Configurar contas contábeis e processar cobranças reversas

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As cobranças reversas representam transferências interdepartamentais entre contas dos custos de investimento ou de serviço. Uma cobrança reversa é um débito ou uma cobrança a departamentos pelos custos compartilhados de investimentos ou serviços entregues durante um período específico. Um crédito correspondente é emitido para os departamentos que fornecem o investimento ou o serviço para o trabalho realizado por eles.
As cobranças reversas pressupõem que existem transações no produto para os investimentos associados. Antes de configurar cobranças reversas e contas contábeis, verifique se existem os seguintes itens:
  • Configure uma entidade financeira e defina períodos fiscais para a entidade.
  • Defina locais e departamentos financeiros.
  • Configure classes financeiras.
  • Configure investimentos ou serviços ativados financeiramente.
  • Configure integrantes de equipe financeiramente ativados para investimentos ou serviços, incluindo recursos de mão-de-obra, equipamento, material e despesa.
  • Confirme se todos os usuário têm os direitos de acesso apropriados para gerenciar contas e regras. Consulte
    Referência aos direitos de acesso
    .
Para processar transações de cobrança reversa, configure contas contábeis gerais e regras de cobrança reversa. As regras de débito, de crédito e de despesas gerais que você criar dependem do tipo de processamento de cobrança reversa que deseja implementar.
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Configurar contas contábeis gerais
As contas contábil são combinações de códigos de contas principais e subcontas usadas para classificar contas. Por exemplo, a conta principal Ativos pode ter um código 100 e as subcontas Ativo podem ter um código 111 para Capital e 112 para Despesa.
Configurar contas GL (General Ledger – Conta Contábil) para definir alocações com base nas horas usadas em cobranças reversas e para atribuir a detalhes do plano de custo. Se você exportar os dados de planejamento para um sistema de contabilidade externo, será possível usar as contas GL para fins de mapeamento. Usando o XOG, também será possível importar contas GL a partir de um sistema de contabilidade externo.
Antes de configurar contas contábeis, verifique se existe uma entidade financeira. Depois de configurar uma conta contábil, é possível editá-la. Suas transações e planos de custo podem fazer referência à conta Contábil.
Siga estas etapas:
  1. Abra a opção Administração e, em Finanças, clique em Contas contábil.
  2. Clique em Novo.
  3. Preencha as informações solicitadas. Os campos a seguir exigem uma descrição:
    • Id da conta principal
      Define a primeira parte do número natural da conta.
    • Id da subconta
      Define a segunda parte do número natural da conta.
    • Está ativo
      Indica se esta conta está ativa e disponível para atribuição aos planos de custo.
    • Despesas gerais
      Indica se essa conta é usada para cobrar custos de departamentos designados. Quando selecionada, crie regras de despesas gerais.
    • Despesa de capital
      Indica se essa conta é usada para despesas de capital.
    • Despesa não monetária
      Indica se essa conta é usada para despesa não monetária.
  4. Clique em Salvar.
Configurar regras de cobrança reversa
As regras acionam cobranças reversas e créditos para custos de serviço e de investimento. As transações de WIP processam essas regras. Durante o processamento de transações, use essas regras para aplicar encargos ou créditos de forma apropriada aos departamentos designados ou às contas contábeis. Os gerentes de departamento podem visualizar seus encargos e créditos usando as seguintes ferramentas:
  • Faturas do departamento para visualizar e aprovar encargos.
  • Extratos de recuperação do departamento para visualizar créditos. Os extratos estão disponíveis para os departamentos que gerenciam serviços.
As regras de cobrança reversa a seguir contam com suporte:
  • Regras de débito específicas ao investimento
    . Um conjunto de regras específicas ao investimento que determina como debitar dos departamentos o custo dos investimentos ou serviços entregues a eles durante um período especificado. Se alguns custos forem cobrados como despesas gerais, as alocações não poderão ser sempre iguais a 100%. Os gerentes de investimento ou serviços configuram as regras de débito. Na página Cobranças reversas de um investimento ou serviço, é possível visualizar uma lista de regras de débito definidas para o investimento ou serviço.
  • Regras de débito padrão
    . Um conjunto padrão de regras de débito que pode ser usado globalmente dentro de uma entidade para cobrar departamentos por custos de investimentos. As regras de débito são específicas ao investimento e são configuradas pelo gerente de investimento ou de serviços ou pelo gerente financeiro.
  • Regras de crédito
    . Um conjunto de regras que determina quais departamentos são creditados pelo custo de investimentos ou serviços entregues durante um período especificado. As alocações em regras de crédito devem ser igual a 100% dos custos debitados. O gerente financeiro configura as regras de crédito.
  • Regras de despesas gerais
    . Um conjunto de regras padrão que determina como cobrar os custos restantes ou as despesas gerais para um período especificado. O gerente financeiro configura as regras de despesas gerais.
Uma vez que é o gerente de investimento ou de serviços que define as regras de débito, é possível basear os encargos em regras padrão ou em regras específicas a investimentos. Você também pode configurar os códigos exclusivos -- Código de alocação (para regras padrão) e Código de crédito do recurso (para regras de crédito) -- para preenchimento automático.
As regras também determinam os custos compartilhados de investimentos e de serviços. Uma regra de cobrança reversa é um conjunto de propriedades exclusivas que são comparadas com as transações durante os débitos e créditos nos departamentos. As regras de cobrança reversa são compostas de:
  • Cabeçalho que contém um conjunto exclusivo de propriedades que são comparadas com as transações durante o processamento.
  • Conta contábil - combinações de departamentos para identificar os departamentos cobrados ou creditados para investimentos ou serviços especificados.
  • Alocações para determinar a distribuição de custos compartilhados ou créditos para departamentos.
