Criar recursos e funções

ccppmop1581
Como um gerente de recursos ou administrador de aplicativo, crie funções primeiro como espaços reservados para os recursos que seus projetos necessitam. Em seguida, crie os recursos que você contrata para preencher a demanda que as alocações de funções representam. Finalmente, atribua os recursos às equipes de projeto adequadas.
Por exemplo, crie uma função para um técnico de campo e crie recursos para seus funcionários e prestadores de serviços. É possível criar uma função avançada para um técnico de campo principal com mais habilidades. Crie uma função de equipamento que não seja de mão-de-obra sempre que um projeto precisar de equipamento. Em seguida, crie uma entrada do recurso para cada peça de equipamento disponível que sua empresa possui ou empresta.
O aplicativo usa as propriedades financeiras do recurso para aplicar as taxas e os custos corretos às transações de trabalho. Para registrar a hora e exibir o conteúdo nas páginas e nos relatórios financeiros, ative as propriedades financeiras de um recurso. As horas trabalhadas financeiras ficam visíveis no produto apenas se um recurso estiver ativado financeiramente.
O seguinte diagrama mostra as etapas de criação de recursos e funções:
Esta imagem mostra as etapas para a criação de um recurso ou uma função
Esta imagem mostra as etapas para a criação de um recurso ou uma função
Siga estas etapas:
2
Verificar os pré-requisitos
Verifique se o administrador satisfez os seguintes pré-requisitos:
  • Configure a hierarquia de habilidades.
  • Atribua os direitos de acesso necessários.
Vídeo: Criar uma hierarquia de habilidades
O vídeo a seguir foi fornecido pela CA Technologies.

Para reproduzir em tela cheia, clique no logotipo do YouTube à direita das Configurações, na parte inferior.
Criar um recurso ou uma função de mão-de-obra
É possível criar um recurso de mão-de-obra usando os menus Página inicial ou Administração. Normalmente, um gerente de recursos cria um recurso de mão-de-obra no menu Página inicial. O administrador pode, em seguida, ativar o status do usuário e atribuir direitos e credenciais de logon.
Siga estas etapas:
  1. Como administrador, você pode criar novos usuários usando as subetapas abaixo. Se você não for administrador, ignore a etapa 1 e vá para a etapa 2.
    1. Clique em
      Administração
      ,
      Organização e acesso
      ,
      Recursos
      .
    2. Clique em
      Novo
      e preencha os campos necessários, incluindo um nome de usuário e uma ID de recurso exclusivos.
    3. Clique em
      Salvar e continuar
      para navegar pelas páginas com guias para o novo recurso.
    4. Clique em
      Voltar
      e confirme se o novo recurso é exibido na lista com o status ativo.
      Você criou um novo registro de usuário. Um gerente de recursos pode continuar a definir o recurso de mão-de-obra.
  2. Como Gerente de recursos, clique em
    Página inicial
    ,
    Gestão de recursos
    ,
    Recursos
    .
  3. Clique em
    Novo
    ou aplique filtros de pesquisa para localizar a entrada de recursos do usuário criada na etapa 1 a fim de definir mais detalhes sobre o recurso.
  4. No campo
    Recurso ou função
    , selecione
    Recurso
    .
  5. No campo
    Tipo de recurso
    , selecione
    Mão-de-obra
    .
  6. Clique em
    Avançar
    .
  7. Preencha a página
    Criar recurso - mão-de-obra
    , incluindo os seguintes campos:
    • Função principal
      Indica a função principal do recurso. As funções podem diferir de investimento para investimento. Uma função principal permite que outros recursos tenham uma visão geral da principal área de especialização do recurso.
    • Categoria
      Define a categoria que identifica a área de especialização do recurso.
      Exemplo
      : Desenvolvimento de software ou Marketing de produto.
    • Externo
      Especifica se o recurso trabalha para uma empresa externa.
      Padrão:
      desmarcado
    • Disponibilidade
      Define o número de horas de trabalho do recurso em um dia útil. O número de disponibilidade é automaticamente multiplicado por cinco, que é a quantidade de dias de uma
      semana
      de trabalho padrão
      .
