Neue Benutzererfahrung: Projektphasen, Meilensteine, Aufgaben und To-do-Einträge

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Sie können Projektaufgaben und To-do-Einträge in einer herkömmlichen Aufgabenliste verwalten oder die neuen Raster- und Pinnwand-Layouts nutzen.
Diese Online-Hilfeseite ist in erster Linie für Personen gedacht, die an Aufgaben innerhalb eines Projekts arbeiten. Verwenden Sie die Seite "Multi-Project Tasks" (Projektübergreifende Aufgaben) oder "Meine Aufgaben" zum Aktualisieren von Aufgaben, die sich über mehrere Projekte erstrecken, oder für Teammitglieder, die an Aufgaben und To-do-Einträgen arbeiten, ohne auf ein Projekt zugreifen zu müssen. Siehe Neue Benutzererfahrung: Nachverfolgen von Aufgaben und To-do-Einträgen.
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Wo möchten Sie Ihre Projektaufgaben verwalten?
Sie können den Aufgabenstatus in einer herkömmlichen Projektstrukturliste (AUFGABENLISTE) aktualisieren oder eine andere Seite (AUFGABEN) mit einem dynamischen Aufgabenraster und einer Mehrzweck-Aufgabenpinnwand verwenden, auf der Sie Aufgaben per Drag-and-drop als Karten in Spalten oder Verantwortlichkeitsbereiche ziehen können.
Beide Optionen bieten moderne, praktische Funktionen für Produktivität, darunter Gespräche, To-do-Einträge und wichtige Details.
"Ich möchte einen herkömmlichen PSP, in dem ich Aufgaben in Phasen, Meilensteine, Aufgaben und To-do-Einträge aufschlüsseln kann."
"Ich möchte ein konfigurierbares Raster-Layout und den Vorteil einer Kanban-inspirierten Aufgabenpinnwand mit Drag-and-drop-Funktion."
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Erstellen von Phasen oder Meilensteinen für ein Projekt
Der Projektstrukturplan (PSP) für ein Projekt enthält Phasen, Meilensteine und Aufgaben.
  • Phasen
    : Sie können verwandte Aufgaben und Meilensteine in einer gemeinsamen Phase des Projektlebenszyklus gruppieren. Sie können z. B. eine Planungsphase gefolgt von einer Entwurfsphase erstellen. Sie können die Planungsphase in Planungsaufgaben untergliedern, wie z. B. das
    Definieren eines Ressourcenplans
    , das
    Identifizieren der Infrastrukturanforderungen
    und das
    Identifizieren der Speicheranforderungen
    . Phasen zeigen ihren kumulierten Ist-Aufwand und Restaufwand für ihre untergeordneten Aufgaben an.
  • Meilensteine
    : Mit Meilensteinen können Sie den Fortschritt verfolgen und messen. Fügen Sie zum Beispiel einen Meilenstein mit dem Namen
    Gate der Planungsphase abgeschlossen
    hinzu. Der Meilenstein ist erst dann abgeschlossen, wenn alle Aufgaben in der Planungsphase abgeschlossen sind.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie ein Projekt, und klicken Sie auf
    AUFGABENLISTE
    .
  2. Klicken Sie auf
    NEUE AUFGABE
    .
  3. Geben Sie einen Namen für die Phase ein, und klicken Sie auf
    Hinzufügen
    (oder drücken Sie die
    EINGABETASTE
    ).
    Die neue Projektphase oder der neue Meilenstein wird oben in der Hierarchie hinzugefügt, und der Bereich "Details" wird angezeigt.
    Wählen Sie zur späteren Nutzung als Abkürzung in der Liste eine Phase, einen Meilenstein oder eine Aufgabe aus, und klicken Sie auf die Registerkarte
    Details
    .
  4. Klicken Sie auf die Registerkarte
    Details
    , und geben Sie das Anfangs- und Enddatum ein.
    • Wenn das Projektanfangsdatum nach dem Phasenanfangsdatum liegt, legt die Anwendung eine Anpassung fest. Das Projektanfangsdatum wird aktualisiert und an das Phasenanfangsdatum angeglichen.
    • Wenn das Projektenddatum nach dem Phasenenddatum liegt, legt die Anwendung eine ähnliche Anpassung fest. Das Projektenddatum wird aktualisiert und an das Phasenenddatum angeglichen.
  5. Ändern Sie den
    Typ
    von
    Aufgabe
    zu
    Phase
    oder
    Meilenstein
    .
  6. Um eine Phase, einen Meilenstein oder eine Aufgabe per Drag-and-drop zu verschieben, deaktivieren Sie alle Filter, um zu verhindern, dass Benutzer Änderungen in einer gefilterten Ansicht ohne alle erforderlichen Aufgabendaten vornehmen.
Für Meilensteine wird in der Aufgabenhierarchie ein Diamant angezeigt. Die folgende Abbildung zeigt zwei Aufgaben und einen Meilenstein in der Entwurfsphase eines Beispielprojekts:
Abbildung von Entwurfsphasenaufgaben und eines Meilensteins für ein Beispielprojekt
  • Sie können einen Meilenstein in eine Aufgabe oder in eine Phase konvertieren, indem Sie den Typ ändern. Wenn ein Meilenstein bereits mit einer Phase verknüpft ist, können Sie den Meilenstein jedoch nicht in eine Phase konvertieren.
  • Sie können Aufgaben und Meilensteine per Drag-and-Drop innerhalb derselben Phase oder von einer Phase in eine andere Phase verschieben. Der Restaufwand und der Ist-Aufwand auf der Zielphase werden aktualisiert.
