Nova experiência do usuário: medir o andamento e publicar relatórios de status do projeto

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HID_newux_project_status
Nicole.jpg
Para um gerente de projeto, a geração de relatórios de status é um dos componentes mais críticos para uma gestão de projetos efetiva. Ao relar o status do projeto periodicamente, você pode se certificar de que as equipes estejam concentradas no trabalho e garantir o sucesso dos projetos durante todo seu ciclo de vida. Também é possível compartilhar os relatórios do projeto em formato PDF com toda a equipe do PMO e com outras partes interessadas, de forma que eles sejam constantemente atualizados sobre o status e os riscos associados ao projeto.
Gerar relatórios de status do projeto:
  • Facilita a comunicação efetiva
  • Estabelece um processo repetível do que foi realizado
  • Mede o desempenho da equipe
  • Documenta as ações que precisam ser implementadas e mitiga os riscos
  • Destaca os pontos em que a equipe deve se concentrar para corrigir problemas e manter o andamento necessário para atender ou superar as expectativas dos clientes
É necessário ter os seguintes direitos para trabalhar com o status do projeto no
Nova experiência do usuário
.
  • Direito de acesso
    Projeto - Editar
    e
    Relatório de status
    para criar relatórios
  • Relatório de status - Editar tudo
    e
    Projeto - Editar
    para editar os relatórios de status
O grupo de acesso Gerente de projeto do PMO contém todos os direitos de acesso necessários para acessar um projeto e criar relatórios de status na Nova experiência do usuário. Para obter mais informações sobre direitos de acesso e outros detalhes sobre a geração de relatórios de status do projeto, consulte Nova experiência do usuário: comparação com o Clarity PPM clássico.
Você pode usar a guia Status para executar as seguintes atividades:
Usar o status do projeto padrão
Exemplo
: Nicole é uma gerente de projeto e deseja exibir o status atual do projeto. Ela deseja avaliar se o projeto está no prazo e as métricas atuais de esforço e custo. Para tanto, ela compartilhará suas conclusões em uma próxima reunião com a equipe.
Status Report Default.jpg
Para visualizar o status atual do projeto, abra o projeto e clique na guia
Status
. O rascunho mais recente do relatório de status é exibido por padrão e resume o projeto atual.
Veja a seguir alguns dos principais widgets que podem ser atualizados no status padrão.
Nome do widget
Descrição
Módulo do status de alto nível
Overall Status.jpg
Permite ver o status de um projeto em uma única visão geral. Por padrão, o Módulo do status de alto nível é incluído no status do projeto. Você pode remover esse widget do status do projeto e adicionar widgets de status individuais.
  • Status geral
    : o status geral do projeto é derivado do status do cronograma, do escopo e do custo/esforço. O status geral também fica visível no bloco do projeto. As cores de status na página do relatório de status e nos blocos do projeto (por exemplo, verde para Em dia ou vermelho Em risco) têm como base a configuração de mapeamento de exibição para o atributo Status geral do objeto Relatório de status. Consulte
    Objetos e atributos do CA PPM Studio
    para obter detalhes sobre como configurar mapeamentos de exibição para os atributos.
  • Status do cronograma
    : indica se o cronograma do projeto está em dia ou se tem uma variação pequena ou significativa em relação ao cronograma original.
  • Status do escopo
    : indica se o escopo do projeto está em dia ou se tem uma variação pequena ou significativa em relação ao escopo original.
  • Custo/esforço
    : indica se o esforço e o valor do orçamento que é consumido para o projeto estão em dia com as estimativas originais.
Métricas de esforço
Effort Metrics.jpg
Permite revisar:
  • O esforço total estimado para o projeto
  • O esforço total enviado para o projeto por integrantes da equipe
  • O esforço de balanço do projeto
O valor no relatório de status se baseia no valor selecionado para a configuração Unidade de exibição padrão para esforço de trabalho no
Clarity PPM
clássico. A configuração é exibida em Administração, Gestão de projetos.
Métricas de custo
Cost Metrics.jpg
Permite revisar:
  • O orçamento total aprovado para o projeto
  • O orçamento total gasto até a data
  • O orçamento de balanço do projeto
Atualização do relatório de status e principais realizações
Status Report.jpg
Permite compartilhar um resumo do relatório de status e destacar as principais realizações da equipe por meio da edição desses campos de texto personalizados.
Próximas 2 semanas
Next2Weeks.jpg
Permite revisar as tarefas que devem ser iniciadas a partir da segunda-feira da próxima semana.
