Clarity
: configurar equipes na página Recursos

ccppmop1591
HID_newux_admin_team
Como administrador, você pode criar e configurar equipes para fazer um planejamento de pessoal e pode alocar equipes para fazer uma gestão de trabalho ágil ou tradicional. Você pode pesquisar rapidamente suas equipes pelo nome ou pela ID da equipe. É possível alocar trabalho diretamente para suas equipes, conforme suas necessidades. Você pode adicionar recursos a uma equipe ou pesquisar um recurso específico da equipe. É possível atualizar as alocações de recursos para uma definição de equipe precisa e remover um recurso da equipe.
O novo espaço de trabalho para administrar Equipes é chamado de Recursos no
Clarity
.
2
  • No
    Clarity
    15.6.1 e em releases anteriores, somente os usuários com direitos para inserir horas para outras pessoas podiam inserir horas para uma tarefa atribuída a uma equipe.
  • Agora, nesta release, os integrantes da equipe podem inserir horas para o trabalho que eles concluíram relativos a uma tarefa que está atribuída a uma equipe.
  • Agora que as equipes estão em seus próprios espaços de trabalho, ou seja, em Recursos, os usuários (que não sejam administradores) com os direitos apropriados poderão gerenciar as equipes. Agora, os integrantes individuais da equipe com os direitos apropriados poderão inserir horas para o trabalho realizado para uma tarefa atribuída a uma equipe. As horas inseridas pelo indivíduo serão registradas para a equipe.
  • Os valores de Planejado para horas trabalhadas das finanças do projeto exibirão as horas trabalhadas da equipe com base nas horas inseridas. Para obter mais informações, consulte Gerenciar planos financeiros.
  • A visualização Lista de equipes e a visualização lista Integrante da equipe exibem informações específicas do recurso em um layout de grade. Todas as propriedades existentes do layout de grade comum se aplicam a essa página.
  • O painel Detalhes exibe detalhes específicos da alocação dos integrantes da equipe. Clique em um recurso na grade e, em seguida, abra o painel Detalhes para exibir a alocação do recurso. É possível adicionar integrantes da equipe individualmente ou adicionar todos os recursos que pertencem a um ORG.
  • A alocação será 0% quando um recurso for criado pela primeira vez por meio do ícone
    +
    na grade. A alocação será de 100% quando a opção
    Adicionar a partir do ORG do recurso
    for usada.
  • Não será possível excluir uma equipe se ela estiver alocada a um projeto. Se houver uma tentativa de fazer isso, uma mensagem de erro será exibida. Remova a alocação da equipe para que a equipe possa ser excluída.
  • Os integrantes da equipe são removidos um de cada vez.
  • Os gerentes de projeto podem alocar as equipes previamente configuradas às tarefas do projeto. Eles também podem preencher os planos de custo com base em alocações ou atribuições de equipe.
Exemplo:
Um administrador cria uma equipe no
Clarity
. No
Classic PPM
, o administrador concede o direto de acesso de instância
Recurso - Reserva definitiva
a um coordenador do projeto para o novo recurso da equipe. O coordenador do projeto agora pode definir a equipe para os investimentos aos quais tenha acesso de edição ou exibição.
Pré-requisitos
Certifique-se de que você tenha os seguintes direitos de acesso para usar este recurso:
Gestão de recursos - Ir para
: permite que os usuários acessem a página Gestão de recursos no
Clarity
. O usuário só poderá exibir informações relativas às equipes às quais tiver acesso. Alguns outros direitos que talvez você precise ter são:
  • Equipe - Criar
  • Equipe - Excluir - Tudo
  • Equipe - Editar - Tudo
  • Equipe - Visualizar - Tudo
Para obter mais informações, consulte
Clarity
: Direitos de acesso da equipe
na
Referência aos direitos de acesso do
Clarity
.
Exibir a lista de equipes
Ian deseja alocar um requisito específico a uma equipe dedicada. Ian tem o direito de acesso
Equipe - Visualizar
. Ian deseja exibir todas as equipes disponíveis atualmente para o planejamento de pessoas e a alocação de trabalho.
Ian vai até a página Recursos, na qual ele pode exibir a lista de equipes, o número de recursos alocados a cada equipe e quem criou a equipe ou a modificou pela última vez. Ele pode usar o ícone de sinal de mais (+) para adicionar uma nova equipe e usar o botão Adicionar filtro para filtrar as equipes usando o nome ou a ID da equipe. Ele também pode filtrar as equipes de acordo com seu status. Por padrão, o status da equipe ativa é selecionado para o filtro Status ativo. Ian pode limpar o filtro para ver uma lista das equipes ativas e inativas. As equipes inativas ficam destacadas em cinza nos resultados da pesquisa.
