Clarity: gerenciar planos financeiros usando o novo módulo de finanças

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Rita é gerente financeira. Suas principais responsabilidades incluem a elaboração de orçamentos, a projeção de fluxos de caixa e a determinação de como investir em projetos e financiá-los. Rita deseja determinar o custo esperado de um projeto e minimizar os riscos financeiros. Para analisar os aspectos financeiros de um projeto, ela pode usar o novo módulo financeiro para projetos que se baseiam na grade genérica do
Classic PPM
. Rita pode usar os recursos da grade genérica para executar ações como:
  • Personalizar a grade e salvar as visualizações. As visualizações salvas são compartilhadas entre os módulos financeiros de diferentes tipos de investimento.
  • Filtrar os dados na grade com base nos requisitos de negócios.
  • Usar a opção de menu para executar ações rápidas nos planos de custo e planos de orçamento.
  • Usar a opção Agrupar por para separar a visualização das linhas relacionadas aos subtotais agregados sempre que possível.
  • Usar o painel de colunas para mostrar ou ocultar atributos no layout.
  • Exportar os vários planos de custo, detalhes do plano de custo, planos de orçamento e detalhes do plano de orçamento com os dados na grade para um arquivo CSV.
  • Editar dados associados a planos de custo e planos de orçamento diretamente na grade ou usando o layout de detalhes.
O vídeo a seguir descreve como trabalhar com finanças em projetos.

esse vídeo não estará disponível quando você fizer download da documentação em formato PDF. Clique aqui para assistir ao vídeo no YouTube.
Rita também pode atingir as seguintes metas:
  • Exibir todos os planos de custo financeiro na página Lista de planos.
  • Criar, editar e analisar os planos de custo.
  • Quando estiver pronta, ela poderá marcar o plano de registro e enviá-lo para aprovação. (Quando um plano de custo é aprovado, ele se torna o plano de orçamento de um projeto.)
  • Ajustar o plano de custo com base no andamento dos projetos e criar outro plano de custo que se mescle com o orçamento existente ou o substitua.
01_Create Cost Plan.jpg
O módulo Finanças aproveita a tecnologia de curva do SQL introduzida no
Clarity
15.9.1 para melhorar significativamente o tratamento de dados divididos em fases. Agora, é possível ver dados divididos em fases sem as janelas de tempo restritivas disponíveis no PPM clássico. A tecnologia de curva do SQL também permite agregar dados divididos em fases usando a funcionalidade Agrupar por. Ela também permite que o
Clarity
exiba a disponibilidade restante de todos os recursos (disponibilidade de recursos - alocações agregadas por recursos nos investimentos) na grade Equipe alocada nos investimentos. A rotina Grupo de execução de fatias de tempo por é programada para ser executada a cada cinco minutos. Se você não executar essa rotina em seu ambiente, talvez não veja dados de métrica precisos.
Esta seção contém os seguintes tópicos que ajudam um gerente financeiro a executar várias tarefas usando o
Clarity
:
3
Pré-requisitos
Antes de implementar o recurso, certifique-se de que o administrador implemente os seguintes detalhes de configuração:
  • Certifique-se de que o projeto esteja associado ao blueprint na visualização em grade dos projetos. Para isso, adicione a coluna de blueprint usando o seletor de coluna e selecione o blueprint que deseja associar ao projeto.
  • Um administrador pode decidir se o módulo Planos financeiros (finanças antigas) ou Finanças (finanças novas) é exibido quando os usuários abrem um projeto. Você pode adicionar o novo módulo financeiro de projetos manualmente ao layout padrão para o blueprint padrão. Para saber mais, consulte Configurar blueprints para projetos.
  • Certifique-se de que o projeto esteja com propriedades financeiras e que uma entidade com períodos fiscais ativos esteja associada ao projeto no
    Classic PPM
    . Para obter mais informações, consulte Gestão financeira do
    Classic PPM
    . Para fazer isso, associe seu projeto a um departamento selecionando Departamento no seletor de colunas e, em seguida, especificando o valor no Departamento.
