Clarity: atribuir tarefas do projeto a recursos, funções e equipes

ccppmop1592
Como gerente de projetos, scrum master ou gerente de recursos, você pode gerenciar as atribuições de tarefas, executar o planejamento de recursos e funções e monitorar os valores de EPT (Estimativa para Terminar) dos integrantes da equipe diretamente dentro de um projeto usando o módulo Atribuições.
Alguns pontos-chave que você precisa ter em mente ao usar o módulo Atribuições são:
  • As visualizações salvas no módulo Atribuições, incluindo a configuração detalhada, são compartilhadas entre diferentes objetos.
  • O
    Clarity
    retém as configurações de usuário para ETI ou horas, independentemente da visualização.
  • O período de início e de término de uma visualização salva no módulo Atribuições é mantido entre os objetos.
  • As visualizações salvas, criadas no módulo ATRIBUIÇÕES do objeto Projeto em releases mais antigas do
    Clarity
    , estarão disponíveis no módulo ATRIBUIÇÕES do investimento personalizado após a atualização para a release 15.7.1.
  • Se uma tarefa, como Fase, não oferecer suporte a atribuições, você verá a mensagem "Este tipo de tarefa não oferece suporte a atribuições" quando acessar a guia Atribuições.
  • As ações não são suportadas para tarefas do resumo ou marco.
  • Todas as alterações na configuração da grade feitas na grade Atribuições do painel Detalhes são refletidas na guia Atribuições. Assim como todas as alterações na configuração da grade feitas na guia Atribuições são refletidas na grade Atribuições do painel Detalhes.
  • As visualizações na guia Atribuições e na grade Atribuições do painel Detalhes são independentes. Isso significa que se você criar uma visualização na guia Atribuições, ela não estará disponível na grade Atribuições do painel Detalhes. Da mesma forma, se você criar uma visualização na grade Atribuições do painel Detalhes, ela não estará disponível no módulo Atribuições.
Pré-requisitos
  • Antes de tentar exibir as métricas por período, verifique se você configurou uma quantidade suficiente de intervalos fiscais. Por exemplo, se você planeja exibir dados abrangendo 52 semanas, defina essas 52 semanas com antecedência.
  • Defina suas preferências de Unidade de medida. É possível exibir os dados de esforço em unidades de horas ou ETI.
O módulo Atribuições aproveita a tecnologia de curva do SQL introduzida no
Clarity
15.9.1 para melhorar significativamente o tratamento de dados divididos em fases. Agora, é possível ver dados divididos em fases sem as janelas de tempo restritivas disponíveis no PPM clássico. A tecnologia de curva do SQL também permite agregar dados divididos em fases usando a funcionalidade Agrupar por. Ela também permite que o
Clarity
exiba a disponibilidade restante de todos os recursos (disponibilidade de recursos - alocações agregadas por recursos nos investimentos) na grade Equipe alocada nos investimentos. A rotina Grupo de execução de fatias de tempo por é programada para ser executada a cada cinco minutos. Se você não executar essa rotina em seu ambiente, talvez não veja dados de métrica precisos.
  • Se você não visualizar a guia Atribuições no projeto, entre em contato com o administrador para configurar o blueprint do projeto com o módulo Atribuições. O módulo Atribuições é exibido na parte inferior do bloco do projeto se ele for um dos quatro primeiros módulos configurados no blueprint do projeto.
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Esta seção aborda os seguintes tópicos:
Vídeo: adicionando atribuições a projetos
O vídeo a seguir descreve como adicionar atribuições a projetos.

esse vídeo não estará disponível quando você fizer download da documentação em formato PDF. Clique aqui para assistir ao vídeo no YouTube.
Configurar o pool de atribuição
Um pool de atribuição define o escopo dos recursos que você tem para atribuir tarefas. As seguintes opções estão disponíveis:
Somente a equipe (padrão):
especifica que você pode escolher apenas recursos, funções e equipes que são adicionados na guia EQUIPE ALOCADA para atribuição de tarefas. Se você selecionar essa opção, será necessário adicionar os recursos, as funções e as equipes necessários à guia EQUIPE ALOCADA primeiro e, em seguida, atribuir tarefas a eles.