Exemplos de cobrança reversa
  • Compartilhamento de custos:
    o departamento da Retail Banking comissionou o desenvolvimento de um aplicativo de hipoteca compartilhado pelo Autoatendimento de varejo e Contas especiais de varejo. A Retail Banking está usando o recurso de cobrança reversa para alocar os custos incorridos pela TI nesse projeto de desenvolvimento. Esse projeto exigiu a experiência de desenvolvedores de aplicativo, de análise dos operadores técnicos de TI de varejo e de segurança técnica da TI de operações bancárias de investimentos. A TI da Retail Banking configurou regras de débito e crédito específicas de investimento para custos de cobrança reversa para os departamentos que comissionaram o trabalho e crédito dos departamentos que realizaram o trabalho.
  • Creditar vários departamentos de TI pelo trabalho concluído
    : o gerente financeiro da Retail IT configurou uma regra de crédito para alocar 100% do crédito entre os três departamentos do fornecedor:
    • O Desenvolvimento de aplicativos de varejo está executando a maior parte do trabalho de desenvolvimento e recebe um crédito de 50% para os primeiros três meses e de 80% para os três meses restantes.
    • A Operação técnica de varejo está fornecendo consultoria no início do projeto e é creditada com 25% para os primeiros três meses e com 10% para os três meses restantes.
    • A Investment Banking IT também fornece consultoria no início do projeto e é creditada com 25% para os primeiros três meses e com 10% para os três meses restantes.
  • Debitar várias unidades de negócio por trabalho comissionado
    : o gerente de projetos da Retail IT para esse projeto configurou uma regra de débito para a cobrança reversa de 50% a cada trimestre para os departamentos de autoatendimento de varejo e de contas especiais de varejo. Com regras flexíveis de cobrança reversa, a Forward Inc pode alocar custos de encargos de maneira apropriada aos departamentos que se beneficiam dos serviços que a TI está fornecendo. As regras também permite que os departamentos de TI recebam crédito pelo trabalho entregue.
Esta imagem mostra como creditar a vários departamentos de TI o trabalho concluído.
 
 
Esta imagem mostra como debitar de várias unidades de negócios o trabalho comissionado.
 
Criar cabeçalhos de regras de alocação padrão
Uma regra padrão pode ser aplicada globalmente a muitos investimentos ou serviços quando as mesmas regras de cobrança reversa puderem ser usadas para debitar custos em departamentos. Ao configurar cobranças reversas, os gerentes de investimento ou de serviços podem aplicar regras com base em padrão (configuradas por um gerente financeiro) ou regras com base em investimento (configuradas pelo gerente de investimento ou de serviços).
Siga estas etapas:
  1. Abra a opção Administração e, em Cobranças reversas, clique em Regras padrão.
    Uma lista de cabeçalhos de regras padrão existentes é exibida.
  2. Clique em Novo.
  3. Digite as seguintes informações:
    • Código de alocação
      (Obrigatório) Define o código exclusivo usado para classificar a regra de cobrança reversa (ou débito padrão).
    • Entidade
      (Obrigatório) Define a entidade associada à regra de cobrança reversa.
    • Tipo de custo
      Fornece a divisão de custos (capital versus custo operacional) associada à cobrança reversa.
    • Valor 1 de usuário e Valor 2 de usuário
      Propriedades personalizadas. Disponíveis para seleção somente se os valores de pesquisa tiverem sido definidos no Studio.
    • Código de encargo
      Define o código de encargo associado à regra de cobrança reversa.
    • Tipo de entrada
      Define o código de tipo de entrada associado à regra de cobrança reversa.
    • Classe da transação
      Define a classe da transação associada a essa regra de transação.
    • Cobrar restante em despesas gerais
      Especifica se deseja cobrar quaisquer custos restantes em despesas gerais. Se você selecionar esta opção, defina também as regras de cobrança reversa de despesas gerais.
      Padrão:
      desmarcado
    • Status
      (Obrigatório) Indica se a regra padrão está disponível para cobranças reversas.
      Valores:
      • Ativo. Essa regra é sempre considerada e pode corresponder a uma transação ao gerar faturas.
      • Inativo. A regra não é considerada ao gerar faturas.
      • Em espera. Essa regra pode ser considerada e corresponder a uma transação se nenhuma regra ativa for correspondente.
  4. Salve as alterações e continue adicionando as contas contábil e a porcentagem de alocação às contas de débito.
Para modificar as propriedades do cabeçalho de regra padrão, clique no link Código de alocação do cabeçalho de regra padrão selecionado, abra o menu Propriedades e clique em Principal. Edite as propriedades e salve as alterações.
Criar cabeçalhos de regra de crédito
As regras de crédito identificam os departamentos que são creditados pelo custo de investimentos ou serviços entregues. Os departamentos são creditados com base nos atributos dos recursos atribuídos aos investimentos ou serviços entregues. O local e o departamento atribuídos a um recurso devem corresponder ao local e ao departamento atribuídos ao departamento que está recebendo o crédito.
Siga estas etapas:
  1. Abra a opção Administração e, em Cobranças reversas, clique em Regras de crédito.
  2. Clique em Novo.
  3. Digite as seguintes informações:
    • Código de crédito do recurso
      Define o código exclusivo usado para classificar a regra de crédito.
    • Código de status
      Indica se a regra de crédito está ativa, inativa ou em espera.
    • Entidade
      Define a entidade associada ao departamento que está recebendo o crédito.
    • Local
      Define o local associado ao departamento que está recebendo o crédito.
    • Departamento
      Define o departamento que está recebendo o crédito.
    • Classe de recurso
      Define uma classe de recurso associada à regra de crédito.
    • Classe da transação
      Define a classe de transação associada à regra de crédito.
  4. Salve as alterações e continue adicionando as contas contábil e a porcentagem de alocação creditada.
Criar regras de débito específicas ao investimento
As propriedades da regra de débito descrevem exclusivamente uma regra e são usadas para fazer correspondência com transações durante o processamento financeiro. Deve haver uma regra de despesas gerais para cobrar os custos restantes da conta contábil completa. Se uma regra não tiver sido usada para processar transações, você poderá excluir uma regra de débito.
