Neue Benutzererfahrung: Verwalten von Risiken, Problemen und Änderungen

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Als Scrum Master oder Projektmanager können Sie in jedem Projekt neue Risiken, Probleme und Änderungsanträge erstellen. Arbeiten Sie mit dem Team daran, das Risiko zu minimieren, oder behandeln Sie es als Problem, wenn die Auswirkungen groß genug sind. Sie können den Stakeholdern auch einen Änderungsantrag vorlegen, damit diese ihn prüfen und genehmigen.
Nicole ist ein Projektmanager. Sie überprüft mit ihrem Team die Risiken, Probleme und Änderungsanträge in den Projekten, die sie verwaltet. Während der Überprüfung erstellt, aktualisiert und löscht Nicole Zeilen in den drei Rastern und protokollierten Details zu jedem neuen Element.
Dieser Abschnitt enthält die folgenden Themen, mit denen ein Scrum Master oder ein Projektmanager verschiedene Aufgaben mithilfe von
"Neue Benutzererfahrung"
durchführen kann:
Überprüfen der Voraussetzungen
Stellen Sie sicher, dass Sie die erforderlichen Zugriffsrechte zum Arbeiten mit Risiken, Problemen und Änderungen haben. Weitere Informationen finden Sie in der folgenden Dokumentation:
  • Unter
    Zugriffsrechte für Projekt- und Portfoliomanagement
    finden Sie die komplette Liste der Zugriffsrechte für die Verwaltung von Projektrisiken, -problemen und -änderungen.
  • Informationen zu den Zugriffsrechten für die Verwaltung von Projektrisiken, -problemen und -änderungen finden Sie im Abschnitt
    Projektmanager
    in "Neue Benutzererfahrung": Vergleich mit Clarity PPM (klassisch).
Personalisieren von Risiko-, Problem- oder Änderungsrastern
Sie können die Spalten personalisieren, die im Raster "Risiken, Probleme und Änderungen" angezeigt werden sollen.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie ein Projekt.
  2. Klicken Sie auf
    Risiken
    ,
    Probleme
    oder
    Änderungen
    , um zur entsprechenden Seite zu navigieren.
  3. Klicken Sie auf
    Spaltenbereich
    .
    1. Wählen Sie die Spalten, die Sie ein- oder ausblenden möchten.
    2. Um den Spaltenbereich zu schließen, klicken Sie auf
      X Schließen
      .
  4. Nutzen Sie Drag-and-drop, um Spalten zu verschieben.
  5. Um eine Spalte links oder rechts zu verankern, klicken Sie auf das
    -Menü in der Spaltenüberschrift, und wählen Sie
    Spalte verankern.
    Wählen Sie im Untermenü
    Links verankern
    ,
    Rechts verankern
    oder
    Keine Verankerung
    aus.
  6. Um die Breite einer Spalte zu ändern, klicken Sie auf die Spaltentrennlinie, und ziehen Sie sie nach links oder rechts.
  7. Um das Raster zu sortieren, klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift. Bei jedem Klick wechselt die Reihenfolge von aufsteigend zu absteigend bzw. umgekehrt.
  8. Um das Raster auf die Standardspalteneinstellungen zurückzusetzen, klicken Sie auf das
    -Menü in der Spaltenüberschrift, und wählen Sie
    Spalten zurückzusetzen
    .
Erstellen von Risiken, Problemen oder Änderungen
Ihr Administrator kann bestimmte Felder nach Bedarf in
Clarity PPM
(klassisch) kennzeichnen. Die erforderlichen Felder werden mit einem Sternchen (*) auf den Registerkarten "Risiken", "Probleme" und "Änderungen" angezeigt und müssen im Raster angezeigt werden, damit Sie eine Zeile im Raster speichern können.
Der Administrator kann auch einige Felder als "Wert erforderlich" festlegen und Standardwerte für diese Felder in
Clarity PPM
(klassisch) definieren. Die Standardwerte für die Attribute werden automatisch aufgefüllt.
Die folgende Abbildung zeigt das Raster "Risiko" für ein Projekt.
RIC.jpg
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie das Projekt.
  2. Klicken Sie auf Risiken, Probleme oder Änderungen, um zur entsprechenden Seite zu navigieren.
  3. Um eine Zeile im oberen Bereich des Rasters hinzuzufügen, klicken Sie auf das Pluszeichen
    .
    Stellen Sie sicher, dass Sie die Pflichtfelder mithilfe der Spaltenauswahl ausgewählt haben.
  4. Um eine Zeile unterhalb einer vorhandenen Zeile hinzuzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Zelle in dieser Zeile, und wählen Sie
    Zeile unterhalb einfügen
    aus.
