Clarity
: revisar e aprovar planilhas de horas

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Como gerente de recursos, você revisa e aprova planilhas de horas para os recursos que se reportam a você. Você deve ter direitos de aprovação da planilha de horas para esses recursos. Você também pode revisar e aprovar planilhas de horas como gerente de projeto, desde que tenha direitos de aprovação da planilha de horas para seus recursos. Como um recurso, você também pode acessar as planilhas de horas no
Rally
, se tiver o direito de acesso Planilhas de horas - Ir para. A revisão e aprovação de planilhas de horas é essencial para o sucesso operacional de todo o projeto e ajuda das seguintes maneiras:
  • Para monitorar o orçamento e a alocação de recursos.
  • Para gerenciar o tempo conforme o cronograma.
  • Para medir o desempenho dos integrantes da equipe.
  • Para comparar o projeto planejado com as horas trabalhadas.
Você pode enviar lembretes aos usuários para que enviem suas planilhas de horas, pode aprovar ou retornar todas as planilhas enviadas e adicionar observações às planilhas enviadas ou retornadas.
Antes de começar, revise as informações em
Revisar e aprovar planilhas de horas
em
Clarity
: Comparação com o
Classic PPM
. Essas informações o ajudam a compreender melhor os recursos relacionados à planilha de horas no
Clarity
.
Enviar lembretes de planilha de horas
Como aprovador de planilha de horas, é possível enviar lembretes a um usuário específico ou a todos os usuários que não tiverem enviado a planilha de horas. Você pode enviar lembretes aos integrantes da equipe a partir das colunas Aberto e Retornado. Aberto mostra todos os usuários (integrantes da equipe) que ainda não enviaram suas planilhas de horas. As planilhas de horas retornadas são considerados abertas e devem ser atualizadas e reenviadas de maneira oportuna.
  • Quando você envia um lembrete:
    • O ícone
      Lembrete enviado
      é exibido na lista de integrantes da equipe com a hora em que o lembrete foi enviado.
    • Uma notificação de lembrete é enviada ao integrante da equipe com base na configuração de notificações de usuário no
      Classic PPM
      . Os integrantes da equipe podem receber um email, uma mensagem de texto SMS, uma notificação no
      Clarity
      ou no
      Classic PPM
      , ou qualquer combinação dessas opções. Como administrador, consulte Configurar notificações e modelos de notificação.
  • Se nenhum lembrete tiver sido enviado, o botão Enviar lembrete estará disponível.
  • Depois de enviar um lembrete a um usuário, se você selecionar o usuário novamente, o botão Lembrar novamente estará disponível na próxima vez que você acessar o usuário.
A seguinte imagem mostra como enviar um lembrete inicial de planilha de horas:
Imagem ilustrando como enviar um lembrete inicial de planilha de horas.
A seguinte imagem mostra como enviar um lembrete de acompanhamento:
Imagem ilustrando como enviar um lembrete de acompanhamento.
Adicionar observações às planilhas de horas
Como aprovador de planilha de horas, você pode adicionar os seguintes tipos de observação para os integrantes da equipe:
  • Observações genéricas no nível da planilha de horas, como lembretes para que os integrantes enviem suas planilhas de horas
  • Observações específicas no nível do item de linha da planilha de horas, como notificações para os integrantes da equipe sobre problemas em suas planilhas de horas enviadas.
Para adicionar uma observação genérica sobre um integrante da equipe para a planilha de horas inteira (por exemplo, para incluir uma mensagem de lembrete), na coluna Integrante da equipe, clique no nome do integrante da equipe. Na janela exibida, clique em Observações e adicione sua mensagem. Um indicador de observações é exibido na coluna Integrante da equipe para a linha do integrante da equipe, conforme mostrado na imagem a seguir:
timesheet_level_note
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Adicionar observações a entradas da planilha de horas
Ao examinar uma planilha de horas enviada, você pode clicar em Planilha de horas detalhada para exibir os itens de linha na planilha de horas. Na visualização detalhada, é possível adicionar uma observação específica para um item de linha de tarefa individual na planilha de horas. Um indicador de observações é exibido para o item de linha na grade da planilha de horas, conforme mostrado na imagem a seguir:
timesheet_lineitem_notes
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Vídeo: Revisar e aprovar planilhas de horas (em inglês)
No vídeo a seguir, você aprenderá como revisar e aprovar as planilhas de horas dos integrantes da sua equipe e de outras equipes sobre as quais você tenha direitos de aprovação de planilha de horas.

