Riscos, ocorrências, solicitações de mudança e itens de ação do projeto

ccppmop1581
Como gerente de projeto, você pode identificar e gerenciar riscos, ocorrências e solicitações de mudança. Também pode atribuir itens de ação a si mesmo e a outros usuários.
Um processo de gestão de risco do projeto inclui a identificação, a análise, o planejamento, o acompanhamento e a comunicação dos riscos. Tome decisões informadas avaliando possíveis problemas e a gravidade de seu impacto. Como gerente de projeto, crie um risco ou uma ocorrência e tente avaliar, medir e gerenciar o risco. É possível identificar riscos a qualquer momento durante o ciclo de vida de um projeto. É possível escalonar um risco para uma ocorrência quando ele provavelmente afetará o projeto de um modo importante. As solicitações de mudança resultam de problemas e podem ajudar a facilitar resoluções efetivas.
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Exemplo: processo de gestão de risco
O diagrama de fluxo de trabalho a seguir descreve uma maneira de gerenciar riscos, ocorrências e solicitações de mudança:
Imagem descrevendo como gerenciar os riscos do projeto
Imagem descrevendo como gerenciar os riscos do projeto
Por exemplo, sua equipe do projeto está desenvolvendo um novo produto usando uma nova tecnologia. Os recursos na organização que têm experiência com essa tecnologia são limitados. A equipe deve usar recursos externos para concluir o projeto. O produto é fornecido juntamente com APIs de terceiros e precisa de aprovações legais. A equipe identifica dois riscos que afetam esse projeto:
  • Um número limitado de recursos qualificados
  • Uma dependência do processo de aprovação
Após uma análise do impacto do risco sobre o projeto, o gerente de projeto cria um risco para os recursos limitados e uma ocorrência para a dependência.
É possível usar os processos para automatizar o fluxo de trabalho da gestão de risco do projeto. Por exemplo, você pode criar processos que o notifiquem quando a trilha de auditoria de um risco tiver sido modificada. É possível criar uma processo que envie notificações quando as tarefas relacionadas a uma ocorrência forem concluídas. Aplique as informações desta página sobre riscos, ocorrências e solicitações de mudança aos seus processos automatizados. Consulte Configurar processos.
Verificar os pré-requisitos
Para concluir todas as tarefas deste artigo, você precisa dos seguintes direitos de acesso:
  • Projeto - Risco, Ocorrência, Solicitação de mudança - Criar/Editar
  • Projeto - Risco, Ocorrência, Solicitação de mudança - Excluir
  • Projeto - Risco, Ocorrência, Solicitação de mudança - Excluir - Tudo
  • Projeto - Risco, Ocorrência, Solicitação de mudança - Editar - Tudo
  • Projeto - Risco, Ocorrência, Solicitação de mudança - Exibir
  • Projeto - Risco, Ocorrência, Solicitação de mudança - Exibir - Tudo
Criar um risco
Um
risco
é um possível evento potencial que tem um impacto positivo ou negativo sobre um objetivo do projeto. Identifique os riscos no início de um projeto para tomar ciência de possíveis efeitos sobre o escopo, cronograma, orçamento do projeto e outros fatores. Neste artigo, a equipe decide reduzir o risco de recursos limitados empregando recursos externos. O gerente de projeto cria um risco detalhado fornecendo todas as informações e seleciona Disponibilidade do recurso na lista suspensa Categoria.
Se a pontuação geral de um risco detalhado for diferente da classificação atribuída a ele, os dois componentes de gerenciamento de risco interagem. A pontuação do risco detalhado substituirá a classificação que você atribuir. Se você criar um risco detalhado sem atribuir classificações, as pontuações das entradas de risco irão colorir o fator apropriado na lista. A exclusão de um risco detalhado altera a pontuação geral de risco do projeto e a pontuação de risco combinada dessa categoria de risco específica.
Siga estas etapas:
  1. Abra um projeto e clique em
    Riscos/Ocorrências/Mudanças
    .
  2. Clique em
    Novo
    .
  3. Preencha os campos na seção
    Geral
    :
    • Categoria
      Define a categoria à qual o risco pertence.
      Valores:
      • Flexibilidade:
        o projeto não é adaptável.
      • Verba:
        a verba do projeto não está alocada ou está disponível com restrições.
      • Interface com o usuário
        : a UI (User Interface - Interface do Usuário) está mal definida.
      • Implementação:
        existem incertezas no esforço de implementação e na aceitação do usuário
      • Interdependências
        : o projeto é dependente de outros projetos.
      • Objetivos
        : os requisitos, objetivos, escopo e benefícios não são razoáveis, claros, mensuráveis nem verificáveis.
      • Cultura organizacional
        : o projeto requer alterações na cultura organizacional, nos processos de negócios, nos procedimentos ou nas políticas.
      • Disponibilidade do recurso
        : a disponibilidade de recursos internos é incerta e são necessários recursos externos.
      • Patrocínio:
        o patrocínio não está claramente identificado e confirmado.
      • Capacidade de suporte
        : não será fácil oferecer suporte ao projeto no futuro e haverá a necessidade de grandes atualizações.
      • Nível técnico:
        a tecnologia do projeto não é comprovada e um novo especialista interno ou externo é necessário.
      Ao especificar uma categoria de risco, a pontuação geral do risco substituirá qualquer seleção de status diferente que tenha sido feita para a categoria ou o fator de risco.
    • Proprietário
      Define o nome do recurso que gerencia o risco. Esse recurso é responsável por assegurar que o risco seja devidamente gerenciado e acompanhado durante todo o seu ciclo de vida.
      Padrão:
      o recurso conectado no momento.
    • Data de impacto
      Define a data em que as repercussões desse risco poderão afetar o projeto. Se você identificar uma data de impacto, digite uma data no campo Data alvo para resolução.
      Padrão:
      data atual
    • Tipo de resposta
      Define o tipo de resposta que você deseja estabelecer com esse risco.
      Valores:
      • Observar
        . Você não deseja responder a um risco. Em geral, esse tipo é atribuído a qualquer risco cuja pontuação calculada seja baixa. Em outras palavras, embora a probabilidade ou o impacto do risco não seja suficiente para justificar a ação, você ainda deseja que o risco permaneça aberto e irá monitorá-lo.
      • Aceitar
        . A exposição de risco é aceita e, em alguns casos, não há intenção de perseguir o risco.
      • Transfer
        . Você deseja transferir o risco para outro projeto. Uma vez transferido, você pode fechar o risco.
      • Mitigar
        . Você deseja aplicar uma estratégia de resposta para resolver o risco.
      Padrão: Observar
      Observação:
      neste artigo, selecione
      Mitigar
      .
  4. Clique em Salvar.
  5. Preencha os campos na seção
    Detalhes
    :
    • Premissas
      Define as premissas que determinam se esse item pode ser um risco. É possível verificar essas premissas para se assegurar de que continuam válidas durante toda a duração do risco. Se as suposições forem alteradas, o impacto ou a probabilidade de risco também poderão ser alterados.
