Clarity: gerenciar planos financeiros

ccppmop1592
HID_newux_financials
  • O módulo de finanças existente para projetos foi agora renomeado como
    Planos financeiros
    e adicionado ao layout padrão no blueprint padrão.
  • Um novo módulo de finanças para projetos é introduzido e intitulado como
    Finanças
    .
  • O novo módulo de finanças para projetos tem como base a grade genérica do
    Clarity
    e deve ser adicionado manualmente ao layout padrão no blueprint padrão. Para obter mais informações, consulte Manage Financial Plans Using the New Financial Module.
Rita é gerente financeira. Suas principais responsabilidades incluem a elaboração de orçamentos, a projeção de fluxos de caixa e a determinação de como investir em projetos e financiá-los. Rita deseja determinar o custo esperado de um projeto e minimizar os riscos financeiros. Como gerente financeira, ela pode usar a página Finanças para acessar os planos financeiros de um projeto. Rita também pode atingir as seguintes metas:
  • Exibir todos os planos de custo financeiro na página Lista de planos.
  • Criar, editar e analisar os planos de custo.
  • Quando estiver pronta, ela poderá marcar o plano de registro e enviá-lo para aprovação. (Quando um plano de custo é aprovado, ele se torna o plano de orçamento de um projeto.)
  • Ajustar o plano de custo com base no andamento dos projetos e criar outro plano de custo que se mescle com o orçamento existente ou o substitua.
Rita Lee Finance Manager
Esta seção contém os seguintes tópicos que ajudam um gerente financeiro a executar várias tarefas usando o
Clarity
:
3
Assim como na funcionalidade disponível no
Classic PPM
, se você tiver direitos de acesso de
visualização
sobre um projeto, será possível acessar a guia Finanças. Consulte a seção
Gerente financeiro
em
Clarity
: comparação com o
Classic PPM
para verificar se você tem os direitos de acesso necessários para executar as tarefas descritas neste artigo.
Vídeos de finanças do
Clarity
Clarity
Finanças do projeto do
O vídeo a seguir demonstra como o
Clarity
fornece ferramentas financeiras conhecidas para fazer a análise detalhada necessária para trabalhar dentro do prazo e do orçamento.

Clarity
Trabalhar com finanças do
O vídeo a seguir demonstra como o
Clarity
permite criar planos de custo e planos de orçamento no
Clarity
. Você também aprenderá como analisar o desempenho financeiro dos projetos.

Assim como na funcionalidade disponível no
Classic PPM
, se você tiver direitos de acesso de
visualização
sobre um projeto, será possível acessar a guia Finanças. Consulte a seção
Gerente financeiro
em
Clarity
: comparação com o
Classic PPM
para verificar se você tem os direitos de acesso necessários para executar as tarefas descritas neste artigo.
Para reproduzir os vídeos no modo de tela cheia, clique no logotipo do YouTube na parte inferior do vídeo.
Pré-requisitos
Antes de usar os recursos desta página, confirme os seguintes detalhes de configuração com o administrador:
  • Verifique se o projeto está ativado financeiramente e se uma entidade com períodos fiscais ativos está associada ao projeto no
    Classic PPM
    . Consulte Gestão financeira do
    Classic PPM
    .
  • Verifique se você tem um ou mais dos seguintes direitos de acesso:
    • Gestão de projetos - Ir para
    • Projetos - Ir para
    • Projeto - Editar
    • Projeto - Plano de custo - Editar
    • Projeto - Plano de benefícios - Visualizar
    • Projeto - Plano de orçamento - Editar
    • Projeto - Plano de orçamento - Aprovar
Consulte
Access Rights Reference
na edição em inglês da documentação.
Trabalhar com planos de custo
Criar um plano de custo
Você pode criar vários planos de custo para um projeto. Após considerar as alternativas, você poderá definir apenas um plano de custo como o POR (Plan of Record - Plano de Registro). Por padrão, a página Finanças de um projeto exibe os detalhes do plano de registro.
Siga estas etapas:
  1. Abra um projeto e clique em
    FINANÇAS
    .
    Os detalhes do plano de registro são exibidos.
  2. Para visualizar os planos de custo existentes de um projeto, clique em
    Lista de planos.
    Por padrão, a lista é classificada pelo campo Data de criação em ordem decrescente. É possível classificar por outro campo.
    • A ordem de classificação é mantida mesmo após a navegação para outra página, o tempo limite da sessão, a atualização da página ou o logoff do aplicativo.
    • O plano de registro sempre aparece na parte superior da lista.
  3. Clique em
    NOVO PLANEJAMENTO
    .
    A página
    Criar plano de custo
    é exibida.
    01_Create Cost Plan.jpg
  4. Preencha os campos obrigatórios, incluindo
    NOME DO PLANO
    ,
    ID DO PLANO
    ,
    TIPO DE PERÍODO
    ,
    PERÍODO DE INÍCIO
    ,
    PERÍODO DE TÉRMINO
    e
    ATRIBUTOS DE AGRUPAMENTO
    . O campo
    ID DO PLANO
    será exibido somente se a numeração automática estiver desativada para o objeto Plano de custo no
    Clarity
    . É possível selecionar um ou mais atributos de agrupamento. O administrador configura esses atributos no objeto Plano de custo no
    Clarity
    .
