MSP: integração do projeto com o
Classic PPM

ccppmop159
Integre o
Classic PPM
e o Microsoft Project para gerenciar projetos agregados, projetos mestres, subprojetos e linhas de base. Você pode abrir planos de projeto offline e salvar do Microsoft Project no
Classic PPM
.
2
Salvar um projeto no
Classic PPM
Você pode salvar um projeto do Microsoft Project no
Classic PPM
ou como um arquivo no seu computador. Quando você salva um projeto, o banco de dados salva as cópias dos arquivos MPP e XML. Os campos não mapeados e as configurações globais no Organizador do MSP são preservados para a próxima sessão.
Siga estas etapas:
  1. Abra um projeto.
  2. Clique no menu
    Arquivo
    .
  3. Clique em
    Salvar
    no menu Integração do
    Classic PPM
    .
    O projeto é salvo e disponibilizado no
    Classic PPM
    .
  4. (Opcional) Clique em
    Salvar como
    para salvar o projeto como um novo arquivo. Esse recurso exige que você tenha direitos de acesso para
    criação do projeto
    . Insira um identificador exclusivo no campo ID do projeto. Se você usar a numeração automática da ID do projeto, a interface irá recuperar a próxima ID numerada automática durante a ação Salvar como no
    Classic PPM
    .
  5. Marque a caixa de seleção
    Rastreado
    para ativar o modo de acompanhamento no
    Classic PPM
    . Para salvar o projeto e preservar as horas reais que foram inseridas no Microsoft Project, não marque a caixa de seleção
    Rastreado
    .
  6. Clique em OK.
    O nome do projeto é duplicado no
    Classic PPM
    . Você pode renomear o projeto no Microsoft Project ou no
    Classic PPM
    .
Abrir um plano de projeto offline
Você pode trabalhar em um projeto offline e depois importar as alterações para o
Classic PPM
.
Siga estas etapas:
  1. Clique no menu Arquivo e selecione Salvar.
    A versão offline do projeto é salva localmente.
    Não salve usando a opção Salvar no menu Integração do
    Classic PPM
    .
  2. Saia do Microsoft Project.
    A caixa de diálogo
    Deseja manter o bloqueio em
    <nome do projeto>
    é exibida.
  3. Clique em Sim para impedir que outros usuários editem o projeto.
    O projeto é bloqueado para seu uso.
  4. Clique em Salvar no menu Integração do
    Classic PPM
    depois de concluir as edições offline.
    As alterações offline no projeto são salvas.
  5. Abra o plano e verifique se você vê as alterações a partir do
    Classic PPM
    no Microsoft Project.
    Ocorrem as seguintes atualizações:
    • O arquivo MPP é baixado do
      Classic PPM
      para o Microsoft Project.
    • O arquivo MPP de mesmo nome em seu computador é substituído.
    • O plano do Microsoft Project exibe as atualizações que foram feitas ou coletadas. As atualizações incluem alterações em planilhas de horas, tarefas, equipes de projeto e atribuições de recursos.
    • Você vê a versão mais atual do plano de projeto.
Gerenciar projetos agregados
Com o
Classic PPM
e o Microsoft Project, é possível gerenciar projetos agregados. Ambos os aplicativos oferecem suporte à criação de projetos mestres e subprojetos. O
Classic PPM
também oferece suporte à criação de portfólios e programas.
As informações seguintes explicam as diferenças entre cada abordagem de agregação e oferecem as melhores práticas sugeridas:
  • Projeto:
    essa abordagem fornece uma estrutura colaborativa para definir e acompanhar o trabalho executado pela equipe do projeto. Um projeto acompanha os seguintes itens do projeto:
    • Tarefas
    • Equipe
    • Previsão
    • Orçamentos
    • Esforço de trabalho real
    • Custos associados e não associados à mão de obra
    • Riscos
    • Ocorrências
    • Solicitações de mudança
  • Programa:
    essa abordagem identifica os projetos relacionados e atua como uma estrutura. Os programas também fornecem uma visão de cima para baixo de todos os projetos dentro de um programa.