    • Riscos associados
      Define os riscos do projeto que está associado a esse risco. Só é possível vincular esse risco a riscos desse projeto.
    • Ocorrências associadas
      Define as ocorrências do projeto que está associado a esse risco. Só é possível vincular esse risco a essas ocorrências nesse projeto.
  6. Preencha os campos na seção
    Avaliar risco
    :
    • Probabilidade
      Define a probabilidade de ocorrência do risco. A probabilidade de risco é usada para calcular a exposição ao risco.
      Valores: Baixa
      (1),
      Média
      (2) ou
      Alta
      (3)
      Padrão: Baixa
    • Risco calculado
      Exibe a pontuação calculada com base nas seleções feitas nos campos
      Probabilidade
      e
      Impacto
      .
      Valores:
      • 1: 3 (verde). O risco calculado é baixo.
      • 4: 6 (amarelo). O risco calculado é médio.
      • 7: 9 (vermelho). O risco calculado é alto.
    • Impacto
      Define o efeito do risco sobre o projeto. O efeito do risco sobre o desempenho do projeto, a capacidade de suporte, o custo e o cronograma determinam o impacto. Esse valor é usado para calcular a exposição ao risco.
      Padrão: Baixa
  7. Anexe um documento que forneça informação importante sobre o risco, sua mitigação ou efeito sobre o projeto, se houver algum, na seção
    Anexos
    .
  8. Preencha os campos a seguir na seção
    Resolução
    :
    • Resolução
      Define a resolução final desse risco, quando o problema for mitigado. Os dados de resolução são úteis para recuperar o resultado de uma estratégia de resposta de risco ao planejar ou abordar futuros planos de risco de projeto.
      Observação:
      é possível definir uma resolução criando o risco ou antes de fechá-lo.
    • Riscos residuais
      Especifica os riscos encontrados no projeto ou criados como resultado da mitigação aplicada para resolver o risco. Ao contrário dos riscos associados, os riscos residuais não compartilham resultados semelhantes, mas resultam de uma ação adotada na resolução de um risco.
  9. Salve as alterações.
Criar uma estratégia de resposta ao risco
Assim que você decidir mitigar o risco, atribua ao proprietário do risco o desenvolvimento de uma estratégia de resposta. As estratégias de resposta aos riscos documentam as ações, os requisitos de acompanhamento e outras informações de suporte necessárias para reduzir a probabilidade e o impacto do risco.
Independentemente de quem possui o risco, é possível atribuir estratégias de resposta individuais a recursos diferentes e cada uma delas pode ter sua própria data de vencimento. Esses nomes e datas podem ser usados com processos para enviar notificações e lembretes aos proprietários dos riscos. Em geral, crie uma estratégia de resposta ao riscos selecionando um Tipo de resposta como Mitigar.
Em alguns casos, você pode aceitar a exposição do risco e não persegui-lo.
Siga estas etapas:
  1. Abra um projeto e clique em
    Riscos/Ocorrências/Mudanças
    .
  2. Abra o risco.
  3. Abra o menu
    Propriedades
    e clique em
    Estratégia de resposta
    .
  4. Preencha os campos e clique em
    Adicionar
    para salvar suas alterações.
Fechar um risco
Após um risco ser mitigado com êxito, altere o status do risco para Fechado e insira a resolução final. Uma resolução detalhada pode ajudar você a se lembrar do resultado de uma estratégia de resposta ao risco ao planejar ou abordar planos de riscos de projetos futuros.
Siga estas etapas:
  1. Abra um projeto e clique em
    Riscos/Ocorrências/Mudanças
    .
  2. Abra o risco.
  3. Altere o
    Status
    para
    Fechado
    .
  4. Insira como o risco foi mitigado na seção
    Resolução
    .
  5. Salve as alterações.
Criar um risco a partir de uma ocorrência
É possível criar riscos para solucionar as incertezas, reduzindo as consequências dispendiosas de problemas imprevistos ou não gerenciados. Você pode criar estratégias de resposta para riscos e associá-los a tarefas e processos.
É possível criar riscos a partir de ocorrências existentes. As informações básicas de campos comuns são transportadas para a nova ocorrência, com o objetivo de facilitar a configuração. É possível vincular de volta com a ocorrência de origem do risco para facilitar a navegação entre os registros. Além disso, você pode associar manualmente os riscos ou as ocorrências umas com as outras. A associação manual é útil para a compreensão das relações entre os riscos e as ocorrências, proporcionando melhor gerenciamento geral do projeto.
Siga estas etapas:
  1. Abra um projeto e clique em
    Riscos/Ocorrências/Mudanças
    .
  2. No menu
    Riscos/ocorrências/mudanças
    , clique em
    Ocorrências
    .
  3. Clique no nome da ocorrência.
  4. Clique em
    Criar risco
    .
  5. Preencha os campos na seção Geral. A maioria dos campos são os mesmos descritos anteriormente nesta página.
  6. Clique em
    Salvar
    .
  7. Preencha os campos na seção Detalhes:
    • Sinais de risco
      Define os sinais que identificam esse item como um risco.
    • Descrição do impacto
      Exibe uma descrição do resultado que o risco teve no projeto.
    • Data de impacto do risco
      Exibe a data em que as repercussões desse risco afetaram o projeto.
    • Data-alvo para resolução
      Exibe a data alvo para a resolução do risco.
    • Premissas
      Exibe as suposições que definiram o risco.
    • Riscos associados
      Define os riscos desse projeto que estão associados a esse risco. Só é possível vincular esse risco a riscos desse projeto.
    • Ocorrências associadas
      Define as ocorrências desse projeto que estão associadas a esse risco. Só é possível vincular esse risco a riscos desse projeto.
    • Tipo de resposta
      Define o tipo de resposta que você deseja estabelecer com esse risco.
      Valores:
      • Observar. Você não deseja responder a um risco. Em geral, esse tipo é atribuído a qualquer risco cuja pontuação calculada seja baixa. Em outras palavras, embora a probabilidade ou o impacto do risco não seja suficiente para garantir a ação, você ainda desejará que o risco permaneça aberto e irá monitorá-lo.
      • Aceitar. A exposição de risco é aceita e, em alguns casos, não há intenção de perseguir o risco.
      • Transfer. Você deseja transferir o risco para outro projeto. Uma vez transferido, você pode fechar o risco.
      • Mitigar. Você deseja aplicar uma estratégia de resposta para resolver o risco.
      Padrão:
      Observar
  8. Preencha os campos na seção Avaliar risco:
    • Probabilidade
      Define a probabilidade de ocorrência do impacto. A probabilidade de risco é usada para calcular a exposição ao risco.
      Valores:
      Baixa (1), Média (2) ou Alta (3)
      Padrão:
      Baixa
    • Risco calculado
      Exibe a pontuação calculada com base nas seleções feitas nos campos Probabilidade e Impacto.
