Compartilhar e pesquisar documentos

ccppmop159
HID_getting_started_share_documents
Você pode compartilhar e pesquisar políticas, procedimentos, artefatos do projeto, rascunhos, requisitos, guias, contratos e outros documentos em dois repositórios:
  • Gestão de conhecimento
  • Gerenciador de documentos
Use a
Gestão de conhecimento
para salvar e acessar seus documentos genéricos. Use o
Gerenciador de documentos
para criar um repositório de documentos relacionados ao projeto ou ao programa. Também é possível anexar documentos, como um currículo ou um formulário de inscrição, ao perfil de um recurso.
Embora a maioria dos usuários possa acessar esses repositórios, o acesso a pastas e documentos específicos varia. Com as permissões apropriadas, os usuários podem criar pastas, adicionar documentos a elas e editar tanto documentos quanto pastas. Existem diferenças importantes nos direitos de acesso dos dois repositórios.
Para abrir uma pasta, abra a
Página inicial
e, em
Organização
, clique em
Gestão de conhecimento
. Caso não veja o link
Gestão de conhecimento
, entre em contato com o administrador.
Os administradores podem atribuir
direitos de acesso
no nível de Gestão de conhecimento e
permissões
nos níveis de pastas e documentos.
2
Direitos de acesso da Gestão de conhecimento
A tabela a seguir inclui os direitos de acesso disponíveis para gerenciar ou visualizar o conteúdo na Gestão de conhecimento:
Direito de acesso
Descrição
Gestão de conhecimento - Administrar
Permite acessar todas as pastas e documentos.
Apenas os usuários com o direito de acesso
Gestão de conhecimento – Administrar
podem criar pastas no nível superior da árvore de pastas da Gestão de conhecimento.
Os usuários com o direito
Gestão de conhecimento - Acessar
e com as permissões apropriadas podem adicionar subpastas e documentos às pastas.
Gestão de conhecimento – Acessar
Permite criar, editar e visualizar documentos e pastas aos quais você tem acesso.
Permite excluir as pastas criadas e os documentos que você adicionou.
Gestão de conhecimento - Visualizar tudo
Permite visualizar todos os documentos.
Permissões da Gestão de conhecimento ou do Gerenciador de documentos
O administrador concede à Gestão de conhecimento os direitos de acesso descritos na tabela a seguir. Ao criar ou administrar uma pasta ou um documento, identifique os usuários que necessitam de acesso a uma pasta ou documento. Em seguida, conceda aos usuários permissão de leitura, leitura/gravação ou leitura/gravação/exclusão na pasta ou no documento. O nível de permissão determina as ações que os usuários podem executar em uma pasta ou documento. Todos os participantes do Gerenciador de documentos recebem automaticamente a permissão Leitura. O gerente de projeto, o gerente do programa, o gerente de recursos ou o administrador concedem as outras permissões.
Permissão
Descrição
Leitura
Você pode fazer o seguinte:
Abrir as versões atuais e anteriores de um documento.
Fazer check-out de das versões atuais e anteriores de um documento.
Leitura/gravação
Você pode fazer o seguinte:
Abrir, ler, copiar e mover documentos.
Fazer check-in ou check-out de documentos.
Visualizar o histórico de check-in/check-out.
Visualizar versões do documento.
Visualizar e modificar as propriedades e permissões do documento.
Anexar processos para documentos.
Adicionar novas pastas e documentos.
Leitura/gravação/exclusão
Você tem todas as permissões de leitura/gravação, além disso, pode mover e excluir documentos e pastas.
Criar uma pasta
As pastas podem existir individualmente e conter documentos ou podem servir como uma pasta de nível superior que contém subpastas. Tanto as pastas principais quanto as subpastas podem conter documentos.
Para exibir a lista de ações da pasta, em uma página
Gestão de conhecimento
ou
Gerenciador de documentos
, clique no menu
Ações
de uma pasta. Seus direitos de acesso e suas permissões determinam as ações que são exibidas.
É possível criar subpastas para uma pasta de nível superior, bem como para uma subpasta. Quando você cria uma subpasta, o aplicativo automaticamente concede o acesso de leitura/gravação para essa subpasta aos recursos selecionados no nível superior. Esses recursos são chamados participantes. É possível selecionar recursos individuais no grupo de participantes existente e conceder acesso a mais usuários.
