OWB: guia de introdução ao Open Workbench

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Saiba mais sobre a barra em faixa, a biblioteca de visualizações, os calendários, as colunas e linhas de grade, dados do projeto e o andamento do processo de monitoramento do Open Workbench (OWB).
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Menu Arquivo do Open Workbench
Os comandos a seguir estão disponíveis no menu Arquivo do Open Workbench, também conhecido como menu de aplicativos:
  • Novo
    (
    Ctrl
    +
    N
    )
  • Abrir
    (
    Ctrl
    +
    O
    )
  • Fechar
  • Salvar
    (
    Ctrl
    +
    S
    ): é possível salvar projetos como registros no repositório ou como arquivos de projeto .rmp do Open Workbench.
  • Salvar como
    : se você estiver usando o Open Workbench com o
    Clarity PPM
    , será possível salvar projetos como registros no
    Clarity PPM
    ou como arquivos de projeto .rmp do Open Workbench.
  • Configuração de impressão
  • Configuração da página
  • Visualização da impressão
  • Imprimir
    (
    Ctrl
    +
    P
    )
  • Quick Print
    : imprime a visualização ativa com as últimas configurações usadas.
  • Propriedades do projeto
    : use esta caixa de diálogo para inserir as propriedades de descrição, cronograma, recurso, tarefa principal e observação.
  • Preferências
    : mostra a caixa de diálogo
    Opções
    do Open Workbench.
  • Lista de
    arquivos recentes
  • Sair
Barra de faixa do Open Workbench
Os seguintes grupos de menu estão disponíveis na barra de faixa do Open Workbench:
Tarefas
A faixa Tarefas é dividida nos seguintes grupos:
Área de transferência
Os seguintes comandos estão disponíveis neste grupo:
  • Recortar
  • Copiar
  • Colar
Se você selecionar e
Recortar
os dados de uma célula individual, os dados serão excluídos. Um objeto recortado é exibido em uma marca de seleção. O aplicativo remove o objeto da visualização até que você cole o conteúdo da área de transferência. Para preservar os dados em dois locais, use o comando
Copiar
.
Editar
Os seguintes comandos estão disponíveis neste grupo:
  • Excluir
  • Modificar. Para editar uma tarefa, selecione a tarefa e Editar, Modificar. Para editar um recurso, selecione o recurso e Editar, Modificar.
  • Inserir
  • Fase. Altera a tarefa marcada atualmente para uma tarefa de fase. A tarefa pai determina o nível de subordinação da fase.
  • Marco. Altera a tarefa marcada atualmente em um marco.
  • Tarefa. Altera a tarefa marcada atualmente para uma tarefa de trabalho.
  • Subordinar. Altera o nível de subordinação da tarefa de fase marcada atualmente movendo-a um nível à frente. Após marcar uma Fase e clicar em
    Subordinar
    , a tarefa será transformada em atividade.
  • Recuar. Altera o nível de subordinação da tarefa de fase marcada atualmente recuando-a um nível a menos. Após marcar uma Atividade e clicar em
    Recuar
    , a tarefa será transformada em fase.
  • Desfazer (quando disponível)
Pesquisar
Os seguintes comandos estão disponíveis neste grupo:
  • Quick Search. Permite localizar tarefas por nome.
  • Extended Find. Clique para criar critérios de pesquisa a partir de um ou mais nomes de campo.
  • Find Next
Quickfilter
Os seguintes comandos estão disponíveis neste grupo:
  • Recurso: use a lista suspensa para filtrar a visualização por um recurso selecionado ou por todos os recursos.
  • Tipo
Zoom
  • Mais
  • Menos
Filtro rápido por recursos
Use a lista suspensa Recurso no grupo Quick Filter para filtrar uma visualização por nome de recurso. Somente os dados pertinentes a esse recurso são exibidos. Esta lista fica disponível quando você tem nomes de campos específicos do recurso em uma visualização ou atribuições de recurso em um projeto. Todos os recursos do projeto são exibidos na lista. Selecionar um recurso da lista altera os dados exibidos na visualização para mostrar os dados pertinentes ao recurso.