      Valores de risco:
      • 4: 6 (amarelo). O risco calculado é médio.
      • 7: 9 (vermelho). O risco calculado é alto.
      • 1: 3 (verde). O risco calculado é baixo.
    • Impacto
      Define o efeito do risco específico no projeto, determinado pelo efeito do risco no desempenho, na capacidade de suporte, no custo e no cronograma do projeto. Esse valor é usado para calcular a exposição ao risco.
      Valores:
      Baixa (1), Média (2) ou Alta (3)
      Padrão:
      Baixa
  9. Anexe documentos, se houver, na seção Anexos.
  10. Preencha os campos na seção Resolução:
    • Resolução
      Define a resolução final após os riscos serem minimizados. Os dados de resolução são úteis para recuperar o resultado de uma estratégia de resposta de risco ao planejar ou abordar futuros planos de risco de projeto.
    • Riscos residuais
      Especifica os riscos encontrados dentro do projeto ou criados como resultado da mitigação a ser realizada para resolver o risco. Ao contrário dos riscos associados, os riscos residuais não compartilham resultados semelhantes, mas resultam de uma ação adotada na resolução de um risco.
  11. Salve as alterações.
Depois de criar um risco, ele aparece na lista de riscos. Um ícone de marca de seleção na coluna Acima do limite na página de riscos indica que a pontuação do risco ultrapassou o limite do risco.
Criar um risco a partir de uma solicitação de mudança
Quando você cria um risco a partir de uma solicitação de mudança, alguns dos campos são preenchidos com informações da solicitação de mudança relacionada. Para visualizar a solicitação de mudança original do risco, abra o risco e clique na ID no campo Solicitação de mudança original.
Siga estas etapas:
  1. Abra um projeto e clique em
    Riscos/Ocorrências/Mudanças
    .
  2. Abra o menu Riscos/Ocorrências/Mudanças e clique em Solicitações de mudança.
  3. Clique no nome da solicitação de mudança.
  4. Clique em
    Criar risco
    .
  5. Preencha os campos na seção Geral. A maioria dos campos são os mesmos descritos anteriormente nesta página.
  6. Preencha os campos na seção Detalhes:
    • Sinais de risco
      Define os sinais que identificam esse item como um risco.
    • Descrição do impacto
      Exibe uma descrição do resultado que o risco teve no projeto.
    • Data de impacto do risco
      Exibe a data em que as repercussões desse risco afetaram o projeto.
    • Premissas
      Define as premissas que determinam se esse item pode ser um risco. É possível verificar essas premissas para se assegurar de que continuam válidas durante toda a duração do risco. Se as suposições forem alteradas, o impacto ou a probabilidade de risco também poderão ser alterados.
    • Riscos associados
      Define os riscos desse projeto que estão associados a esse risco. Só é possível vincular esse risco a riscos desse projeto.
    • Ocorrências associadas
      Define as ocorrências desse projeto que estão associadas a esse risco. Só é possível vincular esse risco a riscos desse projeto.
  7. Preencha os campos na seção Avaliar risco. A maioria dos campos são os mesmos descritos anteriormente nesta página.
  8. Anexe quaisquer documentos na seção Anexos.
  9. Preencha os campos na seção Resolução.
  10. Salve as alterações.
Atribuir classificações de risco
Em geral, as organizações preferem financiar projetos que oferecem risco baixo ou médio. A menos que um projeto de alto risco possa oferecer benefícios substanciais ou seja estrategicamente essencial para as metas da empresa, ele poderá ser encerrado. É possível classificar uma lista predefinida de possíveis fatores de risco para cada projeto na página principal do risco. As seguintes cores são usadas para exibir a pontuação de riscos na forma de um semáforo:
  • Vermelho = risco alto
  • Amarelo = risco médio
  • Verde = risco baixo
Depois que você atribuir classificações de risco aos fatores individuais, um nível de risco geral para o projeto será calculado. O cálculo baseia-se nos níveis de risco combinados de todos os fatores de risco na lista. O nível de risco geral aparece no início da lista de fatores.
Os riscos podem ser classificados na página principal de riscos. Todos os outros componentes e ações do gerenciamento de risco que podem ser executados estão na página Riscos do projeto. Crie um risco detalhado na página de riscos e atribua a ele uma categoria de risco.
  • A categoria é equivalente a uma das categorias ou fatores de risco listados na página da lista de riscos. Se a pontuação geral de um risco detalhado for diferente da classificação atribuída a ele na página principal do risco, os dois componentes de gestão de risco irão interagir. A pontuação do risco detalhado substituirá a classificação que você atribuir. Se você criar um risco detalhado sem atribuir classificações, as pontuações das entradas de risco irão colorir o fator apropriado na lista.
  • Algumas categorias de risco na seção Fatores de contribuição da página principal do risco são somente de exibição. Depois de criar um risco detalhado e atribuí-lo a uma categoria de risco, a categoria de risco correspondente na seção Fatores de risco das propriedades de risco do projeto não poderá ser editada. É possível atualizar a classificação atualizando o risco correspondente na página da lista de riscos.
A exclusão de um risco detalhado altera a pontuação geral de risco do projeto e a pontuação de risco combinada dessa categoria de risco específica. Esses dois valores são exibidos na seção Fatores de contribuição da página principal de risco.
Por exemplo, você exclui um Risco de verba detalhado e há vários riscos desse tipo de categoria de risco. A pontuação de risco dessa categoria/desse fator de risco será recalculada com base na pontuação combinada de todos os riscos restantes na categoria. Se, no entanto, você excluir um Risco de verba e restar apenas um risco dessa categoria, poderá selecionar um valor de risco na lista suspensa Verba.
Você pode atribuir classificações a fatores de risco do projeto. Os fatores de risco são exibidos na seção Fatores de contribuição da página. O campo Risco na parte superior da página indica um nível de risco combinado para o projeto. O nível de risco baseia-se em todas as seleções feitas na seção Fatores de contribuição da página.
Siga estas etapas:
  1. Abra o projeto e selecione o risco em Propriedades.
  2. Selecione as opções para classificar o risco.
    • Objetivos
      Especifica se os requisitos, os objetivos, o escopo e os benefícios são razoáveis, claramente definidos, mensuráveis e verificáveis.
    • Patrocínio
      Especifica se o patrocínio está claramente identificado e confirmado.
    • Verba
      Especifica se a verba do projeto está disponível sem restrições.
    • Disponibilidade do recurso
      Especifica se os recursos internos estão disponíveis para o projeto sem restrições e se recursos externos não são necessários.
    • Interdependências
      Especifica se o projeto não é dependente de outros projetos.
    • Nível técnico
      Especifica se a tecnologia do projeto é comprovada e um novo especialista interno ou externo é necessário.
    • Interface com o usuário
      Especifica se o projeto tem uma interface do usuário bem definida.
    • Cultura organizacional
      Especifica se o projeto precisa de poucas alterações na cultura organizacional, nos processos de negócios, nos procedimentos ou nas diretivas.
