MSP: Aufgabenintegration mit CA PPM

ccppmop1561
In diesem Artikel werden Aufgabenbegriffe und reservierte Felder in
Clarity PPM
-Umgebungen behandelt, die in Microsoft Project (MSP) integriert sind. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Zeiterfassung, das Abschließen von Aufgaben und Auslastungsmuster und Konturen. Dieser Artikel behandelt auch Meilensteine, Dauer, geleistete Stunden, feste Arbeitsaufgaben und Ressourcenaufgabenzuweisungen.
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Aufgabenbegriffe und reservierte Felder
Clarity PPM
und Microsoft Project unterstützen die PMI-Methoden (Project Management Institute) für effektive Projektmanagementpraktiken. Jede Anwendung verfügt über verschiedene Begriffe für allgemeine Konzepte wie Arbeit oder Verwendung, verbleibende Arbeit oder Restaufwand. Lernen Sie beide Begriffe kennen, um die gleichen Informationen in
Clarity PPM
und Microsoft Project zu interpretieren. Als Projektmanager möchten Sie z. B. wissen, wie viel Zeit eine Ressource an einer Aufgabe arbeiten muss. Anschließend können Sie das Feld "Verbleibende Arbeit" in Microsoft Project und das Feld "Restaufwand" in
Clarity PPM
anzeigen.
MSP-Begriff
CA PPM-
Begriff
Beschreibung
Arbeit (verbleibende Arbeit + Ist-Arbeit)
Gesamtverwendung (Restaufwand + Ist-Aufwand)
"Arbeit" ist der Gesamtaufwand, der für eine Aufgabe in der festgelegten Dauer aller zugewiesenen Ressourcen ausgeführt werden soll.
Verbleibende Arbeit
Restaufwand
Die geschätzten verbleibenden Stunden, die zur Fertigstellung der Aufgabe erforderlich sind.
Tatsächliche Arbeit
Ist-Aufwand
Die geleisteten Stunden, die vom Team berichtet und gebucht wurden.
Max. Einheiten
Projektzuordnung
Einheiten stellen die Menge einer Ressource dar, die einem Projekt zugewiesen ist. Eine Ressource hat z. B. eine tägliche Verfügbarkeit von 8 Stunden. Wenn die Ressource einem Projekt für 100 % zugeordnet ist oder "Max. Einheiten" der Ressource 1 entspricht, bedeutet dies, dass die Ressource einen vollen Tag für dieses bestimmte Projekt aufwendet. Wenn die "Max. Einheiten" der Ressource 25 % betragen, wendet die Ressource 2 Stunden von insgesamt 8 Stunden pro Tag für dieses Projekt auf.
Zuweisungseinheiten
Max. Auslastung in %
Einheiten stellen die Menge einer Ressource dar, die einer Aufgabe zugewiesen ist. Hierbei handelt es sich um eine Teilmenge von "Max. Einheiten". Ein Wert von 100 % gibt z. B. an, dass die Ressource alle ihre "Max. Einheiten" für diese spezifische Aufgabe verwendet. Ein Wert von 50 % gibt an, dass die Hälfte der Ressourcenzuordnung für das Projekt auf diese Aufgabe angewandt wird.
Dauer
Dauer
Clarity PPM
-Definition
: Berechnet die Anzahl der Geschäftstage einschließlich des Startdatums und Enddatums. Unabhängig davon, ob eine Teilung während der Aufgabe gefunden wird oder nicht.
Microsoft Projekt-Definition
: Berechnet die Dauer einer Aufgabe, indem die aktive Arbeitszeit zwischen dem geplanten Anfang und Ende der Aufgabe gezählt wird. Hierbei handelt es sich in der Regel um die Zeit zwischen dem Anfangs- und Enddatum der Aufgabe und nicht der Zeit zwischen geteilten Aufgaben.
Eine geteilte Aufgabe hat einen unterbrochenen Ablaufplan. Eine zweitägige Aufgabe, für die keine kontinuierliche Arbeit erforderlich ist, kann z. B. geteilt werden. Damit wird der erste Arbeitstag für Montag geplant, und der zweite Tag wird für Donnerstag geplant.
% abgeschlossen
% abgeschlossen
Sie sollten den "Fortschrittsgrad" in Microsoft Project und
Clarity PPM
manuell angeben.
% Arbeit
abgeschlossen
% aufgewendet
Microsoft Project
berechnet dieses Feld als: Ist-Aufwand/Gesamtarbeit
wobei Gesamtarbeit = Ist-Arbeit + verbleibende Arbeit.
Clarity PPM
berechnet dieses Feld als: Ist-Aufwand/Verwendung
wobei Verwendung = Ist-Aufwand + Restaufwand.
Typ (Aufgabenebene)
Variabel (von Ressourcenverfügbarkeit gesteuert)
"Feste Dauer"-Boolesch; aktiviert oder nicht aktiviert
Microsoft Project umfasst die folgenden Aufgabentypen:
  • Feste Arbeit
  • Feste Einheiten
  • Feste Dauer
In Microsoft Project: Arbeit = Einheiten * Dauer
  • Wenn eine Aufgabe auf "Feste Arbeit" festgelegt wird, bleibt der Umfang der Zuweisungsarbeit konstant. Unabhängig von einer Änderung der Dauer oder der Anzahl der Ressourcen (Zuweisungseinheiten), die der Aufgabe zugewiesen sind.
  • Wenn eine Aufgabe auf "Feste Einheiten" festgelegt wird, bleibt die Anzahl der Zuweisungseinheiten konstant. Unabhängig von der Arbeitsmenge oder der Dauer der Aufgabe.
  • Wenn eine Aufgabe auf "Feste Dauer" festgelegt wird, bleibt die Dauer der Zuweisung konstant. Unabhängig von der Anzahl der zugewiesenen Ressourcen (Zuweisungseinheiten) oder der Arbeitsmenge.
    Sie können eine Aufgabe in
    Clarity PPM
    als "Feste Dauer" festlegen. Sie müssen die Aufgabe manuell als "Feste Arbeit" oder als "Feste Einheiten" in Microsoft Project festlegen. Sie können diese Aufgabe auch in Microsoft Project als Standard festlegen.
Aufgabe teilen
Aufgabe teilen
Microsoft Project und
Clarity PPM
verwenden den gleichen Begriff. Sie unterscheiden sich jedoch in der Art und Weise, wie die Teilung erstellt wird.
Manchmal wird die Arbeit an einer Aufgabe unterbrochen. Sie können Aufgaben teilen, um Zeiträume festzulegen, in denen die Arbeit an bestimmten Tagen nicht ausgeführt wird. Wenn Sie im Voraus wissen, dass es Unterbrechungen in einer Aufgabe geben wird, können Sie die Aufgabe bei der Erstellung aufteilen. Wenn die Unterbrechung nach dem Start einer eintritt, können Sie diese dann aufteilen und die Aufteilung verwenden, um anzuzeigen, wann die Arbeit an der restlichen Aufgabe fortgesetzt werden soll. In Microsoft Project wird durch das Hinzufügen von Aufteilungen zu einer Aufgabe die Dauer nicht geändert, die verstrichene Dauer ändert sich jedoch.
Allgemeine Projektaufgabenfelder, die normalerweise von einem Projektmanager verwendet werden, sind für die Integration reserviert.