Se existirem relatórios de status do projeto no
Clarity PPM
clássico, o sistema preencherá as informações a partir do último relatório de Rascunho (com base na Data do relatório) na guia Atual. Se houver apenas relatórios de status denominados Final (ou seja, que não sejam rascunhos) no
Clarity PPM
clássico, o sistema criará uma instância do relatório de status de rascunho a partir do relatório de status mais recente com base na Data do relatório. Quando o gerente de projeto ou um usuário com os direitos de acesso adequados acessa a página Status na Nova experiência do usuário pela primeira vez, as informações do relatório de status de rascunho são preenchidas na guia Atual.
Personalizar o status do projeto
Exemplo:
o Nicole compartilha o status com sua equipe, o que ajuda a equipe a compreender o status atual do projeto. No entanto, a equipe solicita que Nicole faça as seguintes alterações no relatório:
  • Adicione a fase atual e as tarefas concluídas ao status e remova o calendário que mostra as tarefas das próximas duas semanas
  • Adicione os riscos ao projeto, de forma que eles possam ser destacados para a equipe de gestão
  • Adicione um campo personalizado que destaque o colaborador mais importante do mês
  • Certifique-se de que o status do projeto possa ser definido como Projeto iniciado durante a fase inicial do projeto
Vamos ver como Nicole personaliza o relatório do projeto para ajudar a refletir o andamento da equipe.
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Adicionar ou remover widgets do status do projeto
É possível personalizar o status de um projeto para incluir ou excluir informações adicionando ou removendo widgets.
Customize Status Report1.jpg
Siga estas etapas:
  1. Para personalizar um status, clique em
    Configurar.
    A caixa de diálogo
    Personalizar relatório de status
    será exibida.
  2. Selecione os widgets a serem incluídos no relatório. Em nosso cenário, Nicole marcaria as caixas de seleção
    Tarefas concluídas
    e
    Fase atual
    .
  3. Para remover os widgets do relatório, desmarque as caixas de seleção associadas. Em nosso cenário, Nicole desmarcaria a caixa de seleção
    Próximas 2 semanas
    .
  4. Clique em (X) para fechar a caixa de diálogo
    Personalizar relatório de status
    .
  5. Para restaurar o layout padrão, clique em
    Redefinir o layout
    .
  6. Você pode arrastar e soltar os widgets para alterar o layout do relatório.
Adicionar riscos, ocorrências, alterações e tarefas ao status do projeto
Do
Clarity PPM
15.6.1 em diante, é possível adicionar riscos, ocorrências, mudanças e tarefas ao status do projeto.
Risks Details.gif
Siga estas etapas
:
  1. Certifique-se de que as opções Riscos, Ocorrências, Mudanças e Tarefas tenham sido marcadas para serem incluídas no status do projeto. Consulte Gerenciar riscos, ocorrência ou mudanças.
    1. Clique em Riscos, Ocorrências ou Mudanças para ir até a página correspondente.
    2. Clique em qualquer coluna associada a um risco, uma ocorrência ou uma mudança para exibir a guia
      Detalhes
      .
    3. Clique em
      Configurar
      para exibir uma lista de todos os atributos disponíveis.
    4. Arraste e solte o indicador
      Incluir nos relatórios de status
      no layout Detalhes.
    5. Selecione o indicador
      Incluir nos relatórios de status
      para garantir que o risco, a ocorrência ou a mudança sejam incluídos no status do projeto.
      Você pode ir para a página Tarefas, selecionar a Visualização em grade e selecionar o indicador
      Incluir nos relatórios de status
      para as tarefas que precisarem ser incluídas no status.
  2. Selecione a lista de atributos associados aos Riscos, Atributos, Mudanças ou Tarefas a serem exibidos no relatório de status.
    Riscos, Ocorrências, Mudanças e Tarefas têm vários atributos que podem ser exibidos no relatório de status. Você pode usar o ícone
    Configurar
    associado à grade relevante para selecionar os atributos a serem exibidos no relatório.
    Configure Risks.gif
    1. Para personalizar um relatório de status, clique em
      Configurar.
      A caixa de diálogo
      Personalizar relatório de status
      será exibida.
    2. Selecione a opção
      Riscos
      para adicioná-la ao relatório de status e clique em (X) para fechar a caixa de diálogo
      Personalizar relatório de status
      .