Criar uma equipe
É possível criar uma equipe de recursos para atribuir a um ou mais projetos. Os recursos e as funções na equipe podem mudar. No entanto, para a continuidade dos negócios, a equipe é mantida. Crie equipes de scrum ágeis ou equipes dedicadas por iniciativa ou tema. Por exemplo,
Revisão da arquitetura
,
Nova experiência do usuário
,
Operações
,
Segurança
e
Correção de bugs
são todos nomes de equipe possíveis.
É possível adicionar o mesmo recurso a várias equipes.
Siga estas etapas:
  1. No menu principal, clique em
    Recursos
    . A página Recursos é exibida.
  2. Clique no ícone de sinal de mais (
    +
    ) para criar uma equipe.
  3. Clique no seletor de colunas para especificar as colunas que devem ser exibidas.
A equipe é criada.
Assim que a equipe for criada, o
Clarity
a mostrará na página Lista de recursos, no menu Página inicial. As seguintes regras de negócios se aplicam às equipes:
  • Para simplificar, toda a equipe é tratada como um único recurso de mão-de-obra com um valor somente leitura, no campo Disponibilidade. O aplicativo atualiza o valor nesse campo com a disponibilidade calculada atual de todos os integrantes da equipe nos seguintes casos:
    • Quando você adiciona um recurso à equipe
    • Quando você remove um recurso da equipe
    • Quando você altera a porcentagem de alocação de um recurso
    Se um recurso da equipe for desativado, não haverá impacto na taxa de disponibilidade total da equipe.
  • O nome da equipe é exibido no campo Nome completo para o novo recurso da equipe. Cada equipe tem uma ID DE EQUIPE exclusiva no campo ID do recurso (por exemplo, TM00003).
  • O aplicativo criará a entrada do recurso para a equipe no
    Classic PPM
    , mesmo que você não tenha o direito de acesso
    Recurso - Criar
    . As suas permissões para criar uma equipe incluem a criação desse novo recurso da equipe.
  • Quaisquer alterações nos atributos de nome, ID ou status da equipe são sincronizadas com o registro do recurso no
    Classic PPM
    . Um administrador que pode editar os recursos no
    Classic PPM
    pode editar as propriedades do registro do recurso da equipe. Por exemplo, ative o rastreamento de horas ou edite as propriedades financeiras e as associações da unidade de ORG.
  • A equipe não consome licenças de usuário.
  • Uma vez que uma equipe é um recurso, você pode selecioná-la na coluna Recurso em uma matriz de custos e taxas. Configure as propriedades financeiras no perfil de recurso da equipe e vá até a matriz que tem a coluna Recurso configurada e você poderá selecionar o recurso da equipe.
Editar uma equipe
É possível adicionar e remover recursos em cada equipe. É possível editar o nome ou status da equipe.
Siga estas etapas:
  1. No menu principal, clique em
    Recursos
    . A página Recursos é exibida.
  2. Clique duas vezes na linha
    Nome da equipe
    para editar o nome da equipe.
    Dica
    Como alternativa, é possível editar os detalhes da equipe no painel Detalhes.
  3. Clique na coluna
    Ativo
    correspondente a uma equipe para indicar o status da equipe. O nome e o status da equipe serão atualizados.
Você pode remover um recurso ou uma função por vez. Para remover recursos ou funções em massa, use o
Classic PPM
.
Não é possível editar as propriedades dos recursos adicionados a uma equipe. No entanto, você pode remover um recurso de uma equipe ou alterar o percentual de alocação. Alterne para o
Classic PPM
de modo a gerenciar outras propriedades do recurso.
Alocações de recurso para uma equipe definida
Você pode editar o campo de alocação padrão e ajudar a resolver os afunilamentos. As seguintes regras descrevem o comportamento padrão do aplicativo:
  • Alocação padrão da equipe
    • Recurso único - Ao adicionar recursos a uma equipe usando a edição embutida (um de cada vez), eles serão adicionados (à equipe) com a alocação de
      0%
      , por padrão. Quando o mesmo recurso for adicionado a uma segunda equipe por meio da edição embutida (um de cada vez), ele será adicionado (à equipe) com a alocação de
      0%
      , por padrão.
    • ORG do recurso - Ao adicionar recursos a uma equipe por meio da opção
      Adicionar a partir do ORG do recurso
      , cada recurso será adicionado (à equipe) com a alocação de
      100%
      , por padrão. Ao adicionar o mesmo conjunto de recursos a uma segunda equipe por meio da opção
      Adicionar a partir do ORG do recurso
      , cada recurso será adicionado (à equipe) com a alocação de 0%, por padrão.
  • A Taxa de disponibilidade na página de propriedades gerais Recurso - Equipe
    <nome>
    no
    Classic PPM
    é atualizada com base na alocação da equipe de recursos no
    Clarity
    . Para abrir a página de propriedades da equipe de recursos, selecione
    Classic PPM
    no menu principal.