  • Certifique-se de que você tenha um ou mais dos seguintes direitos de acesso:
    • Projeto - Editar
    • Gestão de projetos - Ir para
    • Projetos - Ir para
    • Projeto - Plano de custo - Visualizar tudo
    • Projeto - Plano de custo - Editar tudo
    • Projetos - Plano de orçamento - Visualizar tudo
    • Projetos - Plano de orçamento - Editar tudo
    • Projetos - Plano de orçamento - Aprovar tudo
    • Projects - Budget Plan - Reject All
    • Projetos - Plano de benefícios - Visualizar tudo
    • Projetos - Plano de benefícios - Editar tudo
    • Projects - Benefit Plan - Approve All
Trabalhar com planos de custo e detalhes do plano de custo
Você pode trabalhar com o plano de custo e os detalhes do plano de custo da seguinte maneira:
Criar um plano de custo
Você pode criar vários planos de custo para um projeto. No entanto, é possível definir apenas
um
plano de custo como seu POR (Plan of Record - Plano de Registro). Por padrão, o primeiro plano de custo é definido como o plano de registro de um projeto.
Siga estas etapas:
  1. Abra um projeto e clique em
    FINANÇAS
    .
    A subpágina para planos de custo e planos de orçamento é exibida. Para visualizar os planos de custo existentes de um projeto, clique em
    Planos de custo
    e a lista será exibida em um layout de grade.
  2. Clique no ícone de mais (
    +
    ). Uma nova linha será exibida na grade Lista de planos.
  3. Preencha os campos necessários, incluindo
    NOME DO PLANO
    ,
    ID DO PLANO
    ,
    TIPO DE PERÍODO
    ,
    PERÍODO DE INÍCIO
    ,
    PERÍODO DE TÉRMINO
    e ATRIBUTOS DE AGRUPAMENTO, além de outros campos que estão disponíveis no seletor de colunas.
    O campo
    ID DO PLANO
    será exibido somente se a numeração automática estiver desativada para o objeto Plano de custo no
    Classic PPM
    .
Editar detalhes do plano de custo
Se as estimativas de um projeto tiverem sido alteradas, será possível editar e atualizar os detalhes do plano de custo associado no painel Detalhes. Como alternativa, atualize os detalhes do item de linha relativos ao detalhe de um plano de custo editando as linhas na grade. Clique duas vezes nas células do detalhe do plano para editar os valores do custo planejado.
Siga estas etapas:
  1. Abra um projeto e clique em
    FINANÇAS
    . A subpágina para planos de custo e planos de orçamento é exibida.
  2. Abra o plano de custo a partir da lista que aparece no layout da grade. A página de detalhes do plano de custo será aberta.
  3. Clique duas vezes na célula e edite o custo de cada atributo, conforme a necessidade. O custo total será atualizado na página de detalhes do plano de custo e ficará visível no plano de custo.
  4. Se você marcar a opção Preencher a partir das alocações na Lista do plano de custo, o custo envolvido será preenchido automaticamente com base em valores pré-configurados. O projeto associado deve ter ao menos um integrante da equipe alocada (recurso, função ou equipe) para permitir o preenchimento usando as alocações.
  5. Se você marcar a opção Preencher a partir das atribuições na Lista do plano de custo, o custo envolvido será preenchido automaticamente com base em valores pré-configurados. O projeto associado deve ter pelo menos uma tarefa atribuída para permitir o preenchimento usando atribuições.
Definir o plano de registro
O POR (Plan of record - Plano de registro) é o plano de custo que você pretende usar como o plano de orçamento para um projeto. Se você tiver definido vários planos de custo para um investimento personalizado, por padrão, o primeiro plano de custo será definido como POR (Plan of Record - Plano de registro). Você pode definir qualquer outro plano de custo como o plano de registro de um projeto. Na página Detalhes do plano, a imagem de plano de registro é exibida na parte superior, ao lado do nome do plano.
