Clarity: medir o andamento e publicar relatórios de status do projeto

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Nicole.jpg
Para um gerente de projetos, a geração de relatórios de status do investimento é um dos componentes mais críticos da gestão efetiva de investimento. Ao relar o status do investimento periodicamente, você pode garantir que as equipes se mantenham focadas no trabalho e também o sucesso dos investimentos por todo o ciclo de vida do investimento. Também é possível compartilhar os relatórios de investimento em formato PDF com toda a equipe do PMO e com outras partes interessadas, de forma que eles sejam constantemente atualizados sobre o status e os riscos associados ao investimento.
Relatório de status do investimento:
  • Facilita a comunicação efetiva
  • Estabelece um processo repetível do que foi realizado
  • Mede o desempenho da equipe
  • Documenta as ações que precisam ser implementadas e mitiga os riscos
  • Destaca os pontos em que a equipe deve se concentrar para corrigir problemas e manter o andamento necessário para atender ou superar as expectativas dos clientes
É necessário ter os seguintes direitos para trabalhar com o status do projeto no
Clarity
.
  • Direito de acesso
    Projeto - Editar
    e
    Relatório de status
    para criar relatórios
  • Relatório de status - Editar tudo
    e
    Projeto - Editar
    para editar os relatórios de status
O grupo de acesso Gerente de projeto do PMO contém todos os direitos de acesso necessários para acessar um investimento e criar relatórios de status no
Clarity
. Para obter mais informações sobre direitos de acesso e outros detalhes sobre a geração de relatórios de status do investimento, consulte
Clarity
: comparar com o
Classic PPM
.
O vídeo a seguir descreve como trabalhar com relatórios.

esse vídeo não estará disponível quando você fizer download da documentação em formato PDF. Clique aqui para assistir ao vídeo no YouTube.
Você pode usar a guia Status para executar as seguintes atividades:
Usar o status de investimento padrão
Exemplo
: Nicole é uma gerente de projeto e deseja visualizar o status atual do investimento. Ela deseja avaliar se o investimento está no prazo e as métricas atuais de esforço e custo. Para tanto, ela compartilhará suas conclusões em uma próxima reunião com a equipe.
Status Report Default.jpg
Para ver o status atual do investimento, abra um investimento e clique na guia
Status
. O rascunho mais recente do relatório de status é exibido por padrão e resume o investimento atual.
Veja a seguir alguns dos principais widgets que podem ser atualizados no status padrão.
Nome do widget
Descrição
Módulo do status de alto nível
Overall Status.jpg
Permite ver o status de um investimento em uma única visão geral. Por padrão, o Módulo do status de alto nível é incluído no status do investimento. Você pode remover esse widget do status do investimento e adicionar widgets de status individuais.
  • Status geral
    : o status geral do investimento é derivado do status do cronograma, escopo e custo/esforço. O status geral também é visível no bloco do investimento. As cores de status na página do relatório de status e nos blocos do investimento (por exemplo, verde para Em dia ou vermelho para Em risco) têm como base a configuração de mapeamento de exibição para o atributo Status geral do objeto Relatório de status. Consulte
    Objetos e atributos do
    Clarity
    Studio
    para obter detalhes sobre como configurar mapeamentos de exibição para os atributos. 
  • Status do cronograma
    : indica se o cronograma do investimento está em dia, ou se tem uma variação pequena ou significativa em relação ao cronograma original.
  • Status do escopo
    : indica se o escopo do investimento está em dia, ou se tem uma variação pequena ou significativa em relação ao escopo original.
  • Custo/esforço
    : indica se o esforço e o valor do orçamento que é consumido para o investimento estão em dia com as estimativas originais.
Métricas de esforço
Effort Metrics.jpg
Permite revisar:
  • O esforço total estimado para o investimento
  • O esforço total enviado para o investimento por integrantes da equipe
  • O esforço de saldo do investimento
O valor no relatório de status se baseia no valor selecionado para a configuração Unidade de exibição padrão para esforço de trabalho no
Classic PPM
. A configuração é exibida em Administração, Gestão de projetos.
Métricas de custo
Cost Metrics.jpg
Permite revisar:
  • O orçamento total aprovado para o investimento
  • O orçamento total gasto até a data
  • O orçamento de saldo do investimento
Atualização do relatório de status e principais realizações
Status Report.jpg
Permite compartilhar um resumo do relatório de status e destacar as principais realizações da equipe por meio da edição desses campos de texto personalizados.