Diese allgemeinen Felder dienen als Primärschlüsselfelder in der Integration. Ändern Sie in den Feldern der reservierten gemeinsamen Ressource keine Werte.
Folgende negative Auswirkungen können auftreten, wenn Sie die Werte in diesen reservierten Feldern ändern:
  • Eine Aufgliederung der Versionskontrolle
  • Das Projekt kann nicht in
    Clarity PPM
    gespeichert werden.
  • Falscher Bericht aus
    Clarity PPM
Die folgende Tabelle zeigt die Zuordnung zwischen den Projektfeldern von Microsoft Project und
Clarity PPM
:
MSP-Feld
CA PPM-Feld
Menü Datei/Eigenschaften/Registerkarte Zusammenfassung/Titelfeld
Projektname
Menü Datei/Eigenschaften/Registerkarte Benutzerdefiniert/Eigenschaften
Felder für Version und Projekt-ID (prversion und prUID)
Reservierte Projekteigenschaften
Text1
Aufgaben-ID (PSP-Nummer)
Text2
An Microsoft Project übergebene Richtlinien-URL
Text3
Eindeutige Aufgaben-ID
Attribut1
Gibt eine Schlüsselaufgabe in
Clarity PPM
an.
Arbeit, Einheiten und Dauer (Work, Units, and Duration (WUD))
WUD ist ein von der folgenden Gleichung abgeleitetes Akronym:
Work = Units × Duration
Wenn Sie eines dieser drei Felder aktualisieren, berechnet Microsoft Project die Gleichung neu. Ausgehend von der Gleichung: 40 Stunden Arbeit = 100 % Einheiten x 5 Tage Dauer, wenn der Projektmanager die Dauer auf 10 Tage aktualisiert, indem er im Feld "Dauer" den Wert 10 eingibt und dann aus diesem Feld herausklickt, aktualisiert Microsoft Project die Arbeit automatisch auf 80 Stunden. Dies funktioniert sehr gut und erwartungsgemäß –
meistens
. Wenn der ahnungslose Projektmanager einen Wert ändert, der als Typ "Feste Aufgabe" für diese Aufgabe markiert ist, beginnt die Situation aus dem Ruder zu laufen. Beispielsweise die Änderung des Werts für "Dauer" für eine Aufgabe mit fester Dauer.
Ist das Wort
fest
irreführend? Microsoft Project unterstützt drei Aufgabentypen: "Feste Arbeit", "Feste Einheit" und "Feste Dauer". Obwohl das Wort
fest
verwendet wird, erlaubt Microsoft Project dem Projektmanager, den Wert im Feld "Fest" zu überschreiben.
Die Dauer ist auch auf der Zuweisungsebene
fest
. Es ist möglich, dass eine Zuweisung an einer Woche startet und dass eine zweite Zuweisung während einer zweiten Woche beginnt. Jede Zuweisung hat eine Dauer von 5 Tagen, die Gesamtdauer der Aufgabe beträgt jedoch 10 Tage.
Wenn Sie den festen Wert ändern und nicht wissen, welche der beiden anderen Felder aktualisiert werden, wenn Sie dies tun, können Sie leicht in Schwierigkeiten geraten. Wenn Sie versuchen, durch Aktualisieren des unerwartet geänderten Felds auf die ursprünglichen Einstellungen zurückzukehren, wird Microsoft Project diese Aktualisierung als weitere Möglichkeit betrachten, die WUD-Gleichung neu zu berechnen. In vielen Fällen führt dies zu einem weiteren unerwarteten Wert. Sie befinden sich nun in einer frustrierende Abwärtsspirale, ohne dass Sie wieder auf die ursprünglichen Einstellungen zurückkehren können.
Dieser Abschnitt behandelt wichtige Standardfunktionen von Microsoft Project. Viele Benutzer von Microsoft Project haben die in diesem Abschnitt besprochenen Funktionen erstaunlicherweise nie gelernt. Sie berichten von zahlreichen frustrierenden Stunden mit Microsoft Project, während Sie versuchen, Ihre Projektpläne abzustimmen.
Die folgende Tabelle zeigt die Werte, die Microsoft Project berechnet. Die schattierten Tabellenzellen werden auch mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet. Microsoft Project aktualisiert diese Felder, wenn Sie ihre festen Werte ändern. Wir empfehlen auch, dass Sie einen eigenständigen MSP-Projektplan erstellen, der über einen Aufgabentyp mit "Feste Arbeit", "Feste Dauer" und "Feste Einheiten" verfügt, und dass Sie sich mit diesen Berechnungen vertraut gemacht haben.
Aufgabentyp
Wenn Sie "Feste Einheiten" ändern
Wenn Sie "Feste Dauer" ändern
Wenn Sie "Feste Arbeit" ändern:
Dauer
Arbeit
Arbeit*
Einheiten
Arbeit
Dauer
Einheiten
Dauer*
Einheiten
Dauer*
Arbeit
Dauer
  • Microsoft Project berechnet in einer Aufgabe mit fester Dauer die Arbeit neu, wenn Sie den Wert für "Feste Dauer" überschreiben.
  • Microsoft Project berechnet in einer Aufgabe mit fester Arbeit die Dauer neu, wenn Sie den Wert für "Feste Arbeit" überschreiben.
  • Microsoft Project berechnet in einer Aufgabe mit festen Einheiten die Dauer neu, wenn Sie den Wert für "Feste Einheiten" überschreiben.
Aktualisierung des Vorgangsstatus aktualisiert auch den Ressourcenstatus
Die Funktion
Aktualisierung des Vorgangsstatus
aktualisiert den Ressourcenstatus
in Microsoft Project aktualisiert automatisch den Status von Projekten. Sie geben z. B. im Feld "% Abgeschlossen" für einen Vorgang mit 40 Stunden 25 % ein. Microsoft Project zeigt automatisch 10 Stunden des Ist-Aufwands im Feld
Ist-Arbeit
an. Das Programm verringert auch das Feld
Verbleibende Arbeit
auf 30 Stunden.
Dieses Verhalten kann ein Problem verursachen, wenn Microsoft Project in
Clarity PPM
integriert ist. Wenn die
Clarity PPM
-Zeitformulare aktiviert sind (Nachverfolgungsmodus = Clarity oder CA PPM), wird
Clarity PPM
der Verantwortliche der geleisteten Stunden. Geleistete Stunden im Microsoft Project-Projektplan werden nicht berücksichtigt und beim Speichern des Projekts in
Clarity PPM
verworfen.
Hinweis: Es wird keine Fehlermeldung angezeigt, die angibt, dass die geleisteten Stunden während des Speicherns verworfen werden. Berücksichtigen Sie als Projektmanager dieses Verhalten.
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, aktualisiert der ahnungslose Projektmanager möglicherweise das Feld "% Abgeschlossen" von Microsoft Project. Microsoft Project erstellt geleistete Stunden im Projektplan, die dann beim Speichern in
Clarity PPM
verworfen werden.
Wenn Sie das Projekt in Microsoft Project öffnen, kann Folgendes auftreten:
  • Geleistete Stunden verschwinden aus dem Plan.
  • Im Feld "Verbleibende Arbeit" wird der reduzierte Wert angezeigt.
