Erstellen eines Investitionsportfolios

Das Erstellen eines Portfolios mit Investitionen umfasst die folgenden Aufgaben:
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Das Erstellen eines Portfolios mit Investitionen umfasst die folgenden Aufgaben:
  • Verwalten und Planen unter Berücksichtigung der Investitionen mithilfe allgemeiner Vorgaben für Kosten, Leistungen und Ressourcen.
  • Verteilen von Finanz- und Ressourcenvorgaben auf verschiedene Zeiträume, um ablesen zu können, wie Investitionen Geld und Ressourcen über den Portfolioplanungshorizont hinweg aufbrauchen.
  • Festlegen von Rollenvorgaben durch das Verteilen von grob umrissenen Vorgaben oder durch das Verwenden von im System vorhandenen Ressourcenkapazitäten.
Beispiel: Erstellen von IT-Portfolios für jährliche Planung
Vicki ist als IT Operations Manager bei Forward Inc dafür verantwortlich, die IT-Investitionen für den CIO zu erstellen und zu verwalten. Vicki bereitet eine jährliche Planung vor und muss ein IT-Investitionsportfolio erstellen, das vorhandene und vorgeschlagene Arbeit widerspiegelt. Vicki erstellt das Portfolio folgendermaßen:
  • Sie definiert einige grundlegende Portfolioeigenschaften wie Anfangsdatum, Enddatum und Kosten.
  • Sie erstellt Inhalte, indem sie aktive Projekte im Investitions-OSP für die IT-Abteilung für das kommende Steuerjahr auswählt.
  • Sie schließt die Ideen ein, die für das kommende Steuerjahr relevant sind.
Gehen Sie wie folgt vor:
Überprüfen der Voraussetzungen
Erfüllen Sie die folgenden Voraussetzungen, bevor Sie ein Investitionsportfolio erstellen:
Überprüfung und Verifizierung
Lesen Sie den Artikel
Portfoliomanagement
, um grundlegende Konzepte des Portfoliomanagement kennenzulernen.
Stellen Sie sicher, dass Sie über die folgenden Zugriffsrechte zum Erstellen und Bearbeiten der Portfolioinhalte verfügen:
  • Portfolio - Erstellen
  • Portfolio - Navigieren
Überprüfen von vorhandenen Investitionen, Ideen und untergeordneten Portfolios
  • Überprüfen Sie, ob aktive Investitionen und Ideen im Produkt vorhanden sind, die für den Zeitraum geplant sind, den das Portfolio abdeckt. Vergewissern Sie sich, dass die Investitionen und Ideen in einem Portfolio für Planung und Analyse synchronisiert werden können.
  • Erstellen Sie untergeordnete Portfolios, die Sie mit dem übergeordneten Portfolio verbinden wollen, damit Sie die übergeordnete/untergeordnete Beziehung sehen können. Es werden keine Daten aus dem untergeordneten Portfolio in das übergeordnete Portfolio übernommen.
Einrichten von Kapital- und Betriebskostentypen
Definieren Sie geplante Kapital- und Betriebskosten für Ihre Investitionen wie folgt, um diese Kostenarten in einem Portfolio anzuzeigen:
  • Erstellen Sie einen Finanzbericht für die Investition.
  • Erstellen Sie einen detaillierten Kostenplan, und schließen Sie das Kostentyp-Gruppierungsattribut ein.
Einrichten des Rollenbedarfs
Definieren Sie Projektteams mit Zuordnungsdaten für Ihre Investitionen, um den Rollenbedarf in einem Portfolio darzustellen
Einrichten von Attributen
Richten Sie die folgenden Attribute für Ihre Investitionen ein, um sie in einem Portfolio anzuzeigen:
  • Risiko: Legen Sie dieses Attribut fest, indem Sie auf der Seite mit den Investitionsrisikoeigenschaften die beitragenden Faktoren definieren.
  • Geschäftliche Ausrichtung: Legen Sie dieses Attribut unter "Eigenschaften->Geschäftliche Ausrichtung" im Abschnitt "Ausrichtungsfaktoren" fest.
  • Genehmigt: Legen Sie dieses Attribut fest, indem Sie auf der Seite mit den allgemeinen Investitionseigenschaften das Attribut "Status" definieren.
  • Ziel: Legen Sie dieses Attribut auf der allgemeinen Eigenschaftsseite der Investition fest.