Para reproduzir o vídeo em tela cheia, clique no logotipo do YouTube na parte inferior do vídeo.
Revisar, aprovar e retornar planilhas de horas enviadas
Como aprovador de planilha de horas com direitos na instância para aprovação de planilha de horas, você será notificado quando os usuários enviarem suas planilhas. Você revisa e aprova as horas que os integrantes da sua equipe registram nas tarefas. Quando necessário, retorne uma planilha de horas para correções. O integrante da equipe recebe uma notificação sobre a planilha de horas retornada. Por exemplo, a planilha de horas mostra códigos incorretos ou horas aplicadas a tarefas erradas. O integrante da equipe recebe uma notificação sobre a planilha de horas retornada e pode fazer as correções e enviar a planilha de horas novamente. Você também pode revisar e aprovar planilhas de horas de integrantes da equipe de outros gerentes de recursos, desde que tenha os direitos de aprovação de planilha de horas para eles. Por exemplo, se for um gerente de recursos estiver saindo de férias, ele poderá solicitar que você revise e aprove as planilhas de horas dos integrantes da equipe dele.
  • Gerente de recursos:
    ao efetuar logon pela primeira vez como gerente de recursos, por padrão, você verá somente as planilhas de horas enviadas por seus subordinados diretos (ou Minha equipe), para os quais tem direitos de acesso de aprovação de planilha de horas. Para revisar planilhas de horas em outros estados (ou status) e exibir todos os seus subordinados diretos, clique em Mostrar tudo, ao lado de Integrantes. Para revisar e filtrar as planilhas de horas enviadas a outros gerentes de recursos, clique em Gerente de recursos e selecione o gerente de recursos.
  • Gerente de projeto:
    caso seja gerente de projeto com direitos acesso para aprovação de planilha de horas, talvez você não veja nenhuma planilha de horas enviada se não tiver nenhum integrante da equipe subordinado a você. Em Mostrando, clique na lista suspensa ao lado de Minha equipe e selecione TUDO, para exibir seus subordinados diretos e todos os outros recursos dos quais você tenha direitos de aprovação da planilha de horas.
A filtragem que você aplica para revisar as planilhas de horas permanece em vigor em diferentes períodos. Ao efetuar logoff, a filtragem é redefinida para o comportamento padrão.
Siga estas etapas:
  1. Clique em
    Planilhas de horas
    no menu principal.
  2. Vá para a guia
    Revisar e aprovar
    .
  3. Clique no nome do integrante da equipe e verifique as horas enviadas.
  4. (Opcional) Para revisar e filtrar as planilhas de horas enviadas a outros gerentes de recursos, clique em Gerente de recursos e selecione o gerente de recursos.
  5. Quando estiver pronto, adicione opcionalmente uma observação na planilha de horas e execute uma das seguintes ações:
    • Para aprovar uma planilha de horas, clique no ícone de polegar para cima.
    • Para retornar uma planilha de horas para correções, clique no ícone de polegar para baixo.
A imagem a seguir ilustra como você pode aprovar ou retornar planilhas de horas enviadas ou revisar a planilha de horas detalhada de um integrante da equipe.
A imagem a seguir ilustra como você pode aprovar ou retornar planilhas de horas enviadas ou revisar a planilha de horas detalhada de um integrante da equipe.
Como atalho, você pode aprovar ou retornar todas as planilhas de horas enviadas de uma só vez na página atual, como ilustrado na imagem a seguir:
approve_return_all.png
O usuário será notificado de que sua planilha de horas foi aprovada ou retornada.