A visualização do Gráfico de Gantt também aproveita os elementos de dados tabulados que fornecem os totais em execução na seção de detalhes do recurso, na parte inferior da visualização. Quando você modifica uma exibição que contém um elemento de dados tabulados, a exibição é recalculada dinamicamente.
A lista suspensa Recurso no grupo Quick Filter não está disponível nas visualizações do CPM.
Para limpar o filtro de recursos, selecione (Todos os recursos) na lista suspensa
Recurso
. A visualização mostra todos os dados do recurso. Também é possível filtrar recursos usando a caixa de seleção
Recurso LOA
.
Projeto
A faixa Project é dividida nos seguintes grupos:
Cronograma
Os seguintes comandos estão disponíveis neste grupo:
  • Autoschedule
    : especifique os critérios de programação para programar automaticamente o projeto.
  • Caminho crítico
    : calcule automaticamente o caminho crítico de um projeto.
  • Recalculate
    : recalcule a duração das tarefas selecionadas.
  • Pending Estimates
    : aceite ou rejeite as estimativas de trabalho pendente propostas pelos integrantes da equipe alocada.
Linhas de base
Os seguintes comandos estão disponíveis neste grupo:
  • Define
    : defina ou limpe uma linha de base para o projeto ativo, a visualização ou para as tarefas selecionadas.
  • Manage
    : exiba todas as linhas de base disponíveis e selecione a que será usada para calcular as informações de exibição.
Externo
Os seguintes comandos estão disponíveis neste grupo:
  • Subprojects. Selecione Subprojects para ver uma lista de subprojetos no projeto atual, para inserir um novo subprojeto ou excluir um subprojeto.
  • Dependencies. Selecione para exibir, criar ou excluir dependências externas.
Atribuições
O seguinte comando está disponível neste grupo:
  • Transfer. Selecione para transferir atribuições na tarefa atualmente marcada de um recurso para outro.
Exibir
Os seguintes comandos estão disponíveis neste grupo:
  • New: exibe a caixa de diálogo
    View Definition
    , na qual é possível criar uma visualização.
  • New Filter: exibe a caixa de diálogo
    Filter Definitions
    , na qual é possível criar um filtro.
  • New Sort: exibe a caixa de diálogo
    Sort Definition
    , na qual é possível criar uma classificação.
  • Save: após alterar a visualização atual ou criar uma visualização, selecione
    Save View
    para abrir a caixa de diálogo
    Save View Definition
    para salvar a visualização ativa.
  • Atualizar
  • Manage Library: selecione View, Library para visualizar, adicionar e remover grupos e visualizações, classificações e filtros que eles contêm.
  • Colors and Shapes: selecione Colors and Shapes para revisar e editar os destaques em uso no momento.
PPM
Os seguintes comandos estão disponíveis neste grupo:
  • Update
    : atualiza o projeto atual com os dados especificados do
    Clarity PPM
    .
  • Calendar
    : especifica se o calendário atual do projeto deve ser atualizado com as alterações feitas no calendário do projeto do
    Clarity PPM
    . Os calendários não são específicos de um recurso.
  • System Options
    : especifica se as opções do projeto devem ser atualizadas, como funções e mapeamento de dados personalizados, com as alterações feitas nas opções do sistema no
    Clarity PPM
    .
    Marcar essa opção pode fazer com que as opções padrão da sua cópia de trabalho sejam alteradas.
  • New Notes
    : especifica se devem ser incluídas apenas as observações sobre tarefas criadas desde que o projeto foi aberto ou atualizado pela última vez na atualização. Por exemplo, outro usuário adicionou uma observação a uma tarefa não planejada na planilha de horas do
    Clarity PPM
    enquanto o projeto estava bloqueado no Open Workbench.
  • Resources
    : atualiza todos os atributos para os recursos que estão atribuídos ao projeto. Atualiza o projeto com revisões em dados de recursos, como atualizações em calendários do recurso. Quaisquer revisões de atribuição, como uma alteração na EPT de uma atribuição, não são atualizadas.
  • Status
    : especifica se devem ser incluídas as alterações na Utilização real, Horas trabalhadas até, Horas trabalhadas pendentes e Estimativas pendentes de atribuições do projeto na atualização.