Definieren der allgemeinen Eigenschaften des Portfolios
Um mit der Portfolioerstellung zu beginnen, definieren Sie die allgemeinen Eigenschaften des Portfolios. Diese Eigenschaften legen die zeitlichen, finanziellen und Ressourcengrenzen des Portfolios fest, innerhalb derer Sie Ihre Investitionen planen und verwalten können. Sie können innerhalb dieser Grenzen mehrere Versionen eines Plans für Vergleichszwecke erstellen und den besten Plan implementieren.
Zum Beispiel zeigen die folgenden Portfolioeigenschaften, wie Sie einen Datumsbereich verwenden können, um Ihre Portfolioinvestitionen innerhalb dieses Bereichs zu planen:
  • Portfoliohorizont: 01.01.13 - 31.12.14
  • Gesamtkosten: 10.000.000 USD
    • Kapitalkosten: 7.000.000 USD
    • Betriebskosten: 3.000.000 USD
  • Ressourcen: 20 VZÄ
  • Leistung: 15.000.000 USD
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie in "Portfoliomanagement" auf Portfolios.
  2. Klicken Sie auf Neu.
  3. Geben Sie die erforderlichen Informationen im Bereich "Allgemein" ein. Die folgenden Felder erfordern eine Erklärung:
    • Manager
      Identifiziert den Portfoliobesitzer oder -ersteller, normalerweise ein Bereichsleiter oder Direktor. Der Besitzer erhält automatisch Anzeige- und Bearbeitungsrechte für das Portfolio und seine Inhalte. Sie können mehr als einen Besitzer für ein Portfolio auswählen.
    • Stakeholder
      Identifiziert Stakeholder im Geschäft, die den Inhalt des Portfolios überprüfen und Feedback geben möchten. Die Stakeholder erhalten automatisch Anzeigerechte für das Portfolio und dessen Inhalt. Sie können mehr als einen Stakeholder für ein Portfolio auswählen.
    • Anfang-/Enddatum
      Gibt den zeitlichen Planungsbereich für das Portfolio an. Die Daten innerhalb des Portfolios werden festgesetzt, um den festgelegten Horizont beizubehalten. Wenn eine Investition innerhalb des Portfoliohorizonts startet, aber nach dem Horizont beendet wird, können Sie die Kosten für die Investition aus den beiden folgenden Perspektiven analysieren:
      • Die kumulierten Kosten der Investition unabhängig vom Portfoliohorizont.
      • Die Kosten der Investition, die für die Zeiträume innerhalb des Portfoliohorizonts relevant sind.
      Zum Beispiel hat eine Investition Gesamtkosten von 10 Millionen USD, aber Sie planen, nur 2 Millionen innerhalb des Portfoliohorizonts aufzuwenden. In diesem Fall deckt das Portfolio sowohl die Gesamtkosten als auch die Kosten für den Planungshorizont der Investition ab.
    • Synchronisierungsplan
      Gibt an, wie häufig Portfoliodaten und verknüpfte Pläne mit den realen Investitionsdaten aktualisiert werden sollen. Dieses Feld wird angezeigt, nachdem Sie die anfänglichen Portfolioeigenschaften definiert haben. Sie können einen Synchronisierungsplan einrichten, um das Portfolio automatisch zu aktualisieren, oder die Portfoliodaten manuell synchronisieren.
  4. Geben Sie die erforderlichen Informationen im Bereich "Vorgaben" ein. Die folgenden Felder erfordern eine Erklärung:
    • Gesamtkosten
      Zeigt die Gesamtkosten an, die für das Portfolio für den Planungshorizont veranschlagt sind. Diese Vorgabe ist die kumulierte Summe aus Kapital- und Betriebskosten und kann nicht direkt festgelegt werden.
    • Kapitalkosten
      Zeigt die Kapitalkosten an, die für das Portfolio für den Planungshorizont veranschlagt sind.
    • Betriebskosten
      Zeigt die Betriebskosten an, die für das Portfolio für den Planungshorizont veranschlagt sind.
    • Währung
      Definiert die Portfoliowährung bzw. die Währung, die Sie für alle Investitionskosten- und Leistungsbeträge verwenden wollen. In Konfigurationen mit mehreren Währungen, in denen Portfolioinvestitionen unterschiedliche Währungen verwenden, werden sämtliche Kosten- und Leistungsbeträge in der Portfoliowährung zusammengefasst. Wenn Ihr Produkt für eine einzelne Währung konfiguriert ist, können Sie diesen Wert nicht bearbeiten.
    • Leistungen
      Zeigt die Gesamtleistung an, die durch das Portfolio im Planungshorizont erreicht werden soll.
