Einrichten von Hauptbuchkonten und Verarbeiten von Rückbelastungen

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Rückbelastungen stehen für abteilungsübergreifende Umbuchungen von Investitions- und Dienstkosten. Eine Rückbelastung belastet Abteilungen mit ihren anteiligen Investitions- und Dienstleistungskosten, die in einem bestimmten Zeitraum angefallen sind. Den Abteilungen, die die Investition oder Dienstleistung stellen, wird ein Guthaben für die durchgeführten Arbeitsleistungen ausgestellt.
Für das Erstellen von Rückbelastungen müssen im Produkt Transaktionen für die zugeordneten Investitionen vorhanden sein. Bevor Sie Rückbelastungen und Hauptbuchkonten einrichten, stellen Sie sicher, dass die folgenden Elemente vorhanden sind:
  • Richten Sie eine Finanzentität und die dazugehörigen Abrechnungszeiträume ein.
  • Richten Sie Finanzabteilungen und Lokationen ein.
  • Richten Sie Finanzklassen ein.
  • Richten Sie Investitionen oder Dienste mit aktivierten Finanzeigenschaften ein.
  • Richten Sie Teammitglieder von Investitionen oder Diensten einschließlich Arbeits-, Ausstattungs-, Material- und Aufwandsressourcen mit aktivierten Finanzeigenschaften ein.
  • Stellen Sie sicher, dass alle Benutzer über die erforderlichen Zugriffsrechte zum Verwalten von Konten und Regeln verfügen. Siehe
    Referenzhandbuch für Zugriffsrechte
    .
Um Rückbelastungstransaktionen zu bearbeiten, richten Sie Hauptbuchkonten und Rückbelastungsregeln ein. Die erstellten Soll-, Guthaben- und Gemeinkostenzuschlagsregeln hängen von der Art der Rückbelastungsverarbeitung ab, die Sie implementieren möchten.
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Einrichten von Hauptbuchkonten
HB-Konten sind Kombinationen aus Codes von Hauptkonten und Unterkonten, die verwendet werden, um Konten zu kategorisieren. Beispielsweise können das Hauptkonto für Assets als Code "100" und die Unterkonten für Assets den Code "111" für Kapital und "112" für Aufwand verwenden.
Richten Sie Hauptbuchkonten (HB-Konten) ein, um zeitbasierte Zuordnungen zu definieren, die in Rückbelastungen und für die Zuweisung von Kostenplandetails verwendet werden. Wenn Sie Planungsdaten in ein externes Buchhaltungssystem extrahieren, können Sie die HB-Konten für Zuordnungszwecke verwenden. Durch XOG können Sie auch HB-Konten aus externen Buchhaltungssystemen importieren.
Bevor Sie HB-Konten einrichten, stellen Sie sicher, dass eine Finanzentität vorhanden ist. Nachdem Sie ein HB-Konto eingerichtet haben, können Sie es bearbeiten. Ihre Kostenpläne und Transaktionen können auf das HB-Konto verweisen.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie "Verwaltung", und klicken Sie in "Finanzen" auf "HB-Konten".
  2. Klicken Sie auf Neu.
  3. Füllen Sie die erforderlichen Informationen aus. Die folgenden Felder erfordern eine Beschreibung:
    • Hauptkonto-ID
      Legt den ersten Teil der Nummer des natürlichen Kontos fest.
    • Unterkonto-ID
      Legt den zweiten Teil der Nummer des natürlichen Kontos fest.
    • Aktiv
      Zeigt an, ob dieses Konto aktiv und für die Zuweisung von Kostenplänen verfügbar ist.
    • Gemeinkostenzuschlag
      Zeigt an, ob dieses Konto verwendet wird, um Kosten bestimmten Abteilungen in Rechnung zu stellen. Wenn diese Option aktiviert ist, stellen Sie sicher, dass Sie Gemeinkostenzuschlagsregeln erstellen.
    • Kapitalaufwand
      Zeigt an, ob dieses Konto für Kapitalaufwand verwendet wird.
    • Unbarer Aufwand
      Zeigt an, ob dieses Konto für unbaren Aufwand verwendet wird.
  4. Klicken Sie auf Speichern.
Einrichten von Rückbelastungsregeln
Rückbelastungen und Guthaben für Investitions- und Dienstkosten werden durch Regeln bestimmt. WIP-Transaktionen verarbeiten diese Regeln. Verwenden Sie während der Transaktionsverarbeitung diese Regeln, um Gebühren oder Guthaben angemessen auf bestimmte Abteilungen oder Hauptbuchkonten anzuwenden. Abteilungsmanager können die Belastungen und Gutschriften für ihre Abteilung mithilfe der folgenden Tools anzeigen:
  • "Abteilungsrechnungen" zum Anzeigen und Genehmigen von Belastungen.
  • "Abteilung - Kostendeckungsnachweis" zum Anzeigen von Gutschriften. Die Anweisungen sind für Abteilungen verfügbar, die Dienstleistungen verwalten.
Folgende Rückbelastungsregeln werden unterstützt:
  • Investitionsspezifische Sollregeln
    . Ein Satz investitionsspezifischer Sollregeln, der festlegt, wie Abteilungen mit den Kosten für Investitionen oder Dienste belastet werden sollen, die sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums in Anspruch genommen haben. Wenn bestimmte Kosten als Gemeinkostenzuschlag verrechnet werden, entsprechen die Zuordnungen möglicherweise nicht 100 Prozent. Die Sollregeln werden von Investitions- oder Dienstmanagern festgelegt. Auf der Seite "Rückbelastungen" können Sie eine Liste aller für die jeweilige Investition oder Dienstleistung definierten Sollregeln anzeigen.
  • Standardsollregeln
    . Ein Satz von Standardsollregeln, der innerhalb einer Entität global verwendet werden kann, um Abteilungen mit den Kosten für Investitionen zu belasten. Sollregeln sind investitionsspezifisch und werden vom Investitions- oder Dienstmanager oder vom Finanzmanager festgelegt.
  • Guthabenregeln
    . Ein Satz von Regeln, der festlegt, welchen Abteilungen die Kosten für innerhalb eines bestimmten Zeitraums in Anspruch genommene Investitionen oder Dienste gutgeschrieben werden. Guthabenregeln müssen 100 Prozent der belasteten Kosten entsprechen. Guthabenregeln werden vom Finanzmanager eingerichtet.
  • Gemeinkostenzuschlagsregeln
    . Ein Satz von Standardregeln, der festlegt, wie die verbleibenden Kosten oder Gemeinkostenzuschlagskosten für einen bestimmten Zeitraum verrechnet werden sollen. Gemeinkostenzuschlagsregeln werden vom Finanzmanager eingerichtet.
Beim Einrichten von Sollregeln können Sie als Investitionsmanager oder Dienst-Manager entscheiden, ob für Belastungen Standardregeln oder investitionsspezifische Regeln verwendet werden sollen. Sie können auch eindeutige Codes für automatisches Auffüllen erstellen: Zuordnungscodes für Standardregeln und Ressourcenguthabencodes für Guthabenregeln.
Regeln bestimmen zudem die Kostenverteilung für Investitionen und Dienstleistungen. Eine Rückbelastungsregel ist ein Satz eindeutiger Eigenschaften, die für Abteilungsbelastungen und -guthaben mit Transaktionen verglichen werden. Rückbelastungsregeln bestehen aus folgenden Bestandteilen:
  • Einer Kopfzeile, die einen eindeutiges Eigenschaftssatz enthält, die während der Verarbeitung mit Transaktionen übereingestimmt werden.
  • Kombinationen aus Hauptbuchkonten (HB-Konten) und Abteilungen zum Identifizieren von Abteilungen, die für die angegebenen Investitionen oder Dienstleistungen belastet werden oder ein Guthaben erhalten.
  • Zuordnungen für die Verteilung der anteilsmäßigen Kosten bzw. Guthaben zwischen den Abteilungen.
