Nova experiência do usuário: gerenciar as finanças da ideia

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Nicole, uma gerente de projeto, observa que algumas das ideias têm potencial e podem ser convertidas em projetos para agregar valor à sua organização. No entanto, antes que as ideias sejam convertidas, Nicole precisa do conhecimento financeiro de Rita para projetar o custo estimado das ideias antes que ela possa enviá-las para aprovação.
Rita desenvolve vários planos de custo para as ideias listadas. Rita também planeja mostrar a divisão de custos de cada plano de custo e, para isso, cria os detalhes do plano de custo. Como o módulo financeiro está ativado nesta release, ele poupa o tempo que Nicole gastaria verificando o plano de custo e seus detalhes para as ideias que já têm as estimativas financeiras no PPM clássico.
Rita também pode atingir as seguintes metas:
  • Exibir todos os planos de custo financeiro na página Lista de planos.
  • Criar, editar e analisar os planos de custo.
  • Quando estiver pronta, ela poderá marcar o plano de registro.
  • Ajustar o plano de custo com base no andamento das ideias e criar outro plano de custo que se mescle com o orçamento existente ou o substitua.
  • As ideias que tiverem planos de custo no PPM clássico serão automaticamente incluídas na visualização Lista do plano de custo na Nova experiência do usuário.  
  • As visualizações Lista do plano de custo e Detalhe do plano de custo oferecem suporte a atributos personalizados na grade e no submenu. Configure uma vez e os atributos estarão disponíveis em Ideias.
  • É possível enviar um Plano de custo para aprovação na Nova experiência do usuário, mas só é possível exibir e aprovar os orçamentos no PPM clássico.
  • É possível vincular um Plano de benefícios a uma Lista do plano de custo na visualização em grade ou por meio do submenu na Nova experiência do usuário. No entanto, só é possível criar Planos de benefícios no PPM clássico.
  • Como a ideia usa o componente comum de grade, a barra de status da grade exibe Média, Contagem, Mín, Máx e Soma para as células selecionadas na grade. Por exemplo, é possível selecionar várias linhas na coluna Custo em um detalhe do plano de custo e ver o custo total e o custo planejado médio para esses atributos de uma ideia.
Esta seção contém os seguintes tópicos que ajudam um gerente financeiro a executar várias tarefas usando as Finanças da ideia na
Nova experiência do usuário
:
2
Pré-requisitos
Antes de começar a usar o recurso, certifique-se de que os seguintes detalhes de configuração tenham sido implementados pelo administrador:
  • Certifique-se de que o administrador tenha configurado o módulo Finanças usando os blueprints.
  • Certifique-se de que a ideia esteja ativada financeiramente e que uma entidade com períodos fiscais ativos esteja associada à ideia no PPM clássico. Para fazer isso, associe a ideia a um departamento. Selecione Departamento no seletor Coluna e, em seguida, especifique o valor do departamento na linha da ideia.
  • Verifique se o administrador lhe concedeu um ou mais dos seguintes direitos de acesso:
    • Ideia – Plano de custo – Editar tudo
    • Ideia – Plano de custo – Exibir tudo
    • Ideia – Plano de custo – Editar
    • Ideia – Plano de custo – Exibir
Para obter mais informações, consulte
Access Rights Reference
na edição em inglês da documentação.
Trabalhar com o plano de custo e seus detalhes
Criar um plano de custo
Você pode criar vários planos de custo para uma ideia. No entanto, é possível definir apenas
um
plano de custo como seu POR (Plan of Record - Plano de registro). Por padrão, o primeiro plano de custo é definido como o plano de registro de uma ideia.
Exemplo
: Rita desenvolve os planos de custo para a ideia denominada Repositório para arquivamento de emails para os anos fiscais 2020 e 2021 para Nova Iorque e Londres para determinar os custos operacionais e de capital em cada um desses locais.
Siga estas etapas:
  1. Abra um projeto e clique em
    Finanças
    . A lista de planos de custo será exibida no layout de grade.
  2. Clique no ícone de sinal de mais (
    +
    ). Uma nova linha será exibida na grade Lista de planos.
  3. Preencha os campos necessários, incluindo o
    Nome do plano
    ,
    Período de início
    ,
    Período final
    e
    Atributos de agrupamento, ID
    ,
    Tipo de período
    e vários outros campos que estiverem disponíveis no seletor de coluna.
Os valores do campo
ID
só serão exibidos se a numeração automática estiver ativada para o objeto Plano de custo no Clarity PPM clássico. É possível selecionar um ou mais atributos de agrupamento predefinidos.
