MSP: integração de tarefas ao
Classic PPM

ccppmop159
Este artigo explora os termos de tarefa e campos reservados em ambientes do
Classic PPM
que são integrados ao MSP (Microsoft Project). Use este artigo para saber mais sobre rastreamento do tempo, conclusão de tarefas e carregamento de padrões e contornos. Este artigo também abrange marcos, durações, horas reais, tarefas de trabalho fixo e atribuições de tarefas de recursos.
2
Termos de tarefa e campos reservados
O
Classic PPM
e o Microsoft Project oferecem suporte às metodologias do PMI (Project Management Institute) para práticas eficazes de gestão de projetos. Cada aplicativo adotou diferentes terminologias para conceitos comuns, como trabalho ou uso, trabalho restante ou ETC (Estimate-To-Complete – Estimativa para Terminar). Conheça os dois termos para interpretar as mesmas informações no
Classic PPM
e no Microsoft Project. Por exemplo, como gerente de projeto, você deseja saber quanto tempo um recurso tem para trabalhar em uma tarefa. Em seguida, é possível ver o campo de trabalho restante no Microsoft Project e o campo ETC no
Classic PPM
.
Termo do MSP
Termo do
Clarity
Descrição
Trabalho (Trabalho restante + Trabalho real)
Utilização total (ETC + Horas trabalhadas)
Trabalho é a quantidade total de esforço programado para ser executado em uma tarefa na duração especificada de todos os recursos atribuídos.
Trabalho restante
EPT (Estimativa para Terminar)
As horas restantes estimadas necessárias para concluir a tarefa.
Trabalho real
Horas trabalhadas
As horas reais relatadas e registradas pela equipe.
Máximo de unidades
Alocação do projeto
Unidades representam a quantidade de um recurso que está atribuído a um projeto. Por exemplo, um recurso tem uma disponibilidade diária de 8 horas. Se o recurso estiver alocado 100% para um projeto ou o Máximo de unidades do recurso for igual a 1, isso significa um dia inteiro dedicado a esse projeto específico. Quando o Máximo de unidades do recurso for 25%, o recurso dedica 2 horas, do total de 8 horas por dia, nesse projeto.
Unidades de atribuição
Carga máx %
Unidades representam a quantidade de um recurso atribuído a uma tarefa. Esse é um subconjunto do máximo de unidades. Por exemplo, um valor de 100% indica que o recurso está usando todo o Máximo de unidades nessa atribuição de recurso específica. Um valor de 50% indica que a metade da Alocação do projeto do recurso está aplicada a essa tarefa.
Duração
Duração
Definição do
Classic PPM
: calcula o número de dias úteis, incluindo a Data de início e a Data de término. Não inclui o fato de uma divisão poder ou não ser localizada durante a tarefa.
Definição do Microsoft Project
: calcula a duração de uma tarefa contando a quantidade de tempo de trabalho ativo entre o início e o término programados da tarefa. Em geral, esse é o tempo da tarefa do início ao fim, não contando o tempo entre as tarefas de divisão.
Uma tarefa dividida tem uma programação interrompida. Por exemplo, uma tarefa de dois dias que não requer trabalho contínuo pode ser dividida. Portanto, o primeiro dia do trabalho está programado para segunda-feira e o segundo dia está programado para quinta-feira.
% concluído
% concluído
Você deve especificar manualmente o % concluído no Microsoft Project e no
Classic PPM
.
% de trabalho
concluído
% gasto
O
Microsoft Project
calcula esse campo como: horas trabalhadas/total de trabalho
Onde Total de trabalho = Trabalho real + Trabalho restante.
O
Classic PPM
calcula esse campo como: horas trabalhadas/utilização
Onde Utilização = Horas trabalhadas + Estimativa para Terminar.
Tipo (nível da tarefa)
Variável (orientado à disponibilidade do recurso)
Booleano de duração fixa; marcado ou não marcado.
O Microsoft Project inclui os seguintes tipos de tarefa:
  • Trabalho fixo
  • Unidades fixas
  • Duração fixa
No Microsoft Project, trabalho = unidades x duração.
  • Quando uma tarefa é definida como Trabalho fixo, a quantidade de trabalho de atribuição permanece constante. Independentemente de uma alteração na duração ou no número de recursos (unidades de atribuição) atribuídos à tarefa.
  • Quando uma tarefa é definida como Unidades fixas, o número de unidades de atribuição permanece constante. independentemente da quantidade de trabalho ou duração da tarefa.
  • Quando uma tarefa é definida como Duração fixa, a duração da Atribuição permanece constante. Independentemente do número de recursos (unidades de atribuição) atribuídos ou da quantidade de trabalho.
    É possível definir uma Tarefa como Duração fixa no
    Classic PPM
    . Você deve definir manualmente a tarefa como Trabalho fixo ou Unidades fixas no Microsoft Project. Também é possível definir essa tarefa como padrão no Microsoft Project.
Tarefa dividida
Tarefa dividida
O Microsoft Project e o
Classic PPM
compartilham o mesmo termo. No entanto, eles diferem na forma como criam a divisão.
Às vezes, o trabalho em uma tarefa é interrompido. É possível dividir as tarefas para indicar os períodos em que o trabalho não está sendo realizado em determinados dias. Se você souber com antecedência que haverá interrupções em uma tarefa, será possível dividi-la no momento de sua criação. Se a interrupção ocorrer assim que a tarefa for iniciada, você poderá dividi-la e usar a divisão para mostrar quando espera que o trabalho continue no restante da tarefa. No Microsoft Project, a inclusão de divisões a uma tarefa não altera a duração, mas altera a duração decorrida.
Os campos comuns da tarefa do projeto que normalmente são usados por um gerente de projeto são reservados para a integração.