Siga estas etapas:
  1. Abra um investimento ou serviço.
  2. Abra o menu Cobranças reversas e clique em Regras de débito.
  3. Clique em Novo.
  4. Digite as seguintes informações:
    • Código de alocação
      Define o código exclusivo usado para classificar a regra de débito desse investimento.
    • Tipo de custo
      Fornece a divisão de custos (capital versus custo operacional) associada à cobrança reversa.
    • Código de encargo
      Define o código de encargo associado à regra de débito.
    • Valor 1 de usuário e Valor 2 de usuário
      Define propriedades personalizadas associadas à regra de débito. Só será selecionar atributos personalizados se os valores de pesquisa tiverem sido definidos no
      Clarity PPM
      Studio.
    • Código de tipo de entrada
      Define o código de tipo de entrada associado à regra de débito.
    • Classe da transação
      Define a classe de transação associada à regra de débito.
    • Código de status
      Indica se a regra de débito está disponível para cobranças reversas.
      Valores:
      • Ativo. Indica que a regra sempre é considerada e pode ser correspondente a uma transação ao gerar faturas.
      • Inativo. Indica que a regra não é considerada ao gerar faturas.
      • Em espera. Se nenhuma regra ativa puder ser correspondente, a regra poderá ser considerada e corresponder a uma transação.
    • Cobrar restante em despesas gerais
      Indica se devem ser cobrados quaisquer custos restantes em despesas gerais. Marque esta caixa de seleção para cobrar quaisquer custos restantes como despesas gerais.
  5. Salve as alterações e continue adicionando combinações de conta contábil e departamento para cobrança de custos.
Definir alocações contábeis para regras padrão ou de crédito
Depois de criar regras de débito, defina as alocações contábeis que determinam como os custos são cobrados dos departamentos consumidores. As alocações contábil identificam as contas contábil e os departamentos que são debitados (para regras padrão) e creditados (para regras de crédito). As alocações contábil também indicam as porcentagens do custo que são cobradas ou creditadas. A porcentagem de alocação de uma regra de crédito de qualquer período sempre deve ser igual a 100%. Uma alocação contábil é composta de uma conta contábil completa e um conjunto de regras de alocação. As regras representam a porcentagem do custo alocado para um período especificado. Uma conta contábil completa é uma combinação do departamento e da conta contábil natural.
Para cada alocação contábil, é possível distribuir por igual as porcentagens de cobrança reversa em todos os períodos fiscais ou especificar porcentagens diferentes para cada período. Por exemplo, se a empresa configurar seu período fiscal em uma base trimestral, você poderá especificar uma alocação de 100% para o primeiro trimestre. Você poderá, então, especificar 50% nos trimestres restantes. Os custos restantes dos últimos três trimestres podem ser cobrados de outro departamento ou como despesas gerais.
Siga estas etapas:
  1. Abra o investimento ou serviço.
  2. Abra o menu Cobranças reversas e clique em Regras de débito ou Regras de crédito.
  3. Clique no link Código de alocação, para regras padrão, ou no link Código de crédito do recurso, para regras de crédito, para editar as propriedades da regra selecionada.
  4. Execute uma das etapas a seguir:
    1. Clique em Novo para adicionar uma conta à regra e definir alocações.
    2. Clique no link Conta contábil para editar alocações de uma conta já incluída na regra.
    A página de detalhes da regra é exibida.
  5. Na seção Geral, preencha os seguintes campos:
    • Conta contábil
      Define a conta contábil associada à regra.
    • Departamento
      Define o departamento associado à regra. Para regras de crédito, indica o departamento que está recebendo o crédito. Para regras padrão, indica o departamento que está sendo cobrado.
    Por padrão, é exibida uma linha vazia com campos para datas de início, de término, e porcentagem.
  6. Insira um período de início e de término para a regra.
  7. Especifique a porcentagem de débito ou crédito do departamento no período específico.
  8. Clique em Nova linha para continuar adicionando os períodos e percentagens.
  9. Clique em Salvar e voltar ao terminar.
Remover alocações contábeis de regras de débito
Você pode remover alocações contábeis de regras de débito, contanto que não haja referência a elas em nenhum plano financeiro ou cobrança reversa.
Siga estas etapas:
  1. Abra o investimento ou serviço.
  2. Abra o menu Cobranças reversas e clique em Regras de débito.
  3. Clique no link Código de alocação contábil para acessar os detalhes da regra.
  4. Conclua estas etapas na seção Geral:
    1. Selecione ou altere a conta contábil.
    2. Selecione ou alterar um departamento correspondente.
  5. Nos campos Início ou Término, use o seletor de datas para selecionar um período.
    O tipo de período fiscal da entidade determina os períodos disponíveis para seleção.
  6. Especifique a porcentagem para alocar com encargos para a combinação de conta contábil e departamento.
  7. Salve para continuar adicionando alocações para mais períodos.
  8. Salve as alterações.
Criar regras de despesas gerais
Quando as regras padrão ou de débito cobram os custos restantes como despesas gerais, as regras de despesas gerais determinam quais contas contábil são debitadas. As regras de despesas gerais podem conter apenas um conjunto de alocações contábil. Nenhuma informação de cabeçalho é necessária. Para cobrar os departamentos por custos de despesas gerais, configure os seguintes itens:
  • Contas contábil para despesas gerais.
  • Custos restantes são cobrados de regras padrão ou de débito.
Siga estas etapas:
  1. Abra a opção Administração e, em Cobranças reversas, clique em Regras de despesas gerais.
  2. Clique em Novo.
  3. Digite as seguintes informações:
    • Entidade
      Define a entidade associada à regra.
    • Conta contábil
      Define a conta contábil associada à regra.
    • Departamento
      Define o departamento associado à regra.
  4. Salve as alterações. Depois de salvas, as propriedades da regra são de apenas exibição.
  5. Defina os detalhes da regra de despesas gerais como segue:
    1. Especifique a porcentagem de alocação para despesas gerais no período específico.
    2. Clique em Nova linha para continuar adicionando os períodos e percentagens.
    3. Salve as alterações.
Para editar as alocações para regras de despesas gerais, edite as propriedades de uma conta selecionada, selecione um período, especifique a porcentagem para definir a alocação para a conta contábil completa e salve as alterações. Para excluir uma regra de despesas gerais, selecione-a e clique em Excluir.