Beispiele für Rückbelastungen
  • Gemeinsame Kosten:
    Die Abteilung "Privatkunden" hat die Entwicklung einer Anwendung für Hypotheken in Auftrag gegeben, die von den Abteilungen "Selbstbedienung" und "Premiumkunden" gemeinsam genutzt wird. "Privatkunden" verwendet die Rückbelastungsfunktion, um Kosten zuzuordnen, die bei der IT-Abteilung für dieses Entwicklungsprojekt angefallen sind. Für dieses Projekt waren Fachkenntnisse von Anwendungsentwicklern, Analysen von Technikern der IT-Abteilung der Abteilung "Privatkunden-IT" sowie Fachkenntnisse im Bereich Sicherheit der IT-Abteilung der Abteilung "Investment Banking" erforderlich. Die IT-Abteilung des Geschäftsbereichs "Privatkunden" hat investitionsspezifische Soll- und Guthabenregeln eingerichtet, um die Kosten an die Abteilungen, die die Arbeit in Auftrag gegeben hatten, rückzuverrechnen, und für die Abteilungen, die die Arbeit ausgeführt hatten, gutzuschreiben.
  • Verteilen einer Gutschrift auf mehrere IT-Abteilungen:
    Der IT-Finanzmanager für Privatkunden richtet eine Guthabenregel ein, um 100 Prozent Guthaben zu drei verschiedenen Anbieterabteilungen zuzuordnen:
    • Die Anwendungsentwicklung für Privatkunden benötigt den Großteil der Entwicklungsarbeit und wird mit 50 Prozent für die ersten drei Monate und mit 80 Prozent für die verbleibenden drei Monate belastet.
    • Der technische Betrieb für Privatkunden stellt zu Beginn des Projekts Beratungen bereit und wird mit 25 Prozent für die ersten drei Monate und mit 10 Prozent für die verbleibenden drei Monate belastet.
    • Auch die IT-Abteilung für Inverstmentbanken führt zu Beginn des Projekts Beratungen durch und wird mit 25 Prozent für die ersten drei Monate sowie mit 10 Prozent für die verbleibenden drei Monate belastet.
  • Belasten mehrerer Geschäftsbereiche mit den Kosten für in Auftrag gegebene Arbeit:
    Der IT-Projektmanager für Privatkunden für dieses Projekt richtet eine Sollregel ein, um in jedem Quartal 50 Prozent für die Selbstbedienungsabteilung und die Premiumkundenabteilung für Privatkunden rückzubelasten. Mithilfe flexibler Rückbelastungsregeln kann Forward Inc die Kosten entsprechend auf die Abteilungen umlegen, die von den Diensten profitieren, die die IT-Abteilung bereitstellt. Die Regeln erlauben auch Gutschriften der Kosten für die von ihnen ausgeführte Arbeit an IT-Abteilungen.
Diese Abbildung zeigt, wie abgeschlossene Arbeit mehreren IT-Abteilungen gutgeschrieben wird.
Diese Abbildung zeigt, wie mehrere Geschäftsbereiche mit den Kosten für in Auftrag gegebene Arbeit belastet werden.
Erstellen von Kopfzeilen für Standardzuordnungsregeln
Eine Standardregel kann global für eine Vielzahl von Investitionen oder Dienstleistungen angewendet werden, sofern Abteilungen auf Grundlage derselben Rückbelastungsregeln mit für Kosten belastet werden können. Beim Einrichten von Rückbelastungen können Investitions- und Dienstmanager zwischen standardbasierten, von einem Finanzmanager eingerichteten und investitionsbasierten, von einem Investitions- oder Dienstmanager eingerichteten Regel wählen.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie "Verwaltung", und klicken Sie in "Rückbelastungen" auf "Standardregeln".
    Eine Liste der vorhandenen Kopfzeilen für Standardzuordnungsregeln wird angezeigt.
  2. Klicken Sie auf Neu.
  3. Geben Sie die folgenden Informationen ein:
    • Zuordnungscode
      (Erforderlich) Definiert den eindeutigen Code, der verwendet wird, um die Rückbelastungsregel (oder standardmäßige Sollregel) zu klassifizieren.
    • Entität
      (Erforderlich) Legt die Entität fest, die mit dieser Rückbelastungsregel verbunden ist.
    • Kostentyp
      Enthält eine Aufschlüsselung der mit der Rückbelastung verbundenen Kosten (Kapital- vs. Betriebskosten).
    • Benutzerwert 1, Benutzerwert 2
      Benutzerdefinierte Eigenschaften. Steht nur zur Auswahl zur Verfügung, wenn in Studio Suchwerte definiert wurden.
    • Kostenart
      Definiert die der Rückbelastungsregel zugeordnete Kostenart.
    • Eingabetyp
      Definiert den der Rückbelastungsregel zugeordneten Eingabetypcode.
    • Transaktionsklasse
      Definiert die der Transaktionsregel zugeordnete Transaktionsklasse.
    • Rest mit Gemeinkostenzuschlag verrechnen
      Gibt an, ob verbleibende Kosten als Gemeinkostenzuschlag verrechnet werden sollen. Wenn Sie diese Option aktivieren, erstellen Sie auch Gemeinkostenzuschlagsregeln.
      Standard
      : Deaktiviert
    • Status
      (Erforderlich) Gibt an, ob die Standardregel für Rückbelastungen verfügbar ist.
      Werte:
      • Aktiv. Die Regel wird immer berücksichtigt und kann beim Erstellen von Rechnungen einer Transaktion zugeordnet werden.
      • Inaktiv. Die Regel wird beim Erstellen von Rechnungen nicht berücksichtigt.
      • Zurückgestellt. Die Regel kann berücksichtigt und einer Transaktion zugeordnet werden, wenn die Zuordnung zu einer aktiven Regel nicht möglich ist.
  4. Speichern Sie Ihre Änderungen, und fügen Sie HB-Konten und Zuordnungsprozent für die Belastung von Konten hinzu.
Um die Eigenschaften von Kopfzeilen für Standardregeln zu ändern, klicken Sie auf die Verknüpfung "Zuordnungscode" für die ausgewählte Kopfzeile einer Standardregel, öffnen Sie das Menü "Eigenschaften", klicken Sie auf "Stammdaten", bearbeiten Sie die Eigenschaften, und speichern Sie Ihre Änderungen.
Erstellen von Kopfzeilen für Guthabenregeln
Guthabenregeln identifizieren die Abteilungen, denen die Kosten für Investitionen oder Dienstleistungen gutgeschrieben werden. Abteilungen erhalten Guthaben auf Grundlage der Attribute der Ressourcen, die den entsprechenden gelieferten Investitionen oder Dienstleistungen zugewiesen sind. Lokation und Abteilung, die einer Ressource zugewiesen sind, müssen mit den entsprechenden Zuweisungen der Abteilung, die das Guthaben erhält, übereinstimmen.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie "Verwaltung", und klicken Sie in "Rückbelastungen" auf "Guthabenregeln".
  2. Klicken Sie auf Neu.
  3. Geben Sie die folgenden Informationen ein:
    • Ressourcenguthabencode
      Definiert den eindeutigen Code, der verwendet wird, um die Guthabenregel zu klassifizieren.
    • Statuscode
      Zeigt an, ob die Guthabenregel aktiv, inaktiv oder zurückgestellt ist.
    • Entität
      Definiert die Entität, die der Abteilung zugeordnet ist, die das Guthaben erhält.
    • Standort
      Definiert den Standort, der der Abteilung zugeordnet ist, die das Guthaben erhält.
    • Abteilung
      Definiert die Abteilung, die das Guthaben erhält.
    • Ressourcenklasse
      Definiert eine Ressourcenklasse, die mit der Guthabenregel verbunden ist.
    • Transaktionsklasse
      Definiert die der Guthabenregel zugeordnete Transaktionsklasse.
  4. Speichern Sie Ihre Änderungen, und fügen Sie HB-Konten und Zuordnungsprozent für Guthaben hinzu.
Erstellen von investitionsspezifischen Sollregeln
Sollregeleigenschaften beschreiben Regeln eindeutig und werden während der Finanzverarbeitung für die Zuordnung von Transaktionen verwendet. Damit das gesamte HB-Konto mit sämtlichen verbleibenden Kosten belastet werden kann, muss eine Gemeinkostenzuschlagsregel vorhanden sein. Sollregeln, die in keiner Transaktionsverarbeitung verwendet wurden, können gelöscht werden.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie eine Investition oder einen Dienst.
  2. Öffnen Sie das Menü "Rückbelastungen", und klicken Sie auf "Sollregeln".
  3. Klicken Sie auf Neu.
  4. Geben Sie die folgenden Informationen ein:
    • Zuordnungscode
      Definiert den eindeutigen Code für die Klassifizierung der Sollregel für diese Investition.
