Einrichten von Finanztransaktionen, Belegkopfzeilen und WIP-Anpassungen

ccppmop1561
Transaktionen erfassen die Gesamtkosten für Arbeit, Material, Ausstattung/Geräte und sonstige Ausgaben. Transaktionen können Abteilungen für Dienste, Assets, Anwendungen, Projekte und andere Investitionen in Rechnung gestellt werden. Transaktionen können von Zeitformularen aus initiiert, aus externen Systemen importiert oder manuell eingegeben werden. WIP-Transaktionen sind eine wichtige Phase im Buchhaltungsprozess, in der Sie Transaktionen überprüfen und anpassen können, bevor diese in Rechnung gestellt werden.
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Transaktionseinträge
Ein Transaktionseintrag besteht aus folgenden Elementen:
  • Eine Belegkopfzeile, in der die Transaktion beschrieben und nach Ressourcentyp kategorisiert werden. Sie müssen eine Belegkopfzeile erstellen, um Transaktionseinträge erstellen zu können.
  • Einzelposten, die die Transaktion beschreiben.
Melden Sie sich vor dem Erstellen und Anzeigen von Transaktionen als Benutzer mit aktivierten Finanzeigenschaften an.
Geben Sie Transaktionen manuell ein, um die Gesamtkosten für Materialien, Ausstattung/Geräte, Arbeit und weitere Ausgaben zu erfassen. Sie können z. B. Transaktionen verwenden, um die Kosten von Servern zu buchen, die für die Anwendungsentwicklung verwendet wurden, und die Kosten der verbrauchenden Abteilung, die das Anwendungsentwicklungsprojekt in Auftrag gegeben hat, rückbelasten. Alle Transaktionen werden als Belege eingegeben und anschließend in Work-in-Progress (WIP) verbucht, damit sie auf einer Abteilungsrechnung erscheinen.
Work-in-Progress (WIP) ist ein wichtiges zentrales Buchhaltungskonzept, in dessen Rahmen alle Kosten für eine Investition erfasst und kapitalisiert werden. Damit Transaktionen verarbeitet werden können, müssen sie in WIP gebucht werden. Sie können Transaktionen in WIP buchen, gebuchte WIP-Transaktionen anpassen und WIP-Anpassungen genehmigen oder ablehnen. Die WIP-Tabellen enthalten die eingegebenen Transaktionen, die in der Folge in ein Buchhaltungssystem gebucht werden können. "In WIP verbuchen" erkennt bei der Buchung von Transaktionen negative Werte. Sobald eine Transaktion in WIP verbucht wurde, hat sie alle Überprüfungskriterien durchlaufen und steht für die Rechnungslegung und die Buchung im Hauptbuch (HB) zur Verfügung. Änderungen, Anpassungen und Rechnungserstellungen werden in detaillierten Datensätzen protokolliert. Sie können gebuchte WIP-Transaktionen nicht löschen, doch im Rahmen des WIP-Anpassungsprozesses ändern.
Solange sie nicht in WIP verbucht sind, können Sie Transaktionen suchen, aktualisieren und löschen. Nachdem sie in WIP verbucht wurden, können Sie Transaktionen auf der Seite für WIP-Anpassungen anzeigen, bearbeiten oder ablehnen.
Transaktionen werden verwendet, um Abteilungen Investitionskosten in Rechnung zu stellen. Eingegebene Transaktionen werden nicht an integrierte Einkaufs- oder Zahlungssysteme weitergegeben. Wenn Sie
Clarity PPM
mit einer Buchhaltungsimplementierung integriert haben, empfehlen wir, alle Transaktionen für Einkauf und Zahlungen direkt in das entsprechende System einzugeben.
Beispiel: Erfassen verrechenbarer Projektkosten
Ihr Anwendungsentwicklungsteam entwickelt eine Software namens "AutoPay" für drahtlose Geräte für Ihren Kunden. Ihr Kunde hat zugestimmt, alle Projektkosten einschließlich Entwicklungszeit, Testgeräten und Reisekosten zu bezahlen.
  • Um alle Kosten berücksichtigen zu können, fügen Sie als Projektmanager Arbeitsressourcen, Ausstattung/Geräte und Reisekosten zum Projekt hinzu.
  • Fügen Sie die einzelnen Ressourcen nach Ressourcentyp als Teammitglieder zum Projekt hinzu.