Criar uma pasta para um projeto ou programa
Você pode criar uma pasta para um projeto ou programa.
Siga estas etapas:
  1. Abra a
    Página inicial
    e, em
    Gestão de portfólios
    , clique em
    Projetos
    ou
    Programas
    .
  2. Abra o projeto ou programa e clique em
    Colaboração
    .
  3. Selecione
    Nova pasta
    no menu
    Ações
    da pasta.
  4. Preencha as informações solicitadas e salve as alterações.
Criar uma pasta para um recurso
É possível criar uma pasta para um recurso.
Siga estas etapas:
  1. Abra a
    Página inicial
    e, em
    Gestão de recursos
    , clique em
    Recursos
    .
  2. Abra o recurso ou a função e clique em
    Gerenciador de documentos
    .
  3. Selecione
    Nova pasta
    no menu
    Ações
    da pasta.
  4. Preencha as informações solicitadas e salve as alterações.
Gerenciar uma pasta
É possível gerenciar uma pasta das seguintes formas:
Para adicionar um documento à pasta
É possível adicionar um máximo de cinco arquivos de cada vez a uma pasta.
Siga estas etapas:
  1. Abra a página
    Gestão de conhecimento
    de um programa ou projeto específico ou a página
    Gerenciador de documentos
    de um recurso.
  2. Abra o menu
    Ações
    da pasta e clique em
    Adicionar documentos
    .
  3. Selecione os arquivos para adicionar e preencha as informações solicitadas. Os campos a seguir precisam de explicação:
    • Ativar check-out
      Indica se os recursos com o acesso apropriado podem fazer check-out e editar o arquivo.
    • Ativar versionamento
      Indica que os recursos com o acesso apropriado podem criar outra versão do arquivo.
  4. Clique em
    Adicionar
    .
Fazer download de arquivos das pastas
Use a opção
Download de tudo
ou
Download incremental
para fazer download de arquivos de uma pasta selecionada para um arquivo zip local. A ausência dessas opções no menu
Ações
significa que você não tem as permissões necessárias para fazer download dos arquivos.
É possível fazer download de:
  • Todos os arquivos e subpastas de uma pasta selecionada.
  • Um subconjunto de arquivos da pasta selecionada. O subconjunto inclui os arquivos que foram alterados desde o último download e aqueles que ainda não foram baixados.
Por padrão, o nome do arquivo zip é o nome da pasta. É possível selecionar o local para download do arquivo. Quando você faz download de arquivos de uma pasta, a estrutura de arquivos não é mantida no arquivo zip salvo.
Ative a configuração
Ativar download de documentos
antes de baixar os arquivos.
Fazer download de todos os arquivos
É possível fazer download de todos os arquivos selecionados, inclusive arquivos em subpastas.
Siga estas etapas:
  1. Abra a página
    Gestão de conhecimento
    de um programa ou projeto específico ou a página
    Gerenciador de documentos
    de um recurso.
  2. Abra o menu
    Ações
    para a pasta e clique em
    Download de tudo
    .
    Quando o tamanho exceder o limite de download definido pelo administrador, faça download de um subconjunto de arquivos da pasta.
  3. Salve o arquivo zip.
Fazer download de arquivos de forma incremental
É possível fazer download de um subconjunto de arquivos a partir de uma pasta selecionada. O arquivo zip incluirá apenas os arquivos que foram alterados desde o último download e arquivos que ainda não foram baixados.
Siga estas etapas:
  1. Abra a página
    Gestão de conhecimento
    de um programa ou projeto específico ou a página
    Gerenciador de documentos
    de um recurso.
  2. Abra o menu
    Ações
    para a pasta e clique em
    Download incremental
    .
    Quando o tamanho exceder o limite de download de documentos definido pelo administrador, faça download de um arquivo de cada vez.
  3. Salve o arquivo zip.
Editar as propriedades ou permissões da pasta
Quando você adiciona recursos a uma pasta, eles são automaticamente agrupados como participantes com acesso de leitura/gravação para essa pasta. O usuário que cria a pasta recebe automaticamente acesso de leitura, gravação e exclusão à pasta. Você pode alterar as permissões a qualquer momento.