  • New Tasks and Assignments
    : especifica se devem ser incluídas novas tarefas e atribuições criadas desde que o projeto foi aberto ou atualizado pela última vez na atualização.
  • Integrantes da equipe
    : especifica se é preciso incluir alterações para os integrantes da equipe existentes e trazer novos integrantes que foram adicionados enquanto o projeto estava bloqueado no Open Workbench.
    Por exemplo, outro usuário adicionou um novo integrante da equipe ou atualizou a alocação, a data de início ou a data de término de um integrante existente enquanto o projeto estava bloqueado no Open Workbench.
    Você deve abrir o projeto no modo de leitura/gravação para marcar ou desmarcar essas caixas de seleção.
Calendário
O seguinte comando está disponível neste grupo:
  • Editar
    : selecione Calendário para escolher o calendário a ser aplicado a todos os projetos abertos no Open Workbench. Também é possível criar, editar ou excluir calendários definidos pelo usuário.
Biblioteca de visualizações do Open Workbench
As visualizações que podem ser aplicadas aos projetos do Open Workbench são exibidas na biblioteca de visualizações. A visualização do projeto ativo é substituída pela visualização em que você clicar. É possível exibir simultaneamente os dados do projeto em diferentes visualizações. A biblioteca de visualizações pode exibir até 32 grupos de visualizações, cada um podendo conter visualizações, classificações e filtros. Ao escolher um grupo, a biblioteca de visualizações exibe ícones que representam visualizações, classificações e filtros, os quais podem ser aplicados a um projeto com um clique.
Reposicionar a barra de atalho de visualizações
Por padrão, a biblioteca de visualizações é exibida do lado esquerdo da página. É possível alterar esse local. Para reposicionar a biblioteca, clique na parte superior da barra e arraste-a para outro local na janela.
Ocultar ou restaurar a biblioteca de visualizações
Use a guia
Geral
da caixa de diálogo
Opções
para ocultar ou restaurar a biblioteca.
Siga estas etapas:
  1. Clique em
    Preferências
    no menu do aplicativo.
  2. Execute uma das etapas a seguir na guia
    Geral
    e clique em
    OK
    :
    • Desmarque a caixa de seleção
      View Shortcut Bar
      para ocultar a biblioteca.
    • Marque a caixa de seleção
      View Shortcut Bar
      para restaurar a biblioteca.
Calendários do Open Workbench
O Open Workbench fornece um calendário base por padrão. Um arquivo de projeto (.rmp) também poderá ter outros calendários associados, caso você tenha criado outros calendários ao trabalhar com o arquivo. Use a caixa de diálogo
Calendário
para:
  • Criar um calendário.
  • Editar um calendário existente para ser usado por todos os projetos abertos no aplicativo.
  • Selecionar o calendário que você deseja aplicar a todos os projetos abertos no aplicativo.
  • Modificar temporariamente as programações de semana de trabalho.
  • Atribuir férias comuns, feriados ou outros períodos de disponibilidade zero.
  • Imprimir um calendário. É possível imprimir um instantâneo do mês exibido na grade Calendário. É possível imprimir um mês por vez.
Para abrir a caixa de diálogo
Calendars
, abra a faixa
Project
e clique em
Calendar
. A seção
System Options
se aplica a todos os projetos abertos em uma sessão do Open Workbench. Use a seção
Calendar Editing
para criar um calendário e selecionar aquele que servirá de base para o novo calendário.
Você só poderá salvar as alterações feitas no calendário para utilizá-las posteriormente apenas se tiver definido um local para o arquivo global. É possível fazer alterações em qualquer cenário, mas quando você salvar o projeto novamente no
Clarity PPM
, o calendário do
Clarity PPM
que você editar será revertido para as configurações originais, a menos que você tenha definido um local de arquivo global.
Caso esteja trabalhando em diferentes projetos que usam outros calendários com o mesmo nome e abra um ou mais arquivos .rmp durante uma sessão do Open Workbench, o calendário do primeiro projeto aberto será usado por todos os projetos, mesmo que esses projetos usem calendários com o mesmo nome.