  • Aktivieren Sie das Projekt für die Finanzverarbeitung.
  • Im nächsten Quartal werden Sie dazu aufgefordert, die verschiedenen Ressourcentypen im System zu berücksichtigen. Erstellen Sie Transaktionseinträge unter Verwendung von
    Beleg für Aufwand
    für Spesen und
    Beleg für Sonstiges
    für den Kauf von Mobilgeräten für Tests.
Verfügbarmachen von Beleg- und Ressourcentypen für die Verarbeitung
Die folgenden Belegtypen werden zum Kategorisieren der Transaktionen nach Ressourcentyp für die Transaktionseingabe verwendet:
  • Beleg für Sonstiges
    : Ermöglicht Transaktionen für die Ressourcentypen "Arbeit", "Materialien" und "Ausstattung/Geräte".
  • Beleg für Aufwand
    : Ermöglicht Transaktionen für den Ressourcentyp "Aufwand".
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Ressourcentypen "Arbeit", "Material", "Ausstattung/Geräte" und "Aufwand" für die Transaktionsverarbeitung verfügbar zu machen:
  1. Erstellen Sie je nach Bedarf eine Ressource für jeden Ressourcentyp, und aktivieren Sie ihre Finanzeigenschaften.
  2. (Optional) Erstellen Sie eine Kosten-/Satzmatrix.
  3. Fügen Sie die Ressource als Teammitglied zur Investition hinzu.
  4. Weisen Sie die Ressource zu Aufgaben in der Investition zu.
Erstellen von Belegkopfzeilen
Sie müssen Belegkopfzeilen erstellen, um Transaktionen eingeben zu können. Belegkopfzeilen werden verwendet, um Transaktionen zu kategorisieren, denen Ressourcentypen zugrunde liegen. Sie können beispielsweise eine Belegkopfzeile für Arbeit und eine für Ausstattung/Geräte erstellen. Sie können eine Liste von Belegkopfzeilen anzeigen, die nicht in WIP gebucht wurden. Sie können sie öffnen, um eine Liste von dazugehörigen Transaktionen zu erstellen, zu bearbeiten oder anzuzeigen. Außerdem können Sie Belegkopfzeilen erstellen und vorhandene löschen.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Klicken Sie auf
    Startseite
    ,
    Finanzmanagement
    ,
    Transaktionseintrag
    .
  2. Klicken Sie auf
    Neu
    .
  3. Füllen Sie die folgenden Felder im Bereich
    Allgemein
    aus:
    • Eintragstyp
      Definiert den Belegtyp.
    • Eintragsnummer
      Gibt eine Zahl, die zur Verfolgung und Verarbeitung der Transaktion verwendet wird.
      Limit:
      Bis zu 30 Zeichen.
    • Auftrag Zahl
      Definiert die Auftragsnummer, die der Transaktion zugeordnet ist.
      Limit:
      Bis zu 30 Zeichen.
    • Lieferant
      Gibt den Lieferantencode des Unternehmens oder der Ressource an, die das Produkt oder die Dienstleistung anbietet. Für Aufwandsbelege ist die Angabe des Lieferantencodes erforderlich, wenn im Feld "Bezahlt von" keine Ressource ausgewählt ist.
    • Bezahlt von
      Gibt die Ressource an, die die Ausgabe verursacht hat. Die unter "Bezahlt von" genannte Ressource ist für Aufwandsbelege erforderlich, wenn kein Lieferant ausgewählt wurde.
  4. Klicken Sie auf
    Speichern
    , um die Belegkopfzeile zu erstellen. Fahren Sie mit dem nächsten Thema unten fort, um Transaktionen zu erstellen.
Das System zeigt eine Fehlermeldung an, wenn die Eintrags- und die Auftragsnummer 30 Zeichen überschreiten. Es wird jedoch nichts in den Protokollen aufgezeichnet.
Erstellen von Transaktionseinträgen
Sie müssen Belegkopfzeilen erstellen, um Transaktionen erstellen zu können. Nachdem Sie eine Transaktion erstellt haben, können Sie die Transaktionsdetails in der Belegkopfzeile bearbeiten, bevor Sie diese in WIP buchen. Sobald sie in WIP gebucht wurde, können Sie Transaktionen auf der Seite "WIP-Anpassungen" bearbeiten.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Klicken Sie bei geöffneter Belegkopfzeile auf "Neu".