    • Rollen
      Zeigt den Aufwand an, den das Portfolio im Planungshorizont beanspruchen soll.
    • Kapazitätseinheitstyp
      Gibt die Ressourceneinheit an, in der Sie die Rollenvorgabe darstellen möchten. Wählen Sie eine der folgenden Einheiten aus:
      • VZÄ. Eine durchschnittliche Zahl, die auf den involvierten Ressourcen sowie auf den Rückmeldeperioden basiert. Der Planungshorizont kann beispielsweise zwei Monate umspannen. Für den ersten Monat ist ein VZÄ eingeplant, für den zweiten Monat sind drei VZÄ eingeplant. In diesem Fall beträgt die durchschnittliche Ressourcenvorgabe für den Planungshorizont zwei VZÄ.
      • Stunden. Eine Gesamtanzahl, die sich auf den Planungshorizont des Portfolios bezieht. Der Planungshorizont kann beispielsweise zwei Monate umspannen, und Sie legen Sie eine Vorgabe von 1000 Stunden fest. In diesem Fall können Sie insgesamt 1000 Stunden für das ganze Portfolio verwenden.
  5. Speichern Sie Ihre Änderungen.
Definieren des Portfolioseitenlayouts
Definieren Sie die Dashboard-Ansicht oder das Seitenlayout für alle Portfolioseiten. Sie können aus den folgenden Dashboard-Ansichten auswählen:
  • PMO - Portfolioinvestitions-Dashboard. Die Dashboard-Ansicht für Ihr Portfolio, wenn Sie das Add-in "PMO Accelerator" installiert haben. Verwenden Sie dieses Dashboard, um Registerkarten mit Portlets anzuzeigen, mit denen Sie die Ausführung eines Portfolios planen und überwachen können. Weitere Informationen zur Ansicht "PMO - Portfolioinvestitions-Dashboard" und den darin enthaltenen Portlets finden Sie unter
    PMO Accelerator
    .
  • Portfolio-Standardlayout. Die standardmäßige Dashboard-Ansicht für Ihr Portfolio, wenn Sie das Add-in "PMO Accelerator" nicht installiert haben.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie in "Portfoliomanagement" auf Portfolios.
  2. Öffnen Sie das Portfolio, für das Sie ein Seitenlayout auswählen möchten.
  3. Klicken Sie auf das Menü "Eigenschaften", und wählen Sie "Einstellungen" aus.
  4. Wählen Sie eine Dashboard-Ansicht aus, und speichern Sie.
Definieren der Eigenschaften der Portfoliosynchronisierung
Die Portfoliodaten stellen einen Snapshot der tatsächlichen Investitionsdaten in Echtzeit dar. Sie können die Portfoliodaten durch die Ausführung eines Synchronisierungsjobs mit den tatsächlichen Investitionsdaten aktualisieren. Die Synchronisierung ist wichtig, da Portfolio-Stakeholder wissen wollen, wie aktuell die Daten sind, die sie überprüfen. Um festzulegen, wie oft Sie die Portfoliodaten aktualisieren wollen, definieren Sie die Eigenschaften des Synchronisierungsjobs.
Je nachdem, wie häufig Sie die aktuellsten Portfoliodaten überprüfen, können Sie den Synchronisierungsjob bei Bedarf manuell ausführen oder einen Synchronisierungsplan festlegen. Sie können einen Synchronisierungsplan mit einem sich wiederholenden Zeitintervall wie z. B. "Wöchentlich" einrichten, um das Portfolio automatisch zu aktualisieren.
Beispiel: Einrichten eines Portfolio-Synchronisierungsplans
Maria, IT-Portfolio-Managerin bei Forward Inc., hält jeden Montag eine Sitzung mit den Stakeholdern ab. Maria deckt alle Monate im Portfolioplanungskalender ab. Um sich auf diese Sitzung vorzubereiten, richtet Maria den Synchronisierungsplan so ein, dass er an jedem Sonntag in allen Monaten um 9:00 ausgeführt wird. Der Synchronisierungsjob füllt das Portfolio mit den aktuellsten Daten der tatsächlichen Investitionen auf. Maria überprüft die Daten und bereitet die Highlights für die Sitzung am nächsten Morgen vor.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie in "Portfoliomanagement" auf Portfolios.
  2. Öffnen Sie das Portfolio, für das Sie Synchronisierungseigenschaften definieren möchten.