  5. Vincule um plano de benefícios ao plano de custo usando o campo
    Plano de benefícios
    . Antes de vincular um plano de benefícios a um plano de custo, certifique-se de que você tenha os direitos apropriados para exibir os planos de benefícios no
    Clarity
    . O direito
    Projeto - Plano de benefícios - Visualizar
    permite exibir os planos de benefícios associados a um projeto específico.
  6. Clique em
    CRIAR
    .
    O novo plano de custo é exibido. O menu
    VISUALIZAR
    é definido como
    Planejado
    .
  7. Para adicionar um novo item de linha, clique em
    Adicionar linha
    .
  8. Para cada linha, preencha os seguintes detalhes:
    1. Digite ou selecione os valores para os
      Atributos de agrupamento
      que você selecionou para o plano de custo.
    2. Insira os custos planejados por período.
Editar definições do plano de custo
É possível alterar algumas das configurações para um plano de custo.
  • O nome do plano, a descrição, a ID e os períodos de início e término são propriedades do plano de custo selecionado.
  • Outras configurações como
    PERÍODO
    e
    EXIBIÇÃO DE CASAS DECIMAIS
    são configurações de exibição da página.
  • Associe um plano de benefícios a um plano de custo.
02_Cost Plan Settings.jpg
Siga estas etapas:
  1. Abra um projeto e clique em
    FINANÇAS
    .
    Os detalhes do plano de registro são exibidos.
  2. Clique em
    Lista de planos
    .
  3. Selecione um plano de custo.
  4. Clique em
    Definições
    .
    1. Edite o
      NOME DO PLANO
      ou a
      DESCRIÇÃO DO PLANO
      .
    2. Se a numeração automática estiver desativado, você poderá editar a
      ID DO PLANO
      . Com a numeração automática ativada, você não pode alterar a
      ID DO PLANO
      .
    3. Também é possível alterar os valores padrão que aparecem para os campos
      PERÍODO DE INÍCIO
      e
      PERÍODO DE TÉRMINO
      do projeto. Se você alterar os períodos de início ou término para um intervalo de datas menor, o aplicativo removerá os dados detalhados do plano de custo.
    4. Para definir o número de casas decimais, selecione uma opção no campo
      EXIBIÇÃO DE CASAS DECIMAIS
      . Nenhuma casa decimal aparece quando você seleciona 0.
    5. No campo
      PERÍODO
      , selecione
      Mensal
      ,
      Trimestral
      ou
      Anual
      . O aplicativo ajusta os períodos de início e término para corresponder à sua seleção de período.
      • O período é padronizado para
        Mensal
        quando o Tipo de período é definido para
        13 Períodos
        ,
        Semanal
        ,
        A cada 15 dias
        ou
        Nenhum
        , ou quando não existe período padrão para o objeto Plano de custo no
        Classic PPM
        .
      • Se você selecionar um valor no campo
        Período
        que não corresponda ao
        Tipo de período
        , os detalhes do plano de custo não serão mais editáveis.
    6. No campo
      Plano de benefícios
      , selecione o plano de benefícios que você deseja vincular ao plano de custo.
    7. Os campos
      Tipo de período
      e
      Moeda
      são somente leitura e herdam seus valores padrão do objeto Plano de custo no
      Clarity
      .
  5. Clique em qualquer lugar fora da janela
    CONFIGURAÇÕES DO PLANO
    para fechá-la.
Preencher as linhas do plano de custo com dados de atribuição ou alocação
Em vez de adicionar novas linhas de item de linha, você pode preencher um plano de custo recém-criado com os dados atuais de alocação ou atribuição.
03_Populate Cost Plan.jpg
Para preencher automaticamente os planos de custo, verifique se os seguintes pré-requisitos foram atendidos:
  • Uma matriz financeira de taxas/custos é associada ao projeto no
    Clarity
    . Consulte Definir uma matriz de taxas e custo financeiro.
  • O projeto associado tem ao menos um integrante na equipe alocada (recurso, função ou equipe) para permitir o preenchimento usando as alocações.
  • O projeto associado tem pelo menos uma tarefa atribuída para permitir o preenchimento usando atribuições.
Siga estas etapas:
  1. Na página
    Lista de planos
    , selecione um plano.
    Os detalhes do plano são exibidos.
  2. Clique no menu
    ⋮ Ações
    e selecione uma das seguintes opções:
    • Para preencher o plano de custo com dados de alocação de investimento, clique em
      PREENCHER A PARTIR DAS ALOCAÇÕES
      .
    • Para preencher o plano de custo com dados de atribuição de tarefa, clique em
      PREENCHER A PARTIR DAS ATRIBUIÇÕES
      .
  3. Edite os itens de linha conforme necessário.
Para obter mais informações sobre essas opções, consulte Criar planos financeiros detalhados na documentação do
Classic PPM
.
Usar porcentagem de capitalização
Ao preencher um plano de custo usando as alocações, use o campo % de capitalização para calcular os valores de tipo de custo (custo de capital x custo operacional).
  • Por padrão, o atributo % de capitalização não está configurado na página Equipe alocada do projeto.
  • A porcentagem de capitalização padrão para as alocações de equipe é 0%.
  • Todas as alocações são classificadas como custos operacionais em 100%.
