Enviar uma planilha de horas

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Como integrante da equipe ou equipe alocada do projeto, você é responsável por acompanhar o número de horas trabalhadas em tarefas específicas e enviar uma planilha de horas. O acompanhamento das horas de trabalho usando planilhas de horas permite que empresas planejem orçamentos para projetos complexos, monitorem a alocação de recursos, implementem os códigos de cobrança e assim por diante. O seu gerente pode solicitar que você acompanhe as horas gastas em tarefas específicas para determinados projetos. De acordo com a política da empresa, o gerente também pode querer que você controle as horas gastas com tarefas em vários métodos de entrada e códigos de encargo. Como um usuário do aplicativo, acompanhe suas horas de trabalho usando planilhas de horas. Seu gerente de recursos é responsável pelo gerenciamento do registro das horas de seus subordinados diretos.
As planilhas de horas estão disponíveis na
Nova experiência do usuário
, no PPM clássico e em nosso aplicativo móvel. O administrador ou gerente pode recomendar as opções que estão disponíveis na sua organização.
O seguinte fluxo de trabalho mostra as etapas para enviar a planilha de horas:
Imagem exibindo como enviar uma planilha de horas
Imagem exibindo como enviar uma planilha de horas
2
Abrir a planilha de horas para enviar as horas trabalhadas
Depois que o seu gerente registrá-lo como usuário, você poderá começar a trabalhar com o
Clarity PPM
. Para iniciar o acompanhamento de tempo com planilhas de horas, acesse suas planilhas de horas não enviadas.
Siga estas etapas:
  1. Clique em
    Página inicial
    ,
    Pessoal
    ,
    Planilhas de horas
    .
    As planilhas de horas não enviadas são exibidas.
  2. Clique no ícone
    Planilha de horas
    ao lado de uma planilha de horas.
    Também é possível clicar no ícone
    Planilha de horas atual
    (símbolo de relógio), na parte superior direita da página, para abrir a sua planilha de horas da semana atual.
Nas releases 15.1 e mais recentes, você não poderá usar planilhas de horas clássicas se o administrador ativar as planilhas de horas na
Nova experiência do usuário
.
Configurar a planilha de horas
Você pode configurar as opções padrão de aparência e de entrada de horas para todas as suas planilhas de horas. Por exemplo, altere o layout das colunas e defina a ordem de classificação de linhas (tarefas) nas suas planilhas de horas. Você também pode definir opções para preencher automaticamente um nova planilha de horas.
Siga estas etapas:
  1. Efetue logon no
    Clarity PPM
    clássico.
  2. Abra uma planilha de horas. As alterações de configuração se aplicam a todas as suas planilhas de horas. Você só está alterando a maneira como visualiza suas planilhas de horas. Os dados da planilha de horas não são alterados.
  3. Clique no link
    Configurar
    na parte inferior direita da página.
  4. Na seção
    Conteúdo e layout
    , selecione os rótulos da coluna para exibição na planilha de horas, na lista Colunas disponíveis. Para movê-los para a lista
    Colunas selecionadas
    , clique na seta
    Mover para a direita
    .
  5. Especifique as seguintes opções de classificação:
    • Coluna de classificação padrão
      Especifica a coluna para classificar as tarefas na página Planilha de horas. Por exemplo, classifique as tarefas por investimento pai, descrição, nome curto ou data de início. Os valores variam com base na lista Colunas selecionadas.
    • Ordem de classificação
      • Crescente
        : classifica a coluna do valor mais baixo para o mais alto.
      • Decrescente
        : classifica a coluna do valor mais alto para o mais baixo.
  6. Na seção
    Opções de entrada de horas
    , selecione todas as opções desejadas para preencher automaticamente uma nova planilha de horas.
    • Preencher as tarefas atribuídas
      Preenche automaticamente uma nova planilha de horas com atribuições de tarefas abertas no momento. As atribuições abertas têm um intervalo de datas no período da nova planilha de horas e, em geral, têm EPT pendente ou aceita diferente de zero. O intervalo também inclui o número de dias que o administrador definiu na página
      Opções da planilha de horas
      . O campo
      Preencher intervalo de tempo
      inclui uma configuração para os dias antes e depois do início do período (padrão = 7 dias). Se alguma atribuição aberta tiver EPT diferente de zero, também serão exibidas as tarefas em qualquer período futuro fora do intervalo.