Se você estiver usando o Open Workbench com o
Clarity PPM
, as alterações feitas nos calendários do
Clarity PPM
não serão salvas novamente no
Clarity PPM
.
Usando a grade de calendário, é possível executar as seguintes ações:
  • Selecione os cabeçalhos da coluna com os dias da semana para selecionar todos os dias de semana de todos os meses e anos do calendário para aplicar suas alterações.
  • Selecione um ou vários dias para aplicar alterações.
  • Clique na barra de rolagem para mover para o próximo mês ou o mês anterior.
  • Selecione um único dia e clique em Dia útil para definir o dia selecionado como um dia útil. Espera-se que os recursos estejam disponíveis para uso neste dia.
  • Selecione um dia e clique em Feriado para definir o dia selecionado como Não é dia útil. Espera-se que os recursos não estejam disponíveis para uso neste dia.
  • Remova as exceções a feriados individuais e dias úteis fora de padrão e redefina os dias selecionados para usar as configurações do calendário base.
  • Remova todas as exceções a feriados e dias úteis não-padrão e redefina o calendário para usar as configurações do calendário base.
Aplicar um calendário aos projetos
Você pode aplicar um calendário a todos os projetos abertos durante uma sessão do Open Workbench. Durante uma sessão, é possível alternar calendários para criar cenários para seus projetos.
Siga estas etapas:
  1. Abra a faixa
    Project
    .
  2. Clique em
    Edit
    no grupo de
    Calendar
    .
  3. Selecione o nome do calendário na caixa suspensa
    Current Calendar
    , na seção
    System Options
    .
    O calendário se aplica a todos os projetos abertos.
  4. Clique em
    OK
    .
Criar um calendário
Use a caixa de diálogo
Calendars
para criar calendários que possam ser editados e excluídos posteriormente. Ao criar um calendário, é possível definir um cronograma de trabalho e feriados.
Siga estas etapas:
  1. Abra a faixa
    Project
    .
  2. Clique em
    Edit
    no grupo de
    Calendar
    .
  3. Clique em
    New
    na seção
    Calendar Editing
    .
  4. Digite um nome para o calendário.
  5. Na lista suspensa
    Based On
    , selecione um calendário para servir como base para o novo calendário e clique em
    OK
    .
    O novo calendário herdará todos os feriados do calendário base e outras configurações.
Editar um calendário
Para editar um calendário, defina os campos nas seções a seguir:
Opções do sistema
  • Horas por dia. Exibe o número de horas por dia que podem ser usadas para o trabalho.
  • Horas por semana. Exibe o número de horas por semana que podem ser usadas para o trabalho.
  • Início da semana. Especifica o dia em que a semana de trabalho normal começa.
    Valores
    : Segunda, Terça, Quarta, Quinta, Sexta, Sábado, Domingo
  • Calendário atual. Especifica o nome do calendário que deseja aplicar a todos os projetos.
    Padrão
    : padrão
Calendar Editing
  • Nome. Define o nome do calendário.
  • Based On. Especifica o calendário base que servirá de base para este calendário. Se você criar um calendário, ele herdará as configurações do calendário base.
Excluir um calendário
Você só pode excluir os calendários criados no Open Workbench. Se um calendário for exibido na lista suspensa
Current Calendar
e você tiver projetos abertos usando esse calendário, não será possível excluí-lo, mesmo que ele seja um calendário definido pelo usuário. Ao excluir calendários definidos pelo usuário, o calendário padrão é automaticamente aplicado a todos os projetos abertos.
Não é possível excluir o calendário padrão que vem com o Open Workbench, nem os arquivos de projeto (.rmp) que o Open Workbench usa.
Siga estas etapas:
  1. Clique em
    Edit
    no grupo de
    Calendar
    .
  2. Selecione o nome do calendário na lista suspensa
    Current Calendar
    .
  3. Clique em
    Delete
    e, em seguida, clique em
    OK
    .
Colunas e linhas de grade do Open Workbench
É possível alterar a largura da coluna nas visualizações e em algumas grades que aparecem nas caixas de diálogo. A largura da coluna determina a quantidade de dados que podem ser exibidos em uma coluna. Você também pode inserir e excluir colunas, determinar a ordem de sua exibição e a ordem de classificação das linhas.