  • Aufgabendaten werden neu geplant.
  • Wenn sich eine neu geplante Aufgabe auf dem kritischen Pfad befindet, kann sich das Enddatum des Projekts verschieben.
So vermeiden Sie diese Situation:
  • Deaktivieren Sie auf der Registerkarte "Tools>Optionen>Berechnen" das Feld "Aktualisierung des Vorgangsstatus aktualisiert den Ressourcenstatus".
  • Wenn Sie dieses Feld verwenden müssen, verwenden Sie es nur, wenn der Nachverfolgungsmodus des Projekts auf "Kein(e)" gesetzt ist.
Neues Attribut "Microsoft Project-Aufgabentyp"
Sie können in CA PPM 15.5 und höher angeben, wie eine Aufgabe dem Wert "Microsoft Project-
Aufgabentyp
" zugeordnet ist. CA PPM 15.5 und höher enthält ein neues
Aufgabe
nattribut mit dem Namen
Microsoft Project-Aufgabentyp
, das den Aufgabentyp "Microsoft Project" darstellt. Das neue Attribut leitet den eigenen Wert aus einem der folgenden Suchwerte ab:
0 - Fixed Units 1 - Fixed Duration 2 - Fixed Work
Das neue Attribut "Microsoft Project-Aufgabentyp" (
msp_task_type
) wird von der CA PPM-Integration in Microsoft Project unterstützt und steht in PPM (klassisch), in "Neue Benutzererfahrung", Microsoft Project und XOG zur Verfügung.
In früheren Versionen gingen Werte von Microsoft Project verloren, wenn vom Legacy-Treiber zum neuen XML-Treiber konvertiert wurde und CA PPM keine MSP-Aufgabentypen kannte. Wenn Sie in 15.5 und höheren Versionen den neuen MSP-Treiber verwenden, um eine vorhandene Datei zu öffnen, die im Legacy-MSP-Format gespeichert ist, werden die MSP-Aufgabentypen aus der gespeicherten Datei gelesen und in die neue Datei eingefügt. Wenn die neue Datei wieder in PPM gespeichert wird, werden die MSP-Aufgabentypen in PPM kopiert und im neuen Attribut "Microsoft Project-Aufgabentyp" unter Verwendung neuer Synchronisierungsregeln gespeichert.
Alle Legacy-Aufgabentypenwerte werden nach einem Upgrade beibehalten. Ein in CA PPM mit dem Legacy-OLE-Treiber gespeichertes Projekt kann mit dem neuen XML-Treiber geöffnet werden, wobei die ursprünglichen Aufgabentypen intakt bleiben.
Beispiel
:
  1. Erstellen Sie ein Projekt in CA PPM 15.4.1 oder einer früheren Version mit dem Legacy-Treiber, bevor Sie ein Upgrade auf 15.5 oder höher durchführen.
  2. Erstellen Sie drei Aufgaben, und konfigurieren Sie den Aufgabentyp auf der Seite "Aufgabenliste".
    1. Setzen Sie "msp_task_type" von Aufgabe 1 auf
      Feste Dauer
      .
    2. Setzen Sie "msp_task_type" von Aufgabe 2 auf
      Feste Einheiten
      .
    3. Setzen Sie "msp_task_type" von Aufgabe 3 auf
      Feste Arbeit
      .
  3. Öffnen Sie das Projekt mit Ihrem Legacy-Treiber.
    1. Aufgabe 1 sollte den Typ
      Feste Dauer
      haben.
    2. Aufgabe 2 sollte den Typ
      Feste Einheiten
      haben.
    3. Aufgabe 3 sollte den Typ
      Feste Arbeit
      haben.
  4. Öffnen Sie das gleiche Projekt in Microsoft Project mit dem neuen Treiber, nachdem Sie ein Upgrade auf CA PPM 15.5 oder höher durchgeführt haben:
    1. Aufgabe 1 zeigt weiterhin
      Feste Dauer
      an.
    2. Aufgabe 2 zeigt weiterhin
      Feste Einheiten
      an.
    3. Aufgabe 3 zeigt weiterhin
      Feste Arbeit
      an.
Verhalten des MSP-Aufgabentyps
Vor CA PPM 15.5 hat die Anwendung zwei verschiedene Aufgabentypen unterstützt:
Feste Dauer
und
Nicht-feste Dauer
. Ob eine Aufgabe eine
Feste Dauer
hat oder nicht, wurde mittels eines booleschen Attributs (
prIsFixed
) für das Aufgabenobjekt in PPM angegeben. Microsoft Project unterstützt drei (3) Aufgabentypen:
Feste Dauer, Feste Arbeit
und Feste Einheiten
, die den Dimensionen Terminplan, Kosten bzw Umfang/Inhalt entsprechen.
Um die Zuordnung aufzulösen, bieten CA PPM 15.5 und der neue MSP-Treiber folgende Verbesserungen:
  • Ein neues PPM-Aufgaben-Objektattribut, das mit dem booleschen Legacy-Attribut "Feste Dauer" synchronisiert ist
  • Anpassungen an der MSP-Integration, um das neue Attribut zu nutzen
  • Neue Verarbeitung, welche die Legacy-MSP-XML-Dateien für Aufgabentypen lesen und diese in die neuen MSP-Treiber-XML-Dateien übertragen kann
  • Bereitstellung des neuen Attributs "Microsoft Project-Aufgabentyp" in PPM und im XOG-Projektelement.
  • Eine neue Funktion, mit der Projektvorlagen das Attribut "Microsoft Project-Aufgabentyp" in neue Projekte einbinden können
Aktualisieren Sie Ihre Best Practices in den Umgebungen, die in Microsoft Project integriert werden, damit Benutzer wissen, wie dieser Wert festgelegt werden soll. Wenn Benutzer den Wert des vorhandenen Aufgabenattributs
Feste Dauer
oder das neue Attribut "Microsoft Project-Aufgabentyp" ändern, müssen die zwei Attribute synchron bleiben:
  • Wenn Sie
    Feste Dauer
    auswählen und auf "Speichern" klicken, legt CA PPM das Attribut
    MSP-Aufgabentyp
    auf
    Feste Dauer
    fest.
  • Wenn
    Feste Dauer
    auf "false" (nicht ausgewählt) festgelegt ist, setzt CA PPM das Attribut
    MSP-Aufgaben
    typ auf
    Feste Einheiten
    zurück.
  • Wenn
    MSP-Aufgaben
    typ auf
    Feste Dauer
    festgelegt ist, setzt CA PPM
    Feste Dauer
    auf "true" (das Kontrollkästchen ist aktiviert) zurück.
  • Wenn
    MSP-Aufgabentyp
    auf
    Feste Einheiten
    oder
    Feste Arbeit
    festgelegt ist, legt CA PPM
    Feste Dauer
    auf "false" (nicht ausgewählt) fest.
  • Wenn beide Attribute auf einen neuen Wert festgelegt werden, hat der vorhandene Wert für das Legacy-Attribut
    Feste Dauer
    Vorrang. Wenn Sie also das Kontrollkästchen
    Feste Dauer
    auswählen und
    MSP-Aufgabentyp
    bereits auf
    Feste Einheiten
    oder
    Feste Arbeit
    festgelegt ist, dann hat das Kontrollkästchen Vorrang. Wenn Sie den Vorgang speichern, setzt die Anwendung
    MSP-Aufgabentyp
    auf
    Feste Dauer
    zurück.
