Configurar uma entidade financeira

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Criar uma entidade financeira é a primeira etapa na definição da gestão financeira. É possível definir a quantidade de entidades necessária. Cada entidade possui um conjunto exclusivo de locais e departamentos para as quais as entidades são financeiramente reconhecidas. Para estabelecer esse limite financeiro, associe as entidades a um ORG geográfico de locais e um ORG organizacional de departamentos. Uma vez que uma entidade é definida, é possível criar planos financeiros e estabelecer os custos para os investimentos.
Os controladores financeiros podem configurar padrões no nível de entidade para sugerir a estrutura de plano de custo recomendada para a organização. Por exemplo, eles podem predefinir o tipo de período fiscal e os atributos de agrupamento de todos os planos de custo. Os valores padrão são preenchidos automaticamente para cada plano de custo do investimento no momento em que são criados. Os gerentes de projeto podem alterar tais padrões em seus investimentos específicos.
 
 
Para ativar e usar a gestão financeira, primeiro configure uma entidade para definir a estrutura financeira interna da sua organização. Configurar a entidade oferece os seguintes benefícios:
  • Um processo de planejamento financeiro padronizado para todos os investimentos.
  • Visibilidade de como os custos de investimento são controlados.
Exemplo: Configurar uma entidade para planejamento financeiro
O gerente financeiro de uma empresa define de TI configura uma entidade financeira para fornecer aos gerentes de investimento a estrutura básica para criar planos financeiros detalhados. O gerente financeiro define as seguintes classes financeiras para categorizar as informações da empresa para o processamento financeiro:
  • Classes de recursos para diferenciar os recursos internacionais dos locais.
  • Classes de transações para categorizar tipos de consultoria, de desenvolvimento e de transação de mão-de-obra de vendas.
Para permitir o planejamento de custo com base em períodos mensais, o gerente financeiro seleciona um tipo de período fiscal mensal de 1 de janeiro a 31 de dezembro. O gerente financeiro, em seguida, seleciona os seguintes atributos de agrupamento para orientar a estrutura de todos os itens de linha do plano de custo de investimento:
  • Recurso
  • Função
  • Classe da transação
Concluir os pré-requisitos
Antes de configurar uma entidade financeira, preencha os seguintes pré-requisitos:
Conceitos de gestão financeira
Verifique se entende os seguintes conceitos da gestão financeira:
  • Planejamento de custo versus horas trabalhadas, ciclos de calendário fiscal, períodos fiscais e como eles são definidos em sua organização.
  • Os resultados desejados para qualquer tipo de configuração. Após começar a usar os dados configurados para criar dados de instância, não será possível alterar a configuração. Por exemplo, não é possível excluir períodos fiscais, unidades de ORG de departamento ou local nem classificações financeiras que o aplicativo está usando.
  • Como você deseja configurar sua estrutura organizacional usando a entidade e as unidades do organograma (ORG) do departamento e do local. A organização é importante, porque quando você usa o aplicativo ou gera relatórios, as informações são agrupadas pelo resultado desejado.
  • Como as suas configurações, classificações e definições afetam o fluxo de dados para o processamento de cobranças reversas e integrações de terceiros.
Criar o ORG e a entidade
Verifique se você configurou os seguintes itens:
  • Uma configuração de moeda múltipla com uma moeda do sistema de ativação.
  • Um ORG de departamento financeiro e local financeiro.
  • Uma entidade associada ao ORG de departamento financeiro e local financeiro.
  • Unidades ORG de departamento e local para a entidade que estão associadas uma à outra.
Atributos de agrupamento
Determine os critérios para agrupar os dados de planejamento financeiro. Estabelecer atributos de agrupamento para detalhes de item de linha do plano de custo.
Exemplo: atributos de agrupamento
  • Tipo de custo
    : inclui itens de linha separados para os custos de operação e capital.
  • Código de encargo
    : inclui diferentes tipos de custos operacionais e de capital, como custos operacionais fixos ou variáveis.