    • Capacidade de suporte
      Especifica se é fácil oferecer suporte ao projeto no futuro e se grandes atualizações não são necessárias.
    • Implementação
      Especifica se há pequenas incertezas quanto ao esforço de implementação e à aceitação dos usuários.
    • Flexibilidade
      Especifica se o projeto é facilmente adaptável.
  3. Salve as alterações.
    Os semáforos são alterados ao lado de cada fator de risco para a cor atribuída ao nível selecionado para cada risco.
Pontuação calculada do risco
É possível inserir e visualizar uma pontuação calculada do risco na seção Avaliar risco da página Propriedades do risco. A pontuação do risco é calculada com base nas seleções feitas nos campos Probabilidade e Impacto nessa página. Os níveis de probabilidade e impacto são classificados como segue:
  • Baixo = 1
  • Médio = 2
  • Alto = 3
Por exemplo, defina o nível de probabilidade do risco como Alto (3) e o nível de impacto como Médio (2). A pontuação calculada do risco é 6. A pontuação calculada do risco funciona em conjunto com o valor de limiar de risco no nível do sistema para todos os projetos, o que é definido pelo administrador do
Classic PPM
. O
limiar de risco
é o nível aceitável do risco que pode ser tolerado sem o uso da estratégia de resposta ao risco. O limite do risco é útil porque os projetos podem ter centenas de riscos. A única maneira de gerenciá-los é se concentrar nos mais importantes.
A matriz de pontuação de risco e o limite do risco contêm valores padrão. Esses valores podem ser definidos como altos ou baixos, conforme for adequado para sua organização. É possível verificar se o risco está acima do limiar na página Riscos. Você pode criar procedimentos ou processos para lidar com riscos que excedem o limite.
Para obter mais informações sobre como as pontuações de risco são calculadas e o que determina a cor da pontuação de risco, consulte TEC439319 no Suporte online da CA.
Configurar a matriz de pontuação de risco
Use a matriz Configuração da pontuação de risco para definir a pontuação de risco para uma determinada combinação de impacto e probabilidade. O sistema usa a matriz para determinar o nível de risco (Alto, Médio, Baixo) com base nos fatores de impacto e probabilidade de um risco.
Por padrão, é possível usar as seguintes pontuações de classificação de risco para classificar os fatores de Impacto e Probabilidade:
  • Baixo
  • Médio
  • Alto
Nível de impacto e Probabilidade são atributos de pesquisa no sistema contendo valores numéricos (LOOKUP_ENUM) atribuídos. O produto dos valores de impacto e probabilidade fornece o valor de Risco calculado para um risco.
Siga estas etapas:
  1. Em Administração, selecione Configurações do risco em Gestão de projetos.
  2. Para cada linha de Impacto do risco (Baixo, Médio e Alto), selecione uma Probabilidade de risco (Baixo, Médio ou Alto) para cada coluna.
Configurar a matriz de pontuação de risco usando valores personalizados
Por padrão, a pesquisa de Classificação de risco usa as IDs formadas por letras abaixo para os níveis de classificação.
  • L = 0 (baixo)
  • M = 50 (médio)
  • H = 100 (alto)
Você pode configurar a matriz de pontuação de risco adicionando valores personalizados às pesquisas abaixo.
  • Classificação de risco
  • Impacto do risco
  • Probabilidade de risco
Para usar pontuações personalizadas (como Médio-baixo, Médio-alto ou Super alto) para classificar os fatores Nível de impacto e Probabilidade, configure os valores de pesquisa de Classificação de risco. As pontuações personalizadas ou os valores são exibidos na matriz de Configuração da pontuação de risco. Você pode selecionar os valores personalizados nos menus suspensos para as linhas de Impacto do risco e as colunas de Probabilidade de risco.
Por padrão, as pesquisas de Impacto do risco e Probabilidade de risco usam as seguintes IDs numéricas para indicar os níveis de impacto e probabilidade:
  • 1 = Baixo (0)
  • 2 = Médio (50)
  • 3 = Alto (100)
Para definir valores personalizados para os próprios fatores de Nível de impacto e Probabilidade, configure os valores de pesquisa de Impacto do risco e Probabilidade de risco. Os valores personalizados de Impacto do risco são exibidos na matriz de Configuração da pontuação de risco como linhas adicionais com menus suspensos exibindo Selecionar. Os valores personalizados de Probabilidade de risco são exibidos na matriz de Configuração da pontuação de risco como colunas adicionais com menus suspensos exibindo Selecionar. Clique em Selecionar para determinar o valor apropriado do impacto do risco ou da probabilidade para uma linha ou coluna da matriz.
Siga estas etapas:
  1. Em Administração, selecione Pesquisas, em Administração de dados.
  2. Filtre pela pesquisa que deseja configurar (por exemplo, Classificação de risco (Padrão - BMA)).
  3. Clique em Valores e, em seguida, clique em Novo para definir um valor personalizado para a pesquisa.
  4. Defina os atributos do valor personalizado. Por exemplo, adicione o seguinte valor personalizado de classificação de risco:
    • Nome de valor de pesquisa = Baixo-médio
    • ID = 25
    • Partição = Sistema
  5. Clique em Salvar e voltar.
  6. Clique em Reorganizar valores.
  7. Use as setas para cima e para baixo para colocar o novo valor personalizado na ordem correta.
  8. Clique em Salvar e voltar.
Depois de adicionar valores personalizados às pesquisas de Classificação de risco, Impacto do risco ou Probabilidade de risco, vá para a página Configurações do risco, em Administração, e selecione os valores recém-adicionados na matriz de Configuração da pontuação de risco. Consulte Configurar a matriz de pontuação de risco para obter os detalhes.
Adicionar observações para riscos, ocorrências ou solicitações de mudança
Você pode adicionar observações sobre um risco, uma ocorrência ou solicitação de mudança. As observações adicionadas são exibidas em uma lista na respectiva página de observações. As observações são exibidas por ordem de criação, a mais recente é exibida na parte superior da lista. Nessa página, é possível classificar a lista de observações e adicionar outras. Não é possível editar ou responder essas observações.
Visualize as observações na seção de lista da página de riscos. Os usuários com acesso à página Riscos/Ocorrências/Mudanças de um projeto podem visualizar as observações.
Siga estas etapas:
  1. Abra o projeto e clique em Riscos/ocorrências/mudanças.
  2. Abra o menu Riscos/ocorrências/mudanças e selecione um item.
  3. Abra o risco, a ocorrência ou a solicitação de mudança para adicionar uma observação.
  4. Clique em Observações.
  5. Preencha os campos e clique em Adicionar para salvar as observações.
Associar tarefas principais a um risco
É possível atribuir um risco a uma tarefa existente ou criar uma tarefa. Também é possível atribuir riscos a uma ou mais tarefas principais. Uma tarefa principal é significativa de alguma forma. Por exemplo, a data de início de outras tarefas pode depender da tarefa principal. Ao usar a página de tarefas associadas ao risco, é possível visualizar uma lista das tarefas associadas ao risco. É possível associar os riscos criados às suas tarefas e visualizá-los na página de riscos associados à tarefa. Não é possível responder nem editar os riscos listados nessa página. Os recursos com acesso ao projeto podem visualizar os riscos.