  • Quando você desativar um recurso no
    Classic PPM
    , a porcentagem de alocação e a taxa de disponibilidade do recurso continuará fazendo parte da definição da equipe. Como administrador, verifique as alocações da equipe para o recurso desativado e gerencie-as para que atendam às suas necessidades de negócios. Por exemplo, é possível remover o recurso desativado da equipe ou alterar a porcentagem de alocação da equipe.
  • As alocações existentes de uma equipe só serão afetadas se você redefinir a Taxa de disponibilidade no
    Classic PPM
    ou ajustar as alocações de investimento individuais no
    Clarity
    .
Siga estas etapas:
  1. No menu principal, clique em
    Recursos
    . A página Recursos é exibida.
  2. Clique no nome de uma equipe. A página da equipe será exibida.
  3. Clique no ícone
    +
    (sinal de mais) para adicionar um recurso.
    A imagem a seguir mostra como adicionar recursos individuais em linha.
    Add Team Members Inline
  4. Para adicionar todos os recursos pertencentes a um ORG específico, clique em
    Adicionar a partir do ORG do recurso
    .
    Observação
    : a alocação será de 0% quando um recurso for criado pela primeira vez por meio do ícone de sinal de mais (
    +
    ) na grade. A alocação será de 100% quando a opção
    Adicionar a partir do ORG do recurso
    for usada.
    A imagem a seguir mostra como adicionar integrantes da equipe de um ORG.
    Add Team Members Of an OBS
O recurso é adicionado.
Excluir uma equipe
Para excluir uma equipe, selecione
EXCLUIR EQUIPE
. O botão Excluir é exibido quando você tem os direitos necessários para excluir uma equipe.
Quando uma equipe é excluída, ela é totalmente removida do sistema, assim como os seus direitos de acesso concedidos aos usuários licenciados.
Será possível excluir uma equipe apenas quando as seguintes condições forem verdadeiras:
  • A equipe não está alocada para um projeto ou outro investimento.
  • A equipe não é usada em um plano financeiro.
  • A equipe não tem horas trabalhadas nem horas trabalhadas pendentes.
As seguintes mensagens poderão aparecer quando você tentar excluir uma equipe:
  • Não é possível excluir uma equipe com horas trabalhadas pendentes ou registradas
    .
    Para preservar a integridade do sistema, o aplicativo não permite a exclusão de equipes com horas trabalhadas registradas ou pendentes. Se a equipe tiver apenas horas trabalhadas pendentes, mas nenhuma hora trabalhada registrada, será possível excluir todas as linhas de entrada de horas para as planilhas de horas abertas ou retornadas. Se você puder remover todas as linhas de entrada de horas para todas as planilhas de horas da equipe definida, então, poderá também excluir a equipe.
  • Não é possível excluir uma equipe que foi alocada
    .
    Se as alocações não tiverem horas trabalhadas, você poderá remover as alocações de todos os projetos e investimentos. Você poderá, então, excluir a equipe. Use a guia Alocações para um recurso no
    Classic PPM
    para localizar todos os investimentos alocados.
  • Não é possível excluir uma equipe que esteja nos planos financeiros
    .
    Você pode tentar excluir linhas de um ou mais planos de custo agrupados por recurso. Se a equipe que deseja excluir estiver em um plano de orçamento aprovado, não será possível excluir nenhuma linha do plano.
Caso não consiga excluir uma equipe, você poderá desativar a definição da equipe. Uma equipe inativa não é exibida como um recurso disponível.
Ativar a entrada de horas da equipe
Para que uma pessoa possa inserir horas e enviar as planilhas de horas de uma equipe, é preciso fornecer ao usuário o acesso necessário.
Siga estas etapas:
  1. Efetue logon na UI do
    Classic PPM
    .
  2. Vá para Página inicial, Recursos, Propriedades, Propriedades de finanças.
  3. Defina os valores a seguir nos respectivos campos
    1. Modo de acompanhamento - digite PPM
    2. Marque a caixa de seleção Aberto para entrada de horas.
    3. Código de tipo de entrada = qualquer valor (por exemplo, Cobrável)
  4. Certifique-se de que o recurso Equipe esteja financeiramente ativado da seguinte maneira:
    1. Financeiramente ativado = Sim
    2. Departamento financeiro
    3. Local financeiro
    4. Classe da transação
    5. Classe de recurso
      Agora, o recurso poderá inserir planilhas de horas para sua equipe.
Executar rotinas para capturar os dados da entrada de horas
Para capturar os dados da entrada de horas adequadamente, certifique-se de que as rotinas abaixo sejam executadas na seguinte sequência:
  1. Extração da matriz de taxas (execute esta rotina se as taxas tiverem sido alteradas ou se a definição ou as atribuições da equipe alocada do projeto tiverem sido alteradas)
  2. Registrar planilhas de horas
  3. Registrar transações para finanças
  4. Registrar no WIP
  5. Registrar no WIP manualmente (se as datas futuras forem necessárias, vá para Página inicial, Gestão financeira, Registrar no WIP, intervalo de datas selecionado)