Nova experiência do usuário: iniciar uma conversa ou registrar uma resposta

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HID_newux_conversations
Você pode iniciar uma conversa ou registrar seus comentários em uma mensagem de resposta com anexos e links opcionais. As conversas são um conjunto de respostas a um tema ou pergunta original. As conversas oferecem um fórum de colaboração para todos os integrantes da equipe discutirem, documentarem e resolverem problemas específicos do projeto. Por exemplo, use as conversas para discutir os comentários do cliente ou compartilhar observações durante o desenvolvimento. As conversas também ajudam os gerentes de recursos e coordenadores de projetos a discutir sobre quais recursos ou funções alocar para um investimento.
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Conversas e respostas
Todas as conversas exibem o seguinte comportamento:
  • A conversa mais recente aparece primeiro e a resposta mais recente de uma conversa aparece por último.
  • Clique em
    Atualizar conversas
    para ver as duas respostas mais recentes em uma conversa. Se uma conversa tiver mais de duas respostas, clique em
    MOSTRAR TUDO
    para expandir e exibir a lista de respostas restantes. Clique em
    MOSTRAR MENOS
    para visualizar as duas respostas mais recentes.
  • Somente o usuário que publicou uma conversa pode editá-la ou excluí-la.
    Quando você exclui uma conversa, o aplicativo também exclui todas as respostas. Não é possível recuperar uma conversa excluída.
  • Uma conversa comporta até 200 respostas.
  • Você pode inserir um máximo de 1.300 caracteres em um registro ou uma resposta. Espaços, caracteres especiais, quebras de linha e sequências de caracteres @mention são incluídos na contagem do limite de 1.300 caracteres.
  • Para adicionar uma nova linha em um comentário, pressione
    Shift
    +
    Enter
    .
  • Não há suporte para o conteúdo HTML nas conversas, no entanto, é possível adicionar links para outros conteúdos. É possível copiar e colar links ou digitá-los diretamente. Depois que você clicar no botão Registrar, o URL será exibido como um hiperlink. Os usuários podem clicar em um link para visualizar o conteúdo em uma nova guia do navegador. As conversas suportam os seguintes formatos de URL:
    www http:// https:// ftp:// sftp://
    Não digite valores entre colchetes angulares em campos de dados no PPM clássico nem na
    Nova experiência do usuário
    . Por exemplo, evite digitar <abc> ou <valor1> usando colchetes angulares para texto de espaço reservado. Os colchetes angulares acoplados não são uma combinação de caracteres especiais suportada e pode gerar resultados inesperados.
Conversas sobre projetos
Permanecer em contato com sua equipe, fazer perguntas e resolver problemas por meio das conversas. Os integrantes da equipe do projeto e o gerente de projeto podem responder e mencionar outro integrante da equipe na conversa. Outros usuários com o direito de acesso
Projeto - Editar
(global, instância ou ORG) também podem responder.
Siga estas etapas
:
  1. Vá para a página
    Projetos
    e abra um projeto.
  2. Clique na guia
    Conversas
    .
  3. Digite a mensagem na caixa
    Inicie uma conversa
    e clique em
    Registrar
    ou pressione a tecla
    Enter
    .
    Outros usuários podem digitar suas mensagens na caixa Responder.
    image2017-8-1 10:47:13.png
Conversas sobre tarefas
É possível iniciar uma conversa sobre uma tarefa específica em um projeto.
Siga estas etapas:
  1. Vá para a página
    Tarefas
    de um projeto.
  2. Clique em uma tarefa.
    O painel de detalhes da tarefa é exibido à direita.
    image2017-8-1 10:34:29.png
  3. Inicie uma conversa sobre a tarefa na guia
    Conversas
    .
  4. Para editar ou excluir uma resposta registrada, clique no menu
    ⋮ Opções
    . Você só pode editar ou excluir seus próprios comentários.