    • Wenn Sie eine Aufgabe mit einem Anfangsdatum verschieben, das vor dem Anfangsdatum der Zielphase liegt, dann wird das Anfangsdatum der Zielphase aktualisiert und an das Anfangsdatum der Aufgabe angeglichen.
    • Wenn Sie eine Aufgabe mit einem Enddatum verschieben, das nach dem Enddatum der Zielphase liegt, dann wird das Enddatum der Zielphase aktualisiert und an das Enddatum der Aufgabe angeglichen.
  • Um einen Meilenstein als "Abgeschlossen" zu markieren, ändern Sie den Status im Bereich "Details" zu
    Abgeschlossen
    . (Sie können diese Änderung auch über das Aufgabenraster oder die Aufgabenpinnwand auf der Seite "AUFGABEN" vornehmen.)
Erstellen von Projektaufgaben mit optionalen Zuweisungen
Projektaufgaben geben die Arbeit an, die für ein Projekt erforderlich ist. Aufgaben werden häufig nach Phase aufgegliedert. Sie müssen zum Beispiel die Sicherheit bei Kreditkarten für eine mobile Anwendung verbessern. Die Phasen für dieses Projekt enthalten die Planung, den Entwurf, die Entwicklung, die Bereitstellung und Testphasen. In der Testphase werden Aufgaben für Integrationstests, Leistungstests und Benutzerakzeptanz-Tests angezeigt. Diese Aufgaben können zu Phasen erweitert werden, und es können verfeinerte Aufgaben angegeben werden. Sie können für eine zusätzliche Ebene der Granularität außerdem To-do-Einträge unter Aufgaben hinzufügen.
Es wird mindestens eine einfache Aufgabenhierarchie mit zwei Ebenen unterstützt, die nur Phasen und Aufgaben enthält. Für eine detailliertere Planung ist jedoch die folgende vollständige Projektarbeitshierarchie zu berücksichtigen:
  • Blueprint
    • Vorlage
      • Projekt
        • Phase
          • Meilenstein
            • Aufgabe
              • To-do-Eintrag
To-do-Einträge werden auf der untersten Ebene angezeigt, um eine Hierarchie zu veranschaulichen. Sie können aber auch auf Phasen und Meilensteine angewendet werden.
Eine Aufgabe setzt sich aus einem Anfangsdatum, einem Enddatum und dem dazwischen liegenden Durchführungszeitraum zusammen. Projektmanager weisen normalerweise Mitarbeiter zu Aufgaben zu und legen Meilensteine fest, um den Fortschritt zu ermitteln. Während Mitarbeiter ihre Aufgaben aktualisieren, können sie ihre Zeiten in ihren Zeitformularen erfassen.
Wenn das Anfangs- oder Enddatum der Aufgabe auf ein Wochenende fällt, werden das Datum in der Aufgabe und die entsprechende Phase automatisch auf den nächsten übereinstimmenden Wochentag aktualisiert.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie ein Projekt, und klicken Sie auf
    AUFGABENLISTE
    .
  2. Navigieren Sie in die Phase, in der Sie eine Aufgabe hinzufügen möchten.
  3. Bewegen Sie den Mauszeiger über einen Aufgabennamen, und klicken Sie auf den Aufgabennamen, um den Modus für Einfügungen in Zeilen zu starten. Drücken Sie die
    EINGABETASTE
    , um eine Aufgabenzeile unter der aktuellen Aufgabe zu erstellen.
    Um den Modus für Einfügungen in Zeilen zu beenden, klicken Sie aus dem Feld heraus, oder drücken Sie
    ESC
    .
  4. Geben Sie einen Namen für die Aufgabe ein, und drücken Sie die
    EINGABETASTE
    , oder klicken Sie auf
    Hinzufügen
    .
  5. (Optional) Sie können die Aufgabe per Drag-and-drop in derselben Phase oder in eine andere Phase verschieben.
  6. Um eine Aufgabe auf der Root-Ebene hinzuzufügen, klicken Sie im oberen Seitenbereich auf
    NEUE AUFGABE
    .
  7. Klicken Sie in der Seitenleiste (Flyout) auf
    Zuweisungen
    .
  8. Klicken Sie in das Feld
    HINZUFÜGEN
    , um nach Ressourcen, Rollen und Teams zu suchen. Sie können Mitarbeiter basierend auf der Einstellung für den Zuweisungspool für das Projekt und Ihren Ressourcenzugriffsrechten zur Aufgabe hinzufügen.
    • Suchen Sie nach Ressourcen- oder Rollennamen. Sie können auch nach einer ID suchen oder Ressourcen oder Rollen aus der Liste auswählen.
    • Suchen Sie nach definierten Teams (vollständiger Name), oder wählen Sie Teams aus der Liste aus.
    • Die zugewiesenen Mitarbeiter werden der Registerkarte
      Zuweisungen
      im Bereich
      Details
      nur für die aktuelle Aufgabe hinzugefügt. Avatare für die gleichen zugewiesenen Ressourcen werden in der Aufgabenhierarchie neben der Aufgabe angezeigt.
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  9. Klicken Sie auf die Registerkarte
    Details
    , und füllen Sie die Aufgabendetails aus:
    • Besitzer:
      definiert eine Ressource oder ein definiertes Team als Besitzer der Aufgabe. Sie können keine Rolle als Besitzer der Aufgabe auswählen. Der Besitzer muss kein Projektmitarbeiter sein.