    Eine neue Zeile wird zum Raster hinzugefügt und das Namensfeld automatisch mit "Neues Risiko", "Neues Problem" oder "Neue Änderung" aufgefüllt.
Hinzufügen von mehreren Risiko-, Problem- oder Änderungszeilen
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie die Registerkarte "Risiken", "Probleme" und "Änderungen" für ein Projekt.
  2. Fügen Sie mehrere leere Zeilen zum Raster mithilfe der folgenden Optionen hinzu:
    • Klicken Sie auf das Pluszeichen im oberen Bereich der Seite.
    • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Zelle in einer vorhandenen Zeile, und wählen Sie die Option
      Zeile unterhalb einfügen
      im Kontextmenü des Rasters aus.
Die Seite zeigt maximal 500 Risiken, Probleme oder Änderungen für ein Projekt an. Alle nicht gespeicherten Zeilen, die auf der nächsten Seite (nicht auf der aktuellen Seite, auf der Sie sich befinden) angezeigt werden, werden gelöscht, wenn die Seite aktualisiert wird oder eine Sitzungszeitüberschreitung auftritt. Eine Seitenaktualisierung erfolgt, wenn Sie die folgenden Aktionen durchführen:
  • Raster sortieren
  • Spalte im Spaltenbereich aktivieren oder deaktivieren
  • Auf die Symbolleiste für die Paginierung klicken
  • Aus Raster navigieren
  • Browser aktualisieren
Bearbeiten von Risiken, Problemen oder Änderungen
Sie können als Projektmanager oder Entscheidungsträger Risiken, Probleme oder Änderungen bearbeiten:
  • Direkt im Raster
  • Über den Bereich "Details", der oft als Flyout-Fenster bezeichnet wird
Bearbeiten von Risiken, Problemen oder Änderungen direkt im Raster
  1. Öffnen Sie ein Projekt.
  2. Klicken Sie auf Risiken, Probleme oder Änderungen, um zur entsprechenden Seite zu navigieren.
  3. Sie können jetzt je nach Spalte die folgenden Aktionen ausführen:
    • Werte direkt in eine Spalte eingeben
    • Werte aus einer Dropdown-Liste auswählen
    • Datum aus der Datumsauswahl wählen
    • Häkchen setzen oder entfernen
Bearbeiten von Risiken, Problemen oder Änderungen über den Bereich "Details"
Der Bereich "Details" (oft als Flyout-Fenster bezeichnet) wurde in
"Neue Benutzererfahrung"
15.6.1 eingeführt. In diesem Bereich können Projektverantwortliche und Geschäftsanwender mit Zugriffsrechten konfigurieren, welche Felder im Bereich "Details" angezeigt werden. Benutzer können neue Felder per Drag-and-Drop in das Layout ziehen, ihre Position im Formular anpassen und ihre Einstellungen in einer Ansicht speichern. Änderungen der Benutzerkonfiguration werden für die unterschiedlichen Layouts beibehalten, die auf der aktuellen Seite (z. B. Raster, Pinnwand, Liste oder Zeitskala) verfügbar sind. Benutzer können diese Änderungen in einer nicht gespeicherten Ansicht vornehmen oder sie in gespeicherten Ansichten beibehalten, die für andere Benutzer freigegeben werden können. Die Fähigkeit, Felder hinzuzufügen, zu positionieren und zu entfernen, fördert die Produktivität der Benutzer. Es wird weniger Zeit zur Navigation zu anderen Seiten verwendet, um ein Feld zu finden.
Beispiel:
Nicole ist ein Projektmanager und möchte schnell Risiken überprüfen und auswählen, die in den Projektstatusbericht aufgenommen werden müssen. Sie möchte das Flag "In Statusbericht aufnehmen" für Risiken zum Bereich "Details" hinzufügen.
Risks Details.gif
Gehen Sie wie folgt vor
:
  1. Öffnen Sie ein Projekt.
  2. Klicken Sie auf Risiken, Probleme oder Änderungen, um zur entsprechenden Seite zu navigieren.
  3. Klicken Sie auf eine Spalte, die mit einem Risiko, einem Problem oder einer Änderung verbunden ist, um die Registerkarte
    Details
    anzuzeigen.
  4. Klicken Sie auf
    KONFIGURIEREN
    , um eine Liste aller verfügbaren Attribute anzuzeigen.
  5. Ziehen Sie die relevanten Attribute per Drag-and-drop in das Layout "Details", wo sie nun als Felder verfügbar sind, die angezeigt oder bearbeitet werden können.
  6. Passen Sie die Positionen der Felder im Layout "Details" an, indem Sie diese per Drag-and-drop an die entsprechenden Positionen ziehen.