Siga estas etapas:
  1. Abra a página
    Gestão de conhecimento
    de um programa ou projeto específico ou a página
    Gerenciador de documentos
    de um recurso.
  2. Abra o menu
    Ações
    para a pasta e execute uma das seguintes etapas:
    • Clique em
      Propriedades
      para editar as propriedades da pasta.
    • Clique em
      Permissões
      para editar as permissões da pasta.
    Selecione
    Permissões em cascata
    para permitir que um recurso transfira os direitos para quaisquer documentos e subpastas da pasta atual.
  3. Salve as alterações.
Gerenciar documentos
É possível gerenciar os documentos das maneiras seguintes:
Fazer check-out de documentos
Para visualizar um documento, abra-o no modo somente leitura.
Para editar um documento, faça check-out dele da pasta. Quando concluir, faça check-in dele novamente. Se o controle de versão do documento estiver ativado, outra versão do documento será criada automaticamente.
Siga estas etapas:
  1. Abra a página
    Gestão de conhecimento
    de um programa ou projeto específico ou a página
    Gerenciador de documentos
    de um recurso.
  2. Localize o documento e, no menu
    Ações
    do documento, clique em
    Check-out
    .
  3. Salve o documento na área de trabalho e selecione um local para o arquivo.
  4. Clique em OK.
  5. (Opcional) Para desfazer o check-out de um documento, selecione
    Desfazer check-out
    no menu
    Ações
    do documento. Apenas o usuário que fez check-out do documento originalmente pode desfazer o check-out. Desfazer o check-out desbloqueia o documento, permitindo que outros usuários façam check-out do documento.
  6. Para fazer check-in do documento com as alterações feitas, clique em
    Check-in
    no menu
    Ações
    do documento. Procure a cópia atualizada no local selecionado quando você fez o check-out do documento.
Editar as propriedades ou permissões do documento
O usuário que adicionou o documento pode atualizar as suas propriedades.
Siga estas etapas:
  1. Abra a página
    Gestão de conhecimento
    de um programa ou projeto específico ou a página
    Gerenciador de documentos
    de um recurso.
  2. Abra o menu
    Ações
    do documento e execute uma das seguintes etapas:
    • Clique em
      Propriedades
      para editar as propriedades da pasta.
    • Clique em
      Permissões
      para editar as permissões da pasta.
  3. Salve as alterações.
Copiar ou mover um documento
É possível copiar ou mover um documento.
Siga estas etapas:
  1. Abra a página
    Gestão de conhecimento
    de um programa ou projeto específico ou a página
    Gerenciador de documentos
    de um recurso.
  2. Localize o documento a ser copiado ou movido para outra pasta e, no menu
    Ações
    do documento, execute uma das seguintes etapas:
    • Clique em
      Copiar
      .
    • Clique em
      Mover
      .
  3. Selecione a pasta de destino na seção
    Selecionar colocação
    .
  4. Marque a caixa de seleção
    Notificar recursos/grupos
    dos usuários com acesso a esse documento para que sejam notificados sobre a ação de cópia.
  5. Clique em
    Copiar
    .
Trabalhar com versões do documento
Use o controle de versão de documento para salvar uma versão separada de um documento cada vez que você fizer check-in. Para usar esse recurso, ative o documento para o controle de versão.
Quando você ativa o controle de versão, é possível:
  • Abrir e exibir as versões anteriores de um documento, mas não é possível modificá-la.
  • Copiar uma versão específica de um documento para outra pasta. Você precisa de permissão para revisar o documento depois de copiá-lo.
Siga estas etapas:
  1. Abra a página
    Gestão de conhecimento
    de um programa ou projeto específico ou a página
    Gerenciador de documentos
    de um recurso.
  2. Localize o documento e, no menu
    Ações
    do documento, clique em
    Versões
    .
  3. Abra o menu
    Ações
    da versão do documento e execute uma das seguintes etapas:
    • Selecione
      Abrir
      .
    • Selecione
      Copiar
      .
Trabalhar com processos de documento
Os processos do documento podem ser eficientes no encaminhamento de um documento durante um processo de aprovação. Um processo de documento pode ser vinculado a qualquer projeto ou programa associado. Você pode enviar notificações e itens de ação do processo do documento para as funções e os recursos do projeto.
