Gerenciar alocação de recursos

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Alocação do recurso é o período durante o qual um recurso está alocado ou reservado para um projeto. Multiplique o número total de dias úteis entre as datas de início e término do projeto, incluindo essas datas, pelo número de horas que o recurso está disponível para trabalhar a cada dia. O resultado exibe a quantidade de alocação para cada recurso. Por padrão, os recursos são alocados com 100% dos seus dias úteis disponíveis. É possível alterar esse valor padrão.
A alocação difere de EPT, pois o valor de EPT se baseia no número de horas que um recurso está atribuído a tarefas. Os integrantes da equipe podem ou não ser atribuídos a tarefas durante todas as horas em que estão alocados ao projeto.
Se a criação de um cronograma mais preciso ajudar, permita que os recursos do projeto tenham uma ou duas horas a cada dia útil, ou a cada semana, para trabalho alternativo ou para reuniões não relacionadas ao projeto.
Alterar a alocação padrão de recursos
É possível indicar todos os desvios do campo % de alocação padrão. Você pode cancelar a reserva definitiva de um recurso ou estender um recurso para executar planejamento adicional do projeto.
Siga estas etapas:
  1. Abra o projeto e clique em Equipe.
  2. Clique no ícone Propriedades do recurso para alterar a alocação.
  3. Preencha o campo a seguir na seção Geral:
    • % de alocação padrão
      Define a porcentagem do tempo que você deseja alocar o recurso para esse projeto (é possível inserir 0 por cento). Esse valor é refletido nas colunas Alocação e % de Alocação na página Equipe do projeto.
      Padrão:
      100%
      Obrigatório:
      não
  4. Crie uma linha para cada desvio da alocação padrão nas seções Alocação planejada e Alocação definitiva. Para criar um período de alocação planejada ou definitiva, preencha os seguintes campos da linha:
    • Início
      Define a data de início do período de alocação.
    • Término
      Define a data de término do período de alocação.
    • % de alocação
      Define a porcentagem esperada de tempo para o recurso trabalhar (como teste ou confirmado) no investimento.
  5. Salve as alterações.
Alocação planejada e definitiva
A curva Alocação planejada representa o valor de alocação padrão ou total solicitado pelo gerente de projeto. A curva Alocação definitiva representa o valor de alocação confirmado pelo gerente de recursos. O status da reserva de um recurso muda de acordo com os valores de alocação nas curvas de alocação planejada e definitiva.
Exemplo: preencher lacunas em segmentos de alocação
Ao editar o segmento da alocação padrão de um recurso, se houver lacunas no segmento, um segmento será criado automaticamente. O novo segmento exibe o valor da porcentagem de alocação padrão.
Um recurso é reservado para um projeto com disponibilidade menor que 100%. Um segmento de alocação é adicionado de forma que a data de início da alocação seja maior do que a data final do segmento de alocação anterior:
  • Datas de início e de término iniciais do segmento: 10/01/12 a 10/09/13.
  • Datas de início e de término do novo segmento: 12/04/13 a 04/09/14.
    Uma lacuna é criada entre os segmentos de 10/10/13 a 12/03/13 como não alocada.
Para criar uma lacuna, crie duas linhas de alocação nas seções Alocação planejada e Alocação definitiva da página Propriedades do integrante da equipe. Por padrão, o recurso está alocado a 100%. Uma alocação abrange o período em que o recurso trabalha em 50%. A outra alocação abrange o período em que o recurso trabalha em 0%. Quando as mudanças são salvas, um segmento padrão é criado para o período de lacuna e preenchido com o valor de alocação de 100%.
Superalocação de recursos
Ao definir recursos da equipe do projeto, o gerente de recursos pode superalocar o recurso ou aceitar a disponibilidade restante. Durante a substituição de um integrante da equipe, também é possível superalocar o recurso que está substituindo o recurso anterior.
Evite superalocar recursos, pois isso pode gerar atrasos no cronograma e um desempenho menos eficiente.
Alocações de recursos em turno ou em escala
É possível trocar ou escalar todas as alocações de recursos, ou parte delas, no projeto. É possível avançar e retroceder as alocações de recursos no tempo. Quaisquer datas da alocação segmentadas são mantidas intactas enquanto as informações de alocação de recursos são movidas, embora o percentual alocado para cada segmento possa ser alterado. Trocar a alocação de um recurso é útil para alocações de projeto além da escala de tempo permitida.
Siga estas etapas:
  1. Abra o projeto e clique em Equipe.
  2. Marque a caixa de seleção ao lado do nome do recurso para trocar a alocação. Abra o menu Ações na parte superior direita da página e clique em Trocar alocação.
  3. Na seção Cronograma de investimento, exiba os seguintes campos:
    • Data de início do investimento
      Exibe a data de início do projeto. O valor desse campo se baseia no campo Data de início da página Propriedades do cronograma.