Wenn kein Wert in CA PPM-Aufgaben für das Attribut "Microsoft Project-Aufgabenyp" (
msp_task_type
) kein Wert festgelegt wird, wird beim Öffnen in Microsoft Project der in Microsoft Project definierte Standard-Aufgabentyp für die Aufgabe verwendet.
Beispiel
:
  1. Erstellen Sie ein Projekt in CA PPM 15.5 oder höher.
  2. Erstellen Sie zwei Aufgaben.
  3. Konfigurieren Sie "Feste Dauer" und Microsoft Project-Typ auf der Seite "Aufgabenliste".
    1. Markieren Sie bei Aufgabe 1 MPT für
      Feste Dauer
      .
    2. Markieren Sie Aufgabe 2 nicht mit einem beliebigen Typ.
  4. Öffnen Sie das Projekt in Microsoft Project mit dem neuen Treiber.
  5. Legen Sie den standardmäßigen Aufgabentyp in den Planungsoptionen auf "Feste Einheit" fest, und konfigurieren Sie das Feld "Typ".
    1. Aufgabe 1 zeigt einen Typ von
      Feste Dauer
      an.
    2. Aufgabe 2 zeigt
      Feste Einheiten
      an.
  6. Schließen Sie Microsoft Project, ohne zu speichern.
  7. Legen Sie den standardmäßigen Aufgabentyp in den Planungsoptionen auf
    Feste Arbeit
    fest.
  8. Öffnen Sie das Projekt in Microsoft Project.
    1. Aufgabe 1 zeigt jetzt
      Feste Dauer
      an.
    2. Aufgabe 2 zeigt
      Feste Arbeit
      an.
Neues PPM-Attribut "Aufgabenobjekt"
Attributname
: Microsoft Project-Aufgabentyp
Attribut-ID
: msp_task_type
API - Attribut-ID
: mspTaskType
Standardwert
: Kein Standardwert Es wird empfohlen, keinen Standardwert festzulegen. Dies ist kein erforderliches Attribut. Wenn Sie einen Standardwert für dieses Attribut festlegen, wird der Standardwert für das PPM-Attribut festgelegt, der Standardwert in Microsoft Project wird jedoch nicht festgelegt.
Suchoptionsliste
: Microsoft Project-Aufgabentyp (MSP_TASK_TYPE)
Gültige Suchwerte
: Feste Einheiten (0), Feste Dauer (1), Feste Arbeit (2)
Synchronisierung
: Das boolesche Legacy-Attribut "Feste Dauer" (ID: prlsfixed) wird mit dem neuen MSP-Aufgabentyp synchronisiert.
Deaktivieren der Zeiterfassung auf Aufgabenebene
Sie haben in vorherigen Abschnitten gesehen, dass die Anwendung eines fehlerhaften Ist-Aufwands auf eine Aufgabe dazu führen kann, dass sich das Anfangs- oder Enddatum verschiebt. Dies könnte auch das Enddatum des Projekts verschieben, wenn es sich auf dem kritischen Pfad befindet. Um dieses Risiko zu minimieren, stellt
Clarity PPM
dem Projektmanager eine Funktion zur Verfügung, um eine Aufgabe für die Zeiterfassung als "offen" oder "geschlossen" umzuschalten. Auf diese Weise haben die Mitglieder des Projektteams nur Zugriff auf Ihre Zeitformulare für die Aufgaben, die für die Zeiterfassung offen sind, um zu verhindern, dass Stunden versehentlich für Aufgaben platziert werden, für die keine geleisteten Stunden angewendet werden sollen.
Der Projektmanager kann für jede Aufgabe die Möglichkeit zur Zeiterfassung entfernen. Dies ist in folgenden Fällen nützlich:
  • Ihr Projekt wird in mehrere Phasen durchgeführt, und Sie möchten nicht, dass Ressourcen versehentlich Zeit für künftige Phasen erfassen.
  • Nachdem eine Aufgabe abgeschlossen ist, soll keine weitere Zeit dafür verfolgt werden.
Diese Funktion wird in
Clarity PPM
konfiguriert und verwaltet. So richten Sie die in der Aufgaben-Benutzeroberfläche von
Clarity PPM
ein:
  1. Setzen Sie das Feld "für Zeiteintrag geöffnet" in die Aufgabenansicht.
  2. Klicken Sie in das Feld, und legen Sie es auf "aktiviert" fest.
  3. Speichern
Diese Funktion wird nur in der
Clarity PPM
-Benutzeroberfläche verwaltet. Sie ist nicht in Microsoft Project vorhanden.
1.png
Aktualisieren einer Aufgabe auf "Abgeschlossen"
Microsoft Project erlaubt dem Projektmanager, eine Aufgabe mithilfe verschiedener Methoden zu überarbeiten. Bei Integration mit
Clarity PPM
wird empfohlen, einen bestimmten Ansatz zu verwenden. Ist dies nicht der Fall, versucht Microsoft Project, der Aufgabe zusätzliche geleistete Stunden hinzuzufügen, die nach dem Speichern in
Clarity PPM
verworfen werden.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie eine Aufgabe in
    Clarity PPM
    .
  2. Entfernen Sie im Bereich "Ressourcenzuweisung" den Wert "Restaufwand".
  3. Wählen Sie aus dem Drop-down-Feld "Status" im Abschnitt "Aufgabe" die Option "Abgeschlossen" aus.
Hinweis
:
Clarity PPM
zeigt eine Fehlermeldung an, wenn der Status "Abgeschlossen" ausgewählt wurde, bevor das Feld "Restaufwand" auf null gesetzt ist. Die Überlegung dabei ist, dass eine Aufgabe nicht abgeschlossen ist, solange ein Restaufwand zur Arbeit vorhanden ist.
Das Szenario, das dieses Problem darstellt (siehe Screenshot unten):
  • Arbeit = 40 Stunden Ihr Teammitglied hat die Aufgabe abgeschlossen und die Ist-Arbeit als 19 Stunden auf dem Zeitformular erfasst. Sie möchten diese Aufgabe schließen, damit wiedergegeben wird, dass insgesamt 19 Stunden für die Ist-Arbeit erforderlich waren.
  • Bei Ihrem ersten Klick in Microsoft Project ändern Sie den Wert für die verbleibende Arbeit auf 0. Microsoft Project passt den Arbeitswert an, damit dieser Wert die neue Summe der verbleibenden Arbeit (0 Stunden) + Ist-Arbeit (19 Stunden) ist.
  • Ändern Sie das Feld "% abgeschlossen" auf 100 %.
Dieser Ablauf stellt sicher, dass der resultierende Arbeitswert die Anzahl der für ihn aufgezeichneten Stunden korrekt wiedergibt. In diesem Beispiel ist 19 Stunden richtig.
Microsoft Project-Integration-Bild mit Aktualisierungen für eine Aufgabe
Aktualisieren einer Aufgabe auf "Abgeschlossen" (falscher Prozess)
Das Szenario, das dieses Problem darstellt:
  • Arbeit = 40 Stunden; das Teammitglied beendet die Arbeit nach 19 Stunden; Sie möchten diese Aufgabe schließen, sodass Sie nur 19 Stunden darstellt.