  • Projeto mestre e subprojeto:
    um projeto mestre atua como uma referência aos subprojetos. Os subprojetos, além de fazerem parte de um projeto mestre, têm a mesma funcionalidade. Você pode realizar as seguintes tarefas:
    • Agrupar os projetos sob um projeto mestre como subprojetos.
    • Adicionar muitos subprojetos a um projeto mestre.
    • Visualizar as horas trabalhadas combinadas e a EPT dos subprojetos.
    • Estabelecer os links do subprojeto que permitem a criação de planos e a análise de um projeto individual.
    • Visualizar, resumir e analisar o andamento de vários projetos no nível do projeto mestre.
    • Usar projetos mestres com subprojetos para executar o planejamento hierárquico e a alocação de recursos para projetos.
  • Portfólio:
    essa abordagem descreve um conjunto de investimentos que compartilham um orçamento comum ou competem por fundos. Os investimentos de portfólio incluem projetos, ideias, aplicativos e ativos. Você pode usar um portfólio para realizar as seguintes tarefas:
    • Analisar e comparar valores, como ROI e risco.
    • Executar os possíveis cenários para refinar as estratégias e táticas de execução. É possível fundamentar a tática em ativos limitados, como recursos e verba.
Diretrizes de agregação
  • Programa:
    use a agregação do programa quando precisar de métricas de projeto detalhadas de nível baixo para relatórios acumulados.
  • Mestre e subprojeto:
    use a agregação do mestre e do subprojeto ao agrupar projetos que têm uma relação programada entre eles. Por exemplo, Projeto 2 será iniciado quando os produtos a serem entregues de Projeto 1 estiverem concluídos. Da mesma forma, Projeto 3 será iniciado após a conclusão de Projeto 2, e assim por diante.
  • Portfólio:
    use a agregação de portfólio para uma possível modelagem de cenário e relatórios gerais acumulados para diferentes métricas do projeto.
A tabela a seguir descreve os atributos, programas e projetos mestres:
Atributos
Programa
Projeto mestre
Projeto regular
Comentários
Exibir a soma dos valores dos subprojetos
Sim. Para obter mais informações, consulte Gerenciar projetos mestres usando o
Clarity
.
Não
Não aplicável
É possível visualizar as horas trabalhadas e o esforço combinados para todos os projetos em um programa. Não disponível a partir de projetos mestres.
Atribuir integrantes da equipe alocada aos projetos
Não
Sim
Sim
Sem comentários.
Visualizar uma lista consolidada de integrantes da equipe alocada e os respectivos valores em todo o grupo de projetos
Sim
Não. Mostra apenas os integrantes da equipe alocada no projeto mestre
Não aplicável
A lista de equipes alocadas que aparece em um programa é somente leitura e agregada dos subprojetos. Não é possível editar essa lista.
Adicionar participantes na seção Colaboração
Sim
Sim
Sim
É possível adicionar participantes a programas, projetos mestre e subprojetos.
Criar tarefas e aplicar uma EAP
Não
Sim
Sim
Sem comentários.
Visualizar uma EAP (Estrutura Analítica do Projeto) coletiva em todos os projetos na visualização de Gantt
Sim
Sim
Sim
Não é possível definir a equipe nem adicionar tarefas que não sejam de marco aos programas, de modo que você não pode criar nem aplicar uma EAP aos programas.
Criar tarefas
Marcos somente
Sim
Sim
É possível adicionar marcos principais a programas, mas não é possível adicionar tarefas principais ou estimativas de tarefas.
Use os recursos de planejamento
Sim
Sim
Sim
É possível criar orçamentos e previsões para programas e projetos.
Exibir informações consolidadas em todos os projetos agrupados.
Sim
Sim
Não aplicável
Sem comentários.
Ativar financeiramente ou ativar a capacidade de rastrear custos para o projeto, a partir de planilhas de horas
Não
Sim
Sim
Um programa não pode ser ativado financeiramente.
