Gerenciar requisições

ccppmop159
As requisições estão associadas a requisitos únicos de definição de equipe; elas sempre contêm referências a um recurso ou função específicos. A requisição utiliza os detalhes do requisito de definição de equipe para o preenchimento.
Ao selecionar vários recursos ou funções, uma nova requisição é criada para cada recurso ou função (requisito de definição de equipe). Para um requisito de definição de equipe alocada determinado, pode haver apenas uma requisição pendente (com um status de
Novo
,
Aberto
ou
Proposto
). Não é possível criar requisições para requisitos de definição de equipe que já contenham requisições pendentes. Se não for possível criar requisições para nenhum dos requisitos de definição de equipe alocada selecionados, a operação de criação falhará para todas as requisições. Uma mensagem de alerta será exibida.
Como gerente de projeto, você pode editar o valor da alocação solicitada em uma requisição. É possível editar uma requisição enquanto seu status for
Novo
. Evite situações nas quais o gerente de recursos já esteja trabalhando na solicitação, reúna parcialmente uma lista de candidatos e, em seguida, solicite mudanças.
Atendimento de requisitos por meio de requisições de definição de equipe de projeto
Siga estas etapas:
  1. O gerente de projetos determina os requisitos de definição de equipe adicionando recursos com reserva temporária ou funções como integrantes da equipe do projeto.
  2. O gerente de projetos cria requisições com base nos requisitos predefinidos de definição de equipe.
  3. O gerente de projetos envia novas requisições para que os gerentes de recursos possam começar a analisá-las. A requisição é encaminhada para os gerentes de recursos apropriados. Os gerentes de recursos são determinados com base no gerente de reservas padrão definido para o recurso ou função na requisição.
  4. O gerente de recursos resolve as requisições propondo uma lista de recursos. Ele também pode recusar uma requisição. Em ambos os casos, o gerente de projetos é notificado.
  5. O gerente de projetos analisa as alocações propostas e executa uma das seguintes ações:
    • Rejeita a requisição proposta. Nesse caso, a requisição é reaberta e o gerente de recursos é notificado. O gerente de recursos modifica e reenvia as propostas.
    • Aceita a requisição proposta. Nesse caso, é feita a requisição de reserva definitiva do recurso para o projeto.
Criar requisições
É possível inserir requisitos usando um dos seguintes métodos:
  • Crie a requisição e defina seu status como
    Novo
    . Dessa maneira, é possível editar as requisições para adicionar outras informações não incluídas pelo requisito de definição de equipe. Além disso, você pode alterar os valores padrão, como a data de vencimento ou o valor requisitado, abrindo manualmente as requisições.
  • Crie a requisição e defina seu status como
    Aberto
    . Dessa maneira, é possível enviar rapidamente todas as requisições quando você não for necessário editar nenhum de seus detalhes. Os detalhes já estão definidos no requisito de definição de equipe. Depois que uma requisição é enviada, o gerente de recursos é notificado por email e pode trabalhar na requisição.
Siga estas etapas:
  1. Abra o projeto e clique em Equipe.
  2. Marque a caixa de seleção de um recurso ou uma função reservada temporariamente e, no menu Ações, clique em Criar requisições.
  3. Selecione um tipo de requisição:
    Valores:
    • Solicitar recursos: selecione essa opção para criar requisições.
    • Cancelar reserva de recursos: selecione essa opção para criar requisições para cancelar a reserva e liberar tempo de reserva definitiva.
    • Substituir recursos: selecione essa opção para cancelar a reserva e substituir um recurso com reserva definitiva.
  4. Selecione um gerente de reservas para cada recurso ou função. Se o gerente de recursos ou o administrador especificar um gerente de reservas padrão, esse valor será automaticamente preenchido.
  5. Proceda de uma das seguintes maneiras:
    • Clique em Criar para criar requisições com o status
      Novo
      .
    • Clique em Criar e abrir para criar uma requisição. Defina o status como
      Aberto
      .
  6. Salve as alterações.
Editar solicitações de requisições não abertas
Como gerente de projetos, é possível visualizar as novas requisições, monitorar as requisições abertas e editar quaisquer requisições não abertas. É possível visualizar o status de uma requisição no campo Status da solicitação. Sempre que o status da requisição é alterado, o campo Status da solicitação é atualizado. Só é possível editar solicitações de requisição com um status Novo.
Depois de enviar uma requisição aberta, o gerente de recursos recebe a notificação para trabalhar na solicitação. Se a requisição destina-se a um recurso nomeado, ele será automaticamente adicionado à lista de recursos da requisição quando o status for alterado para Aberto.