    • Kostentyp
      Enthält eine Aufschlüsselung der mit der Rückbelastung verbundenen Kosten (Kapital- vs. Betriebskosten).
    • Kostenart
      Definiert die der Sollregel zugeordnete Kostenart.
    • Benutzerwert 1 und Benutzerwert 2
      Definiert die der Sollregel zugeordneten benutzerdefinierten Eigenschaften. Sie können benutzerdefinierte Attribute nur auswählen, wenn in
      Clarity PPM
      Studio Suchwerte definiert wurden.
    • Eingabetypcode
      Definiert den der Sollregel zugeordneten Eingabetypcode.
    • Transaktionsklasse
      Definiert die der Sollregel zugeordnete Transaktionsklasse.
    • Statuscode
      Gibt an, ob die Sollregel für Rückbelastungen verfügbar ist.
      Werte
      :
      • Aktiv. Gibt an, dass die Regel immer berücksichtigt wird und beim Erstellen von Rechnungen einer Transaktion zugeordnet werden kann.
      • Inaktiv. Gibt an, dass die Regel beim Erstellen von Rechnungen nicht berücksichtigt wird.
      • Zurückgestellt. Wenn keine Übereinstimmung mit einer aktiven Regel vorliegt, kann die Regel berücksichtigt und mit einer Transaktion übereingestimmt werden.
    • Rest mit Gemeinkostenzuschlag verrechnen
      Gibt an, ob verbleibende Kosten als Gemeinkostenzuschlag verrechnet werden sollen. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um verbleibende Kosten als Gemeinkostenzuschlag zu verrechnen.
  5. Speichern Sie die Änderungen, und fügen Sie anschließend die Kombinationen aus HB-Konten und Abteilungen hinzu, die mit den Kosten belastet werden sollen.
Definieren von HB-Zuordnungen für Standard- oder Guthabenregeln
Nachdem Sie Sollregeln erstellt haben, definieren Sie HB-Zuordnungen, die bestimmen, wie verbrauchende Abteilungen mit Kosten belastet werden. HB-Zuordnungen identifizieren die HB-Konten und Abteilungen, die belastet werden (bei Standardregeln) bzw. Guthaben erhalten (bei Guthabenregeln). HB-Zuordnungen zeigen außerdem den jeweiligen Prozentsatz der Kosten an, die in Rechnung gestellt oder gutgeschrieben werden. Der Zuordnungsprozentsatz für eine Guthabenregel für einen bestimmten Zeitraum muss immer 100 Prozent entsprechen. Eine HB-Zuordnung besteht aus einem vollständigen HB-Konto und einem Satz aus Zuordnungsregeln. Die Regeln stehen für den Prozentsatz der zugeordneten Kosten für einen angegebenen Zeitraum. Ein vollständiges HB-Konto ist eine Kombination aus dem natürlichen HB-Konto und einer Abteilung.
Sie können die Prozentsätze für die Rückbelastung für jede HB-Zuordnung gleichmäßig auf alle Abrechnungszeiträume verteilen oder für jeden Zeitraum einen unterschiedlichen Prozentsatz angeben. Wenn in Ihrem Unternehmen beispielsweise ein Abrechnungszeitraum auf Quartalsbasis eingerichtet wurde, können Sie für das erste Quartal eine Zuordnung von 100 Prozent angeben. Für die verbleibenden Quartale können Sie 50 Prozent angeben. Die verbleibenden Kosten für die letzten drei Quartale können einer anderen Abteilung in Rechnung gestellt oder als Gemeinkostenzuschlag verrechnet werden.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie die Investition oder den Dienst.
  2. Öffnen Sie das Menü "Rückbelastungen", und klicken Sie auf "Sollregeln" oder "Guthabenregeln".
  3. Klicken Sie bei einer Standardregel auf die Verknüpfung "Zuordnungscode" und bei einer Guthabenregel auf die Verknüpfung "Ressourcenguthabencode", um die Eigenschaften der ausgewählten Regel zu bearbeiten.
  4. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    1. Klicken Sie auf "Neu", um zur Regel ein Konto hinzuzufügen und Zuordnungen zu definieren.
    2. Klicken Sie auf die Verknüpfung "HB-Konto", um Zuordnungen für ein Konto zu bearbeiten, das bereits in die Regel aufgenommen wurde.
    Die Seite "Regeldetails" wird angezeigt.
  5. Füllen Sie im Bereich "Allgemein" die folgenden Felder aus:
    • HB-Konto
      Definiert das der Regel zugeordnete HB-Konto.
    • Abteilung
      Definiert die der Regel zugeordnete Abteilung. Bei Guthabenregeln wird die Abteilung definiert, die das Guthaben erhält. Bei Standardregeln wird die Abteilung definiert, die mit den Kosten belastet wird.
    Standardmäßig wird eine leere Zeile mit Feldern für Anfangs- und Enddatum sowie den Prozentsatz angezeigt.
  6. Geben Sie einen Anfangs- und Endzeitraum für die Regel ein.
  7. Geben Sie den Prozentsatz für die Belastung bzw. das Guthaben für den anbegebenen Zeitraum ein.
  8. Klicken Sie auf "Neue Zeile", um weitere Zeiträume und Prozentsätze hinzuzufügen.
  9. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "Speichern und zurückkehren".
Entfernen von HB-Zuordnungen aus Guthabenregeln
Sie können HB-Zuordnungen aus Sollregeln entfernen, sofern nicht in Finanzplänen oder Rückbelastungen auf sie verwiesen wird.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie die Investition oder den Dienst.
  2. Öffnen Sie das Menü "Rückbelastungen", und klicken Sie auf "Sollregeln".
  3. Klicken Sie auf die Verknüpfung "HB-Zuordnungscode", um die Regeldetails aufzurufen.
  4. Führen Sie die folgenden Schritte im Bereich "Allgemein" aus:
    1. Wählen Sie das HB-Konto aus, oder ändern Sie es.
    2. Wählen Sie eine zugehörige Abteilung aus, oder ändern Sie sie.
  5. Verwenden Sie im Feld "Anfangsdatum" und "Enddatum" die Datumsauswahl, um einen Zeitraum auszuwählen.
    Der Typ des Abrechnungszeitraums der Entität bestimmt die Zeitraumauswahl.
  6. Geben Sie den Prozentsatz an, zu dem Belastungen der jeweiligen Kombination aus HB-Konto und Abteilung zugeordnet werden sollen.
  7. Speichern Sie Ihre Eingaben, und fügen Sie anschließend Zuordnungen für weitere Zeiträume hinzu.
  8. Speichern Sie die Änderungen.
Erstellen von Gemeinkostenzuschlagsregeln
Wenn durch Standard- oder Sollregeln Gemeinkostenzuschläge anfallen, bestimmen Gemeinkostenzuschlagsregeln, welche HB-Konten belastet werden. Gemeinkostenzuschlagsregeln können nur einen HB-Zuordnungssatz enthalten. Es sind keine Informationen für die Kopfzeile erforderlich. Damit Sie mit Abteilungen mit Gemeinkosten belasten können, richten Sie folgende Elemente ein:
  • HB-Konten für Gemeinkostenzuschlag.
  • Verbleibende Kosten werden mit Standard- oder Sollregeln verrechnet.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie "Verwaltung", und klicken Sie in "Rückbelastungen" auf "Gemeinkostenzuschlagsregeln".
  2. Klicken Sie auf Neu.
  3. Geben Sie die folgenden Informationen ein:
    • Entität
      Definiert die der Regel zugeordnete Entität.
    • HB-Konto
      Definiert das der Regel zugeordnete HB-Konto.
    • Abteilung
      Definiert die der Regel zugeordnete Abteilung.
  4. Speichern Sie die Änderungen. Nach dem Speichern werden die Eigenschaften der Regel schreibgeschützt angezeigt.
  5. Definieren Sie die Details der Gemeinkostenzuschlagsregel folgendermaßen:
    1. Geben Sie den Prozentsatz an, der für den angegebenen Zeitraum zum Gemeinkostenzuschlag zugeordnet werden soll.
    2. Klicken Sie auf "Neue Zeile", um weitere Zeiträume und Prozentsätze hinzuzufügen.
    3. Speichern Sie die Änderungen.
Um die Zuordnungen für Gemeinkostenzuschlagsregeln zu bearbeiten, bearbeiten Sie die Eigenschaften eines ausgewählten Kontos, wählen Sie einen Zeitraum aus, geben Sie den Prozentsatz für die Zuordnung für das gesamte HB-Konto an, und speichern Sie die Änderungen. Zum Löschen einer Gemeinkostenzuschlagsregel wählen Sie die gewünschte Regel aus, und klicken Sie auf "Löschen".