  • Se você criar um plano de custo, agrupar por tipo de custo e preencher usando alocações, os detalhes do plano serão preenchidos apenas com os custos operacionais. A definição do tipo de custo no nível de projeto (Capital ou Operacional) não é considerada no cálculo.
  • Você pode configurar a grade Equipe alocada para adicionar o atributo % de capitalização. Com os direitos mínimos de edição financeira e de edição de investimento, é possível editar o atributo % de capitalização. Quando o Tipo de custo é um atributo de agrupamento, a opção
    Preencher a partir das alocações
    divide os custos de capital e operacionais com base na % de capitalização.
Exemplo:
um integrante da equipe é alocado para um projeto por 40 horas e recebe uma porcentagem de capitalização de 25%. O custo de capital do recurso como definido na matriz de custo e taxa, com base na função, é 100. O valor real do custo de capital nos detalhes do plano de custo para esse recurso é
1000
com base no seguinte cálculo
:
(% de capitalização x alocação) x custo = custo de capital
(25% de 40) × 100 = 1000
Os 75% restantes do custo para este recurso está alocado ao custo operacional.
(75% de 40) × 100 = 3000
Siga estas etapas:
  1. No
    Clarity
    , verifique se o
    Tipo de custo
    está atribuído como uma coluna na matriz de custo e taxa associada.
  2. No
    Clarity
    , abra um projeto e clique em
    Equipe alocada
    .
  3. Clique no
    Painel de colunas
    e adicione o atributo
    % de capitalização
    à grade Equipe alocada do projeto.
  4. Defina a porcentagem de capitalização de custo para as alocações de equipe alocada.
  5. Selecione
    FINANÇAS
    .
  6. Na página
    Lista de planos
    , crie um plano. Selecione
    Tipo de custo
    como um atributo de agrupamento.
  7. Na página
    Detalhes do plano
    , selecione
    ⋮ Ações
    ,
    PREENCHER A PARTIR DAS ALOCAÇÕES
    .
    Os itens de linha dos detalhes do plano são agrupados por custos operacionais e de capital para cada período fiscal.
Copiar um plano de custo
Você pode criar um plano de custo usando uma cópia de um plano de custo existente. Por exemplo, é possível copiar um plano de custo, editar uma parte dele e excluir o restante. O plano copiado inclui os mesmos atributos de agrupamento, moeda e outros detalhes do plano original.
O campo
ID DO PLANO
será exibido somente se a numeração automática estiver desativada para o objeto Plano de custo no
Clarity
.
Exemplo:
você deseja criar um plano de custo que se estenda de 2018 a 2023, assim como deseja ver apenas os números do ano atual (digamos, 2018). Nesse caso, é possível criar um plano de custo com os seguintes detalhes e preencher usando alocações ou atribuições:
  • Tipo de período: Anual
  • Período de início: 2018
  • Período de término: 2023
Em seguida, crie uma cópia do plano acima e altere apenas os períodos de início e término para o ano atual (por exemplo, 2019).
04_Copy Cost Plan.jpg
Siga estas etapas:
  1. Na página
    Lista de planos
    , selecione um plano de custo.
  2. Clique no menu
    Ações
    e clique em
    COPIAR
    .
    A página
    COPIAR O PLANO
    é exibida.
  3. Edite as entradas padrão para os campos obrigatórios e opcionais:
    • PLANEJAMENTO DE ORIGEM
      Exibe o nome do nome do planejamento de origem.
    • PERÍODO DE INÍCIO
      Define o período de início da cópia. Os dados são copiados para o plano de destino com base nesse período de início e no período de início do plano de destino.
      Padrão:
      o período de início do plano de origem.
    • PERÍODO DE TÉRMINO
      Define o período final da cópia. Os dados são copiados para o plano de destino com base no período final e no período final do plano de destino.
      Padrão:
      o período final do plano de origem.
    • DIMENSIONAR EM %
      Define a porcentagem para dimensionar (aumentar ou diminuir) os valores em dinheiro no plano copiado.
      Exemplo:
      digite 75% para aumentar os valores do planejamento de origem em 75% em relação aos valores originais.
      Padrão:
      0% Nenhuma alteração nos valores.
    • NOME DO PLANO
      Define o nome do plano de destino.
      Padrão
      : o nome do plano de origem recebe o prefixo
      Cópia de
      .
    • ID DO PLANO
      Define a ID exclusiva do plano de destino.
      Padrão
      : a ID do plano de origem recebe o prefixo
      Cópia de
      .
    • DESCRIÇÃO DO PLANO
      Define uma descrição do plano de destino.
      Padrão:
      a descrição do plano de custo de origem.
    • TIPO DE PERÍODO
      Exibe o tipo de período fiscal.
      Padrão:
      o tipo de período fiscal do plano de origem. Não é possível alterar o tipo de período padrão.
  4. Clique em
    CRIAR
    .
    O plano de custo copiado é exibido para você e outros usuários para visualização ou edição.
Definir o plano de registro
O POR (Plan of record - Plano de registro) é o plano de custo que você pretende usar como o plano de orçamento para um projeto. Se já houver um plano de orçamento aprovado, você poderá usar o POR para criar outro plano de orçamento. Para preparar um plano de custo para aprovação de orçamento, transforme-o em POR (Plan of Record - Plano de registro). O plano de custo do POR sempre é exibido na parte superior da página Lista de planos. Na página Detalhes do plano, a imagem de plano de registro é exibida na parte superior, ao lado do nome do plano.