Próximas 2 semanas
Next2Weeks.jpg
Permite revisar as tarefas que devem ser iniciadas a partir da segunda-feira da próxima semana.
Se existirem relatórios de status do investimento no
Classic PPM
, o sistema preencherá as informações a partir do último relatório de Rascunho (com base na Data do relatório) na guia Atual. Se houver apenas relatórios de status denominados Final (ou seja, que não sejam rascunhos) no
Classic PPM
, o sistema criará uma instância do relatório de status de rascunho a partir do relatório de status mais recente com base na Data do relatório. Quando o gerente de projeto ou um usuário com os direitos de acesso adequados acessa a página Status no
Clarity
pela primeira vez, as informações do relatório de status de rascunho são preenchidas na guia Atual.
Personalizar o status do investimento
Exemplo
: Nicole compartilha o status com sua equipe e isso ajuda bastante a equipe a compreender o status atual do investimento. No entanto, a equipe solicita que Nicole faça as seguintes alterações no relatório:
  • Adicione a fase atual e as tarefas concluídas ao status e remova o calendário que mostra as tarefas das próximas duas semanas
  • Adicionar os riscos ao investimento, de forma que eles possam ser destacados para a equipe de gestão
  • Adicione um campo personalizado que destaque o colaborador mais importante do mês
  • Garantir que o status do investimento possa ser definido como Investimento iniciado durante a fase inicial do investimento
Vamos ver como Nicole personaliza o relatório de investimento para ajudar a refletir o andamento da equipe.
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Adicionar ou remover widgets do status do investimento
É possível personalizar o status de um investimento para incluir ou excluir informações adicionando ou removendo widgets.
Siga estas etapas:
  1. Para personalizar um status, clique em
    Configurar.
    A caixa de diálogo
    Personalizar relatório de status
    será exibida.
  2. Selecione os widgets a serem incluídos no relatório. Em nosso cenário, Nicole marcaria as caixas de seleção
    Tarefas concluídas
    e
    Fase atual
    .
  3. Para remover os widgets do relatório, desmarque as caixas de seleção associadas. Em nosso cenário, Nicole desmarcaria a caixa de seleção
    Próximas 2 semanas
    .
  4. Clique em (X) para fechar a caixa de diálogo
    Personalizar relatório de status
    .
  5. Para restaurar o layout padrão, clique em
    Redefinir o layout
    .
  6. Você pode arrastar e soltar os widgets para alterar o layout do relatório.
Adicionar riscos, ocorrências, mudanças e tarefas ao status do investimento
A partir do
Clarity
15.6.1, você pode adicionar riscos, ocorrências, mudanças e tarefas ao status do investimento.
Risks Details.gif
Siga estas etapas:
  1. Selecione riscos, ocorrências, mudanças ou tarefas que deseja mostrar no status do investimento:
    1. Abra um investimento e clique em Riscos, Ocorrências, Mudanças ou Tarefas para ir até a página correspondente.
    2. Adicione a coluna
      Incluir nos relatórios de status
      à grade e selecione o sinalizador de riscos, ocorrências, alterações ou tarefas que deseja incluir no status. Como alternativa, use as seguintes etapas para adicionar a coluna ao painel Detalhes e selecione o sinalizador:
      1. Clique em qualquer coluna associada a um risco, uma ocorrência, uma alteração ou uma tarefa para exibir a guia
        Detalhes
        .
      2. Clique em
        Configurar
        para exibir uma lista de todos os atributos disponíveis.
      3. Arraste e solte o indicador
        Incluir nos relatórios de status
        no layout Detalhes.
      4. Selecione o sinalizador
        Incluir nos relatórios de status
        de riscos, ocorrências, alterações ou tarefas que deseja incluir no status.
  2. Selecione os módulos e a lista de atributos que deseja exibir no relatório de status.
    1. Clique na guia
      Status
      do investimento e clique no ícone
      Definições
      no lado direito.A caixa de diálogo
      Personalizar relatório de status
      será exibida.
    2. Selecione os módulos necessários no status. Por exemplo, selecione
      Riscos
      para adicionar o widget Riscos.
    3. No widget Riscos, clique em
      Configurar
      para selecionar os atributos que devem ser exibidos no relatório de status.
      Quando você adiciona o widget Tarefas, as tarefas são classificadas de acordo com a EAP. Você verá as tarefas filho listadas após cada tarefa pai, em uma estrutura simples. 
