Fechar, desativar e excluir projetos e investimentos

ccppmop159
Quando o ciclo de vida do projeto terminar, execute uma ou mais das atividades de fechamento a seguir. Se você estiver atuando como gerente de projeto, em geral, o fechamento acontecerá após quaisquer retrospectivas finais, definição de linhas de base e análises das horas trabalhadas registradas. Uma política válida na sua organização pode incluir o fechamento de projetos inativos, mas não excluí-los por um ano.
Observação
: os seguintes procedimentos aplicam-se a investimentos de projetos e não projetos disponíveis como um padrão.
Fechar um projeto financeiramente
Para evitar que mais horas trabalhadas sejam reservadas em um projeto, você poderá fechá-lo. Fechar um projeto significa que nenhum trabalho futuro será permitido. Não é possível acumular novas transações no projeto.
Siga estas etapas:
  1. Clique em
    Página inicial
    ,
    Gestão de portfólios
    ,
    Projetos
    .
  2. Abra o projeto.
    1. Verifique se o projeto não tem EPT.
    2. Processe todas as transações financeiras restantes no WIP e registre todas as horas trabalhadas.
  3. Clique em
    Propriedades
    ,
    Configurações
    .
  4. Expanda a seção
    Finanças
    . Para evitar a atribuição de mais verba, defina o campo
    Status financeiro
    como
    Fechado
    .
  5. Expanda a seção
    Horas e equipe alocada
    . Para impedir que horas trabalhadas futuras sejam registradas, desmarque a caixa de seleção
    Aberto para entrada de horas
    . Se os usuários já tiveram reservado horas trabalhadas e salvo suas planilhas de horas, as horas trabalhadas ainda serão registradas quando as planilhas de horas forem aprovadas e quando a rotina de registro for executada.
  6. Salve as alterações.
Desativar um projeto
Por padrão, apenas os projetos ativos são exibidos na página Lista de projetos. Para remover o projeto da lista, desative-o. O aplicativo remove projetos inativos de muitas das visualizações padrão que exibem apenas projetos ativos, como relatórios e portlets padrão. O projeto permanece no banco de dados e você pode incluí-lo nas exibições usando a filtragem.
Siga estas etapas:
  1. Clique em
    Página inicial
    ,
    Gestão de portfólios
    ,
    Projetos
    .
  2. Abra o projeto.
  3. Selecione
    Propriedades
    ,
    Definições
    .
  4. Na seção
    Geral
    , desmarque a caixa de seleção
    Ativo
    .
  5. Salve as alterações.
  6. (Opcional) É possível reativar um projeto inativo.
Marcar um projeto para exclusão
Você pode marcar um projeto para exclusão apenas quando o projeto está inativo. Os projetos marcados para exclusão continuarão sendo exibidos na página Lista de projetos até a execução da rotina Excluir investimentos e períodos de relatório de horas. Depois que a rotina for executada, o projeto será removido do banco de dados.
Você precisa dos direitos de acesso
Excluir
para os projetos e investimentos de modo a marcá-los para exclusão.
Siga estas etapas:
  1. Clique em
    Página inicial
    ,
    Gestão de portfólios
    ,
    Projetos
    .
  2. Filtre a lista para obter os projetos inativos.
  3. Marque a caixa de seleção ao lado de um projeto e clique em
    Marcar para exclusão
    .
  4. Para confirmar, clique em
    Sim
    .
Antes da versão 15.5.1, se um projeto tivesse entradas de horas ou dados de transação financeira, você não podia marcá-lo para exclusão. Você tinha que excluir os períodos que continham as horas trabalhadas primeiro. A partir da release 15.5.1, é possível excluir investimentos com dados de transações financeiras ou planilhas de horas. Para ativar esse recurso, marque a caixa de seleção
Permitir a exclusão dos investimentos marcados que tiverem planilha de horas e dados de transação
, na página
Definições
.