    • Data de término do investimento
      Exibe a data de conclusão do projeto. O valor desse campo se baseia no campo Data de término da página Propriedades do cronograma.
  4. Na seção Distribuição de horas em turnos, preencha os campos a seguir:
    Data de início
    . Define a data de início para o recurso no projeto. A data indica o início do intervalo de datas para troca.
    Data de término
    . Define a data final para o recurso no projeto. A data indica o término do intervalo de datas para troca.
  5. Na seção Parâmetros de tempo da troca, preencha os campos a seguir:
    • Trocar para
      Define a data em que deseja que a alocação alternada comece.
    • Encerramento da troca
      Define a última data para a troca de alocação. As alocações não serão trocadas depois da última data.
    • Dimensionar % de alocação em
      Define a alteração de percentual na alocação necessária para o turno.
      Observação:
      se você deixar o campo em branco, não ocorrerá nenhum escalonamento.
      Obrigatório:
      não
  6. Salve as alterações.
Editar alocações de equipe
É possível editar a alocação da equipe do projeto usando células de variação de tempo na página de detalhes da equipe. Por padrão, as células de variação de tempo contêm a alocação planejada. Você pode configurar o TSV para incluir a EPT da alocação definitiva e as horas trabalhadas. É possível editar as informações de alocação planejada e definitiva nessas células para criar segmentos de alocação. É possível criar segmentos de alocação entre as datas de início e término para o integrante da equipe.
Você pode definir explicitamente datas de início e término para integrantes da equipe. Ou os integrantes da equipe podem herdar as datas de início e término do investimento. Ao editar as informações de alocação nas células de variação de tempo, as seguintes regras de edição são usadas ao salvar suas alterações:
  1. As datas de início e término para o integrante da equipe alocada são verificadas em relação ao intervalo de datas da célula. Se as datas de início ou término atual para o integrante da equipe alocada cair no intervalo de datas da célula, as informações inseridas começarão (ou terminarão) na data atual para o integrante da equipe.
  2. Se o intervalo de datas da célula estiver além da data de início ou término atual do integrante da equipe, a data de início (ou término) do integrante da equipe será atualizada para a data de início (ou final) da célula.
  3. Se você tiver direitos de acesso para editar as datas de início e término do investimento, quando alocar um integrante da equipe fora das datas de investimento atuais, as datas do investimento se moverão para acomodar a alocação.
  4. Se você não inserir informações de alocação para uma célula localizada entre duas células contendo informações, a alocação será definida como 0% para a célula vazia.
Para permitir que os gerentes de recursos consigam gerenciar alocações de equipe enquanto o projeto estiver bloqueado, verifique se a configuração padrão de gestão de projeto
Permitir a edição de alocações quando o investimento estiver bloqueado
está selecionada. Essa configuração permite que os gerentes de recursos modifiquem a equipe enquanto você trabalha no cronograma do projeto, no modo de cronograma de teste ou ao trabalhar offline em um agendador do desktop.
Gerenciando a alocação de recursos
O gerente de projeto pode fazer as seguintes alterações na alocação do recurso depois de um recurso ser reservado definitivamente para um projeto:
  • Reduzir a alocação. O gerente de projeto pode cancelar a reserva de um recurso por um período nas seguintes circunstâncias:
    • Quando um recurso estiver reservado para um projeto por um tempo mais longo do que o necessário.
    • Quando um recurso estiver indisponível durante um período específico.
  • Estender a alocação. Quando um projeto for estendido, o gerente de projeto poderá solicitar a reserva adicional de um recurso específico.
  • Substituir um recurso ou uma função. Quando a reserva de um recurso for cancelada, o gerente de projeto poderá solicitar uma substituição desse recurso.
Também é possível gerenciar a alocação dos integrantes da equipe alocada usando os métodos a seguir:
Vídeo: Como atualizar os dados de gestão de recursos dentro de grade
O vídeo de terceiros a seguir foi fornecido pela Rego Consulting. A CA Technologies fornece esse vídeo "COMO ESTÁ" e sem garantias.

Para reproduzir esse vídeo em tela cheia, clique no logotipo do YouTube à direita das Configurações, na parte inferior do vídeo.
Alocar recursos a partir de estimativas
Use a opção Alocar a partir de estimativas quando tiver alterado a EPT original do recurso. Use a opção para calcular a alocação planejada com base nas novas estimativas. Esse cálculo afeta apenas a parte da alocação que está depois das horas trabalhadas do recurso até o momento.
Os segmentos de alocação resultantes são arredondados com base no campo Arredondar alocações para % mais próximo, nas configurações de Gestão de projetos. O valor padrão é definido como 25%.