Clique no nome de um integrante da equipe para visualizar uma janela contextual exibindo a planilha de horas do integrante da equipe. A opção Planilha de horas detalhada está disponível para as planilhas de horas enviadas. Use a opção para revisar a planilha de horas detalhada para o integrante da equipe antes de aprovar ou retornar a planilha de horas diretamente a partir da janela. Use as setas de navegação na parte superior do submenu para continuar revisando mais planilhas de horas enviadas por outros integrantes da equipe.
A imagem a seguir ilustra como você pode aprovar ou retornar planilhas de horas enviadas depois de verificá-las no submenu:
timesheet_detail.png
Ajustar planilhas de horas registradas
Quando um recurso envia uma planilha de horas, as horas trabalhadas ficam
pendentes
até que a planilha de horas seja aprovada. Se as horas trabalhadas consumirem a EPT restante, o status pendente será alterado e as datas pendentes da atribuição original serão alteradas. Após a aprovação da planilha de horas, as horas trabalhadas pendentes, o status e as datas na atribuição do recurso serão atualizados.
Ocasionalmente, uma planilha de horas registrada precisa ser ajustada para correção de erros de entrada, como horas ou códigos de encargo incorretos. Como aprovador de planilha de horas, você pode clicar Ajustar para criar uma planilha de horas de ajuste. A planilha de horas de ajuste é exibida como uma nova planilha de horas aberta para o integrante da equipe associado. Você pode adicionar uma observação para o integrante da equipe para informá-lo sobre o ajuste. Depois que a planilha de horas de ajuste é enviada, aprovada e registrada, essa nova planilha de horas substitui a planilha registrada anteriormente e que foi retornada.
Exibir planilhas de horas de outras pessoas em um período de relatório de horas fechado
Quando um período de relatório de horas estiver fechado, o gerente de recursos poderá ir para o período e visualizar os detalhes de uma planilha de horas de outros integrantes da equipe na guia Planilhas de horas. Para editar, ajustar ou processar uma planilha de horas, o período deverá estar aberto. O administrador do sistema poderá reabrir um período de relatório de horas.
Pesquisar ou filtrar planilhas de horas
Você pode filtrar planilhas de horas para recursos procurando um nome de recurso ou gerente de recursos. É possível filtrar esses recursos pelos quais você tem os direitos de acesso de aprovação de planilha de horas. Também é possível visualizar, aprovar, retornar e ajustar as planilhas de horas dos recursos subordinados a outros gerentes.
Siga estas etapas:
  1. Clique em Planilhas de horas, no menu principal, e na guia
    Revisar e aprovar
    .
    Uma lista dos integrantes da sua equipe sera exibida com o período atual.
  2. Use a barra Pesquisar ou Filtrar para procurar planilhas de horas, como se segue. Você pode selecionar vários valores para as opções de filtro.
    • Recurso
      Filtra por todos os recursos para os quais você tem direitos de aprovação de planilha de horas
    • Gerente de recursos
      Filtra por gerentes dos recursos para os quais você tem os direitos de aprovação de planilha de horas
    • ORG do recurso
      Filtra por todos os recursos associados a um ORG para os quais você tem direitos de aprovação de planilha de horas
  3. Revise as horas enviadas por um integrante da equipe clicando no nome do integrante da equipe.
  4. Como alternativa, adicione uma observação à planilha de horas e execute uma das seguintes ações:
    • Para aprovar uma planilha de horas, clique em
      Aprovar
      (ícone de polegar para cima).
    • Para retornar uma planilha de horas para correções, clique em
      Retornar
      (ícone de polegar para baixo).
A ilustração a seguir mostra como você pode filtrar as planilhas de horas por gerente(s) de recursos:
Esta imagem ilustra os filtros de recurso nas planilhas de horas
Acessar planilhas de horas do
Clarity
a partir do Rally
Como integrante da equipe, você pode acessar as suas planilhas de horas do
Clarity
diretamente no
Rally
. Para obter detalhes, entre em contato com o administrador ou consulte
Configurar a planilha de horas do
Clarity
Rally
.
O recurso de integração da planilha de horas não será suportado se você estiver usando o
Clarity
SaaS com o On Demand Portal.
É possível configurar o SSO para o recurso de integração de planilhas de horas em um ambiente do
Clarity
SaaS e do Rally SaaS. Consulte para obter detalhes.