Einrichten von Ressourcenguthaben
Bevor Sie Ressourcenguthaben zum Verbuchen im HB-Konto einrichten, konsultieren Sie das
Referenzhandbuch für Zugriffsrechte
, und stellen Sie sicher, dass alle Benutzer über das Zugriffsrecht "Finanzverwaltung – Finanzmanagement" verfügen.
Die meisten IT-Abteilungen belasten die Gruppen, für die Sie eine Arbeitsleistung erbracht haben, über Guthaben für Aufwands- und Arbeitskosten. Ein Ressourcenguthaben bestimmt die Abteilung, die Entität, den Standort, die Transaktionsklasse oder die Ressourcenklasse, die das Guthaben erhalten soll. Ressourcenguthaben können für Vorfälle verwendet werden.
Entfernen von HB-Zuordnungen aus Rückbelastungsregeln
Verwenden Sie eine der folgenden Methoden, um HB-Zuordnungen aus Rückbelastungsregeln zu entfernen:
  • Entfernen von HB-Zuordnungen aus Standard- oder Guthabenregeln.
  • Entfernen von HB-Zuordnungen aus Gemeinkostenzuschlagsregeln.
Sie können HB-Zuordnungen nur dann entfernen, wenn in Rückbelastungen und Kostenplänen keine Verweise auf sie bestehen.
Entfernen von HB-Zuordnungen aus Standard- oder Guthabenregeln
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Klicken Sie auf die Verknüpfung "Zuordnungscode" bzw. "Ressourcenguthabencode", um die Eigenschaften der ausgewählten Regel zu bearbeiten.
    Die Eigenschaftsdetails der Regel werden angezeigt.
  2. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben allen HB-Zuordnungen, die Sie aus der Regel entfernen möchten, und klicken Sie auf "Löschen".
Entfernen von HB-Zuordnungen aus Gemeinkostenzuschlagsregeln
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Klicken Sie auf die Verknüpfung "HB-Konto", um die Eigenschaften der ausgewählten Gemeinkostenzuschlagsregel zu bearbeiten.
    Die Seite "Regeldetails" wird angezeigt.
  2. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben allen Zuordnungszeiträumen, die Sie aus der Regel entfernen möchten.
  3. Klicken Sie auf Löschen.
Lösen von Rückbelastungsfehlern und -warnungen
Verwenden Sie die Seite "Nachrichten", um Rückbelastungsfehler und -warnungen anzuzeigen und zu überwachen. Sie können Fehler und Warnungen sehen:
  • Fehler
    . Wenn ein Rückbelastungsfehler auftritt, kann die Transaktion, die den Fehler verursacht, nicht bearbeitet werden. Beheben Sie diese Fehler, um Belastungen und Guthaben zu verarbeiten.
  • Warnungen
    . Rückbelastungswarnungen informieren Sie über potenzielle Probleme, die Sie beheben können.
Die folgende Tabelle enthält häufig auftretende Meldungen sowie entsprechende Lösungsvorschläge:
Typ
Meldung
Mögliche Lösung
Nicht anwendbar
Fehler beim Ausbezahlen von Belastungsgebühren (über Zuordnung).
Die Zuordnungsprozentwerte ergeben summiert mehr als 100 Prozent in der Sollregel. Um herauszufinden, ob Ihre Sollregel Zuordnungsprozentwerte enthält, die mehr als 100 Prozent ergeben, konfigurieren Sie die Spaltenansicht der Liste "Soll" für das Objekt "HB-Zuordnung - Detail" so, dass eine Summenzeile angezeigt wird. Weitere Informationen finden Sie unter
Entwicklung mit
Clarity PPM
Studio
.
Nicht anwendbar
Fehler beim Ausbezahlen von Gemeinkostenzuschlagsgebühren (über Zuordnung).
Die Zuordnungsprozentwerte ergeben summiert mehr als 100 Prozent in der Gemeinkostenzuschlagsregel. Um herauszufinden, ob Ihre Gemeinkostenzuschlagsregel Zuordnungsprozentwerte enthält, die mehr als 100 Prozent ergeben, konfigurieren Sie die Spaltenansichten der "Gemeinkostenzuschlagsregel - Liste" für das Objekt "HB-Zuordnungsdetail" so, dass eine Summenzeile angezeigt wird. Weitere Informationen finden Sie unter
Entwicklung mit
Clarity PPM
Studio
.
Warnung
Für die Investition ist kein Rückbelastungstyp festgelegt.
Legen Sie die Rückbelastungsoptionen für die Investition fest.
Fehler
Im Bereich des Transaktionsdatums sind keine Zuordnungsdetails für die Guthabenregel vorhanden.
Definieren Sie eine HB-Zuordnung in der Guthabenregel für das Transaktionsdatum.
Fehler
Im Bereich des Transaktionsdatums sind keine Zuordnungsdetails für die Sollregel vorhanden.
Definieren Sie eine HB-Zuordnung in der Sollregel für das Transaktionsdatum.
Fehler
Keine übereinstimmende Guthabenregel gefunden.
Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
  • Wenn keine Guthabenregel vorhanden ist, erstellen Sie eine Guthabenregel. Setzen Sie sich mit dem Finanzmanager in Verbindung.
  • Wenn eine Guthabenregel vorhanden ist, vergleichen Sie die Kriterien mit der Transaktion und passen Sie sie entsprechend an oder erstellen Sie eine neue Regel, die mit der Transaktion übereinstimmt. Alternativ können Sie die Transaktion anpassen, um sie auf die Regel abzustimmen. Setzen Sie sich mit dem Finanzmanager und dem Investitionsmanager in Verbindung.
Fehler
Keine übereinstimmende Sollregel gefunden.
Führen Sie einen der folgenden Schritte aus.
  • Wenn keine Sollregel vorhanden ist, erstellen Sie eine Sollregel. Setzen Sie sich mit dem Investitions- oder Dienstmanager in Verbindung.
  • Wenn eine Sollregel vorhanden ist, vergleichen Sie die Kriterien mit der Transaktion und passen Sie sie entsprechend an oder erstellen Sie eine neue Regel, die mit der Transaktion übereinstimmt. Alternativ können Sie die Transaktion anpassen, um sie auf die Regel abzustimmen. Setzen Sie sich mit dem Finanzmanager und dem Investitionsmanager in Verbindung.
Fehler
Keine Gemeinkostenzuschlagsregel gefunden.
Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
  • Erstellen Sie eine Gemeinkostenzuschlagsregel. Setzen Sie sich mit dem Finanzmanager in Verbindung.
  • Deaktivieren Sie die Option für die Sollregel, um verbleibende Kosten als Gemeinkostenzuschlag zu verrechnen.
Fehler
Die ausgewählten Abteilung/Standort-Kombination ist ungültig.
Stellen Sie sicher, dass die Eigenschaften der Guthabenregel eine zulässige Abteilungs- und Standortkombination enthalten.
Warnung
Voller Gebührenbetrag kann nicht gutgeschrieben werden.
Überprüfen Sie die Guthabenregel und stellen Sie sicher, dass die HB-Zuordnung für das angegebene Transaktionsdatum 100 Prozent entspricht. Setzen Sie sich für weitere Informationen mit dem Finanzmanager in Verbindung.
Warnung
WIP-Transaktionsaufwandstyp [Kapitalaufwand|Abschreibung] entspricht nicht dem Verrechnungskostentyp der Investition [Kapitalaufwand|Abschreibung].
Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
  • Stimmen Sie den Aufwandstyp der WIP-Transaktion mit dem Verrechnungskostentyp der Investition überein. Setzen Sie sich mit dem Finanzmanager in Verbindung.
  • Stimmen Sie den Verrechnungskostentyp der WIP-Transaktion mit dem Aufwandstyp der WIP-Transaktion überein. Setzen Sie sich mit dem Investitions- oder Dienstmanager in Verbindung.
Wenn Sie eine Fehler- oder Warnmeldung korrigieren, werden verknüpfte Meldungen von der Seite "Meldungen" entfernt.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie "Verwaltung", und klicken Sie in "Rückbelastungen" auf "Nachrichten".