    • Restaufwand:
      definiert die gesamte verbleibende Arbeit für die Aufgabe in Ressourcenstunden (Summe der Stunden – Ist-Aufwand). Der Anfangswert wird basierend auf der Verfügbarkeit und Zuordnung der Ressourcen (Verantwortliche), die dieser Aufgabe zugewiesen sind, automatisch aufgefüllt. Sie können den Standardwert für Restaufwand jederzeit mit Ihrer eigenen Schätzung überschreiben. Wenn Sie den Wert auf Aufgabenebene ändern, dann werden auch die zugehörigen Zuweisungen aktualisiert. Eine Ausnahme bilden Zuweisungen mit Ist-Aufwand oder einem Restaufwand von null (0,0), da in diesem Szenario kein weiterer Restaufwand erwartet wird. Der gesamte Restaufwand aller Aufgaben wird auf der Phasenebene zusammengefasst. Bevor Sie einen Wert für den Restaufwand eingeben können, erstellen Sie eine Zuweisung für die Aufgabe.
    • Fortschrittsgrad:
      gibt einen geschätzten Prozentsatz der bereits abgeschlossenen Arbeit zu einer Aufgabe an. Sie können den Fortschrittsgradwert bearbeiten, wenn das Feld
      Fortschrittsgrad-Berechnung
      in den Projekteinstellungen in PPM (klassisch) auf
      Manuell
      festgelegt ist. Unter Einrichten eines Projekts erhalten Sie weitere Informationen.
Arbeiten mit Aufgaben
Für Aufgaben gelten folgende Merkmale:
  • Sie können nur Arbeitsressourcen, Rollen und definierte Teams als Mitarbeiter zu Aufgaben zuweisen.
  • Wenn der neue Mitarbeiter eine bestimmte Projektrolle ersetzt, können Sie die Rolle aus der Aufgabe entfernen.
  • Sie können das Anfangsdatum für eine Aufgabe mit verbuchten Ist-Aufwänden nicht ändern.
  • Sie können eine Aufgabe in eine Phase oder in einen Meilenstein konvertieren, indem Sie den Typ in den Aufgabendetails ändern. Sie können eine Aufgabe mit verbuchtem Ist-Aufwand oder Zuweisungen nicht konvertieren.
  • Sie können eine Phase in eine Aufgabe oder in einen Meilenstein konvertieren, indem Sie den Typ in den Phasendetails ändern. Eine Phase kann nicht konvertiert werden, wenn sie untergeordnete Aufgaben enthält.
  • Wenn eine Aufgabe mit einer Phase verknüpft ist, können Sie die Aufgabe nicht in eine Phase konvertieren.
  • Das Markieren einer Aufgabe als "Abgeschlossen" legt den Restaufwand auf Null (0) und den Fortschrittsgrad auf 100 % fest.
  • Um eine Aufgabe zu löschen, navigieren Sie zur Seite "Details" der Aufgabe, und klicken Sie auf AUFGABE LÖSCHEN. Sie können eine Aufgabe nicht löschen, wenn die Aufgabe einen verbuchten Ist-Aufwand enthält.
RESTAUFWAND für Zuweisungen mit Ist-Aufwand
Die Aktualisierung des RESTAUFWANDS ist auf Aufgabenebene oder Zuweisungsebene.
  • Zeitformulare berücksichtigen nur Aufgaben mit einem Restaufwand von nicht Null.
  • "Neue Benutzererfahrung" unterstützt Aktualisierungen des Restaufwands auf Zuweisungsebene nicht.
  • Wird der Restaufwand auf Aufgabenebene aktualisiert, verhindern Anwendungsregeln, dass zusätzliche Restaufwände zu Zuweisungen mit Ist-Aufwand und einem Restaufwand von null (0,00) hinzugefügt werden.
Aktualisieren Sie den Restaufwand direkt bei der Zuweisung (nicht über den auf der Aufgabenebene verteilten Restaufwand), um diesen Zuweisungstyp aufzuheben.
  1. Fügen Sie in PPM (klassisch) der Spalte "Restaufwand" in der Aufgabenliste hinzu.
  2. Aktualisieren Sie den RESTAUFWAND.
  3. Öffnen Sie den Aufgabendetails-Panel und aktualisieren Sie den Restaufwand, um das Gleiche für die Schritte 1 und 2 in der neuen Benutzererfahrung zu erhalten.
    • Unabhängig davon, ob Sie PPM (klassisch) oder die neue Benutzererfahrung verwendet haben, stellen diese Schritte Änderungen auf Aufgabenebene dar.
    • Die Anwendung verteilt den Gesamtbetrag proportional auf alle Zuordnungen.
RESTAUFWAND-Regeln:
  • Änderungen des Restaufwands auf Aufgabenebene werden nicht auf Zuweisungen mit Ist-Aufwand und einem Restaufwand von null (0,00) verteilt
    . Beträgt der Restaufwand bei einer Zuweisung Null, wird das Enddatum der Zuweisung zum
    Ist-Aufwand Bis
    -Datum geändert. Für diese Ressourcenzuordnung wird keine verbleibende Arbeit erwartet, und es wird kein zusätzlicher Restaufwand erwartet. Die einzige Möglichkeit, bei diesem Zuweisungstyp mehr Restaufwand hinzuzufügen, ist die direkte Aktualisierung der Zuweisung. Dieser Vorgang ist in der neuen Benutzererfahrung derzeit nicht verfügbar.