Conectar-se às ferramentas de programação (Open Workbench e Microsoft Project)
Somente leitura
Leitura/gravação
Leitura/gravação
O programa não contém tarefas próprias. É possível visualizar um programa como somente leitura no Open Workbench e no Microsoft Project.
Cronograma automático em todos os projetos relacionados
Não
Sim
Sim
A principal diferença funcional entre um programa (sem cronograma automático) e um mestre/subprojeto.
Linha de base em todos os projetos agrupados
Sim
Sim
Sim
Sem comentários.
Exibir uma visualização consolidada de todos os projetos agrupados
Sim
Não
Não aplicável
A visualização Painel do programa consolida os dados de todos os vários projetos associados.
Gerenciar projetos mestres usando o
Classic PPM
Você pode criar um projeto mestre e configurá-lo com subprojetos no
Classic PPM
.
Siga estas etapas:
  1. Crie um projeto no
    Classic PPM
    .
    O novo projeto é o projeto mestre e atua como uma estrutura. Não defina recursos de equipe para a equipe do projeto, nem crie tarefas, nem rastreie as horas trabalhadas desse projeto mestre.
  2. Crie subprojetos no
    Classic PPM
    .
    Os subprojetos são os projetos de trabalho. Você pode definir os recursos da equipe para a equipe do projeto, criar tarefas ou rastrear as horas trabalhadas desse projeto mestre.
  3. Após a criação dos subprojetos, adicione-os ao projeto mestre.
Quando você abre um projeto mestre no Microsoft Project, todos os subprojetos relacionados também são abertos.
Projeto de pool de recursos compartilhado do Microsoft Project
Com a interface herdada do Microsoft Project, você pode ter um projeto de pool de recursos compartilhado. Quando você abre um projeto mestre no Microsoft Project, os subprojetos são abertos e vinculados ao projeto mestre. Um projeto de pool de recursos compartilhado é criado localmente quando os recursos são compartilhados entre vários projetos.
Exemplo: projeto de pool de recursos compartilhado
<nome do projeto>_pool.mpp
Esse projeto de pool de recursos compartilhado permite que o projeto mestre compartilhe seus recursos com seus subprojetos. O pool de recursos compartilhado está associado ao projeto mestre e é aberto somente quando o projeto mestre é aberto. Quando você salva um projeto mestre no Microsoft Project de volta no
Classic PPM
, todas as equipes do projeto são atualizadas com os recursos do pool de recursos compartilhado. Os subprojetos devem ser de leitura/gravação.
A interface do Microsoft Project (versão atualizada) integra os recursos que são compartilhados entre vários projetos por meio da planilha de recursos do projeto mestre.
Compartilhamento de recursos
  • Quando um projeto mestre é aberto pela primeira vez, os recursos de todos os subprojetos são mesclados na planilha de recursos do projeto mestre.
  • É possível abrir um subprojeto de modo independente sem abrir o projeto mestre relacionado e os subprojetos irmãos.
  • Quando você salva um projeto mestre de volta no
    Classic PPM
    , todas as equipes do projeto são mantidas em seus respectivos projetos.
  • Quando você salva um projeto mestre de volta no
    Classic PPM
    , o projeto mestre não salva a lista de equipes no
    Classic PPM
    . Nesse caso, o projeto mestre é salvo no seu computador. É possível salvar uma cópia local do projeto mestre no computador usando a opção Salvar no menu Ferramentas.
  • Quando você abre um projeto mestre no Microsoft Project, os subprojetos relacionados são abertos e vinculados ao projeto mestre.
  • Se não houver atribuições para um integrante da equipe, ele será removido do subprojeto quando você salvar o subprojeto no
    Classic PPM
    .
Exportar uma linha de base
Uma linha de base mostra um instantâneo de todo o plano do projeto. Ao exportar uma revisão da linha de base atual para um arquivo MPP do
Classic PPM
, um instantâneo do projeto é exportado. Fazer download de uma linha de base de um projeto grande pode demorar. O aplicativo pode oferecer suporte a linhas de base ilimitadas, mas o Microsoft Project oferece suporte a apenas 11 linhas de base. O
Classic PPM
tem regras de negócios de integração para gerenciar e fazer download das 11 linhas de base da Microsoft. O tempo necessário para exportar um projeto para o Microsoft Project aumenta com cada linha de base adicional.
