Gerenciar o registro de horas para os integrantes da equipe

ccppmop1591
Como
gerente de recursos
, você pode gerenciar o registro de horas dos recursos que se reportam a você. Como
gerente de projetos
, você gerencia o registro de horas para suas tarefas do projeto.
Seus recursos usam planilhas de horas semanais para acompanhar o tempo e as atividades. Os recursos acessam sua planilha de horas atual e registram o tempo real que gastam nas tarefas que estão alocadas a eles, em geral por hora. Os recursos registram o tempo para atribuições, como tarefas do projeto, incidentes, trabalho indireto e as horas gastas em outras atividades.
É possível modificar os projetos e as tarefas dos quais os recursos individuais podem registrar o tempo. Quando um recurso envia uma planilha de horas para aprovação, você recebe um item de ação para revisar a planilha de horas. Você aprova a planilha de horas ou retorna a planilha de horas para o recurso, para fazer as correções.
Os gerentes de projeto recebem notificações somente para planilhas de horas que contêm tarefas em seus projetos.
Ao aprovar uma planilha de horas, o tempo de cada tarefa é registrado em horas trabalhadas. Os gerentes de projeto podem comparar as horas trabalhadas registradas com as estimativas e podem monitorar o progresso de seus projetos.
Pré-requisitos
  • Você configurou recursos, tarefas do projeto e atividades.
  • Os recursos configuraram o aplicativo para enviar notificações em determinadas condições, como quando sua planilha de horas está atrasada.
  • Os recursos preencheram e enviaram suas planilhas de horas.
O diagrama a seguir descreve como o gerente do projeto ou recurso gerencia o registro de horas de seus subordinados diretos:
Imagem que descreve como o gerente de projetos ou de recursos gerencia o registro de horas de seus subordinados diretos
Image describing how a resource or project manager manages the time recording of their direct reports
Siga estas etapas:
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Atualizar as permissões da planilha de horas
Como um recurso ou gerente de projeto, você ajusta continuamente a capacidade dos recursos empregados de inserir tempo para projetos e tarefas específicos. Você altera as tarefas e os projetos para os quais os recursos podem informar o tempo.
Desativar a entrada de horas para um recurso
Quando a opção de entrada de horas de um recurso é desativada, ele não poderá usar a funcionalidade de planilha de horas. Mesmo que ele tenha os direitos de acesso necessários, não será possível criar e editar planilhas de horas. O sistema irá gera uma mensagem de erro.
  1. Clique em
    Página inicial
    ,
    Gestão de recursos
    ,
    Recursos
    .
  2. Clique no nome do recurso.
  3. Clique em
    Propriedades
    ,
    Configurações
    .
  4. Desmarque a caixa de seleção
    Aberto para entrada de horas
    .
  5. Clique em
    Salvar
    .
Desativar a entrada de horas para um projeto
O procedimento a seguir aplica-se no nível do projeto e impede que um usuário insira horas para o projeto.
  1. Clique em
    Página inicial
    ,
    Gestão de portfólios
    ,
    Projetos
    .
  2. Clique no nome do projeto.
  3. Clique em
    Propriedades
    ,
    Configurações
    .
  4. Desmarque a caixa de seleção
    Aberto para entrada de horas
    .
  5. Clique em
    Salvar
    .
Desativar a entrada de horas para uma equipe do projeto
O procedimento a seguir aplica-se no nível da equipe do projeto e impede que um usuário insira horas para um recurso ou para a equipe.
  1. Clique em
    Página inicial
    ,
    Gestão de portfólios
    ,
    Projetos
    .
  2. Clique no nome do projeto.
  3. Clique na guia
    Equipe
    .
  4. Para cada recurso ou função, clique na célula
    Aberto para entrada de horas
    e selecione
    Não
    .
  5. Clique em
    Salvar
    .
Desativar a entrada de horas para uma tarefa
  1. Clique em
    Página inicial
    ,
    Gestão de portfólios
    ,
    Projetos
    .
  2. Clique no nome do projeto.
  3. Clique em
    Tarefas
    para exibir a lista de tarefas.
  4. Clique no nome da tarefa
  5. Clique em
    Propriedades
    ,
    Configurações
    .
  6. Desmarque a caixa de seleção
    Aberto para entrada de horas
    .
  7. Clique em
    Salvar
    .
Notificar recursos sobre planilhas de horas atrasadas
Os recursos geralmente enviam planilhas de horas semanais, possibilitando que os gerentes as examinem e as aprovem. Se um funcionário não enviar uma planilha de horas a tempo, é possível enviar-lhe uma notificação.
Quando você notifica recursos, ele recebe uma notificação em uma ou mais das seguintes maneiras, dependendo de como eles estão configurados para ser notificados:
  • Um alerta
  • Um email em sua caixa de entrada
  • Uma mensagem de texto no telefone com base em um número de telefone válido no perfil do recurso
Consulte para obter detalhes sobre como os recursos podem configurar para receber notificações do sistema.
O texto para a notificação baseia-se no modelo de notificação Planilha de horas – atrasada disponível na ferramenta Administração.
Siga estas etapas:
  1. Abra a planilha de horas do recurso.
    A página Planilha de horas é exibida.
  2. Clique em Notificar.
    Uma notificação de planilha de horas atrasada é enviada ao funcionário.
Processar planilhas de horas enviadas
Quando um recurso envia uma planilha de horas, você recebe uma notificação para verificar a planilha de horas. Como gerente de projetos ou recursos, você pode analisar e aprovar as horas registradas nos projetos e outras tarefas.
Somente os gerentes de projeto receberão notificações de envio da planilha de horas se a planilha de horas tiver itens ao quais eles estão associados. As notificações são enviadas aos usuários que têm os direitos de acesso
Planilha de horas do recurso - aprovação
no nível de instância. Nenhuma notificação é enviada para os usuários com direitos de acesso de aprovação global. Essa política evita o envio de emails indesejados em excesso para esse usuário.
Siga estas etapas:
  1. Abra a página inicial e, em Pessoal, clique em Planilhas de horas.
  2. Filtro de planilhas de horas enviadas.
  3. Abra a planilha de horas a ser processada.
  4. (Opcional) Clique no ícone Observações da planilha de horas para adicionar ou editar observações em entradas individuais ou em toda a planilha de horas.
  5. Execute uma das etapas a seguir:
    • Aprovar
      : a planilha de horas é aprovada e as horas registradas em cada tarefa são adicionadas às horas trabalhadas da tarefa em questão.
    • Retornar planilha de horas
      : o
      Classic PPM
      retorna a planilha de horas para correção e notifica o recurso de que ela foi devolvida.
Restaurar padrões da planilha de horas
Siga estas etapas:
  1. Clique em
    Administração
    ,
    Gestão de projetos
    ,
    Opções da planilha de horas
    .
    A página Opções da planilha de horas é exibida.
  2. Clique em
    Restaurar padrões
    .
  3. Clique em
    Sim
    para confirmar.
    A página Opções da planilha de horas é exibida.
  4. Salve as alterações.