Configurar créditos do recurso
Para poder configurar os créditos do recurso para registro na conta contábil, consulte a
Referência aos direitos de acesso
e verifique se cada usuário tem o direito de acesso Manutenção financeira - Gestão financeira.
A maioria dos departamentos de TI cobra os créditos do grupo para o qual eles trabalharam para alocar despesas e trabalho. Um crédito de recurso indica qual departamento, entidade, local, classe de transação ou classe de recurso recebe o crédito. Os incidentes oferecem suporte para créditos.
Remover alocações contábeis de regras de cobrança reversa
Use um dos métodos a seguir para remover alocações contábeis de regras de cobrança reversa:
  • Remova alocações contábeis de regras padrão ou de crédito.
  • Remover alocação contábil de regras de despesas gerais.
É possível remover alocações contábeis somente se elas não forem referenciadas em cobranças reversas e planos de custo.
Remover alocações contábil de regras padrão ou de crédito
Siga estas etapas:
  1. Clique no link Código de alocação ou no link Código de crédito do recurso para editar as propriedades da regra selecionada.
    Os detalhes de propriedades da regra são exibidos.
  2. Marque a caixa de seleção ao lado de cada alocação contábil que você deseja remover da regra e clique em Excluir.
Remover alocações contábil de regras de despesas gerais
Siga estas etapas:
  1. Clique no link Conta contábil para editar as propriedades da regra de despesas gerais selecionada.
    A página de detalhes da regra é exibida.
  2. Marque a caixa de seleção ao lado de cada período que você deseja remover da regra.
  3. Clique em Excluir.
Resolver erros e avisos de cobrança reversa
Use a página Mensagens para visualizar e monitorar erros e avisos de cobrança reversa. É possível que você veja erros e avisos:
  • Erros
    . Se ocorrer um erro de cobrança reversa, a transação que estiver causando o erro não poderá ser processada. Corrija esses erros para processar encargos e créditos.
  • Avisos
    . Os avisos de cobrança reversa informam sobre possíveis problemas que você pode corrigir.
A tabela a seguir inclui algumas das mensagens mais comuns e suas soluções:
Tipo
Mensagem
Solução possível
Não aplicável
Erro ao desembolsar encargos de débito (superalocação).
As porcentagens de alocação adicionam até mais de 100% da regra de débito. Para saber se a regra de débito tem porcentagens de alocação que adicionam até mais de 100%, configure as exibições de coluna da lista Débitos para o objeto Detalhe de alocação contábil para exibir uma linha de agregação. Para obter mais informações, consulte
Clarity PPM
Studio Development
.
Não aplicável
Erro ao desembolsar encargos de despesas gerais (superalocação).
As porcentagens de alocação adicionam até mais de 100% na regra de despesas gerais. Para saber se a regra de despesas gerais tem porcentagens de alocação que adicionam até mais de 100%, configure as visualizações de coluna da Lista de regras de despesas gerais para o objeto Detalhe de alocação contábil para exibir uma linha de agregação. Para obter mais informações, consulte
Clarity PPM
Studio Development
.
Aviso
Nenhum tipo de cobrança reversa definido no investimento.
Defina as opções de cobrança reversa do investimento.
Erro
Nenhum detalhe de alocação de regra de crédito no intervalo de data de transação.
Defina uma alocação contábil na regra de crédito para a data da transação.
Erro
Nenhum detalhe de alocação de regra de débito no intervalo de data de transação.
Defina uma alocação contábil na regra de débito para a data da transação.
Erro
Nenhuma regra de crédito correspondente localizada.
Execute uma das etapas a seguir:
  • Se não existir nenhuma regra de crédito, crie uma. Entre em contato com o gerente financeiro.
  • Se existir uma regra de crédito, compare seus critérios com a transação e ajuste ou crie uma regra para corresponder à transação. É possível também ajustar a transação para corresponder à regra. Entre em contato com o gerente financeiro e com o gerente de investimentos.
Erro
Nenhuma regra de débito correspondente localizada.
Proceda de uma das seguintes maneiras.
  • Se não existir nenhuma regra de débito, crie uma. Entre em contato com o gerente de investimentos ou de serviços.
  • Se existir uma regra de débito, compare seus critérios com a transação e ajuste ou crie uma regra para corresponder à transação. É possível também ajustar a transação para corresponder à regra. Entre em contato com o gerente financeiro e com o gerente de investimentos.
Erro
Nenhuma regra de despesas gerais localizada.
Execute uma das etapas a seguir:
  • Crie uma regra de despesas gerais. Entre em contato com o gerente financeiro.
  • Desmarque a opção para cobrar custos restantes como despesas gerais na regra de débito.
Erro
A combinação entre departamento e local selecionada é inválida.
Verifique se as propriedades da regra de crédito indicam uma combinação válida de departamento e local.
Aviso
Não foi possível creditar valor integral do encargo.
Revise a regra de crédito e verifique se a alocação contábil é igual a 100% para a data de transação especificada. Para obter mais informações, entre em contato com o gerente financeiro.
Aviso
O tipo de gasto da transação WIP [Despesa de capital|Depreciação] não corresponde ao tipo de gasto de faturamento de investimento de [Despesa de capital|Depreciação].
Execute uma das etapas a seguir:
  • Defina o tipo de gasto da transação WIP para coincidir com o tipo de gasto de faturamento do investimento. Entre em contato com o gerente financeiro.
  • Defina o tipo de gasto de faturamento de investimento para corresponder ao Tipo de gasto da transação WIP. Entre em contato com o gerente de investimentos ou de serviços.
Quando você corrigir um erro ou um aviso, as mensagens associadas a ele serão removidas da página Mensagens.
Siga estas etapas:
  1. Abra a opção Administração e, em Cobranças reversas, clique em Mensagens.
    Uma lista de erros e avisos de cobrança reversa é exibida.
