Gerenciar integrantes da equipe alocada

ccppmop159
Você pode gerenciar vários aspectos dos integrantes da equipe, incluindo a definição de propriedades, a capitalização de custo, a remoção de membros e a substituição de membros.
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Definir as propriedades de integrantes da equipe alocada
Você pode definir e editar as propriedades de um integrante da equipe. Por exemplo, é possível definir um recurso como aberto para entrada de horas para acompanhar o tempo gasto nas tarefas do recurso na planilha de horas.
Siga estas etapas:
  1. Abra um projeto e clique na guia
    Equipe
    .
  2. Clique no ícone
    Propriedades
    para um recurso ou uma função.
  3. Preencha os seguintes campos:
    • % de alocação padrão
      Define a porcentagem do tempo que você deseja alocar o recurso para esse projeto (é possível inserir 0 por cento). Esse valor é refletido nas colunas Alocação e % de Alocação na página Equipe do projeto.
      Padrão:
      100%
    • Status da reserva
      Define o status de reserva do recurso.
      Valores:
      • Temporária: o recurso está programado provisoriamente para trabalhar no investimento.
      • Definitiva: o recurso está confirmado para trabalhar no investimento.
      • Mista: o recurso está alocado de forma temporária e definitiva ao investimento ou a alocação temporária do recurso não corresponde à alocação definitiva. Os administradores podem configurar o
        Clarity
        para permitir ou não reservas mistas.
      Padrão:
      temporária
    • Status da solicitação
      Especifica o status da requisição quando uma requisição é vinculada ao registro de equipe. Os gerentes de projeto usam o status da solicitação para monitorar o estado das suas requisições e reservar manualmente um recurso sem o uso de uma requisição formal. O campo é somente leitura quando o status da solicitação for
      Novo
      ,
      Aberto
      ou
      Proposto
      , ou quando não houver requisições.
      Valores:
      • Novo: o requisito de definição de equipe é novo. O gerente de projeto não solicitou as necessidades de definição de equipe.
      • Aberto: a requisição de recurso está ativa e aguardando para ser preenchida.
      • Proposto: a requisição do recurso foi proposta.
      • Reservado: o gerente de projeto aceitou o recurso proposto.
      • Fechado: não há requisições associadas ao integrante da equipe.
      • Rejeitado: a solicitação de alocação do recurso ou da função para a equipe do investimento não foi aprovada.
      Padrão:
      novo
    • Função do investimento
      Define a função dos recursos solicitados para o projeto.
      Exemplo:
      desenvolvedor, analista de negócios ou gerente do produto
    • Unidade de ORG de equipe
      Define a afiliação da unidade de ORG para o recurso atribuído ao projeto.
      Padrão:
      unidade de ORG da equipe alocada padrão (se esse valor estiver definido para o projeto).
    • Aberto para entrada de horas
      Especifica se o recurso pode usar planilhas de horas para rastrear as horas gastas em atribuições de tarefas. O valor padrão deste campo é usado quando o recurso é criado. Depois que o recurso é criado, é possível editar o valor padrão. Se a opção estiver desmarcada, o recurso não poderá registrar horas em nenhum projeto. Para um recurso acompanhar as horas em planilhas de horas, as seguintes condições devem ser atendidas:
      • A opção Modo de acompanhamento para o recurso está definida como PPM.
      • A opção Modo de acompanhamento para o projeto está definida como PPM.
      • A opção Aberto para entrada de horas para o projeto, a equipe e a tarefa está selecionada (marcada).
    • Palavras-chave do currículo
      Define as palavras-chave do currículo do recurso.
    • Alocação planejada
      Define a duração do tempo em que o recurso deverá trabalhar no projeto. O tempo representa a duração total da disponibilidade do recurso para o projeto (conforme solicitado pelo gerente de projeto).
      Alocação definitiva
      Define a quantidade total de disponibilidade de reserva definitiva do recurso para o projeto (conforme preenchido pelo gerente do recurso). Um valor de alocação definitiva não existe até que o gerente de recursos faça a reserva definitiva das alocações.
Configurar o % de capitalização de custo para os integrantes da equipe alocada
Configure a página da equipe alocada para exibir o % de capitalização de custo para os integrantes da equipe alocada. O valor de % de capitalização é usado para recuperar a divisão de custos por tipo de custo (capital vs. operacional) da matriz de custos/taxas associada. Quando o gerente de investimentos cria um plano de custo e o preenche automaticamente a partir da equipe do investimento, a divisão de custo se torna disponível nos detalhes do plano de custo.
Para exibir a divisão de capital e custo operacional de um integrante da equipe em um detalhe do plano de custo, verifique os seguintes requisitos:
  • Atribua o tipo de custo como uma coluna na matriz de custos/taxas associada.
  • Adicione Tipo de custo como um atributo de agrupamento no plano de custo.