Inserir e excluir colunas de grades
Use a caixa de diálogo
Definição de visualização
para inserir e excluir colunas, mesmo quando elas contiverem células preenchidas com nomes de campo.
  1. Para inserir uma coluna, clique na parte superior de uma coluna para selecioná-la.
  2. Pressione a tecla
    Insert
    do teclado.
  3. (Opcional) Para excluir uma coluna, selecione-a e, em seguida, pressione a tecla
    Delete
    .
Redimensionar colunas de grades
É possível redimensionar as colunas para ver mais ou menos dados em algumas caixas de diálogo e na maioria das visualizações.
Siga estas etapas:
  1. Coloque o cursor sobre a linha da coluna na parte superior da grade.
    O cursor transforma-se em uma seta de ponta dupla.
  2. Clique e mantenha pressionado o botão esquerdo do mouse e, em seguida, arraste a linha da coluna para a esquerda ou direita.
Inserir e excluir linhas de colunas de grades
Você pode inserir e excluir as linhas que aparecem na maioria das visualizações e em caixas de diálogo que exibem uma grade. Para inserir uma linha, selecione o cabeçalho de uma linha e pressione a tecla
Insert
. Para excluir uma linha, selecione o cabeçalho de uma linha e pressione a tecla
Delete
.
Nem todas as grades oferecem suporte a essas ações.
Recortar, copiar e colar dados do projeto do Open Workbench
Ao recortar, copiar e colar tarefas e recursos, é possível alterar o posicionamento das células em uma visualização ou adicionar células a ela. É possível colar dados da tarefa de um local da visualização para outro, de um arquivo de projeto para outro e do Open Workbench para um aplicativo Microsoft Windows, como o Microsoft Word ou o Microsoft Excel. Quando você copia e recorta dados de um projeto, o aplicativo os coloca na área de transferência. Esta informação permanece na área de transferência até que você recorte ou copie outras informações, ou até que a área de transferência esteja limpa.
Ao selecionar Editar, Copiar conteúdo e inserir os dados individualmente, apenas as tarefas do subprojeto são afetadas. Essas tarefas copiadas normalmente aparecem no seu projeto e são copiadas e coladas apenas para referência. Ao colar as informações copiadas, você está colando conteúdo e não referências a essas informações. Para copiar e colar dados em um projeto no qual deseja dados reais, use a opção Copiar conteúdo.
É possível usar os seguintes formatos de dados para recortar e copiar:
  • Texto separado por tabulações
    . Um formato comum suportado por muitas planilhas e programas de processamento de texto. Ao recortar um intervalo de texto no Open Workbench, é possível colá-lo em qualquer outro aplicativo que ofereça suporte a texto separado por tabulações.
  • O formato proprietário do Open Workbench
    . O Open Workbench usa seu próprio formato interno de dados para recortar e colar informações nos projetos do Open Workbench.
  • Objetos
    . No Open Workbench, um objeto é uma tarefa (resumo ou detalhe) ou um recurso. Para selecionar um objeto em uma visualização de planilha, clique no cabeçalho da linha.
  • Gráfico de Gantt
    . É possível copiar e colar apenas formatos de dados no gráfico de Gantt. É possível copiar e colar texto e elementos gráficos em um aplicativo do Windows.
Recortar e copiar células
Ao recortar e copiar dados de visualizações, recorte e cole as células como texto. As seguintes regras são aplicáveis:
  • É possível apenas recortar, copiar e colar dados nas visualizações da planilha.
  • Ao colar células, o conteúdo da área de transferência é inserido no local selecionado no projeto. Se você selecionar uma célula na planilha na qual deseja colar, o conteúdo da célula selecionada é substituído pelos dados copiados da área de transferência. Para evitar isso, antes de colar o conteúdo da área de transferência, insira uma linha em branco na planilha.
  • Ao recortar e colar, ou copiar e colar o texto da célula contendo uma tarefa, as dependências da tarefa e as atribuições do recurso não são copiados.