  • Wenn Sie bei Ihrem ersten Klick in Microsoft Project Sie das Feld "% abgeschlossen" auf 100 % ändern, untersucht Microsoft Project den Arbeitswert und stellt dann sicher, dass die geleisteten Stunden mit diesem Wert übereinstimmen. In diesem Fall werden die 19 Stunden mit den 40 Stunden im Feld "Ist-Arbeit" überschrieben. Das erwartet der Projektmanager bestimmt nicht! Die Dauer des Vorgangs wird nun auf 40 Stunden statt auf 19 Stunden basieren.
  • Wenn das Projekt in
    Clarity PPM
    gespeichert wird, geschieht Folgendes:
    • Die zusätzlichen geleisteten Stunden, die Microsoft Project soeben hinzugefügt hat (21 neu hinzugefügte Stunden), werden ohne Warnung verworfen. Der Ist-Aufwand von
      Clarity PPM
      für diesen Vorgang bleibt bei 19 Stunden.
    • Wenn das Projekt in Microsoft Project erneut geöffnet wird, zeigt der Vorgang 19 Stunden Ist-Aufwand und keine verbleibende Arbeit an. Auf diese Weise kann der Projektmanager getäuscht werden, da die geleisteten Stunden in seinen Augen verloren gegangen sind.
Auslastungsmuster und Konturen
In diesem Abschnitt wird die Zuordnung zwischen den Auslastungsmustern von
Clarity PPM
und Microsoft Project und "Einheitlich", sowie die empfohlene Einstellung für das Standard-Auslastungsmuster in
Clarity PPM
beschrieben.
Microsoft Project bezeichnet Auslastungsmuster der Ressourcenzuweisung als Kontur. Eine Kontur ist eine Methode, mit der eine Ressource im Laufe der Zeit geplant wird. Sowohl
Clarity PPM
als auch Microsoft Project bieten verschiedene Arten von Auslastungsmustern, die auf die Zuweisung einer Ressource angewendet werden können.
Clarity PPM
und Microsoft Project haben unterschiedliche Begriffe in diesem Bereich. Die beiden folgenden Listen zeigen die Zuordnungen. Sie werden feststellen, dass es wichtig ist, wo Sie die Zuweisung
zuerst
erstellen – sei es in
Clarity PPM
oder in Microsoft Project.
Wenn Sie eine Aufgabe in der
Clarity PPM
-Benutzeroberfläche erstellen und das Projekt in Microsoft Project öffnen:
Clarity PPM
-Feld
Microsoft Project-Feld
Fest
Benutzerdefiniertes Profil
Einheitlich
Flach
Vorderseite
Vorderseite
Rückseite
Rückseite
Kontur
Das spezifische Arbeitsprofil (wenn die Aufgabe in Microsoft Project erstellt wurde, als das Projekt gespeichert wurde).
Zum Beispiel: Trapez, Glocke usw.
Wenn Sie eine Aufgabe in Microsoft Project erstellen und das Projekt in
Clarity PPM
speichern, wird die Zuordnung umgekehrt. "Späte Spitze", "Frühe Spitze", "Doppelspitze", "Glocke" und "Trapez" in Microsoft Project werden zu einer Kontur.
Empfohlenes Standard-Auslastungsmuster "Einheitlich"
Der
Clarity PPM
-Administrator muss die Einstellung für das
Standard-Auslastungsmuster
in
Clarity PPM
festlegen ("Admin-Tool", "Projektmanagement", "Einstellungen", "Projektmanagement", "Einstellungen", "Standard-Auslastungsmuster".
Für die fünf verfügbaren Optionen empfehlen wir die Auswahl von "Einheitlich", wenn Ihr Unternehmen in eines dieser Szenarien passt:
  • Wenn Microsoft Project Ihr einziges Planungstool ist, oder
  • Wenn sowohl Microsoft Project als auch Open Workbench vom Unternehmen als Scheduler verwendet werden
Die Begründung für diese Empfehlung:
  • Wegen der Art und Weise, wie Microsoft Project den Restaufwand bei Verwendung von Vorderseite- und Rückseite-Konturmustern verteilt, und
  • Leistung beim Öffnen von und speichern in
    Clarity PPM
    .
Nachfolgend werden die Gründe erläutert.
Microsoft Project-Restaufwand bei Verwendung von Vorderseite- und Rückseite-Konturmustern
Szenario 1
: Microsoft Project ist der einzige verwendete Scheduler.
Empfehlung
: "Einheitlich" ist das empfohlene
Clarity PPM
-Standard-Auslastungsmuster.
Die Kurve von Microsoft Project für das Auslastungsmuster "Vorderseite" und Auslastungsmuster "Rückseite" hat die Dauer einer Aufgabe mit 40 Stunden und verlängert die eigentliche Dauer der Aufgabe. Sehen Sie sich den folgenden Screenshot an, in dem wir diese einzelnen Aufgaben mit 40 Stunden in
Clarity PPM
erstellt haben, eine mit Auslastungsmuster "Vorderseite", die nächste mit "Einheitlich" und die letzte mit Auslastungsmuster "Rückseite". Anschließend haben wir das Projekt in Microsoft Project geöffnet.
Tatsächlich: Nur die Aufgabe "Einheitlich" wurde am Montag gestartet und am Freitag abgeschlossen. Die Aufgaben mit Auslastungsmuster "Vorderseite" und "Rückseite" dauerten über 9 Tage.
Mögliche Auswirkung: Wenn sich diese Aufgaben auf dem kritischen Pfad befanden, wird das Enddatum des Projekts nun weiter in der Zukunft als erwartet geplant.
5.png
Szenario 2
: Open Workbench ist der einzige verwendete Scheduler.
Empfehlung
: Jedes Auslastungsmuster ist in Ordnung – "Vorderseite", "Rückseite", "Kontur", "Einheitlich", "Fest".
Hinweis
: Die meisten Projektmanager bevorzugen das Auslastungsmuster "Vorderseite" als Standardeinstellung.
Szenario 3
: Es wird eine Kombination aus Microsoft Project und Open Workbench verwendet.
Empfehlung
: Weitere Informationen finden Sie in den Kommentaren aus Szenario 1.
Konfigurieren eines Microsoft Project-Meilensteins
Laut Definition wird Meilensteine weder Dauer noch Aufwand zugewiesen. Ein Meilenstein ist vielmehr ein Zeitpunkt, für den eine Person verantwortlich sein kann oder nicht. Die Felder von Microsoft Project sind so konzipiert, dass ein Projektmanager einen Meilenstein mit mehr als einem Prozess erstellen kann. Nachfolgend werden die besten Ansätze zum Erstellen eines Meilensteins in Microsoft Project beschrieben, so dass er sich nicht in eine Aufgabe verwandelt, falls der Projektmanager den Meilenstein zu einem späteren Zeitpunkt neu konfiguriert.
Handelt es sich um die Reihenfolge, in der Sie einen Meilenstein erstellen, ist dies sicherste Weise, und Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass der Meilenstein später zu einer Aufgabe wird.
  1. Öffnen Sie das Feld "Aufgabeninformationen".
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte "Erweitert".
  3. Klicken Sie in das Feld
    Aufgabe
    als Meilenstein markieren
    .