    Eine Liste mit Rückbelastungsfehlern und -warnungen wird angezeigt.
  2. Überprüfen Sie die folgenden Informationen:
    • Investition
      Zeigt den Namen der Investition an, die in der Transaktion verwendet wird.
    • Kostenart
      Zeigt die mit der Investition verknüpfte Kostenart an.
    • Transaktionsdatum
      Zeigt das Transaktionsdatum an.
    • Aufwandstyp
      Zeigt den Aufwandstyp an.
    • Ressource
      Zeigt die Ressource an, die Kosten für die Investition verursacht hat.
    • Zuordnung
      Zeigt die Regel an, bei deren Anwendung der Fehler bzw. die Warnung eingetreten ist.
    • Zuordnungstyp
      Zeigt an, ob es sich um eine Guthaben- oder Sollregel handelt.
    • Zuordnung - Untertyp
      Zeigt an, ob es sich um eine standardmäßige oder investitionsbasierte Regel handelt.
    • Batch-Datum
      Zeigt das Ausführungsdatum des Auftrags "Rechnungen erstellen" an.
    • Batch ausgeführt von
      Zeigt den Benutzer an, der den Auftrag "Rechnungen erstellen" initiiert hat.
    • Zurückgestellt
      Zeigt an, dass die Fehlermeldung zurückgestellt ist.
    • Meldung
      Zeigt den Fehler oder die Warnung an.
  3. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den einzelnen Vorfällen, und führen Sie eine der folgenden Aufgaben aus:
    • Klicken Sie auf "Zurückgestellt", um die Fehlermeldung zurückzustellen.
    • Klicken Sie auf "Freigeben", um die Rückstellung der Fehlermeldung aufzuheben.
  4. Korrigieren Sie die Fehler und Warnungen.
Regelkopfzeilen und zeitbasierte HB-Zuordnungen
Soll- und Guthabenregeln setzen sich aus einer Kopfzeile und einer Reihe zeitbasierter HB-Zuordnungen zusammen.
Regelkopfzeilen
Eine Kopfzeile enthält eine eindeutige Beschreibung der Regel und wird bei der Finanzverarbeitung für die Abstimmung mit Transaktionen verwendet. Hier sind einige Beispiele:
  • Eine Sollregel namens "DB-800" wird durch die Kostenart "Aufwand" und den Transaktionscode "techSup" beschrieben. Eine weitere Sollregel namens "DB-900" wird durch die Kostenart "Aufwand" und den Transaktionscode "SysMaint" beschrieben.
  • Eine Guthabenregel namens "CR-000" wird durch den Standort "Hamburg" und die Ressourcenklasse "ENG" beschrieben. Eine weitere Guthabenregel namens "CR-111" wird durch den Standort "Düsseldorf" und die Ressourcenklasse "ENG" beschrieben.
Der zum Erstellen und Identifizieren von Regeln verwendete HB-Zuordnungscode kann so konfiguriert werden, dass er automatisch übernommen wird.
Zeitbasierte HB-Zuordnungen
Soll- und Guthabenregeln setzen sich aus einer Kopfzeile und einer Reihe zeitbasierter HB-Zuordnungen zusammen. Zeitbasierte Zuordnungen legen fest, welche Kostenbeträge Abteilungen während eines bestimmten Zeitraums in Rechnung gestellt oder gutgeschrieben werden. Rückbelastungsregeln basieren auf Folgendem:
  • Gesamtes HB-Konto
    . Legt das mit den Kosten zu belastende Hauptbuchkonto (HB-Konto) und die für die Kosten verantwortliche Abteilung fest.
  • Abrechnungszeitraum
    . Gibt den Zeitraum für die HB-Zuordnung an.
  • Zuordnungsprozent
    . Legt den prozentualen Anteil an den Gesamtkosten fest, der dem gesamten HB-Konto in Rechnung gestellt oder gutgeschrieben wird.
Festlegen von Optionen für Investitionsrückbelastungen
Um Rückbelastungen aus Investitionen zu verwalten, müssen Rückbelastungsoptionen festgelegt werden. Es stehen die folgenden Rückbelastungsoptionen bzw. -typen zur Verfügung:
  • Standardsollregeln
  • Investitionsspezifische Sollregeln
Die Angabe für "Verrechnungskosten" definiert, auf welche Weise die Kosten gebucht werden. Verrechnungskosten werden außerdem mit Transaktionen verglichen, um zu bestimmen, ob Investitionskosten in Rechnung gestellt werden sollen. Beispielsweise besteht eine Richtlinie Ihres Unternehmens darin, nur Investitionen rückzuverrechnen, die als Kapitalaufwand klassifiziert sind. Sie verwalten auch E-Mail-Server. Für Unternehmen sind Server und andere geschäftswichtige Hardware abschreibungsfähig, dadurch werden sie bei der Transaktionsverarbeitung dementsprechend gesondert behandelt. Sämtliche für Ihre E-Mail-Server verarbeiteten Kapitalaufwandstransaktionen werden ignoriert und nicht rückverrechnet.
Rückbelastungsoptionen bestimmen die Art und den Zeitpunkt der Erstellung von Belastungen im Zuge der Rechnungslegung. Um Rückbelastungen verarbeiten zu können, müssen Sie Rückbelastungsoptionen einrichten. Der Rückbelastungstyp bestimmt, ob Transaktionen während der Finanzverarbeitung mit investitionsspezifisch definierten Regeln oder mit einer Standardsollregel verglichen werden.
Sie müssen einen Rückbelastungstyp auswählen, um Rechnungen für zugeordnete Transaktionen generieren zu können
.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie eine Investition oder einen Dienst.
  2. Öffnen Sie das Menü "Rückbelastungen", und klicken Sie auf "Optionen".
  3. Füllen Sie die folgenden Felder aus:
    • Rückbelastungstyp
      Definiert den Rückbelastungstyp für die Investition oder den Dienst.
      Werte:
      • Standard
      • Investition
    • Verrechnungskostentyp
      Gibt an, wie Kosten abgerechnet werden und ob sie bei der Transaktionsverarbeitung für die Rechnungslegung berücksichtigt werden.
      Werte:
      • Kapitalaufwand
        . Die Kosten werden in der Rechnungslegung berücksichtigt.
      • Abschreibung
        . Die Kosten werden in der Rechnungslegung nicht berücksichtigt.
  4. Speichern Sie die Änderungen.
Umkehren von Belastungen für Transaktionen
Sie können die für Ihre Investitionen oder Dienste verarbeiteten Transaktionen überprüfen, um sicherzustellen, dass diese ordnungsgemäß verbucht wurden. Wenn Sie Fehler finden, die Umkehrbuchungen erforderlich machen, können Sie die Buchungen der ausgewählten Transaktionen oder aller aufgelisteten Transaktionen umkehren. Wenn Sie Buchungen umkehren, wird die zugeordnete Gebühr aus Abteilungsrechnungen entfernt. Bei der nächsten Rechnungserstellung und bei manuellen Rechnungserstellungen durch den Abteilungsmanager werden die Gebühren nicht mehr angezeigt. Wenn die Rechnung beim Umkehren der Belastungen gesperrt oder genehmigt ist, wird diese Änderung in künftig erstellten Rechnungen angezeigt.
Führen Sie den Auftrag
Kumulierte Daten aktualisieren
durch, bevor Sie Rechnungen erstellen, um sicherzustellen, dass die Hierarchiedaten aktualisiert werden. Weitere Informationen finden Sie unter
Auftragsverweis
.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie die Investition oder den Dienst.
  2. Öffnen Sie das Menü "Rückbelastungen", und klicken Sie auf "Transaktionen".
    Die
    Seite für Rückbelastungstransaktionen wird angezeigt.
  3. Suchen Sie im Bereich "Filter" den Abrechnungszeitraum, für den Sie Buchungen für Transaktionen umkehren möchten, wählen Sie ihn aus, und klicken Sie auf "Filter".
  4. Überprüfen Sie die Transaktionen.
  5. Wenn die Transaktionen nicht korrekt sind und eine Umkehrung erforderlich machen, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Wählen Sie alle Transaktionen aus, deren Belastungen Sie umkehren möchten, und klicken Sie auf "Ausgewählte Buchungen umkehren".