    3. No widget Riscos, clique em
      Configurar
      para selecionar os atributos que devem ser exibidos no relatório de status.
    4. Selecione os atributos relevantes.
    5. De acordo com a área disponível no relatório de status, o
      Clarity PPM
      calculará se os atributos que você está selecionando podem ser incluídos no relatório.
    6. Quando você vir a mensagem
      Máximo de colunas atingido
      , não será possível adicionar mais atributos à grade.
    7. Clique em
      Fechar
      para salvar as alterações.
Adicionar atributos personalizados ao status do projeto
O Status do projeto é associado ao objeto personalizado Relatório de status no Clarity PPM. Esse objeto Relatório de status é instalado quando o complemento Acelerador de PMO é instalado. Se você tiver criado atributos personalizados de um tipo de dado suportado no objeto Relatório de status, poderá adicioná-los ao status do projeto. Em nosso cenário, Nicole solicita ao Administrador que crie um atributo no qual ela pode destacar o melhor colaborador do mês. O administrador cria o atributo e assegura que ele tenha um alias de API para que esteja disponível na
Nova experiência do usuário
. Agora, Nicole poderá adicionar esse atributo ao status do projeto. Para criar um atributo personalizado, consulte Objetos e atributos do CA PPM Studio.
Key Contr.jpg
Você pode criar um atributo personalizado com os seguintes tipos de dado para garantir que o atributo seja incluído no status do projeto:
  • Sequência de caracteres
  • Sequência de caracteres grande
  • Número
  • Dinheiro
  • Booleano
  • Data
  • Pesquisa de valor único
  • Pesquisa de vários valores
  • Número calculado
  • Sequência de caracteres calculada
  • Dados de data calculados
Editar os valores de status do projeto
Você também pode solicitar que o administrador edite a pesquisa
Status do relatório de status
e adicione mais valores à pesquisa. Dessa forma, será possível editar o objeto Relatório de status e editar os atributos relevantes, como status do cronograma, status do escopo e status do custo e esforço, para editar as cores associadas a cada valor de pesquisa. O status geral do projeto é derivado desses três atributos. Em nosso cenário, Nicole solicita que o administrador adicione
Iniciado
à pesquisa
Status do relatório de status
.
Siga estas etapas
:
  1. Efetue logon no
    PPM clássico
    .
  2. Clique em
    Administração
    ,
    Administração de dados
    ,
    Pesquisas
    .
  3. Use as opções de filtro para localizar e abrir a pesquisa
    Status do relatório de status
    .
  4. Clique em
    Valores
    e use o botão
    Novo
    para adicionar um novo valor. Em nosso cenário, adicionaremos o valor
    Iniciado
    .
    Edit Lookup.jpg
  5. Clique em
    Salvar e voltar
    para salvar as alterações.
  6. Clique em
    Administração
    ,
    Objetos
    e use as opções de filtro para localizar e abrir o objeto
    Relatório de status
    .
  7. Clique em
    Atributos
    e use as opções de filtro para identificar e abrir o atributo relevante. Em nosso cenário, vamos abrir o atributo
    Status do cronograma
    .
  8. Use a seção Mapeamentos de exibição para associar uma cor ao novo valor que você adicionou à pesquisa
    Status do relatório de status
    . Em nosso cenário, o administrador deve associar a cor Cinza ao valor
    Iniciado
    .
    Edit Color.jpg
  9. Clique em
    Salvar e voltar
    para finalizar suas alterações.
Analisar tendências do projeto
A análise de tendências do projeto é uma técnica comum de gestão de projetos para usar os dados do projeto e determinar uma possível variação em relação à linha de base (orçamento, custo, cronograma ou escopo). Esses dados podem ajudá-lo a prever o quanto de variação pode ser esperado se o projeto não for ajustado durante um período específico. Tendências específicas podem ser antecipadas, e ajustes podem ser feitos para minimizar os riscos, aumentar a eficácia da equipe e entregar o projeto dentro do prazo.
Os indicadores de tendências (setas para cima, para baixo e para os lados/neutras) nos indicadores do relatório de status têm como base o último valor do indicador em comparação com o valor do status anterior publicado.
  • Seta para cima
    : o status de rascunho mais recente é melhor do que o status anterior publicado.
  • Seta horizontal (neutra)
    : o status de rascunho mais recente é igual ao status anterior publicado.
  • Seta para baixo
    : o status de rascunho mais recente é pior que o status anterior.