Várias linhas de base são gerenciadas salvando cada revisão em um dos 11 slots da linha de base no arquivo MPP. Por exemplo, as informações da revisão atual são salvas no slot da linha de base. A revisão da linha de base anterior é salva no slot da linha de base 1 e a última revisão da linha de base é salva no slot da linha de base 10. No máximo, 11 revisões de linha de base são enviadas em ordem decrescente até a data da última modificação. O campo de linha de base sem um número anexado é marcado como a revisão atual.
As informações sobre cada uma das 11 revisões de linha de base são salvas no arquivo MPP.
  • A revisão atual é usada para atualizar as informações da linha de base do plano do projeto. Todas as revisões da linha de base restantes são usadas para atualizar outros slots da linha de base do plano do projeto (ou seja, a linha de base até a linha de base 10) na ordem em que são recebidos.
  • Se o projeto no Microsoft Project tiver informações de linha de base para as quais não há nenhuma informação de revisão correspondente, essa linha de base será apagada.
  • Se nenhuma revisão de linha de base for enviada, todas as informações de linha de base no arquivo MPP serão apagadas no Microsoft Project.
É recomendável fazer download apenas da revisão da linha de base atual no Microsoft Project. A configuração de download da linha de base atual afeta todos os usuários e todos os projetos.
Siga estas etapas:
  1. Selecione Project Management Settings no
    Classic PPM
    .
  2. Clique em Administração.
  3. Marque a caixa de seleção Apenas exportar linhas de base atuais quando abrir investimentos em um agendador.
Ao salvar o projeto no
Classic PPM
, o Schedule Connect verifica cada slot de linha de base possível no projeto. A verificação do
Classic PPM
começa com o slot da linha de base e termina com o slot da linha de base 10.
  • Se um slot da linha de base tiver informações, as informações de revisão do arquivo MPP serão enviadas ao
    Classic PPM
    .
  • Se não houver informações disponíveis em um slot da linha de base no arquivo MPP, a revisão será considerada nova. A ID, o nome e a descrição padrão da linha de base são usados para a revisão. Por exemplo, as informações são provenientes do slot da linha de base 3. O número 3 é acrescentado à ID, ao nome e à descrição padrão.
Se o arquivo MPP contiver informações para uma revisão que tenha um slot de linha de base vazio, o Schedule Connect enviará as informações revisadas ao
Classic PPM
. Um sinalizador de exclusão informa ao
Classic PPM
para excluir a revisão da linha de base.
O
Classic PPM
não oferece suporte à criação de uma linha de base parcial de tarefas. Você pode atualizar uma linha de base existente, definindo como linha de base somente as novas tarefas no
Classic PPM
ou Microsoft Project quando existir uma linha de base inicial. Como melhor prática, atualize apenas as novas tarefas.
Salvar linhas de base do projeto mestre no Microsoft Project
Se você estiver usando o
Classic PPM
com o Microsoft Project e criando várias linhas de base para um projeto mestre, uma linha de base (Baseline1) será criada para o projeto mestre e seus subprojetos. Ao salvar o projeto mestre de volta no
Classic PPM
, as informações da linha de base do mestre incluirão os valores dos subprojetos. Por exemplo, um projeto mestre tem uma tarefa com cinco horas de EPT e seus dois subprojetos têm uma tarefa com 10 horas de EPT cada. Ao salvar o projeto de volta no
Classic PPM
, a utilização da linha de base do projeto mestre é de 25 horas.
  1. Abra um projeto no Microsoft Project.
  2. Vá para Ferramentas, Acompanhamento e selecione Save Baseline no menu.
    Para obter mais informações, consulte a documentação da ajuda online do Microsoft Project.
Abrir subprojetos no Microsoft Project
É possível inserir projetos do
Classic PPM
como subprojetos em um projeto aberto no MSP (Microsoft Project). Os
subprojetos
são abertos como leitura/gravação ou somente leitura, dependendo de como você abriu o projeto mestre a partir do
Classic PPM
. O status de leitura/gravação de cada subprojeto também determina como eles são abertos.