Conversas sobre riscos, ocorrências ou mudanças do projeto
Você também pode iniciar uma conversa sobre um risco, uma ocorrência ou uma mudança específicos associados a um projeto.
Siga estas etapas:
  1. Vá para a página de
    Riscos
    ,
    Ocorrências
    ou
    Mudanças
    de um projeto.
    Como padrão, a coluna Conversas é fixada como a primeira coluna. Um ícone de conversa azul aparece quando existe pelo menos uma conversa para o risco, a ocorrência ou a mudança.
  2. Clique no ícone para abrir a conversa.
Exemplo: colaboração da equipe do projeto por meio de conversas
Um novo projeto para atualizar o sistema de email interno foi iniciado. Nicole, a gerente de projeto, inicia uma conversa com Mike, um integrante da equipe. A imagem a seguir mostra uma conversa entre Nicole e Mike:
image2017-8-8 15:49:5.png
Conversas sobre investimentos, recursos e funções
É possível iniciar uma nova conversa ou adicionar uma resposta a uma conversa existente. Dois exemplos comuns são conversas sobre solicitações de recursos ou funções.
Solicitação de recurso
Como um coordenador de projeto que está definindo equipes para investimentos, use a visualização de investimentos para recursos de modo a reservar um recurso e iniciar uma conversa com o gerente de recursos. Quando você mencionar outros usuários, eles receberão uma notificação e poderão responder na respectiva janela Notificações ou na guia Conversas. A seguinte imagem mostra uma conversa que Barb iniciou com Derrick Joseph sobre um recurso chamado Mike Jones:
Esta imagem exibe como uma conversa sobre um recurso pode ser iniciada.
Siga estas etapas
:
  1. No
    Menu principal
    , selecione
    Definição de equipe
    .
  2. Selecione a visualização de investimentos para recursos ou recursos para investimentos.
  3. Expanda um investimento ou recurso.
  4. Clique em um recurso ou uma função de um investimento ou em um investimento de um recurso.
    O painel
    Detalhes
    é exibido.
  5. Clique na guia
    Conversas
    .
  6. Inicie uma conversa ou responda. Por exemplo, em uma conversa sobre um recurso ou uma função, mencione o gerente de recursos. Em uma conversa sobre um investimento específico, mencione o coordenador ou o gerente de projeto.
Solicitação de função
Como um coordenador de projeto neste exemplo, você tem os direitos de reserva temporária e definitiva do recurso necessário. Para solicitar uma função específica de um projeto, use a visualização Solicitações. Inicie uma conversa com o gerente de recursos. Quando você mencionar outros usuários, eles receberão uma notificação e poderão responder na respectiva janela Notificações ou na guia Conversas. A seguinte imagem mostra uma conversa que Barb iniciou com Derrick Joseph sobre uma solicitação de um recurso na função de arquiteto:
Esta imagem exibe um exemplo de conversa sobre uma solicitação de função.
Siga estas etapas:
  1. No
    Menu principal
    , selecione
    Definição de equipe
    .
  2. Na visualização
    Solicitações
    , pesquise ou filtre de acordo com a função necessária.
    As funções correspondentes são exibidas.
  3. Clique em uma função para ver a lista de investimentos que usam essa função.
  4. Clique no nome de um investimento.
    O painel
    Detalhe
    será exibido.
  5. Clique na guia
    CONVERSAS
    .
  6. Inicie uma conversa ou responda.
Se você não tiver os direitos de reserva necessários, as solicitações de função não exibirão resultados na página Definição de equipe alocada.
As conversas de definição de equipe do recurso exibem o seguinte comportamento:
  • Na página
    Definição de equipe alocada
    , um pequeno ponto azul indica um investimento com uma conversa.
    image2017-8-26 8:28:49.png
  • Não são necessários direitos específicos para acessar as conversas para recursos e funções. Se tiver os direitos de reserva apropriados sobre um registro da equipe, você poderá exibir ou participar de conversas no registro.