A cor das setas e os indicadores do relatório de status se baseiam nos valores de status mais recentes:
  • Verde
    : Em dia
  • Laranja
    : Requer ajuda (Pequena variação)
  • Vermelho
    : Em risco (Variação significativa)
Por exemplo, uma seta verde para cima para o indicador visual Cronograma indica que o cronograma do projeto tem uma tendência positiva e está em dia com o prazo. Você pode atualizar os valores nos indicadores, e o status geral será atualizado com base nos valores mais recentes. Use as seguintes informações para determinar o status para os vários indicadores:
  • Métricas de esforço
    exibindo as horas restantes do integrante da equipe para o projeto.
  • Métricas de custo
    exibindo o orçamento disponível mais recente para o projeto.
  • Indicadores Futuros trabalhos e Tarefas concluídas.
O relatório de status inicial para um novo projeto não mostra nenhum indicador de tendência porque não há dados anteriores. À medida que você publicar relatórios adicionais, as setas de tendência serão exibidas comparando o status atual com o último status publicado. Por exemplo, se a tendência geral de integridade do status atual for melhor que o status anterior publicado, uma seta verde para cima será exibida.
A imagem a seguir mostra os indicadores de tendência para um projeto de amostra:
A imagem a mostra os indicadores de tendência para um projeto de exemplo.
Se você não estiver usando os relatórios de status, poderá ocultar os cartões de status (Em dia, Requer ajudar, Em risco) nos itens organizados lado a lado no projeto e nos cabeçalhos do projeto. No PPM clássico, remova os mapeamentos de exibição do atributo Status geral para o objeto Relatório de status. Para obter mais informações, consulte
Visualizações de objeto do CA PPM Studio
,
Configurar mapeamentos de exibição
.
Organizar guias na grade Status do projeto
A guia Status tem uma grade de duas colunas. Você pode executar duas atividades principais para organizar os widgets na grade Status do projeto.
  1. Você pode usar o ícone no canto superior direito de cada widget para arrastá-lo e soltá-lo sempre que necessário dentro da grade.
  2. É possível arrastar um widget para acomodá-lo em uma única coluna ou expandi-lo para ajustá-lo em duas colunas.
A maioria dos widgets, como Atualização do relatório de status, Métricas de custo e Métricas de esforço, requer apenas uma coluna. É possível arrastar um widget de coluna única para a esquerda ou direita para garantir que ocupe duas colunas. Alguns widgets, como Próximas 2 semanas, Riscos, Ocorrências, Mudanças e Tarefas, são mais bem exibidos em duas colunas, pois normalmente exibem muitas informações. Embora seja possível arrastar esses widgets e redimensioná-los para ajustá-los em uma única coluna, não é recomendável, pois isso reduz a legibilidade do conteúdo nessas grades.
Há dois tipos de widgets disponíveis na página Status:
  • Os widgets que são melhor exibidos em uma coluna - a maioria dos widgets, como Atualização do relatório de status, Métricas de custo e Métricas de esforço, precisa de apenas uma coluna. É possível arrastar um widget de coluna única para a esquerda ou direita para garantir que ocupe duas colunas.
  • Os widgets que são melhor exibidos em duas colunas - alguns widgets, como Próximas 2 semanas, Riscos, Ocorrências, Mudanças e Tarefas, são mais bem exibidos em duas colunas, pois normalmente exibem muitas informações. É possível redimensionar esses widgets para ajustá-los em uma única coluna.
Publicar relatórios de status do projeto
Você pode exibir os relatórios de status atual e anterior no formato PDF. Também é possível publicar um relatório de status para criar uma instância dele a partir da visualização do relatório de status. Um arquivo PDF é anexado ao relatório de status mais recente, que você poderá compartilhar com as partes interessadas do projeto.
Peça ao administrador para verificar se o .PDF é uma
Extensão de arquivo autorizada
em
Administração
,
Opções do sistema
no PPM clássico.
Relatórios de status concluídos
Quando um relatório de status estiver concluído, você poderá publicá-lo depois de visualizar as atualizações mais recentes em tempo real. Toda vez que você visualizar um relatório, qualquer rascunho da visualização anterior será substituído pelo rascunho mais recente. Quando você publicar um relatório, o atributo de status no relatório de status será alterado de
Rascunho
para
Final
e um arquivo PDF do relatório será criado em Relatórios. Apenas os relatórios de status publicados na Nova experiência do usuário serão exibidos em Relatórios.