      Padrão: 8
      Observação
      : esse campo é obrigatório e deve ser maior que zero para o tipo de mão-de-obra do recurso ou da função. A EPT baseia-se na disponibilidade. Um tipo de gasto de função ou recurso que é atribuído a uma tarefa não tem uma EPT padrão.
    • Código de tipo de entrada
      Especifica um código que é usado para o recurso em transações financeiras.
    • Modo de acompanhamento
      Indica o método de acompanhamento usado para inserir horário para esse recurso.
      Valores:
      • PPM
        (antigo Clarity):
        os integrantes da equipe alocada inserem horas nas tarefas atribuídas usando as planilhas de horas. Anteriormente
        Clarity
        .
      • Nenhum:
        os recursos que não são de mão-de-obra acompanham as horas trabalhadas por meio de vouchers de transação ou por meio de um agendador de desktop, como o Open Workbench e Microsoft Project.
      • Outros
        : indica que as horas trabalhadas são importadas de um programa de terceiros.
      Padrão:
      PPM
    • Aberto para entrada de horas
      Especifica se o recurso pode usar planilhas de horas para rastrear as horas gastas em atribuições de tarefas. Quando essa opção é desmarcada, o recurso não pode registrar o tempo em nenhum projeto.
      Padrão: selecionado
    • Incluir no datamart
      Especifica o recurso para inclusão no datamart. Quando desmarcado, o recurso não é adicionado ao datamart. Essa caixa de seleção coloca um sinalizador no recurso ou na função. Os dados financeiros para os portlets e os relatórios serão incluídos quando a rotina de extração do datamart for executada. Por exemplo, você pode ter um prestador de serviços externo a uma taxa sem juros. Se não precisar de horas trabalhadas, desmarque o recurso ou a função para que não sejam incluídos no datamart. A maioria de seus funcionários e prestadores de serviços está preenchendo uma planilha de horas. Como você deseja as horas trabalhadas, selecione a caixa para incluir esse recurso no datamart.
      Padrão: desmarcado
    • Gerente de recursos
      Identifica o nome da pessoa que está criando o recurso.
      Padrão: o recurso conectado no momento.
    • Gerente de reservas
      Indica o gerente de reservas padrão para esse recurso de mão-de-obra.
  8. Clique em
    Salvar
    .
  9. Para definir a disponibilidade do recurso ou da função, clique na guia
    Calendário
    .
  10. (Opcional) Clique na guia
    Propriedades
    e clique em
    Informações de contato
    . Preencha os campos e salve as alterações.
  11. Como administrador, ative o novo recurso e crie a senha do logon inicial (a menos que esteja usando SSO):
    1. Clique em
      Administração
      ,
      Organização e acesso
      ,
      Recursos
      .
    2. Insira um filtro para localizar o novo recurso por ID ou por status.
    3. Abra o recurso e altere o campo
      Status
      para
      Ativo
      . Você também pode selecionar o recurso e clicar em
      Ativar
      .
    4. Defina uma senha e confirme-a.
    5. Clique em
      Salvar e voltar
      .
Não é possível excluir recursos de mão-de-obra (usuários), porque o sistema mantém o histórico para preservar a integridade referencial. Se um usuário sair da organização, o administrador poderá bloquear sua conta de usuário. Se um usuário voltar, o administrador poderá desbloquear sua conta de usuário. Se um usuário definido como um recurso de mão-de-obra deixar a empresa e voltar, é recomendável criar um novo registro de recurso em vez de reativar o antigo. Criar um novo registro preserva o histórico do registro antigo. Deixe o registro antigo do recurso em um status
inativo
. Da mesma forma, quando um recurso ou uma função está financeiramente ativo, inclui dados de gerenciamento financeiro. Não é possível excluir nem editar o valor da ID do recurso.
Criar uma função ou um recurso não relacionado a mão-de-obra
É possível criar funções e recursos que não são mão-de-obra incluindo equipamento, material ou despesa. Crie uma função como espaço reservado em um projeto para ajudar a planejar tarefas e estimar o escopo de trabalho.
Siga estas etapas:
  1. Clique em
    Página inicial
    ,
    Gestão de recursos
    ,
    Recursos
    .