  3. Klicken Sie neben "Synchronisierungsplan" auf die Verknüpfung Manuell.
    Die Synchronisierungseigenschaften des Portfolios werden angezeigt.
  4. Um einen Synchronisierungsplan für den Synchronisierungsjob einzurichten, wählen Sie Wöchentlich oder Monatlich aus, und geben Sie die angeforderten Informationen ein. Das folgende Feld erfordert eine Erklärung:
    • Wiederholung
      Definiert die Häufigkeit, mit der Sie das Portfolio synchronisieren wollen. Sie können eine der folgenden Optionen wählen:
      • Manuell
        . Sie können den Synchronisierungsjob jederzeit manuell ausführen, indem Sie auf "Jetzt synchronisieren" klicken.
      • Wöchentlich
        . Sie müssen die Tage der Woche und die spezifischen Monate angeben, für die Sie das Portfolio synchronisieren wollen. Wählen Sie zum Beispiel "Mittwoch" und alle Monate aus. Der Synchronisierungsjob wird in allen Monaten im Portfoliohorizont jede Woche jeden Mittwoch ausgeführt.
      • Monatlich
        . Die Tage des Monats, an denen Sie das Portfolio synchronisieren wollen, sowie die jeweiligen Monate im Portfoliohorizont. Geben Sie zum Beispiel die Zahlen 1 bis 31 ein, und wählen Sie "Alle" aus, um den Synchronisierungsjob in allen Monaten im Portfoliohorizont jeden Tag auszuführen.
  5. Speichern Sie Ihre Änderungen.
    Wenn Sie zu den Portfolioeigenschaften zurückkehren, hat sich die Verknüpfung "Manuell" neben "Synchronisierungsplan" geändert. Die Verknüpfung spiegelt jetzt den neuen Synchronisierungsplan wider, den Sie festgelegt haben. Um einen Terminplan zu ändern, klicken Sie erneut auf die Verknüpfung. Sie können das Datum sehen, an dem das Portfolio zuletzt aktualisiert wurde.
Erstellen des Portfolioinhalts
Fügen Sie die Investitionen zu Ihrem Portfolio hinzu, die Sie auf hoher Ebene überwachen, verfolgen und planen wollen. Während der Portfolioerstellung können Sie den Inhalt in einer Vorschau anzeigen. Die Vorschau hilft Ihnen dabei, stets den Überblick darüber zu bewahren, was Sie in das Portfolio einschließen.
Hinweis
: Die folgenden Grenzwerte beziehen sich auf die Höchstanzahl von Attributen und Rollen, die Sie in ein Portfolio aufnehmen können:
  • Attribute = 700
  • Rollen = 75
Beispiel: Erstellen des Inhalts Ihres Portfolios
Max, IT-Portfolio-Manager bei Forward Inc., erstellt den Portfolioinhalt, indem er die folgenden Investitionen einschließt:
  • Alle aktiven Projekte im Investitions-OSP für das bevorstehende Kalenderjahr.
  • Alle Ideen, die das Unternehmen für das bevorstehende Kalenderjahr berücksichtigt.
Max verwendet den verfügbaren Power-Filter im Inhaltseditor, um den folgenden Ausdruck zu erstellen, um nur aktive Ideen ins Portfolio einzuschließen:
idea.is_active == 1
Max verwendet den Power-Filter, um den folgenden Ausdruck zu erstellen, um nur aktive Projekte, die nicht als Vorlagen verwendet werden, ins Portfolio einzuschließen:
project.is_active == 1 &&  project.is_template == 0
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie in "Portfoliomanagement" auf Portfolios.
  2. Öffnen Sie das Portfolio, zu dem Sie Inhalte hinzufügen möchten.
  3. Klicken Sie auf Inhaltseditor.
  4. Wählen Sie die Investitionstypen aus (zum Beispiel Projekt, Anwendung, Asset), und klicken auf Einschließen.
    Hinweis
    Beschränken Sie die Anzahl von Investitionen für die einzelnen Investitionstypen durch die Verwendung des Power-Filters. Sie können nach allen Attributen filtern, die mit einem Investitionstyp verbunden sind. Richten Sie zum Beispiel für den Investitionstyp "Projekt" einen Power-Filter ein, um nur aktive Projekte einzuschließen. Um dem Portfolio individuelle Investitionen hinzuzufügen, ohne den Power-Filter festzulegen, verwenden Sie Bereich "Einzelne Investitionen".