Associar um plano de custo a um plano de benefícios
É possível vincular um Plano de benefícios a uma Lista do plano de custo na visualização em grade ou por meio do submenu na Nova experiência do usuário. No entanto, só é possível criar Planos de benefícios no PPM clássico.
Siga estas etapas:
  1. Abra um projeto e clique em
    Finanças
    . A lista de planos de custo será exibida no layout de grade.
  2. Vá para o seletor Coluna e selecione Planos de benefícios. A coluna Plano de benefícios será adicionada à grade Plano de custo.
  3. Se houver vários Planos de benefícios para um Plano de custo, clique na lista suspensa da linha e selecione um Plano de benefícios. Agora, o Plano de benefícios está associado ao Plano de custo.
Editar um plano de custo
Se as estimativas de uma ideia tiverem sido alteradas, será possível editar e atualizar o plano de custo associado no painel Detalhes. Você também pode atualizar os detalhes do item de linha para um plano de custo editando as linhas na grade. Clique duas vezes nas células do plano para editar os valores do custo planejado. Você pode copiar custos planejados da mesma grade ou de uma planilha do Excel e colá-los em outro lugar na grade.
Exemplo
: Rita é informada de que deve atualizar o Tipo de período do plano de custo no Repositório para arquivamento de emails relativo ao ano fiscal 2020 para mensal em vez de trimestral, adicionar detalhes específicos na descrição e, em seguida, enviá-lo para aprovação.
Siga estas etapas:
  1. Abra um projeto e clique em
    Finanças
    . A lista de planos de custo será exibida no layout de grade.
  2. Faça edições embutidas. Como alternativa, selecione um plano de custo e clique em
    Detalhes
    . O painel Detalhes é aberto.
  3. Clique no ícone de detalhes.
  4. Edite os detalhes necessários.
As edições ficarão visíveis imediatamente no plano de custo.
Criar um detalhe do plano de custo
É possível criar Detalhes do plano de custo para uma Lista do plano de custo específica, a fim de exibir o detalhamento da alocação de custos. É possível fazer o detalhamento de uma Lista do plano de custo para revisar a exibição Detalhe do plano de custo. Também é possível adicionar Detalhes do plano de custo por meio da edição embutida.
Exemplo
: Nicole pede a Rita que mostre os detalhes de vários planos de custo para ver o detalhamento de custos de todo o período.
Siga estas etapas:
  1. Efetue logon na
    Nova experiência do usuário
    .
  2. Vá para
    Ideias
    no menu principal.
  3. Abra um projeto e clique em
    Finanças
    . A lista de planos de custo será exibida no layout de grade.
  4. Selecione um plano de custo. A página de detalhes do plano de custo será aberta.
  5. Clique no ícone de sinal de mais (
    +
    ). Uma nova linha será exibida na grade de detalhes do plano de custo. Os Atributos de agrupamento que você tiver definido em um plano de custo serão exibidos como colunas na página de detalhes do plano de custo. O atributo de agrupamento ajuda a encontrar o custo agregado de um determinado atributo de agrupamento.
  6. Especifique os valores para os atributos e o custo envolvido.
Você pode copiar e colar os valores de custo na grade.
Se você marcar a opção
Preencher a partir das alocações
na Lista do plano de custo, o custo envolvido será preenchido automaticamente com base em valores pré-configurados.
 
Editar detalhes do plano de custo
Se as estimativas de uma ideia tiverem sido alteradas, será possível editar e atualizar os detalhes do plano de custo associado no painel Detalhes. Como alternativa, atualize os detalhes do item de linha relativos ao detalhe de um plano de custo editando as linhas na grade. Clique duas vezes nas células do detalhe do plano para editar os valores do custo planejado. Você pode copiar custos planejados da mesma grade ou de uma planilha do Excel e colá-los em outro lugar na grade.
Siga estas etapas:
  1. Abra um projeto e clique em
    Finanças
    . A lista de planos de custo será exibida no layout de grade.
  2. Abra um plano de custo. A página de detalhes do plano de custo será aberta.
  3. Selecione um detalhe do plano de custo, clique em
    Detalhes
    e, em seguida, clique no ícone de detalhes.
  4. Edite o custo de cada atributo, conforme necessário. O custo total será atualizado na página de detalhes do plano de custo e ficará visível no plano de custo.
Definir o plano de registro e enviar para aprovação
Se você tiver definido vários planos de custo para uma ideia, por padrão, o primeiro plano de custo será definido como POR (Plan of Record - Plano de registro). Você pode definir qualquer outro plano de custo como o plano de registro de uma ideia. O Plano de registro pode ser configurado no menu de ação da grade, na grade ou no submenu.