Siga estas etapas:
  1. Abra o projeto e clique em Riscos/ocorrências/mudanças.
  2. Clique no nome do risco.
  3. Clique em Tarefas associadas.
  4. Para adicionar uma tarefa existente, clique em Adicionar tarefas existentes. Marque a caixa de seleção ao lado da tarefa para associá-la ao risco e clique em Link para.
  5. Para adicionar uma nova associação de tarefa, clique em Novo.
  6. Preencha os campos na seção Geral:
    • Marco
      Designe a tarefa como uma tarefa de marco. Marcos são tarefas que têm uma data de vencimento, mas não uma duração (um período entre a data de início e de término). Depois de salvo, o campo Início na página Propriedades da tarefa é bloqueado.
      Padrão:
      desmarcado
      Não é possível atribuir a equipe alocada a marcos ou designá-los como tarefas do resumo.
    • Tarefa principal
      Especifica se você deseja identificar essa tarefa como tarefa principal. Uma tarefa principal é significativa de alguma forma. Por exemplo, a data de início de outras tarefas pode depender da tarefa principal.
      Exemplo:
      se esta for uma tarefa cuja conclusão é essencial para a data de início de outras tarefas, marque essa tarefa como uma tarefa principal.
      Padrão:
      selecionado
    • Status
      Exibe o status da tarefa com base no valor do % de conclusão. Este campo é calculado e atualizado automaticamente com base no valor de % Completo da tarefa.
      Valores:
      • Concluído. A EPT da tarefa é zero e a porcentagem de conclusão é 100.
      • Não iniciado As horas trabalhadas não são registradas e a porcentagem de conclusão é zero.
      • Iniciado. Exibe quando um recurso registra as horas trabalhadas na atribuição de tarefa. A porcentagem de conclusão da tarefa é maior do que zero e menor do que 100.
      Padrão:
      Não iniciado
    • % concluído
      Define a porcentagem de trabalho concluída quando a tarefa está parcialmente concluída.
      Valores:
      • Zero. A tarefa não é iniciada.
      • 1 a 99. A tarefa tem EPT ou horas trabalhadas lançadas e ela não é iniciada.
      • 100. A tarefa está concluída.
      Padrão:
      0
    • Código de encargo
      Define o código de encargo da tarefa. Os códigos de encargo no nível da tarefa substituem os códigos de encargo no nível do projeto quando ambos tiverem sido especificados.
    • Precisa iniciar em
      Define a data na qual a tarefa deve ser iniciada. Essa data é usada como restrição de data durante o cronograma automático.
    • Precisar terminar em
      Define a data na qual a tarefa deve ser concluída. Essa data é usada como restrição durante o cronograma automático.
    • O início não pode ser antes de
      Define a primeira data de início possível para uma tarefa. Essa data é usada como restrição durante o cronograma automático.
    • O início não pode ser depois de
      Define a última data de início possível para a tarefa. Essa data é usada como restrição durante o cronograma automático.
    • A conclusão não pode ser antes de
      Define a data de término mais antecipada possível para a tarefa. Essa data é usada como restrição durante o cronograma automático.
    • A conclusão não pode ser depois de
      Define a última data de término possível para a tarefa. Essa data é usada como restrição durante o cronograma automático.
    • Excluir do cronograma automático
      Especifica a exclusão de datas dessa tarefa durante o processo de cronograma automático.
      Padrão:
      desmarcado
      Obrigatório:
      não
      Esse campo funciona com o campo
      Programar atribuições em tarefas excluídas
      , na página Cronograma automático. Por exemplo, você exclui a tarefa do cronograma automático, mas permite alterar as datas de atribuição de recurso de tarefas excluídas durante a execução do cronograma automático. O processo do cronograma automático altera as datas de atribuição de recurso da tarefa, ao passo que se mantém dentro das datas de início e término da tarefa.
  7. Salve as alterações.
Gerenciar a lista de valores para a pesquisa de categorias de risco
A lista de valores de categorias de risco (pesquisa RIM_CATEGORY_TYPE) definida pelo sistema contém valores sugeridos. É possível editar essa lista para atender às necessidades da sua organização em relação ao cálculo e à gestão de riscos.
Você pode criar atributos definidos pelo usuário e adicioná-los a fórmula de média ponderada de risco. Os valores de pesquisa do Tipo de categoria (ID=RIM_CATEGORY_TYPE) são gerenciados por meio do aplicativo de outra forma, não apenas adicionando os valores de pesquisa por meio de Administração, Administração de dados, Pesquisa.
Siga estas etapas:
  1. Clique em
    Administração
    ,
    Studio
    ,
    Objetos
    .
  2. Abra o objeto
    Projeto
    e clique na guia
    Atributos
    .
  3. Crie um atributo de número. Por exemplo,
    Meu fator de risco
    com uma
    ID my_risk_factor
    .
    1. Clique no botão
      Adicionar
      .
    2. Selecione o tipo de atributo. Nesse caso, é
      número
      .
    3. Preencha todos os campos necessários e clique em
      Salvar
      .
  4. Adicione esse novo atributo ao atributo Pontuação de risco (encontrado na lista Atributo do Objeto do projeto).
  5. Clique no atributo
    Pontuação de risco
    (id = risk)
  6. Na página
    Propriedades de risco
    , clique no link
    [Criar fórmula de média ponderada]
    .
  7. Adicione o novo atributo definido pelo usuário (
    my_risk_factor
    ) à fórmula de média ponderada.
  8. Você poderá remover outros atributos e valores definidos pelo sistema da fórmula de média ponderada se não os quiser.
  9. Clique em
    Salvar
    ou
    Enviar
    .
  10. Verifique os valores na lista de pesquisa
    Risk Category Type
    :
    1. Clique em
      Administração
      ,
      Administração de dados
      ,
      Pesquisas
      .
    2. Pesquise a ID = RIM_CATEGORY_TYPE, abra a pesquisa e vá para a guia
      Valores
      .
      Agora você verá o atributo Pontuação de risco definido pelo usuário e recém-adicionado denominado como
      My Risk Factor
      como um valor nessa pesquisa.
  11. Coloque esse novo atributo (
    my_risk_factor
    ) em uma subpágina dentro do objeto Projeto para que os usuários possam inserir um valor no campo para o cálculo da pontuação de risco.
  12. Você também poderá remover qualquer um dos atributos definidos pelo sistema para a Pontuação de risco se não for necessário usá-los.
  13. Para atualizar as visualizações, vá para
    Administração
    ,
    Studio
    ,
    Objetos
    , abra o objeto
    Projeto
    e clique na guia
    Visualizações
    .