Esses campos comuns atuam como campos de chave primária na integração. Não altere qualquer valor nesses campos de recursos comuns reservados.
Os seguintes impactos negativos poderão ocorrer se você alterar os valores nesses campos reservados:
  • Uma divisão no controle de versão
  • Impossibilidade de salvar o projeto no
    Classic PPM
  • Relatório incorreto fora do
    Classic PPM
A seguinte tabela mostra o mapeamento entre os campos de projeto do Microsoft Project e
Classic PPM
:
Campo do MSP
Campo do
Clarity
Menu Arquivo/Propriedades/guia Resumo/campo Título
Nome do projeto
Menu Arquivo/Propriedades/guia Personalizar/Propriedades
Campos Versão e ID do projeto (prversion e prUID)
Propriedades do projeto reservado.
Texto1
ID da tarefa (número da EAP)
Texto2
O URL de diretrizes passado ao Microsoft Project
Texto3
ID de tarefa exclusiva
Sinalizador1
Indica uma Tarefa principal no
Classic PPM
.
WUD (Work, Units and Duration – Trabalho, Unidades e Duração)
WUD é um acrônimo derivado da seguinte equação:
Work = Units × Duration
Quando você atualiza um desses três campos, o Microsoft Project recalcula a equação. Portanto, a equação indicada é: 40 horas de trabalho = 100% de unidades x 5 dias de duração. Quando o gerente de projeto atualiza a duração para 10 dias inserindo 10 no campo de duração e, em seguida, clica fora desse campo, o Microsoft Project atualiza automaticamente o trabalho para que corresponda a 80 horas. Isso costuma funcionar bem e dentro do esperado, na
maioria
das vezes. As coisas começam a dar errado para o gerente de projeto desavisado quando ele altera um valor que está marcado como tipo de tarefa Fixa para essa tarefa. Por exemplo, alterar o valor de duração em uma tarefa de duração fixa.
A palavra
fixa
é um termo inadequado? O Microsoft Project aceita três tipos de tarefa: Trabalho fixo, Unidade fixa e Duração fixa. Embora a palavra
fixo(a)
seja usada, o Microsoft Project permite que o gerente de projeto substitua o valor no campo fixo.
A duração também é
fixa
no nível de atribuição. É possível ter uma atribuição começando em uma semana e uma segunda atribuição começando durante a segunda semana. Cada atribuição tem uma duração de 5 dias, mas a duração geral da tarefa é de 10 dias.
Quando você altera o valor fixo e não sabe qual dos outros dois campos será atualizado com essa mudança, você pode facilmente entrar em apuros. Você deve tentar retornar às configurações originais atualizando o campo que acabou de ser alterado inesperadamente. O Microsoft Project irá considerar essa atualização como outra chance de recalcular a equação de WUD. Muitas vezes, isso causa o aparecimento de outro valor inesperado. Então, agora você entra em um estado de crescente frustração em que não consegue retornar às configurações originais.
Esta seção aborda a importante funcionalidade padrão do Microsoft Project. Curiosamente, muitos usuários do Microsoft Project nunca aprenderam os recursos abordados nesta seção. Eles relatam muitas horas frustrantes com o Microsoft Project ao tentar reconciliar seus planos de projeto.
A tabela a seguir mostra os valores que o Microsoft Project calcula. As células sombreadas da tabela também são indicadas por um asterisco (*). O Microsoft Project atualiza esses campos quando você altera os respectivos valores fixos. Também é recomendável criar um plano de projeto autônomo do MSP que tenha um tipo de tarefa de Trabalho fixo, Duração fixa e Unidades fixas e se familiarizar com esses cálculos.
Tipo de tarefa
Quando você altera unidades fixas
Quando você altera a duração fixa
Quando você altera o trabalho fixo:
Duração
Trabalho
Trabalho*
Unidades
Trabalho
Duração
Unidades
Duração*
Unidades
Duração*
Trabalho
Duração
  • Em uma tarefa de Duração fixa, o Microsoft Project recalcula o Trabalho quando você substitui o valor Duração fixa.
  • Em uma tarefa de Trabalho fixo, o Microsoft Project recalcula a Duração quando você substitui o valor Trabalho fixo.
  • Em uma tarefa de Unidades fixas, o Microsoft Project recalcula a Duração quando você substitui o valor Unidades fixas.
Uma atualização no status da tarefa também atualiza o status do recurso
O recurso
Atualizar status
da tarefa atualiza status do recurso
no Microsoft Project atualiza automaticamente o status dos projetos. Por exemplo, você digita 25% no campo % concluído para uma tarefa de 40 horas. O Microsoft Project mostra automaticamente 10 horas de horas trabalhadas no campo
Trabalho real
. O programa também diminui o campo
Trabalho restante
para 30 horas.
Esse comportamento pode gerar um problema quando o Microsoft Project está integrado ao
Classic PPM
. Quando as planilhas de horas do
Classic PPM
são ativadas (Modo de acompanhamento = Clarity ou
Clarity
), o
Classic PPM
torna-se o proprietário das horas reais. As horas reais no plano de projeto do Microsoft Project não são respeitadas e são ignoradas quando você salva o projeto no
Classic PPM
.
Observação: nenhuma mensagem de erro é exibida para indicar que as horas reais foram ignoradas durante o salvamento. Como gerente de projeto, é preciso estar ciente desse comportamento.
Se essa configuração for ativada, o gerente de projeto desavisado poderá atualizar o campo % concluído do Microsoft Project. O Microsoft Project cria horas reais no plano de projeto que depois são descartadas quando o projeto é salvo no
Classic PPM
.