  2. Verifique as seguintes informações:
    • Investimento
      Exibe o nome do investimento usado na transação.
    • Código de encargo
      Exibe o tipo de código de encargo associado ao investimento.
    • Data da transação
      Exibe a data da transação.
    • Tipo de gasto
      Exibe o tipo de despesa.
    • Recurso
      Exibe o recurso que incorreu em custo no investimento.
    • Alocação
      Exibe a regra na qual ocorreu o erro ou aviso.
    • Tipo de alocação
      Indica se esse tipo de regra é de crédito ou débito.
    • Subtipo de alocação
      Indica se a regra é padrão ou baseada em investimento.
    • Data do lote
      Exibe a data em que a rotina Gerar faturas foi executada.
    • Lote executado por
      Exibe o usuário que iniciou a rotina Gerar faturas.
    • Em espera
      Exibe se a mensagem de erro está no modo de espera.
    • Mensagem
      Exibe o erro ou aviso.
  3. Marque a caixa de seleção ao lado de cada mensagem e conclua uma das seguintes tarefas:
    • Clique em Em espera para colocar a mensagem de erro em espera.
    • Clique em Liberar para tirar a mensagem de erro do modo de espera.
  4. Corrija os erros e avisos.
Cabeçalhos de regra e alocações contábil baseadas em tempo
Regras de débito e crédito são compostas por um cabeçalho e um conjunto de alocações contábeis com base em tempo.
Cabeçalhos de regra
Um cabeçalho descreve a regra exclusivamente e é usado durante o processamento financeiro para fazer correspondência com transações. Aqui estão alguns exemplos:
  • Uma regra de débito DB-800 é descrita como código de encargo Despesas e código de transação SupTéc. Outra regra de débito DB-900 é descrita como código de encargo Despesas e código de transação ManutSist.
  • Uma regra de crédito CR-000 é descrita como local Santa Clara e classe de recurso ENG. Outra regra de crédito CR-111 é descrita como local Bournemouth e classe de recurso ENG.
É possível configurar o código de alocação contábil usado para criar e identificar regras para preenchimento automático.
Alocações contábil baseadas em tempo
Regras de débito e crédito são compostas por um cabeçalho e um conjunto de alocações contábeis com base em tempo. Alocações com base em tempo determinam quanto os departamentos são debitados ou creditados pelos custos durante um período de tempo. Regras de cobrança reversa se baseiam no seguinte:
  • Conta contábil completa
    . Determina a conta contábil da qual o custo é cobrado, e o departamento responsável pelo custo.
  • Período fiscal
    . Identifica o período da alocação contábil.
  • Porcentagem de alocação
    . Determina a porcentagem do custo total debitada ou creditada na conta contábil completa.
Definir as opções de cobrança reversa do investimento
A gestão de cobranças reversas de investimentos envolve a configuração de opções de cobrança reversa. É possível selecionar entre as seguintes opções ou tipos de cobrança reversa:
  • Regras de débito padrão
  • Regras de débito específicas ao investimento
A Despesa de cobrança identifica como os custos são reservados. A despesa de cobrança também é usada para corresponder às transações e determinar se os custos de investimento são faturados ou não. Por exemplo, sua empresa tem a política de gerar uma cobrança reversa apenas para os investimentos considerados despesas de capital. Você também gerencia servidores de email. As empresas consideram os servidores e outros hardwares críticos à missão como itens que depreciam ao longo do tempo e os tratam de forma diferente durante o processamento de transações. Todas as transações de despesas de capital processadas nos servidores de email serão ignoradas e não será feita a cobrança reversa.
As opções de cobrança reversa determinam como e quando os encargos são gerados durante o faturamento. Configure as opções de cobrança reversa para processar essas cobranças. O tipo de cobrança reversa determina se uma regra definida para o investimento ou uma regra de débito padrão corresponde a transações durante o processamento financeiro.
Selecione um tipo de cobrança reversa para gerar faturas para as transações correspondentes.
Siga estas etapas:
  1. Abra um investimento ou serviço.
  2. Abra o menu Cobranças reversas e clique em Opções.
  3. Preencha os seguintes campos:
    • Tipo de cobrança reversa
      Define o tipo de cobrança reversa do investimento ou serviço.
      Valores:
      • Padrão
      • Investimento
    • Tipo de despesa de cobrança
      Indica como os custos são contabilizados e se eles são considerados para faturamento quando as transações são processadas.
      Valores:
      • Despesa de capital
        . Os encargos são considerados para faturamento.
      • Depreciação
        . Os encargos não são considerados para faturamento.
  4. Salve as alterações.
Reverter encargos em transações
Você pode analisar as transações processadas para seus investimentos ou serviços, para verificar se elas foram registradas corretamente. Se encontrar erros que exijam reversões, você poderá reverter as alterações nas transações selecionadas ou em todas as transações listadas. Quando você reverte encargos, o encargo alocado é removido das faturas do departamento. Os encargos não são exibidos da próxima vez que as faturas são geradas ou quando o gerente do departamento gera uma fatura de novo manualmente. Se a fatura tiver sido bloqueada ou aprovada quando você reverter os encargos, essa alteração será refletida em faturas futuras.
Execute a rotina
Atualizar dados agregados
antes de gerar faturas para garantir que os dados da hierarquia sejam atualizados. Consulte
Referência a rotinas
para obter mais informações.
Siga estas etapas:
  1. Abra o investimento ou serviço.
  2. Abra o menu Cobranças reversas e clique em Transações.
    A
    página de transações de cobrança reversa é exibida.
  3. Na seção Filtrar, procure e selecione o período fiscal para o qual deseja visualizar ou reverter encargos em transações e clique em Filtrar.
  4. Revise as transações.
  5. Se as transações estiverem incorretas ou precisarem ser revertidas, execute um dos seguintes passos:
    • Selecione cada transação cujos encargos deseja reverter e clique em Reverter encargos selecionados.