    4. Selecione os atributos relevantes.
    5. De acordo com a área disponível no relatório de status, o
      Clarity
      calculará se os atributos que você está selecionando podem ser incluídos no relatório.
    6. Quando você vir a mensagem
      Máximo de colunas atingido
      , não será possível adicionar mais atributos à grade.
    7. Clique em
      Fechar
      para salvar as alterações. 
Adicionar atributos personalizados ao status do investimento
O Status do investimento é associado ao objeto personalizado Relatório de status no
Clarity
. Esse objeto Relatório de status é instalado quando o complemento Acelerador de PMO é instalado. Se tiver criado atributos personalizados de um tipo de dado suportado no objeto Relatório de status, você poderá adicioná-los ao status do investimento. Em nosso cenário, Nicole solicita ao Administrador que crie um atributo no qual ela pode destacar o melhor colaborador do mês. O administrador cria o atributo e assegura que ele tenha um alias de API para que esteja disponível no
Clarity
. Nicole agora pode adicionar esse atributo ao status do investimento. Para criar um atributo personalizado, consulte Objetos e atributos do
Clarity
Studio
.
Key Contr.jpg
Você pode criar um atributo personalizado com os seguintes tipos de dado para garantir que o atributo seja incluído no status do investimento:
  • Sequência de caracteres
  • Sequência de caracteres grande
  • postal
  • Dinheiro
  • Booleano
  • Data
  • Pesquisa de valor único
  • Número calculado
  • Sequência de caracteres calculada
  • Dados de data calculados
Editar os valores de status do investimento
Você também pode solicitar que o administrador edite a pesquisa
Status do relatório de status
e adicione mais valores à pesquisa. Dessa forma, será possível editar o objeto Relatório de status e editar os atributos relevantes, como status do cronograma, status do escopo e status do custo e esforço, para editar as cores associadas a cada valor de pesquisa. O status geral do investimento é derivado desses três atributos. Em nosso cenário, Nicole solicita que o administrador adicione
Iniciado
à pesquisa
Status do relatório de status
.
Siga estas etapas:
  1. Efetue logon no
    Classic PPM
    .
  2. Clique em
    Administração
    ,
    Administração de dados
    ,
    Pesquisas
    .
  3. Use as opções de filtro para localizar e abrir a pesquisa
    Status do relatório de status
    .
  4. Clique em
    Valores
    e use o botão
    Novo
    para adicionar um novo valor. Em nosso cenário, adicionaremos o valor
    Iniciado
    .
    Edit Lookup.jpg
  5. Clique em
    Salvar e voltar
    para salvar as alterações.
  6. Clique em
    Administração
    ,
    Objetos
    e use as opções de filtro para localizar e abrir o objeto
    Relatório de status
    .
  7. Clique em
    Atributos
    e use as opções de filtro para identificar e abrir o atributo relevante. Em nosso cenário, vamos abrir o atributo
    Status do cronograma
    .
  8. Use a seção Mapeamentos de exibição para associar uma cor ao novo valor que você adicionou à pesquisa
    Status do relatório de status
    . Em nosso cenário, o administrador deve associar a cor Cinza ao valor
    Iniciado
    .
    Edit Color.jpg
  9. Clique em
    Salvar e voltar
    para finalizar suas alterações.
Analisar tendências de investimento
A análise de tendências de investimento é uma técnica de gestão de investimento comum para usar dados de investimento e determinar a possível variação da linha de base (orçamento, custo, cronograma ou escopo). Esses dados podem ajudar a prever o quanto de variação pode ser esperado se o investimento não for ajustado durante um período específico. Tendências específicas podem ser antecipadas, e ajustes podem ser feitos para minimizar os riscos, aumentar a eficácia da equipe e entregar o investimento dentro do prazo.
Os indicadores de tendências (setas para cima, para baixo e para os lados/neutras) nos indicadores do relatório de status têm como base o último valor do indicador em comparação com o valor do status anterior publicado.
  • Seta para cima
    : o status de rascunho mais recente é melhor do que o status anterior publicado.
  • Seta horizontal (neutra)
    : o status de rascunho mais recente é igual ao status anterior publicado.
  • Seta para baixo
    : o status de rascunho mais recente é pior que o status anterior.