Se você abrir o projeto no Microsoft Project, o seguinte poderá ocorrer:
  • As horas reais desaparecerão do plano
  • O campo Trabalho restante diminuído mostrará o valor reduzido
  • As datas da tarefa serão reprogramadas
  • Se uma tarefa reprogramada estiver no caminho crítico, a data de término do projeto poderá mudar.
Para evitar esse problema:
  • Desmarque o campo Atualizar status da tarefa atualiza o status do recurso em Ferramentas > Opções > guia Calcular.
  • Se for obrigatório usar esse campo, use-o somente quando o Modo de acompanhamento do projeto for Nenhum.
Novo atributo de tipo de tarefa do Microsoft Project
No
Clarity
15.5 e superior, você pode indicar como uma tarefa é mapeada para o valor do
tipo de tarefa
do Microsoft Project. As releases 15.5 e mais recentes do
Clarity
incluem um novo atributo de
tarefa
denominado
Tipo de tarefa do Microsoft Project
, que representa o tipo de tarefa do Microsoft Project. O novo atributo deriva seu valor de um dos seguintes valores de pesquisa:
0 - Fixed Units 1 - Fixed Duration 2 - Fixed Work
O novo atributo Tipo de tarefa do Microsoft Project (
msp_task_type
) é suportado pela integração do
Clarity
ao Microsoft Project e está disponível no
Classic PPM
, no
Clarity
, no Microsoft Project e no XOG.
Nas releases anteriores, os valores do tipo de tarefa do Microsoft Project eram perdidos durante a conversão do driver herdado no novo driver XML, e o
Clarity
não era informado sobre os tipos de tarefa do MSP. Nas releases 15.5 e mais recentes, ao usar o novo driver do MSP para abrir um arquivo existente, salvo no formato herdado do MSP, os tipos de tarefa do MSP são lidos a partir do arquivo salvo e mesclados no novo arquivo. Quando o novo arquivo é salvo de volta no PPM, os tipos de tarefa do MSP são copiados no
Clarity
e salvos no novo atributo Tipo de tarefa do Microsoft Project usando novas regras de sincronização.
Todos os valores herdados do tipo de tarefa são preservados após uma atualização. Um projeto salvo no
Clarity
com o driver OLE herdado pode ser aberto com o novo driver XML com os tipos de tarefa originais intactos.
Exemplo
:
  1. Crie um projeto no
    Clarity
    15.4.1 ou mais antigo com o driver herdado, antes de atualizar para a release 15.5 ou mais recente.
  2. Crie três tarefas e configure o tipo de tarefa na página Lista de tarefas.
    1. Defina a Tarefa1 msp_task_type como
      Duração fixa
      .
    2. Defina a Tarefa2 msp_task_type como
      Unidades fixas
      .
    3. Defina a Tarefa3 msp_task_type como
      Trabalho fixo
      .
  3. Abra o projeto com o seu driver herdado.
    1. A Tarefa1 deve ter o tipo
      Duração fixa
      .
    2. A Tarefa2 deve ter o tipo
      Unidades fixas
      .
    3. A Tarefa3 deve ter o tipo
      Trabalho fixo
      .
  4. Abra o mesmo projeto no Microsoft Project com o novo driver após uma atualização para o
    Clarity
    15.5 ou mais recente:
    1. A Tarefa1 ainda exibe
      Duração fixa
      .
    2. A Tarefa2 ainda exibe
      Unidades fixas
      .
    3. A Tarefa3 ainda exibe
      Trabalho fixo
      .
Comportamento do tipo de tarefa do MSP
Antes do
Clarity
15.5, o aplicativo suportava dois tipos diferentes de tarefa:
Duração fixa
e
Duração não fixa
. A definição de uma tarefa como de
Duração fixa
ou não era indicada por um atributo booleano (
prIsFixed
) no objeto Tarefa do PPM. O Microsoft Project oferece suporte a 3 (três) tipos de tarefa:
Duração fixa, Trabalho fixo
e
Unidades fixas
, os quais correspondem às dimensões de cronograma, custo e escopo, respectivamente.
Para resolver o mapeamento, o
Clarity
15.5 e o novo driver do MSP fornecem os seguintes aprimoramentos:
  • Um novo atributo de objeto Tarefa do
    Clarity
    foi sincronizado com o atributo booleano herdado de Duração fixa.
  • Ajustes na integração do MSP para aproveitar o novo atributo.
  • Novo processamento que pode ler os arquivos XML herdados do MSP para os tipos de tarefa e levá-los para os novos arquivos XML do driver do MSP.
  • Exposição do novo atributo Tipo de tarefa do Microsoft Project no
    Clarity
    e no elemento XOG do projeto.
  • Um novo recurso que permite que os modelos de projeto coloquem o atributo Tipo de tarefa do Microsoft Project em novos projetos.
Em ambientes que se integram com o Microsoft Project, atualize suas melhores práticas para que os usuários saibam como sua organização prefere que eles definam esse valor. Quando os usuários alterarem o valor do atributo de tarefa
Duração fixa
existente ou o novo atributo Tipo de tarefa do Microsoft Project, os dois atributos deverão permanecer sincronizados:
  • Se a opção
    Duração fixa
    for selecionada, quando você clicar em Salvar, o
    Clarity
    definirá o
    Tipo de tarefa do MSP
    como
    Duração fixa
    .
  • Se a opção
    Duração fixa
    for definida como falsa (não selecionada), o
    Clarity
    redefinirá o
    Tipo de tarefa do MSP
    como
    Unidades fixas
    .
  • Se o
    Tipo de tarefa do MSP
    for
    Duração fixa
    , o
    Clarity
    definirá a
    Duração fixa
    como verdadeira (a caixa de seleção será marcada).