  • Änderungen des Restaufwands auf Aufgabenebene werden auf Zuweisungen mit Ist-Aufwand und einem Restaufwand ungleich Null verteilt.
    Da noch Arbeit ausstehend ist, wird das Enddatum der Zuweisung über das
    Ist-Aufwand bis
    -Datum hinaus geändert, und der gesamte verbleibende Restaufwand ungleich Null auf Zuweisungsebene kann durch den Restaufwand auf Aufgabenebene beeinflusst werden.
  • Änderungen des Restaufwands auf Aufgabenebene werden auf Zuweisungen ohne Ist-Aufwand (mit einem Restaufwand von Null oder ungleich Null) verteilt
    . Alle Segmente der Zuweisung werden von der Aktualisierung des Restaufwands auf Aufgabenebene überschrieben und anschließend auf die Zuweisungen verteilt.
Wenn Sie Aufgabenzuweisungen anzeigen möchten, können Sie die neue Seite ZUWEISUNGEN in
"Neue Benutzererfahrung"
verwenden oder ein Blueprint-Kanalmodul erstellen, mit dem die Aufgabenliste in Classic PPM geöffnet wird. Dort können Sie dann die Aufgabenzuweisungen aufschlüsseln.
Filtern nach Phase, Meilenstein oder Aufgabe
Sie können die folgenden Filter verwenden, um Aufgaben auf der Seite AUFGABENLISTE für ein geöffnetes Projekt zu suchen oder zu filtern:
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  • Typ
    : Filtern oder suchen Sie nach Aufgaben und Meilensteinen.
  • Status
    : Filtern oder suchen Sie nach Aufgaben basierend auf Aufgabenstatus (
    Offen
    oder
    Abgeschlossen
    ). Der Filter zeigt Aufgaben und Meilensteine und die zugehörige Phase an. Wenn eine Phase keine Aufgaben enthält, wird nur die Phase angezeigt. Zum Beispiel können Ihre Filter zur Anzeige einer
    abgeschlossenen
    Phase führen, in der
    offene
    Aufgaben und Meilensteine herausgefiltert werden.
  • Ende
    : Filtern oder suchen Sie nach Aufgaben basierend auf dem Fälligkeitsdatum. Sie können Aufgaben filtern, die heute, morgen, in der nächsten Woche oder in zwei oder vier Wochen ab dem aktuellen Datum fällig oder überfällig sind.
  • Phase
    : Filtern Sie Aufgaben und Meilensteine basierend auf der zugeordneten Phase.
  • Aufgabenbesitzer
    : Filtern Sie Aufgaben nach Besitzer.
  • Teammitglied
    Filtern Sie Aufgaben basierend auf den zugewiesenen Ressourcen. Der Filter ist
    nur
    in der Listenansicht verfügbar. Der Teammitglied-Filter bietet die folgenden Optionen:
    • Nicht zugewiesen
      . Filtern Sie die Aufgaben, die keiner Ressource oder Arbeitsrolle zugewiesen sind.
    • Teammitglieder. Filtern Sie die Aufgaben nach ausgewählten Ressourcen (einschließlich inaktiver Ressourcen) mit mindestens einer zugewiesenen Aufgabe.
Verschieben von Aufgabenkarten per Drag-and-drop auf einer Aufgabenpinnwand
Im Pinnwand-Layout werden die Aufgaben als Karten angezeigt, die in Spalten angeordnet sind. Verwenden Sie die Aufgabenpinnwand, um Arbeitsaufgaben zu gruppieren, in eine Rangordnung zu bringen, zu sortieren, zu visualisieren und zu erfüllen.
Jede Aufgabenkarte zeigt folgende Details an:
  • Aufgabenname oder ein anderes Attribut, das Sie zur Identifizierung der einzelnen Aufgabenkarten auswählen
  • Felder
  • Kennzahlen
  • Farbschattierung
  • Kontextmenü
Festlegen der Anzeigeoptionen für die Aufgabenpinnwand
  1. Öffnen Sie ein Projekt, und klicken Sie auf
    AUFGABEN
    .
  2. Klicken Sie auf
    Board Layout
    (Pinnwand-Layout).
  3. Klicken Sie auf
    Anzeigeoptionen
    .
  4. Unter
    PINNWANDOPTIONEN
    :
    1. SPALTEN
      : Wählen Sie das Attribut aus, das die Pinnwand für jede Spalte verwenden soll.
    2. FARBE NACH:
      Wählen Sie das Attribut aus, das die Pinnwand für die Farbe der einzelnen Karten verwenden soll.
  5. Unter
    KARTENOPTIONEN
    :
    1. KARTENTITEL
      : Wählen Sie ein Zeichenfolgenattribut zur Identifikation jeder Karte aus, das oben angezeigt werden soll.
    2. KARTENFELDER
      : Wählen Sie bis zu vier (4) Attribute aus, die auf der Seite jeder Karte in der ausgewählten Reihenfolge angezeigt werden sollen.
    3. KARTENKENNZAHLEN
      : Wählen Sie bis zu drei (3) Attribute aus, die am unteren Rand jeder Karte angezeigt werden sollen, um aussagekräftige Statusinformationen oder Kennzahlen zu vermitteln.
  6. Um Ihre eigenen Anzeigeattribute, Optionen und die Farbe der einzelnen Werte zu konfigurieren, klicken Sie auf
    AUSWAHLLISTEN VERWALTEN
    .