Siga estas etapas:
  1. Abra o projeto e clique em Equipe.
  2. Marque a caixa de seleção ao lado do nome do recurso, função ou recurso não de mão-de-obra e, no menu Ações, clique em Alocar a partir de Estimativas.
Gerar estimativas com base na alocação de recurso
Você pode estimar com base na alocação. A Estimativa na opção Alocação está disponível apenas para recursos que estão atribuídos às tarefas de esforço.
Siga estas etapas:
  1. Abra o projeto e clique em Equipe.
  2. Marque a caixa de seleção ao lado do nome do recurso e, no menu Ações, clique em Estimativa a partir da alocação.
    O número na coluna de EPT é atualizado para corresponder ao número da Alocação.
Definir a alocação de recursos para vários integrantes da equipe
Você pode definir a alocação para vários integrantes da equipe. É possível acomodar os projetos, que são definidos fora de um ORG. As alterações feitas nessa página substituem as definições na página Propriedades do integrante da equipe.
Siga estas etapas:
  1. Abra o projeto e clique em Equipe.
  2. Selecione o recurso cuja alocação deseja definir e, no menu Ações, clique em Definir alocação.
  3. Preencha as informações solicitadas. Os campos a seguir precisam de explicação:
    • % de alocação padrão
      Define o percentual de tempo de alocação do recurso para o projeto (é possível inserir 0%). Se você alterar o valor nesse campo, esse valor substituirá o valor no campo % de alocação padrão na página de propriedades do integrante da equipe.
    • Status da reserva
      Define o status de reserva do recurso.
      Valores:
      • Temporária. O recurso está programado provisoriamente para trabalhar no investimento.
      • Definitiva. O recurso está confirmado para trabalhar no investimento.
      • Misto. O recurso está alocado de forma temporária e definitiva ao investimento ou a alocação temporária do recurso não corresponde à alocação definitiva.
      Padrão:
      temporária
    • Status da solicitação
      Selecione o status da requisição do recurso no projeto.
    • Aberto para entrada de horas
      Especifica se o recurso pode monitorar o tempo gasto em tarefas atribuídas usando planilhas de horas.
      Valores:
      sim ou não
      Padrão:
      nenhuma alteração
    • Unidade de ORG de equipe
      Define a afiliação da unidade de ORG para o recurso atribuído ao projeto.
      Padrão:
      unidade de ORG da equipe alocada padrão (se esse valor estiver definido para o projeto).
    • Função
      Define a função do projeto para o recurso. Se for especificada uma função, esse valor substitui o valor do campo Função do investimento, na página Propriedades do integrante da equipe.
  4. Na seção Segmentos de alocação existentes, marque a caixa de seleção
    Limpar segmentos de alocação existentes
    para remover todos os segmentos de alocação existentes.
  5. Crie segmentos de alocação para os integrantes da equipe, especificando as datas de início e término para os segmentos. Além disso, especifique a porcentagem de tempo que os recursos podem trabalhar no projeto como tentativa ou confirmada.
  6. Salve as alterações.
Recursos com reserva definitiva
Use esse procedimento para redefinir a alocação planejada para ser igual à definitiva, ou confirmada. Os segmentos planejados de reserva temporária da seção Alocação planejada serão removidos e todos os segmentos serão redefinidos para que fiquem iguais ao segmento de reserva definitiva.
Assim, os valores das colunas % de alocação e Resumo semanal, na página Equipe do projeto, mudam. Quando você aceita a alocação definitiva, o status da reserva do recurso é exibido como “Definitivo”, porque a alocação inteira está totalmente confirmada.
A ação Aceitar alocação definitiva fica disponível apenas se a configuração de gestão de projetos
Permitir reserva mista
estiver selecionada na Ferramenta administração.
Siga estas etapas:
  1. Abra o projeto e clique em Equipe.
  2. Marque a caixa de seleção ao lado do nome do recurso para aceitar a alocação definitiva e, no menu Ações, clique em Aceitar alocação definitiva.
  3. Clique em Sim para confirmar.
Confirmar alocação planejada
É possível redefinir a alocação definitiva para ser igual à alocação planejada.
Quando um recurso tiver um status de reserva definitiva, ele estará completamente comprometido. Confirmar a alocação planejada não redefine a porcentagem de alocação padrão. A alocação planejada é copiada para o campo Alocação definitiva na coluna Resumo semanal da página Equipe do projeto.
A seção Alocação definitiva da página é exibida, contanto que a configuração da gestão de projetos
Permitir reserva mista
esteja marcada na Ferramenta administração.
Siga estas etapas:
  1. Abra o projeto e clique em Equipe.
  2. Marque a caixa de seleção ao lado do nome do recurso e, no menu Ações, clique em Confirmar alocação planejada.
  3. Clique em Sim para confirmar.