    • Copiar entradas de horas da planilha de horas anterior
      Preenche automaticamente uma nova planilha de horas com as entradas de tarefa abertas da planilha de horas anterior.
      • Incluir as horas trabalhadas da planilha de horas anterior (exceto incidentes)
        Inclua automaticamente as horas trabalhadas da planilha de horas anterior com as seguintes duas exceções:
        • Essa opção não copia horas trabalhadas para incidentes.
        • Essa opção não copia entradas de horas trabalhadas ocasionais, como férias ou licença médica, de
          dias de folga
          no calendário dos recursos.
    • Unidade de exibição
      Indica a unidade de medida para as entradas de horas. Os valores incluem
      Horas
      ou
      Dias
      . Em geral, o tempo é informado em horas, arredondadas para o quarto de hora mais próximo. Por exemplo, 8.00 horas ou 4.25 horas.
    • Casas decimais
      Indica a quantidade de casas decimais para a unidade de exibição da entrada de horas selecionada.
  7. Clique em
    Save
    .
Preencher uma planilha de horas
Na primeira vez em que você abrir uma planilha de horas, a planilha estará em branco, sem conter tarefa alguma. Você pode preencher automaticamente a planilha de horas atual com tarefas.
Observação:
dependendo de como você (ou seu administrador) configurar as opções da planilha de horas, o preenchimento automático de uma planilha de horas seguirá um destes procedimentos:
  • Copia todas as suas atribuições de tarefa para a planilha de horas atual.
  • Copia na planilha de horas atual as entradas da planilha de horas da planilha de horas enviada mais recentemente (e, opcionalmente, inclui as horas trabalhadas).
Siga estas etapas:
  1. Abra a nova planilha de horas da semana atual.
    Não aparecem entradas de tarefas porque a planilha de horas é nova.
  2. Clique em
    Configurar
    se desejar definir ou alterar as opções para preencher automaticamente a nova planilha de horas. Para obter mais informações sobre como configurar as opções de preenchimento da planilha de horas, consulte Configurar a planilha de horas.
  3. Clique em
    Preencher
    para preencher a planilha de horas com base nas opções de configuração que você ou seu administrador definiu.
Observação:
o botão
Preencher
só aparecerá se as opções de preenchimento automático tiverem sido definidas.
Adicionar entradas a uma planilha de horas manualmente
Após preencher a planilha de horas com tarefas, é possível adicionar mais tarefas do seu projeto. Para adicionar mais tarefas a uma planilha de horas, use o recurso Adicionar tarefa.
Siga estas etapas:
  1. Clique no botão
    Adicionar tarefa
    na planilha de horas aberta.
    Uma página é exibida com uma lista de tarefas disponíveis para o usuário.
  2. Marque a caixa de seleção ao lado das tarefas que você deseja adicionar à planilha de horas e, em seguida, clique no botão
    Adicionar
    na parte inferior da página.
(Opcional) Especificar o tipo de entrada e os códigos de encargo
Códigos de tipo de entrada e encargo são usados para fins de folha de pagamento. Se a sua empresa usa esses códigos, o gerente de projeto poderá torná-las disponíveis para você nas planilhas de horas. O seu gerente também pode querer que você divida entradas neste processo. Verifique a política da empresa sobre códigos de cobrança e tipo de entrada antes de enviar suas planilhas de horas.
Siga estas etapas:
  1. Abra uma planilha de horas.
  2. Selecione um código de tipo de entrada ou código de encargo na lista suspensa
    Código de tipo de entrada
    ou
    Código de encargo
    em uma linha de entrada de horas.
  3. (Opcional) Marque a caixa de seleção próxima à entrada da planilha de horas a ser dividida e clique em
    Dividir
    .
    Essa etapa será apropriada quando o seu gerente desejar que você insira horas específicas com dois códigos de encargo diferentes. Depois de dividir a entrada, é possível selecionar um código de tipo ou um código de cobrança no campo Código de tipo de entrada ou Código de encargo para a segunda entrada.
  4. Salve as alterações.
(Opcional) Adicionar uma linha da planilha de horas em uma categoria de horas indiretas
O gerente pode solicitar que você adicione linhas a uma planilha de horas em uma categoria indireta.
As novas planilhas de horas do CA PPM 15.x não oferecerão mais suporte a entradas de horas indiretas. Use
Outro trabalho
no lugar dessa opção. Esteja ciente de que você poderá notar diferenças nos totais se tiver inserido e aprovado horas indiretas usando as planilhas de horas do PPM clássico e, posteriormente, alternar para a
Nova experiência do usuário
no CA PPM 15.x.