    • Clique em Reverter encargos filtrados para reverter os encargos de todas as transações listadas.
    As transações selecionadas indicam que os encargos foram revertidos.
Exibir extratos de recuperação do departamento
Um
extrato de recuperação
informa aos departamentos quanto de seus custos incorridos pode ser recuperado dos departamentos que se beneficiaram dos serviços fornecidos. Um extrato de recuperação é semelhante a uma declaração de renda de uma empresa, mas apenas para departamentos. Os custos incorridos são cobrados dos departamentos que recebem os serviços. Os gerentes de departamento podem visualizar seus encargos em uma fatura. Somente os departamentos que prestam serviços podem visualizar seus extratos de recuperação.
Para exibir os extratos de recuperação do departamento, verifique se os seguintes itens existem:
  • Configurar serviços e associá-los ao departamento.
  • Ao menos um departamento deve inscrever-se em no mínimo um serviço oferecido pelo departamento fornecedor.
  • Deve haver regras de débito para os serviços. Entre em contato com seu gerente de serviços para criar regras de débito para o serviço.
  • Deve haver regras de crédito.
  • Consulte a
    Referência aos direitos de acesso
    e verifique se os usuários têm os devidos direitos de acesso para visualizar extratos de recuperação.
Os extratos de recuperação são gerados juntamente com as faturas durante as execuções programadas da rotina Gerar faturas.
Exemplos de extrato de recuperação
  • Os departamentos de TI não são mais centros de custo: sua empresa deseja oferecer às unidades de negócios uma variedade de suporte de TI, incluindo suporte a emails, à área de trabalho e à rede. Os serviços são essenciais para cada unidade de negócio manter suas linhas de negócios. Cada departamento é cobrado por esses serviços. Cada departamento que presta serviços recebe crédito pelo trabalho realizado.
  • As faturas aprovadas cobram custos dos departamentos que se beneficiam dos serviços: as faturas do departamento são geradas, analisadas e aprovadas trimestralmente pelos departamentos que se beneficiam dos serviços prestados a eles. Recursos humanos corporativos assinou vários serviços de TI e concordou em aceitar encargos por uma parte desses serviços. O departamento Recursos humanos aprovou uma fatura que totaliza US$ 17.400.
  • Os custos cobrados são convertidos em crédito para os departamentos fornecedores: o departamento Serviços de fornecimento de TI recebe crédito pelos serviços que fornece. O gerente do departamento verifica os custos incorridos e os créditos no extrato de recuperação do departamento. Essa instrução mostra que alguns encargos foram aprovados e o departamento já recuperou US$ 17.400,00 até o momento. Os gerentes de outros departamentos ainda precisam aprovar seus encargos. Os encargos são exibidos como variação de recuperação.
Visualizar resumos de extratos de recuperação
É possível exibir um extrato de recuperação que resume todos os custos incorridos, custos recuperados e créditos de cada investimento.
Siga estas etapas:
  1. Abra a Página inicial e, em Organização, clique em Departamentos.
  2. Clique em um link de departamento para abrir o departamento.
  3. Clique em Extrato de recuperação.
  4. Filtre as informações de recuperação.
    Uma lista dos investimentos do departamento é exibida.
  5. Verifique as informações de recuperação usando estes dados:
    • Investimento
      Exibe o nome do investimento pertencente a esse departamento e oferecido como serviço a outros departamentos.
    • Tipo
      Indica se o investimento é um serviço ou algum outro tipo de investimento.
    • Custo incorrido
      Exibe o custo total incorrido até a data por esse investimento, que foi cobrado de outros departamentos. Clique no valor para detalhar e visualizar os detalhes da transação.
    • Custo recuperado
      Exibe o total de encargos aprovados até a data pelos departamentos cobrados por esse investimento. Esse valor representa o total de custos recuperados até a data por esse departamento. Clique no valor para detalhar e visualizar os detalhes da transação.
    • Variação de recuperação
      Exibe a diferença até a data entre os custos incorridos e os recuperados. Este valor representa o valor total que esse departamento espera recuperar.
    • Créditos
      Exibe o crédito total possível que esse departamento pode receber. Clique no valor para detalhar e visualizar os detalhes da transação.
    • Variação de créditos
      Exibe a diferença até a data entre os custos recuperados (aprovados) e o total de créditos (aprovados e não aprovados).
Exibir os detalhes do extrato de recuperação
É possível exibir os detalhes do extrato de recuperação para visualizar os detalhes da transação.
Siga estas etapas:
  1. Com o departamento aberto, clique em Extrato de recuperação.
    É exibida uma lista de investimentos.
  2. Clique em qualquer um dos links abaixo para visualizar os detalhes da transação:
    • Custo incorrido
    • Custo recuperado
    • Créditos
    Uma lista das transações processadas que afetam esse extrato de recuperação é exibida.
  3. Marque a caixa de seleção Incluir subdepartamentos para visualizar as transações de subdepartamentos. Essa caixa de seleção ficará inativa se não houver subdepartamentos.
  4. Visualize as seguintes informações:
    • Investimento
      Exibe o nome do investimento do qual os custos foram incorridos.
    • Departamento
      Exibe o nome do departamento do qual os custos serão cobrados.
    • Data da transação
      Exibe a data da transação.
    • Valor
      Exibe o total de custos incorridos.
    • Porcentagem
      Exibe a alocação contábil definida na regra de crédito pelo gerente financeiro.
    • Valor dimensionado
      Exibe o valor dimensionado com base na porcentagem de alocação contábil.
Enviar e aprovar faturas de departamento
Cada departamento cobrado pelo custo dos investimentos e serviços entregues recebe uma fatura para cada período. É possível visualizar as faturas periodicamente para monitorar alterações, fazer correções, aprovar ou rejeitar faturas e gerar de novo as faturas manualmente. O gerente de investimentos ou serviços configura as regras de débito que identificam os departamentos a serem cobrados. As regras também indicam a porcentagem do custo a ser debitada.