  • Se você recortar e colar ou copiar e colar uma tarefa no nível da fase que não tenha um nível de EAP exibido, uma outra tarefa será criada. Esse comportamento ocorre porque não havia dados de EAP na célula.
Exceções
:
  • Se você selecionar apenas tarefas para copiar, todos os recursos associados serão copiados.
  • Você pode colar dependências.
  • O Open Workbench gerencia subprojetos e seus componentes de dados de forma diferente em condições diversas:
    • Dados referenciados do projeto
      : ao inserir itens individuais de EAP de outro projeto no seu, seja selecionando
      Ferramentas
      ,
      Subprojetos
      e
      Inserir
      , seja clicando com o botão direito do mouse e selecionando
      Insert Subproject
      no menu de atalho, apenas as referências a esses itens são coladas, não seus dados reais. Para copiar e colar dados, copie o conteúdo de outro projeto primeiro e, em seguida, cole-o em seu projeto.
    • Dados (mistos) do subprojeto
      : ao inserir um subprojeto inteiro em um projeto, as tarefas do subprojeto são adicionadas como dados reais, mesmo que a linha representando o próprio projeto seja uma referência. Uma maneira mais eficiente de copiar e colar todos os dados do projeto é:
      • Insira o projeto como um subprojeto no Open Workbench.
      • Abra o projeto e copie todos os itens da maneira padrão (na área de transferência). Em seguida, abra o destino e cole os itens da maneira padrão. Use esse método para colar no Open Workbench ou em um aplicativo de terceiros, como o Microsoft Project.
      • Importe o projeto de um aplicativo de terceiros, como o Microsoft Project.
Copiar, recortar e colar tarefas ou recursos
Use o comando Colar para colar texto e elementos gráficos de um projeto no aplicativo, incluindo o gráfico de Gantt, do local de uma visualização para outro, de um arquivo de projeto para outro e do Open Workbench para outro aplicativo do Microsoft Windows, como o Microsoft Word ou o Microsoft Excel. Os elementos recortados de uma tarefa ou recurso podem variar. Ao recortar mais de uma tarefa ou recurso, todos os relacionamentos entre eles também são recortados.
Copiar e colar gráficos de Gantt
Ao copiar e colar um gráfico de Gantt e suas tarefas associadas, os seguintes dados são incluídos:
  • Cabeçalhos de coluna
  • Toda a escala de tempo do gráfico de Gantt como ela está configurada, mesmo que se estenda além do que é exibido na tela.
  • Cores do gráfico de Gantt
  • Dados e ícones do subprojeto
  • Colunas ocultas, os dados exibidos em cada coluna e o cabeçalho da coluna
    Depois que os dados são colados, eles não são mais exibidos como ocultos.
  • Linhas de dependência (se as relações de dependência forem exibidas no gráfico de Gantt e se as linhas de dependência começarem e terminarem na área selecionada).
Siga estas etapas:
  1. Selecione toda a visualização, tarefa ou série de tarefas e o gráfico de Gantt correspondente.
    Embora não seja mais possível selecionar os cabeçalhos de coluna, os dados são copiados.
  2. Clique com o botão direito do mouse e clique em
    Copiar
    no menu de atalho.
  3. Selecione um local de destino e clique em
    Editar
    ,
    Colar
    .
Comando Colar especial
Use
Colar especial
para um controle preciso ao copiar e colar recursos e tarefas. O comando
Colar especial
deve agir como o comando Colar, mas fornece capacidades além do comportamento de colagem padrão. Use a caixa de diálogo
Colar especial
para usar o comando
Colar especial
.
As opções disponíveis na caixa de diálogo
Colar especial
dependem do objeto selecionado para copiar e colar. Somente as opções que se referem à sua seleção de cópia estarão ativas na caixa de diálogo
Colar especial
. Para copiar e colar as dependências entre projetos, primeiro salve o projeto original e o de destino.
Monitorar o andamento do processo do Open Workbench
Use a caixa de diálogo
Andamento
para verificar o tempo aproximado necessário para concluir o processo atual. Clique em
Cancelar
para finalizar o processo antes da conclusão. Quando cancelado, o processo é cancelado por completo, não é parcialmente concluído.