A página
Processos disponíveis
relaciona todos os processos relacionados ao documento que o administrador criou. É possível usar esta página para iniciar ou excluir um processo. A página
Processos iniciados
lista os processos em andamento ou concluídos. É possível usar esta página para cancelar um processo.
Para exibir a página
Disponível
ou
Processos iniciados
, abra a
Gestão de conhecimento
e, no menu
Ações
do documento, clique em
Processos
.
Siga estas etapas:
  1. Abra a página
    Gestão de conhecimento
    de um programa ou projeto específico ou a página
    Gerenciador de documentos
    de um recurso.
  2. Localize o documento e, no menu
    Ações
    do documento, clique em
    Processos
    .
  3. Clique em
    Disponível
    .
  4. Selecione o processo e execute uma das seguintes etapas:
    • Clique em
      Iniciar
      .
    • Clique em
      Excluir
      .
Pesquisar documentos e formulários específicos
A ferramenta de pesquisa global é exibida na barra de ferramentas global. Use o campo de pesquisa global para executar uma pesquisa global simples e procurar por documentos específicos. É possível procurar informações salvas no aplicativo a qualquer momento. Entretanto, por padrão, é necessário aguardar cinco minutos para pesquisar novas informações. O administrador determina e pode alterar a quantidade de tempo.
Para realizar uma pesquisa básica, clique no ícone Pesquisar, insira o termo inteiro ou parte dele e clique em Pesquisar.
  • Para executar uma pesquisa básica, digite todos os critérios de pesquisa ou parte deles. Se você inserir parte de um termo, não é necessário adicionar um caractere curinga à entrada.
    Não coloque um caractere curinga (asterisco ou ponto de interrogação) como o primeiro caractere de seus critérios de pesquisa.
  • A pesquisa não diferencia maiúsculas de minúsculas. Por exemplo, Laranja, laranja e LARANJA retornam os mesmos resultados.
  • Se você inserir a frase de pesquisa
    lista de perfis de recursos
    , sem aspas, o aplicativo procurará por itens que contenham qualquer uma dessas palavras, em qualquer ordem. Entretanto, se você inserir a frase de pesquisa entre aspas, como "Lista de perfis de recursos", somente as instâncias da sequência de caracteres exata serão retornadas.
  • Não use os seguintes caracteres em pesquisas básicas:
    @ = [] {} <>
  • A lista dos resultados de pesquisa contém apenas os itens para os quais tem direito de visualização.
Refinar uma pesquisa com critérios de pesquisa adicionais
Use uma pesquisa avançada para definir critérios de pesquisa extras para refinar os resultados da pesquisa. Use os campos e opções na página de pesquisa avançada para refinar sua pesquisa. Você pode pesquisar de acordo com um critério ou qualquer combinação de critérios. Os resultados da pesquisa incluem apenas os documentos que você tem permissão para visualizar ou editar.
Para executar uma pesquisa avançada, clique no ícone Pesquisar no canto superior direito da página. Em seguida, clique no link Avançado que aparece à esquerda do campo de texto de pesquisa. Digite o termo da pesquisa inteiro ou parte dele no campo Texto, preencha mais campos para refinar a pesquisa e clique em Pesquisar. O seguinte campo precisa de explicação:
  • modo
    – Todas as palavras mostra os documentos correspondentes a todas as palavras da pesquisa, em qualquer ordem. Quaisquer palavras mostra os documentos que correspondem a qualquer uma das palavras da pesquisa. Frase exata mostra os documentos que correspondem a todas as suas palavras na ordem em que você especificar.
Dicas de pesquisa
Use as técnicas a seguir para realizar pesquisas globais:
  • Caracteres curinga
  • Operadores booleanos
  • Subconsultas
Usar caracteres curinga em uma pesquisa global
Com a ferramenta de pesquisa global, você pode realizar pesquisas com um ou vários caracteres curinga. Não use os símbolos "*" ou "?" como o primeiro caractere de uma pesquisa.
  • Pesquisa com um único caractere curinga
    A pesquisa com curinga de um caractere procura termos correspondentes com esse único caractere substituído. Para realizar uma pesquisa com um único caractere curinga, use o símbolo "?".
    Exemplo:
    para pesquisar por texto ou teste, insira a consulta:
    te?t
  • Pesquisa com vários caracteres curinga
    As pesquisas com vários caracteres curinga procuram por zero ou mais caracteres. Para realizar uma pesquisa com vários caracteres curinga, use o símbolo "*".