  14. Publique as visualizações modificadas do projeto se as modificações tiverem sido feitas em exibições em lista, exibições de filtro ou opções. A publicação não é necessária para modificações feitas em páginas de propriedades.
Automatizar o gerenciamento de riscos
O processo Atribuir riscos é um processo de gestão de riscos disponível. Como administrador ou gerente de processos, use o processo de atribuição de riscos para gerenciar a atribuição e a resolução de riscos do projeto. Por padrão, esse processo não está ativo. O administrador do processo ativa essa opção antes de iniciar o processo de atribuição de riscos. Após a ativação, você poderá acessar e iniciar o processo a partir do risco, na guia Processos.
É possível personalizar o processo usando regras de negócios adicionais. Consulte
Configurar processos
para obter mais informações.
O processo pronto Atribuir riscos conclui as seguintes etapas. O processo envia notificações para cada item de ação ou etapa para destinatários designados.
  1. Um usuário cria um novo risco do projeto com o status
    Aberto
    e inicia manualmente o processo de atribuição de riscos.
  2. O processo verifica se uma categoria de risco é especificada
    .
    Se uma categoria de risco for especificada, um item de ação será criado para o gerente de projetos atribuir um proprietário de risco.
    Se uma categoria de risco não for especificada, um item de ação será criado para o gerente de projeto inserir uma categoria de risco. O proprietário de risco altera o status do risco para
    Trabalho em andamento
    .
  3. Quando se atribui um proprietário a um risco, o processo cria um item de ação para o proprietário de risco selecionar uma abordagem para a resolução do risco (atenuar, vigiar, transferir ou aceitar).
    • Se o risco for aceito, um item de ação será criado para o gerente de projetos aprovar a aceitação do risco. Se a aceitação do risco for aprovada, o risco será marcado como Resolvido. Se a aceitação do risco for negada, o item de ação retornará ao proprietário de risco para selecionar uma nova abordagem de resolução de risco.
    • Se o risco estiver sendo vigiado, um item de ação será criado para o proprietário de risco vigiar o risco. Após a conclusão da ação, o risco é marcado como Resolvido.
    • Se o risco estiver sendo atenuado, um item de ação será criado para o proprietário de risco definir as etapas de atenuação do risco. Após a conclusão da ação, o risco é marcado como Resolvido.
    • Se o risco estiver sendo transferido, um item de ação será criado para o proprietário de risco transferir o risco para um proprietário ou para um grupo diferente. Após a conclusão do item de ação, o risco é marcado como Resolvido.
  4. Após a resolução do risco, o proprietário de risco altera o status de risco para
    Fechado
    .
Criar uma ocorrência e fechar um risco
Uma
ocorrência
é um evento que afetou a projeto. Quando o plano de mitigação de riscos falhar, é possível classificar o risco como uma ocorrência. Crie uma ocorrência a partir do risco existente e depois feche o risco. A nova ocorrência herda o nome e a descrição do risco, bem como alguns de seus valores, como o Status (Aberto) e a Data de criação (data de calendário atual). É sempre possível vincular de volta ao risco original. A criação de uma ocorrência com base em um risco proporciona percepção, permite criar ações e tarefas relacionadas a uma ocorrência para conclusão pela equipe do projeto. Além disso, permite que a equipe mantenha um registro das ocorrências e seu resultado para análise no fechamento do projeto e para o planejamento de projetos futuros.
Também é possível conectar outros riscos ou ocorrências relacionados a essa ocorrência. A conexão de todas as ocorrências e todos os riscos relacionados ajuda você a rastrear dependências e reconhecer tendências em análises e auditorias futuras.
Neste artigo, como parte do plano de mitigação, são contratados prestadores de serviços externos para concluir o projeto. No entanto, os prestadores de serviços contratados não têm o nível necessário de experiência, o que está afetando o andamento do projeto. O risco agora se torna uma ocorrência, o gerente de projeto cria uma ocorrência com base nesse risco e fecha o risco.
Siga estas etapas:
  1. Abra o projeto e clique em
    Riscos/ocorrências/mudanças
    .
  2. Abra o risco.
  3. Clique em
    Criar ocorrência
    .
  4. Preencha os campos na seção
    Geral
    :
    • Categoria
      Define a categoria à qual a ocorrência pertence.
      Valores:
      • Flexibilidade:
        o projeto não é adaptável.
      • Verba:
        a verba do projeto não está alocada ou está disponível com restrições.
      • Interface com o usuário
        : a UI (User Interface - Interface do Usuário) está mal definida.
      • Implementação:
        existem incertezas no esforço de implementação e na aceitação do usuário
      • Interdependências
        : o projeto é dependente de outros projetos.
      • Objetivos
        : os requisitos, objetivos, escopo e benefícios não são razoáveis, claros, mensuráveis nem verificáveis.
      • Cultura organizacional
        : o projeto requer alterações na cultura organizacional, nos processos de negócios, nos procedimentos ou nas políticas.
      • Disponibilidade do recurso
        : a disponibilidade de recursos internos é incerta e são necessários recursos externos.
      • Patrocínio:
        o patrocínio não está claramente identificado e confirmado.
      • Capacidade de suporte
        : não será fácil oferecer suporte ao projeto no futuro e haverá a necessidade de grandes atualizações.
      • Nível técnico:
        a tecnologia do projeto não é comprovada e um novo especialista interno ou externo é necessário.
    • Proprietário
      Define o nome do recurso que gerencia a ocorrência. Esse recurso é responsável por assegurar que a ocorrência seja devidamente gerenciada e acompanhada durante todo o seu ciclo de vida.
      Padrão:
      o recurso conectado no momento.
  5. Preencha os campos na seção
    Detalhes
    .
  6. Anexe um documento que ofereça informações importantes sobre a ocorrência, sua resolução ou efeito sobre o projeto, se houver algum, na seção
    Anexos
    .
  7. Preencha a seção
    Resolução
    depois que o problema for resolvido.
  8. Clique em
    Salvar e voltar
    para ir para a página
    Propriedades de risco
    para fechar o risco.
  9. Altere o
    Status
    para
    Fechado
    .
  10. Salve as alterações.
Criar uma ocorrência
Crie uma ocorrência quando o risco impactar o projeto de uma forma significativa. Como o atraso no processo de aprovação é antecipado, o gerente de projeto cria uma ocorrência e atribui a categoria como uma dependência.
Siga estas etapas:
  1. Abra o projeto e clique em
    Riscos/ocorrências/mudanças
    .
  2. Abra o menu
    Riscos/ocorrências/mudanças
    e clique em
    Ocorrências
    .
  3. Clique em
    Novo
    .
  4. Preencha os campos na seção
    Geral
    :
    • ID da ocorrência
      Define o identificador exclusivo da ocorrência. Não é possível alterar o identificador, depois que você salvar a ocorrência.
    • Categoria
      Define a categoria à qual a ocorrência pertence.
      Valores:
      • Flexibilidade:
        o projeto não é adaptável.