  • Na visualização Solicitações, é possível substituir uma função por um recurso. O aplicativo transfere as conversas do registro de equipe da função para o registro da equipe de recursos. O exemplo a seguir demonstra esse comportamento:
    1. Vá para o painel
      Detalhes
      de uma função solicitada na visualização Solicitações.
    2. Clique em
      Alocar para
      e pesquise um recurso na lista.
    3. Clique em
      Substituir alocação
      .
      O recurso atribuído é alocado à função. O novo recurso agora pode ver as conversas no registro da função.
Esta imagem exibe como uma solicitação de função pode ser alocada para um novo recurso, que agora pode ver as conversas sobre o registro da função.
Como gerente de recursos, quando você remove uma equipe alocada de um investimento (recurso, função ou equipe), o aplicativo também remove todas as conversas associadas. Ele não remove nenhuma conversa no nível do investimento. Se você adicionar a equipe alocada ao mesmo investimento posteriormente, todas as conversas anteriores ficarão indisponíveis para a equipe alocada.
Exemplo: iniciar uma conversa sobre a definição de equipe do recurso
Barb Hudson é a coordenadora de um novo projeto. Barb precisa de recursos para seu projeto. Ela deseja ter uma conversa com Derrick Joseph, que é o gerente de recursos, para obter informações sobre a disponibilidade dos recursos e funções. Barb efetua logon na
Nova experiência do usuário
e vai até a página Recursos. Ela usa a exibição de investimentos para recursos para filtrar o projeto novo e iniciar a conversa.
Esta imagem exibe como um Coordenador de projeto solicita uma função usando o recurso Conversas
Mencione um usuário usando o sinal @
Em conversas, use o sinal @ ao mencionar outros usuários. Mencionar uma pessoa pelo nome fará com que uma nova notificação seja enviada para alertá-la para responder. Por exemplo, Derrick e Barb não mencionam um ao outro ao colaborarem para resolver os problemas de definição de equipe. Eles já estão se comunicando na conversa. No entanto, mencione uma pessoa em uma nova conversa ou responda para notificá-la de que você gostaria que ela respondesse.
Dicas para usar o símbolo @
  • Você não precisa se lembrar do nome completo da pessoa que deseja mencionar. Após o sinal de @, digite as letras do nome ou sobrenome. Serão exibidas sugestões de integrantes da equipe.
  • O nome completo, a função no projeto e a imagem de avatar serão exibidos para verificação da identidade do integrante da equipe. Se a função do projeto não estiver disponível, a função principal será exibida. Se as informações estiverem indisponíveis, nenhuma função será exibida.
  • Para mencionar todos os usuários alocados no projeto, incluindo o gerente de projeto, use @Team.
  • Todos os integrantes da equipe ativos e bloqueados poderão ser mencionados. Os integrantes da equipe inativos não são exibidos e não podem ser mencionados.
  • Em conversas sobre projetos, podem aparecer até onze (11) nomes sugeridos. Todos os integrantes da equipe que fizerem parte de seu projeto, inclusive o gerente de projeto, serão exibidos.
  • Em conversas sobre tarefas do projeto, aparecem até 5 (cinco) sugestões. A quarta sugestão é o gerente de projeto e a quinta é toda a equipe.
  • Em conversas sobre definição de equipe alocada, aparecem até 5 (cinco) sugestões. Você só pode mencionar os usuários que têm o direito
    Definição de equipe - Ir para
    .
  • É recomendável não mencionar mais de 20 usuários em uma única conversa.
Notificações de conversa
As notificações o alertam sobre a atividade da conversa quando um usuário menciona você ou a sua equipe.
  • Para visualizar as notificações, clique no ícone de sino de notificações na parte superior de todas as páginas da
    Nova experiência do usuário
    .
  • O número de novas notificações é exibida no sino de notificações. O número desaparecerá quando você clicar no sino.
  • O painel de notificações exibe o avatar do remetente e a primeira linha da mensagem. A imagem a seguir mostra um exemplo:
    Esta imagem mostra as notificações de conversa na Nova experiência do usuário do CA PPM
  • Role para cima ou para baixo para exibir todas as notificações no painel.
