Criar projetos a partir de modelos de projeto

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Você pode criar projetos a partir de modelos de projeto com base na tarefa padrão e atribuições de função com base em um tipo de projeto. Os modelos ajudam a garantir a consistência e a eficiência na criação de projetos. Use um modelo de projeto para copiar o conteúdo do modelo em um novo projeto em vez de criar um projeto do zero. Também é possível dimensionar a estimativa de trabalho geral do projeto e o orçamento. Para ajustar, é necessário usar uma porcentagem especificada, em vez de copiar o conteúdo de um projeto modelo da maneira como se encontra. É possível modificar as informações do novo projeto que é copiado do modelo.
É possível alterar os modelos de projeto para atender às necessidades de sua organização. Também é possível duplicar modelos para criar novos para cada tipo de projeto.
Usando modelos de projeto com os processos
Os modelos de projeto podem ter processos associados. O comportamento da cópia é afetado quando você cria um projeto usando um modelo com processos associados. Para que a equipe alocada e a EAP copiem para o novo projeto, verifique se o seu processo de modelo inclui as seguintes ações do sistema:
  • Copiar EAP do modelo. A ação do sistema copia a tarefa da EAP e qualquer equipe alocada à tarefa. Os integrantes da equipe devem ser atribuídos a tarefas da EAP para cópia. Ao usar um modelo de processo, execute essa ação do sistema para copiar tarefas da EAP e a equipe atribuída a partir do modelo.
  • Copiar equipe alocada do modelo. Copia todas as equipes alocadas do modelo (independentemente de os integrantes da equipe alocada serem atribuídos a tarefas da EAP). Ao usar um processo de modelo, execute essa ação do sistema para copiar todas as equipes alocadas do modelo e que não estão necessariamente atribuídas às tarefas.
Designar projetos como modelos
Para tornar a criação de um projeto mais eficiente, como um proprietário do projeto, designe um projeto como um modelo de projeto. Em seguida, use o modelo para criar novos projetos. Antes de designar um projeto como modelo, verifique se as seguintes condições são verdadeiras:
  • O projeto não contém nenhuma entrada de horas com valor maior que zero.
  • O projeto é fechado financeiramente.
  • O projeto não está associado a transações (enviado ou não).
Siga estas etapas:
  1. Abra o projeto.
  2. Preencha o campo a seguir:
    • Modelo
      Especifica o uso do projeto como um modelo para criar outros projetos.
      Padrão:
      desmarcado
      Obrigatório:
      não
      Marque a caixa de seleção.
  3. Salve as alterações.
Preencher projetos a partir de um modelo
Para preencher um novo projeto, copie as informações de um modelo existente. Por exemplo, você pode copiar os seguintes tipos de informação:
  • Tarefas e estimativas de tarefa (EPT)
  • Atribuições da equipe de funcionários
  • Planos de custo e benefício
Quando você copia um projeto ou apenas tarefas de um modelo no
Classic PPM
, todos os links do projeto, a cor do banner do projeto e os itens pendentes de tarefas também são copiados. Você pode exibir os links do projeto na interface de usuário do
Classic PPM
ou na nova. Os itens pendentes e as cores de banner estão visíveis somente no
Clarity
. Consulte
Clarity
: fases do projeto, marcos, tarefas e tarefas pendentes
.
Siga estas etapas:
  1. Abra o projeto.
  2. Abra o menu Ações na parte superior direita da página e clique em Copiar projeto a partir do modelo.
    A página Selecionar modelo de projeto é exibida.
  3. Selecione o botão ao lado do modelo do projeto e clique em Avançar.
    A página Copiar opções de modelo é exibida.
  4. Preencha os seguintes campos:
    • Nome do modelo
      Exibe o nome do modelo do projeto a partir do qual os dados são usados para preencher o novo projeto. Use um modelo para criar um projeto com os seguintes tipos de informações predefinidos:
      • Funções do projeto
      • Estrutura analítica do projeto
      • Planos financeiros
      • Documentos do projeto
      Um modelo permite implementar projetos com elementos comuns em toda a organização.