  5. Um die Investitionen und verknüpften Daten in das Portfolio zu kopieren, klicken Sie auf Jetzt synchronisieren.
    Je nach der Größe des Portfolios kann die Ausführung des Synchronisierungsjobs etwas Zeit beanspruchen.
  6. (Optional). Überprüfen Sie den Fortschritt des Auftrags durch die folgenden Schritte:
    1. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie auf Berichte und Aufträge.
    2. Wählen Sie in "Aufträge" Protokoll aus.
    3. Überprüfen Sie, ob der Auftrag mit dem Typ "Portfolioinvestitionen synchronisieren" noch ausgeführt wird oder bereits abgeschlossen ist.
Alle in das Portfolio eingeschlossenen oder einzeln hinzugefügten Investitionen werden in der Registerkarte "Investitionen" aufgelistet.
Definieren von detaillierten Planungsvorgaben
Sie können die Portfoliovorgaben für Kosten, Ressourcen und Leistung in einer zeitskalierten Ansicht auf allgemeiner Ebene anzeigen. Diese zeitraumbasierten Vorgaben werden in der Ansicht "Trennlinien" angezeigt, in der Sie die Leistung Ihres Portfolios analysieren können. Sie können diese detaillierten Vorgaben entweder während der anfänglichen Portfolioerstellung oder später, wenn Sie Inhalte hinzugefügt haben, festlegen.
Üblicherweise werden grob umrissene Vorgaben während der Portfolioerstellung festgelegt. Wenn Sie Inhalte hinzufügen, können Sie mithilfe der folgenden Methoden später weitere Vorgabendetails angeben:
  • Verteilen Sie die gesamten Kosten- und Leistungsvorgaben einheitlich über alle Zeiträume, indem Sie das Feld "Verteilte Vorgabe" verwenden.
  • Geben Sie Werte für die einzelnen Zeiträume ein, und aktualisieren Sie das Feld "Verteilte Vorgabe" mit dem Gesamtbetrag. Wenn die aufgegliederten Kosten höher als die gesamten Portfoliokosten sind, wird ein Abweichungsbetrag in Rot angezeigt. Sie können Beträge für Zeiträume eingeben, die außerhalb des Planungshorizonts des Portfolios liegen. Wenn zum Beispiel das Enddatum für den Portfoliohorizont der 31.12.14 ist, können Sie auch Werte für Januar 2015 hinzufügen.
  • Bearbeiten Sie Vorgaben nach Zeiträumen, und analysieren Sie die Auswirkung auf die verteilte Vorgabe und vergleichen Sie sie mit der ursprünglichen Vorgabe.
Hinweis
Wenn Sie die Vorgaben bearbeiten, werden betroffene Zellen Rot gekennzeichnet, um auf ausstehende Bearbeitungen hinzuweisen. Das Flag wird links oben in der Zelle angezeigt. Um Bearbeitungen beizubehalten, speichern Sie sie. Die Schaltfläche "Speichern" ist nur aktiv, wenn Änderungen an der Seite vorhanden sind.
Die Planungszeiträume, die Sie in der zeitskalierten Ansicht sehen, basieren auf der Zeitraumeinstellung, die Sie in der Ansicht "Trennlinien" konfiguriert haben.
Beispiel: Angeben von Details für Kosten- und Leistungsvorgaben
Vicki, Portfoliomanagerin für IT-Investitionen bei Forward Inc., füllt die Kosten- und Leistungsvorgaben anfänglich in den Portfolioeigenschaften auf. Auf der Seite "Vorgaben" werden die gesamten und verteilten Werte für Kosten und Leistung basierend auf den Werten der Seite "Eigenschaften" automatisch erstellt. Vicki verfeinert die Verteilung, indem sie die Werte in jeder Zelle manuell optimiert.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie in "Portfoliomanagement" auf Portfolios.
  2. Öffnen Sie das Portfolio, für das Sie detaillierte Vorgaben definieren möchten.
  3. Klicken Sie auf Vorgaben.
  4. Geben Sie die angeforderten Informationen für "Kosten: Portfolio - Gesamtkosten" ein. Die folgenden Felder erfordern eine Erklärung:
    • Ziel
      Gibt die kumulierten geplanten Kosten für die Portfolioinvestitionen einschließlich Kapital- und Betriebskosten an. Sie definieren diesen Wert anfänglich in den Portfolioeigenschaften als eine Gesamtsumme von Kapital- und Betriebskosten. Sie können diesen Wert bearbeiten, wenn Sie Details für die Vorgaben angeben.
