda associados à transação serão recalculados com o código de moeda modificado.
  7. Aprove ou rejeite o ajuste de WIP revertido.
Reverter as transações WIP registradas
Uma reversão cancela a transação original registrada antes que ela seja cobrada. Se várias moedas estiverem ativadas, os valores de moeda na reversão de WIP serão iguais àqueles na transação original.
Siga estas etapas:
  1. Filtre as transações WIP registradas especificando um intervalo de datas nos campos A partir da data e Até a data.
    As transações que correspondem aos critérios são exibidas.
  2. Selecione cada transação que deseja reverter e clique em Reverter.
    A transação está pronta para aprovação de WIP.
Transferir transações WIP
Se a matriz de custo/taxas foi alterada você quiser recalcular as transações financeiras para recuperar uma nova taxa, faça um ajuste de WIP criando uma transferência de WIP. Em seguida, marque a caixa de seleção Calcular nova taxa. As transações usam a taxa atual da matriz de custo/taxas associada ao investimento.
As alterações nas propriedades financeiras do recurso
não
são atualizadas nos ajustes de WIP ou nas transferências de WIP. Campos como Local, Departamento e Classe de recurso são definidos apenas para a transação WIP no momento em que você cria uma transação.
Para que uma transação tenha as propriedades financeiras do recurso atualizadas, faça um ajuste de WIP direto na transação existente para zero. Em seguida, crie uma transação com a mesma data e quantidade. A nova transação inclui as propriedades financeiras atuais do recurso.
Uma transferência permite fazer ajustes de WIP em lote em transações selecionadas ou transferir transações em lote de um investimento para outro.
Para permitir uma transferência, você deve filtrar transações com base nos detalhes da transação que deseja ajustar (ou transferir). Além de um intervalo de datas, filtre por, pelo menos, um dos seguintes detalhes da transação:
  1. ID do investimento
  2. Tarefa
  3. Código de encargo
  4. ID do recurso
  5. Classe da transação
  6. Código de tipo de entrada
Siga estas etapas:
  1. Filtre as transações de WIP registradas.
    As transações que correspondem aos critérios são exibidas na lista.
  2. Marque a caixa de seleção ao lado de cada transação que deseja ajustar ou transferir e clique em Transferir.
  3. Na seção
    Transferir de
    , visualize as seguintes informações:
    1. Projeto
      Exibe o projeto para o qual a transação foi executada.
    2. Tarefa
      Exibe a tarefa associada à transação.
    3. Código de encargo
      Exibe o código de encargo associado à transação.
    4. Código de tipo de entrada
      Exibe o código do tipo de entrada associado à transação.
    5. ID do recurso
      Exibe o recurso em relação ao qual a transação foi registrada.
    6. Classe da transação
      Exibe a classe da transação.
      As informações exibidas nesta seção dependem da seleção de filtro.
  4. Preencha os seguintes campos, conforme necessário:
    1. Ignorar data
      Identifica uma nova data para a transação. Este campo sempre é exibido, independentemente das seleções de filtro que você fizer. Use o seletor de datas para selecionar uma data.
    2. Projeto
      Identifica o investimento para o qual a transação será transferida. Este campo só será exibido se a ID do investimento estiver selecionada como um detalhe da transação no filtro.
    3. Tarefa
      Identifica a tarefa para a qual a transação será transferida. Este campo será exibido se a opção Tarefa ou ID do investimento estiver selecionada como um detalhe da transação no filtro.
    4. Código de encargo
      Identifica o código de encargo para o qual a transação será transferida. Este campo só será exibido se a opção Código de encargo estiver selecionada como um detalhe da transação no filtro.
    5. Código de tipo de entrada
      Identifica o código do tipo de entrada para o qual a transação será transferida. Este campo só será exibido se a opção Código de tipo de entrada estiver selecionada como um detalhe da transação no filtro.
    6. ID do recurso
      Identifica o recurso para o qual a transação será transferida. Este campo só será exibido se a ID do recurso estiver selecionada como um detalhe da transação no filtro.
    7. Calcular nova taxa
      Indica se as taxas serão recalculadas. Marque esta caixa de seleção para recalcular as taxas. Este campo sempre é exibido, independentemente das seleções de filtro que você fizer.
    8. Classe da transação
      Identifica a classe de transação para a qual a transação será transferida. Este campo só será exibido se a Classe da transação estiver selecionada como um detalhe da transação no filtro.
  5. Salve as alterações.
    A página de status da transferência é exibida. Se a transferência não foi bem-sucedida, o motivo da falha será exibido.
  6. Clique em Continuar para retornar à página anterior.
Aprovar ou rejeitar ajustes de WIP
Todos os ajustes de WIP devem ser revisados e aprovados ou rejeitados.
Siga estas etapas:
  1. Clique em Página inicial, Gestão financeira, Aprovar ajuste de WIP.
  2. Filtre os ajustes de WIP específicos, conforme necessário para a revisão.
  3. Selecione cada transação para aprovar ou rejeitar as transações sem revisar os detalhes.
  4. Clique em Aprovar ou Rejeitar.
Aprovar ou rejeitar ajustes de WIP com revisão
A página de detalhes do ajuste de WIP permite comparar a transação ajustada com a transação de ajuste. Geralmente, um revisor de segundo nível é envolvido para determinar se um ajuste de WIP é preciso.
Siga estas etapas:
  1. Filtre os ajustes de WIP específicos, conforme necessário para a revisão.
  2. Clique no link Data da transação para visualizar os detalhes do ajuste de WIP selecionado.
  3. Analise o ajuste e clique em Aprovar ou Rejeitar.
Revisar transações processadas
É preciso visualizar todas as transações registradas para garantir que tenham sido registradas corretamente. Caso encontre algum erro, você poderá reverter os encargos.
Siga estas etapas:
  1. Clique em
    Página inicial
    ,
    Gestão financeira
    ,
    Transações
    .
    Uma mensagem de alerta indica que as transações serão exibidas depois que você selecionar um Período contábil.
  2. Selecione um Período contábil (período fiscal).
  3. Especifique quaisquer critérios de filtro para as transações que deseja revisar.
  4. Revise as transações.
  5. Se as transações estiverem incorretas e necessitarem de ajustes, execute
    uma das seguintes ações:
    1. Clique em Reverter encargos selecionados.
    2. Clique em Reverter encargos filtrados para reverter os encargos de todas as transações listadas.
    As transações selecionadas indicam que os encargos foram revertidos.