  • Se o
    Tipo de tarefa do MSP
    for definido como
    Unidades fixas
    ou
    Trabalho fixo
    , o
    Clarity
    definirá a
    Duração fixa
    como falsa (não selecionada).
  • Se os dois atributos forem definidos com um novo valor, o valor existente do atributo herdado
    Duração fixa
    prevalecerá. Em outras palavras, quando você marca a caixa de seleção
    Duração fixa
    , mas a opção
    Tipo de tarefa do MSP
    já está definida como
    Unidades fixas
    ou
    Trabalho fixo
    , a caixa de seleção tem precedência. Quando você salvar, o aplicativo redefinirá o
    Tipo de tarefa do MSP
    como
    Duração fixa
    .
Se nenhum valor for definido nas tarefas do
Clarity
para o Tipo de tarefa do Microsoft Project (
msp_task_type
), o tipo de tarefa padrão definido no Microsoft Project será usado para a tarefa quando você o abrir no Microsoft Project.
Exemplo
:
  1. Crie um projeto no
    Clarity
    15.5 ou mais recente.
  2. Crie duas tarefas.
  3. Configure o tipo de projeto Microsoft e a Duração fixa na página de lista de tarefas.
    1. Marque a Tarefa1 MPT como
      Duração fixa
      .
    2. Não marque a Tarefa2 com nenhum tipo.
  4. Abra o projeto no Microsoft Project usando o novo driver.
  5. Defina o tipo de tarefa padrão nas opções de programação como Unidade fixa e configure o campo de tipo.
    1. A Tarefa1 mostra o tipo
      Duração fixa
      .
    2. A Tarefa2 mostra
      Unidades fixas
      .
  6. Feche o Microsoft Project sem salvar.
  7. Defina o tipo de tarefa padrão nas opções de programação como
    Trabalho fixo
    .
  8. Abra o projeto no Microsoft Project.
    1. A Tarefa1 agora mostra
      Duração fixa
      .
    2. A Tarefa2 mostra
      Trabalho fixo
      .
Novo atributo de objeto de tarefa do
Clarity
Nome do atributo
: Tipo de tarefa do Microsoft Project
ID do atributo
: msp_task_type
ID de atributo da API
: mspTaskType
Valor padrão
: nenhum valor padrão. É recomendável não definir um valor padrão. Esse não é um atributo obrigatório. Se você definir um valor padrão nesse atributo, o padrão de atributo do
Clarity
será definido, mas não definirá o valor padrão no Microsoft Project.
Pesquisa
: Tipo de tarefa do Microsoft Project (MSP_TASK_TYPE)
Valores de pesquisa válidos
: Unidades fixas (0), Duração fixa (1), Trabalho fixo (2)
Sincronização
: o atributo booleano herdado Duração fixa (ID: prlsfixed) é sincronizado com o novo Tipo de tarefa do MSP.
Desativar o rastreamento do tempo no nível da tarefa
Você viu nas seções anteriores que aplicar horas trabalhadas incorretas a uma tarefa pode levar à troca das datas de início e término de uma tarefa. E isso também pode mudar a data final do projeto se ele estiver no caminho crítico. Para minimizar esse risco, o
Classic PPM
oferece ao gerente de projeto o recurso de alternar uma tarefa entre aberta e fechada para o rastreamento do tempo. Dessa maneira, os integrantes da equipe do projeto terão acesso em suas planilhas de horas somente às tarefas que estão abertas para rastreamento do tempo, o que evita que horas sejam inseridas acidentalmente em tarefas que não devem ter horas reais aplicadas.
O gerente de projeto pode remover a capacidade de rastrear o tempo para qualquer tarefa. Isso é útil quando:
  • O projeto é composto por várias fases e você não deseja que os recursos rastreiem acidentalmente o tempo nas fases futuras.
  • Você concluiu uma tarefa e precisa impedir que mais tempo seja rastreado.
Esse recurso é configurado e gerenciado no
Classic PPM
. Para configurá-lo na interface do usuário da tarefa do
Classic PPM
:
  1. Coloque o campo Aberto para entrada de horas na visualização de tarefas
  2. Clique no campo e defina-o como marcado
  3. Salve
Esse recurso é gerenciado somente na interface do usuário do
Classic PPM
; ele não é encontrado no Microsoft Project.
1.png
Atualizar uma tarefa como concluída
O Microsoft Project permite que o gerente de projeto defina o status de uma tarefa usando vários métodos. Quando integrado ao
Classic PPM
, aconselhamos o uso de uma abordagem específica. Do contrário, o Microsoft Project tentará adicionar à tarefa mais horas reais, as quais serão descartadas durante o salvamento no
Classic PPM
.
Siga estas etapas:
  1. No
    Classic PPM
    , abra uma tarefa.
  2. Limpe o valor EPT (Estimativa para Terminar), na área de atribuição do recurso.
  3. Selecione Concluído, no campo suspenso Status, na seção de tarefa.
Observação
: o
Classic PPM
exibirá uma mensagem de erro se o status Concluído foi selecionado antes de o campo EPT ser zerado. A lógica aqui é que uma tarefa não pode ter sido concluída se ainda há EPT para trabalho.
O cenário que destaca esse problema (veja a captura de tela abaixo):
  • Trabalho = 40 horas. O integrante da equipe concluiu a tarefa e registrou Trabalho real com 19 horas na planilha de horas. Você deseja fechar essa tarefa para que ela reflita que as 19 horas de trabalho real foram suficientes.
  • Seu primeiro clique no Microsoft Project é para alterar o valor de Trabalho restante para 0. O Microsoft Project ajustará o valor de Trabalho para ser a nova soma de Trabalho restante (0 horas) + Trabalho real (19 horas).
  • Altere o campo % concluído para 100%.
Essa sequência assegura que o valor resultante de Trabalho reflita corretamente o número de horas registradas para ele. Neste exemplo, 19 horas está correto.