    • Verteilte Vorgabe
      Zeigt die geplanten Kosten für die Portfolioinvestitionen in ihrer zeitlichen Skalierung (wöchentlich, monatlich, quartalsweise) innerhalb des Portfoliohorizonts an.
    • Abweichung
      Zeigt den Unterschied zwischen den verteilten und den genehmigten Vorgabebeträgen an.
    • Verteilte Vorgabe (Gesamt)
      Gibt die geplanten Kosten für die Portfolioinvestitionen als Gesamtsumme der verteilten Beträge an. Um die Gesamtsumme einheitlich über die Planungszeiträume des Portfolios zu verteilen, geben Sie einen Betrag in dieses Feld ein.
  5. Geben Sie die angeforderten Informationen für "Leistung: Portfolio - Gesamtleistung" ein. Die folgenden Felder erfordern eine Erklärung:
    • Ziel
      Gibt die kumulierte geplante Leistung für die Portfolioinvestitionen einschließlich Kapital- und Betriebsleistung an. Sie legen diesen Wert anfänglich in den Portfolioeigenschaften fest, können ihn aber auch hier bearbeiten.
    • Verteilte Vorgabe
      Zeigt die geplante Leistung für die Portfolioinvestitionen an, die innerhalb des Portfoliohorizonts entsteht.
    • Abweichung
      Zeigt den Unterschied zwischen den verteilten und den genehmigten Leistungsbeträgen an.
    • Verteilte Vorgabe (Gesamt)
      Gibt die geplante Leistung für die Portfolioinvestitionen als Gesamtsumme der verteilten Beträge an. Um die Gesamtsumme einheitlich über die Planungszeiträume des Portfolios zu verteilen, geben Sie einen Betrag in dieses Feld ein.
  6. Geben Sie die angeforderten Informationen für "Rolle: Portfoliorollen-Gesamtaufwand" ein. Die folgenden Felder erfordern eine Erklärung:
    • Ziel
      Gibt die geplante Ressourcenkapazität für die Portfolioinvestitionen innerhalb des Portfoliohorizonts wöchentlich, monatlich oder quartalsweise in Stunden oder VZÄ-Einheiten an.
    • Verteilte Vorgabe
      Zeigt die geplanten Rollen für die Portfolioinvestitionen an, die innerhalb des Portfoliohorizonts entstehen.
    • Abweichung
      Zeigt den Unterschied zwischen den verteilten und den genehmigten vorgegebenen Beträgen der Ressourcenvorgabe an.
    • Verteilte Vorgabe (Gesamt)
      Gibt den geplanten Aufwand für die Portfolioinvestitionen als Gesamtsumme der verteilten Beträge an. Um die Gesamtsumme einheitlich über die Planungszeiträume des Portfolios zu verteilen, geben Sie einen Betrag in dieses Feld ein.
  7. Speichern Sie Ihre Änderungen.
Definieren von Rollenvorgaben
Wenn Sie ein Portfolio erstellen, geben Sie normalerweise eine allgemeine Aufwandsvorgabe in Stunden oder VZÄ-Einheiten an. Beim Erstellen des Portfolioinhalts können Sie diese allgemeine Vorgabe in einer zeitskalierten Ansicht verteilen. Sie können die Rollenbeschränkung auf folgende Weisen definieren:
  • Definieren Sie in den Portfolioeigenschaften eine allgemeine Rollenvorgabe, wenn Sie ein Portfolio erstellen. Verteilen Sie die allgemeine Vorgabe gleichförmig über die Zeiträume, indem Sie das Feld "Verteilte Vorgabe (Gesamt)" verwenden. Sie können die verteilten Werte überschreiben, indem Sie Werte direkt in die Zeitraumzellen eingeben.
  • Geben Sie Werte für die einzelnen Zeiträume ein, und aktualisieren Sie das Feld "Verteilte Vorgabe" mit dem Gesamtbetrag. Wenn der aufgegliederte Betrag höher als der gesamte Portfoliobetrag ist, wird ein Abweichungsbetrag in Rot angezeigt.
  • Bearbeiten Sie Vorgaben nach Zeiträumen, und analysieren Sie die Auswirkung auf die verteilte Vorgabe und vergleichen Sie sie mit der ursprünglichen Vorgabe.