  4. Geben Sie
    KEINEN
    null
    -Wert in das Feld
    Dauer
    ein.
Wenn Sie dies tun, und zu einem späteren Zeitpunkt ein weiterer Wert in das Feld
Dauer
gesetzt wird, wird der Meilenstein in eine Aufgabe konvertiert.
6.png
Beispiel: Erstellen eines Meilensteins (nicht empfohlen)
Die Vorgehensweise in diesem Beispiel werden nicht empfohlen.
Handelt es sich um die Reihenfolge, in der Sie einen Meilenstein erstellen, ändert sich der Meilenstein unter bestimmten Umständen in eine Aufgabe.
  1. Öffnen Sie das Feld "Aufgabeninformationen".
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte "Erweitert".
  3. Klicken Sie in das Feld
    Aufgabe
    als Meilenstein markieren
    .
  4. Geben Sie einen null-Wert in das Feld
    Dauer
    ein.
    Möglicherweise nehmen Sie anschließend Aktionen vor, die diesen Meilenstein in eine Aufgabe umwandeln. Dies liegt daran, dass später Microsoft Project die Markierung, die Sie im Feld "Meilenstein" platziert haben, nicht beibehalten wird, wenn Sie eine der folgenden Aktionen durchführen.
    Der Meilenstein kann unter den folgenden Bedingungen zu einer Aufgabe werden:
    • Ein
      Dauer
      -Wert, der nicht null ist, wird hinzugefügt.
    • Verbleibende Arbeit
      wird zu einer Ressourcenzuweisung auf dem Meilenstein hinzugefügt.
Geschäftsregeln für Meilensteine
Clarity PPM
ermöglicht dem Microsoft Project-Benutzer Folgendes:
  • Platzieren Sie den Meilenstein in der Abhängigkeitskette.
Clarity PPM
erlaubt dem Microsoft Project-Benutzer Folgendes nicht:
  • Verbleibende Arbeit einer Ressource zuweisen, die einem Meilenstein zugewiesen ist.
    Clarity PPM
    empfiehlt dem Microsoft Project-Benutzer Folgendes nicht:
  • eine Dauer für den Meilenstein festzulegen (gemäß PMI-Definition hat ein Meilenstein keine Dauer)
Wenn sich der Meilenstein auf dem kritischen Pfad befindet und dann versehentlich in eine Aufgabe konvertiert wird, kann sich die Änderung auf das Enddatum des Projekts auswirken.
Kleinste Dauereinheit
Der kleinste Wert für die Dauer in
Clarity PPM
ist ein Tag. Es erkennt keine Dauer bis auf Stundenebene. Die niedrigste Ebene in Microsoft Project ist Stunden und Minuten.
Dieser Unterschied ist normalerweise klein, kann jedoch zu unterschiedlichen Dauerwerten in
Clarity PPM
und Microsoft Project-Berichten führen.
Dauerwerte wurden unerwartet auf null Tage geändert.
Die Dauerwerte wurden unerwartet auf null Tage geändert, sodass die Dauer der Aufgabe null wird und die Aufgabe dadurch sofort zu einem Meilenstein wird. Das Enddatum spiegelt nun nicht das tatsächliche Enddatum des Terminplans wider.
Zu reproduzierende Schritte: Dies kann in seltenen Fällen vorkommen, in denen eine einzelne Ressource einer Aufgabe zugewiesen ist, und der Projektmanager dann entscheidet, dass die Person nicht mehr für diese Aufgabe benötigt wird. Anstatt diese Zuweisung zu löschen, setzt der Projektmanager den Wert der Zuordnungseinheit der Ressource auf null.
Ergebnis: Wenn die Ressourcenzuweisung für die Aufgabe auf null gesetzt wird, wird die Dauer der Aufgabe neu auf null berechnet. Dies liegt daran, dass Dauer = Zuweisungseinheiten (Restaufwand)/Ressourcenverfügbarkeit, in diesem Fall also: Dauer = 0/8 Stunden = 0. Da zudem ein Meilenstein eine Dauer von null hat, konvertiert Microsoft Project die Aufgabe in einen Meilenstein!
Kopieren und Einfügen von Aufgaben
Wenn Sie Zeilen in Microsoft Project kopieren oder einfügen, sollten Sie die Felder und nicht die grauen nummerierten Felder auf der linken Seite auswählen (dies würde die vollständige Zeile hervorheben).
7.png
Wenn Sie das graue nummerierte Feld auf der linken Seite auswählen, kopieren Sie ALLE mit dieser Aufgabe verknüpften Felder. Das Problem besteht darin, dass Sie versteckte Felder kopieren, die Werte enthalten, die für
Clarity PPM
eindeutig sein sollten. Als Folge davon gibt es jetzt Duplikate der eindeutigen Werte, insbesondere die Projekt-Textfelder 1 und 3.
8.png
Verwalten von geleisteten Stunden für die Zeiterfassung
Manchmal möchten Projektmanager wissen, ob sie die Zeit einer Person manuell direkt zum Microsoft Project-Plan hinzufügen können. Die Antwort lautet ja, aber die erforderliche Konfiguration hierfür ist möglicherweise eine zu große Belastung für die laufende Unterstützung. Der Grund hierfür ist, dass die Zeit von allen Teammitgliedern manuell eingegeben werden muss. Wenn es z. B. 15 Teammitglieder gab und die Projektdauer 12 Monate betrug, bedeutet dies, dass jemand alle Zeiträume für die Zeitspanne des Jahres manuell eingeben musste. Aus diesem Grund entscheiden sich die meisten Unternehmen für die Bereitstellung der Zeitformular-Funktion von
Clarity PPM
.
Es gibt jedoch Fälle, in denen die Zeit einer Person manuell in
Clarity PPM
eingegeben werden muss. In diesem Fall verwendet der
Clarity PPM
-Administrator die Funktion "Transaktionseintrag". Dies ist zwar eine manuelle Aufgabe, kann jedoch bei Bedarf sinnvoll sein.
Zusammenfassend:
  • Das häufigste Szenario ist, wenn alle Ressourcen, Mitarbeiter und/oder Auftragnehmer ihre Zeit über das
    Clarity PPM
    -Zeitformular erfassen müssen. Dazu muss jede Ressource über eine Lizenz zur
    Clarity PPM
    -Anmeldung verfügen.
  • Ein weniger häufiges Szenario ist, wenn nur die Mitarbeiter über Lizenzen für den Zugriff auf das
    Clarity PPM
    -Zeitformular verfügen. Die Auftragnehmer werden aufgefordert, ihre Zeit manuell zu erfassen und sie an den
    Clarity PPM
    -Administrator zu übermitteln, damit er diese manuell über das Fenster "Transaktionseintrag" eingeben kann.
  • Das seltenste Szenario, das jedoch unterstützt wird, ist, wenn der Projektmanager die Zeit aller Projektteammitglieder manuell in den Projektplan eingibt. In diesem Szenario wird das
    Clarity PPM
    -Zeitformular nicht verwendet.