  2. Clique em
    Novo
    .
  3. No campo
    Recurso ou função
    , selecione
    Recurso
    ou
    Função
    .
  4. No campo
    Tipo de recurso
    , selecione
    Equipamento
    ,
    Material
    ou
    Despesa
    .
  5. Clique em
    Avançar
    .
  6. Preencha a página incluindo os seguintes campos:
    • Função pai
      Especifica a função um nível superior a esta função em uma hierarquia.
      Exemplo:
      a função Desenvolvedor de aplicativos é pai da função Desenvolvedor da web.
    • Função principal
      Indica a função principal do recurso. As funções podem diferir de investimento para investimento. Uma função principal permite que outros recursos tenham uma visão geral da principal área de especialização do recurso.
    • Categoria
      Define a categoria que identifica a área de especialização do recurso.
      Exemplo
      : projetor, servidor, caminhão
    • Externo
      Especifica se o recurso trabalha para uma empresa externa.
      Padrão:
      desmarcado
    • Disponibilidade
      Esse campo representa o número de horas em um dia útil que o recurso deve trabalhar. O número de disponibilidade é automaticamente multiplicado por cinco, que é a quantidade de dias de uma semana de trabalho padrão. A EPT baseia-se em cálculos de disponibilidade. Um recurso ou função de tipo
      despesa
      que é atribuído a uma tarefa não tem uma EPT padrão.
      Este campo é obrigatório e deve ser maior que zero somente para o tipo de recurso ou função de mão-de-obra. Material e equipamento (mas não as despesas) também podem ter um valor de disponibilidade.
      Padrão
      : 8
    • Gerente de recursos
      Identifica o nome do gerente com direitos de acesso para executar tarefas, por exemplo, definir a alocação do recurso.
      Padrão:
      o recurso conectado no momento.
    • Gerente de recursos
      Identifica o nome da pessoa que está criando o recurso.
      Padrão
      : o recurso conectado no momento.
    • Gerente de reservas
      Indica o gerente de reservas padrão para esse recurso de mão-de-obra.
  7. Clique em
    Salvar
    .
  8. Para definir a disponibilidade do recurso ou da função, clique na guia
    Calendário
    .
  9. (Opcional) Clique no menu
    Propriedades
    e, em Principal, clique em
    Finanças
    . Preencha os campos e salve as alterações.
  10. (Opcional) Para os recursos de despesa e mão-de-obra, clique no menu
    Propriedades
    e, em Principal, clique em
    Informações de contato
    . Preencha os campos e salve as alterações.
Atribuir habilidades a recursos de mão-de-obra
É possível usar habilidades para descrever os talentos que um recurso ou função de mão-de-obra possui para as tarefas do projeto. Definir as habilidades de recursos de mão-de-obra é útil para outros usuários que desejam atribuir os recursos mais qualificados a funções em projetos.
Siga estas etapas:
  1. Clique em
    Página inicial
    ,
    Gestão de recursos
    ,
    Recursos
    .
  2. Abra um recurso ou uma função.
  3. Clique na guia
    Habilidades
    .
    A página Habilidades do recurso é exibida, mostrando as habilidades da função ou do recurso selecionados.
  4. Insira critérios de filtro para uma habilidades existente ou clique em
    Mostrar tudo
    .
  5. Para adicionar uma habilidade à lista, clique em
    Adicionar
    .
    A página Selecionar habilidades é exibida, mostrando todas as habilidades disponíveis na hierarquia de habilidades para todos os recursos e funções.
  6. Insira critérios de filtro para uma habilidades existente ou clique em
    Mostrar tudo
    .
  7. Selecione uma habilidade e clique em
    Adicionar
    .
    Para adicionar uma habilidade à hierarquia de habilidades, entre em contato com o administrador. Além disso, tenha cuidado para não desativar as pesquisas do sistema necessárias para habilidades do recurso. Se você desativar o Nível de interesse do recurso ou Nível de proficiência do recurso, ou determinados valores de pesquisa, talvez os usuários não possam adicionar habilidades.
  8. Clique em
    Salvar
    .