Por exemplo, um integrante da equipe é alocado para um investimento para 40 horas e atribuído a uma porcentagem de capitalização de 25%. O custo de capital do recurso como definido na matriz de custo/taxa, com base na função é 100. O valor real do custo de capital nos detalhes do plano financeiro para esse recurso é
1000
com base no seguinte cálculo:
Capital Cost = (Capitalization % * Allocation) * Cost
(25% of 40)*100 = 1000
Os 75% restantes do custo para este recurso está alocado ao custo operacional.
(75% of 40) *100 = 3000
Consulte para obter detalhes sobre como configurar a página de lista da equipe alocada para exibir o campo % de capitalização.
Editar o campo % de capitalização requer o direito de acesso
<investimento> - Editar finanças
. Por exemplo, para editar esse campo para um projeto, é necessário o direito de acesso
Projeto - Editar finanças
.
Abrir e fechar projetos para acompanhamento de horas
Como gerente de projeto, você pode permitir que os integrantes da equipe acompanhem as horas gastas em tarefas do projeto em suas planilhas de horas. O perfil do integrante da equipe também deve ser aberto para inserir horas em tarefas do projeto.
Siga estas etapas:
  1. Abra um projeto.
  2. Clique no menu
    Propriedades
    e selecione
    Configurações
    .
  3. Na seção
    Horas e equipe alocada
    , preencha os seguintes campos:
    • Aberto para entrada de horas
      Indica se os integrantes da equipe podem inserir horas em suas planilhas de horas para esse investimento. Marque a caixa de seleção para ativar o investimento para entrada de horas. Desmarque essa caixa de seleção para que o integrante da equipe não consiga registrar horas para um projeto específico. Cada integrante da equipe também deve ser ativado para entrada de horas. Quando o projeto é criado, é usada a seleção padrão para essa opção. Depois que o projeto é criado, é possível editar a seleção padrão.
      A configuração desse campo do projeto não afeta a configuração de entrada de horas da equipe nem da tarefa do projeto.
    • Modo de acompanhamento
      Indica o método de acompanhamento usado para inserir horas para esse investimento.
      • Clarity
        (valor padrão)
        : os integrantes da equipe inserem horas nas tarefas atribuídas usando as planilhas de horas.
      • Nenhum:
        os recursos que não são de mão-de-obra, como despesas, materiais e equipamentos, têm as horas trabalhadas acompanhadas por meio de vouchers de transação ou um agendador, como o Open Workbench ou o Microsoft Project.
      • Outros:
        indica que as horas trabalhadas são importadas de um programa de terceiros.
    • Código de encargo
      Selecione um código de encargo padrão a ser usado para todas as tarefas do projeto. Se você inserir diferentes códigos de encargo no nível da tarefa em planilhas de horas, esses códigos substituirão o código de encargo no nível do projeto.
  4. Envie as alterações.
Remover integrantes da equipe
É possível remover integrantes da equipe de um projeto, desde que não existam transações registradas ou horas trabalhadas associadas a esses integrantes da equipe. Se um integrante da equipe tiver uma requisição associada com status
reservado
, primeiro cancele a reserva e, em seguida, exclua a requisição, antes de remover o integrante da equipe do projeto. Para obter mais informações, consulte
Cancelar a reserva definitiva de recursos usando requisições
.
A remoção de um integrante da equipe do projeto não exclui o recurso do sistema.
Siga estas etapas:
  1. Abra um projeto e clique na guia
    Equipe
    .
  2. Selecione o recurso e clique em
    Remover
    .
  3. Clique em
    Sim
    para confirmar.
Substituir integrantes da equipe em atribuições de tarefa
Na página Atribuições de tarefa, é possível substituir um recurso por uma função ou um recurso diferente. Você também pode substituir uma função por um recurso.
É possível substituir integrantes da equipe em projetos desbloqueados. Se o projeto estiver bloqueado, você poderá substituir uma função de integrante da equipe (sem substituir as tarefas). É possível substituir, contanto que a configuração de gestão de projeto padrão Permitir a edição de alocações quando o investimento estiver bloqueado esteja selecionada.
Se um projeto estiver desbloqueado, você pode transferir as atribuições de recursos para os novos recursos, substituindo uma função ou recurso existentes.
Verifique as seguintes condições antes de substituir a equipe alocada:
  • O integrante original da equipe alocada deverá preencher as entradas de horas, de forma que as horas trabalhadas sejam registradas antes de a substituição ocorrer.
  • A função ou o recurso original não tem nenhuma alocação restante.
Como as informações são transferidas para a equipe de substituição
Quando você substitui um integrante da equipe por outro, algumas informações do projeto são transferidas para a equipe de substituição. Por exemplo:
  • Início disponível
    (
    As informações serão transferidas somente se a data de início disponível não tiver passado e se a equipe alocada de substituição não estiver reservada nessa data.)