Execute uma das seguintes etapas:
  • Na página
    Lista de planos
    , clique no menu
    ⋮ Ações
    ao lado de um plano de custo e selecione
    TORNAR O PLANO DE REGISTRO
    .
  • Na página
    Detalhes do plano
    , clique no menu
    ⋮ Ações
    ao lado do nome do plano e selecione
    TORNAR O PLANO DE REGISTRO
    .
05_Plan of Record.jpg
Excluir um plano de custo
Você poderá executar etapas semelhantes para excluir um plano de custo que não seja mais necessário. Você poderá excluir o plano de registro se ele for o único plano de custo disponível para um projeto. Caso contrário, torne outro plano de custo o POR antes de excluir o POR atual.
Sincronizar dados financeiros e do projeto com as horas trabalhadas
Para manter os dados financeiros e do projeto sincronizados com as horas trabalhadas registradas mais recentes, execute as rotinas da tabela a seguir na ordem listada no
Clarity
. A lista de rotinas que você executa varia de acordo com o método usado para registrar as horas trabalhadas.
Método para registrar as horas trabalhadas
Rotinas
Observações
Entrada na planilha de horas
  • Registrar planilhas de horas
  • Registrar transações para finanças
  • Registrar no WIP
  • Executar fatias de tempo
  • Alocação de investimento
Execute a rotina Registrar planilhas de horas para atualizar o projeto. Em seguida, execute as rotinas Registrar transações para finanças e Registrar no WIP para atualizar as finanças.
Entrada de transação
  • Registrar no WIP
  • Importar horas trabalhadas financeiras
  • Executar fatias de tempo
  • Alocação de investimento
Crie o voucher automaticamente para validar a entrada na interface do usuário. Em seguida, registre a entrada no WIP para atualizar as finanças e execute a rotina Importar para atualizar o projeto.
XOG
  • Registrar transações para finanças
  • Registrar no WIP
  • Importar horas trabalhadas financeiras
Execute a rotina Registrar transações para finanças para validar a transação. Em seguida, execute a rotina Registrar no WIP e registrar a transação nas finanças, e execute a rotina Importar para atualizar o projeto.
Ajuste de WIP
  • Importar horas trabalhadas financeiras
  • Executar fatias de tempo
  • Alocação de investimento
Aprove os ajustes de WIP antes de executar a rotina Importar horas financeiras trabalhadas. Depois de aprovar os ajustes nas finanças, execute a rotina Importar para atualizar o projeto.
Analisar planos de custo
06_Analyze Cost Plan.jpg
  1. No menu principal, clique em
    Projetos
    .
    Se você tiver acesso à opção Itens organizados lado a lado no projeto, clique em
    Itens organizados lado a lado no projeto
    .
  2. Abra um projeto e clique em
    Finanças
    .
    O POR será exibido.
  3. Para exibir outros planos, clique em
    Lista de planos
    . Clique em um plano ou em
    Voltar para os detalhes do plano
    .
  4. Use as seguintes visualizações no menu
    Visualizar
    para analisar seus dados:
    • Planejado
      : essa visualização exibe o custo planejado por período. Clique duas vezes em uma célula do custo planejado para editá-la.
    • Planejado para horas trabalhadas
      : esta visualização o ajuda a comparar os custos planejados e os reais. Ela também fornece os dados sobre custo restante e % de custo gasto. Os custos são calculados da seguinte maneira:
      • Custo restante
        =
        Custo planejado
        Custo real
      • % de custo gasto
        = (
        Real/Planejado
        ) ×
        100
    • Horas trabalhadas
      : esta visualização exibe os custos reais registrados durante o período fiscal. Agora, o plano de custo mostra as horas trabalhadas do recurso da equipe com base na entrada de horas de cada integrante da equipe.
  5. Planejado para previsão
    : essa visualização o ajuda a comparar os custos planejados e os previstos.O
    custo
    previsto
    é o custo total que será incorrido. O
    custo previsto
    combina o valor real do período anterior com o custo planejado dos períodos atual e futuro. Os valores previstos são calculados da seguinte maneira:
    • Para o período anterior,
      Previsão
      =
      Real
    • Para os períodos atual e futuro,
      Previsão
      =
      Planejado
    • Previsão
      (calculada) =
      Real
      +
      Previsão restante
    • Previsão restante
      =
      Custo real
      (registrado durante o último período fiscal completo) +
      Custo planejado
      (restante no plano de custo do registro após o último período fiscal completo)
      Por exemplo, o período está definido como
      Mensal
      e a opção
      A partir da data
      do projeto está definida como 20/05/2020. Aqui, a Previsão restante é o custo real até 30/04/2020, mais o custo planejado nos períodos fiscais após o período fiscal que se encerra dia 30/04/2020.
    • Variação
      =
      Planejado
      Previsão
    • % de variação
      = (
      Variação
      +
      Planejado
      ) ×
      100
Revisar transações associadas aos custos reais
Na visualização Planejado para horas trabalhadas ou Horas trabalhadas, você pode visualizar as transações por trás de um custo real. O valor de cada Custo real é exibido como um hiperlink. Você pode clicar em um custo individual e nas agregações reais no nível da linha ou da coluna. A janela Revisão da transação exibe as colunas Data da transação, Recurso e Tarefa fixadas à esquerda. Unidades, Custo unitário e Custo real são exibidas fixadas à direita.