Pool de recursos:
especifica que você pode escolher recursos do pool de recursos global para atribuição de tarefas. Nesse caso, é possível escolher qualquer recurso para o qual você tenha os direitos de reserva. Se você selecionar essa opção, não será preciso preencher a guia EQUIPE ALOCADA manualmente; o recurso e as funções que você selecionar na guia Atribuição são automaticamente adicionados à guia EQUIPE ALOCADA.
Siga estas etapas:
  1. No menu principal do Clarity, clique em
    Projetos
    ou em
    Itens organizados lado a lado no projeto
    .
  2. Abra um projeto.
  3. Conclua as seguintes etapas para configurar o pool de atribuição para o projeto:
    1. Na visualização em grade, clique no ícone de Painel de colunas no lado direito.
    2. Procure por
      Pool de atribuição
      e selecione-o.
      A coluna Pool de atribuição é adicionada à visualização em grade.
    3. Clique em uma linha e altere a configuração
      Pool de atribuição
      para Somente a equipe ou Pool de recursos para essa instância.
    A configuração do pool de atribuição é atualizada para o projeto selecionado.
Atribuindo tarefas
Como gerente de projetos, scrum master ou gerente de recursos, você atribui tarefas a funções, equipes ou recursos apropriados para que as pessoas certas sejam envolvidas em cada tarefa. Você deseja atribuir mais de um recurso, função ou equipe a uma tarefa, dependendo da complexidade da tarefa.
É possível atribuir tarefas a recursos, funções ou equipes usando um dos métodos a seguir:
  • Atribuir trabalho no nível de tarefa – esse método permite adicionar ou modificar atribuições no contexto de uma tarefa específica. Você pode usar esse método quando quiser atribuir uma tarefa a funções, equipes ou recursos específicos.
  • Atribuir trabalho no nível de recurso – esse método permite adicionar ou modificar atribuições em todas as tarefas do projeto. Você pode usar esse método quando quiser atribuir um recurso, uma função ou uma equipe a tarefas específicas no projeto.
É possível atribuir um recurso ou uma equipe a uma tarefa apenas uma vez. No entanto, você pode atribuir uma tarefa a instâncias diferentes da mesma função. Adicione a função quantas vezes forem necessárias para atribuição de tarefa na guia EQUIPE ALOCADA. Por exemplo, se desejar atribuir uma tarefa a dois desenvolvedores, adicione a função Desenvolvedor duas vezes na guia EQUIPE ALOCADA. Use o painel de colunas na guia EQUIPE ALOCADA para adicionar o campo Nome do requisito de modo a distinguir entre as diferentes instâncias da mesma função.
Em qualquer um dos casos, é possível atribuir tarefas a um recurso a partir do pool de recursos global ou da lista de equipe alocada, dependendo da configuração do pool de atribuição para o projeto selecionado. Para obter mais informações, consulte Configurar o pool de atribuição.
Mais informações:
Adicionar, modificar, excluir ou visualizar atribuições no nível de tarefa
Atribua trabalho no nível de tarefa quando desejar que recursos, funções ou equipes específicos trabalhem em uma tarefa. Sid, o gerente de projetos deseja atribuir um arquiteto, um desenvolvedor e um designer de UX à tarefa de pesquisa e desenvolvimento, de modo que todos trabalhem em conjunto para concluir o trabalho de P&D com o resultado desejado.
Siga estas etapas:
  1. No menu principal do Clarity, clique em
    Projetos
    ou em
    Itens organizados lado a lado no projeto
    .
  2. Abra um projeto.
  3. Conclua as seguintes etapas para atribuir trabalho no nível de tarefa:
    1. Clique na guia
      Tarefas
      .
    2. Clique na tarefa à qual você deseja atribuir recursos. Neste exemplo, clique na tarefa Pesquisa e desenvolvimento.
    3. Clique no painel
      DETALHES
      .