  2. Geben Sie die erforderlichen Informationen ein, um die Transaktion zu definieren:
    • Investitions-ID
      Zeigt die Investition an, die der Transaktion zugeordnet ist.
    • Aufgabe
      Legt die mit der Transaktion verbundene Aufgabe fest. Der Wert für dieses Feld wird automatisch aufgefüllt, wenn für die Investition eine aufwandgesteuerte Aufgabe vorhanden ist. Unabhängig davon, ob andere Aufgaben für die Investition vorhanden sind, wird standardmäßig die aufwandgesteuerte Aufgabe angezeigt. Sie können eine andere Aufgabe für die Investition auswählen und damit den Standardwert überschreiben.
    • Kostentyp
      Zeigt die Kostenart an, die der Transaktion zugeordnet ist. Die Kostenart der Transaktion wird verwendet, um die anwendbaren Kosten oder den anwendbaren Kostensatz (Kapital- vs. Betriebskosten) aus der zugeordneten Kosten-/Satzmatrix zu bestimmen. Der Wert wird automatisch aufgefüllt, sofern die Felder "Investitions-ID und "Aufgabe" ausgefüllt sind. Der Standardwert basiert auf dem Kostentyp der aufwandgesteuerten Aufgabe. Wenn der Kostentyp der aufwandgesteuerten Aufgabe nicht definiert ist, wird der Wert aus dem Aufgaben-PSP übernommen. Wenn im PSP kein Kostentyp definiert ist, wird der Kostentyp der Investition übernommen.
    • Kostenart
      Identifiziert die Projekt- oder Aufgabenkostenart. Sie können eine beliebige Auswahl aus den verfügbaren Kostenarten treffen oder projektspezifische Kostenarten auswählen.
      • Für Projekte wird dieses Feld automatisch mit der Kostenart des Projekts aufgefüllt, sofern dem Projekt eine Kostenart zugewiesen ist und es der Transaktion als Aufgabe zugeordnet ist. Wenn einer ausgewählten Aufgabe eine andere Kostenart zugeordnet ist, wird dieses Feld automatisch mit der Kostenart der Aufgabe aufgefüllt.
      • Für andere Investitionen wird dieses Feld automatisch mit der Kostenart der Investition aufgefüllt, sofern der Investition eine Kostenart zugewiesen wurde.
    • Ressourcen-ID
      Definiert die ID der Ressource, die der Transaktion zugeordnet ist. Bei der Ressource kann es sich um eine Person (Arbeit), Ausstattung/Geräte, Material oder um Aufwand handeln - je nach dem Ressourcentyp, dessen Kosten Sie für diese Transaktion verarbeiten.
    • Rolle
      Definiert die Rolle, wenn für die Transaktion rollenbasierte Sätze oder Kosten angewendet werden. Der Ressourcentyp für die Rolle muss mit dem Ressourcentyp für die zugeordnete Ressource übereinstimmen.
    • Transaktionsklasse
      Definiert die Transaktionsklasse der Ressource. Dieser Wert wird automatisch aufgefüllt, wenn die Ressource zu einer Transaktionsklasse zugeordnet ist. Wenn dies nicht der Fall ist, wählen Sie eine Transaktionsklasse aus.
    • Eingabetypcode
      Definiert den Eingabetypcode der Ressource. Dieser Wert wird automatisch aufgefüllt, wenn der Ressource ein Eingabetyp zugeordnet ist. Wenn dies nicht der Fall ist, wählen Sie einen Eingabetyp aus.
      Benutzerwert 1 und Benutzerwert 2
    • Definiert benutzerdefinierte Eigenschaften. Dieser Wert steht nur zur Auswahl zur Verfügung, wenn Ihr
      Clarity PPM
      -Administrator Suchwerte in Studio erstellt hat.
      Aufwandstyp
      Definiert den Aufwandstyp, der festlegt, wie die Aufwendung verarbeitet wird. Ein Kapitalaufwand wird anders gebucht als eine Abschreibung.
    • Allgemeine Informationen beibehalten
      Speichert die eingegebenen Werte im Abschnitt "Allgemein", wenn Sie eine Transaktion während der gleichen Sitzung vorlegen und erstellen. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um eingegebene Werte zu speichern.