Microsoft Project integration image showing updates to a task.
Atualizar uma tarefa como concluída (processo incorreto)
O cenário que destaca esse problema:
  • Trabalho = 40 horas; o integrante da equipe termina após 19 horas; você deseja fechar essa tarefa para que ela reflita apenas 19 horas.
  • Se o seu primeiro clique no Microsoft Project for para alterar o campo % concluído para 100%, o Microsoft Project responderá verificando o valor de Trabalho e, em seguida, garantindo que as horas reais sejam iguais a esse valor. Nesse caso, ele substituirá as 19 horas pelas 40 horas do campo Trabalho real. Isso não é o que o gerente de projeto espera. Portanto, agora a duração da tarefa terá como base 40 horas, não 19 horas.
  • Quando o projeto é salvo no
    Classic PPM
    , acontecem duas coisas:
    • As horas reais adicionais que o Microsoft Project acabou de adicionar (21 horas adicionadas recentemente) serão descartadas sem aviso. Portanto, as horas trabalhadas do
      Classic PPM
      para essa tarefa continuarão com 19 horas.
    • Quando o projeto for reaberto no Microsoft Project, a tarefa estará mostrando 19 horas trabalhadas e não haverá trabalho restante. Isso pode confundir o gerente de projeto, pois fica parecendo que ele perdeu horas reais.
Carregando padrões e contornos
Esta seção discute o mapeamento entre os padrões de carregamento do
Classic PPM
e do Microsoft Project, e o Uniforme, a configuração do padrão de carregamento predefinido, recomendado no
Classic PPM
.
O Microsoft Project refere-se aos padrões de carregamento de atribuição do recurso como um contorno. Um contorno é como um recurso trabalha em uma tarefa programada ao longo do tempo. Tanto o
Classic PPM
quanto o Microsoft Project oferecem vários tipos de padrão de carregamento que podem ser aplicados à atribuição de um recurso.
O
Classic PPM
e o Microsoft Project têm termos diferentes nessa área. As duas listas a seguir mostram os mapeamentos. Você notará que o local em que você cria a atribuição pela
primeira
vez é importante, seja no
Classic PPM
ou no Microsoft Project.
Quando você cria uma tarefa na interface do usuário do
Classic PPM
e abre o projeto no Microsoft Project:
Campo do
Classic PPM
Campo do Microsoft Project
Fixo
Contornado
Uniforme
Uniforme
Inicial
Inicial
Voltar
Voltar
Contorno
O Contorno de trabalho específico (se a tarefa foi criada no Microsoft Project quando o projeto foi salvo).
Por exemplo: Tartaruga, Sino, e assim por diante.
Quando você cria uma tarefa no Microsoft Project e salva o projeto no
Classic PPM
, o mapeamento é revertido. Pico final, Pico inicial, Pico duplo, Sino e Tartaruga se tornam Contorno no Microsoft Project.
Padrão de carregamento padrão uniforme recomendado
O administrador do
Classic PPM
deverá definir a configuração
padrão de carregamento predefinido
no
Classic PPM
(Ferramenta de administração, Gestão de projetos, Definições, Gestão de projetos, Definições, Padrão de Carramento Predefinido).
Das cinco opções disponíveis, é recomendável selecionar Uniforme quando a sua empresa se enquadrar em um destes cenários:
  • Quando o Microsoft Project for sua única ferramenta de programação ou
  • Quando o Microsoft Project e o Open Workbench estiverem sendo usados pela empresa como agendadores
Os motivos para esta recomendação são:
  • Devido à maneira como o Microsoft Project distribui a EPT (Estimativa para Terminar) quando usa padrões de contorno inicial e final, e
  • O desempenho ao abrir e salvar no
    Classic PPM
    .
As informações a seguir abordam esses motivos.
EPT do Microsoft Project ao usar padrões de contorno inicial e final
Cenário 1
: o Microsoft Project é o único agendador usado.
Recomendação
: Uniforme é o padrão de carregamento predefinido recomendado do
Classic PPM
.
A curva do Microsoft Project para o padrão de carregamento inicial e final usará uma tarefa de 40 horas e, na verdade, estenderá a duração da tarefa. Veja a captura de tela a seguir, onde criamos cada uma dessas tarefas de 40 horas no
Classic PPM
, uma com o carregamento inicial, a seguinte com Uniforme e a última com o padrão de carregamento final. Em seguida, abrimos o projeto no Microsoft Project.
Real: somente a tarefa uniforme começou na segunda-feira e terminou na sexta-feira. As tarefas carregadas no início e no fim se estendem para 9 dias.
Impacto potencial: se essas tarefas estivessem no caminho crítico, a data final do projeto agora estaria programada para um futuro mais longo do que o esperado.
5.png
Cenário 2
: o Open Workbench é o único Agendador usado.
Recomendação
: qualquer padrão de carregamento está correto, seja ele inicial, final, contorno, uniforme ou fixo.
Observação
: a maioria dos gerentes de projeto prefere o carregamento inicial como o padrão.
Cenário 3
: será usada uma combinação do Microsoft Project e do Open Workbench.
Recomendação
: consulte os comentários feitos no Cenário 1.
Configurar um marco do Microsoft Project
Por definição, aos marcos não são atribuídos nem duração, nem esforço. No entanto, um marco é um ponto no tempo que pode ou não ter uma pessoa responsável por ele. Os campos do Microsoft Project foram projetados para que um gerente de projeto possa criar um marco usando mais de um processo. Vamos tratar aqui da melhor abordagem para criar um marco no Microsoft Project, de modo que ele não se transforme em uma tarefa, caso o gerente de projeto o reconfigure posteriormente.