    • Klicken Sie auf "Gefilterte Buchungen umkehren", um die Buchungen für alle aufgelisteten Transaktionen umzukehren.
    Die Transaktionen, für die Buchungen umgekehrt wurden, sind entsprechend gekennzeichnet.
Ansicht von "Abteilung - Kostendeckungsnachweis"
Ein
Kostendeckungsnachweis
informiert Abteilungen darüber, welcher Anteil der ihnen entstandenen Kosten von den Abteilungen, die von den bereitgestellten Diensten profitieren, gedeckt werden kann. Der Kostendeckungsnachweis erfüllt für eine Abteilung einen ähnlichen Zweck wie die Gewinn- und Verlustrechnung für ein Unternehmen. Die Abteilungen, die Dienste in Anspruch nehmen, werden mit den entstandenen Kosten belastet. Abteilungsmanager können die Kosten, mit denen ihre Abteilungen belastet werden, in Rechnungen anzeigen. Kostendeckungsnachweise können nur von Abteilungen angezeigt werden, die Dienste bereitstellen.
Um Kostendeckungsnachweise für Abteilungen anzuzeigen, stellen Sie sicher, dass die folgenden Elemente vorhanden sind:
  • Richten Sie Dienste ein, und verbinden Sie die Dienste mit der Abteilung.
  • Mindestens eine Abteilung muss mindestens einen Dienst, der von der Anbieterabteilung angeboten wird, abonniert haben.
  • Es müssen Sollregeln für die Dienste vorhanden sein. Wenden Sie sich an Ihren Dienstmanager, um Sollregeln für den Dienst zu erstellen.
  • Es müssen Guthabenregeln vorhanden sein.
  • Konsultieren Sie das
    Referenzhandbuch für Zugriffsrechte
    , und stellen Sie sicher, dass alle Benutzer über die passenden Zugriffsrechte für die Anzeige von Kostendeckungsnachweisen verfügen.
Kostendeckungsnachweise werden bei der Ausführung des eingeplanten Auftrags "Rechnungen erstellen" zusammen mit Rechnungen generiert.
Beispiele für Kostendeckungsnachweise
  • Bei IT-Abteilungen handelt es sich nicht mehr um Kostenstellen: Ihr Unternehmen möchte vielfältigen internen IT-Support zur Verfügung stellen, der E-Mail-Support-, Desktop- und Netzwerk-Support umfasst. Diese Services sind für die Verwaltung der einzelnen Geschäftsbereiche von essenzieller Bedeutung. Alle Abteilungen werden mit den Kosten für diese Dienste belastet. Die Abteilungen, die Dienste bereitstellen, erhalten Gutschriften für die geleistete Arbeit.
  • Über genehmigte Rechnungen werden Abteilungen, die Dienste in Anspruch nehmen, die Kosten in Rechnung gestellt: Abteilungsrechnungen werden von den Abteilungen, die die Dienstleistungen in Anspruch nehmen, auf Quartalsbasis erstellt, überprüft und genehmigt. Die Abteilung für Personalwesen hat mehrere IT-Dienste abonniert und sich damit einverstanden erklärt, dass ihr ein Teil der Kosten für diese Dienste in Rechnung gestellt wird. Die Abteilung für Personalwesen hat eine Rechnung über eine Gesamtsumme von 17.400 USD genehmigt.
  • In Rechnung gestellte Kosten werden in Guthaben für die bereitstellenden Abteilungen umgesetzt: Der IT-Abteilung werden die Kosten für die bereitgestellten Dienste gutgeschrieben. Der Abteilungsmanager erkennt die entstandenen Kosten und die erfolgten Gutschriften im Kostendeckungsnachweis für seine Abteilung. In dem Nachweis ist zu erkennen, dass einige Kosten genehmigt wurden und bisher 17.400 USD der entstandenen Kosten gedeckt sind. Andere Abteilungsmanager müssen die ihnen in Rechnung gestellten Kosten noch genehmigen. Die Gebühren werden als Kostendeckungsabweichung angezeigt.
Anzeigen von Kostendeckungsnachweis-Zusammenfassungen
Sie können einen Kostendeckungsnachweis anzeigen, der all Ihre aufgelaufenen Kosten, gedeckten Kosten und Guthaben für jede Investition zusammenfasst.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie in "Organisation" auf "Abteilungen".
  2. Klicken Sie auf eine Abteilungsverknüpfung, um die Abteilung zu öffnen.
  3. Klicken Sie auf "Kostendeckungsnachweis".
  4. Filtern Sie nach Kostendeckungsinformationen.
    Eine Liste der Investitionen, die von der Abteilung besessen werden, wird angezeigt.
  5. Überprüfen Sie die Kostendeckungsdaten mithilfe folgender Informationen:
    • Investition
      Zeigt den Namen der Investition an, die sich im Besitz dieser Abteilung befindet und anderen Abteilungen als Dienst angeboten wird.
    • Typ
      Gibt an, ob es sich bei der Investition um einen Dienst oder einen anderen Investitionstyp handelt.
    • Entstandene Kosten
      Zeigt die Gesamtkosten an, die bisher für diese Investition anderen Abteilungen in Rechnung gestellt wurden. Klicken Sie auf diesen Wert, um die Details der Transaktion aufgeschlüsselt anzuzeigen.
    • Gedeckte Kosten
      Zeigt den gesamten Belastungen an, die bisher von Abteilungen, denen diese Investition in Rechnung gestellt wird, genehmigt wurden. Dieser Betrag steht für die gesamten bisher von dieser Abteilung gedeckten Kosten. Klicken Sie auf diesen Wert, um die Details der Transaktion aufgeschlüsselt anzuzeigen.
    • Kostendeckungsabweichung
      Zeigt die aktuelle Differenz zwischen angefallenen und gedeckten Kosten an. Dieser Betrag steht für die gesamten Kosten, die von dieser Abteilung gedeckt werden sollen.
    • Gutschrift
      Zeigt den möglichen Gesamtbetrag des Guthabens, das diese Abteilung erhalten kann, an. Klicken Sie auf diesen Wert, um die Details der Transaktion aufgeschlüsselt anzuzeigen.
    • Guthabenabweichung
      Zeigt die aktuelle Differenz zwischen gedeckten Kosten (genehmigt) und Gutschriften (genehmigt und nicht genehmigt) an.
Anzeigen von Kostendeckungsnachweis-Details
Sie können die Details eines Kostendeckungsnachweises aufrufen, um Transaktionsdetails anzeigen.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Klicken Sie bei geöffneter Abteilung auf "Kostendeckungsnachweis".
    Es wird eine Liste mit Investitionen angezeigt.
  2. Über folgende Verknüpfungen können Sie Transaktionsdetails anzeigen:
    • Entstandene Kosten
    • Gedeckte Kosten
    • Gutschrift
    Es wird eine Liste der verarbeiteten Transaktionen angezeigt, die Auswirkungen auf den entsprechenden Kostendeckungsnachweis haben.
  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Unterabteilungen einschließen", um auch Transaktionen für Unterabteilungen anzuzeigen. Wenn keine Unterabteilungen vorhanden sind, ist dieses Kontrollkästchen nicht vorhanden.
  4. Folgende Informationen werden angezeigt:
    • Investition
      Zeigt den Namen der Investition an, durch die Kosten entstanden sind.
    • Abteilung
      Zeigt den Namen der Abteilung an, der die Kosten in Rechnung gestellt werden.
    • Transaktionsdatum
      Zeigt das Datum der Transaktion an.
    • Betrag
      Zeigt die Gesamtbetrag der entstandenen Kosten an.
    • Prozentsatz
      Zeigt die HB-Zuordnung an, die Ihr Finanzmanager in der Guthabenregel definiert hat.
    • Skalierter Betrag
      Zeigt den skalierten Betrag auf Grundlage des HB-Zuordnungsprozentwerts an.
Vorlegen und Genehmigen von Abteilungsrechnungen
Alle Abteilungen, denen Kosten für bereitgestellte Investitionen und Dienste in Rechnung gestellt werden, erhalten für jeden Zeitraum eine Rechnung. Sie können Rechnungen regelmäßig anzeigen, um Gebühren zu überwachen, Korrekturen vorzunehmen, Rechnungen zu genehmigen oder abzulehnen und Rechnungen manuell neu zu erstellen. Der Investitions- oder Dienstmanager richtet die Sollregeln ein, die die Abteilungen identifizieren, die belastet werden sollen. Die Regeln zeigen auch den Prozentsatz der Kosten, der für die Belastung verwendet wird.
