Nova experiência do usuário: inserir horas e enviar uma planilha de horas

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Como integrante da equipe, você é responsável por controlar o número de horas trabalhadas em tarefas específicas. Atualize o status da tarefa. Use as planilhas de horas para acompanhar as horas de trabalho. A geração de relatórios de horas precisos fornece à sua empresa dados valiosos para o controle de custos e a análise do código de encargo. Os integrantes de uma equipe também podem exibir todas as tarefas que estão atribuídas à equipe.
Se você efetuar logon como um usuário individual que tem acesso às planilhas de horas, poderá ver as tarefas atribuídas a você e as tarefas da equipe que você integra.
Agora, os integrantes da equipe podem inserir horas nas tarefas atribuídas à sua equipe. O usuário acessa sua planilha de horas individual para inserir horas para as tarefas atribuídas à equipe e/ou para as tarefas atribuídas a ele. Agora, na planilha de horas individual, os integrantes da equipe veem todas as tarefas que estão atribuídas à sua equipe (da qual são integrantes).
O gerente de recursos/gerente de projeto/administrador poderá ver se a pessoa atualizou a planilha de horas. O status indica Enviado. Clique no ícone para Aprovar ou Retornar as planilhas de horas. A planilha de horas é aprovada e passa para o estado Aprovado.
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Vídeo: Submit My Timesheet
No vídeo a seguir, você aprenderá a criar e enviar uma planilha de horas copiando uma planilha de horas enviada anteriormente e preenchendo-a automaticamente com suas tarefas atribuídas no momento. Na planilha de horas, você pode adicionar ou remover tarefas, se necessário, e filtrar a lista para localizar itens específicos. É possível adicionar observações para explicar as informações que estão incluídas na sua planilha de horas no nível da tarefa ou no nível geral da planilha de horas. Você pode retornar uma planilha de horas enviada para corrigir eventuais erros. Se uma planilha de horas com erros já está registrada, você poderá criar uma planilha de horas de ajuste.
O vídeo a seguir foi fornecido pela CA Technologies.
Para reproduzir o vídeo em tela cheia, clique no logotipo do YouTube na parte inferior.
 

 
Atualizar status da tarefa
Como um integrante da equipe, comunique as atualizações do status, os riscos e as ocorrências à sua equipe e ao gerente de projeto. Equilibre diversas tarefas com diferentes especificações e prazos, entregue um trabalho de qualidade e conclua as tarefas dentro do prazo.
Atualize o status da tarefa várias vezes durante o dia e sempre antes de enviar sua planilha de horas.
Siga estas etapas:
  1. Abra um projeto e clique em
    Tarefas
    . Todas as tarefas do projeto são exibidas.
  2. Procure uma tarefa ou selecione uma opção de filtro.
  3. Selecione uma tarefa para abrir o painel
    Detalhes
    .
  4. Atualize os detalhes da tarefa. As seguintes opções também estão disponíveis:
    1. Equipe alocada
      : adicione ou remova os integrantes da equipe alocada atribuídos a essa tarefa.
    2. Tarefa pendente
      : adicione ou remova itens de ação de uma lista de tarefas pendentes. Você também pode marcar itens de tarefas pendentes como
      Concluído
      .
    3. Conversas
      : inicie uma conversa ou publique uma resposta sobre uma tarefa.
Abrir uma planilha de horas não enviada
Para iniciar o acompanhamento de tempo com planilhas de horas, abra uma planilha de horas não enviada. Quando você abrir o
Nova experiência do usuário
, o que você puder ver e fazer irá variar de acordo com os direitos de acesso que o administrador tiver concedido a você.
  • Se você tiver acesso apenas às planilhas de horas, a página Planilha de horas será aberta.
  • Se você tiver acesso a planilhas de horas e outros recursos, use o menu na parte superior esquerda da página para selecionar Planilhas de horas.