    4. Clique na guia
      Atribuições
      do painel
      Detalhes
      .
    5. Adicione recursos, equipes ou funções que deseja atribuir à tarefa.
      A equipe alocada selecionada é atribuída à tarefa. Você pode modificar ou excluir as atribuições até que horas trabalhadas sejam registradas para a atribuição.
    6. Clique em
      Expandir
      para usar alguns dos principais recursos da grade comum, como Visualizações, Agrupar por, Filtrar e Exportar para CSV.
      Group
Como alternativa, você pode usar a guia
Lista de tarefas
do projeto para atribuir tarefas, desde que o administrador tenha configurado o módulo Lista de tarefas no blueprint do projeto. A guia
Lista de tarefas
agrupa as atribuições por tarefas e fornece uma visão rápida das atribuições para cada tarefa no projeto. Você também pode clicar em qualquer uma das tarefas na guia
Lista de tarefas
e adicionar as atribuições no painel direito.
Adicionar, modificar, excluir ou visualizar atribuições no nível de recurso
Atribua trabalho no nível de recurso quando desejar atribuir um recurso, uma função ou uma equipe a tarefas específicas no projeto ou em um item de investimento. Por exemplo, Sid deseja que os arquitetos revisem e aprovem todas as tarefas de design. Ele deseja ser capaz de selecionar a função Arquiteto e atribuir todas as tarefas de design à função, em vez de abrir cada tarefa de design e adicionar os arquitetos às tarefas.
Siga estas etapas:
  1. No menu principal do Clarity, clique em
    Projetos
    ou em
    Itens organizados lado a lado no projeto
    .
  2. Abra um projeto.
  3. Conclua as seguintes etapas para atribuir trabalho no nível de recurso:
    1. Clique na guia
      Atribuições
      .
    2. Clique em
      +
      para adicionar uma atribuição. Selecione o recurso, a função ou a equipe à qual deseja atribuir tarefas. Neste exemplo, selecione a função Arquiteto.
      Dependendo da configuração Pool de atribuição, é possível selecionar um recurso no pool de recursos global ou somente dentro da equipe alocada. Para obter mais informações, consulte a seção
      Configurar o pool de atribuição
      .
    3. Selecione o nome da tarefa no campo
      Tarefa
      . Nomear as tarefas de forma adequada ajuda a identificá-las e atribuí-las rapidamente. Por exemplo, é possível prefixar as tarefas de design com "design:" para que você possa selecioná-las facilmente na lista e não deixar de adicionar nenhuma.
    4. Repita as etapas 2 e 3 para todas as tarefas de design que você deseja atribuir aos arquitetos.
      A equipe alocada selecionada é atribuída à tarefa. Você pode modificar ou excluir as atribuições até que horas trabalhadas sejam registradas.
Verificar atribuições de tarefa
Após a conclusão de todas as atribuições, você pode garantir que todas as tarefas tenham as pessoas e as funções necessárias envolvidas e que cada função tenha as tarefas certas atribuídas.
Siga estas etapas:
  1. No menu principal do Clarity, clique em
    Projetos
    ou em
    Itens organizados lado a lado no projeto
    .
  2. Abra um projeto.
  3. Conclua as seguintes etapas para agrupar tarefas:
    1. Clique na guia
      Atribuições
      .
    2. Para ver as atribuições por tarefa, siga este procedimento:
      1. Arraste a coluna
        Tarefa
        para a seção
        Agrupar por
        .
      2. Expanda cada tarefa e assegure-se de ter adicionado as funções, as equipes e os recursos necessários.
    3. Para ver as atribuições por função ou recurso, siga este procedimento:
      1. Arraste a coluna
        Recurso
        para a seção
        Agrupar por
        .
      2. Expanda cada função ou recurso e certifique-se de que as tarefas certas sejam atribuídas a eles.
      A captura de tela a seguir mostra a página ATRIBUIÇÕES com atribuições agrupadas por funções de recurso:
      image2019-5-20_18-3-55.png
      Quando você agrupa por recurso, tarefa ou proprietário, o aplicativo agrega valores na escala de tempo, como EPT, ENT e horas trabalhadas para custo ou esforço. Saia do modo Agrupar por para editar os valores de TSV.