Para receber, enviar, aprovar ou rejeitar uma fatura, verifique se os seguintes itens existem:
  • Configure o tipo de período fiscal para estabelecer o ciclo de fatura.
  • Configure um dos seguintes itens:
    • Regras de débito específicas ao investimento.
    • Regras de débito padrão
    • Regras de crédito
  • Consulte a
    Referência aos direitos de acesso
    e verifique se os usuários têm os devidos direitos de acesso para visualizar, enviar, aprovar ou rejeitar faturas.
Aprovação de faturas
Em geral, o gerente financeiro e o gerente do departamento trabalham juntos para aprovar faturas. O gerente financeiro envia faturas para aprovação e o gerente de departamento aprova ou rejeita as faturas. Os direitos de acesso às faturas do departamento determinam os usuários que podem executar tarefas relativas a faturas.
Use as diretivas e as práticas recomendadas da empresa para identificar as funções responsáveis pelas faturas e para determinar os períodos de encerramento de envio e aprovação de faturas. Essas informações descrevem o processo de aprovação:
  1. A fatura é gerada pela execução da rotina Gerar fatura, que pode ser programada para execução periódica. Quando a rotina for concluída, a fatura ficará disponível com um status
    Pro forma
    . A fatura fica aberta para receber transações adicionais e fica disponível para análise. O gerente financeiro pode gerar novamente as faturas manualmente, conforme necessário, e capturar transações ou ajustes recém-adicionados entre execuções programadas de geração de faturas.
  2. O gerente financeiro envia a fatura para aprovação. O status muda para
    Enviado
    e a fatura fica bloqueada. Nenhuma outra transação pode ser adicionada. Se transações adicionais forem processadas para esse período, elas serão adicionadas à fatura do período seguinte.
  3. O gerente de departamento pode aprovar ou rejeitar a fatura.
    • Se ela for aprovada, o status mudará para
      Aprovado
      . A fatura estará concluída e nenhuma outra ação poderá ser executada.
    • Se for rejeitada, o status mudará para
      Rejeitado
      . O gerente financeiro pode ajustar ou reverter uma transação específica ou a fatura inteira.
Aprovações de faturas delegadas
A aprovação de faturas delegadas permite que os subdepartamentos visualizem e aprovem suas próprias faturas. A aprovação de fatura delegada é determinada durante a configuração de departamentos. Quando os subdepartamentos recebem a aprovação de fatura delegada, as faturas são geradas para cada subdepartamento e para o departamento pai. Essa condição se aplicará se houver regras de débito e as transações forem registradas dentro dessas regras. Os encargos do subdepartamento não são acumulados no pai.
Quando os subdepartamentos não têm a aprovação de fatura delegada, todos os encargos registrados relativos a esses subdepartamentos são acumulados para a fatura do departamento pai. Os departamentos pai devem ter a aprovação de fatura delegada para delegar a aprovação de fartura a qualquer um de seus subdepartamentos. Se o departamento pai de nível superior não definir a aprovação de fatura delegada, nenhum subdepartamento nessa ramificação poderá visualizar ou aprovar faturas. Todos os encargos são acumulados no departamento pai de nível superior.
O seguinte diagrama mostra a estrutura organizacional e o efeito que a aprovação de fatura delegada tem sobre cada departamento:
Esta imagem mostra como a aprovação da fatura delegada permite que os departamentos aprovem suas próprias faturas.
Esta imagem mostra como a aprovação da fatura delegada permite que os departamentos aprovem suas próprias faturas.
  • Banco de varejo:
    delega a aprovação de faturas a seus dois subdepartamentos: autoatendimento bancário e contas especiais de clientes. Uma fatura para a unidade de negócio Retail Banking é gerada quando as transações são registradas para a unidade de negócio.
  • Autoatendimento bancário:
    não delega a aprovação de faturas a seus dois subdepartamentos: marketing e serviço de atendimento ao cliente. Uma fatura é gerada para o departamento de operações bancárias de autoatendimento quando as transações são registradas relativas a ele. Quaisquer encargos registrados para os departamentos de Marketing e Serviço ao cliente são acumulados na fatura de operações de autoatendimento bancário. Os departamentos de marketing e atendimento ao cliente de autoatendimento não recebem faturas.
  • Contas especiais de clientes:
    delega a aprovação de faturas a seus dois subdepartamentos: marketing e atendimento ao cliente. Uma fatura é gerada para o departamento Contas especiais de clientes quando as transações são registradas em relação ao departamento. Os departamentos Marketing de contas especiais e Serviço de atendimento ao cliente de contas especiais também recebem suas próprias faturas quando as transações são registradas em relação a seus departamentos.
Agregação de faturas
Cada item de linha de uma fatura mostra os encargos agregados do investimento ou serviço pai de nível superior em uma hierarquia. Também é possível detalhar e visualizar os encargos do investimento pai e de qualquer investimento filho envolvidos em transações durante o período da fatura. Para saber como trabalhar com encargos em hierarquias de investimento ou serviço, consulte
Gestão de serviços de TI
e
Gestão de projetos
.
Exemplo: os encargos de linha inferior são os superiores
O departamento Varejo de autoatendimento da Forward Inc. gerencia um produto chamado Autoatendimento bancário. Esse produto é o pai de nível superior de vários outros investimentos filhos, como o sistema OBP (Online Bill Presentment - Fatura eletrônica) e o suporte técnico. Ao visualizar faturas, os gerentes de departamento verão apenas os encargos agregados do pai de nível superior. Por exemplo, o valor de US$ 4.190,00 para as operações de Autoatendimento bancário representa o total de encargos de qualquer investimento da hierarquia envolvido em uma transação durante o período da fatura. Os gerentes de departamento podem visualizar encargos detalhados em cada investimento na hierarquia clicando no valor ou valor total.
Ajustes de fatura
Ocasionalmente, você poderá ver encargos incorretos que requerem algum ajuste ou reversão. Você pode rejeitar a fatura e solicitar um ajuste. Aqui estão alguns exemplos dos ajustes que você pode solicitar:
  • Alterar a sua parte no custo do investimento ou serviço
    . Entre em contato com o gerente de investimentos ou serviços e solicite um ajuste no percentual de alocação do débito.
