Clarity: gerenciar riscos, ocorrências e alterações de ideias

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Como gerente de projetos ou scrum master, você pode criar novos riscos, ocorrências e solicitações de mudança em cada investimento. Trabalhe com a equipe para reduzir o risco ou, se o impacto for grande o suficiente, para promovê-lo a uma ocorrência. Também é possível enviar uma solicitação de mudança às partes interessadas para revisão e aprovação.
Os módulos de riscos, ocorrências e mudanças agora estão disponíveis para todos os investimentos (projetos, investimentos personalizados e ideias) no
Clarity
. Em releases anteriores, esses módulos eram disponibilizados apenas para projetos. Algumas das principais alterações introduzidas são:
  • Em releases anteriores, os riscos, ocorrências e mudanças eram associados ao objeto do projeto. Nessa release, eles foram associados ao objeto de investimento abstrato.
  • Novos direitos de acesso para criar, editar, excluir e visualizar foram introduzidos nessa release. Os administradores precisarão adicionar os módulos de risco, ocorrências e mudanças ao blueprint e fornecer a você os direitos de acesso relevantes para interagir com os módulos.
Essa seção contém os seguintes tópicos que ajudam um scrum master ou um gerente de projetos a executar várias tarefas usando o
Clarity
:
Verificar os pré-requisitos
Verifique se você tem os direitos de acesso necessários para trabalhar com riscos, ocorrências e mudanças. Consulte a seguinte documentação para obter detalhes:
  • Consulte
    Direitos de acesso de gestão de projetos e portfólios
    de modo a obter a lista completa dos direitos de acesso necessários para gerenciar riscos, ocorrências e mudanças. Novos direitos de acesso global para gerenciar riscos, ocorrências e mudanças, para projetos, ideias e investimentos personalizados foram introduzidos.
  • Certifique-se de que os módulos de riscos, ocorrências e mudanças estejam adicionados ao blueprint.
Personalizar as grades de riscos, ocorrências e mudanças
Você pode personalizar as colunas que deseja visualizar nas grades Riscos, Ocorrências e Mudanças.
Siga estas etapas:
  1. Abra um investimento.
  2. Clique em
    Riscos
    ,
    Ocorrências
    ou
    Mudanças
    para ir até a página correspondente.
  3. Clique no
    Painel de colunas
    .
    1. Selecione as colunas que deseja mostrar ou ocultar.
    2. Para fechar o painel de colunas, clique em
      X Fechar
      .
  4. Para mover as colunas, arraste-as e solte-as.
  5. Para fixar uma coluna à esquerda ou à direita, clique no menu
    do cabeçalho da coluna e selecione
    Fixar coluna
    . No submenu, selecione
    Fixar à esquerda
    ,
    Fixar à direita
    ou
    Nenhum item fixado
    .
  6. Para redimensionar uma coluna, clique na linha divisora de coluna e arraste para a esquerda ou para a direita.
  7. Para classificar a grade, clique em um cabeçalho de coluna. Cada clique alterna a ordem de classificação crescente ou decrescente.
  8. Para redefinir a grade para as suas configurações de coluna padrão, clique no menu
    do cabeçalho da coluna e selecione
    Redefinir colunas
    .
Criar riscos, ocorrência ou mudanças
O administrador pode marcar determinados campos, conforme a necessidade, no
Classic PPM
. Os campos obrigatórios são exibidos com um asterisco (*) nas guias Riscos, Ocorrências e Mudanças e devem ser exibidos na grade para você salvar uma linha na grade.
Além disso, o administrador pode designar alguns campos como "Valor obrigatório" e definir valores padrão para esses campos no
Classic PPM
. Os valores padrão para os atributos são preenchidos automaticamente.
RIC.jpg
Siga estas etapas:
  1. Abra o investimento.
  2. Clique em Riscos, Ocorrências ou Mudanças para ir até a página correspondente.
  3. Para adicionar uma linha na parte superior da grade, clique no sinal de
    mais.
    Certifique-se de selecionar os campos obrigatórios usando o seletor de coluna.
  4. Para adicionar uma linha abaixo da linha existente, clique com o botão direito do mouse em uma célula dessa linha e selecione
    Inserir linha abaixo
    .
    Uma nova linha é adicionada à grade e o campo Nome é preenchido automaticamente com Novo risco, Nova ocorrência ou Nova alteração.
Adicionar várias linhas de riscos, ocorrências ou mudanças
Siga estas etapas:
  1. Abra a guia Riscos, ocorrências e mudanças de um investimento.
  2. Adicione várias linhas em branco à grade usando uma das seguintes opções:
    • Clique no sinal de mais na parte superior da página.
    • Clique com o botão direito do mouse em uma célula de uma linha existente e selecione a opção
      Inserir linha abaixo
      no menu de contexto de grade.