Cancelar a exclusão do projeto
É possível cancelar a exclusão de um projeto que esteja marcado para exclusão nestas situações:
  • A rotina Excluir investimentos ainda não foi executada.
  • O projeto permanece inativo e está relacionado na página Lista de projetos.
Quando você cancelar a exclusão, o projeto não será excluído quando a rotina Excluir investimentos for executada. Projetos inativos continuam a aparecer na lista de projetos inativos.
Siga estas etapas:
  1. Clique em
    Página inicial
    ,
    Gestão de portfólios
    ,
    Projetos
    .
  2. Filtre a lista para obter os projetos inativos.
  3. Marque a caixa de seleção ao lado de um projeto e clique em
    Cancelar exclusão
    .
  4. Para confirmar, clique em
    Sim
    .
Para ver a lista de projetos e investimentos inativos que foram marcados para exclusão, conclua as seguintes etapas:
  1. Configure a lista para exibir o indicador de limpeza.
  2. Filtre ou classifique a lista pelo indicador de limpeza para rever os projetos que foram marcados para exclusão.
Excluir um projeto ou investimento
Depois que você fechar, desativar e marcar um projeto ou outro investimento para exclusão, será possível excluí-lo.
É necessário somente o direito de acesso
Rotina - Executar
para executar a rotina Excluir investimentos e períodos de relatório de horas. Para identificar os projetos que a rotina não excluiu, examine a saída de registro da rotina após executar a rotina.
Pré-requisitos
Antes de excluir um investimento com horas trabalhadas na versão 15.5.1 ou superior, como gerente de projeto ou financeiro responsável por gerenciar os investimentos, verifique os seguintes pré-requisitos:
  • O status financeiro dos investimentos é definido como
    Fechado
    para impedir novas transações.
  • O status do investimento é definido como
    Inativo
    .
  • Nenhuma instância do processo está em execução no momento no investimento.
  • Você tem os direitos de acesso para concluir as seguintes tarefas:
    • Marcar investimentos para exclusão
    • Executar a rotina Excluir investimentos e períodos de relatório de horas.
  • As alocações de hierarquia pai/filho do investimento são 0%, 100% ou removidas. Para verificar esses valores, execute as seguintes tarefas:
    1. Abra o projeto.
    2. Clique em
      Hierarquia
      ,
      Pais
      .
    3. Revise as alocações entre vários pais. Verifique se apenas um pai tem 100% de alocação e todos os outros têm 0%. Como alternativa, remova o investimento de todos os pais antes da exclusão.
  • O usuário com o direito de acesso para executar a rotina Excluir investimentos e períodos de relatório de horas revisa os investimentos e períodos que foram marcados para exclusão. Sem um controle adequado, os dados que não foram marcados para exclusão podem ser excluídos acidentalmente.
  • Se estiver usando o Planejamento de liberação, exclua as liberações e os requisitos associados ao investimento.
Siga estas etapas:
  1. Configure a definição de gestão de projetos para permitir que os usuários marquem investimentos com planilhas de horas e dados de transação para exclusão. Consulte Definir as configurações de projeto padrão.
  2. Marque os investimentos para exclusão. Consulte
    Marcar um projeto para exclusão
    neste artigo.
  3. Revise os períodos de relatório de horas e os investimentos marcados para exclusão. Se necessário, cancele a exclusão.
  4. Executar a rotina Excluir investimentos e períodos de relatório de horas. O administrador também pode programar esta rotina para execução recorrente.
    Consulte
    Referência a rotinas
    para obter mais informações sobre a rotina.
Excluindo projetos e NPIOs com horas trabalhadas
Na versão 15.5.1 ou superior, você pode excluir projetos e outros investimentos que têm horas trabalhadas em planilhas de horas, transações, ou em ambas. A seguinte tabela lista as condições para excluir investimentos com horas trabalhadas:
Configuração de administração do PM
Marcar um investimento para exclusão?