Siga estas etapas:
  1. Abra o projeto e clique em Equipe.
  2. Abra o menu Equipe e clique em Requisições.
  3. Clique no nome da requisição para editar suas propriedades.
  4. Preencha as informações solicitadas. Os campos a seguir precisam de explicação:
    • Nome da requisição
      Altere o nome da requisição para descrever o requisito de definição de equipe. Quando a requisição é criada, esse campo é preenchido com o nome do requisito de definição de equipe selecionado.
      Obrigatório:
      sim
    • Data de vencimento
      Selecione a última data de preenchimento da requisição. A data geralmente é exibida antes da data em que você solicitou o recurso.
    • Status
      Indica o status da requisição. Para enviar uma requisição, altere seu status de Novo para Aberto.
      Obrigatório:
      sim
      Valores:
      Novo, Aberto, Proposto ou Fechado
    • Solicitado por
      Exibe o nome do gerente de projeto que criou a requisição.
    • Gerente de reservas
      Exibe o nome do gerente de reservas do recurso ou da função de acordo com o requisito de definição de equipe.
    • Nome do requisito
      Exibe o nome do requisito de definição de equipe. Cada requisição pode acessar todas as informações do integrante da equipe. Por exemplo, habilidades, alocação necessária ou função na qual a requisição se baseia.
    • Recurso solicitado
      Exibe o nome da função ou do recurso solicitados.
    • Projeto
      Exibe o nome do projeto para a requisição.
    • Cancelar reserva
      Exibe o status com base na opção selecionada ao criar a requisição. Por exemplo, Solicitar recursos, Cancelar reserva de recursos ou Substituir recursos.
    • Substituir
      Exibe o status com base na opção selecionada ao criar a requisição.
      Valores:
      Solicitar recursos, Cancelar reserva de recursos ou Substituir recursos
    • Valor solicitado
      Defina o período em que o recurso deve trabalhar no projeto. Além disso, especifique a porcentagem de tempo disponível do recurso.
  5. Salve as alterações.
Revisar e reservar alocações propostas
Uma requisição pode ter muitas reservas associadas. Cada recurso adicionado à lista de candidatos da requisição constitui uma reserva. Uma reserva é um registro de um recurso anexado à lista de candidatos e contém a quantidade de tempo da reserva do recurso para o projeto. O status da reserva determina se o recurso foi proposto, rejeitado ou reservado para um projeto.
Depois que um gerente de recursos trabalha em uma requisição, o solicitante recebe uma notificação indicando que alguém preencheu, total ou parcialmente, uma requisição. É possível exibir as informações sobre os recursos que eles oferecem. Você também pode ver quais requisitos de definição de equipe têm o status Proposto, o que significa que o gerente de recursos propôs alocações na requisição. Uma alocação confirmada (ou definitiva) para os recursos existe apenas quando você aceita as propostas. Você pode abrir o menu Equipe e clicar em Requisições para exibir todas as solicitações para os valores propostos e aceitar várias requisições de uma só vez. Também é possível detalhar qualquer requisição individual na página de equipe ou na página de requisições da equipe.
A tabela a seguir descreve como você pode reservar recursos definitivos para projetos:
Campo Aprovação de requisição obrigatória
Método
Selecionado
O gerente de projetos reserva uma requisição proposta por um gerente de recursos.
Selecionado
O gerente de projeto faz a reserva definitiva de um recurso ou de uma função diretamente para o projeto. Ele tem direitos de reserva definitiva e o direito de acesso
Projeto - Editar
.
Desmarcada
O gerente de projeto ou o gerente de recursos faz a reserva definitiva de um recurso ou de uma função diretamente para o projeto se tiver direitos de reserva definitiva.
O campo Aprovação de requisição obrigatória é exibido na seção Definição de equipe da página de propriedades do cronograma.
Visualizar a alocação de recursos
Antes de aceitar um recurso proposto ou reservá-lo para um projeto, analise suas alocações para outros projetos.
Siga estas etapas:
  1. Abra o projeto e clique em Equipe.
  2. Clique no ícone de Alocação de recursos ao lado do recurso para exibir suas alocações.
Aceitar e reservar uma única requisição
Visualize os detalhes da requisição antes de aceitar uma reserva proposta. Como gerente de projetos, você pode exibir os mesmos detalhes da requisição que o gerente de recursos vê. Você verá quanto tempo solicitou, quanto e quem foi proposto pelo gerente de recursos.