  7. Nachdem Sie Ihre Änderungen abgeschlossen haben, speichern Sie Ihre Ansicht, wenn Sie möchten, dass andere Benutzer Ihre Änderungen nutzen können.
Team-Gespräche über Risiken, Probleme und Änderungen
Sie können aus einem Risiko, einem Problem oder einer Änderung heraus ein Gespräch mit einem ganzen Team starten. Die folgenden Schritte beschreiben anhand eines Beispielrisikos, wie Sie ein Teamgespräch starten. Der Vorgang ist derselbe für Probleme und Änderungen.
Risks Conversations.gif
Gehen Sie wie folgt vor
:
  1. Navigieren Sie je nach Bedarf zur Seite "Risiken", "Probleme" oder "Änderung".
  2. Klicken Sie auf eine Zelle, die mit einem Risiko, einem Problem oder einer Änderung verbunden ist. Die Registerkarte
    DETAILS
    wird unter dem
    Spaltenbereich
    angezeigt.
  3. Klicken Sie auf die Registerkarte
    DETAILS
    . Der Bereich "Gespräche" wird angezeigt.
  4. Geben Sie Ihre Kommentare ein, und klicken Sie auf
    SENDEN
    .
Verwenden von Filtern mit Risiken, Problemen oder Änderungen
Sie können auch die Option "Filter" auf den Seiten "Risiken", "Probleme" und "Änderungen" verwenden, um sie schnell zu sortieren und auf solche einzugrenzen, die für das aktuelle Geschäftsszenario relevant sind.
Beispiel: Sie möchten Risiken überprüfen, die offen sind und über dem Grenzwert liegen. Sie können den Filter dafür verwenden, um Risiken, Probleme und Änderungen schnell zu identifizieren und zu überprüfen.
RIC Filters.jpg
Weitere Informationen zur Verwendung von Filtern finden Sie auf der Seite Erste Schritte mit der Umgebung "Neue Benutzererfahrung" in Clarity PPM.
Erstellen und Verwalten von Ansichten für Risiken, Probleme oder Änderungen
Sie können die Seiten "Risiken", "Probleme" und "Änderungen" persönlich anpassen, um relevante Spalten anzuzeigen und die erforderlichen Informationen schnell und effizient zu erfassen. Sie können auch Ihre Personalisierungen als Ansichten speichern, um später auf Sie zuzugreifen. Die gespeicherten Ansichten stehen auch für alle Benutzer mit Zugriff auf das Ideen-Raster zur Verfügung.
Beispiel
: Sie möchten Risiken überprüfen, die offen sind und über dem Grenzwert liegen. Sie können auf der Seite "Risiken" eine Reihe von Filtern verwenden, um die entsprechenden Risiken zu identifizieren. Sie können dieses Layout nun als Ansicht speichern, um sicherzustellen, dass Sie und Ihre Kollegen schnell offene Risiken anzeigen können, die über dem Grenzwert liegen.
RIC Views.jpg
Um zu vermeiden, mehrere Kopien von nahezu identischen Ansichten zu erstellen, speichern Sie eine neue Ansicht nicht, wenn die Eigenschaften mit einer vorhandenen Ansicht übereinstimmen. Eine einfache Strategie besteht darin, einen Hauptsatz mit Ansichten zu erstellen, die für alle Benutzer freigegeben sind. Benutzer können kleine Anpassungen an diesen Hauptansichten vornehmen, ohne neue Ansichten zu speichern. Sie können weiterhin in einer nicht gespeicherten Ansicht arbeiten. Um Ihre Filter, Einstellungen und Rasterkonfigurationen beizubehalten, sollten Sie Ihre Ansicht allerdings speichern.
Weitere Informationen zur Verwendung von Ansichten finden Sie auf der Seite Erste Schritte mit der Umgebung "Neue Benutzererfahrung" in Clarity PPM.
Exportieren von Risiken, Problemen oder Änderungen
Sie können jetzt als Portfoliomanager oder Entscheidungsträger Daten im Ideen-Raster in eine CSV-Datei exportieren und offline arbeiten oder Daten in andere Systeme importieren. Weitere Informationen zum Exportieren von Daten in CSV finden Sie auf der Seite Erste Schritte mit der Umgebung "Neue Benutzererfahrung" in Clarity PPM.
Löschen von Risiken, Problemen oder Änderungen
Um ein Risiko, ein Problem oder eine Änderung zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeile im Raster, und klicken Sie auf
Zeile löschen
. Durch Löschen eines Risikos, eines Problems oder einer Änderung werden auch alle zugeordneten Gespräche gelöscht.