A página exibe, no máximo, 500 riscos, ocorrências ou mudanças de um investimento. Todas as linhas não salvas que aparecem na página seguinte (e não na página atual em que você está) são excluídas quando a página é atualizada ou a sessão expira. Uma atualização de página ocorre quando você executa as seguintes ações:
  • Classificar a grade
  • Marcar ou desmarcar uma coluna no painel de colunas
  • Clicar na barra de ferramentas de paginação
  • Navegar para fora da grade
  • Atualizar o navegador
Editar riscos, ocorrências ou mudanças
Como gerente ou tomador de decisões, você pode editar riscos, ocorrências ou mudanças:
  • Diretamente na grade
  • Usando o painel Detalhes
Editar riscos, ocorrências ou mudanças diretamente na grade
  1. Abra um investimento.
  2. Clique em Riscos, Ocorrências ou Mudanças para ir até a página correspondente.
  3. Agora, é possível executar as seguintes ações de acordo com as colunas:
    • Digitar os valores diretamente em uma coluna
    • Selecione valores em uma lista suspensa
    • Selecione uma data no seletor de datas
    • Insira ou limpe marcas de seleção
Editar riscos, ocorrências ou mudanças usando o painel Detalhes
Esse painel permite que os proprietários do investimento e os usuários corporativos com direitos de acesso configurem quais campos serão exibidos no painel Detalhes. Os usuários podem arrastar e soltar novos campos para o layout, ajustar sua posição no formulário e salvar suas configurações em uma visualização. As alterações de configuração do usuário permanecem em vigor para os diferentes layouts disponíveis na página atual (por exemplo, grade, painel, lista ou linha de tempo). Os usuários poderão fazer essas alterações em uma visualização não salva ou preservá-las nas visualizações salvas que puderem ser compartilhadas com outros usuários. A capacidade de adicionar, posicionar e remover campos ajuda a aumentar a produtividade do usuário. Gasta-se menos tempo navegando para outras páginas para localizar um campo.
Siga estas etapas:
  1. Abra um investimento.
  2. Clique em Riscos, Ocorrências ou Mudanças para ir até a página correspondente.
  3. Clique em qualquer coluna associada a um risco, uma ocorrência ou uma mudança para exibir a guia
    Detalhes
    .
  4. Clique em
    Configurar
    para exibir uma lista de todos os atributos disponíveis.
  5. Arraste e solte os atributos relevantes no layout Detalhes, no qual eles agora estarão disponíveis como campos que podem ser exibidos ou editados.
  6. Ajuste as posições dos campos no layout Detalhes arrastando-os e soltando-os em posições relevantes.
  7. Depois de finalizar suas alterações, salve a visualização se desejar que outros usuários se beneficiem das suas alterações.
Conversas da equipe em Riscos, Ocorrências ou Mudanças
Você pode iniciar uma conversa com uma equipe inteira a partir de um risco, uma ocorrência ou uma mudança. As etapas a seguir descrevem como iniciar uma conversa com a equipe em um exemplo de risco. O procedimento é o mesmo para Ocorrências ou Mudanças.
Siga estas etapas:
  1. Vá para a página de riscos, ocorrências ou mudanças necessária.
  2. Clique em qualquer célula associada a um risco, uma ocorrência ou uma mudança. A guia
    Detalhes
    é exibida abaixo do
    Painel de colunas
    .
  3. Clique na guia
    Detalhes
    . O painel Conversas será exibido.
  4. Insira seus comentários e clique em
    Publicação
    .
Usar filtros com riscos, ocorrências ou mudanças
Você também pode usar a opção Filtros nas páginas de risco, ocorrências ou mudanças para classificá-las rapidamente e refinar aquelas que forem relevantes para o seu cenário de negócios atual.
Exemplo: você deseja revisar os riscos em que o tipo de categoria é a disponibilidade do recurso. É possível usar o filtro neles para identificar rapidamente riscos, ocorrências e mudanças e examiná-los.
RIC Filters.jpg
Para saber mais sobre como usar filtros, leia Componentes comuns.
Criar e gerenciar exibições de riscos, ocorrências ou mudanças
É possível personalizar as páginas de riscos, ocorrências ou mudanças para ver as colunas relevantes e capturar as informações necessárias de forma rápida e eficiente. Também é possível salvar as personalizações como exibições que você pode acessar mais tarde. As exibições salvas também ficam disponíveis para todos os usuários com acesso à grade Ideias.
Exemplo
: você deseja revisar os riscos que estão abertos e acima do limite. Você pode usar alguns filtros na página Riscos para identificar os ricos apropriados. Agora é possível salvar esse layout como uma exibição para garantir que você e seus colegas possam visualizar rapidamente os riscos que estão abertos e acima do limite.
Para evitar a criação de várias cópias de visualizações quase idênticas, não salve uma nova visualização, a menos que suas propriedades sejam diferentes de uma visualização existente. Uma estratégia simples é criar um conjunto básico exibições que todos os usuários possam compartilhar. Os usuários podem fazer pequenos ajustes nessas visualizações básicas sem necessariamente salvar novas visualizações. Você pode continuar trabalhando em uma visualização não salva. No entanto, para preservar filtros, definições e configurações, salve a sua visualização.
Para obter mais informações sobre o uso de visualizações, revise a página Introdução ao
Clarity
.
Exportar riscos, ocorrências ou mudanças
Como gerente de portfólio ou tomador de decisões, você pode exportar os dados na grade Ideias para um arquivo CSV (Comma Separated Values - Valores Separados por Vírgulas) e trabalhar offline ou importar os dados para outros sistemas. Para obter mais informações sobre a exportação de dados para CSV, revise a página Introdução ao
Clarity
.
Excluir riscos, ocorrências ou mudanças
Para excluir uma linha de risco, ocorrência ou mudança, clique com o botão direito do mouse na linha dentro da grade e clique em
Excluir linha
. A exclusão de um risco, uma ocorrência ou uma mudança também exclui todas as conversas associadas.