Todos os atributos de agrupamento selecionados por você são exibidos entre as colunas fixadas, conforme mostrado no exemplo a seguir.
Para trabalhar com uma lista de itens focada, filtre a lista de transações usando FUNÇÃO, RECURSO ou DEPARTAMENTO DE RECURSOS, conforme mostrado na imagem a seguir.
Actuals Shot.png
Revisar transações associadas à entrada de horas da equipe
Também é possível exibir as horas trabalhadas de uma equipe com base na entrada de horas de cada integrante da equipe. A Revisão da transação exibe os dados esperados para o recurso da Equipe com base na entrada de horas de cada integrante da equipe.
Pré-requisitos
  • Certifique-se de que uma equipe esteja associada a um projeto. A equipe é listada como um dos recursos do projeto, e o plano de custo do projeto é calculado para a equipe.
  • Verifique se a planilha de horas da equipe foi enviada e aprove o trabalho concluído para uma tarefa que esteja atribuída a uma equipe. Dessa forma, as horas inseridas pelo indivíduo serão registradas para a equipe.
  • Ao alocar equipes por meio da opção Equipe alocada do projeto com as alocações de integrantes da equipe em 0%, as alocações do projeto não serão preenchidas porque as alocações de integrantes individuais da equipe não serão > 0%.
  • Se as alocações de integrantes individuais da equipe forem atualizadas (para > 0%), as alocações da equipe alocada do projeto não serão atualizadas automaticamente. No entanto, se as alocações de integrantes individuais da equipe forem atualizadas (para 0%), as alocações da equipe alocada do projeto serão atualizadas automaticamente.
  • Uma alocação de equipe só poderá ser removida dos investimentos se não houver horas trabalhadas associadas registradas para a alocação da equipe (as mesmas regras se aplicam para recursos únicos – se as horas trabalhadas foram registradas, uma alocação não poderá ser removida do investimento).
Exemplo:
considere um cenário no qual Ian inseriu uma equipe chamada
Tempo da equipe
no projeto
Aprimoramentos na segurança automatizada
. Ian enviou a planilha de horas de Tempo da equipe relativa ao mês de agosto com as tarefas atribuídas à sua equipe. Agora, o POR (Plan of Record - Plano de registro) do projeto Aprimoramentos na segurança automatizada exibe as horas trabalhadas da equipe Tempo da equipe.
Cost Plan for Team Resource Based on Individual Team Member Entry.jpg
Ian faz um detalhamento para exibir a Revisão da transação para Tempo da equipe. A Revisão da transação exibe os seguintes detalhes:
  • O tempo é capturado para o Recurso da equipe
  • Cada dia é registrado corretamente
  • O custo unitário é extraído da Matriz de taxas com base no integrante da equipe individual.
  • O custo total é agregado
Review Transaction For Team Resource Based on Individual Team Member Entry.jpg
Siga estas etapas:
  1. Vá para
    Projetos
    ,
    Finanças
    . O POR é aberto por padrão.
  2. Em
    Visualizar
    , clique na lista suspensa e selecione
    Planejado para horas trabalhadas
    .
  3. Role até o período em que a planilha de horas foi inserida para a equipe. As horas trabalhadas da equipe serão exibidas
  4. Clique no custo real para detalhar a
    Revisão da transação
    . A Revisão da transação exibirá a data, as tarefas, o recurso, o custo unitário e o custo real da transação, detalhados entre outros valores com as agregações.
Agrupe as tarefas por equipe para visualizar a tarefa em relação ao custo do período, detalhado para a equipe por uma determinada duração.
A planilha de horas da equipe inserida agora exibirá o custo real incorrido da tarefa em questão para a equipe em um projeto.
Editar itens de linha do plano de custo na grade
Você pode atualizar os detalhes do item de linha para um plano de custo editando as linhas embutidas na grade. É possível editar os custos planejados em todas as visualizações (Planejado, Planejado para horas trabalhadas ou Planejado para previsão).
  • Não é possível editar os custos planejados na visualização Horas trabalhadas.
  • Você pode editar os detalhes do plano de custo no mesmo tipo de período no qual o plano de custo foi criado. Por exemplo, se você criar um plano de custo usando o tipo de período
    mensal
    , será possível adicionar, editar ou excluir itens de linha apenas de períodos mensais.
Adicionar linhas
Você pode adicionar linhas apenas às visualizações Planejado, Planejado para horas trabalhadas e Planejado para previsão.
Siga estas etapas:
  1. Clique em
    Adicionar linha
    ou clique com o botão direito em uma linha e selecione
    Inserir linha abaixo
    .
  2. Digite ou use o menu de pesquisa para especificar os atributos de agrupamento para o novo item de linha.
Editar custo planejado
Clique nas células da coluna Planejado para editar os valores do custo planejado. As outras colunas que usam o custo planejado em seus cálculos são atualizadas para a visualização. Você pode copiar custos planejados da mesma grade ou de uma planilha do Excel e colá-los em outro lugar na grade. Todos os cálculos e custos são atualizados em todas as visualizações do plano de custo.
Excluir uma linha
Para excluir uma linha da grade, clique com o botão direito do mouse em qualquer célula nessa linha e clique em
Excluir linha
.