A planilha de horas do período mais próximo à data atual é exibida. Para abrir uma planilha de horas diferente, role para a esquerda e para a direita usando as setas na parte superior da planilha de horas.
Criar uma planilha de horas
Você pode adicionar itens de trabalho selecionando as tarefas a serem exibidas na planilha de horas atual. Também é possível duplicar uma planilha de horas anterior para registrar mais horas nas mesmas entradas.
Nem todas as opções de criação de planilha de horas estarão sempre disponíveis. Por exemplo, a opção para criar uma planilha de horas com base em uma planilha anterior não está disponível se você não tiver criado uma planilha de horas anteriormente. A opção para criar uma planilha de horas com base nas atribuições de trabalho atual não estará disponível se você não tiver nenhuma atribuição no momento.
Criar uma planilha de horas com as tarefas de uma planilha de horas anterior ou com as atribuições atuais
Você pode criar uma planilha de horas com as tarefas de uma planilha de horas anterior ou com suas atribuições atuais.
Siga estas etapas:
  1. Clique em
    Planilhas de horas
    .
  2. Abra um período da planilha de horas.
  3. Selecione uma ou mais opções:
    • Copiar a planilha de horas anterior:
      essa opção é exibida somente quando você tem planilhas de horas anteriores e cria planilhas de horas com as entradas de tarefas da planilha de horas enviada mais recentemente.
      • Copiar horas:
        inclui automaticamente as horas trabalhadas da planilha de horas anterior com estas duas exceções:
        • Essa opção não copia horas trabalhadas para incidentes.
        • Essa opção não copia entradas de horas trabalhadas ocasionais, como férias ou licença médica, de
          dias de folga
          no calendário dos recursos.
    • Adicionar tarefas atribuídas:
      esta opção será exibida apenas quando você tiver atribuições. Essa opção preenche uma nova planilha de horas com atribuições de tarefa abertas no momento. As atribuições abertas têm um intervalo de datas no período da nova planilha de horas e, em geral, têm EPT pendente ou aceita diferente de zero. O intervalo também inclui o número de dias que o administrador definiu na página Opções da planilha de horas. O campo
      Preencher intervalo de tempo
      inclui uma configuração para os dias antes e depois do início do período (padrão = 7 dias). Se alguma atribuição aberta tiver EPT diferente de zero, também serão exibidas as tarefas em qualquer período futuro fora do intervalo.
    • +Adicionar trabalho à planilha de horas:
      fornece uma lista de itens de trabalho disponíveis para seleção para Criar uma planilha de horas.
  4. Clique em
    Criar planilha de horas
    .
Como administrador, você define o intervalo de datas que determina quais tarefas serão exibidas nas planilhas de horas do usuário.
 
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Criar uma planilha de horas adicionando itens de trabalho dos investimentos ativos
Como um novo integrante da equipe em um projeto, você provavelmente não tem nenhuma atribuição para o período atual. Crie uma planilha de horas selecionando itens de trabalho individuais a partir de seus investimentos ativos atribuídos. Caso não consiga adicionar tarefas não atribuídas ou tarefas que não estejam abertas para entrada de horas, notifique o gerente de projeto. O gerente de projeto pode atribuir o trabalho a você ou abrir a tarefa para entrada de horas para que você possa reservar tempo.
Siga estas etapas:
  1. Abra o período da planilha de horas.
  2. Selecione
    +Adicionar trabalho
    à planilha de horas e clique em
    Criar planilha de horas
    .
  3. Filtre a lista de tarefas. Por padrão, a lista mostra todas as tarefas em investimentos em que você é integrante da equipe.
    Add Work Screenshot.jpg
     
  4. Marque as caixas de seleção ao lado das tarefas que deseja adicionar à planilha de horas. Clique em
    Adicionar
    para selecionar mais ou em
    Adicionar e fechar
    na parte superior da página.
  5. Com a planilha de horas aberta, clique na opção Mais, ao lado do item de linha da tarefa, para copiar ou excluir a planilha de horas.