Siga estas etapas:
  1. Abra um projeto e clique em
    FINANÇAS
    . A subpágina para planos de custo e planos de orçamento é exibida.
  2. Abra o plano de custo a partir da lista que aparece no layout da grade.
  3. Clique no menu
    ⋮ Ações
    e selecione
    Tornar o plano de registro
    . O plano de custo selecionado passará a ser o plano de registro do investimento personalizado.
Copiar um plano de custo
Você pode criar um plano de custo usando uma cópia de um plano de custo existente. Por exemplo, é possível copiar um plano de custo, editar uma parte dele e excluir o restante. O plano copiado inclui os mesmos atributos de agrupamento, moeda e outros detalhes do plano original.
Siga estas etapas:
  1. Abra um projeto e clique em
    FINANÇAS
    . A subpágina para planos de custo e planos de orçamento é exibida.
  2. Abra o plano de custo a partir da lista que aparece no layout da grade.
  3. Clique no menu
    ⋮ Ações
    e selecione
    Copiar
    .
  4. Preencha os campos necessários, incluindo
    NOME DO PLANO
    ,
    ID DO PLANO
    ,
    DESCRIÇÃO DO PLANO
    ,
    TIPO DE PERÍODO
    ,
    PERÍODO DE INÍCIO
    ,
    PERÍODO DE TÉRMINO
    ,
    PLANO DE BENEFÍCIOS
    e
    DIMENSIONAR EM %.
    Aqui, Dimensionar em % define a porcentagem pela qual dimensionar (aumentar ou diminuir) os valores em dinheiro no plano copiado.
    Exemplo:
    digite 75% para aumentar os valores do planejamento de origem em 75% em relação aos valores originais.
    Padrão:
    0% Nenhuma alteração nos valores.
  5. O campo
    ID DO PLANO
    será exibido somente se a numeração automática estiver desativada para o objeto Plano de custo no
    Classic PPM
    .
  6. Clique em
    CRIAR
    .
    O plano de custo copiado é exibido para você e outros usuários para visualização ou edição.
Excluir um plano de custo
Você poderá executar etapas semelhantes para excluir um plano de custo que não seja mais necessário. Você poderá excluir o plano de registro se ele for o único plano de custo disponível para um projeto. Caso contrário, torne outro plano de custo o POR antes de excluir o POR atual.
Atributos de agrupamento
Agrupe os dados do plano de custo pelos atributos disponíveis para analisar como as verbas estão sendo alocadas para cada tipo em um atributo de agrupamento.
Siga estas etapas:
  1. Abra um projeto e clique em
    FINANÇAS
    . A subpágina para planos de custo e planos de orçamento é exibida.
  2. Abra o plano de custo a partir da lista que aparece no layout da grade.
  3. Especifique os Atributos de agrupamento a partir do plano de custo. Como alternativa, você pode especificar os atributos de agrupamento no painel Detalhes. Os atributos também são visíveis no filtro. Os Atributos de agrupamento especificados em um plano de custo são listados como atributos (colunas) na página de detalhes do plano de custo. Os atributos permitem agrupar e agregar o custo de um atributo específico.
Colaboração por meio do recurso Conversas das páginas Plano de custo e Detalhes do plano de custo
Você pode coordenar um projeto com sua equipe usando o painel Conversas. Os integrantes da equipe e os gerentes podem responder e mencionar outros integrantes da equipe na conversa. O atributo de conversa está disponível na visualização em grade para indicar com uma marca de seleção que há uma conversa associada a um determinado plano de custo ou detalhe do plano de custo. Você só pode se comunicar usando o painel Detalhes.
Siga estas etapas:
  1. Abra um projeto e clique em
    FINANÇAS
    . A subpágina para planos de custo e planos de orçamento é exibida.