Criar classes financeiras
Para processar informações financeiras categorizando recursos, investimentos e transações, crie as seguintes classes financeiras:
  • Classes de recurso:
    diferencie os variados tipos de recursos para a geração de relatórios. Aplique diferentes custos e taxas para os recursos, como funcionários e prestadores de serviços.
  • Classes de empresa:
    descreva os clientes ou as empresas na organização como clientes internos e externos.
  • Classes de WIP:
    use como colunas em uma matriz para determinar as taxas e os custos de transações de custos reais ou de custos planejados. Por exemplo, use a classe WIP para diferenciar os tipos ou tamanhos de investimento (aplicativo crítico, aplicativo SOP, produto herdado) e forneça os custos e as taxas correspondentes. Também é possível usar classes WIP para fins de geração de relatórios financeiros ou de agrupamento de recursos cobráveis e não cobráveis.
  • Classes de investimento:
    diferencie os serviços que uma organização oferece aos seus clientes, como administrativos ou de manutenção. Outros exemplos incluem tipos de investimento, como projetos, ativos, aplicativos, ou tipos de projetos, como sem fins lucrativos, projeto importante ou projeto governamental.
  • Classes de transação:
    categorize o tipo de trabalho que os recursos registram e diferencie os custos, como custos internos ou de mão-de-obra contratada.
Inicialmente, associe uma classe de recurso ao tipo de recurso de mão de obra e uma classe de transação ao tipo de transação da mão de obra. É possível criar as outras classes de tipos de recurso e de transação (material, equipamento e despesas) após configurar a gestão financeira.
Siga estas etapas:
  1. Clique em
    Administração
    ,
    Finanças
    ,
    Configuração
    .
    A estrutura organizacional financeira é exibida.
  2. Na seção
    Classificações
    , clique no nome do link para uma classe.
  3. Clique em
    Novo
    .
  4. Preencha os campos da página e clique em
    Salvar
    .
    Ao criar uma classe de recurso, marque a caixa de seleção
    Ativo
    para tornar a classe de recurso disponível para novas referências em recursos, planos de custo e transações.
Criar períodos fiscais da entidade
Defina períodos fiscais ativos para uma entidade como unidades para processamento financeiro e de geração de relatórios. Com base nesses períodos, os gerentes de investimento podem criar planos financeiros detalhados ou regras de cobrança reversa. Por exemplo, se você planejar por períodos semanais, configure e ative períodos fiscais semanais para a entidade. O período, o ano e o intervalo de datas selecionados criam automaticamente uma série de períodos.
Assim que ativar e começar a usar um período fiscal, você não poderá modificar as datas ou desativar o período.
Os períodos fiscais são necessários para os seguintes recursos da
Nova experiência do usuário
:
  • Definição de equipe alocada (Gestão de recursos) calendário telescópico no CA PPM 15.2 ou superior
  • Roadmaps no CA PPM 15.4 ou superior (os roadmaps precisam de tipos de período fiscal anual)
Siga estas etapas:
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    Finanças
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    Configuração
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    A estrutura organizacional financeira é exibida.
  2. Na seção
    Estrutura organizacional
    , clique em
    Entidades
    .
  3. Selecione uma entidade.
  4. Clique em
    Períodos fiscais
    .
  5. Clique em
    Novo
    e preencha os campos na página.
    • Tipo de período
      Especifica o tipo de período, por exemplo, mensal ou trimestral. Após a criação do período, não é possível alterar esse valor.
    • Data de início
      Especifica a data de início para o período ou intervalo de períodos.
    • Data de término
      Especifica a data de término para o período ou intervalo de períodos.
  6. Clique em
    Save
    .