  3. Geben Sie Transaktionsinformationen im Bereich "Transaktionsdaten" ein, und speichern Sie die Änderungen:
    • Menge
      Definiert die Anzahl der Einheiten für die Berechnung der Gesamtkosten. Dieses Feld unterstützt negative Zahlen.
    • Kosten
      Zeigt die Kosten an, die der Transaktion zugeordnet sind. Wenn die ausgewählte Investition mit einer Kosten-/Satzmatrix verbunden ist oder eine Kostenmatrix als Entität oder Standardeinstellung definiert wurde, lassen Sie dieses Feld leer, damit der in der Kosten-/Satzmatrix definierte Satz verwendet wird. Geben Sie anderenfalls die Ist-Kosten ein, die mit der Transaktion verbunden sind. Wenn nicht mehrere Währungen aktiviert sind, wird standardmäßig die Systemwährung verwendet. Wenn mehrere Währungen aktiviert sind, wird für die Transaktionskosten standardmäßig die erste aktive Währung in der alphabetischen Auflistung verwendet. Wenn beispielsweise ADP und INR aktiv sind, wird ADP als Standardwährung verwendet. Wählen Sie bei Bedarf eine andere Währung aus.
    • Satz
      Gibt den Rechnungssatz an, der der Transaktion zugeordnet ist. Wenn die ausgewählte Investition mit einer Kosten-/Satzmatrix verbunden ist oder eine Kostenmatrix als Entität oder Standardeinstellung definiert wurde, lassen Sie dieses Feld leer, damit die in der Kosten-/Satzmatrix definierten Kosten verwendet werden. Geben Sie anderenfalls den dieser Transaktion zugeordneten Rechnungssatz ein. Wenn nicht mehrere Währungen aktiviert sind, wird standardmäßig die Systemwährung verwendet. Wenn mehrere Währungen aktiviert sind, wird für den Transaktionssatz standardmäßig die erste aktive Währung in der alphabetischen Auflistung verwendet. Wenn beispielsweise ADP und INR aktiv sind, wird ADP als Standardwährung verwendet. Wählen Sie bei Bedarf eine andere Währung aus.
    • Verrechenbar
      Gibt an, dass die Kosten dieser Transaktion einer Abteilung intern verrechnet werden sollen. Wenn diese Option nicht aktiviert ist, ist die Transaktion nicht für die Fakturierung oder die Rechnungserstellung verfügbar.
Löschen von Transaktionen
Wenn Transaktionen nicht in WIP gebucht wurden, können Sie sowohl einen kompletten Satz von Transaktionen löschen, die mit einem Transaktionseintrag verknüpft sind, als auch einzelne Transaktionen aus einer ausgewählten Belegkopfzeile löschen. Sie können Transaktionen über das Menü "Finanzmanagement" löschen.
Gehen Sie wie folgt vor:
So löschen Sie eine Belegkopfzeile
  1. Filtern Sie nach den Belegkopfzeilen, die Sie löschen möchten.
  2. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den gewünschten Belegkopfzeilen.
  3. Klicken Sie auf Löschen.
    Die Belegkopfzeile und die mit ihr verknüpften Transaktionen werden gelöscht.
So löschen Sie eine Transaktion
  1. Filter Sie nach Belegkopfzeilen.
  2. Verwenden Sie die Verknüpfung "Eintragsnummer", um eine Liste der Transaktionen für die ausgewählte Belegkopfzeile anzuzeigen.
    Die Seite "Eintrag" wird geöffnet.
  3. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den gewünschten Transaktionen.
  4. Klicken Sie auf Löschen.
    Die ausgewählte Transaktion wird gelöscht.
Verwalten von WIP-Transaktionen
Mit WIP-Transaktionen können Sie Transaktionen vor der Verrechnung anpassen und überprüfen. Verwalten Sie Ihre WIP-Transaktionen, indem Sie sie verbuchen, nach Bedarf anpassen und genehmigen oder ablehnen.
Verbuchen von Transaktionen als WIP
Transaktionen, die für das Verbuchen als WIP verfügbar sind, werden nicht automatisch angezeigt. Sie müssen die Transaktionen, die Sie in WIP buchen möchten, zunächst suchen.