Tenha cuidado ao vincular subprojetos a vários projetos mestres. É possível fazer referência a subprojetos várias vezes em diferentes projetos.
Quando você abre um subprojeto do
Classic PPM
no Microsoft Project, ele é aberto como leitura/gravação ou somente leitura. O acesso depende de como o projeto mestre foi aberto e do status de leitura/gravação de cada subprojeto. Os subprojetos abertos como projetos independentes são abertos sem qualquer associação aos seus projetos mestres ou pools de recursos compartilhados. A abertura de um subprojeto e a sua vinculação a seus projetos mestres criam um projeto de pool de recursos compartilhado para compartilhamento de recursos entre vários projetos.
Quando você abre um projeto no modo somente leitura, os subprojetos abertos com ele são carregados como arquivos MPP separados e também são abertos no
Classic PPM
no modo somente leitura. Se o subprojeto já estiver aberto, ele permanecerá aberto no modo de leitura/gravação com qualquer um de seus subprojetos.
É possível atualizar projetos mestres e subprojetos de leitura/gravação, bem como vincular projetos mestres a outros projetos mestres de diferentes computadores.
Salvar subprojetos no Microsoft Project
É possível salvar um subprojeto aberto em modo de leitura/gravação salvando o projeto mestre do Microsoft Project de volta no
Classic PPM
. As seguintes condições são verificadas antes de um subprojeto ser salvo:
  • O subprojeto existe no
    Classic PPM
    . Se não existir, não será possível atualizar nem criar o projeto.
  • Você tem direitos de acesso suficientes para atualizar um subprojeto aberto em modo de leitura/gravação. Caso não tenha direitos de acesso suficientes, não será possível atualizar os subprojetos referenciados.
  • O subprojeto está bloqueado. Se não estiver bloqueado, não será possível atualizar o projeto.
  • A versão do subprojeto no Microsoft Project corresponde à versão no
    Classic PPM
    . Se não houver correspondência, não será possível atualizar o projeto porque existem versões mais recentes do subprojeto no
    Classic PPM
    . Não é possível forçar um salvamento em subprojetos.
  • O recurso ou código de encargo existe no
    Classic PPM
    . Se não existir, não será possível atualizar o projeto.
Bloqueios de subprojeto e direitos de acesso no Microsoft Project
Direitos de acesso e bloqueios controlam o acesso ao subprojeto. Ao abrir um projeto mestre a partir do
Classic PPM
no Microsoft Project, os direitos de acesso e bloqueios são verificados em todos os subprojetos. As seguintes informações são verificadas:
  • Direitos de acesso insuficientes para abrir o subprojeto como somente leitura. Se você não tiver direitos suficientes para os subprojetos, não será possível abrir um projeto mestre. Você é informado de que não possui direitos suficientes para os subprojetos.
  • Direitos de acesso insuficientes para abrir o subprojeto como leitura/gravação, mas direitos de acesso suficientes para abri-lo como somente leitura. Caso tente abrir um projeto mestre com subprojetos como leitura/gravação tendo apenas direitos de acesso somente leitura, você será informado. Se tiver direitos de acesso suficientes, você poderá abrir os subprojetos como somente leitura.
  • Não é possível adquirir um bloqueio porque outro usuário bloqueou o projeto. Se você abrir um projeto mestre com subprojetos (bloqueado por outro usuário) como leitura/gravação, você será informado e poderá abri-los como somente leitura.
  • Não é possível adquirir um bloqueio, pois o projeto já está bloqueado. Se abrir um projeto mestre com subprojetos (que você bloqueou) como leitura/gravação, você será solicitado a readquirir o bloqueio. Você também deve reverter os projetos para suas versões atuais no
    Classic PPM
    .
Se o subprojeto já estiver aberto como leitura/gravação no Microsoft Project, essa será a versão utilizada, em vez de ser aberta outra versão do
Classic PPM
.