Agrupar dados por atributos
Agrupe os dados de planejamento por qualquer atributo de agrupamento disponível para analisar como as verbas estão sendo alocadas para cada tipo em um atributo de agrupamento. Por exemplo, para ver qual é o custo sendo planejado para a mão de obra externa em relação à interna, agrupe os dados por Classe de transação. Você também pode ver as agregações para cada tipo de mão de obra.
Quando você agrupa dados de planejamento pelo atributo Recurso, é possível ver os recursos e as equipes definidas em uma única coluna.
Siga estas etapas:
  1. Arraste e solte o atributo de agrupamento para a seção
    Agrupar por
    .
  2. Expanda cada grupo para visualizar as linhas individuais.
    Group By.gif
Ocultar ou mostrar colunas
Nas visualizações Planejado para horas trabalhadas e Planejado para previsão, você pode ocultar ou mostrar todas as colunas de um tipo. Por exemplo, mostre todas as colunas Planejado ou oculte todas as colunas Horas trabalhadas. Clique na cor correspondente a um nome de coluna na legenda
MOSTRANDO
na parte superior direita da página.
Trabalhar com planos de orçamento
Quando um plano de custo é aprovado, ele se torna o plano de orçamento de um projeto. Você pode enviar uma parte de um plano de custo para aprovação variando as datas de início e término do envio. Somente a parte entre as novas datas de início e término será enviada para aprovação. Quando um plano de custo é aprovado, torna-se um plano de orçamento com um novo número de versão. Se houver um orçamento anterior, ele será salvo separadamente e poderá ser visualizado, mas não editado.
Ao enviar um plano de custo como plano de orçamento, lembre-se destas regras:
  • Se existir um plano de orçamento, o plano de custo enviado deverá incluir os mesmos atributos de agrupamento para mesclar os dados do plano de custo enviado com os dados do plano de orçamento existente. Se os atributos de agrupamento não forem os mesmos, substitua o plano de orçamento existente ou cancele o envio.
  • É possível enviar ou aprovar um plano de orçamento por vez.
  • Quando um orçamento enviado for aprovado, o plano de orçamento se tornará o POR.
  • É possível editar um orçamento enviado, mas não é possível editar um orçamento aprovado ou rejeitado.
  • Se existir um orçamento aprovado, os dados do plano de custo enviado podem ser mesclados com orçamento aprovado ou podem substitui-lo.
Enviar planos de custo como planejamentos de orçamento
Envie um plano de custo como um plano de orçamento para criar um novo orçamento aprovado ou para atualizar o orçamento após a atualização do plano de custo. Um plano de custo deve ser designado como o POR antes de ser enviado para aprovação. Se houver um plano de orçamento aprovado e você criar ou atualizar um plano de custo como o novo plano de registro, é possível enviar o plano de registro para ser mesclado com o plano de orçamento aprovado ou para substituí-lo.
Siga estas etapas:
  1. Clique em
    Projetos
    .
  2. Abra um projeto e clique em
    Finanças
    . Por padrão, será exibido o plano de custo que estiver designado como Plano de registro.
  3. Clique no menu
    ⋮ Ações
    e selecione
    Enviar para aprovação
    .
    Para enviar um plano de orçamento, clique em
    Lista de planos
    e selecione o menu
    ⋮ Ações
    associado ao POR.
  4. Preencha os seguintes campos:
    • NOME DO PLANO
      Informe o nome do plano de orçamento
    • ID DO PLANO
      Define uma ID exclusiva para o plano de orçamento
    • DESCRIÇÃO DO PLANO
      Forneça uma breve explicação sobre o plano de orçamento.
    • Tipo de período
      (não editável)
      Exibe o tipo de período associado ao plano de custo.
    • PERÍODO DE INÍCIO
      Exibe o período inicial do plano de orçamento. Para enviar uma parte do plano de custo em vez de todo o plano para o orçamento, selecione um período de início diferente.
    • PERÍODO DE TÉRMINO
      Exibe o período final do plano de orçamento. Para enviar uma parte do plano de custo em vez de todo o plano para o orçamento, selecione um período de término diferente.
    • Plano de benefícios
      Associe um plano de benefícios ao plano de orçamento. Se você tiver associado um plano de benefícios ao plano de custo, o mesmo plano de benefícios será anexado ao plano de orçamento.
    • Opção de envio
      • Substituir
        : marcada por padrão ao criar um plano de orçamento.
      • Unir
        : disponível apenas durante a revisão de um plano de orçamento. Permite unir as alterações com o plano de orçamento existente.
  5. Envie o plano de custo para aprovação.
Aprovar ou rejeitar planos de orçamento enviados
Approve Budget.jpg
Siga estas etapas:
  1. Clique em
    Projetos
    .
  2. Abra um projeto e clique em
    Finanças
    . Por padrão, o POR é exibido.
  3. Clique em
    Lista de planos
    e em
    Orçamentos
    para verificar a lista de orçamentos.
  4. Na barra
    Pesquisar
    , digite o nome do orçamento ou a
    ID do plano
    para identificar o orçamento que você deseja editar.
  5. Para aprovar ou rejeitar o orçamento, clique no menu
    ⋮ Ações
    e selecione
    Aprovar orçamento
    ou
    Rejeitar orçamento
    .