Seguindo essa sequência para a criação de um marco, você estará fazendo isso da maneira mais segura possível e não precisará se preocupar com a transformação do marco em uma tarefa posteriormente.
  1. Abra a caixa Informações da tarefa.
  2. Clique na guia Avançado.
  3. Clique na caixa
    Marcar
    tarefa como marco
    .
  4. NÃO
    digite um valor
    zero
    na caixa
    Duração
    .
Se você o fizer e, em algum momento no futuro, outro valor for colocado no campo
duração
, o marco será convertido em uma tarefa.
6.png
Exemplo: criar um marco (não recomendado)
As etapas deste exemplo não são recomendadas.
Se você seguir essa sequência para a criação de um marco, ele poderá se transformar em uma tarefa em determinadas circunstâncias, conforme descrito.
  1. Abra a caixa Informações da tarefa.
  2. Clique na guia Avançado.
  3. Clique na caixa
    Marcar
    tarefa como marco
    .
  4. Digite o valor zero na caixa
    Duração
    .
    Pode haver ações subsequentes que transformem esse marco em uma tarefa. Isso porque, posteriormente, o Microsoft Project não reterá a marcação colocada na caixa do marco, caso você execute uma das ações abaixo.
    O marco pode se tornar uma tarefa sob as seguintes condições:
    • Um valor de
      duração
      diferente de zero é adicionado a ele
    • O
      trabalho restante
      é adicionado a uma atribuição de recurso no marco
Regras de negócios para marcos
O
Classic PPM
permite que o usuário do Microsoft Project:
  • Coloque o marco na cadeia de dependências.
O
Classic PPM
não permite que o usuário do Microsoft Project:
  • Atribua o trabalho restante a um recurso atribuído a um marco. O
    Classic PPM
    não aconselha que o usuário do Microsoft Project:
  • Coloque uma duração no marco (pela definição do PMI, um marco não tem duração)
Se o marco estiver no caminho crítico e, acidentalmente, for convertido em uma tarefa, a mudança poderá afetar a data de término do projeto.
Menor unidade de duração
O valor da menor duração do
Classic PPM
é um dia. A duração não é reconhecida até o nível de hora. O nível mais baixo do Microsoft Project inclui horas e minutos.
Geralmente, essa diferença é pequena, mas pode levar a diferentes valores de duração nos relatórios do
Classic PPM
e do Microsoft Project.
Durações alteradas inesperadamente para zero dias
As durações mudaram de forma inesperada para zero dias, fazendo com que a duração da tarefa se tornasse zero, o que, imediatamente, converte a tarefa em um marco. Agora a data de término não está refletindo as datas de término verdadeiras da programação.
Etapas a serem reproduzidas: isso pode ocorrer em um caso raro em que um único recurso é atribuído a uma tarefa, e o gerente de projeto decide que a pessoa não é mais necessária nessa tarefa. Em vez de excluir essa atribuição, o gerente de projeto zera o valor da unidade de atribuição do recurso.
Resultado: com a atribuição do recurso zerada na tarefa, a duração da tarefa é recalculada para ser zero. Isso porque Duração = Unidades de atribuição (EPT)/Disponibilidade do recurso, de modo que, nesse caso: Duração = 0/8 horas = 0. E, uma vez que um marco tem uma duração de zero, o Microsoft Project converte a tarefa em um marco.
Copiar e colar tarefas
Ao copiar ou colar linhas no Microsoft Project, você deve selecionar os campos, e não as caixas numeradas em cinza à esquerda (o que realçaria a linha inteira).
7.png
Ao selecionar a caixa cinza numerada à esquerda, você está copiando TODOS os campos relacionados à tarefa. O problema é que você copiará campos ocultos com valores que o
Classic PPM
espera que sejam exclusivos. O resultado é que haverá duplicidade de valores exclusivos, especialmente os campos de texto do projeto 1 e 3.
8.png
Gerenciar horas reais para rastreamento do tempo
Às vezes, os gerentes de projeto perguntam se podem adicionar manualmente o tempo de uma pessoa diretamente ao plano do Microsoft Project. A resposta é sim, mas a configuração necessária para que isso aconteça pode ser de fato bem onerosa para ser mantida de maneira contínua. Isso significaria que o tempo de todos os integrantes da equipe teria que ser inserido manualmente. Por exemplo, se houvesse 15 integrantes e a duração do projeto fosse 12 meses, isso significa que alguém precisaria ser encarregado de inserir manualmente o tempo de cada um pela distribuição de horas do ano. Por esse motivo, a maioria das empresas opta por implantar o recurso de planilha de horas do
Classic PPM
.
No entanto, há ocasiões em que é necessário inserir manualmente o tempo de uma pessoa no
Classic PPM
. Nesse caso, o administrador do
Classic PPM
usaria a Entrada de transação para fazê-lo. Embora essa seja uma tarefa manual, ela pode atender a uma necessidade quando preciso.
Resumindo:
  • O cenário mais comum é quando todos os recursos, funcionários e/ou temporários precisam rastrear o respectivo tempo usando as planilhas de horas do
    Classic PPM
    . Isso exige que todos os recursos estejam licenciados com um logon do
    Classic PPM
    .
  • Um cenário menos comum é quando apenas os funcionários estão licenciados para terem acesso à planilha de horas do
    Classic PPM
    . É solicitado que os temporários rastreiem o tempo manualmente e o enviem ao administrador do
    Classic PPM
    para que ele o insira manualmente usando a tela Entrada de transação.
  • O cenário menos frequente, mas que é suportado, é quando o gerente de projeto insere manualmente o tempo de todos os integrantes da equipe do projeto no plano de projeto. Nesse cenário, a planilha de horas do
    Classic PPM
    não é usada.