    1. NAME DER AUSWAHLLISTE
      : Geben Sie einen Namen für Ihre Auswahlliste ein. Alle von Ihnen definierten Auswahllisten können nur auf das aktuelle Projekt angewendet werden.
    2. AUSWAHL HINZUFÜGEN
      : Klicken Sie auf AUSWAHL HINZUFÜGEN, um einen Wert für Ihre Auswahlliste hinzuzufügen. Bearbeiten Sie den Namen und die Farbe für jede Auswahl.
    3. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf
      FERTIG
      .
Sie können Ihre eigenen Ansichten speichern und wiederverwenden oder Ihre Ansichten für andere Benutzer freigeben. Auf den meisten Projektseiten können gespeicherte Ansichten, die sich über mehrere Projekte erstrecken, von anderen Benutzern wiederverwendet werden. Auf der Seite AUFGABEN gelten die Ansichten, die Sie für die Arbeit mit der Pinnwand oder dem Raster speichern, jedoch nur für ein bestimmtes Projekt und werden nicht für andere Projekte freigegeben. Nur Benutzer mit Zugriff auf die Seite AUFGABEN für das jeweilige Projekt können eine gespeicherte Ansicht verwenden.
Beispiel
: Das folgende Aufgabenpinnwand-Layout zeigt zwei Aufgaben in Spalten, die nach Status angeordnet sind, und mit einer nach Status definierten Farbschattierung:
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  • KARTENFELDER
    : Die Felder auf der Kartenseite umfassen das Enddatum, den Aufgabenbesitzer, den Investitionsnamen und den Fortschrittsgrad der Aufgabe.
  • KARTENKENNZAHLEN
    : Die Kennzahlen am unteren Rand jeder Karte zeigen die offenen, abgeschlossenen und die Gesamtanzahl der To-do-Einträge für die einzelnen Aufgaben an.
  • LEGENDE
    : Die Legende im unteren Bereich der Pinnwand zeigt die aktuell definierten Optionen für Felder, Kennzahlen und Spaltenfarben an.
Neu! Video für konfigurierbare Aufgabenkarten in Clarity PPM

Organisieren und Bearbeiten von Aufgaben im Raster
Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf "Rasteransicht", um das Aufgabenraster anzuzeigen. Die Aufgaben werden in der Rasteransicht als Zeilen mit Daten angezeigt. Mithilfe des Aufgabenrasters können Sie die Ansicht Ihren Anforderungen entsprechend für eine bessere Dateneingabe sortieren, filtern und konfigurieren. Die Konfigurationen im Raster werden über die verschiedenen Ansichten eines Projekts hinweg beibehalten.
In jeder Zeile des Rasters werden die folgenden Details für Aufgaben und Meilensteine angezeigt:
  • Name
  • Anfangs- und Enddatum
  • Status
  • Restaufwand
  • Flag "Schlüsselaufgabe"
  • Besitzer
Verwenden Sie den Spaltenbereich, um das Raster zu konfigurieren und zusätzliche Spalten anzuzeigen oder um vorhandene Spalten aus dem Raster zu entfernen. Der Spaltenbereich listet alle Attribute auf, einschließlich der benutzerdefinierten Attribute, die für das Objekt "Projekt" konfiguriert wurden.
Ändern der Maßeinheit für Arbeitsaufwand
Sie können die Maßeinheit für das Raster folgendermaßen ändern:
  1. Klicken Sie neben Ihrem Avatar und den Anmeldeinformationen auf das Drop-down-Menü, und wählen Sie
    Einstellungen
    aus.
  2. Klicken Sie auf
    Allgemein
    , um die Maßeinheit von "VZÄ" in "Stunden" zu ändern.
Die Werte für Ist-Aufwand, Restaufwand und Gesamtaufwand werden im Raster entsprechend der neuen Maßeinheit aktualisiert. Zum Beispiel ändert sich der Restaufwandswert von 2 VZÄ in 16 Stunden für eine Ein-Tages-Aufgabe, wobei eine Verfügbarkeitsrate 8 Stunden pro Tag angenommen wird.
Löschen von Aufgaben und Phasen
  • Sie können jede Aufgabe in der eingehenden Lane löschen, bis alle gelöscht sind und die eingehende Lane verschwindet. Durch das Löschen der letzten untergeordneten Aufgabe in einer Zusammenfassung oder Phasenaufgabe, wird die Phasenaufgabe in eine normale Aufgabe konvertiert. Aktualisieren Sie die Seite, um die Phasenaufgaben anzuzeigen, die nun in der eingehenden Lane keine Phasenaufgaben mehr sind.
  • Um eine Projektphase zu löschen, löschen Sie alle untergeordneten Aufgaben und Meilensteine unter der Phase. Eine Phase kann nicht gelöscht werden, wenn ihr Aufgaben oder Meilensteine untergeordnet sind.
Anzeigen des Bereichs "Details" für eine Aufgabe
  1. Öffnen Sie ein Projekt.
  2. Klicken Sie auf
    AUFGABEN
    und dann auf das
    Pinnwand
    - oder
    Raster
    -Layout.
  3. Klicken Sie auf eine Aufgabenkarte in einem Pinnwand-Layout. Klicken Sie auf eine Zeile, wenn Sie ein Raster-Layout verwenden.
  4. Klicken Sie auf die Registerkarte
    DETAILS
    am rechten Rand der Seite.
    Der Bereich
    DETAILS
    wird angezeigt.
  5. Klicken Sie auf die Registerkarten im Bereich
    DETAILS
    . Standardmäßig wird die Registerkarte
    Gespräche
    angezeigt.