  2. Abra o plano de custo a partir da lista que aparece no layout da grade. A guia Detalhes será exibida.
  3. Clique na guia Detalhes e inicie a conversa. Você pode usar
    @
    para procurar um determinado integrante da equipe. O destinatário receberá uma notificação.
Adicionar e excluir linhas
É possível adicionar linhas à Lista do plano de custo e aos Detalhes do plano de custo.
Siga estas etapas:
  1. Clique no ícone de mais (
    +
    )
    Adicionar linha
    ou clique com o botão direito do mouse em uma linha e selecione
    Inserir linha abaixo
    .
  2. Digite ou use o menu de pesquisa para especificar os atributos de agrupamento para o novo item de linha.
Para excluir uma linha da grade, clique com o botão direito do mouse em qualquer célula nessa linha e clique em
Excluir linha
.
Trabalhar com planos de orçamento
Quando um plano de custo é aprovado, ele se torna o plano de orçamento de um projeto. Você pode enviar uma parte de um plano de custo para aprovação variando as datas de início e término do envio. Somente a parte entre as novas datas de início e término será enviada para aprovação. Quando um plano de custo é aprovado, torna-se um plano de orçamento com um novo número de versão. Se houver um orçamento anterior, ele será salvo separadamente e poderá ser visualizado, mas não editado.
Ao enviar um plano de custo como plano de orçamento, lembre-se destas regras:
  • Se existir um plano de orçamento, o plano de custo enviado deverá incluir os mesmos atributos de agrupamento para mesclar os dados do plano de custo enviado com os dados do plano de orçamento existente. Se os atributos de agrupamento não forem os mesmos, substitua o plano de orçamento existente ou cancele o envio.
  • É possível enviar ou aprovar um plano de orçamento por vez.
  • Quando um orçamento enviado for aprovado, o plano de orçamento se tornará o POR.
  • É possível editar um orçamento enviado, mas não é possível editar um orçamento aprovado ou rejeitado.
  • Se existir um orçamento aprovado, os dados do plano de custo enviado podem ser mesclados com orçamento aprovado ou podem substitui-lo.
Enviar planos de custo como planejamentos de orçamento
Envie um plano de custo como um plano de orçamento para criar um novo orçamento aprovado ou para atualizar o orçamento após a atualização do plano de custo. Um plano de custo deve ser designado como o POR antes de ser enviado para aprovação. Se houver um plano de orçamento aprovado e você criar ou atualizar um plano de custo como o novo plano de registro, é possível enviar o plano de registro para ser mesclado com o plano de orçamento aprovado ou para substituí-lo.
Siga estas etapas:
  1. Clique em
    Projetos
    .
  2. Abra um projeto e clique em
    Finanças
    . Por padrão, será exibido o plano de custo que estiver designado como Plano de registro.
  3. Clique no menu
    ⋮ Ações
    e selecione
    Enviar para aprovação
    .
    Para enviar um plano de orçamento, clique em
    Lista de planos
    e selecione o menu
    ⋮ Ações
    associado ao POR.
  4. Preencha os seguintes campos:
    • NOME DO PLANO
      Informe o nome do plano de orçamento
    • ID DO PLANO
      Define uma ID exclusiva para o plano de orçamento
    • DESCRIÇÃO DO PLANO
      Forneça uma breve explicação sobre o plano de orçamento.
    • Tipo de período
      (não editável)
      Exibe o tipo de período associado ao plano de custo.
    • PERÍODO DE INÍCIO
      Exibe o período inicial do plano de orçamento. Para enviar uma parte do plano de custo em vez de todo o plano para o orçamento, selecione um período de início diferente.
    • PERÍODO DE TÉRMINO
      Exibe o período final do plano de orçamento. Para enviar uma parte do plano de custo em vez de todo o plano para o orçamento, selecione um período de término diferente.