Um eine Rechnung zu empfangen, vorzulegen, zu genehmigen oder abzulehnen stellen Sie sicher, dass die folgenden Elemente vorhanden sind:
  • Richten Sie einen Abrechnungszeitraum ein, der den Rechnungszyklus bestimmt.
  • Richten Sie eines der folgenden Elemente ein:
    • Investitionsspezifische Sollregeln.
    • Standardsollregeln
    • Guthabenregeln
  • Konsultieren Sie das
    Referenzhandbuch für Zugriffsrechte
    , und stellen Sie sicher, dass alle Benutzer über die erforderlichen Zugriffsrechte zum Anzeigen, Vorlegen, Genehmigen oder Ablehnen von Rechnungen verfügen.
Rechnungsgenehmigung
In der Regel arbeiten Finanzmanager und Abteilungsmanager zusammen, um Rechnungen zu genehmigen. Der Finanzmanager legt die Rechnungen zur Genehmigung vor, und der Abteilungsmanager genehmigt die Rechnungen oder lehnt sie ab. Welche Benutzer rechnungsbezogene Aufgaben ausführen können, wird über Zugriffsrechte für Abteilungsrechnungen festgelegt.
Legen Sie anhand der in Ihrem Unternehmen angewendeten Richtlinien und Best Practices die für Rechnungen verantwortlichen Rollen und die Stichtage für die Vorlage und Genehmigung von Rechnungen fest. Die folgenden Informationen beschreiben den Genehmigungsprozess:
  1. Die Rechnung wird mithilfe des Auftrags "Rechnungen erstellen" generiert, dessen Ausführung regelmäßig eingeplant werden kann. Nach Abschluss des Auftrags ist die Rechnung mit dem Status
    Pro-forma
    verfügbar. Die Rechnung kann zusätzliche Transaktionen empfangen und steht für die Überprüfung zur Verfügung. Der Finanzmanager kann Rechnungen nach Bedarf neu erstellen, um neu hinzugefügte Transaktionen oder Anpassungen zwischen zwei geplanten Generierungsläufen zu erfassen.
  2. Ihr Finanzmanager legt die Rechnung zur Genehmigung vor. Der Status ändert sich in
    Vorgelegt
    , und die Rechnung wird gesperrt. Es können keine weitere Transaktionen hinzugefügt werden. Wenn für denselben Zeitraum zusätzliche Transaktionen verarbeitet werden, werden diese zur Rechnung für den nächsten Zeitraum hinzugefügt.
  3. Der Abteilungsmanager kann die Rechnung genehmigen oder ablehnen.
    • Bei Genehmigung der Rechnung ändert sich deren Status in
      Genehmigt
      . Die Rechnung ist fertiggestellt, und es können keine weiteren Aktionen ausgeführt werden.
    • Bei Ablehnung der Rechnung ändert sich deren Status in
      Abgelehnt
      . Der Finanzmanager kann eine spezifische Transaktion oder die gesamte Rechnung anpassen oder umkehren.
Delegierte Rechnungsgenehmigung
Durch die delegierte Rechnungsgenehmigung sind Unterabteilungen in der Lage, eigene Rechnungen anzuzeigen und zu genehmigen. Die delegierte Rechnungsgenehmigung wird im Zuge der Einrichtung von Abteilungen festgelegt. Wenn die Rechnungsgenehmigung an Unterabteilungen delegiert wird, werden für alle Unterabteilungen und für die übergeordnete Abteilung Rechnungen generiert. Dies ist der Fall, wenn Sollregeln vorhanden sind und entsprechende Transaktionen gebucht werden. Kosten, mit denen Unterabteilungen belastet werden, werden nicht auf Ebene der übergeordneten Abteilung zusammengefasst.
Wenn die Unterabteilungen keine delegierte Rechnungsgenehmigung haben, werden alle für diese Unterabteilungen gebuchten Kosten in der Rechnung für die übergeordnete Abteilung zusammengefasst. Eine übergeordnete Abteilung kann die Rechnungsgenehmigung nur an Unterabteilungen delegieren, wenn auch ihr selbst die Rechnungsgenehmigung übertragen wurde. Wenn die Rechnungsgenehmigung nicht an die Abteilung auf oberster Ebene delegiert wurde, können Unterabteilungen der betreffenden Zweigstelle keine Rechnungen anzeigen oder genehmigen. Alle Kosten werden in der Rechnung für die Abteilung auf oberster Ebene zusammengefasst.
Das folgende Diagramm enthält eine Unternehmensstruktur und die Auswirkung der delegierten Rechnungsgenehmigung auf die einzelnen Abteilungen:
Diese Abbildung zeigt, wie die delegierte Rechnungsgenehmigung es Abteilungen ermöglicht, eigene Rechnungen zu genehmigen.
Diese Abbildung zeigt, wie die delegierte Rechnungsgenehmigung es Abteilungen ermöglicht, eigene Rechnungen zu genehmigen.
  • Privatkunden:
    Delegiert die Rechnungsgenehmigung an die beiden Unterabteilungen ("Selbstbedienung" und "Premiumkunden"). Wenn Transaktionen für "Privatkunden" gebucht werden, wird eine Rechnung für diesen Geschäftsbereich generiert.
  • Self-Service Banking:
    Delegiert die Rechnungsgenehmigung nicht an die beiden Unterabteilungen ("Marketing" und "Kundenservice"). Wenn Transaktionen für "Selbstbedienung" gebucht werden, wird eine Rechnung für diesen Geschäftsbereich generiert. Sämtliche für die Abteilungen "Marketing" und "Kundenservice" gebuchten Kosten werden in der Rechnung "Self-Service Banking" zusammengefasst. Die Abteilungen "Marketing" und "Kundenservice" erhalten keine Rechnungen.
  • Premiumkunden:
    Delegiert die Rechnungsgenehmigung an die beiden Unterabteilungen ("Marketing" und "Kundenservice"). Wenn Transaktionen für "Premiumkunden" gebucht werden, wird eine Rechnung für diese Abteilung generiert. Wenn für die Abteilungen "Marketing" und "Premiumkunden" Transaktionen gebucht werden, erhalten diese Unterabteilungen jeweils eine eigene Rechnung.
Rechnungskumulierung
Die Einzelposten einer Rechnung zeigen jeweils die zusammengefassten Kosten für die Investition oder Dienstleistung an, die sich auf der obersten Ebene einer Hierarchie befindet. Sie können die Kosten für die übergeordnete Investition und sämtliche dazugehörigen untergeordneten Investitionen, für die während des Rechnungszeitraums Transaktionen angefallen sind, auch detailliert aufschlüsseln. Informationen zum Arbeiten mit Belastungen in Investitionen oder Diensthierarchien finden Sie unter
IT-Dienstverwaltung
und
Projektmanagement
.
Beispiel: Belastungen für Reingewinn stehen an erster Stelle
Die Abteilung "Selbstbedienung" von Forward Inc verwaltet ein Produkt mit dem Namen "Self-Service Banking". Diesem übergeordneten Produkt sind verschiedene Investitionen wie z. B. das Online-Rechnungssystem "OBP" und der technische Support untergeordnet. Beim Anzeigen von Rechnungen sehen Abteilungsmanager nur die kumulierten Kosten für das übergeordnete Produkt. So stellt der unter "Self-Service Banking" aufgeführte Gesamtbetrag in Höhe von 4 190,00 USD beispielsweise die Gesamtsumme der Kosten für sämtliche Investitionen in der Hierarchie dar, für die während des Rechnungszeitraums Transaktionen ausgeführt wurden. Abteilungsmanager können eine detaillierte Ansicht der Kosten für die einzelnen Investitionen der Hierarchie anzeigen, indem Sie auf den Betrag oder den Gesamtbetrag klicken.
Rechnungsanpassungen
In bestimmten Fällen sind die angezeigten Kosten nicht korrekt und machen Anpassungen oder eine Umkehrbuchung erforderlich. In einem solchen Fall können Sie die Rechnung ablehnen und eine Anpassung anfordern. Sie können u. A. folgende Anpassungen anfordern:
  • Ändern Ihres Anteils an den Kosten für die Investition oder Dienstleistung
    . Wenden Sie sich an Ihren Investitions- oder Dienstmanager, und fordern Sie eine Anpassung Ihres Prozentsatzes für die Sollzuordnung an.