Der Bereich DETAILS bleibt geöffnet, bis Sie ihn schließen, zu einer anderen Seite navigieren oder eine Aufgabe löschen.
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Filtern von Aufgaben in Raster- und Pinnwand-Layouts
In der folgenden Tabelle werden einige wichtige Unterschiede in den in 15.6.1 verfügbaren Filtern gezeigt. Die Seite "Aufgabenliste" behält dieselben oder ähnliche Filter bei, die in früheren Versionen auf der Seite "Aufgaben" verwendet wurden, wenn das Listenlayout angezeigt wurde. Allerdings ist das Listenlayout in 15.6.1 nicht mehr auf der Seite "Aufgaben" enthalten. Die Seite "Aufgaben" ist für Raster- und Pinnwand-Layouts bestimmt.
Vorgängerversion (15.6) Filter für Aufgabenliste, Raster und Pinnwand
Neue Filter in 15.6.1 und neueren Versionen
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In der Vorgängerversion wurden auf der Seite
Aufgaben
in der Filterleiste die Standardfilter
Aufgabenbesitzer
,
Status
und
Phase
angezeigt.
image2019-5-10_16-31-47.png
In dieser Version werden auf der Seite
Aufgabenliste
weiterhin dieselben Filter angezeigt. Allerdings handelt es sich nicht mehr um voreingestellte Filter auf der Seite
Aufgaben
(Raster und Pinnwand). Um diese Filter auf der Seite
Aufgaben
erneut einzuführen, klicken Sie auf
FILTER HINZUFÜGEN
. Das Verhalten als Filter ist im allgemeinen identisch.
image2019-5-11_18-32-24.png
In der Vorgängerversion wurden auf der Seite
Aufgaben
in der Filterleiste die Standardfilter
Ende
(Relative Datumsangabe) und
Aufgabentyp
angezeigt.
image2019-5-11_18-30-43.png
In dieser Version werden auf der Seite
Aufgabenliste
weiterhin dieselben Filter angezeigt. Allerdings werden sie nicht mehr als voreingestellte Filter auf der Seite
Aufgaben
(Raster und Pinnwand) angezeigt. Um diese Filter auf der Seite
Aufgaben
erneut einzuführen, klicken Sie auf
FILTER HINZUFÜGEN
.
  • Ende
    : Anstatt eine der relativen Datumsoptionen aus der Vorgängerversion anzuwenden, geben Sie einen Datumsbereich
    VON
    ,
    BIS
    oder
    VON
    und
    BIS
    an.
  • Typ
    : Verwenden Sie anstelle des Filters
    Aufgabentyp
    den booleschen Filter
    AUFGABE
    oder
    MEILENSTEIN
    , um genauer zu filtern.
  • Weitere verwandte Filter, die Sie für die Suche nach Aufgaben verwenden können, sind u. a.:
    • Verspätet
      (anstelle von
      Ende
      =
      Überfällig
      )
    • Hat Zuweisungen
    • Hat Unteraufgaben
    • Schlüsselaufgabe
    • Enddatumsabweichung
Zuweisen von Mitarbeitern zu Projektaufgaben
Als Projektmanager oder Teammitglied können Sie eine Schätzung der Aufgabe angeben, indem Sie eine Aufgabe erstellen, den Aufgabenstatus aktualisieren und der Aufgabe Mitarbeiter (Ressourcen, Rollen oder definierte Teams) zuweisen. Basierend auf der Einstellung für den Projektzuweisungspool können Projektmanager das Hinzufügen von Ressourcen aus dem Ressourcenpool steuern, wodurch die Ressourcen automatisch den Projektmitarbeitern hinzugefügt werden. Teammitglieder können einer Aufgabe nur Ressourcen zuweisen, die bereits zu den Projektmitarbeitern gehören.
Sie können basierend auf folgenden Kriterien nach mehreren Ressourcen, Rollen, Rolleninstanzen oder Teams für eine einzelne Aufgabe suchen:
  • Bearbeitungs-, Anzeige- oder Aufgabenmanagementzugriff für das Projekt
  • Zuweisungspool-Einstellung
  • Rechte für Vormerkungen oder feste Buchungen für Ressourcen
Sie können eine zusätzliche Rolleninstanz für Ihr Projekt nicht über eine Aufgabenzuweisung mit Personal besetzen. Verwenden Sie die Option "Projektmitarbeiter" oder den Arbeitsbereich "Personaleinsatz", um zusätzliche Instanzen einer Rolle mit Personal zu besetzen. Beispiel: Wenn die Projektmitarbeiter die nachfolgenden DBA-Rolleninstanzen umfassen, können Sie nur diese Rolleninstanzen zu Aufgaben zuweisen. Sie können keine vierte DBA-Rolleninstanz wie "Assistant DBA" über eine Aufgabenzuweisung mit Personal besetzen.
  • Junior DBA
  • Senior DBA
  • Principal DBA
Wenn die Einstellung für den Zuweisungspool für das Projekt "Ressourcenpool" lautet, können Sie eine Instanz eines anderen Rollentyps mit Personal besetzen. Sie können z. B. einer Aufgabe die Rolle "Business Analyst" zuweisen, wenn Sie über die Buchungzugriffssrechte für die Rolle verfügen.
Informationen zur Zuweisungspool-Einstellung finden Sie unter Erstellen von Projekten, Teams und Aufgaben.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Wählen Sie eine Projektaufgabe aus.