  9. Para cada habilidade, selecione valores para os campos
    Nível de proficiência
    ,
    Interesses
    e
    Ponderação
    .
    1. Atribua níveis de proficiência a recursos de mão-de-obra como uma classificação que indica quão bem o recurso executa a habilidade.
    2. Para indicar a importância dessa habilidade para o recurso ou a função, atribua um nível de interesse. Por exemplo, um recurso com o nível de interesse 7 – Médio tem maior interesse em desempenhar uma habilidade. Um recurso com o nível de interesse 4 - Médio representa menos interesse.
    3. Use o fator de ponderação como um critério de desempate se existirem várias habilidades com os mesmos graus de proficiência e interesse.
  10. Clique em
    Salvar
    .
Ativar financeiramente um recurso ou uma função
É possível ativar financeiramente qualquer recurso ou função para monitorar suas transações financeiras. Ativar o recurso ou a função inclui dados financeiros associados em opções, como a opção de planejamento financeiro e previsão.
Não é possível selecionar um determinado departamento financeiro ou local financeiro para funções pelos seguintes motivos:
  • Uma única função pode ser compartilhada com um número de recursos em projetos diferentes ou iguais e em um ORG departamental diferente ou igual.
  • Não é possível registrar horas trabalhadas em funções (somente em recursos nomeados ou equipes definidas).
Siga estas etapas:
  1. Clique em
    Página inicial
    ,
    Gestão de recursos
    ,
    Recursos
    .
  2. Abra o recurso ou a função.
  3. Clique na guia
    Propriedades
    e selecione
    Finanças
    , em
    Principal
    .
  4. Preencha a seção
    Complementar
    incluindo os seguintes campos:
    • Financeiramente ativo
      Indica se os atributos financeiros de um recurso ou função são ativados para registrar atividades de gerenciamento financeiro em um investimento.
    • Classe da transação
      Especifica um valor definido pelo usuário que agrupa os tipos de transação para o processamento financeiro do recurso ou da função.
    • Classe de recurso
      Categoriza recursos e funções ativados financeiramente para processamento financeiro.
  5. Se o tipo de recurso for
    mão de obra
    , preencha os campos
    Departamento financeiro
    e o
    Local financeiro
    .
  6. (Opcional) Apenas para recursos, preencha os seguintes campos na seção
    Taxas e custos
    . Esses valores se destinam às suas necessidades de geração de relatórios e informativas como gerente de recursos. Em transações financeiras, a matriz de taxas é usada.
      • Taxa de faturamento de destino
        Use esse campo para armazenar a taxa de faturamento de destino desse recurso.
      • Moeda da taxa de faturamento de destino
        Em ambientes de várias moedas, selecione o código de moeda de cobrança a ser usado em todo o aplicativo para esse recurso.
      • Faturamento alvo de %
        Insira a porcentagem alvo cobrável desse recurso, se aplicável. Por exemplo, em determinados contratos, a taxa de faturamento de destino para um consultor é US$ 175,00 por hora. O consultor faz parte de outra implementação de solução que envolve cinco recursos que cobram US$ 200,00 USD por hora a 100%. Defina a % de destino correspondente ao tempo passível de cobrança para o consultor como apenas 50%. Abaixo desse limite, o consultor pode ser reatribuído a outro compromisso.
  7. (Opcional) Apenas para recursos, preencha os campos na seção
    Despesas
    .
  8. Salve as alterações.
Configurar gerentes de reserva por ORG para uma função
Você pode usar esse procedimento para definir um ou mais gerentes de reserva com base em unidades de ORG. Por exemplo, você tem uma única função de Analista de negócios, mas tem analistas de negócios em diferentes locais. Você pode especificar o gerente de reservas para os analistas de negócios em cada área, ou nó, de uma ORG. Posteriormente, os gerentes de projeto e de recursos podem criar requisições de recursos que usam essas informações de reserva. Eles podem definir a equipe do ORG da alocação. Ao criar uma requisição, o gerente de reservas apropriado é inserido.
  1. Clique em
    Página inicial
    ,
    Gestão de recursos
    ,
    Recursos
    .