Es stehen zwei Methoden zur WIP-Buchung zur Verfügung:
  • Vollständige Verbuchung
    : Mit dieser Methode können Sie alle kumulierten Transaktionen in einem bestimmten Datumsbereich auswählen. Um Leistungsprobleme zu minimieren, führen Sie eine vollständige Buchung nur durch, wenn die Gesamtanzahl der zu buchenden Transaktionen weniger als 5.000 beträgt.
  • Selektive Verbuchung
    : Mit dieser Methode können Sie Transaktionen filtern. Bei einer selektiven Verbuchung können Sie die Auswahl der Transaktionen anhand von Lokation, Kunde, Investition, Ressource und Transaktionstyp begrenzen. Selektive Buchungen sind nützlich, wenn Sie ausgewählte Transaktionen auf einmal buchen möchten oder wenn es sich um Transaktionen handelt, die zu spät eingegeben wurden, um in der regelmäßigen, geplanten WIP-Buchung berücksichtigt zu werden.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie in "Finanzmanagement" auf "In WIP verbuchen".
  2. Suchen Sie mithilfe der folgenden Kriterien nach den Transaktionen, die Sie verbuchen möchten:
    1. Anfangsdatum und Enddatum
      Definiert einen Zeitraum für das Buchen von Transaktionen. Um Transaktionen innerhalb des angegebenen Datumsbereichs zu verbuchen, verwenden Sie die Datumsauswahl.
      Wenn Sie keine Datumsangaben (Anfangs- oder Enddatum) eingeben, werden alle verfügbaren vergangenen Transaktionen bis zum aktuellen Datum abgerufen. Um also alle verfügbaren Transaktionen mit einem zukünftigen Datum zu buchen, müssen Sie ein Enddatum angeben.
    2. Standorte
      Definiert Finanzstandorte für verbundene Transaktionen. Es stehen nur Lokationen mit ausstehenden Transaktionen zur Verfügung.
    3. Kundencodes
      Gibt Kundencodes für die verbundenen Transaktionen an.
    4. Projekte
      Gibt die Investitionen an, mit denen Transaktionen verbunden sind.
    5. Ressourcen
      Gibt die Ressourcen an, mit denen Transaktionen verbunden sind.
    6. Eintragstyp
      Gibt den Eintragstyp der Transaktion an. Verwenden Sie diesen Typ, um Transaktionen basierend auf dem Transaktionseintrag zu verbuchen.
      Werte
      :
      Alle: Gibt an, dass Transaktionen unabhängig vom Eintragstyp verbucht werden.
      Importiert: Zeigt verbuchte Transaktionen an, die aus einem externen Buchhaltungssystem importiert wurden.
      Clarity: Gibt an, dass verbuchte Transaktionen aus
      Clarity PPM
      stammen.
      Beleg für Aufwand: Gibt an, dass gebuchte Transaktionen als Belegaufwand eingegeben wurden.
      Beleg für Sonstiges: Gibt an, dass gebuchte Transaktionen als "Beleg für Sonstiges" eingegeben wurden.
    7. Bezahlt von
      Gibt die Ressource an, die die Transaktion verursacht hat.
    8. Arbeit
      Gibt an, ob Tansaktionen für Arbeit verbucht werden. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um Arbeitstransaktionen zu buchen.
      Standard:
      Aktiviert
    9. Material
      Gibt an, ob alle Transaktionen für Material in die Verbuchung einbezogen sind. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um alle Materialtransaktionen bei der Buchung zu berücksichtigen.
      Standard:
      Aktiviert
    10. Ausstattung/Geräte
      Gibt an, ob alle Transaktionen für Ausstattung/Geräte in die Verbuchung einbezogen sind. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um alle Ausstattungs-/Gerätetransaktionen bei der Buchung zu berücksichtigen.
      Standard
      : Aktiviert.
    11. Aufwand
      Gibt an, ob alle Transaktionen für Aufwand in die Verbuchung einbezogen sind. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um alle Aufwandstransaktionen bei der Buchung zu berücksichtigen.
      Standard
      : Aktiviert
  3. Klicken Sie auf
    Übernehmen
    , um Transaktionen anhand der eingegebenen Kriterien zu filtern.
  4. Alle Transaktionen, die den Kriterien entsprechen, werden als Transaktionskonto gruppiert, das z. B. die Bezeichnung
    Alle
    (volle Buchung) oder
    Lokation
    (selektive Buchung anhand der Lokation) verwenden kann. Die Gesamtanzahl der Einträge wird angezeigt. Standardmäßig ist das Kontrollkästchen neben diesem Konto aktiviert.