  2. Klicken Sie auf
    Mitarbeiter
    .
  3. Wählen Sie eine Rolle, eine Ressource oder ein definiertes Team aus der Dropdown-Liste aus.
  4. Fügen Sie jeweils eine Auswahl auf einmal hinzu, da Sie nicht mehrere Werte gleichzeitig aus der Liste auswählen können.
  5. Um eine Zuweisung zu entfernen, klicken Sie auf den Mitarbeiter-Avatar und dann auf das rote Entfernungssymbol.
Sie können keine Mitarbeiter mit verbuchtem Ist-Aufwand aus einer Aufgabe entfernen.
Hinzufügen von To-do-Einträgen in einer To-do-Liste
Erstellen Sie To-do-Einträge für eine Phase, einen Meilenstein oder eine Aufgabe, um die Arbeit in kleinere Aktivitäten aufzuteilen. Zum Beispiel kann die Aufgabe "Datenbank-Upgrade planen" folgende To-do-Einträge enthalten:
  • Management-Genehmigung einholen
  • DBA-Ressource planen
Sie können maximal 25 To-do-Einträge für eine Aufgabe erstellen. Der Status von To-do-Listeneinträgen wirkt sich nicht auf den Status der übergeordneten Aufgabe aus. Sie entscheiden, wann die Aufgabe abgeschlossen ist. Sie können die Bereiche "Offen" und "Abgeschlossen" für To-do-Einträge erweitern und reduzieren.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Wählen Sie in einer Aufgabenliste, auf einer Pinnwand oder einem Raster eine Phase, einen Meilenstein oder eine Aufgabe aus, und öffnen Sie den Bereich "Details".
  2. Klicken Sie auf
    Aufgabe
    .
  3. Klicken Sie im Abschnitt
    Öffnen
    auf
    NEUE AUFGABE
    , geben Sie eine kurze Beschreibung in das Feld
    Aufgabe hinzufügen
    ein, und drücken Sie die
    Eingabetaste
    .
    Sie können bis zu 256 Zeichen eingeben, um einen To-do-Eintrag zu beschreiben.
  4. Klicken Sie auf die Datumsauswahl, um ein optionales Fälligkeitsdatum hinzuzufügen. Um ein Datum manuell einzugeben, klicken Sie neben die Datumsauswahl. Das Fälligkeitsdatum muss im Datumsbereich des Projekts liegen.
  5. Klicken Sie auf
    Zuweisen
    , um einen optionalen Besitzer für den To-do-Eintrag auszuwählen. Sie können alle aktiven Arbeitsressourcen, Rollen oder Teams auswählen, für die Sie mindestens das Zugriffsrecht
    Ressource - Ansicht
    haben. Ressourcen, Rollen und Teams, die für den Aufgabenbesitzer verfügbar sind, sind auch für To-do-Einträge verfügbar. Sie können den Besitzer oder das Fälligkeitsdatum für offene und abgeschlossene Einträge jederzeit aktualisieren.
  6. Um einen offenen To-do-Eintrag als
    abgeschlossen
    zu kennzeichnen, wählen Sie das leere Kreis-Symbol neben der Bezeichnung.
    Das Element wird zum Abschnitt
    Abgeschlossen
    verschoben und mit einem Häkchen gekennzeichnet, um dessen Status als
    abgeschlossen
    anzuzeigen.
  7. Um einen abgeschlossenen To-do-Eintrag zu bearbeiten, löschen Sie den Status "Abgeschlossen" dieses Eintrags.
    Das Element wird wieder in den Abschnitt
    Offen
    verschoben.
Kopieren von To-do-Einträgen, Verknüpfungen und Banner-Farben für Projektaufgaben
Wenn Sie ein Projekt aus einer Vorlage in Classic PPM oder
"Neue Benutzererfahrung"
erstellen, werden alle To-do-Einträge, Verknüpfungen und Banner-Farben, die in der Vorlage vordefiniert wurden, in das neue Projekt übernommen. Wenn Sie Aufgaben kopieren, erhalten Sie auch alle zuvor definierten To-do-Einträge. Der Status der To-do-Einträge wird auf
Offen
zurückgesetzt.
Die folgenden Beispiele veranschaulichen die verschiedenen Optionen, mit denen Sie Projekte oder Aufgaben aus einer Vorlage kopieren können:
copyfromtemplate.jpg
1
Sie können ein Projekt aus einer Vorlage in
"Neue Benutzererfahrung"
erstellen.
2
Sie können ein Projekt aus einer Vorlage in PPM (klassisch) auf der Seite "Projektliste" oder dem Portlet "Eigene Projekte " erstellen.
3
Sie können ein Projekt aus einer Vorlage auf der Seite "Projekteigenschaften" in PPM (klassisch) kopieren.
4
Sie können Aufgaben, einschließlich vordefinierter To-do-Einträge, aus den Vorlagen in PPM (klassisch) auf der Seite "Projekteigenschaften" oder in der Gantt-Ansicht kopieren.
5
Sie können in PPM (klassisch) basierend auf einer Vorlage eine genehmigte Idee in ein neues Projekt konvertieren.
Eine andere Option ist, in Classic PPM einen Prozess zu erstellen, mit dem ein Projekt und Aufgaben erstellt werden oder mit dem basierend auf einer Vorlage eine genehmigte Idee in ein Projekt konvertiert wird.
Hinzufügen oder Entfernen von Feldern im Bereich "Details"
  • Ihr Administrator kann auf der Registerkarte "Details" im Bereich "Details" festlegen, welche Aufgabenattribute andere Benutzer hinzufügen oder entfernen können.