A cor das setas e os indicadores do relatório de status se baseiam nos valores de status mais recentes:
  • Verde
    : Em dia
  • Laranja
    : Requer ajuda (Pequena variação)
  • Vermelho
    : Em risco (Variação significativa)
Por exemplo, uma seta verde para cima para o indicador visual Cronograma indica que o cronograma do investimento tem uma tendência positiva e está em dia com o prazo. Você pode atualizar os valores nos indicadores, e o status geral será atualizado com base nos valores mais recentes. Use as seguintes informações para determinar o status para os vários indicadores:
  • Métricas de esforço
    exibindo as horas restantes do integrante da equipe para o investimento.
  • Métricas de custo
    exibindo o orçamento disponível mais recente para o investimento.
  • Indicadores Futuros trabalhos e Tarefas concluídas.
O relatório de status inicial para um novo investimento não mostra nenhum indicador de tendência porque não há dados anteriores. À medida que você publicar relatórios adicionais, as setas de tendência serão exibidas comparando o status atual com o último status publicado. Por exemplo, se a tendência geral de integridade do status atual for melhor que o status anterior publicado, uma seta verde para cima será exibida.
A seguinte imagem mostra os indicadores de tendência para um investimento de amostra:
The image shows trending indicators for a sample investment.
Se não estiver usando relatórios de status, você poderá ocultar os cartões de status (Em dia, Requer ajudar, Em risco) nos blocos de investimento e nos cabeçalhos do investimento. No
Classic PPM
, remova os mapeamentos de exibição do atributo Status geral para o objeto Relatório de status. Para obter mais informações, consulte
Visualizações de objeto do
Clarity
Studio
,
Configurar mapeamentos de exibição
.
Organizar guias na grade de status do investimento
A guia Status tem uma grade de duas colunas. Você pode executar duas atividades principais para organizar os widgets na grade Status do investimento.
  1. Você pode usar o ícone no canto superior direito de cada widget para arrastá-lo e soltá-lo sempre que necessário dentro da grade.
  2. É possível arrastar um widget para acomodá-lo em uma única coluna ou expandi-lo para ajustá-lo em duas colunas.
A maioria dos widgets, como Atualização do relatório de status, Métricas de custo e Métricas de esforço, requer apenas uma coluna. É possível arrastar um widget de coluna única para a esquerda ou direita para garantir que ocupe duas colunas. Alguns widgets, como Próximas 2 semanas, Riscos, Ocorrências, Mudanças e Tarefas, são mais bem exibidos em duas colunas, pois normalmente exibem muitas informações. Embora seja possível arrastar esses widgets e redimensioná-los para ajustá-los em uma única coluna, não é recomendável, pois isso reduz a legibilidade do conteúdo nessas grades.
Há dois tipos de widgets disponíveis na página Status:
  • Os widgets que são melhor exibidos em uma coluna - a maioria dos widgets, como Atualização do relatório de status, Métricas de custo e Métricas de esforço, precisa de apenas uma coluna. É possível arrastar um widget de coluna única para a esquerda ou direita para garantir que ocupe duas colunas.
  • Os widgets que são melhor exibidos em duas colunas - alguns widgets, como Próximas 2 semanas, Riscos, Ocorrências, Mudanças e Tarefas, são mais bem exibidos em duas colunas, pois normalmente exibem muitas informações. É possível redimensionar esses widgets para ajustá-los em uma única coluna.
Publicar relatórios de status do investimento
Você pode exibir os relatórios de status atual e anterior no formato PDF. Também é possível publicar um relatório de status para criar uma instância dele a partir da visualização do relatório de status. Um arquivo PDF é anexado ao relatório de status mais recente, que você poderá compartilhar com as partes interessadas do investimento.
Peça ao administrador para verificar se .PDF é uma
Extensão de arquivo autorizada
em
Administração
,
Opções do sistema
no
Classic PPM
.
Relatórios de status concluídos
Quando um relatório de status estiver concluído, você poderá publicá-lo depois de visualizar as atualizações mais recentes em tempo real. Toda vez que você visualizar um relatório, qualquer rascunho da visualização anterior será substituído pelo rascunho mais recente. Quando você publicar um relatório, o atributo de status no relatório de status será alterado de
Rascunho
para
Final
e um arquivo PDF do relatório será criado em Relatórios. Apenas os relatórios de status publicados no
Clarity
serão exibidos em Relatórios.