  5. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    1. Klicken Sie auf
      Verbuchen
      , um die Transaktionen an die WIP-Phase zu übergeben.
    2. Wenn sich die Devisenkurse ändern, klicken Sie bei auf
      Neu berechnen und verbuchen
      . Die Schaltfläche
      Neu berechnen und verbuchen
      wird nur auf Seite "In WIP verbuchen" angezeigt, wenn mehrere Währungen aktiviert sind.
WIP-Anpassungen
In WIP gebuchte Transaktionen sind für WIP-Anpassungen und für die Abteilungsfakturierung verfügbar. Mit WIP-Anpassungen können Sie verbuchte WIP-Transaktionen ändern und korrigieren. Sie können verbuchte WIP-Transaktionen aktualisieren, umkehren oder übertragen.
Eine WIP-Anpassung stellt sicher, dass die korrekte Summe erfasst wurde und für Rückbelastungen verwendet wird. Eine gebuchte WIP-Transaktion muss die folgenden Kriterien erfüllen, damit sie angepasst werden kann:
  1. Sie wurde in WIP gebucht
  2. Frühere Anpassungen wurden genehmigt oder abgelehnt
  3. Sie befindet sich zurzeit nicht im WIP-Anpassungsprozess
  4. Sie wurde nicht in Rechnung gestellt
  5. Sie wurde nicht umkehrgebucht
  6. Sie wurde nicht geschlossen
Wenn eines dieser Kriterien für eine Transaktion nicht erfüllt ist, kann sie nicht angepasst werden.
Wenn Sie eine WIP-Anpassung eingeben, wird eine Transaktion hinzugefügt, die auf die ursprüngliche Transaktion verweist, anstatt sie zu ersetzen. Diese Anpassungstransaktion wird zurückgestellt und steht erst wieder für die Fakturierung zur Verfügung, wenn sie genehmigt oder abgelehnt wurde.
WIP-Anpassungen stehen vor der WIP-Genehmigung für die Berichterstellung zur Verfügung. WIP-Anpassungen werden im natürlichen Währungsbetrag verarbeitet. Wenn mehrere Währungen aktiviert sind, werden die Währungsbeträge bei der Eingaben von WIP-Anpassungen anhand der auf dem ursprünglichen Transaktionsdatum basierenden Wechselkurse aktualisiert. Sie können in einer WIP-Anpassung negative Werte eingeben.
Ändern von verbuchten WIP-Transaktionen
Sie können verbuchte WIP-Transaktionen bearbeiten oder anpassen. Wenn Sie zum Beispiel eine Transaktion in WIP mit einem falschen Kostentyp verbuchen, können Sie die Transaktion korrigieren, indem Sie die zugeordnete Aufgabe suchen und den Kostentyp ändern. Danach können Sie die Transaktion öffnen und speichern, ohne dabei Änderungen vorzunehmen. Auf diese Weise wird sie in der Liste "WIP-Anpassung genehmigen" angezeigt. Nach der Genehmigung wird die Transaktion mit dem korrekten Kostentyp verbunden.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie in "Finanzmanagement" auf "WIP-Anpassung erstellen".
  2. Suchen Sie nach gebuchten WIP-Transaktionen, indem Sie in den Feldern "Anfangsdatum" und "Enddatum" den Datumsbereichs definieren.
  3. Klicken Sie auf Filter.
    Es werden Transaktionen angezeigt, die mit den Kriterien übereinstimmen.
  4. Klicken Sie auf die Verknüpfung "Transaktionsdatum", um die Transaktionsinformationen zu bearbeiten.
  5. Ändern Sie das Feld
    Neue Sätze berechnen
    . Dieses Feld
    gibt an, ob die Sätze neu berechnet werden. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Sätze neu zu berechnen. Dieses Feld wird unabhängig von Ihrer Filterauswahl immer angezeigt.
  6. Speichern Sie die Änderungen.
    Die WIP-Anpassung ist zurückgestellt, bis sie genehmigt oder abgelehnt wird.
    Wenn mehrere Währungen aktiviert sind und der Währungscode für den Satz geändert wird, werden die mit der Transaktion verbundenen Währungsbeträge anhand des geänderten Währungscodes neu berechnet.