Siga estas etapas:
  1. Abra uma planilha de horas.
  2. Clique em
    Nova linha indireta
    .
  3. Selecione os
    Códigos de encargo
    ou os
    Códigos de tipo de entrada
    (se aplicável).
  4. Salve as alterações.
Inserir as horas trabalhadas na planilha de horas
Para registrar o tempo trabalhado por dia em atribuições de tarefa específicas, use a página da planilha de horas do período de trabalho atual.
Também é possível distribuir o número de horas para uma única tarefa igualmente entre todos os dias úteis, inserindo o número total de horas trabalhadas na coluna Total para a linha de entrada de horas. Se forem inseridos valores nas células Data e Total, o valor da célula Data substituirá o valor da célula Total.
Siga estas etapas:
  1. Abra uma planilha de horas.
  2. Nas células
    Data
    da planilha de horas, insira o número de horas trabalhadas em cada atribuição, a cada dia.
  3. Salve as alterações.
Enviar uma planilha de horas para aprovação
A planilha de horas enviada vai para o aprovador da planilha de horas. O status da planilha de horas será
Não aprovado
até que ela seja aprovada.
Execute um destes procedimentos:
  • Na página de lista de planilhas de horas, selecione a planilha desejada e clique em
    Enviar para aprovação
    .
  • Abra a planilha de horas e clique em
    Enviar para aprovação
    .
Corrigir uma planilha de horas devolvida
Quando o gerente devolve uma planilha de horas para correção, você recebe uma notificação. O método desta notificação depende das configurações da sua conta.
Siga estas etapas:
  1. Abra a sua planilha de horas retornada. Por exemplo, clique no link da notificação de seu gerente.
    A planilha de horas devolvida pode ter anotações do seu gerente sobre o que deve ser corrigido. Os ícones Papel e Lápis na planilha de horas indicam se há novas observações.
  2. Faça as correções necessárias na planilha de horas.
  3. Envie sua planilha de horas para aprovação.
    Seu gerente é notificado de que a planilha de horas corrigida está pronta para análise e aprovação.
Ajustar uma planilha de horas registrada
Depois que o gerente aprovar a planilha de horas enviada, os dados das horas trabalhadas são registrados no
Clarity PPM
. É possível ajustar uma planilha de horas registrada para as seguintes entradas:
  • Tarefas que estão abertas para entrada de horas e estão associadas a um projeto ativo. O projeto deve estar aberto para entrada de horas.
  • Tarefas indiretas (por padrão, as tarefas indiretas são consideradas ativas)
  • Tarefas de incidentes de um objeto de investimento ativo fora do projeto (NPIO). O NPIO deve estar aberto para entrada de horas. Usuários do Clarity PPM 15.6, consultem a dica a seguir.
As restrições do NPIO pai associadas ao último marcador acima foram removidas na Release 15.6. Nas releases anteriores, não era possível ajustar uma linha da planilha de horas para um incidente se o seu aplicativo pai estivesse fechado para a entrada de horas ou se estivesse inativo. Os usuários podiam registrar horas em um mesmo incidente, mas não podiam ajustar a entrada de horas porque a linha era somente leitura, pois o aplicativo associado estava fechado para a entrada de horas. Como alternativa, era preciso abrir novamente o aplicativo para a entrada de horas. Na 15.6 e nas release mais novas, as linhas da planilha de horas dos incidentes permitem ajustes quando o investimento pai está ativo ou inativo, e quando a configuração Aberto para entrada de horas está marcada (aberta) ou desmarcada (fechada).
Siga estas etapas:
  1. Abra a planilha de horas registrada.
  2. Clique em
    Ajustar
    .
    • O botão
      Ajustar
      só aparecerá na planilha de horas registrada se ao menos uma das tarefas da planilha de horas estiver ativa.
    • As tarefas inativas em sua planilha de horas são exibidas como entradas somente leitura.
  3. Edite uma ou mais tarefas ativas em sua planilha de horas.
O botão
Excluir
não aparece quando você ajusta uma planilha de horas. Se você reservou a hora incorretamente em uma tarefa, é possível remover a entrada de hora da planilha de horas. No entanto, você pode definir os valores para a tarefa como zero. Essa configuração indica que nenhuma hora foi reservada para a tarefa.