Novos relatório de status
Um novo relatório de status é criado com base no relatório de status publicado mais recentemente. No novo relatório, as setas de tendência são exibidas como neutras e você pode alterar os status do indicador, editar os campos de entrada e assim por diante, para o próximo período de geração de relatórios.
Relatórios de status e navegadores da Microsoft
Ao visualizar um relatório de status em um navegador da Microsoft, como o Internet Explorer ou o Microsoft Edge, você não verá um arquivo PDF no navegador na guia Relatórios da área Status de um investimento. Em vez disso, você verá uma imagem do relatório de status com um link de Download. Clique no link para fazer download do relatório de status como PDF.
Siga estas etapas:
  1. Abra um investimento e clique em
    Status
    .
  2. Para visualizar todos os relatórios de status publicados anteriormente (com o status
    Final
    ) e o rascunho atual, clique em
    Relatórios
    . O relatório de status
    Rascunho
    atual será exibido apenas se você tiver clicado anteriormente em Visualização atual para visualizar o relatório de status atual em PDF.
  3. Para gerar uma visualização do relatório de status atual antes da publicação, clique em
    Visualização atual
    .
    É recomendável clicar em
    Visualização atual
    antes de clicar em
    Publicar
    para verificar se o relatório de status foi atualizado com as informações mais recentes do investimento disponíveis no sistema.
  4. Para publicar o rascunho do relatório de status atual, clique em
    Publicar
    .
Atualizar status do investimento em uma grade
Além da guia
STATUS
, que permite visualizar e publicar relatórios de status no formato PDF, os administradores também podem configurar um blueprint de investimento para incluir uma grade
RELATÓRIO DE STATUS
. Para obter mais informações, consulte
Clarity
: Configurar blueprints para projetos e investimentos
.
Use essa página para atualizar atributos personalizados e de valor do objeto Relatório de status do investimento. É possível atualizar os valores dos relatórios de status atual e anterior.
É recomendável usar a guia Status para gerar relatórios de status em PDF ou a grade Relatório de status, mas não ambas ao mesmo tempo. Usar ambas no mesmo investimento pode gerar confusão. Por exemplo, quando você publica um relatório de status em PDF na guia Status, as seguintes alterações ocorrem na grade:
  • Uma nova instância do relatório de status será exibida.
  • O valor do campo Status do relatório será alterado de
    Rascunho
    para
    Final
    .
  • Os valores da instância anterior do relatório de status serão copiados para a nova instância.
Alterar manualmente o status do relatório de Rascunho para Final na grade é semelhante ao que acontece ao publicar, no entanto, nenhum arquivo PDF é criado na guia Status, em Relatórios. Os usuários podem perceber essa lacuna de comportamento entre o relatório de status em PDF e o relatório de status na grade. Os valores do relatório de status Final na grade não são copiados para criar um relatório de status de rascunho publicável na guia Status, em Relatórios. Os usuários da página de status em PDF esperam que um PDF seja gerado quando eles ou outros usuários marcarem o status
Final
na grade, no entanto, nenhum PDF será gerado para esse registro do relatório de status.
Consulte o gráfico a seguir para decidir se deseja usar a página Relatório de status tradicional ou a nova grade Relatório de status.
Capacidade
Página de status
Grade Relatório de status
Gerar um relatório PDF de status do investimento
Sim
Não
Publicar o novo relatório de status com os valores do relatório de status anterior
Sim
Não
Visualizar e editar os atributos personalizados
Sim
Sim
Revisar os relatórios de status atual e anterior
  • Os gerentes de projeto precisam ter o direito de acesso
    Relatório de status - Editar tudo
  • Os integrantes da equipe precisam ter o direito de acesso
    Relatório de status - Visualizar tudo
  • Os direitos globais ou de instância
    Relatório de status - Visualizar
    controlam a exibição de uma ou mais instâncias do relatório de status
  • Os direitos de instância
    Relatório de status - Editar
    e os direitos de acesso globais
    Relatório de status - Editar tudo
    são necessários para atualizar as instâncias do relatório de status*
  • A grade não permite a exclusão das instâncias do relatório de status
Visualizações salvas
Não
Sim
Filtragem
Não
Sim
Seções de layout configuráveis do relatório, como Principais realizações, Tarefas concluídas, Próximas 2 semanas, Métricas de esforço e Métricas de custo
Sim
Não
*Consulte o guia Atualização e impacto de mudanças para obter informações sobre um possível problema conhecido com esse recurso.