  • Fügen Sie spezifische Rollen hinzu, die Sie planen und für die Sie Beschränkungen festlegen wollen. Wenn Sie die Kapazität anfänglich auffüllen, filtern Sie die tatsächliche Kapazität mithilfe der Attribute, die mit den Ressourcen verbunden sind. Filtern Sie zum Beispiel nach Ingenieuren, die mit einem bestimmten OSP oder Ressourcenmanager verbunden sind, anstatt die Kapazität für alle Ingenieure einzugeben.
  • Aktivieren Sie die Option "Kapazität auffüllen" für bestimmte Rollen und zeigen Sie an, wie die vorhandene Kapazität mit den Vorgaben für diese Rollen zusammenpasst. Sie können die tatsächliche Kapazität für diese Rollen für den gesamten Planungshorizont des Portfolios sehen. Indem Sie die Vorgabe mit der Spalte "Verteilte Vorgabe" vergleichen, können Sie schnell erkennen, ob Ihre Kapazität ausreicht, um Ihre Vorgaben zu erfüllen.
Beispiel: Definieren von Rollenvorgaben
Vicki erstellt ein Portfolio für die Anwendungserhaltung für das kommende Jahr. Es wird geschätzt, dass die Ressourcen im kommenden Jahr 20 Prozent ihrer Zeit Erhaltungsaufgaben widmen werden. Um eine Rollenvorgabe für das Portfolio festzulegen, sortiert Vicki die allgemeine Ressourcenkapazität des Portfolios auf folgende Weise:
  • Sie filtert die Rolleninformationen nach den Attributen "OSP-Einheit" und "Buchungsmanager".
  • Sie fügt die gewünschten Rollen zu den Portfoliovorgaben hinzu.
  • Sie füllt bestimmte Rollen mit der im System verfügbaren Ressourcenkapazität auf. Zum Beispiel füllt Vicki die Kapazität für die Rolle "Senior-Entwickler" innerhalb des Teams "Back-Office IT" auf. Die Rolle wird mit der im System verfügbaren Anzahl von Stunden für die zugeordneten Ressourcen aufgefüllt.
  • Sie richtet die aufgefüllte Kapazität nach der geschätzten Ressourcenzeit für Anwendungserhaltung aus, indem sie die Kapazität um 20 Prozent skaliert.
Nachdem der Rahmen für die Rollenplanung festgelegt ist, fährt Vicki damit fort, die Werte für die einzelnen Zeiträume zu bearbeiten bzw. aufzufüllen.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie in "Portfoliomanagement" auf Portfolios.
  2. Öffnen Sie das Portfolio, für das Sie detaillierte Vorgaben definieren möchten.
  3. Klicken Sie auf Vorgaben.
  4. Navigieren Sie zum Bereich Rolle: Portfoliorollen-Gesamtaufwand, und führen Sie je nach Bedarf eine oder mehrere der folgenden Aufgaben aus:
    • Um Rollen zu filtern oder hinzuzufügen, klicken Sie auf Rollen hinzufügen.
    • Um eine Rolle mit der vorhandenen verfügbaren Kapazität für die zugeordneten Ressourcen aufzufüllen, wählen Sie die Rolle aus, und klicken Sie auf Kapazität auffüllen.
    • Um die aufgefüllte Kapazität zu skalieren, um sie an die geschätzte Ressourcenzeit anzupassen, wählen Sie die Rolle aus, und klicken Sie auf Kapazität skalieren.
  5. Speichern Sie Ihre Änderungen.
Hinweis
: Wenn Sie Rollen zu einem Portfolio hinzufügen, klicken Sie auf "Jetzt synchronisieren", um die neuesten kumulierten oder einzelnen Rollenwerte in der Trennlinienansicht anzuzeigen. Wenn Sie das Portfolio nach dem Hinzufügen der Rollen nicht synchronisieren, wird eine Warnung in der Trennlinienansicht angezeigt. 
Überprüfen der Trennlinienansicht für Investitionen
Nachdem Sie die Portfolioinhalte erstellt und Vorgaben definiert haben, verwenden Sie die standardmäßige Trennlinienansicht, um zu erkennen, wie sich die geplanten Vorgaben an den Portfolioinvestitionen ausrichten. Die genehmigten Investitionen mit dem frühesten Enddatum werden standardmäßig am Anfang der Liste angezeigt. Nicht genehmigte Investitionen mit späteren Enddaten werden am Ende der Liste angezeigt. Sie können diese standardmäßige Reihung ändern, indem Sie Werte verschieben oder regelbasierte Rangfolge-Regeln einrichten.