  7. Genehmigen Sie die umgekehrte WIP-Anpassung, oder lehnen Sie sie ab.
Umkehrbuchen von verbuchten WIP-Transaktionen
Eine Umkehrbuchung storniert die ursprüngliche, gebuchte Transaktion, bevor diese in Rechnung gestellt wird. Wenn mehrere Währungen aktiviert sind, sind die Währungsbeträge in der WIP-Umkehrbuchung identisch mit denen in der ursprünglichen Transaktion.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Filtern Sie nach gebuchten WIP-Transaktionen, indem Sie in den Feldern "Anfangsdatum" und "Enddatum" den Datumsbereichs definieren.
    Es werden Transaktionen angezeigt, die mit den Kriterien übereinstimmen.
  2. Wählen Sie die Transaktionen aus, die Sie umkehren möchten, und klicken Sie auf "Umkehrbuchen".
    Die Transaktion ist jetzt bereit für die WIP-Genehmigung.
Übertragen von WIP-Transaktionen
Wenn die Kosten-/Satzmatrix geändert wurde und Sie die Finanztransaktionen neu berechnen möchten, um einen neuen Satz abzurufen, nehmen Sie eine WIP-Anpassung in Form einer WIP-Übertragung vor. Aktivieren Sie anschließend das Kontrollkästchen "Neue Sätze berechnen". Transaktionen verwenden den aktuellen Satz der Kosten-/Satzmatrix, die mit der Investition verbunden wird.
Änderungen an den Finanzeigenschaften der Ressource werden
nicht
in WIP-Anpassungen oder WIP-Transfers aktualisiert. Felder wie "Standort", "Abteilung" und "Ressourcenklasse" werden nur zu dem Zeitpunkt für die WIP-Transaktion festgelegt, zu dem Sie eine Transaktion erstellen.
Führen Sie eine direkte WIP-Anpassung an der vorhandenen Transaktion aus und setzen Sie auf null, damit die Finanzeigenschaften der Ressource für diese Transaktion aktualisiert werden. Erstellen Sie dann eine Transaktion für das gleiche Datum und die gleiche Menge. Die neue Transaktion enthält die aktuellen Ressourcen-Finanzeigenschaften.
Durch Übertragungen können Sie stapelweise WIP-Anpassungen für ausgewählte Transaktionen vornehmen oder Transaktionen stapelweise von einer Investition auf eine andere übertragen.
Um eine Übertragung zu aktivieren, müssen Sie Transaktionen nach den Transaktionsdetails, die Sie anpassen (oder übertragen) möchten, filtern. Sie müssen einen Datumsbereich angeben und anschließend nach mindestens einem der folgenden Transaktionsdetails filtern:
  1. Investitions-ID
  2. Aufgabe
  3. Kostenart
  4. Ressourcen-ID
  5. Transaktionsklasse
  6. Eingabetypcode
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Filtern Sie nach der gebuchten WIP-Transaktion.
    Transaktionen, die den Kriterien entsprechen, werden in der Liste angezeigt.
  2. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Transaktionen, die Sie anpassen oder übertragen möchten, und klicken Sie auf "Übertragen".
  3. Überprüfen Sie im Abschnitt
    Übertragen von
    die folgenden Informationen:
    1. Projekt
      Zeigt das Projekt an, für das die Transaktion durchgeführt wurde.
    2. Aufgabe
      Zeigt die Aufgabe an, die der Transaktion zugeordnet ist.
    3. Kostenart
      Zeigt den Namen der Entität an, die der Transaktion zugeordnet ist.
    4. Eingabetypcode
      Zeigt den Eingabetypcode an, der der Transaktion zugeordnet ist.
    5. Ressourcen-ID
      Zeigt die Ressource an, für die die Transaktion verbucht wird.
    6. Transaktionsklasse
      Zeigt die Transaktionsklasse für die Transaktion an.
      Welche Informationen in diesem Bereich angezeigt werden, hängt von Ihrer Filterauswahl ab.
  4. Füllen Sie die folgenden Felder Ihren Anforderungen entsprechend aus:
    1. Datum überschreiben
      Gibt ein neues Datum für die Transaktion an. Dieses Feld wird unabhängig von Ihrer Filterauswahl immer angezeigt. Verwenden Sie die Datumsauswahl, um ein Datum auszuwählen.