    Copy Timesheets.jpg
     
  • Clique em
    Copiar
    para duplicar o item de linha da tarefa para criar outro item de linha.
  • Clique em
    Excluir
    para excluir o item de linha da tarefa e atualizar a grade com a alteração. Para remover vários itens de linha de tarefa da planilha de horas, clique em
    -Trabalho
    . Marque as caixas de seleção dos itens de linha que deseja excluir e clique em
    Excluir e fechar
    .
Inserir horas em uma planilha de horas
Registre as horas trabalhadas por dia em atribuições de tarefa específicas. Quando concluir todas as entradas na planilha de horas, clique em Enviar. A planilha de horas é enviada ao seu gerente para aprovação. O status da planilha de horas é
Enviado
até que o gerente a aprove ou retorne.
A planilha de horas permite que você digite mais de 24 horas por dia. Esse design flexível permite que você insira um valor agregado em uma data do período. A entrada de horas de um único dia pode abranger vários dias. Não é necessário fazer entradas separadas para cada dia.
Se o administrador tiver configurado sua unidade de exibição de entrada de horas como Dias no PPM clássico, suas planilhas mostrarão o tempo em dias e é assim que você registrará seu tempo.
Planilhas de horas e dias de folga
Assim como um integrante da equipe, seu calendário pessoal pode incluir dias de folga. Os dias de folga são indicados com uma coluna cinza nas planilhas de horas. Você pode inserir um valor na coluna para os dias de folga.
Horas trabalhadas fora do projeto (feriados, licenças, férias)
O gerente de projeto ou o gerente de recursos pode configurar o tipo de investimento
Outro trabalho
no
Clarity PPM
clássico para acompanhar as horas não relacionadas ao projeto. Quando a opção Outro trabalho é definida, você pode selecioná-la como um item de trabalho e registrar seus feriados, licenças e férias nesse item de linha da planilha de horas. É possível registrar essas horas em um dia de folga. Você também poderá registrar essas horas em um dia de trabalho normal, contanto que não tenha alterado seu calendário e que marque esse dia como um
dia de folga
.
Se estiver usando a opção
Outro trabalho
para controlar o tempo pessoal ou as férias, marque esses dias como dias de folga no calendário para impedir a cópia de horas em sua planilha de horas.
Se tiver alguma dificuldade ao registrar seu trabalho não relacionado ao projeto, entre em contato com seu gerente de projeto e gerente de recursos.
Planilhas de horas e EPT (Estimate to Complete - Estimativa para Terminar)
O administrador pode incluir uma coluna EPT (Estimativa para Terminar) em sua planilha de horas. Como o proprietário da planilha de horas, quando você substituir esse valor, esse campo representará uma EPT pendente.
Exemplo: EPT pendente
Uma planilha de horas tem uma tarefa com uma EPT de 10,5 horas. O proprietário da planilha de horas deseja indicar que há mais trabalho para a tarefa e deseja aumentar a EPT para 20 horas. O proprietário da planilha de horas insere 20 e substitui as 10,5 horas originais. Como resultado, a cor do número muda para azul em negrito. Quando o proprietário da planilha de horas passar o cursor sobre o número, verão o valor de EPT original. O gerente de projeto pode aceitar ou rejeitar a EPT pendente no
Clarity PPM
clássico.
Tempo rastreado e porcentagem de tempo do projeto
Há dois indicadores na parte superior de uma planilha de horas que mostram o tempo rastreado e a porcentagem de tempo do projeto para o período atual da planilha de horas.
  • O tempo rastreado mostra o total de horas ou dias rastreados. O tempo rastreado refere-se às horas inseridas na planilha de horas em relação ao tempo de trabalho total disponível para a planilha de horas. Quando o tempo total rastreado é maior do que o tempo total de trabalho disponível, a cor do indicador muda para vermelho.