    • Trabalho na escala por
      Define a porcentagem pela qual a estimativa de trabalho em cada tarefa deve ser aumentada ou diminuída para o novo projeto. A escala é relativa ao modelo.
      Valores:
      0-100 (onde zero significa nenhuma alteração)
      Padrão:
      zero
    • Orçamento da escala por
      Define a porcentagem (positiva ou negativa) como o fator de escala para os valores em dólares definidos nos planos de custos e nos planos de benefícios do projeto.
      Valores:
      0-100 (onde zero significa nenhuma alteração)
      Padrão:
      zero
      Exemplo:
      o projeto de modelo de 1/1/2012 a 31/12/2012 aloca US$ 10.000,00 para custo planejado e US$ 20.000,00 para benefício planejado pela duração do projeto. Se um valor Ajustar orçamento em 20% for definido, os planos serão copiados para o novo projeto como segue. Suponha que a duração do projeto é a mesma do projeto do modelo:
      • O custo planejado mostra US$ 12 mil (ajustado por um adicional de 20% do valor original).
      • O benefício planejado mostra US$ 24 mil (ajustado por um adicional de 20% do valor original).
    • Converter recursos em funções
      Especifica se deve ser feita a substituição dos recursos no novo projeto pelas funções principais ou pelas funções da equipe dos recursos nomeados no modelo do projeto. Se um recurso nomeado não tiver função principal ou de equipe, ele será retido no novo projeto. Essa configuração ignora a configuração padrão de gestão de projetos na página Definições.
      Por exemplo, um plano de custo usa um recurso como um atributo de agrupamento. Ao marcar esta caixa de seleção, o plano de custo do modelo é copiado. No entanto, os valores do recurso não são convertidos em funções. O valor de recurso pode ser o único valor que diferencia uma linha de detalhe de item de linha de outra. Na ausência do valor, as linhas de detalhes duplicadas podem resultar no plano de custo.
      Padrão:
      desmarcado
  5. Clique em Copiar.
Regras para copiar planos financeiros a partir de modelos de projeto
As seguintes regras se aplicam quando se copiam planos financeiros de um modelo para um projeto novo ou existente:
  • A entidade associada ao modelo deve corresponder à entidade associada ao novo projeto. Caso contrário, os planos não são copiados.
  • A ID de um plano financeiro no modelo não deve corresponder à ID de um plano financeiro no novo projeto. Caso contrário, o plano financeiro do modelo será copiado para o novo projeto e a ID do plano receberá um sufixo.
  • Se tanto o projeto para o qual você está copiando (de destino) como o modelo tiverem um POR de custo, o projeto de destino manterá seu POR. O POR do modelo é copiado para o projeto de destino como plano de custo diferente do POR. Os períodos de início e término desse plano de custo se baseiam nas datas de início e término do projeto de destino.
  • Processos ativos não podem estar em execução no modelo. Caso contrário, o plano financeiro não será copiado.
  • O modelo não pode incluir planos de orçamento enviados, aprovados ou rejeitados. Caso contrário, os planos não são copiados.
Campos de projeto usados para copiar planos financeiros
Ao copiar planos financeiros de um modelo de projeto, são usados alguns campos do projeto criado primeiro. Os seguintes campos no modelo de projeto afetam a maneira como os planos financeiros são copiados para um novo projeto:
  • Data de início
Os períodos nos planos financeiros que são copiados do modelo são alterados no novo projeto de acordo com essa data de início. O valor do campo Data final no modelo de projeto não é relevante para planos financeiros. A data final é calculada automaticamente para cada plano financeiro com base nas durações originais do plano no modelo e em suas novas datas de início.
  • Definir datas de custo planejado
    Esse campo só é considerado quando não existem planos de orçamento no modelo de projeto. A seleção da opção retém as mesmas datas do custo planejado e do benefício planejado na página Propriedades do orçamento como as datas de início e término do projeto. Se não for selecionada, as datas de custo planejado e de benefício planejado serão modificadas. As modificações são com base na diferença entre a data de início do projeto modelo e a data de início do novo projeto.