    • Plano de benefícios
      Associe um plano de benefícios ao plano de orçamento. Se você tiver associado um plano de benefícios ao plano de custo, o mesmo plano de benefícios será anexado ao plano de orçamento.
    • Opção de envio
      • Substituir
        : marcada por padrão ao criar um plano de orçamento.
      • Unir
        : disponível apenas durante a revisão de um plano de orçamento. Permite unir as alterações com o plano de orçamento existente.
  5. Envie o plano de custo para aprovação.
Aprovar ou rejeitar planos de orçamento enviados
Siga estas etapas:
  1. Clique em
    Projetos
    .
  2. Abra um projeto e clique em
    Finanças
    . Por padrão, o POR é exibido.
  3. Clique em
    Lista de planos
    e em
    Orçamentos
    para verificar a lista de orçamentos.
  4. Na barra
    Pesquisar
    , digite o nome do orçamento ou a
    ID do plano
    para identificar o orçamento que você deseja editar.
  5. Para aprovar ou rejeitar o orçamento, clique no menu
    ⋮ Ações
    e selecione
    Aprovar orçamento
    ou
    Rejeitar orçamento
    .
  6. Para editar um orçamento, clique nele.
    O orçamento será aberto.
  7. Adicione ou remova uma linha do orçamento.
  8. Edite os valores na coluna
    Orçamento
    .
  9. Depois de finalizar suas alterações, clique no menu
    ⋮ Ações
    e selecione
    Aprovar orçamento
    para aprovar o orçamento.
  10. Para rejeitar um orçamento, selecione a opção
    Rejeitar orçamento
    .
Alterações no plano de orçamento
  • A combinação já existe
    : se a mensagem de erro
    A combinação já existe
    for exibida, significa que uma nova linha foi adicionada a um plano de orçamento com os mesmos atributos de agrupamento de uma entrada anterior. Nesse caso, você pode excluir a linha desnecessária.
  • Não é possível editar um plano aprovado
    : quando você envia um plano de custo para aprovação, ele se torna o plano de orçamento enviado. É possível editar o plano de orçamento enviado, no entanto, não será possível editá-lo após ele ter sido aprovado.
Criar uma revisão do orçamento
Um plano de custo aprovado se torna o plano de orçamento para um projeto. Como os projetos são dinâmicos e mudam continuamente, é possível revisar diversas partes do orçamento ou substituir o orçamento inteiro. É possível fazer dois tipos de revisão em um plano de orçamento aprovado:
Revisão do plano de orçamento mesclado
  • Envie um plano de custo com novos itens de linha e mescle as alterações com o plano de orçamento existente.
  • Envie uma parte de um plano de custo variando as datas de início e término do envio ou atualize os valores de campo em períodos específicos. É possível enviar apenas os períodos de tempo alterados e mesclar com o orçamento.
Revisão de plano de orçamento de substituição
  • Envie um plano de custo com itens de linha excluídos e substitua o orçamento para remover esses itens de linha do plano de orçamento.
  • Crie um plano de custo, usando diferentes atributos de agrupamento ou tipos de períodos e substitua o orçamento.
Ambos os tipos de revisão fornecem o histórico de aprovação. No entanto, o recurso de substituição permite que você exclua itens de linha que não são mais necessários e revise os atributos de agrupamento e períodos fiscais.
Ao enviar um plano de custo que revisa um orçamento existente, você especifica a mesclagem ou a substituição usando a lista suspensa Opções de envio. Esse campo é exibido apenas quando há pelo menos um orçamento aprovado. Se o novo plano de custo tiver uma estrutura diferente do orçamento existente, Substituir será a única opção.
Quando o seu plano de custo for aprovado, ele se tornará o plano de orçamento revisado com um novo número de versão. É possível exibir a versão anterior do orçamento, que será salva separadamente. Não é possível editar planos de orçamento anteriores ou o plano de orçamento aprovado atual.