Parâmetro de rotina Excluir investimentos
Investimento com horas trabalhadas excluídas?
Marcado
Sim
Marcado*
Sim
Marcado
Sim
Desmarcado
Não
Desmarcado*
Não
Desmarcado
Não
Desmarcado*
Não
Marcado*
Não
*Se a definição de administração de gestão de projetos for desmarcada antes da execução da rotina, mesmo com o parâmetro de rotina marcado, o investimento
não
será excluído.
Depois de executar a rotina Excluir investimentos e períodos de relatório de horas, todas as entradas de transação serão excluídas. O investimento (aplicativo, projeto, produto) é removido. O registro de rotinas mostra o que foi excluído, por exemplo:
REVMGR-20996: Purge Successful. Project Code: 57152PRD_LFES; Transactions Purged=1. 57152PRD_LFES (5002001) has been deleted.
Excluir códigos de encargo específicos do investimento
Quando você exclui um projeto, o aplicativo remove da tabela PRCHARGECODE do banco de dados o código de encargo específico do investimento. Todas as linhas da matriz de taxas que usavam o código de encargo específico de investimento também são removidas.
Há códigos de encargo específicos de investimento disponíveis para projetos, mas não para investimentos personalizados ou fora do projeto.
A seguinte sequência de etapas resume o ciclo de vida de um código de encargo:
  1. Clique em
    Administração
    ,
    Gestão de projetos
    ,
    Definições
    e marque a caixa de seleção
    Ativar códigos de encargo específicos do investimento
    . Clique em
    Salvar
    .
  2. Clique em
    Administração
    ,
    Gestão de projetos
    ,
    Códigos de encargo
    e crie o código de encargo. Defina o código de encargo como
    Aberto
    para que ele apareça na lista de seleção dentro de um projeto.
  3. (Opcional) Outra maneira de criar códigos de encargo específicos de projeto é abrir o projeto e clicar na guia
    Propriedades do projeto
    . Você pode criar o código na subpágina
    Códigos de encargo
    .
  4. Selecione um projeto no campo
    Investimento
    . Não é possível alterar nem excluir esse código de encargo diretamente na interface do usuário.
  5. Clique em
    Administração
    ,
    Finanças
    ,
    Gerenciar matriz
    .
    1. Crie uma nova matriz de taxas ou use uma existente. Configure o campo
      Código de encargo
      como uma coluna.
    2. Adicione uma ou várias linhas de matriz de taxas com esse código de encargo específico do investimento.
  6. Atualize o investimento com esse código de encargo. Crie entradas de horas e transações financeiras com essa combinação de investimento e código de encargo.
  7. Defina o campo
    Status financeiro
    do projeto ou investimento como
    Aberto
    .
  8. Clique em
    Página inicial
    ,
    Gestão financeira
    ,
    Entrada de transação
    e crie transações para recursos que estão usando o código de encargo no projeto ou investimento.
  9. Execute as seguintes rotinas:
    • Registrar no WIP
    • Registrar transações para finanças
    • Importar horas trabalhadas financeiras
  10. Verifique se você visualiza as horas trabalhadas registradas para essas transações na página
    Equipe
    do projeto ou investimento.
  11. Feche o projeto e defina-o para o status
    inativo
    .
  12. Marque o projeto ou investimento para exclusão e execute a rotina Excluir investimentos e períodos de relatório de horas.
  13. Verifique o registro de rotinas em busca de mensagens que confirmem que esse código de encargo não aparece mais na lista de códigos de encargo.
  14. Clique em
    Administração
    ,
    Gestão de projetos
    ,
    Códigos de encargo
    e verifique se o código de encargo não aparece mais.
  15. Clique em
    Administração
    ,
    Finanças
    ,
    Gerenciar matriz
    e confirme se o código de encargo não aparece mais nas linhas da matriz de taxas onde ele foi configurado como uma coluna.