    • Exemplo 1
      : um recurso tem um dia útil de oito horas e o tempo de trabalho total da semana é 40 horas. Se o recurso inserir 20 horas na planilha de horas, o medidor de tempo rastreado mostrará 50%.
    • Exemplo 2
      : um recurso tem um dia útil de sete horas e o tempo de trabalho total da semana é 35 horas. Se o recurso inserir 14 horas na planilha de horas, o medidor de tempo rastreado mostrará 40%.  
    • Exemplo 3:
      o administrador do sistema definiu períodos de relatórios de horas quinzenais. Um recurso tem um dia útil de oito horas e o tempo de trabalho total do período da planilhas de horas total é 80 horas. Se o recurso inserir 20 horas em sua planilha de horas, o medidor de tempo rastreado mostrará as 20 horas e o medidor mostrará 25%.
  • As horas do projeto mostram a porcentagem de tempo rastreado (horas ou dias trabalhados) referente ao projeto. A porcentagem do número de horas (ou dias) reservadas para o tipo de investimento Projeto em relação ao número de horas (ou dias) reservadas para outros tipos de investimento.
    Exemplo
    : você insere 30 horas para investimentos do projeto. Você insere 10 horas para outros tipos de investimento como ideias, aplicativos ou
    Outro trabalho
    . O medidor mostra 75% do tempo do projeto.
Opção da planilha de horas para distribuir um total em vários dias
Se ativada pelo administrador, você poderá inserir um número total de horas (ou dias) na coluna Total. O aplicativo distribui igualmente o total de horas (ou dias) entre os vários segmentos de hora filho. Por exemplo, você insere um total de 40 horas e a planilha de horas mostra 8 em cada célula para cinco dias.
 
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Todos os valores existentes são substituídos pelos novos valores distribuídos.
Opção de confirmação da planilha de horas
Como funcionário ou prestador de serviços com os requisitos de conformidade de tempo, você pode ver a seguinte mensagem quando clica em
ENVIAR
:
 
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O administrador pode editar a declaração. Verifique as suas entradas. Quando estiver pronta para envio, clique em
Confirmar
. A planilha de horas não será enviada enquanto você não a confirmar.
Adicionar observações à planilha de horas
As observações da planilha de horas permitem aos usuários e aprovadores ter uma conversa sobre uma planilha específica. Você pode adicionar uma observação para toda a planilha de horas ou para itens de linha específicos. Você pode executar as seguintes tarefas:
  • Exibir observações existentes
  • Editar observações (o usuário que adicionou a observação pode editá-la)
  • Responder às observações
  • Excluir observações
Siga estas etapas:
  1. Abra sua planilha de horas.
  2. Clique em
    Observações
    na parte superior da planilha de horas para adicionar uma observação ou visualizar as observações existentes para a planilha de horas.
  3. Quando houver observações existentes em um item de linha da planilha de horas, clique no nome da tarefa ou no indicador de observações para o item de linha para exibir ou adicionar mais observações.
  4. Quando não houver nenhuma observação, clique no nome da tarefa para um item de linha específico da planilha de horas para adicionar uma observação.
  5. Na guia Observações, passe o mouse sobre uma observação existente e selecione o ícone Editar ou Excluir para editar ou excluir uma observação.
Vídeo: Inserir horas para outras pessoas (em inglês)
No vídeo a seguir, você aprenderá a inserir horas para outros usuários para sobre os quais você tenha direitos de entrada de horas.
 

 
Para reproduzir o vídeo em tela cheia, clique no logotipo do YouTube na parte inferior do vídeo.
Inserir horas para outras pessoas
Pode haver determinadas situações em que os integrantes da equipe estejam fora do escritório e você precise inserir horas em seu lugar ou editar suas entradas na planilha de horas, ou o integrante da equipe não tenha direitos suficientes para enviar as planilhas de horas.
Como gerente de recursos ou integrante da equipe com direitos de aprovação, você pode criar, editar e enviar planilhas de horas para outros integrantes da equipe.