Como alternativa, você pode usar a guia
Lista de tarefas
do projeto para atribuir tarefas, desde que o administrador tenha configurado o módulo Lista de tarefas no blueprint do projeto. A guia
Lista de tarefas
agrupa as atribuições por tarefas e fornece uma visão rápida das atribuições para cada tarefa no projeto. Você também pode clicar em qualquer uma das tarefas na guia
Lista de tarefas
e adicionar as atribuições no painel direito.
Planejar as atribuições de recursos e função para as tarefas do projeto
Siga estas etapas:
  1. Clique em
    Atribuições
    .
  2. Para aplicar uma visualização, clique em
    Visualizar
    e selecione uma visualização salva. Você também pode continuar trabalhando em uma visualização não salva.
  3. Para filtrar os dados na grade, clique em
    Filtrar
    .
    1. Clique em
      Adicionar filtro
      .
    2. Selecione um campo de filtro.
    3. Selecione um ou mais valores de filtro. Clique em um espaço em branco neutro acima da barra de filtragem para aplicar o filtro à grade.
      image2019-5-20_18-10-5.png
  4. Para agrupar os dados, arraste o cabeçalho da coluna para a barra
    Agrupar por
    .
  5. Para classificar os dados, clique no cabeçalho de uma coluna ou pressione a tecla
    Shift
    enquanto clica em até quatro colunas.
  6. Para o planejamento de recursos, a grade exibe as métricas por período que se estendem por vários períodos. Clique em
    Opções de exibição
    .
    1. Especifique suas preferências para a exibição de dados monetários e numéricos.
    2. No campo
      MÉTRICAS POR PERÍODO
      , selecione uma ou mais métricas.
    3. No campo
      PERÍODOS
      , selecione uma unidade de tempo (semanas, meses, trimestres ou anos).
    4. Selecione o
      PERÍODO DE INÍCIO
      e o
      PERÍODO FINAL
      . Os valores nesses campos se ajustam ao valor selecionado no campo
      PERÍODOS
      .
  7. Para salvar a visualização atual, clique em
    Visualizar
    ,
    Salvar como
    .
  8. Clique em
    X Fechar
    .
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Dois ou mais atributos podem ter o mesmo nome ou rótulo na interface do usuário, mas representam diferentes tipos de dado. Por exemplo, o módulo Atribuições mostra o
Custo real
como um tipo de dado
Dinheiro
e o
Custo real
como um atributo de
variação de tempo
para os dados da curva de custo real que aparecem nas métricas por período. Outros exemplos incluem
Horas trabalhadas
,
EPT
e
Custo da EPT
.
Atualizar valores de célula na coluna Totais e nas colunas por período
As grades
Equipe alocada
e
Atribuições
suportam os seguintes recursos e opções:
  • É possível configurar a grade (clique no
    Painel de colunas
    ) para mostrar os valores de alocação em uma coluna
    Totais
    , em colunas de métrica por período ou em ambos.
  • Quando você mostra ambos, é possível inserir valores separados em cada coluna por período e vê-los contabilizados no valor na coluna
    Totais
    .
  • Por outro lado, você pode inserir um valor em
    Totais
    e observar o aplicativo distribuir dinamicamente a alocação entre os períodos restantes na exibição atual.
Você também pode copiar e colar valores que se estendem por várias células, no entanto, tome cuidado, pois você pode obter resultados inesperados.
  • Ao copiar e colar em uma grade, verifique se as dimensões e colunas da célula que você deseja copiar e colar são as mesmas.
  • Recomendamos que você evite copiar e colar valores de dentro da coluna
    Totais
    e das colunas de métrica por período na mesma operação. Faça uma coisa ou a outra. Em outras palavras, não tente atualizar valores da coluna
    Totais
    e das colunas por período em uma única operação de colagem.
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