      • Verba:
        a verba do projeto não está alocada ou está disponível com restrições.
      • Interface com o usuário
        : a UI (User Interface - Interface do Usuário) está mal definida.
      • Implementação:
        existem incertezas no esforço de implementação e na aceitação do usuário
      • Interdependências
        : o projeto é dependente de outros projetos.
      • Objetivos
        : os requisitos, objetivos, escopo e benefícios não são razoáveis, claros, mensuráveis nem verificáveis.
      • Cultura organizacional
        : o projeto requer alterações na cultura organizacional, nos processos de negócios, nos procedimentos ou nas políticas.
      • Disponibilidade do recurso
        : a disponibilidade de recursos internos é incerta e são necessários recursos externos.
      • Patrocínio:
        o patrocínio não está claramente identificado e confirmado.
      • Capacidade de suporte
        : não será fácil oferecer suporte ao projeto no futuro e haverá a necessidade de grandes atualizações.
      • Nível técnico:
        a tecnologia do projeto não é comprovada e um novo especialista interno ou externo é necessário.
    • Proprietário
      Define o nome do recurso que gerencia a ocorrência. Esse recurso é responsável por assegurar que a ocorrência seja devidamente gerenciada e acompanhada durante todo o seu ciclo de vida.
      Padrão:
      o recurso conectado no momento.
    • Criador
      Exibe o nome do recurso que criou a ocorrência.
      Padrão:
      o recurso conectado no momento.
  5. Preencha os campos na seção
    Detalhes
    .
  6. Anexe um documento que ofereça informações importantes sobre a ocorrência, sua resolução ou efeito sobre o projeto, se houver algum, na seção
    Anexos
    .
  7. Preencha a seção
    Resolução
    depois que o problema for resolvido.
  8. Salve as alterações.
Fechar uma ocorrência
Depois que a ocorrência estiver resolvida, altere seu status para Fechado e insira uma resolução final. Uma resolução detalhada pode ajudar você a se lembrar do resultado de uma ocorrência ao planejar ou abordar planos de ocorrências de projetos futuros.
Siga estas etapas:
  1. Abra o projeto e clique em
    Riscos/ocorrências/mudanças
    .
  2. Abra o menu
    Riscos/ocorrências/mudanças
    e clique em
    Ocorrências
    .
  3. Abra a ocorrência.
  4. Altere o
    Status
    para
    Fechado
    .
  5. Insira como a ocorrência foi resolvida na seção
    Resolução
    .
  6. Salve as alterações.
Criar uma ocorrência com base em um risco ou uma solicitação de mudança
Você pode criar ocorrências a partir de riscos ou solicitações de mudança para escalonar um risco grave para um nível superior. Também é possível criar ocorrências independentes de riscos e solicitações de mudança. Assim como no caso dos riscos, você pode associar ocorrências a itens de ação, tarefas e processos.
Siga estas etapas:
  1. Abra o projeto e clique em Riscos/ocorrências/mudanças.
  2. Abra o menu Riscos/Ocorrências/Mudanças e clique em Ocorrências ou Solicitações de mudança.
  3. Clique em Novo ou no nome de uma solicitação de mudança e, em seguida, clique em Criar ocorrência.
  4. Preencha as informações solicitadas.
    • Proprietário
      Define o nome do recurso que gerencia o risco. Esse recurso é responsável por assegurar que a ocorrência seja devidamente gerenciada e acompanhada durante todo o seu ciclo de vida. Se você criar uma ocorrência a partir de um risco fechado, o valor desse campo virá do campo Proprietário, na página Propriedades de risco.
      Padrão
      : o recurso conectado no momento.
  5. Preencha os campos na seção Detalhes.
  6. Anexe algum documento.
  7. Preencha o campo Resolução na seção Resolução.
  8. Salve as alterações.
Importar uma ocorrência de outro sistema de registro
Se a sua organização utiliza um sistema diferente para criar e monitorar ocorrências, como o Microsoft Excel ou Access, use o XOG (XML Open Gateway) para importá-las para o
Classic PPM
. Para obter mais informações, consulte
XML Open Gateway (XOG) Development
.
Fechar uma solicitação de mudança e acompanhá-la como ocorrência
É possível criar rapidamente uma solicitação de mudança a partir de uma ocorrência existente. As informações básicas de campos comuns são copiadas na nova solicitação de mudança, com o objetivo de facilitar a configuração. Um link para a solicitação de mudança original é fornecido na página Propriedades da ocorrência para facilitar a navegação entre os registros. Além disso, você pode associar manualmente as ocorrências ou solicitações de mudança umas com as outras. A associação pode ajudá-lo a entender as relações entre as ocorrências e solicitações de mudança e fornecer uma melhor gestão geral do projeto. Clique na ID no campo Solicitação de mudança original para visualizar essa solicitação.
Siga estas etapas:
  1. Abra a solicitação de mudança.
  2. Altere o Status para Fechado.
  3. Salve as alterações.
  4. Clique em Criar ocorrência.
  5. Preencha os campos na seção Geral. O seguinte campo requer uma explicação:
    • Proprietário
      Define o nome do recurso que gerencia o risco. Esse recurso é responsável por assegurar que a ocorrência seja devidamente gerenciada e acompanhada durante todo o seu ciclo de vida. Se você criar uma ocorrência a partir de um risco fechado, o valor desse campo virá do campo Proprietário, na página Propriedades de risco.
      Padrão:
      o recurso conectado no momento.
  6. Preencha os campos na seção Detalhes. O seguinte campo requer uma explicação:
    • Data-alvo para resolução
      Define a data para resolver a ocorrência. A data deve ser a mesma ou anterior à data de impacto.
      Padrão:
      data atual
  7. Anexe algum documento.
  8. Preencha o campo Resolução na seção Resolução.
  9. Salve as alterações.
Associar tarefas existentes a ocorrências
Você pode associar tarefas à ocorrência e exibir uma lista das tarefas associadas à ocorrência. Você pode associar tarefas, tarefas principais e marcos a uma ocorrência. Não é possível responder nem editar as ocorrências relacionadas nessa página. Por padrão, nem todas as tarefas associadas à ocorrência são exibidas na lista. Para visualizar todas as tarefas associadas a uma ocorrência, expanda a seção do filtro, selecione Tudo no campo de filtro Tarefa principal e clique em Filtrar.