  • Atualizar a transação
    . Entre em contato com o gerente financeiro para criar um ajuste de WIP e modifique a transação conforme necessário, por exemplo, aumentando ou diminuindo a taxa, o custo ou as unidades.
  • Reverter os encargos completamente
    . Entre em contato com o gerente de investimentos ou serviços ou o gerente financeiro para reverter os encargos.
Ajustes ou reversões de transações ou regras de débito acionam ajustes em outros departamentos que compartilham o custo do investimento. Por exemplo, se a sua porcentagem de alocação for reduzida em 5%, outros departamentos receberão esses encargos adicionais. Se o custo total for descontado para uma transação, todos os departamentos que compartilham os custos também receberão um ajuste de seus encargos. Qualquer ajuste ou reversão feitos em faturas bloqueadas ou aprovadas são refletidos na próxima fatura desbloqueada ou na seguinte.
Enviar faturas do departamento
Os gerentes do departamento podem visualizar uma lista das faturas geradas para seus departamentos. Os gerentes financeiros podem visualizar todas as faturas geradas nas páginas de faturas da gestão financeira. Em uma fatura, é possível fazer uma busca detalhada e visualizar os seguintes detalhes:
  • O status WIP ou de ajuste de uma transação.
  • O valor da transação.
  • A porcentagem cobrada. Exemplo: 100% indica que somente um serviço está usando o investimento e 50% indica que o investimento é compartilhado por dois serviços.
  • O valor dimensionado em dólares com base na porcentagem cobrada para o serviço.
Em geral, o gerente financeiro envia faturas para aprovação. As faturas enviadas são automaticamente bloqueadas e recebem um status
Enviado
. As faturas enviadas podem ser recuperadas, aprovadas ou rejeitadas.
Siga estas etapas:
  1. Abra a Página inicial e, em Organização, clique em Departamentos.
  2. Abra o departamento e clique em Faturas.
    Uma lista das faturas do departamento é exibida.
  3. Clique no link Número da fatura para abri-la. Os campos a seguir precisam de explicação:
    • Valor atual
      Exibe o valor do encargo para o período de tempo especificado. Clique neste link para visualizar os detalhes da transação.
    • Ajuste do período anterior
      Exibe o valor de um ajuste ocorrido durante um período anterior. Se o valor for zero, nenhum ajuste de período anterior foi feito. Clique neste link para visualizar os detalhes do ajuste.
    • Valor total
      Exibe o valor total dos encargos menos os ajustes para o período de tempo especificado. Clique neste link para visualizar os detalhes da transação.
    • Assinatura
      Indica se você assinou um serviço. Se você assinou um serviço, uma marca de seleção será exibida.
  4. Enviar a fatura.
Bloquear e desbloquear faturas do departamento
O gerente financeiro geralmente usa a página de itens de fatura do departamento para bloquear e desbloquear faturas. Ao ser enviada, uma fatura é automaticamente bloqueada. Quando uma fatura é bloqueada, as transações não podem ser adicionadas a ela. Se você tiver direitos de acesso para enviar faturas, poderá desbloquear temporariamente e gerar de novo a fatura para fazer alterações de última hora.
Siga estas etapas:
  1. Abra a Página inicial e, em Organização, clique em Departamentos.
  2. Abra o departamento e clique em Faturas.
    Uma lista das faturas do departamento é exibida.
  3. Clique no link Número da fatura para abri-la.
  4. Execute uma das etapas a seguir:
    • Clique em Bloquear para impedir atualizações na fatura.
    • Clique em Desbloquear para abrir a fatura para atualização.
Aprovar ou rejeitar as faturas do departamento
Em geral, é o gerente do departamento quem aprova, recupera ou rejeita as faturas. É possível alterar o status de uma fatura de volta para o estado Enviado recuperando-a. Quando uma fatura é aprovada, não é possível recuperá-la nem executar nenhuma outra ação. Quaisquer ajustes ou reversões feitos na fatura após a aprovação serão incluídos na próxima fatura desbloqueada ou na seguinte. Quando uma fatura é rejeitada, ajustes de WIP ou alterações em regras de débito podem ser feitos para corrigir os encargos. Entre em contato com o gerente financeiro para obter ajuda com ajustes de WIP.
Siga estas etapas:
  1. Abra a Página inicial e, em Organização, clique em Departamentos.
  2. Abra o departamento e clique em Faturas.
    Uma lista das faturas do departamento é exibida.
  3. Clique no link Número da fatura para abri-la.
  4. Clique em Aprovar ou Rejeitar.
Gerar as faturas do departamento novamente
As faturas são atualizadas continuamente durante as execuções programadas da rotina Gerar faturas. No entanto, você pode atualizar manualmente uma fatura entre as execuções programadas e visualizar as transações recém-adicionadas. Se um novo cálculo afetar várias faturas e todas as faturas afetadas estiverem desbloqueadas, a fatura será atualizada. Os novos cálculos serão ignorados se alguma fatura afetada pela alteração estiver bloqueada. Se um novo cálculo não for possível, uma mensagem é exibida.
Para obter mais informações, consulte
Referência a rotinas
,
Gerar faturas
e a descrição da rotina.
Execute a rotina
Atualizar dados agregados
antes de gerar novamente as faturas para garantir que os dados da hierarquia sejam atualizados. Consulte
Referência a rotinas
para obter mais informações.
Siga estas etapas:
  1. Abra a Página inicial e, em Organização, clique em Departamentos.
  2. Abra o departamento e clique em Faturas.
    Uma lista das faturas do departamento é exibida.
  3. Clique no link Número da fatura para abri-la.
  4. Clique em Gerar novamente.
    Uma barra de andamento é exibida durante o processo de nova geração. Após a conclusão, a fatura recalculada será exibida.
  5. Clique no link Valor atual ou Valor total para visualizar os detalhes da transação e ver os efeitos dos ajustes na fatura.