  • Aktualisieren der Transaktion
    . Wenden Sie sich an Ihren Finanzmanager, wenn Sie eine WIP-Anpassung erstellen und die Transaktion Ihren Anforderungen entsprechend ändern möchten, z. B. durch Erhöhung oder Senkung des Satzes, der Kosten oder der Einheiten.
  • Vollständiges Umkehren der Buchungen
    . Wenden Sie sich an Ihren Investitions-, Dienst- oder Finanzmanager, wenn Sie Buchungen umkehren möchten.
An Transaktionen oder Sollregeln vorgenommene Anpassungen und Umkehrbuchungen bewirken Anpassungen in anderen Abteilungen, die an den Kosten der Investition beteiligt sind. Wenn Ihr Zuordnungsprozentsatz beispielsweise um 5 % gesenkt wird, werden diese Kosten anderen Abteilungen zusätzlich zugeordnet. Wenn auf die Gesamtkosten für eine Transaktion ein Rabatt gewährt wird, werden die Kosten auch für alle anderen beteiligten Abteilungen mit anteilsmäßigen Kosten entsprechend angepasst. Änderungen oder Umkehrbuchungen an gesperrten oder genehmigten Rechnungen werden in der Rechnung übernommen, die als nächstes entsperrt oder neu erstellt wird.
Vorlegen von Abteilungsrechnungen
Abteilungsmanager können eine Liste von Rechnungen anzeigen, die für ihre Abteilungen generiert wurden. Abteilungsmanager können über die Rechnungsseiten des Finanzmanagement sämtliche generierten Rechnungen anzeigen. Über eine Rechnung können Sie die folgenden Details aufschlüsseln:
  • Den WIP- oder Anpassungsstatus einer Transaktion.
  • Der Betrag der Transaktion.
  • Der in Rechnung gestellte Prozentsatz.. 100 Prozent bedeutet zum Beispiel, dass die Investition nur von einem Dienst verwendet wird. 50 Prozent bedeutet, dass die Investition von zwei Diensten gemeinsam genutzt wird.
  • Der skalierte Betrag auf Basis des Prozentsatzes, der für den Dienst in Rechnung gestellt wird.
Üblicherweise legt Ihr Finanzmanager die Rechnung zur Genehmigung vor. Vorgelegte Rechnungen werden automatisch gesperrt und erhalten den Status
Vorgelegt
. Vorgelegte Rechnungen können erneut aufgerufen, genehmigt oder abgelehnt werden.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie in "Organisation" auf "Abteilungen".
  2. Öffnen Sie die Abteilung, und klicken Sie auf "Rechnungen".
    Es wird eine Liste mit Rechnungen für Ihre Abteilung angezeigt.
  3. Klicken Sie auf die Verknüpfung "Rechnungsnummer", um die Rechnung zu öffnen. Die folgenden Felder erfordern eine Erklärung:
    • Aktueller Betrag
      Zeigt den Betrag der Belastung für den angegebenen Zeitraum an. Klicken Sie auf diese Verknüpfung, um Transaktionsdetails anzuzeigen.
    • Vorheriger Zeitraum - Anpassung
      Zeigt den Betrag einer Anpassung an, die während eines früheren Zeitraums vorgenommen wurde. Bei einem Wert von Null gab es in früheren Zeiträumen keine Anpassungen. Klicken Sie auf diese Verknüpfung, um Anpassungsdetails anzuzeigen.
    • Gesamtbetrag
      Zeigt den Gesamtwert der Belastungen abzüglich Anpassungen für den angegebenen Zeitraum an. Klicken Sie auf diese Verknüpfung, um Transaktionsdetails anzuzeigen.
    • Abonnement
      Gibt an, ob Sie einen Dienst abonniert haben. Wenn Sie einen Dienst abonniert haben, wird ein Häkchensymbol angezeigt.
  4. Vorlegen der Rechnung.
Sperren oder Entsperren von Abteilungsrechnungen
Ihr Finanzmanager verwendet üblicherweise die Abteilungsrechnungsseite, um Rechnungen zu sperren und zu entsperren. Wenn eine Rechnung zur Genehmigung vorgelegt wird, wird sie automatisch gesperrt. Zu einer gesperrten Rechnung können keine Transaktionen hinzugefügt werden. Wenn Sie über die Zugriffsrechte zum Vorlegen von Rechnungen verfügen, können Sie Rechnungen vorübergehend entsperren, um sie unter Berücksichtigung kurzfristiger Änderungen neu zu erstellen.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie in "Organisation" auf "Abteilungen".
  2. Öffnen Sie die Abteilung, und klicken Sie auf "Rechnungen".
    Es wird eine Liste mit Rechnungen für Ihre Abteilung angezeigt.
  3. Klicken Sie auf die Verknüpfung "Rechnungsnummer", um die Rechnung zu öffnen.
  4. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Klicken Sie auf "Sperren", um Aktualisierungen der Rechnung zu verhindern.
    • Klicken Sie auf "Entsperren", um Aktualisierungen der Rechnung zu ermöglichen.
Genehmigen oder Ablehnen von Abteilungsrechnungen
Üblicherweise genehmigt der Abteilungsmanager eine Rechnung, ruft sie neu auf oder lehnt sie ab. Sie können den Status einer Rechnung wieder auf "Vorgelegt" setzen, indem Sie sie erneut aufrufen. Sie können genehmigte Rechnungen nicht erneut aufrufen und keine weiteren Aktionen an der Rechnung ausführen. Änderungen oder Umkehrbuchungen an genehmigten Rechnungen werden in der Rechnung übernommen, die als nächstes entsperrt oder neu erstellt wird. Wenn eine Rechnung abgelehnt wird, können WIP-Anpassungen oder Änderungen an Sollregeln vorgenommen werden, um in der Rechnung aufgeführte Kosten zu korrigieren. Wenden Sie sich an Ihren Finanzmanager, wenn Sie Hilfe bei WIP-Anpassungen benötigen.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie in "Organisation" auf "Abteilungen".
  2. Öffnen Sie die Abteilung, und klicken Sie auf "Rechnungen".
    Es wird eine Liste mit Rechnungen für Ihre Abteilung angezeigt.
  3. Klicken Sie auf die Verknüpfung "Rechnungsnummer", um die Rechnung zu öffnen.
  4. Klicken Sie auf "Genehmigen" bzw. "Ablehnen".
Neuerstellen von Abteilungsrechnungen
Rechnungen werden im Zuge der geplanten Ausführungen des Auftrags "Rechnung erstellen" laufend aktualisiert. Sie können eine Rechnung jedoch auch manuell zwischen zwei eingeplanten Generierungsläufen aktualisieren und neu hinzugefügte Transaktionen anzeigen. Wenn eine Neuberechnung Auswirkungen auf mehrere Rechnungen hat und alle betroffenen Rechnungen entsperrt sind, wird die Rechnung aktualisiert. Wenn eine oder mehrere von der Änderung betroffene Rechnungen gesperrt sind, werden Neuberechnungen ignoriert. Wenn keine Neuberechnung möglich ist, wird eine Meldung angezeigt.
Unter der Auftragsbeschreibung
Auftragsverweis
,
Rechnungen erstellen
erhalten Sie weitere Informationen.
Führen Sie den Auftrag
Kumulierte Daten aktualisieren
durch, bevor Sie Rechnungen erneut erstellen, um sicherzustellen, dass die Hierarchiedaten aktualisiert werden. Weitere Informationen finden Sie unter
Auftragsverweis
.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie in "Organisation" auf "Abteilungen".
  2. Öffnen Sie die Abteilung, und klicken Sie auf "Rechnungen".
    Es wird eine Liste mit Rechnungen für Ihre Abteilung angezeigt.
  3. Klicken Sie auf die Verknüpfung "Rechnungsnummer", um die Rechnung zu öffnen.
  4. Klicken Sie auf "Neu erstellen".
    Während der Neuerstellung wird eine Fortschrittsleiste angezeigt. Nach Abschluss des Vorgangs wird die neu berechnete Rechnung angezeigt.
  5. Klicken Sie auf die Verknüpfung "Aktueller Betrag" oder "Gesamtbetrag", um Transaktionsdetails sowie die Auswirkungen erfolgter Anpassungen auf die Rechnung anzuzeigen.