O gráfico a seguir lista as configurações de campo do
Classic PPM
necessárias para oferecer suporte a cada um dos cenários descritos anteriormente:
Cenário
Configurações do recurso
Configurações do projeto
Todos usando a
Planilha de horas do
Classic PPM
Modo de acompanhamento =
Clarity
Modo de acompanhamento =
Clarity
Sem planilhas de horas; inserir o tempo manualmente no plano de projeto
Modo de acompanhamento =
nenhum
Modo de acompanhamento =
nenhum
Todos os funcionários usando a planilha de horas do
Classic PPM
; os temporários não têm logons do
Classic PPM
, de modo que o respectivo tempo precisa ser inserido manualmente.
Modo de acompanhamento dos funcionários internos =
Classic PPM
Modo de acompanhamento de temporários =
nenhum
Observação: o tempo dos
temporários precisa ser inserido manualmente pela
Tela Entrada de transação no
Classic PPM
Modo de acompanhamento =
Clarity
Esteja atento. Enfatize aos integrantes da sua equipe a necessidade de controlar o tempo de forma precisa e no dia apropriado, ou a data de término do projeto pode ser desnecessariamente adiada.
As horas reais da equipe do projeto afetam significativamente a programação do projeto. Se elas forem registradas corretamente, o cronograma de planejamento será previsível. Caso contrário, você certamente observará um comportamento inesperado na programação.
Considerações sobre horas reais
Os recursos atribuídos ao seu projeto provavelmente usam planilhas de horas no
Classic PPM
para inserir o trabalho semanal realizado em suas tarefas de projeto atribuídas. Essas planilhas de horas incluem automaticamente as tarefas que você programou para a semana.
As planilhas de horas são enviadas e aprovadas antes de serem registradas no plano do projeto. As horas trabalhadas pendentes são exibidas no Microsoft Project antes do registro das horas trabalhadas. O campo Horas trabalhadas pendentes pode ser mapeado para o Microsoft Project.
Quando uma planilha de horas é registrada, o campo EPT (Estimativa para Terminar) é modificado em qualquer atribuição com horas trabalhadas nessa planilha de horas. A EPT é reduzida pelo valor das horas trabalhadas, de modo que o trabalho total na atribuição permanece o mesmo.
No Microsoft Project, as atribuições com contorno de trabalho atribuído como
Contornado
(
Fixo
no
Classic PPM
) são processadas de maneira diferente. Nesse caso, todas as estimativas programadas para a semana que não foram inseridas como horas reais serão removidas. O resultado, dependendo de quando as estimativas foram programadas no Microsoft Project, pode ser uma redução do trabalho total.
No Microsoft Project, as atribuições de contorno de trabalho serão redefinidas como
Contornadas
se você editar a distribuição de trabalho na exibição de escala de tempo. Se você modificar o total de trabalho real ou restante da atribuição, o contorno de trabalho não será modificado.
O registro de uma planilha de horas não irá alterar imediatamente as datas de término das tarefas que estavam nessa planilha de horas. Por exemplo, quando o trabalho em uma tarefa demora mais do que o planejado (mais horas trabalhadas são inseridas do que as planejadas), o resultado é uma estimativa para terminar nova e menor. Lembre-se de que o Microsoft Project é uma ferramenta de programação, e a reprogramação do trabalho acontecerá somente quando o plano for exportado para o Microsoft Project.
Quando menos trabalho do que o planejado for concluído em uma tarefa durante a semana, o
Classic PPM
programará esse trabalho com a taxa mais alta dentro do cronograma da tarefa. Nesse caso, quando você abrir o projeto no Microsoft Project, a tarefa será reprogramada e a data de término adiada.
As tarefas não relatadas em uma planilha de horas podem ser alteradas devido ao registro da planilha de horas do recurso atribuído. O
Classic PPM
parte do princípio que a planilha de horas de uma pessoa contabilizará completamente o trabalho do projeto concluído durante a semana. Se uma tarefa programada não apareceu na planilha de horas, isso sugere que nenhum trabalho foi concluído pelo recurso nessa tarefa e que ela deve ser reprogramada para a semana seguinte ou posterior.
Quando você abrir o projeto no Microsoft Project, ele será programado. Isso se aplicará mesmo que você use o modo Cálculo manual no Microsoft Project. Como resultado, as datas de término da tarefa e a distribuição de trabalho do recurso no Microsoft Project podem ser diferentes dos valores no
Classic PPM
.
Impacto das horas reais nas programações de tarefa:
  • O dia em que as primeiras horas trabalhadas são registradas afeta a data de início da tarefa e, no final das contas, a data de término do projeto, se essa tarefa estiver no caminho crítico.
  • Por outro lado, se uma tarefa terminar na sexta-feira e um integrante negligente da equipe rastrear suas horas na quarta-feira seguinte, a data de término da tarefa ficará definida para essa quarta-feira.
  • Se os dias parciais contarem como trabalhados, a duração aumentará e, assim, mudará a data de término do projeto.
Impacto das horas reais do Microsoft Project em tarefas de unidade fixa e trabalho fixo
Também conhecido como adiamento e adiantamento da data de término. O diagrama a seguir mostra como as horas reais colocadas incorretamente em uma planilha de horas afetarão a duração das tarefas de Trabalho fixo e Unidade fixa.
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Impacto das horas reais do Microsoft Project em tarefas de duração fixa
O Microsoft Project permite selecionar o tipo de tarefa de Duração fixa.
! A palavra
fixa
pode ser considerada um termo inadequado. Muitos usuários deduzem que a duração da tarefa fica realmente congelada com o uso da Duração fixa. Horas reais colocadas incorretamente alteram a duração de uma tarefa de Duração fixa.
