Event- und Benachrichtigungskonfiguration für CA APM

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Ein
Ereignis
bezeichnet eine Aktivität in Zusammenhang mit einem Feld (Standard- oder zusätzliches Feld) für ein Objekt. Wenn Sie ein Ereignis definieren, geben Sie die Kriterien an, die erfüllt sein müssen, bevor das Ereignis auftritt. Beispiel: Sie möchten wissen, wann sich die Daten in einem bestimmten Feld ändern. Sie können ein Ereignis definieren, das die Änderung der Daten erkennt. Ein Ereignis ist mit einer
Benachrichtigung
verknüpft, die vom Workflow-Provider (z. B. CA Process Automation) erstellt wird, um Ihre Teammitglieder darüber zu benachrichtigen, dass ein wichtiges Ereignis für ein bestimmtes Feld oder Objekt aufgetreten ist. Mithilfe von Ereignissen und Benachrichtigungen informieren Sie andere Personen über bevorstehende Ereignisse. Zudem stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Aufgaben in der richtigen Reihenfolge zum richtigen Zeitpunkt ausgeführt werden.
Beim Eintreten eines von Ihnen definierten Ereignisses wird eine Benachrichtigung ausgelöst. Definieren Sie zum Beispiel im Feld "Enddatum" ein Datumsereignis für ein Rechtsdokument, um den für einen Vertrag zuständigen Manager 15 Tage vor Ablauf des Rechtsvertrags zu benachrichtigen. Der Vertragsmanager nutzt diese 15 Tage, um den Vertrag zu überprüfen und möglicherweise bessere Bedingungen auszuhandeln. Am angegebenen Tag (d. h. 15 Tage vor Ablauf des Vertrags) tritt das Ereignis auf und der Benachrichtigungsprozess wird durch den Workflow-Provider ausgelöst. Der Workflow-Provider erstellt, veröffentlicht und verwaltet die Benachrichtigung basierend auf der Konfiguration, die Sie im Workflow-Provider und in CA APM festgelegt haben.
Die standardmäßige Benachrichtigungsmethode in CA APM unterstützt E-Mail-Benachrichtigungen über einen Workflow-Provider. Sie können allen Anwendern bzw. Verteilerlisten, die in Ihrem internen E-Mail-System definiert sind, eine E-Mail-Benachrichtigung senden, auch wenn der jeweilige Anwender kein CA APM-Anwender ist. Darüber hinaus können Sie eine E-Mail an jede externe E-Mail-Adresse senden, wenn Ihr E-Mail-System dies zulässt.
Sie können auch den Benachrichtigungsprozess im Workflow-Provider konfigurieren, um jede Art von Prozess auszulösen. Sie können z. B. den Benachrichtigungsprozess so einrichten, dass bestimmte Aktionen in einer anderen Anwendung beim Eintreten eines Ereignisses in CA APM durchgeführt werden. Informationen zum Einrichten unterschiedlicher Benachrichtigungsprozesse finden Sie in Ihrer Workflow-Provider-Dokumentation.
Sie können die folgenden Ereignistypen zur Verfolgung und Verwaltung von wichtigen Änderungen an Feldern oder Objekten definieren:
  • Datumsereignisse. Überwachen Sie ein Datumsfeld eines Objekts und lassen Sie sich vom Workflow-Provider benachrichtigen, wenn ein wichtiges Datum fast erreicht oder verstrichen ist.
  • Änderungsereignisse. Überwachen Sie ein Feld eines Objekts, und lassen Sie sich vom Workflow-Provider benachrichtigen, wenn sich der Feldwert geändert hat.
  • Überwachungsereignisse. Überwachen Sie ein Feld eines Objekts, und lassen Sie sich vom Workflow-Provider benachrichtigen, wenn ein potenzielles Problem beim Durchführen einer Aufgabe aufgetreten ist.
So konfigurieren Sie Ereignisse und Benachrichtigungen
Ereignisse funktionieren in Kombination mit Benachrichtigungen, die der Workflow-Provider (z. B. CA Process Automation) erstellt, um Informationen an die Teammitglieder über wichtige Ereignisse und Aktivitäten zu senden. Um Ereignisse und Benachrichtigungen zu konfigurieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:
  1. Administratoren gewähren Berechtigungen für Anwender, um Ereignisse zu verwalten.
  2. Anwender mit den richtigen Berechtigungen öffnen eine vorhandene Konfiguration und definieren Datums-, Änderungs- und Überwachungsereignisse. Weitere Informationen zur Definition von Ereignissen finden Sie unter Events und Benachrichtigungen für CA APM.
  3. Bei der Festlegung eines Ereignisses ordnen Anwender alle Prozessparameter des Workflow-Providers einem CA APM-Objektattribut zu. Weitere Informationen finden Sie unter Workflow-Provider-Prozessparameter.
  4. Der Workflow-Provider initiiert den Benachrichtigungsprozess.
Gewähren von Berechtigungen zum Verwalten von Ereignissen
Sie können Benutzern Berechtigungen gewähren, damit sie die Benutzeroberfläche konfigurieren und ein Ereignis definieren können.
Gehen Sie folgendermaßen vor:
  1. Klicken Sie auf die Registerkarte und optionale Unterregisterkarte für das Objekt, das Sie konfigurieren möchten.
  2. Klicken Sie auf der linken Seite auf KONFIGURIEREN: EIN.
    Die Konfiguration der Seite wird aktiviert.
  3. Wählen Sie im Konfigurationsinformationsbereich der Seite eine vorhandene globale oder lokale Konfiguration aus.
    Globale Konfigurationsänderungen wirken sich auf alle Anwender aus, unabhängig von ihrer Rolle. Lokale Konfigurationsänderungen wirken sich nur auf Anwender in den Rollen aus, die der ausgewählten Konfiguration zugewiesen sind.
  4. Verschieben Sie im Bereich "Berechtigungen" der Seite die Option "Ereignisse verwalten" zur Liste "Gewährte Berechtigungen".
  5. (Optional) Wählen Sie das Kontrollkästchen "Übernimmt Berechtigungen von übergeordnetem Objekt", um Sicherheitsberechtigungen von einem Objekt auf oberster Ebene (übergeordnet) auf ein Objekt auf niedrigerer Ebene (untergeordnet) mit den gleichen Konfigurationseinstellungen anzuwenden.
    Beispiel: Sie erstellen eine lokale Konfiguration für eine Organisation. In der Konfiguration verweigern Sie die Berechtigungen zum Ändern von Feldbezeichnungen sowie zum Verschieben, Erforderlichmachen und Ausblenden von Feldern. Nachdem Sie die Konfiguration gespeichert haben, öffnen Sie "Anhänge" unter "Organisation" und wählen Sie das Kontrollkästchen "Übernimmt Berechtigungen von übergeordnetem Objekt" aus. Alle Berechtigungen der Organisation werden auf die Anhänge angewendet. In diesem Beispiel gelten die Berechtigungen auch für die Anhänge, da die Berechtigungen zum Ändern der Feldbezeichnungen sowie zum verschieben, Erforderlichmachen und Ausblenden von Feldern für die Organisation gelten.
  6. Klicken Sie auf "Konfiguration speichern".
    Wenn Sie eine Konfiguration einer Rolle zuweisen, haben Anwender in der Rolle die Berechtigung, ein Ereignis zu definieren.