É possível enviar um Plano de custo para aprovação na Nova experiência do usuário, mas só é possível exibir e aprovar os orçamentos no PPM clássico.
Exemplo
: Rita define o plano de custo do ano fiscal 2020 de Nova Iorque como o plano de registro para que ela possa enviá-lo para as partes interessadas para aprovação.
Siga estas etapas:
  1. Abra um projeto e clique em
    Finanças
    . A lista de planos de custo será exibida no layout de grade.
  2. Clique com o botão direito do mouse em um plano de custo e selecione
    Tornar o plano de registro
    . O plano de custo selecionado passará a ser o plano de registro da ideia.
  3. Clique com o botão direito do mouse no plano de custo e selecione
    Enviar para aprovação
    .
Atributos de agrupamento
Agrupe os dados do plano de custo de acordo com os atributos disponíveis para analisar como a verba está sendo alocada para cada tipo de mão de obra para um atributo específico. Se você selecionar os atributos Recurso e Função na coluna Atributos de agrupamento de um plano de custo, a página de detalhes do plano de custo exibirá o custo envolvido para os recursos que você tiver especificado e para a função à qual os recursos estiverem relacionados. Isso ajuda a determinar o valor estimado a ser gasto em uma função específica e o valor gasto com indivíduos para uma ideia. Se você selecionar os atributos Departamento e Local, isso ajudará a determinar o valor estimado a ser gasto em um departamento específico de um local específico.
Exemplo
: Rita deseja agrupar o departamento de alocação de custo e, assim, agrupa os detalhes do plano de custo usando o atributo Departamento. Isso ajuda as partes interessadas a compreender o detalhamento do custo de cada departamento.
Siga estas etapas:
  1. Abra um projeto e clique em
    Finanças
    . A lista de planos de custo será exibida no layout de grade.
  2. Especifique os Atributos de agrupamento a partir do plano de custo. Como alternativa, você pode especificar os atributos de agrupamento no painel Detalhes. Os atributos também são visíveis no filtro. Os Atributos de agrupamento especificados em um plano de custo são listados como atributos na página de detalhes do plano de custo. Os atributos permitem agrupar e agregar o custo de um atributo específico.
Colaboração de ideias por meio do recurso Conversas das páginas Plano de custo e Detalhes do plano de custo
Você pode coordenar uma ideia com sua equipe usando o painel Conversas. Os integrantes da equipe e os gerentes podem responder e mencionar outros integrantes da equipe na conversa. Se a coluna Conversa estiver ativada na grade da ideia, isso significa que uma ideia tem uma conversa associada. O painel Detalhes permite iniciar a conversa.
Exemplo
: Rita determina que a ideia Repositório para arquivamento de emails do ano fiscal 2020 está pronta e pode ser enviada para aprovação. Ela notifica Nicole por meio do painel Conversa para revisar a ideia antes de enviá-la para aprovação. Nicole recebe uma notificação e abre o plano de custo. Ela verifica a lista de planos de custo e os detalhes do plano de custo, e confirma para Rita por meio do painel Conversa que a ideia pode ser enviada para aprovação.
Siga estas etapas:
  1. Abra um projeto e clique em
    Finanças
    . A lista de planos de custo será exibida no layout de grade.
  2. Selecione um Plano de custo. A guia Detalhes será exibida.
  3. Clique na guia
    Detalhes
    e inicie a conversa. Você pode usar
    @ nome do recurso
    para procurar um determinado integrante da equipe.
O destinatário receberá uma notificação.
Organizar colunas na grade
Você pode organizar as grades financeiras usando os controles de grade.
Siga estas etapas:
  1. Na grade, você pode passar o cursor sobre qualquer cabeçalho de coluna e visualizar mais opções. É possível fixar colunas à esquerda ou à direita. Também é possível dimensionar automaticamente ou redefinir a largura da coluna.
  2. É possível agrupar por colunas para exibir o custo agregado de um atributo específico.
  3. Você pode mostrar e ocultar as colunas no plano de custo. Passe o mouse sobre qualquer um dos cabeçalhos de linha e clique no menu de coluna. Selecione as colunas que deseja ver na visualização.
Adicionar e excluir linhas
É possível adicionar linhas à Lista do plano de custo e aos Detalhes do plano de custo.
Siga estas etapas:
  1. Clique no ícone
    Adicionar linha
    que tem um sinal de mais (
    +
    ) ou clique com o botão direito do mouse em uma linha e selecione
    Inserir linha abaixo
    .
  2. Digite ou use o menu de pesquisa para especificar os atributos de agrupamento para o novo item de linha.
Para excluir uma linha da grade, clique com o botão direito do mouse em qualquer célula nessa linha e clique em
Excluir linha
.