  • Término disponível
  • Alocação restante
  • Porcentagem de alocação
  • EPT restante
  • Tarefas atribuídas (isso ocorrerá apenas se a opção Reatribuir tarefas ao substituir função nas definições do projeto em Administração estiver marcada)
  • Função do projeto (a menos que você esteja substituindo uma função também)
As seguintes informações de campo não são transferidas:
  • Atribuições concluídas
  • Horas trabalhadas existentes
  • Horas trabalhadas pendentes
  • Estimativas pendentes
  • Linhas de base
Substituir os integrantes da equipe
Use um dos seguintes métodos para substituir integrantes da equipe em projetos:
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4
Substituir recursos em tarefas por integrantes não atribuídos da equipe alocada
Se o campo Pool de atribuição de um projeto for definido como Pool de recursos, você poderá substituir as atribuições de tarefa do projeto por integrantes da equipe que não estão atribuídos à equipe do projeto. No entanto, a opção não estará disponível se o campo Pool de atribuição do projeto estiver definido como Equipe. Nesse caso, só será possível substituir as atribuições de tarefa por integrantes da equipe atribuídos à equipe do projeto.
Você pode substituir um integrante da equipe por outro, contanto que ele não esteja atribuído à mesma tarefa. Também é possível substituir vários integrantes da equipe alocada por um único.
A EPT e as datas de atribuição associadas ao recurso anterior são transferidas para o recurso de substituição. Quando vários recursos são substituídos por um recurso, a EPT combinada é transferida dos integrantes substituídos para o integrante de substituição.
As datas de atribuição da tarefa sobrescrevem as datas de atribuição do projeto. É possível atribuir integrantes da equipe a uma tarefa cuja data de término ultrapassa a data em que o integrante foi atribuído ao projeto.
Substituir recursos em tarefas por integrantes atribuídos da equipe alocada
Você pode substituir um integrante da equipe por outro. Esse método permite:
  • Substituir um integrante da equipe por qualquer outro integrante da equipe, inclusive aqueles já atribuídos à mesma tarefa. Substituir um integrante da equipe por outro permite consolidar o número de integrantes atribuídos à mesma tarefa.
  • Substituir um integrante atribuído a uma tarefa diferente pelo mesmo integrante da equipe.
Ao substituir a equipe pela equipe atribuída, o nome da equipe de substituição (atribuída) é exibido, em vez da equipe substituída. A EPT é ajustada de acordo com isso. Se a transferência foi de um único integrante ou combinada para vários integrantes selecionados para substituição, a EPT será transferida como está.
Sobre a substituição de funções em tarefas por integrante da equipe de funcionários atribuído
Quando você substitui uma função por um recurso que já está atribuído ao projeto, a alocação da função é adicionada à alocação existente do recurso. A alocação de função é reduzida pela quantidade adicionada ao recurso.
Considere o seguinte comportamento ao substituir funções:
  • Quando se reduz totalmente uma função substituindo-a por um recurso nomeado, os comportamentos a seguir são percebidos:
    • A alocação da função é reduzida a zero e a função é removida da página da equipe.
    • Todas as atribuições e a EPT atribuídas à função são transferidas para o recurso nomeado.
    • A alocação da função é adicionada à alocação do recurso nomeado. Nesse caso, é possível superalocar o recurso nomeado (ou seja, alocar para mais de 100%).
  • Quando uma função é parcialmente substituída por um ou mais recursos nomeados, os seguintes comportamentos são percebidos:
    • A alocação da função é reduzida pela quantidade substituída e a função permanece na lista da equipe.
    • Nenhuma transferência de atribuições é feita para os recursos nomeados.
    • A quantidade da alocação da função substituída é adicionada às alocações do recurso nomeado.
  • Quando você substitui uma função que tem atribuições e EPT para que a alocação de função seja zero, a função permanece na lista da equipe. Reatribua a tarefa a um ou mais recursos e, em seguida, remova a função da equipe do projeto.
Também é possível substituir uma função por um integrante da equipe alocada não atribuído. A opção estará disponível somente se você selecionar Pool de recursos como o Pool de atribuição nas propriedades gerais ao criar o projeto.
Substituir recursos usando a pontuação de disponibilidade
É possível usar a pontuação de disponibilidade para ajudar a decidir que recurso seria mais adequado, em termos de disponibilidade, para substituir outro no projeto. Uma pontuação de disponibilidade é gerada automaticamente para cada um dos recursos ao qual você tem acesso. A pontuação indica o grau de disponibilidade mais próximo entre os recursos substituído e de substituição. A disponibilidade se baseia na duração da atribuição e na disponibilidade diária do recurso. Em geral, quanto maior for a pontuação, mais próxima será a correspondência.
Use esse procedimento para substituir um integrante da equipe atribuído a uma tarefa quando desejar usar uma pontuação de disponibilidade para encontrar um substituto.
Siga estas etapas:
  1. Abra um projeto e clique na guia Equipe.
  2. Clique no ícone
    Localizador de recursos
    do integrante da equipe que deseja substituir.
  3. Marque a caixa de seleção ao lado do recurso que substituirá o recurso anterior e clique em Substituir.
  4. Na página Confirmação, clique em Sim.