Você pode inserir horas para outros recursos, mas somente quando os seguintes critérios forem satisfeitos:
  • Você tem o direito de acesso
    Recurso - Inserir horas
    para todos os recursos em questão.
  • O status é Ativo ou Bloqueado para todos os recursos em questão.
  • A configuração Aberto para entrada de horas é verificada para todos os recursos em questão.
  • O Modo de acompanhamento está definido como PPM para todos os recursos em questão.
  • Certifique-se de que o integrante da equipe seja adicionado à Equipe para um projeto na UI clássica.
Para inserir horas para outras pessoas, você precisa de direitos de acesso ao recurso da equipe. Você pode inserir ou aprovar planilhas de horas para um integrante da equipe com os seguintes direitos de acesso concedidos ao recurso da equipe usando a instância, a ORG ou os direitos globais.
  • Recurso - Inserir horas
  • Recurso - Aprovar tempo
Siga estas etapas:
  1. Clique em Planilhas de horas. A guia Planilhas de horas é exibida.
  2. Selecione o período necessário ou vá para a etapa 3 para o período atual.
  3. Clique no ícone
    Selecione o recurso para inserir as horas
    .
    Uma lista dos integrantes da sua equipe é exibida com o período selecionado.
  4. Selecione o Nome do recurso ou clique em
    Exibir
    para selecionar o recurso.
    Agora, você pode executar todas as atividades relacionadas à planilha de horas.
  5. Clique em
    Criar planilha de horas
    . O assistente de Trabalho será aberto e listará todos os projetos aos quais o integrante da equipe pertence.
  6. Selecione a tarefa para a qual você precisa inserir horas e clique em
    Adicionar e fechar
    . A planilha de horas do integrante da equipe para a tarefa específica será exibida.
  7. Insira as horas do integrante da equipe para a tarefa específica.
  8. Clique em
    Enviar
    .
Inserir horas para uma equipe
Para inserir horas para uma equipe, você não precisa de direitos de acesso às pessoas na equipe, apenas ao recurso da equipe. Você pode inserir ou aprovar planilhas de horas para uma equipe com os seguintes direitos de acesso concedidos ao recurso da equipe usando a instância, a ORG ou os direitos globais.
Se você enviar a planilha de horas para uma tarefa atribuída à sua equipe, Os valores de Planejado para horas trabalhadas das finanças do projeto exibirão as horas trabalhadas da equipe com base nas horas inseridas. Para obter mais informações, consulte
Revisar transações associadas à entrada de horas da equipe
em Nova experiência do usuário: gerenciar planos financeiros
  • Recurso - Inserir horas
  • Recurso - Aprovar tempo
Certifique-se de que o integrante da equipe seja adicionado à Equipe para um projeto na UI clássica.
Siga estas etapas:
  1. Clique em
    Planilhas de horas
    . A guia Planilhas de horas é exibida.
  2. Selecione o período necessário ou vá para a etapa 3 para o período atual.
  3. Clique no ícone
    Selecione o recurso para inserir as horas
    . Uma lista dos integrantes da sua equipe é exibida com o período selecionado.
  4. Filtre a lista de recursos usando os seguintes atributos:
    • Recurso
      Filtra por nome de recurso ou de equipe para os recursos para os quais você tem o direito de acesso
      Recurso - Inserir horas
      .
    • Gerente de recursos
      Filtra por gerentes dos recursos para os quais você tem o direito de acesso
      Recurso - Inserir horas
      .
    • ORG do recurso
      Filtra por todos os recursos associados a um ORG para os quais você tem o direito de acesso
      Recurso - Inserir horas
      .
    • Status
      Filtra pelo status da planilha de horas. Por padrão, o filtro Status é definido como Aberto.
  5. Selecione o Nome do recurso ou clique em
    Exibir
    para selecionar o recurso.