Adicionar horas reais diretamente no Microsoft Project
As regras de negócios do
Classic PPM
determinam como as horas reais das planilhas de horas são tratadas. Segundo as regras de negócios, ou todos os integrantes da equipe do projeto rastreiam o respectivo tempo usando a planilha de horas do
Classic PPM
, ou ninguém rastreia o tempo usando a planilha de horas e, em vez disso, todas as horas são digitadas manualmente de maneira direta no plano de projeto do Microsoft Project.
Os resultados a seguir ilustram o impacto da adição de horas reais a um plano do Microsoft Project. O projeto está configurado para permitir que apenas horas reais sejam obtidas de planilhas de horas do
Classic PPM
. Se você digitar as Horas trabalhadas no plano e salvá-lo no
Classic PPM
, ocorrerá o seguinte processamento:
  • As Horas trabalhadas inseridas manualmente não serão importadas. Em vez disso, essas entradas desaparecerão (sem mensagem de erro). A EPT não será mais sincronizada com a estimativa de esforço original.
  • O Microsoft Project altera o padrão de carregamento de tarefa quando um usuário modifica manualmente as horas em uma atribuição no Microsoft Project. O padrão é mapeado para o padrão Fixo no
    Classic PPM
    . Ocorrem alterações no comportamento do registro, incluindo a remoção da EPT não usada na semana atual.
O gráfico seguinte reflete as respectivas configurações:
Cenário
Configurações do campo do
Classic PPM
Todos os integrantes da equipe do projeto usando as planilhas de horas do
Classic PPM
Modo de
acompanhamento
do recurso
=
Classic PPM
Modo de
acompanhamento
do projeto
=
Classic PPM
Você pode inserir manualmente as horas reais em um projeto com essa configuração usando a página Entrada de transação do
Classic PPM
.
Todas as horas reais são inseridas manualmente no plano de projeto do Microsoft Project
Modo de
acompanhamento
do recurso = nenhum
Modo de
acompanhamento
do projeto = nenhum
Configurações de tarefa, tarefa do resumo e marco
O Microsoft Project permite que o gerente de projeto seja excepcionalmente flexível na colocação de recursos, horas reais, durações e muito mais. As regras de negócios do
Classic PPM
são muito específicas e relativamente restritivas quando comparadas às regras de negócios do Microsoft Project.
Há regras de configuração específicas para o que é e o que não é permitido no Microsoft Project, de modo que o plano de projeto do Microsoft Project respeite as regras de integração do
Classic PPM
. Se essas regras de configuração não forem seguidas, poderá ocorrer uma destas três situações:
  • Atribuição de um recurso em uma tarefa do resumo. Embora isso seja permitido no Microsoft Project, as regras de negócios do
    Classic PPM
    não permitem atribuições de tarefa do resumo. Essa ação acaba gerando a seguinte mensagem de erro no salvamento:
    Atribuições de tarefa do resumo não são suportadas.
  • Inserção de trabalho restante em um marco diretamente no plano de projeto do Microsoft Project: o marco se transformará em uma tarefa na próxima vez que o plano de projeto do Microsoft Project for aberto no
    Classic PPM
    . Motivo: o projeto será salvo com êxito no
    Classic PPM
    . No entanto, o problema aqui é que o
    Classic PPM
    considera um marco como um ponto no tempo. As regras de negócios do
    Classic PPM
    determinam que, se algo tiver uma estimativa para terminar (trabalho restante), significa que se trata de uma tarefa. Portanto, na próxima vez que você abrir o projeto no Microsoft Project, esse marco será exibido como uma tarefa.
  • Inserção de horas reais em um marco diretamente no plano de projeto do Microsoft Project: se não houver recurso atribuído ao marco e horas reais forem adicionadas ao marco (o Microsoft Project permite que horas reais sejam adicionadas a uma tarefa sem atribuição de recurso), o projeto será salvo com êxito no
    Classic PPM
    e as horas reais continuarão a existir na próxima vez que você abrir o projeto no Microsoft Project.
    Se houver recurso atribuído ao marco e horas reais forem adicionadas à atribuição de recurso, o projeto será salvo com êxito no
    Classic PPM
    . Contudo, as horas reais serão ignoradas durante o salvamento, sem uma mensagem de erro informando o que está acontecendo. Portanto, na próxima vez que o projeto for aberto no Microsoft Project, as horas reais não estarão lá.
O gráfico a seguir ilustra as regras de configuração:
11.png
Atribuições de tarefas do recurso e datas de início e de término
Preste atenção às datas de início e término da atribuição do recurso em uma tarefa. Não há tarefas cuja data de início seja anterior a todas as datas de início da atribuição ou cuja data de término seja posterior a todas as datas de término da atribuição. É provável que ocorra um pequeno adiamento ou adiantamento no cronograma do projeto.
Adiamento
: suponha que a tarefa deva começar na segunda-feira. Assim, você cria a tarefa e a atribui a Sally. Está tudo certo. No entanto, você fica sabendo que Sally não pode começar antes de quinta-feira. Assim, é feito o devido ajuste da data de início de sua atribuição. Lembre-se de que o Microsoft Project mostrará que a tarefa agora começará na quinta-feira, e não na segunda-feira, que é quando você precisava que começasse. Porém, se não houver ninguém para trabalhar na tarefa na segunda-feira, logicamente, a tarefa não será iniciada até que a primeira pessoa chegue. A data de término do projeto poderá ser adiada se essa tarefa estiver no caminho crítico.
Adiantamento
: uma tarefa cuja conclusão ocorre após a conclusão de todas as suas atribuições obtém uma NOVA data de término mais cedo, que corresponderá à data de início da data de término da última atribuição. A data de término do projeto poderá ser adiantada se essa tarefa estiver no caminho crítico.