Outro exemplo simples em que talvez você queira substituir um orçamento é quando um item de linha deixa de ser necessário no plano de orçamento. Se você desejar remover um item de linha do plano de orçamento, exclua o item de linha no plano de custo. Envie o plano de custo revisado como uma substituição do plano de orçamento.
Transações reais
Nos módulos de Finanças, além de Planos de custo, Planos de orçamento e Planos de benefícios, agora você pode ver a grade Transações reais. Essa grade não pode ser editada e exibe os custos reais registrados por meio de transações para um investimento por informações de data da transação, quantidade, custo e moeda.
Com a grade Transações reais, um gerente financeiro pode:
  • Entender melhor a visibilidade financeira de um investimento.
  • Ver a lista de transações que são registradas e um resumo geral de todas as transações associadas ao investimento em um único lugar.
  • Comparar valores na moeda da transação com valores na moeda convertida por tarefa e recurso.
O Clarity exibe transações reais usando a grade genérica e herda todos os recursos genéricos de grade. Você pode ver o painel Detalhes quando seleciona uma linha na grade. No entanto, não é possível executar estes recursos genéricos de grade.
  • Editar uma linha na grade
  • Adicionar ou excluir uma linha
  • Clicar com o botão direito do mouse no menu de contexto
Mais informações sobre a grade Transações reais:
Direitos de acesso
Verifique se você tem os seguintes direitos de acesso para acessar a grade Transações reais:
  • <Investimento> - Plano de custo – Visualizar
  • <Investimento> - Plano de custo - Editar
  • <Investimento> - Plano de orçamento – Visualizar
  • <Investimento> - Plano de orçamento – Editar
Origem das transações reais
Os dados da grade Transações reais são preenchidos após a execução das seguintes rotinas no PPM clássico:
Método para registrar as horas trabalhadas
Rotinas
Entrada na planilha de horas
Entrada de transação
XOG
Esta é a lista dos itens que você pode ver na grade Transações reais
  • Data da transação:
    exibe a data da transação.
  • Recurso:
    exibe o nome do recurso que está associado à transação. Clique no nome de um recurso para visualizar as propriedades do recurso.
  • Tarefa:
    exibe o nome da tarefa que está associada à transação. Clique em um nome de tarefa para visualizar as propriedades da tarefa.
  • Classe da transação:
    exibe a classe da transação que está associada à transação (por exemplo, Mão de obra interna ou Mão de obra externa).
  • Código de tipo de entrada:
    exibe o código de tipo de entrada que está associado à transação.
  • Tipo de custo:
    exibe o tipo de custo que está associado à transação.
  • Valores:
    Capital, Operacional
  • Local do recurso:
    exibe o local do recurso associado à transação.
  • Código de encargo:
    exibe o código de encargo que está associado à transação.
  • Classe de recurso:
    categoriza recursos e funções com propriedades financeiras para processamento financeiro.
  • Função:
    indica a função do recurso.
  • Valor 1 de usuário:
  • Valor 2 de usuário:
  • Código da moeda:
  • Departamento de recurso:
    exibe o local do recurso associado à transação.
  • Unidades
    : exibe as unidades planejadas.
  • Custo unitário:
  • Custo real
    : exibe o custo real agregado de um determinado período fiscal calculado como Unidades reais * Custo.
Organizar colunas na grade
Você pode organizar as grades financeiras usando os controles de grade descritos nesta seção.
Siga estas etapas:
  1. Na grade, você pode passar o cursor sobre qualquer cabeçalho de coluna e visualizar mais opções. É possível fixar colunas à esquerda ou à direita. Também é possível dimensionar automaticamente ou redefinir a largura da coluna. A imagem a seguir mostra um exemplo do menu de colunas.
  2. Você pode mostrar e ocultar as colunas no plano de custo. Passe o mouse sobre qualquer cabeçalho de linha e clique. Selecione as colunas que deseja ver na visualização. No exemplo a seguir, o custo planejado é exibido somente na seção Totais, mas não em 2018-02.