Uma vez que os períodos estejam
ativos
, não será possível editar as datas de início e de término. É possível editar as datas de início e término somente para períodos
inativos
. Para evitar a sobreposição de períodos ou lacunas nas datas de um determinado tipo (por exemplo, mensal ou trimestral), edite a Data de início somente do
primeiro
período fiscal e edite a Data de término somente do
último
período fiscal. Se você tentar editar as datas de qualquer outro período que esteja entre o primeiro e o último, uma mensagem de erro indicará que não é possível criar lacunas.
Ao definir tipos de períodos fiscais mensais, recomendamos que você inclua o mês atual no intervalo de datas para garantir a execução bem-sucedida da rotina Extração do datamart.
Ativar períodos fiscais
Todos os períodos fiscais dentro do intervalo de datas são criados com o status
Inativo
. Para permitir que os gerentes de investimento usem os períodos nos planos financeiros detalhados, ative os períodos. Por exemplo, se você criar períodos fiscais mensais por um ano, poderá ativar alguns ou todos os períodos. Depois de ativar, é possível criar planos financeiros detalhados para eles ou usá-los nas definições do datamart.
Se um período for usado ativamente no planejamento financeiro, em transações e faturas, você não poderá excluí-lo.
Siga estas etapas:
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    Administração
    ,
    Finanças
    ,
    Configuração
    .
  2. Na seção
    Estrutura organizacional
    , clique em
    Entidades
    .
  3. Selecione uma entidade.
  4. Clique em
    Períodos fiscais
    .
  5. Selecione cada período fiscal a ser ativado.
  6. No menu
    Ações
    , clique em
    Geral
    ,
    Ativar
    .
  7. Clique em
    Save
    .
Criar padrões de plano
Para criar os seguintes tipos de padrões para planos financeiros detalhados para todos os investimentos, use padrões de plano:
  • Atributos de agrupamento
    . Agrupa dados do planejamento financeiro por critérios específicos. Por exemplo, para ver a divisão do custo do projeto por diferentes departamentos e locais, selecione Departamento e local, como os atributos de agrupamento padrão para todos os planos financeiros.
  • Tipo de período fiscal
    . Divide os dados de planejamento financeiro por tipo de período específico. Por exemplo, para ver os valores de uma divisão mensal de custo por padrão, selecione um tipo de período mensal para todos os planos de custo.
    Apenas é possível editar os dados para o tipo de período selecionado. É possível exibir os dados para os outros tipos de períodos, mas não é possível editar os dados.
  • Períodos de início e de término
    . Especifica o intervalo de datas para a criação de planos financeiros manuais. Por exemplo, para os períodos de início e de término padrão de todos os planos financeiros em um intervalo, especifique, por exemplo, 1 de janeiro como data de início e 31 de dezembro como data de término.
  • Planos bloqueados
    . Bloqueia planos financeiros para impedir que os gerentes alterem os atributos de agrupamento no nível do investimento.
  • Data de congelamento
    . Controla os períodos. Por exemplo, insira 31 de dezembro para impedir que os períodos dos planos financeiros detalhados sejam alterados antes dessa data.
Siga estas etapas:
  1. Clique em
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    Finanças
    ,
    Configuração
    .
  2. Na seção
    Estrutura organizacional
    , clique em
    Entidades
    .
  3. Selecione uma entidade.
  4. Clique em
    Padrões de plano
    .
  5. Preencha os campos da página:
    • Data de congelamento
      Especifica a data na qual pode editar os períodos de tempo para um plano. Não é possível editar períodos para um plano financeiro detalhado anterior à data do congelamento.
      Não é possível editar manualmente os planos financeiros detalhados para períodos anteriores à data de congelamento. No entanto, se preencher automaticamente os planos de custo usando Preencher em Equipe de investimento ou Preencher em Atribuições de tarefa, os períodos serão atualizados, independentemente da data de congelamento.
    • Bloquear estrutura de plano
      Especifica se você deseja impedir que os gerentes substituam os padrões do plano ao definir planos de custo.
    • Atributos de agrupamento
      Especifica as categorias para criar a estrutura dos detalhes dos itens de linha do plano de custo e de benefícios.
  6. Clique em
    Save
    .