Siga estas etapas:
  1. Abra o projeto e clique em Riscos/ocorrências/mudanças.
  2. Abra o menu Riscos/ocorrências/mudanças e clique em Ocorrências.
  3. Clique no nome da ocorrência.
  4. Clique em Tarefas associadas.
  5. Clique em Adicionar tarefas existentes.
  6. Marque a caixa de seleção da tarefa para associar a tarefa à ocorrência e clique em Link para.
Criar uma solicitação de mudança
Uma
solicitação de mudança
é uma alteração para expandir ou recolher o escopo do projeto, o cronograma ou o orçamento. Crie uma solicitação de mudança quando a resolução da ocorrência impactar o escopo do projeto, o cronograma ou o orçamento ou quando a ocorrência não for resolvida. Gravar uma solicitação de mudança ajuda a analisar o projeto e também aprender sobre eventos passados. É possível criar solicitações de mudança para enviar e acompanhar as solicitações das partes interessadas. Solicitações de mudança são requisições de expansão ou redução do escopo ou de planos do projeto para análise de cronogramas. Uma solicitação de mudança pode ser gerada para um novo recurso do produto, uma solicitação de aprimoramento, um defeito ou um requisito alterado. É possível monitorar o status da solicitação de mudança em todo o ciclo de vida do projeto.
Como gerente de projeto, você pode criar uma solicitação de mudança para estender o prazo do projeto para resolver um problema de disponibilidade do recurso ou outra dependência.
Siga estas etapas:
  1. Abra o projeto e clique em
    Riscos/ocorrências/mudanças
    .
  2. Para criar uma solicitação de mudança a partir de uma ocorrência, abra o menu
    Riscos/ocorrências/mudanças
    e clique em
    Ocorrências
    . Abra uma ocorrência e clique em
    Criar solicitação de mudança
    .
  3. Para criar uma solicitação de mudança, abra o menu Riscos/Ocorrências/Mudanças e clique em Solicitação de mudança. Clique em Novo.
  4. Preencha os campos nas seções
    Geral
    e
    Detalhes
    . A maioria dos campos são os mesmos descritos anteriormente nesta página.
  5. Anexe um documento que ofereça informações importantes sobre a solicitação de mudança, sua resolução ou efeito sobre o projeto, se houver algum, na seção
    Anexos
    .
  6. Preencha os campos na seção
    Efeito
    :
    • Impacto na linha de base
      Descreva como as mudanças na solicitação podem afetar a linha de base do projeto.
    • Impacto em outros projetos
      Descreva como a solicitação pode afetar outros projetos.
    • Alterar no custo
      Define o valor com o qual a solicitação poderá alterar o custo orçado do projeto. O custo orçado é um campo definido na página Propriedades do orçamento.
    • Alterar no cronograma
      Define o número de dias que a solicitação poderá atrasar ou adiantar o cronograma geral do projeto.
    • Alterar em recursos
      Define um número que reflete a solicitação de um aumento ou diminuição do número de recursos necessários para o projeto.
  7. Preencha os campos na seção
    Avaliação
    .
  8. Clique em
    Salvar e voltar
    para ir para a página Propriedades da ocorrência para fechar a ocorrência.
  9. Altere o
    Status
    para
    Fechado
    .
  10. Salve as alterações.
Criar uma solicitação de mudança a partir de um risco
É possível criar solicitações de mudança a partir de riscos existentes. O campo Risco de origem é exibido na página Propriedades da solicitação de mudança. Esse campo é um link para o risco com base no qual a solicitação de mudança foi criada. Informações básicas, como o nome do risco e o número da ID, são copiadas na nova solicitação de mudança, facilitando a configuração.
Siga estas etapas:
  1. Abra o projeto e clique em Riscos/ocorrências/mudanças.
  2. Clique no nome do risco.
  3. Clique em Criar solicitação de mudança.
  4. Preencha os campos da página.
  5. Salve as alterações.
Fechar uma solicitação de mudança
Depois que a solicitação de mudança estiver resolvida, altere seu status para Fechado e insira uma resolução final para ela. Uma resolução detalhada pode ajudar você a se lembrar do resultado de uma solicitação ao planejar ou abordar projetos futuros.
Siga estas etapas:
  1. Abra a solicitação de mudança.
  2. Na seção Propriedades gerais, altere o status para Fechado e insira um motivo para a alteração solicitada.
  3. Salve as alterações.
Exibir uma trilha de auditoria de um risco, ocorrência ou solicitação de mudança
Você pode visualizar quando e qual usuário alterou determinados campos. Dessa forma, é possível acompanhar as alterações por recurso e data. Seu administrador pode configurar a auditoria para auditar e preservar um registro das operações executadas em solicitações de mudança. Quando os usuários editarem um risco, uma ocorrência ou solicitação de mudança, suas edições aparecerão na página Trilha de auditoria.
É possível exibir os atributos de uma solicitação que tenha sido alterada. Os campos são exibidos na metade inferior da página de trilha de auditoria da solicitação de mudança. Os detalhes incluem o nome do recurso que fez a alteração e quando. Para que você possa visualizar a página da trilha de auditoria da solicitação de mudança, o administrador deverá configurar a auditoria. Para obter mais informações, consulte
Studio Development
na seção Reference da documentação em inglês.
Siga estas etapas:
  1. Abra o projeto e clique em Riscos/ocorrências/mudanças.
  2. Abra o menu Riscos/Ocorrências/Mudanças e clique em Riscos, ocorrências ou solicitações de mudança.
  3. Abra o item e clique em Auditoria.
  4. Filtre a lista.
Atribuir um item de ação a você mesmo ou a outros usuários
Itens de ação de projeto são lembretes sobre o trabalho que você atribui a si mesmo ou a outras pessoas e que outras pessoas atribuem a você. Os itens de ação podem ser usados para acompanhar o andamento de projetos e para ajudar a garantir que um projeto seja concluído no prazo.
Crie itens de ação relacionados ao projeto de dentro de um projeto. Ao criar um item de ação, você se torna o proprietário dele ou pode atribui-lo a recursos que acessam o item. portanto, pode modificá-los e excluí-los.
Siga estas etapas:
  1. Abra a Página inicial e, em Pessoal, clique em Organizador.
  2. Clique em Novo.
  3. Preencha os campos na seção Geral. Os campos a seguir precisam de explicação:
    • Recorrente
      Indica se o item de ação ocorre em intervalos regulares. Se o item de ação ocorrer somente uma vez, desmarque a caixa de seleção.
    • Frequência
      Especifica a frequência de recorrência do item de ação. Por exemplo, se você precisar de um relatório de status a cada semana, insira 1 no campo Frequência.
  4. Preencha os campos na seção Notificar. Os campos a seguir precisam de explicação:
    • Notificar destinatários
      Indica se o recurso atribuído recebe uma notificação por email ou SMS na página Visão geral.
      Padrão:
      desmarcado
    • Enviar lembrete
      Indica se uma notificação de lembrete por email será enviada aos recursos atribuídos quando o item de ação expirar.
      Padrão:
      desmarcado
    • Intervalo antes do lembrete
      Se a caixa de seleção
      Enviar lembrete
      estiver marcada, o campo definirá quanto tempo antes do vencimento do item o lembrete deve ocorrer. Por exemplo, insira 15 no campo e selecione Minutos no campo
      Unidades
      .
  5. Selecione os recursos para atribuir o item de ação na seção Destinatários. Clique em Seleção avançada para escolher em uma lista maior de todos os recursos e grupos de recursos.
  6. Salve as alterações.