  6. Para editar um orçamento, clique nele.
    O orçamento será aberto.
  7. Adicione ou remova uma linha do orçamento.
  8. Edite os valores na coluna
    Orçamento
    .
  9. Depois de finalizar suas alterações, clique no menu
    ⋮ Ações
    e selecione
    Aprovar orçamento
    para aprovar o orçamento.
  10. Para rejeitar um orçamento, selecione a opção
    Rejeitar orçamento
    .
Alterações no plano de orçamento
  • A combinação já existe
    : se a mensagem de erro
    A combinação já existe
    for exibida, significa que uma nova linha foi adicionada a um plano de orçamento com os mesmos atributos de agrupamento de uma entrada anterior. Nesse caso, você pode excluir a linha desnecessária.
  • Alterando as definições do plano de orçamento
    : quando você clica em
    Definições
    , todos os campos são editáveis, exceto Moeda e TIPO DE PERÍODO. Se você alterar o valor padrão do Período, todos os campos se tornarão somente leitura.
  • Não é possível editar um plano aprovado
    : quando você envia um plano de custo para aprovação, ele se torna o plano de orçamento enviado. É possível editar o plano de orçamento enviado, no entanto, não será possível editá-lo após ele ter sido aprovado.
Analisar planos de orçamento
Analyze Budget Plans.jpg
É possível usar as exibições Orçamento e Orçamento para a previsão para analisar os planos de orçamento.
  • Exibição Orçamento
    Exibe o custo planejado de todo o projeto, da concepção até o final do projeto.
  • Orçamento para a previsão
    : combina os custos reais, desde a concepção até o período anterior, juntamente com o custo planejado, do período atual em diante. Imagine um exemplo de um projeto de seis meses que esteja no quarto mês. Essa exibição mostrará os custos reais dos primeiros quatro meses e o custo planejado dos próximos dois meses.
Ao usar a exibição Orçamento para a previsão, você também poderá ver a variação, que é a diferença entre orçamento e o custo previsto.
Siga estas etapas:
  1. Clique em
    Projetos
    .
  2. Abra um projeto e clique em
    Finanças
    . Por padrão, será exibido o plano de custo que estiver designado como Plano de registro.
  3. Clique em
    Lista de planos
    e em
    Orçamentos
    para verificar a lista de orçamentos que você pode acessar.
  4. Na barra
    Pesquisar
    , digite o nome do orçamento ou a
    ID do plano
    para identificar o orçamento que você deseja editar.
  5. Clique no orçamento para abri-lo.
  6. Na lista suspensa
    Visualizar
    , selecione a exibição
    Orçamento
    ou
    Orçamento para a previsão
    .
  7. Selecione a exibição
    Orçamento para a previsão
    . Essa exibição o ajuda a comparar os custos orçados e previstos.O
    Custo
    previsto
    é o custo total que será incorrido. O
    Custo previsto combina o valor Real do período anterior com o custo planejado dos períodos atual e futuro. Os valores previstos são calculados da seguinte maneira:
    • Para o período anterior,
      Previsão
      =
      Real
    • Para os períodos atual e futuro,
      Previsão
      =
      Planejado
    • Previsão
      (calculada) =
      Real
      +
      Previsão restante
    • Previsão restante
      =
      Custo real
      (registrado durante o último período fiscal completo) +
      Custo planejado
      (restante no plano de custo do registro após o último período fiscal completo)
      Por exemplo, o período está definido como
      Mensal
      e a opção A partir da data do projeto está definida como 20/05/2018. Aqui, a Previsão restante é o custo real até 30/04/2018, mais o custo planejado nos períodos fiscais após o período fiscal que se encerra dia 30/04/2018.
    • Variação
      =
      orçamento
      previsão
    • % de variação
      = (
      variação
      ÷
      orçamento
      ) x
      100
  8. Use os códigos de cores associados ao campo
    Mostrando
    para exibir ou ocultar as linhas associadas na exibição.
  9. (Opcional) Você pode revisar as transações subjacentes com os custos reais por trás de um valor de previsão. O valor é exibido como um hiperlink em células individuais e para os valores agregados no nível da linha ou no nível da coluna. Clique no valor para abrir a janela Revisão da transação, da mesma forma que você pode fazer com os planos de custo. Consulte
    Revisar transações associadas aos custos reais
    em
    Analisar planos de custo
    acima.
Criar uma revisão do orçamento
Um plano de custo aprovado se torna o plano de orçamento para um projeto. Como os projetos são dinâmicos e mudam continuamente, é possível revisar diversas partes do orçamento ou substituir o orçamento inteiro. É possível fazer dois tipos de revisão em um plano de orçamento aprovado:
Revisão do plano de orçamento mesclado
  • Envie um plano de custo com novos itens de linha e mescle as alterações com o plano de orçamento existente.
  • Envie uma parte de um plano de custo variando as datas de início e término do envio ou atualize os valores de campo em períodos específicos. É possível enviar apenas os períodos de tempo alterados e mesclar com o orçamento.
Revisão de plano de orçamento de substituição
  • Envie um plano de custo com itens de linha excluídos e substitua o orçamento para remover esses itens de linha do plano de orçamento.
  • Crie um plano de custo, usando diferentes atributos de agrupamento ou tipos de períodos e substitua o orçamento.