  • Departamento
    As seguintes regras se aplicam ao ORG de departamento:
    • Se um ORG de departamento estiver definido no modelo de projeto, esse valor é copiado para o novo projeto.
    • Suponha que você selecione o mesmo departamento ou um departamento diferente que pertença à mesma entidade associada ao modelo de projeto. Os planos financeiros são copiados para o novo projeto.
    • Suponha que você seleciona um departamento diferente que pertença a uma entidade diferente daquela associada ao modelo de projeto. Os planos financeiros não serão copiados para o novo projeto. Entretanto, as propriedades do orçamento são copiadas.
  • Orçamento da escala por
    Define a porcentagem (positiva ou negativa) como o fator de escala para os valores em dólares definidos nos planos de custos e nos planos de benefícios do projeto.
    Valores:
    0-100 (onde zero significa nenhuma alteração)
    Padrão:
    zero
    Exemplo:
    o projeto de modelo de 1/1/2012 a 31/12/2012 aloca US$ 10.000,00 para custo planejado e US$ 20.000,00 para benefício planejado pela duração do projeto. Se um valor Ajustar orçamento em 20% for definido, os planos serão copiados para o novo projeto como segue. Suponha que a duração do projeto é a mesma do projeto do modelo:
    • O custo planejado mostra US$ 12 mil (ajustado por um adicional de 20% do valor original).
    • O benefício planejado mostra US$ 24 mil (ajustado por um adicional de 20% do valor original).
Exemplo: como as datas de início nos planos financeiros são copiadas de um modelo
Este exemplo mostra como os períodos de início e de término são definidos para os planos financeiros que você cria copiando de um modelo de projeto. O modelo com data de início em dezembro de 2020 inclui os seguintes planos financeiros:
  • O Plano de custo A é o plano de registro e se estende por dois anos, de janeiro de 2021 a dezembro de 2022.
  • O Plano de custo B se estende por dois anos, de junho de 2021 a junho de 2023.
  • O Plano de benefícios C (associado ao Plano de custo A) se estende por três anos, de janeiro de 2023 a dezembro de 2026.
  • O Plano de benefícios D (associado ao Plano de custo B) se estende por quatro anos, de julho de 2023 a julho de 2027.
  • O Plano de benefícios E (não associado a nenhum plano de custo) se estende por quatro anos, de junho de 2023 a junho de 2027.
Quando você copia as informações do modelo em um novo projeto com data de início em dezembro de 2021, os planos financeiros mudam. Os planos financeiros mudam de acordo com a nova data de início. Mas os planos mantêm a mesma diferença de tempo entre as datas de início e de término definidas no modelo originalmente.
Os planos financeiros agora têm os seguintes novos períodos de início e final:
  • O Plano de custo A é o plano de registro e se estende por dois anos, de janeiro de 2022 a dezembro de 2023. Mantém a diferença de um mês com a data de início do projeto como anteriormente.
  • O Plano de custo B se estende por dois anos, de junho de 2022 a junho de 2024. Mantém a diferença de seis meses com a data de início do projeto como anteriormente.
  • O Plano de benefício C se estende por três anos, de janeiro de 2024 a dezembro de 2027. Mantém a diferença de dois anos e um mês com a data de início do projeto como anteriormente.
  • O Plano de benefícios D ainda se estende por quatro anos, de julho de 2024 a julho de 2028. Mantém a diferença de dois anos e sete meses com a data de início do projeto como anteriormente.
  • O Plano de benefícios E se estende por quatro anos, de junho de 2024 a junho de 2028. Mantém a diferença de dois anos e seis meses com a data de início do projeto como anteriormente.
Copiar planos financeiros de modelos de projeto
Siga estas etapas:
  1. Criar os períodos fiscais que incluem as datas de início dos projetos modelo e de destino.
  2. Proceda de uma das seguintes maneiras:
    • Criar um projeto usando um modelo.
    • Preencher um projeto existente a partir de um modelo.
    • Criar um processo que copie informações financeiras de um modelo para um projeto existente.