Novos relatório de status
Um novo relatório de status é criado com base no relatório de status publicado mais recentemente. No novo relatório, as setas de tendência são exibidas como neutras e você pode alterar os status do indicador, editar os campos de entrada e assim por diante, para o próximo período de geração de relatórios.
Relatórios de status e navegadores da Microsoft
Ao exibir um relatório de status em um navegador da Microsoft, como o Internet Explorer ou o Microsoft Edge, você não verá um arquivo PDF no navegador na guia Relatórios da área Status de um projeto. Em vez disso, você verá uma imagem do relatório de status com um link de Download. Clique no link para fazer download do relatório de status como PDF.
Siga estas etapas:
  1. Abra o projeto e clique em
    Status
    .
  2. Para visualizar todos os relatórios de status publicados anteriormente (com o status
    Final
    ) e o rascunho atual, clique em
    Relatórios
    .
    O relatório de status
    Rascunho
    atual será exibido apenas se você tiver clicado anteriormente em Visualização atual para visualizar o relatório de status atual em PDF.
  3. Para gerar uma visualização do relatório de status atual antes da publicação, clique em
    Visualização atual
    .
    É recomendável que você clique em
    Visualização atual
    antes de clicar em
    Publicar
    para verificar se o relatório de status foi atualizado com as informações mais recentes do projeto disponíveis no sistema.
  4. Para publicar o rascunho do relatório de status atual, clique em
    Publicar
    .
Atualizar o status do projeto em uma grade
Além da guia
Status
, que permite exibir e publicar relatórios de status no formato PDF, os administradores também podem configurar um blueprint de projeto para incluir uma grade
Relatório de status
. Para obter mais informações, consulte Nova experiência do usuário: configurar blueprints para projetos e investimentos.
image2018-11-19_14-40-45.png
Use essa página para atualizar atributos personalizados e de valor do objeto Relatório de status do projeto. É possível atualizar os valores dos relatórios de status atual e anterior.
É recomendável usar a guia Status para gerar relatórios de status em PDF ou a grade Relatório de status, mas não ambas ao mesmo tempo. Usar ambas no mesmo projeto pode gerar confusão. Por exemplo, quando você publica um relatório de status em PDF na guia Status, as seguintes alterações ocorrem na grade:
  • Uma nova instância do relatório de status será exibida.
  • O valor do campo Status do relatório será alterado de
    Rascunho
    para
    Final
    .
  • Os valores da instância anterior do relatório de status serão copiados para a nova instância.
Alterar manualmente o status do relatório de Rascunho para Final na grade é semelhante ao que acontece ao publicar, no entanto, nenhum arquivo PDF é criado na guia Status, em Relatórios. Os usuários podem perceber essa lacuna de comportamento entre o relatório de status em PDF e o relatório de status na grade. Os valores do relatório de status Final na grade não são copiados para criar um relatório de status de rascunho publicável na guia Status, em Relatórios. Os usuários da página de status em PDF esperam que um PDF seja gerado quando eles ou outros usuários marcarem o status
Final
na grade, no entanto, nenhum PDF será gerado para esse registro do relatório de status.
Consulte o gráfico a seguir para decidir se deseja usar a página Relatório de status tradicional ou a nova grade Relatório de status.
Capacidade
Página de status
Grade Relatório de status
Gerar um relatório de status do projeto em PDF
Sim
Não
Publicar o novo relatório de status com os valores do relatório de status anterior
Sim
Não
Visualizar e editar os atributos personalizados
Sim
Sim
Revisar os relatórios de status atual e anterior
  • Os gerentes de projeto precisam ter o direito de acesso
    Relatório de status - Editar tudo
  • Os integrantes da equipe precisam ter o direito de acesso
    Relatório de status - Visualizar tudo
  • Os direitos globais ou de instância
    Relatório de status - Visualizar
    controlam a exibição de uma ou mais instâncias do relatório de status
  • Os direitos de instância
    Relatório de status - Editar
    e os direitos de acesso globais
    Relatório de status - Editar tudo
    são necessários para atualizar as instâncias do relatório de status*
  • A grade não permite a exclusão das instâncias do relatório de status
Visualizações salvas
Não
Sim
Filtragem
Não
Sim
Seções de layout configuráveis do relatório, como Principais realizações, Tarefas concluídas, Próximas 2 semanas, Métricas de esforço e Métricas de custo
Sim
Não
*Consulte o guia Atualização e impacto de mudanças para obter informações sobre um possível problema conhecido com esse recurso.