Quando você seleciona o campo Aprovação de requisição obrigatória, o gerente de recursos não poderá reservar integrantes da equipe diretamente para um projeto, mesmo com direitos de acesso de reserva definitiva. Somente você, como gerente de projeto, pode reservar os integrantes da equipe.
Na página de equipe de funcionários, você pode ver se o recurso confirmou a alocação ao projeto. O status da solicitação é Reservado. O status da reserva foi alterado de Temporária para Definitiva.
Siga estas etapas:
  1. Abra o projeto e clique em Equipe.
  2. Abra o menu Equipe e clique em Requisições.
  3. Clique no ícone de Pessoa com lista à direita da requisição desejada.
    A página de
    requisição de recursos
    é exibida. Essa página exibe a alocação solicitada, a alocação proposta e a variação. O histograma mostra a disponibilidade geral dos recursos propostos.
  4. Para aceitar a proposta, clique em Reservar.
Aceitar e reservar várias requisições
Você pode analisar e aceitar várias requisições ao mesmo tempo na página da equipe alocada do projeto. Nessa página, você pode visualizar a taxa de disponibilidade média das requisições propostas. É possível selecionar várias requisições e clicar no botão Reservar para aceitar todas as propostas de uma vez.
Quando um gerente de recursos reserva um recurso para um projeto ou altera a alocação planejada de um recurso, o status da reserva do requisito de definição de equipe associado é automaticamente atualizado para refletir o status mais recente.
O status de reserva no requisito de definição de equipe é alterado com base nos valores da seguinte tabela:
Alocação planejada
Alocação definitiva
Status da reserva
O intervalo de datas e a alocação foram definidos
Nenhum
Temporária
O intervalo de datas e a alocação foram definidos
Igual à alocação planejada
Definitiva
O intervalo de datas e a alocação foram definidos
O intervalo de datas e a alocação são anteriores à alocação planejada
Misto. O status dessa reserva será exibido apenas se a configuração do sistema para Permitir reserva mista estiver ativada. Valor padrão: ativado.
O intervalo de datas e a alocação foram definidos
O intervalo de datas e a alocação são posteriores à alocação planejada
Misto
Siga estas etapas:
  1. Abra o projeto e clique em Equipe.
  2. Abra o menu Equipe e clique em Requisições.
  3. Selecione as requisições propostas e clique em Reservar para aceitar as requisições selecionadas.
  4. Volte para a página da equipe do projeto.
    Os integrantes da equipe têm um status de solicitação Reservado. O status da reserva é Definitiva e as alocações planejadas e confirmadas são iguais.
Rejeitar uma requisição
Se não estiver satisfeito com a disponibilidade proposta de um recurso nomeado, você pode rejeitar a requisição. Você também poderá rejeitar um ou mais recursos da lista de candidatos de recursos propostos pelo gerente de recursos para uma função específica. Quando você rejeita uma requisição de recurso, o gerente de recursos é notificado sobre a requisição reaberta.
Também é possível abrir uma requisição, visualizar as propriedades da requisição e rejeitar a requisição usando o botão Rejeitar. Use o recurso Discussões para registrar o motivo pelo qual a requisição está sendo rejeitada.
Siga estas etapas:
  1. Abra o projeto e clique em Equipe.
  2. Abra o menu Equipe e clique em Requisições.
  3. Selecione uma ou mais requisições propostas e clique em Rejeitar.
    O status da requisição é alterado de Proposto para Aberto.
Reservar recursos superalocados
Se o número de horas disponíveis de um recurso for inferior ao número total de horas solicitadas, a página Confirmação de disponibilidade restante será exibida.
A página
Confirmação de disponibilidade restante
indica que o recurso será superalocado se você o adicionar ao projeto ou ao investimento. A coluna Alocação de recursos de 100% exibe o número de horas utilizadas ao reservar o recurso com 100% de sua disponibilidade (padrão). A coluna Disponibilidade restante indica o número real de horas de trabalho disponíveis para que o recurso trabalhe no projeto.
Quando essa página é exibida, é possível:
  • Superalocar o recurso.
  • Reservar o recurso apenas para a quantidade restante. Essa quantidade é listada na coluna Disponibilidade restante.
Cancelar a reserva de recursos com reserva definitiva usando requisições
Suponha que você reduza o escopo de um projeto ou que um recurso não esteja disponível por uma duração específica no projeto. Você pode cancelar a reserva de recursos com reserva definitiva para usar o tempo não alocado em outro projeto.