    Agora, você pode executar todas as atividades relacionadas à planilha de horas.
Do
Clarity PPM
15.6.1 em diante, é possível registrar horas para os recursos inativos. Esse recurso é útil quando é necessário inserir horas para funcionários ou temporários que não estão mais associados à sua organização.
Usar tipo de entrada e códigos de encargo em uma planilha de horas para a folha de pagamento
Os códigos de tipo de entrada e de encargo são usados para processamento da folha de pagamento. Se a sua organização usar esses códigos (ou os atributos Valor 1 de usuário e Valor 2 de usuário), o administrador poderá disponibilizá-los nas planilhas de horas. Como funcionário ou prestador de serviços, digite os códigos apropriados. Por exemplo, uma linha da planilha de horas pode ser
cobrável
enquanto outra é
não cobrável
.
Siga estas etapas:
  1. Crie uma planilha de horas ou abra uma com o status Aberto.
  2. Selecione uma célula do item de linha da planilha de horas na coluna
    Código de tipo de entrada
    ou
    Código de encargo
    . O administrador também pode fornecer as colunas
    Valor 1 de usuário
    ou
    Valor 2 de usuário
    .
  3. Selecione um valor na lista de códigos. Você também pode inserir uma parte do nome do valor na célula para visualizar os valores correspondentes mais próximos antes de selecionar um.
Retornar uma planilha de horas já enviada
Para retornar uma planilha de horas enviada anteriormente, abra-a e clique em Retornar
.
Agora você pode editar a planilha de horas e reenviá-la para a aprovação do gerente de recursos. Como integrante da equipe, não é possível retornar uma planilha de horas aprovada, a menos que tenha direitos de aprovação de planilha de horas para as suas planilhas de horas. Para as planilhas de horas registradas, é possível criar ajustes.
Corrigir uma planilha de horas devolvida
Quando seu gerente de recursos retornar uma planilha de horas para correção, você receberá uma notificação. A maneira como você é notificado depende da configurações da sua conta.
Siga estas etapas:
  1. Acesse sua planilha de horas retornada. Por exemplo, clique no link do email de seu gerente.
    A planilha de horas retornada pode ter observações do seu gerente de recursos sobre o que deve ser corrigido.
  2. Faça as correções necessárias na planilha de horas.
  3. Envie sua planilha de horas corrigida para aprovação.
    Seu gerente de recursos é notificado de que a planilha de horas corrigida está pronta para análise e aprovação.
Ajustar uma planilha de horas aprovada e registrada
Depois que o gerente de recursos aprovar a planilha de horas enviada, os dados das horas trabalhadas são registrados no
Clarity PPM
. Você pode ajustar uma planilha de horas registrada para corrigir quaisquer erros de entrada de horas para as tarefas. Tanto o projeto quanto as tarefas devem permanecer abertos para entrada de horas, e o projeto deve estar ativo.
Observação:
as tarefas inativas em sua planilha de horas são exibidas como somente leitura.
Siga estas etapas:
  1. Abra a planilha de horas registrada e clique em
    Ajustar
    .
  2. Faça suas alterações e clique em
    Enviar
    .
Depois de criar uma planilha de horas de ajuste, uma segunda planilha de horas é exibida no mesmo período.
Para cancelar o ajuste e retornar para a planilha de horas registrada original, clique em
Excluir ajuste
. Você pode retornar à planilha de horas original somente leitura selecionando-a na lista suspensa. É possível excluir um ajuste somente se ele estiver no estado
Aberto
ou
Retornado
. Depois de enviar um ajuste, não é possível excluí-lo sem primeiro retorná-lo.
Exibir planilhas de horas em um período de relatório de horas fechado
Quando um período de relatório de horas estiver fechado, você poderá ir para o período e exibir os detalhes na guia Planilha de horas. Para editar, ajustar ou processar uma planilha de horas, o período deverá estar aberto. O administrador do sistema poderá reabrir um período de relatório de horas.