  • Para abrir uma notificação, clique em uma na lista. São exibidos detalhes adicionais sobre o contexto da conversa. Você pode responder, editar ou excluir a mensagem. Também é possível ir até o projeto na janela de mensagem da notificação. Clique em
    Ir para o projeto
    . A imagem a seguir mostra um exemplo:
    Esta imagem mostra as notificações da conversa sobre um projeto na Nova experiência do usuário do CA PPM
  • As notificações das conversas sobre a definição da equipe alocada fornecem um botão
    Ir para a definição de equipe
    . A imagem a seguir mostra um exemplo:
    Esta imagem mostra as notificações da conversa sobre a definição de equipe alocada na Nova experiência do usuário do CA PPM
  • As notificações sobre conversas do projeto para uma tarefa específica mostram o tipo de tarefa e permitem ir até a página Tarefas do projeto.
  • Se um usuário for mencionado mais de uma vez em uma única mensagem, ele será notificado apenas uma vez.
  • Se uma equipe for mencionada (@Equipe) em uma conversa do projeto, uma notificação será enviada para todos os integrantes da equipe, incluindo o gerente de projeto.
  • Um usuário poderá ser mencionado em uma conversa sobre a definição da equipe se ele tiver o direito de acesso
    Definição de equipe - Ir para
    . No entanto, o usuário não poderá ver o recurso se não tiver os direitos necessários sobre ele.
  • Para excluir uma notificação específica, passe o mouse sobre a notificação e clique em Excluir. Para excluir todas as notificações, clique em
    LIMPAR TUDO.
    As notificações são excluídas para o usuário específico.
  • Se uma conversa for excluída, a notificação também será excluída.
  • Como administrador, você pode modificar os dois modelos de notificação para as conversas. Esses modelos definem como as notificações serão exibidas no aplicativo:
    • Conversa - menção em uma conversa
    • Conversa - menção em resposta a uma conversa
Anexar arquivos às conversas
É possível carregar e editar até cinco anexos para cada um dos seus comentários em uma conversa. Os integrantes da equipe do projeto podem baixar e visualizar os arquivos anexados.
Siga estas etapas
:
  1. Abra uma conversa.
    O prompt
    Resposta...
    é exibido para o próximo comentário.
  2. Na nova resposta, clique em
    Anexar
    . Para adicionar anexos a um comentário anterior, clique no menu
    ⋮ Opções
    , selecione
    Editar
    e clique em
    Anexar
    .
  3. Selecione o arquivo que deseja anexar. Pressione e mantenha pressionada a tecla
    Ctrl
    para selecionar até cinco arquivos. Clique em
    Abrir
    .
    As miniaturas dos arquivos anexados serão exibidas abaixo do comentário.
  4. Adicione ou edite o texto da resposta. É possível anexar um arquivo sem digitar um comentário associado.
  5. Clique em
    Registrar
    ou
    pressione a tecla
    Enter
    .
    Os anexos de arquivo serão carregados.
  6. (Opcional) Para excluir um anexo, clique no menu
    Opções
    e selecione
    Editar.
    Clique em
    X Excluir
    .
    image2017-5-30 12:37:27.png
  • Quando você excluir uma resposta, o aplicativo também excluirá todos os anexos.
  • Quando você exclui um projeto, uma tarefa ou uma entrada de risco, ocorrência ou mudança, o aplicativo também exclui todas as conversas associadas. Para projetos e tarefas, todos os anexos também são excluídos.
Os anexos de arquivo têm as mesmas restrições que os documentos do projeto. Como administrador, determine as configurações de documento do projeto. Por exemplo, o tamanho máximo de um anexo é 20 MB. Para limitar os tipos de arquivo aceitáveis, você também pode definir o campo
Extensões de arquivo autorizadas
. Consulte Definir as configurações gerais do sistema.