    Exemplo:
    para procurar por testar, testes ou testador, insira o seguinte texto:
    test*
    Você também pode fazer pesquisas com caracteres curinga no meio de um termo.
    Exemplo:
    te*t
Usar operadores booleanos em uma pesquisa global
Os operadores boolianos permitem fazer pesquisas globais usando vários termos combinados por meio de operadores lógicos. Os seguintes operadores booleanos são suportados: E, +, OU, NÃO e -.
Os operadores booleanos devem ser inseridos com todas as letras maiúsculas.
  • OR
    OR é o operador de conjunção padrão, ou seja, se não houver nenhum operador booleano entre dois termos, o OR será usado. O operador OR liga dois termos e busca um documento correspondente, se um dos termos existir em um documento. Essa operação equivale a uma união usando conjuntos. Você pode usar o símbolo || em vez do operador OR.
    Exemplo:
    para procurar documentos que contenham "jakarta apache" ou "jakarta", use a consulta:
    "jakarta apache" "jakarta"
    ou
    "jakarta apache" OU "jakarta"
    ou
    "jakarta apache" || "jakarta"
  • E
    O operador AND faz correspondência com documentos em que os dois termos aparecem no texto de um único documento. Essa operação equivale a uma interseção utilizando conjuntos. Você pode usar o caractere especial && no lugar do operador AND.
    Exemplo:
    para procurar "jakarta apache" e "jakarta CAPPM", use a consulta:
    "jakarta apache" E "jakarta CAPPM"
    ou
    "jakarta apache" && "jakarta CAPPM"
  • + (obrigatório)
    O operador +, que significa obrigatório, requer que o termo seguinte exista em algum lugar em um campo de um único documento.
    Exemplo:
    para procurar por documentos que contenham "jakarta" com ou sem "CAPPM", use a consulta:
    +"jakarta CAPPM"
  • NOT
    O operador NOT exclui documentos contendo o termo que aparece após o operador. É possível usar o símbolo de ponto de exclamação (!) em vez de usar o operador NÃO.
    Exemplo
    : para pesquisar documentos que contenham "jakarta apache", mas não "jakarta CAPPM", use a consulta:
    "jakarta apache" NÃO "jakarta CAPPM"
    ou
    "jakarta apache" ! "jakarta CAPPM"
    O operador NÃO não pode ser usado com um único termo. Essa consulta não retorna resultados:
    NÃO "jakarta apache"
  • - (proibido)
    O operador -, ou proibido, exclui documentos que contenham o termo após o operador -.
    Exemplo:
    para procurar documentos e formulários que contenham "jakarta apache", mas não "jakarta CAPPM", use a consulta:
    "jakarta apache" - "jakarta CAPPM"
Formar subconsultas em uma pesquisa global
As subconsultas permitem controlar a lógica booleana durante as pesquisas globais agrupando as cláusulas com parênteses. Por exemplo, para procurar por documentos e formulários que contenham "jakarta" ou "apache" e "site", inclua a seguinte subconsulta na consulta:
("jakarta" OR "apache") AND "website"
A consulta acima verifica se "site" existe e se um dos termos, "jakarta" ou "apache", também existe.
Use escape com caracteres especiais em pesquisas globais
Evite caracteres especiais em pesquisas globais de maneira apropriada Para usar escape com esses caracteres, coloque o caractere "\" (barra invertida) antes do caractere especial. Por exemplo, para usar escape nos caracteres especiais em uma pesquisa global de (1+1):2, use a seguinte consulta:
\(1\+1\)\:2
A tabela a seguir lista os caracteres especiais que podem ser usados em pesquisas globais:
Caractere especial
Descrição
Regra
+
sinal de adição
\+
-
sinal de subtração
\-
&&
e comercial duplo
\&&
||
barras verticais duplas
\||
!
ponto de exclamação
\!
(
parêntese esquerdo
\(
)
parêntese direito
\)
{
chave esquerda
\{
}
chave direita
\}
[
colchete esquerdo
\[
]
colchete direito
\]
^
acento circunflexo
\^
"
aspas
\"
~
til
\~
*
asterisco
\*
?
ponto de interrogação
\?
:
dois pontos
\:
\
barra invertida
\\