Configurar locais financeiros

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Os locais financeiros representam as localidades geográficas (ou departamentos) em que uma empresa conduz seus negócios. Locais como cidade, estado ou país estão exclusivamente associados a uma entidade. Se você tiver definido várias entidades que compartilham o mesmo local físico, defina locais separados para cada entidade. Cada local pode ter um endereço, número de telefone e nome de gerente.
Por exemplo: locais nomeados exclusivamente para várias entidades
A Forward Inc. tem uma subsidiária integral chamada
FI Back Office Systems
. Ela mantém duas contabilidades separadas para cada unidade de negócios. Ao configurar a estrutura financeira, a Forward Inc criou duas entidades, uma para ela mesma e outra para sua subsidiária integral. Ambas as empresas possuem escritórios na mesma localidade geográfica. Para criar entidades e associar o mesmo local exclusivamente a cada entidade, a Forward Inc criou dois ORGs de local. Eles foram nomeados
frd_locations
para a entidade Forward Inc. e
fi_locations
para a entidade FI Back Office Systems. A Forward Inc. também criou locais de cidade para cada local de entidade usando identificadores e nomes exclusivos.
Uma vez configurados, a Forward Inc. associou suas unidades de negócios, departamentos e grupos aos locais. A FI Back Office Systems fez o mesmo.
Você pode associar um local a muitos departamentos e também associar um departamento a vários locais. Os locais podem ser locais pai de outros locais, por exemplo, um país é pai de um estado ou de uma região. Essa hierarquia cria automaticamente a estrutura de ORG para o ORG de departamento e o ORG de local correspondentes.
Criar locais e associá-los a uma entidade
Siga estas etapas:
  1. Abra a opção Administração, e em Finanças, clique em Configurar.
    A estrutura organizacional financeira é exibida.
  2. Clique em Locais.
  3. Clique em Novo e preencha as informações solicitadas. Os campos a seguir precisam de explicação:
    • Entidade
      Especifica a entidade para o qual este local pertence. Este campo não pode ser alterado depois de salvo.
    • Pai
      Especifica o local para o qual este local pertence.
  4. Salve as alterações.
Após a criação de um local, será possível editar alguns de seus atributos. No entanto, não é possível excluir um local se ele estiver sendo usado ou estiver associado a qualquer um dos seguintes itens:
  • Departamento
  • Informações complementares do cliente
  • Entidade
  • Padrões do sistema
  • Transações não registradas ou transações em ajuste
  • Recursos
  • Cobranças reversas ou alocação contábil
Se um local for pai de outros locais, é possível exibir uma lista dos sublocais. Abra o local pai e, no menu Propriedades, clique em Sublocais.
Associar departamentos aos locais
É possível associar um local a um ou vários departamentos. Antes de fazer isso, verifique se você criou departamentos e os associou à mesma entidade do local.
Siga estas etapas:
  1. Abra o local.
  2. Clique em Propriedades e em Departamentos.
  3. Clique em Adicionar.
  4. Marque a caixa de seleção ao lado de cada departamento que deseja associar ao local e, em seguida, clique em Adicionar.
Os departamentos selecionados são associados ao local.
Remover associações de departamentos dos locais
Se todas as situações a seguir forem verdadeiras para o departamento, você poderá remover a associação entre um departamento e o local.
  • Investimentos ativados financeiramente não o estão utilizando.
  • As transações financeiras não estão associadas a ele.
  • Um recurso ativado financeiramente não o está utilizando.