Die Ansicht "Trennlinien" kann Ihnen dabei helfen, die folgenden Aspekte Ihres Portfolios besser zu verstehen:
  • Die Liste der priorisierten Arbeit mit Investitionsattributen einschließlich Daten zu Budget, Ressourcen und Leistung.
  • Wie sich die Portfoliovorgaben über den Portfoliohorizont hinweg verteilen.
  • Die Liste von genehmigten und nicht genehmigten Investitionen.
  • Die anfängliche Ausrichtung des Portfolios an den Zielen.
  • Die tatsächlichen Beträge, die für Investitionen ausgegeben werden, im Vergleich zu den anfänglichen Vorgaben für Kapital- und Betriebskosten. Sie können erkennen, wann und wo der Bedarf die Vorgaben überschreitet.
Wenn Sie Daten überprüfen, verwenden Sie die Ansicht "Trennlinie" als
hypothetische
Umgebung, um Elemente in der Liste zu ändern und die Auswirkung anzuzeigen. Sie können auch die Auswirkungen der Änderungen auf die Portfoliovorgaben überprüfen. Verschieben Sie zum Beispiel eine Zeitleiste aus dem Anfangsdatum einer Investition, um die Auswirkungen auf das Budget nach Zeitraum zu visualisieren. Sie können das Portfolio auf folgende Weisen ändern:
  • Schlagen Sie eine Änderung des vorhandenen Portfolios vor, indem Sie kleine, klar definierte Änderungen an spezifischen Investitionen empfehlen. Die folgenden Beispiele veranschaulichen kleine Änderungen:
    • Verschieben Sie den Anfang einer geplanten Investition nach vorne oder nach hinten.
    • Brechen Sie eine Investition ab.
    • Setzen Sie eine Investition aus.
    • Initiieren Sie einen Änderungsantrag mit Bezug auf die Investition.
  • Erstellen Sie in einem Planungs- oder Szenariomodus Hypothesen für Änderungen an mehreren Investitionen und an den Portfoliobeschränkungen.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie in "Portfoliomanagement" auf Portfolios.
  2. Öffnen Sie das Portfolio, für das Sie die Ansicht "Trennlinie" überprüfen wollen.
  3. Klicken Sie auf Trennlinien.
    Hinweis
    Weitere Information zum Konfigurieren der Ansicht "Trennlinien" für die Anzeige spezifischer gewünschter Felder finden unter
    Konfigurieren der Ansicht "Trennlinien"
    .
  4. Um die Standardzeiträume zu ändern, klicken Sie auf das Optionssymbol, und wählen Sie "Gantt" aus. Passen Sie die Einstellungen entsprechend Ihrer Wünsche an. Diese Einstellungen sind spezifisch für Ihre Anmeldung. Sie können die Anzeige auf der Seite "Vorgaben" für die Dauer Ihrer Sitzung ändern, doch sie wird immer auf die Standardeinstellungen der Seite "Trennlinien" zurückgesetzt.
Definieren des Portfolio-Gesamtzustands
Um interessierten Stakeholdern Portfolio-Leistungsstatus zur Verfügung zu stellen, definieren Sie den Gesamtzustand für Ihr Portfolio. Die Gesamtbewertung des Zustands eines Portfolios wird auf der Grundlage Ihrer Bewertung folgender Portfolio-Kennzahlen berechnet:
  • Zustandsfaktoren für Kosten, Terminplan und Ressourcen
  • Business-Messungen für Ausrichtung an Zielen, Innovation, Erfolg und Risiko
Wenn ein Portfolio innerhalb der vorgegebenen Einschränkungen für Kosten, Ressourcen und Zeit zufriedenstellend läuft, können Sie die Zustandsfaktoren mit Grün bewerten. Wenn das Portfolio gut auf die zugehörigen Geschäftsziele hinsichtlich Innovation, Erfolg und Risikominimierung abgestimmt ist, können Sie in ähnlicher Weise diese Kennzahlen als grün bewerten. Der berechnete Gesamtzustand des Portfolios wird in diesem Fall ebenfalls grün angezeigt.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie in "Portfoliomanagement" auf Portfolios.
  2. Öffnen Sie das Portfolio, für das Sie den Gesamtzustand definieren möchten.
  3. Klicken Sie auf das Menü "Eigenschaften", und wählen Sie "Kennzahlen" aus.
  4. Wählen Sie eine Farbe oder Bewertung für die Zustandsfaktoren und Messungen aus. Verwenden Sie die folgenden Richtlinien:
  5. Rot (0-34)
  6. Gelb (34-68)
  7. Grün (68-100)