Die folgende Tabelle listet die erforderlichen
Clarity PPM
-Feldkonfigurationen zur Unterstützung der zuvor beschriebenen Szenarien:
Szenario
Ressourceneinstellungen
Projekteinstellungen
Alle, die das
Clarity PPM
-Zeitformular verwenden
Nachverfolgungsmodus =
CA PPM
Nachverfolgungsmodus =
CA PPM
Keine Zeitformulare; manuelle Eingabe der Zeit in den Projektplan
Nachverfolgungsmodus =
Kein
Nachverfolgungsmodus =
Kein
Jeder Mitarbeiter, der das
Clarity PPM
-Zeitformular verwendet; Auftragnehmer verfügen nicht über Lizenzen für
Clarity PPM
-Anmeldungen, so dass ihre Zeit manuell eingegeben werden muss.
Nachverfolgungsmodus interner Mitarbeiter =
Clarity PPM
Nachverfolgungsmodus der Auftragnehmer =
Kein
Hinweis: Die Zeit der Auftragnehmer
muss manuell über das
Fenster "Transaktionseintrag" in
Clarity PPM
eingegeben werden.
Nachverfolgungsmodus =
CA PPM
Seien Sie wachsam! Sorgen Sie dafür, dass Ihre Teammitglieder ihre Zeit genau und am entsprechenden Tag erfassen. Ansonsten kann Ihr Projektenddatum unnötig verzögert werden.
Die geleisteten Stunden Ihres Projektteams haben beträchtliche Auswirkungen auf Ihren Projektzeitplan. Bei ordnungsgemäßer Erfassung ist Ihr Plan vorhersehbar. Wenn sie jedoch nicht ordnungsgemäß erfasst werden, wird ein unerwartetes Planungsverhalten angezeigt.
Hinweise zu geleisteten Stunden
Die Ihrem Projekt zugeordneten Ressourcen verwenden wahrscheinlich Zeitformulare in
Clarity PPM
, in die sie wöchentlich die Arbeitsstunden eingeben, die sie für die ihnen zugewiesenen Projektaufgaben aufwenden. In diesen Zeitformularen werden automatisch die für die laufende Woche geplanten Aufgaben berücksichtigt.
Zeitformulare werden vorgelegt und genehmigt, bevor sie in den Projektplan gebucht werden können. Der vorläufige Aufwand wird in Microsoft Project angezeigt, bevor der Ist-Aufwand verbucht ist. Das Feld "Vorläufiger Aufwand" kann Microsoft Project zugeordnet werden.
Wenn ein Zeitformular verbucht wird, wird das Feld "Restaufwand" für jede Zuweisung mit dem Ist-Aufwand auf diesem Zeitformular geändert. Der Restaufwand wird um den Betrag des Ist-Aufwands verringert, sodass die Gesamtarbeitsstunden für die Zuweisung unverändert bleiben.
In Microsoft Project werden Zuweisungen mit dem Arbeitsprofil
Benutzerdefiniertes Profil
(
Fest
in
Clarity PPM
) auf eine andere Weise verarbeitet. In diesem Fall werden alle geplanten Schätzwerte für die Woche entfernt, die nicht als geleistete Stunden eingegeben wurden. Je nach dem Planungszeitpunkt der Schätzwerte in Microsoft Project kann dies zu einer Verringerung der Gesamtarbeitszeit führen.
Wenn Sie die Arbeitsverteilung in der Zeitskala-Ansicht bearbeiten, werden in Microsoft Project Arbeitsprofilzuweisungen auf
Benutzerdefiniertes Profil
zurückgesetzt. Wenn Sie den Gesamtarbeitsaufwand oder die verbleibende Gesamtarbeit für die Zuweisung ändern, wird das Arbeitsprofil nicht geändert.
Die Enddaten der Aufgaben, die sich auf einem Zeitformular befanden, werden durch das Verbuchen dieses Zeitformulars nicht sofort geändert. Wenn z. B. für eine Aufgabe mehr Arbeitsstunden erforderlich sind als geplant (d. h. ein höherer Ist-Aufwand eingegeben wurde als geplant), resultiert dies in einem neuen, reduzierten Restaufwand. Denken Sie daran, dass Microsoft ein Planungstool ist, und die Neuplanung der Arbeit nur dann erfolgt, wenn der Plan in Microsoft Project exportiert wird.
Wenn für eine Aufgabe während der Woche weniger Arbeit verrichtet wurde als geplant, plant
Clarity PPM
diese Arbeit innerhalb des Aufgabenterminplans mit einem höheren Prozentsatz. Wenn Sie das Projekt in einem solchen Fall in Microsoft Project öffnen, wird die Aufgabe neu geplant, und der Endtermin verschiebt sich nach hinten.
Vorgänge, die Nicht in einem Zeitformular gemeldete Aufgaben können sich durch das Verbuchen des Zeitformulars der zugewiesenen Ressource ändern.
Clarity PPM
geht davon aus, dass das Zeitformular einer Person eine vollständige Abrechnung der Projektarbeit ist, die sie in dieser Woche abgeschlossen hat. Wenn eine geplante Aufgabe nicht auf dem Zeitformular angezeigt wurde, bedeutet dies, dass die Ressource für diese Aufgabe keine Arbeit geleistet hat und für die folgende Woche oder später hinaus neu geplant werden muss.
Wenn Sie Ihr Projekt in Microsoft Project öffnen, wird es geplant. Dies gilt auch dann, wenn Sie in Microsoft Project den manuellen Berechnungsmodus verwenden. Dadurch können sich die Enddaten der Aufgabe und die Arbeitsverteilung der Ressourcen in Microsoft Project von den Werten in
Clarity PPM
unterscheiden.
Auswirkungen von geleisteten Stunden auf die Terminpläne von Aufgaben:
  • Der Tag, an dem der erste Ist-Aufwand erfasst wird, wirkt sich auf das Anfangsdatum der Aufgabe und letztendlich auf das Enddatum des Projekts aus, wenn sich diese Aufgabe auf dem kritischen Pfad befindet.
  • Wenn eine Aufgabe jedoch am Freitag endet und ein nachlässiges Teammitglied dann am folgenden Mittwoch seine Stunden erfasst, fällt das Enddatum der Aufgabe auf diesen Mittwoch.
  • Solle an teilweisen Tagen gearbeitet werden, wird die Dauer erhöht und das Enddatum des Projekts letztendlich verschoben.
Microsoft Project - Auswirkungen von geleisteten Stunden auf Aufgaben mit festen Einheiten und fester Arbeit
Auch bekannt als "Schauen Sie, wie Ihr Enddatum herumgeschoben wird". Das folgende Diagramm zeigt, wie sich falsch erfasste geleistete Stunden auf einem Zeitformular auf die Aufgabendauer bei Aufgaben mit "Feste Einheiten" und "Feste Arbeit" auswirken.
9.png
Microsoft Project - Auswirkungen von geleisteten Stunden auf Aufgaben mit fester Dauer
Sie können in Microsoft Project den Aufgabentyp "Feste Dauer" auswählen.
! Das Wort
fest
kann als irreführend erachtet werden. Viele Benutzer gehen davon aus, dass die Aufgabendauer tatsächlich eingefroren ist, wenn "Feste Dauer" verwendet wird. Falsch erfasste geleistete Stunden ändern die Dauer einer Aufgabe mit "Fester Dauer".