Você pode cancelar a reserva de um recurso completa ou parcialmente nos projetos. A quantidade não reservada é definida como padrão para alocação definitiva do integrante da equipe menos a alocação planejada.
Depois de executar a requisição de cancelamento de reserva do recurso, o gerente de recursos associado será notificado. O gerente de recursos pode, então, resolver a requisição de cancelamento de reserva do recurso.
Siga estas etapas:
  1. Abra o projeto e clique em Equipe.
  2. Marque a caixa de seleção ao lado do nome do recurso cuja reserva definitiva deseja cancelar. Em seguida, no menu Ações, clique em Criar requisições.
  3. Na seção Selecionar tipo de requisição, escolha Cancelar reserva de recursos (remover todas as alocações definitivas que não estiverem no planejamento).
  4. Para cancelar a reserva do recurso completamente, na seção Recursos, clique em Criar e abrir.
    A página da equipe alocada é exibida, mostrando o status de reserva como Misto. Uma requisição de cancelamento de reserva é criada para cancelar a reserva do recurso para todo o valor alocado definitivamente.
  5. Para cancelar a reserva do recurso parcialmente, execute as seguintes etapas:
    1. Na seção Recursos, clique em Criar.
      A página da equipe do projeto é exibida.
    2. Clique no link de status da solicitação para o recurso que mostra o status Novo.
      A página de propriedades da requisição é exibida.
    3. Especifique o valor de cancelamento de reserva, inserindo o período e o percentual de cancelamento de reserva. Em seguida, altere o status para Aberto.
  6. Salve as alterações.
Substituir requisições de recurso com reserva cancelada
Ao cancelar a reserva de um recurso por meio de uma requisição, você pode solicitar a substituição de um integrante da equipe. A ação permite cancelar a reserva do recurso selecionado e solicitar um novo integrante da equipe.
Siga estas etapas:
  1. Abra o projeto e clique em Equipe.
  2. Marque a caixa de seleção ao lado do nome do recurso cuja reserva definitiva deseja cancelar. Em seguida, no menu Ações, clique em Criar requisições.
  3. Na seção Selecionar tipo de requisição, selecione Substituir recursos para substituir todas as alocações definitivas por um novo recurso.
  4. Na seção Recursos, clique em Criar e abrir para cancelar completamente a reserva do recurso.
    A página da equipe alocada é exibida, mostrando o status de reserva como Misto. Uma requisição de cancelamento de reserva é criada para cancelar totalmente a reserva do recurso para todo o valor alocado definitivamente.
Solicitar reservas adicionais
Se o projeto for estendido, você poderá incluir alocação planejada adicional para um recurso.
O processo de envio, proposta e aceitação de uma requisição é idêntico ao processo descrito nas seções anteriores. As duas requisições (a criada inicialmente e a criada para solicitar reserva adicional) são armazenadas como dois registros separados de transações individuais.
Para cancelar a reserva de um recurso, reduza a reserva planejada. Para solicitar reserva adicional, aumente a reserva planejada em comparação com a reserva definitiva.
Dividir a reserva
Para uma requisição adicional e de cancelamento de reserva, você pode alterar as alocações usando a opção Trocar alocação. Crie uma requisição normal e seleciona a opção Cancelar reserva para cancelar a reserva de uma requisição. Você deve executar as duas ações distintas como tarefas separadas. Um registro de equipe pode ter até uma requisição aberta e uma requisição de cancelamento de reserva ao mesmo tempo.
Siga estas etapas:
  1. Abra o projeto e clique em Equipe.
  2. Clique no ícone Propriedades do recurso com reserva definitiva.
  3. Edite o gráfico Alocação planejada do recurso.
  4. Crie uma requisição.
    A nova requisição perguntará automaticamente sobre a diferença entre o tempo planejado e o confirmado.
Fazer a reserva de recursos já reservados
Você pode adicionar várias instâncias de uma função a um projeto, mas não várias instâncias do mesmo recurso nomeado. Ao reservar recursos já reservados a projetos, a seguinte mensagem de erro é exibida nas seguintes circunstâncias:
Resource not booked because it exists in the team.
Circunstâncias:
  • Reserva de um recurso para um projeto que já foi reservado.
  • Reserva de um recurso já existente na equipe do projeto; e você opta por não reduzir a alocação de uma função correspondente.
Use a página de propriedades da equipe para atualizar a alocação desse recurso.
Exemplo:
É possível atribuir o programador (1) e o programador (2) à mesma tarefa.