Ambos os tipos de revisão fornecem o histórico de aprovação. No entanto, o recurso de substituição permite que você exclua itens de linha que não são mais necessários e revise os atributos de agrupamento e períodos fiscais.
Ao enviar um plano de custo que revisa um orçamento existente, você especifica a mesclagem ou a substituição usando a lista suspensa Opções de envio. Esse campo é exibido apenas quando há pelo menos um orçamento aprovado. Se o novo plano de custo tiver uma estrutura diferente do orçamento existente, Substituir será a única opção.
Quando o seu plano de custo for aprovado, ele se tornará o plano de orçamento revisado com um novo número de versão. É possível exibir a versão anterior do orçamento, que será salva separadamente. Não é possível editar planos de orçamento anteriores ou o plano de orçamento aprovado atual.
Exemplo 1: usando a opção Unir
Você já enviou um orçamento para os dois primeiros meses de um projeto de seis meses. Agora, é necessário adicionar um administrador de banco de dados como um recurso adicional e enviar o orçamento para aprovação para os próximos dois meses. Em tais situações, é possível revisar o plano de custo adicionando um administrador de banco de dados ao seu projeto e atribuir a ele tarefas para os próximos dois meses. Em seguida, você pode usar a opção Preencher a partir das atribuições para atualizar seu plano de custo. Ao enviar o plano de custo, é possível usar os campos Período de início e Período de término para enviar o plano de custo para os próximos dois meses.
Merge Budget.jpg
Siga estas etapas:
  1. Clique em
    Projetos
    .
  2. Abra um projeto e clique em
    Finanças
    . Por padrão, será exibido o plano de custo que estiver designado como Plano de registro. O gerente de projeto já adicionou o administrador do banco de dados como um recurso e atribui a ele as tarefas adequadas.
  3. Clique no menu
    ⋮ Ações
    e selecione
    Preencher a partir das atribuições
    para atualizar o plano de custo.
  4. Clique no menu
    ⋮ Ações
    e selecione
    Enviar para aprovação
    .
  5. Insira os detalhes relevantes. Certifique-se de inserir os valores corretos nos campos Período de início e Período de término.
  6. Selecione o botão de opção
    Unir
    e clique em
    Enviar
    .
Agora, o gerente financeiro apropriado poderá revisar o novo plano de orçamento e aprová-lo.
Exemplo 2: usando a opção Substituir
Você planejou um projeto nos últimos quatro meses e já enviou um orçamento estimado com as funções que acha que serão necessárias para o projeto. Um mês antes do início do projeto, você criou um plano de custo com os recursos reais e alterou os atributos de agrupamento para incluir o Departamento e o Local. Você então pode enviar o novo plano de custo para substituir o plano de orçamento aprovado.
Siga estas etapas:
  1. Clique em
    Projetos
    .
  2. Abra um projeto e clique em
    Finanças
    . Por padrão, será exibido o plano de custo que estiver designado como plano de registro.
  3. Clique em
    Lista de planos
    e em
    Planos de custo
    para exibir todos os planos de custo do projeto.
  4. Clique em
    Novo planejamento
    para criar outro plano de custo. Insira vários detalhes, como
    Nome do plano
    e
    ID do plano
    .
  5. Selecione
    Departamento
    e
    Local
    como atributos de agrupamento.
  6. Clique em
    Criar
    para criar outro plano de custo.
    Consulte a seção Criar um plano de custo nesta página para saber mais sobre como criar planos de custo.
  7. Clique no menu
    ⋮ Ações
    e selecione
    Preencher a partir das alocações
    ou
    Preencher a partir das atribuições
    para atualizar o plano de custo. Como o gerente de projeto já substituiu as funções genéricas pelos recursos específicos, quem for trabalhar no projeto e no plano de custo terá detalhes precisos.
  8. Clique no menu
    ⋮ Ações
    e selecione
    Tornar o plano de registro
    para atualizar este plano de custo como o plano de registro.
  9. Clique no menu
    ⋮ Ações
    e selecione
    Enviar para aprovação
    .
  10. Insira os detalhes relevantes.
  11. Selecione o botão de opção
    Substituir
    e clique em
    Enviar
    .
Agora, o gerente financeiro apropriado poderá revisar o novo plano de orçamento e aprová-lo.
Outro exemplo simples em que talvez você queira substituir um orçamento é quando um item de linha deixa de ser necessário no plano de orçamento. Se você desejar remover um item de linha do plano de orçamento, exclua o item de linha no plano de custo. Envie o plano de custo revisado como uma substituição do plano de orçamento.
Organizar colunas na grade
Você pode organizar as grades financeiras usando os controles de grade descritos nesta seção.
Siga estas etapas:
  1. Na grade, você pode passar o cursor sobre qualquer cabeçalho de coluna e visualizar mais opções. É possível fixar colunas à esquerda ou à direita. Também é possível dimensionar automaticamente ou redefinir a largura da coluna. A imagem a seguir mostra um exemplo do menu de colunas.
    Pin Column.jpg
  2. Você pode mostrar e ocultar as colunas no plano de custo. Passe o mouse sobre qualquer cabeçalho de linha e clique. Selecione as colunas que deseja ver na visualização. No exemplo a seguir, o custo planejado é exibido somente na seção Totais, mas não em 2018-02.
    Hide Columns.jpg