  2. Na lista de recursos e funções, abra uma função.
  3. Clique na guia
    ORG de reserva
    . A guia ORG de reserva é exibida apenas quando você abre uma função.
  4. Clique em
    Adicionar
    .
  5. Selecione uma
    Unidade de ORG
    e o
    Gerente de reservas
    para essa unidade.
  6. Clique em
    Salvar e voltar
    .
  7. Clique em
    Adicionar
    para cada gerente de reservas e unidade de ORG que você definir.
  8. Para copiar o gerente de reservas e os mapeamentos de unidade de ORG de outra função, clique em
    Copiar da função
    .
  9. Para copiar o gerente de reservas e os mapeamentos de unidade de ORG definidos em outra função, clique em
    Copiar na função
    .
  10. Para remover os mapeamentos de ORG de reserva, selecione-os na lista e, em seguida, clique em
    Remover
    .
Novo: Configurar as equipes
A release 15.5 introduziu o conceito de recurso da equipe, uma equipe definida que pode existir individualmente como um novo tipo de recurso, mas também ser preenchida pelas funções e pelos recursos de mão-de-obra nomeados.
Criar equipes na
Clarity
. Com os direitos de acesso a seguir, é possível editar um recurso da equipe no
Classic PPM
:
  • Recurso – Ir para:
    esse direito global fornece acesso à Lista de recursos no
    Classic PPM
    .
  • Recurso - Editar finanças:
    esse direito global no nível da instância ou do ORG permite que um usuário edite as propriedades gerais de recurso da Equipe no
    Classic PPM
    .
  • Recurso – Editar finanças:
    esse direito global no nível da instância ou do ORG permite que um usuário edite as propriedades financeiras da Equipe no
    Classic PPM
    .
20180831-TEAMS.jpg
c1.png
Ir para
: no menu principal, clique em
Administração
e, em seguida, clique em
Equipes
.
c2.png
Abrir uma equipe
: é possível criar uma equipe (clique em
Nova equipe
) ou abrir uma existente clicando em seu nome.
c3.png
Definir uma equipe
: depois de criar uma equipe, adicione recursos e funções. Como administrador, gerencie a atribuição de direitos de acesso específicos a usuários licenciados para acessar a equipe como um recurso em todo o aplicativo. Um usuário não precisa de direitos de acesso às pessoas na equipe, apenas ao recurso da equipe.
  • Atribua os direitos de acesso a seguir para permitir que um usuário adicione atribuições de equipe na página Definição de equipe alocada ou na página Equipe alocada do projeto. Esses direitos também permitem que um usuário aloque uma equipe a um investimento:
    Recurso - Reserva temporária
    Recurso - Reserva definitiva
  • Atribua o seguinte direito de acesso para permitir que um usuário adicione uma equipe como o proprietário de uma tarefa:
    Recurso – Visualizar
c4.png
Conjunto de propriedades reduzido:
depois que você criar uma equipe no
Clarity
, a equipe estará disponível na interface do
Classic PPM
como um recurso de equipe. O recurso da equipe não requer todas as propriedades exibidas para um recurso de mão-de-obra humano.
c5.png
Rastreamento do tempo da equipe
: é possível ativar o Rastreamento do tempo para toda a equipe. Por exemplo, um gerente de recursos define uma equipe para o trabalho periódico. A equipe é remunerada com uma taxa sem juros e pode determinar por conta própria como dividir as tarefas do trabalho e a remuneração entre as entradas da equipe.
  • Atribua os direitos de acesso a seguir para permitir que um usuário preencha ou aprove planilhas de horas para uma equipe:
    Recurso - Entrada de horas
    Recurso - Aprovar tempo
c6.png
Propriedades de finanças da equipe
: é possível editar as propriedades de finanças do recurso da equipe. Um recurso da equipe pode ter propriedades de finanças ativadas e seu próprio índice de custo definido na matriz de taxas. As características de uma equipe são exibidas nos planos financeiros. Os dados da equipe podem ser preenchidos em um plano de custo usando a ação de preenchimento de Alocações de projeto ou Atribuições. Quando as horas trabalhadas da equipe forem registradas no módulo financeiro, elas serão exibidas nos planos financeiros e na Revisão da transação registrada.