Direktes Hinzufügen von geleisteten Stunden in Microsoft Project
Die Geschäftsregeln von
Clarity PPM
bestimmen, wie geleistete Stunden aus Zeitformularen verarbeitet werden. Die Geschäftsregeln werden so geschrieben, dass entweder alle Mitglieder des Projektteams ihre Zeit über das Zeitformular von
Clarity PPM
erfassen, oder keiner von ihnen die Zeit mithilfe des Zeitformulars erfasst und stattdessen alle Stunden manuell direkt in den Projektplan von Microsoft Project eingegeben werden.
Folgende Ergebnisse veranschaulichen die Auswirkung des Hinzufügens von geleisteten Stunden zu einem Microsoft Project-Plan. Das Projekt ist so konfiguriert, dass nur geleistete Stunden aus
Clarity PPM
-Zeitformularen stammen. Wenn Sie "Ist-Aufwand" in den Plan eingeben und dann in
Clarity PPM
speichern, wird folgende Verarbeitung ausgeführt:
  • Die manuell eingegebenen "Ist-Aufwand"-Werte werden nicht importiert. Stattdessen werden diese Einträge ausgeblendet (keine Fehlermeldung). Der Restaufwand ist nicht mehr mit der ursprünglichen Aufwandsschätzung synchronisiert.
  • Microsoft Project ändert das Auslastungsmuster von Aufgaben, wenn ein Benutzer die Stunden für eine Zuweisung in Microsoft Project manuell ändert. Das Muster wird dem Muster "Fest" in
    Clarity PPM
    zugeordnet. Es treten Änderungen des Verhaltens bei der Zeiterfassung auf, einschließlich der Entfernung des nicht verwendeten Restaufwands in der aktuellen Woche.
Die folgende Tabelle stellt die jeweiligen Einstellungen dar:
Szenario
Clarity PPM
-Feldeinstellungen
Alle Mitglieder des Projektteams, die
Clarity PPM
-Zeitformulare verwenden
Ressourcen-
Nachverfolgungs
modus
=
Clarity PPM
Projekt-
Nachverfolgungs
modus
=
Clarity PPM
Sie können die geleisteten Stunden manuell in ein Projekt mit dieser Einstellung über die
Clarity PPM
-Seite "Transaktionseintrag" eingeben.
Alle geleisteten Stunden werden manuell in den Projektplan von Microsoft Project eingegeben.
Ressourcen-
Nachverfolgungs
modus
= Kein
Projekt-
Nachverfolgungs
modus
= Kein
Konfigurationen von Aufgabe, Zusammenfassungsaufgabe und Meilenstein
Microsoft Project verleiht dem Projektmanager eine außerordentliche Flexibilität, wie und wo er Ressourcen, geleistete Stunden, Dauer usw. platzieren kann. Geschäftsregeln von
Clarity PPM
sind sehr spezifisch und relativ einschränkend im Vergleich zu den Geschäftsregeln von Microsoft Project.
Es gibt bestimmte Konfigurationsregeln für das, was in Microsoft Project zulässig ist und nicht, damit der des Microsoft Project-Projektplan die Integrationsregeln von
Clarity PPM
berücksichtigt. Werden diese Konfigurationsregeln nicht befolgt, kann eine der folgenden drei Möglichkeiten eintreten:
  • Zuweisen einer Ressource zu einer Zusammenfassungsaufgabe. Obwohl dies in Microsoft Project zulässig ist, lassen die Geschäftsregeln von
    Clarity PPM
    keine Zuweisungen von Zusammenfassungsaufgaben zu. Dieser Vorgang führt beim Speichern zu folgender Fehlermeldung:
    Summary task assignments are not supported (Zuweisungen von Zusammenfassungsaufgaben werden nicht unterstützt).
  • Direktes Einfügen von verbleibender Arbeit für einen Meilenstein in den Microsoft Project-Projektplan: Der Meilenstein wird beim nächsten Öffnen des Microsoft Project-Projektplans aus
    Clarity PPM
    in eine Aufgabe umgewandelt. Der Grund: Das Projekt wird erfolgreich in
    Clarity PPM
    gespeichert. Das Problem hier ist jedoch, dass
    Clarity PPM
    einen Meilenstein als Zeitpunkt erachtet. Geschäftsregeln von
    Clarity PPM
    geben an, dass es sich um eine Aufgabe handelt, wenn etwas einen Restaufwand (verbleibende Arbeit) darauf hat. Wenn Sie das nächste Mal das Projekt also in Microsoft Project öffnen, wird dieser Meilenstein als Aufgabe angezeigt.
  • Direktes Platzieren von geleisteten Stunden für einen Meilenstein in den Microsoft Project-Projektplan: Wenn dem Meilenstein keine Ressource zugewiesen ist und die geleisteten Stunden zum Meilenstein hinzugefügt wurden (Microsoft Project ermöglicht das Hinzufügen von geleisteten Stunden zu einem Vorgang ohne Ressourcenzuweisung), wird das Projekt erfolgreich in
    Clarity PPM
    gespeichert, und die geleisteten Stunden werden beim nächsten Öffnen des Projekts in Microsoft Project weiterhin angezeigt.
    Wenn dem Meilenstein eine Ressource zugewiesen ist und die geleisteten Stunden dieser Ressourcenzuweisung hinzugefügt werden, wird das Projekt erfolgreich in
    Clarity PPM
    gespeichert. Die geleisteten Stunden werden jedoch beim Speichern verworfen, ohne dass eine Fehlermeldung hierfür angezeigt wird. Beim nächsten Öffnen des Projekts in Microsoft Project werden die geleisteten Stunden nicht vorhanden sein.
Die folgende Grafik veranschaulicht die Konfigurationsregeln:
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Ressourcenzuweisung für eine Aufgabe und Anfangs- und Enddaten
Achten Sie auf das Anfangs- und Enddatum der Ressourcenzuweisung für eine Aufgabe. Es sind keine Aufgaben vorhanden, deren Anfangsdatum vor allen Anfangsdaten von Zuweisungen liegt, oder deren Enddatum hinter allen Enddaten von Zuweisungen liegt. Möglicherweise tritt eine mögliche Verschiebung im Projektterminplan oder ein mögliches Vorziehen des Terminplans auf.
Verschieben
: Angenommen, die Aufgabe muss am Montag beginnen. Sie erstellen also die Aufgabe, und weisen diese Sally zu. Alles läuft gut. Aber dann erfahren Sie, dass Sally nicht bis Donnerstag starten kann, daher passen Sie das Startdatum der Zuweisung entsprechend an. Beachten Sie, dass Microsoft Project zeigt, dass die Aufgabe jetzt am Donnerstag und nicht am Montag, dem Tag, an dem sie hätte starten mussten, beginnt. Aber wenn niemand am Montag daran arbeiten kann, sollte die Aufgabe logischerweise erst beim Eintreffen der ersten Person beginnen. Das Enddatum des Projekts kann sich verschieben, wenn sich diese Aufgabe auf einem kritischen Pfad befindet.
Vorziehen
: Eine Aufgabe, die nach Abschluss aller ihrer Zuweisungen endet, bekommt ein NEUES früheres Enddatum, das mit dem Anfangsdatum des Enddatums der letzten Zuweisung übereinstimmt. Das Enddatum des Projekts kann vorgezogen werden, wenn sich diese Aufgabe auf einem kritischen Pfad befindet.