    2. Projekt
      Gibt die Investition an, an die die Transaktion übertragen wird. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn im Filter "Investitions-ID" als Transaktionsdetail ausgewählt wurde.
    3. Aufgabe
      Gibt die Aufgabe an, an die die Transaktion übertragen wird. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn im Filter "Aufgabe" oder "Investitions-ID" als Transaktionsdetail ausgewählt wurde.
    4. Kostenart
      Gibt die Kostenart an, an die die Transaktion übertragen wird. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn im Filter "Kostenart" als Transaktionsdetail ausgewählt wurde.
    5. Eingabetypcode
      Gibt den Eingabetypcode an, an den die Transaktion übertragen wird. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn im Filter "Eingabetypcode" als Transaktionsdetail ausgewählt wurde.
    6. Ressourcen-ID
      Gibt die Ressource an, an die die Transaktion übertragen wird. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn im Filter "Ressourcen-ID" als Transaktionsdetail ausgewählt wurde.
    7. Neue Sätze berechnen
      Gibt an, ob die Sätze neu berechnet werden. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Sätze neu zu berechnen. Dieses Feld wird unabhängig von Ihrer Filterauswahl immer angezeigt.
    8. Transaktionsklasse
      Gibt die Transaktionsklasse an, an die die Transaktion übertragen wird. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn im Filter "Transaktionsklasse" als Transaktionsdetail ausgewählt wurde.
  5. Speichern Sie die Änderungen.
    Die Seite "Übertragungsstatus" wird geöffnet. Wenn die Übertragung nicht erfolgreich war, wird der Grund für den Fehlschlag angezeigt.
  6. Klicken Sie auf "Weiter", um zur vorherigen Seite zurückzukehren.
Genehmigen oder Ablehnen von WIP-Anpassungen
Alle WIP-Anpassungen müssen geprüft und entweder genehmigt oder abgelehnt werden.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Klicken Sie auf "Startseite", "Finanzmanagement", "WIP-Anpassung genehmigen".
  2. Suchen oder filtern Sie nach den WIP-Anpassungen, die geprüft werden müssen.
  3. Wählen Sie Transaktionen aus, um sie zu genehmigen oder abzulehnen, ohne die Details zu überprüfen.
  4. Klicken Sie auf "Genehmigen" bzw. "Ablehnen".
Genehmigen oder Ablehnen von WIP-Anpassungen mit Prüfung
Auf der Seite der WIP-Anpassungsdetails können Sie die angepasste Transaktion mit der Anpassungstransaktion vergleichen. Häufig wird ein zweiter Prüfer herangezogen, um zu bestimmen, ob eine WIP-Anpassung korrekt ist.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Suchen oder filtern Sie nach den WIP-Anpassungen, die geprüft werden müssen.
  2. Klicken Sie auf die Verknüpfung "Transaktionsdatum", um die Details der ausgewählten WIP-Anpassung anzuzeigen.
  3. Prüfen Sie die Anpassung, und klicken Sie auf "Genehmigen" oder "Ablehnen".
Prüfen verarbeiteter Transaktionen
Überprüfen Sie alle gebuchten Transaktionen, um sicherzugehen, dass sie korrekt gebucht wurden. Wenn Sie einen Fehler finden, können Sie die Rechnung bzw. die Buchung umkehren.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Klicken Sie auf
    Startseite
    ,
    Finanzmanagement
    ,
    Transaktionen
    .
    Eine Warnmeldung zeigt an, dass Transaktionen nach der Auswahl eines HB-Zeitraums angezeigt werden.
  2. Wählen Sie einen HB-Zeitraum (Abrechnungszeitraum) aus.
  3. Geben Sie Filterkriterien für die Transaktionen an, die Sie prüfen möchten.
  4. Überprüfen Sie die Transaktionen.
  5. Wenn Transaktionen nicht korrekt sind und eine Anpassung erforderlich machen,
    führen Sie eine der folgenden Aktionen durch
    :
    1. Klicken Sie auf "Ausgewählte Buchungen umkehren".
    2. Klicken Sie auf "Gefilterte Buchungen umkehren", um die Buchungen für alle aufgelisteten Transaktionen umzukehren.
    Die Transaktionen, für die Buchungen umgekehrt wurden, sind entsprechend gekennzeichnet.