  • Als Benutzer mit ausreichenden Zugriffsrechten können Sie die Felder auswählen und im Layout anordnen.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie ein Projekt.
  2. Klicken Sie in der Liste der Registerkarten oben auf der Seite auf
    AUFGABEN
    .
  3. Wählen Sie in der Aufgabenpinnwand oder im Aufgabenraster eine Aufgabe aus.
    Die Registerkarte
    DETAILS
    wird am rechten Rand der Seite angezeigt.
  4. Klicken Sie auf die Registerkarte
    DETAILS
    .
    Der Bereich
    DETAILS
    (
    Flyout
    ) wird angezeigt.
  5. Klicken Sie im Bereich
    Details
    auf die Registerkarte
    Details
    .
  6. Klicken Sie auf
    KONFIGURIEREN
    .
  7. Um nach einem Feld (Aufgabenattribute) zu suchen, geben Sie dessen Namen vollständig oder teilweise in die Suchleiste ein.
  8. Es werden übereinstimmende Felder angezeigt.
  9. Ziehen Sie ein Feld aus der Liste von Feldern in den Bereich
    Details
    . Legen Sie das Feld über einem vorhandenen Feld ab.
    Ihr neues Feld wird im Layout oberhalb des vorhandenen Feldes angezeigt.
  10. Um die Reihenfolge der Felder neu anzuordnen, können Sie diese per Drag-and-drop entsprechend verschieben.
  11. Um ein Feld zu entfernen, wählen Sie es im Layout aus, und klicken Sie dann auf
    X Entfernen
    .
  12. Klicken Sie auf
    BEENDEN
    .
Um die Notwendigkeit des Scrollens zu minimieren, versuchen Sie, die Anzahl der hinzugefügten Felder zu begrenzen, und positionieren Sie die erforderlichen Felder (mit einem * Sternchen gekennzeichnet) im oberen Bereich.
Beispiel
: In diesem Beispiel gibt der Benutzer nur die Buchstaben
"KR"
des Worts
"Kritisch"
ein, um das Feld
"Kritisch"
zu finden. Der Benutzer zieht das Feld
Kritisch
über das Feld
Status
, um es dort zu positionieren. Der Benutzer klickt auf
BEENDEN
, und das neue Feld steht für Aktualisierungen durch andere Benutzer zur Verfügung.
20190506-FLYOUT-CONFIG-FIELDS-USER.jpg
Die Seite AUFGABEN in
"Neue Benutzererfahrung"
unterstützt die Eingabe einer oder mehrerer hilfreicher Verknüpfungen zu externen Websites, die dem Aufgabenbesitzer dabei helfen können, seine Arbeit abzuschließen. Beispielsweise kann eine Finanzaufgabe eine Verknüpfung zu einem Finanzindex und eine Konstruktionsaufgabe eine Verknüpfung zu einer Website beinhalten, die wichtige Wetter- und Umweltdaten erfasst.
Gehen Sie wie folgt vor
:
  1. Öffnen Sie ein Projekt.
  2. Klicken Sie in der Liste der Registerkarten oben auf der Seite auf
    AUFGABEN
    .
  3. Wählen Sie in der Aufgabenpinnwand oder im Aufgabenraster eine Aufgabe aus.
    Die Registerkarte
    DETAILS
    wird am rechten Rand der Seite angezeigt.
  4. Klicken Sie auf die Registerkarte
    DETAILS
    .
    Der Bereich
    DETAILS
    wird angezeigt.
  5. Klicken Sie im Bereich
    Details
    auf die Registerkarte
    Verknüpfungen
    .
  6. Klicken Sie auf
    NEUE VERKNÜPFUNG
    .
    1. Geben Sie die
      URL
      für eine externe Verknüpfung ein.
    2. Geben Sie einen benutzerfreundlichen
      VERKNÜPFUNGSNAMEN
      ein.
    3. Klicken Sie auf
      FERTIG
      .
Wiederholen Sie diese Schritte für jede Verknüpfung. Die folgende Abbildung zeigt vier (4) Verknüpfungen für eine Projektaufgabe.
1561tasklinks.jpg
  • Sie können Aufgabenverknüpfungen in
    "Neue Benutzererfahrung"
    oder Classic PPM hinzufügen und in beiden Benutzeroberflächen anzeigen.
  • Sie können Verknüpfungen zu Zusammenfassungsaufgaben und untergeordneten Aufgaben hinzufügen.
  • Dynamische Verknüpfungen mit projektbezogenen Variablenparametern werden nicht unterstützt. (Diese Optionen für dynamische Verknüpfungen sind mit Projekt-Blueprint-Modulen des Typs KANAL und VERKNÜPFUNG verfügbar.)
1561tasklink2.jpg
1
Navigation
: Öffnen Sie ein Projekt, und klicken Sie auf
AUFGABEN
. Wählen Sie eine Aufgabe im Raster- oder Pinnwand-Layout aus, klicken Sie auf
DETAILS
, um den Bereich
Details
zu öffnen, und klicken Sie dann auf
Verknüpfungen
.
2
Neue Verknüpfung
: Klicken Sie auf
NEUE VERKNÜPFUNG
. Geben Sie die
URL
und einen praktischen Kurznamen für die Verknüpfung ein. Geben Sie mindestens einen Domänennamen und ein Suffix ein, z. B.
pmi.org
oder
mybiz.com/special_page
.
3
Optionen
: Sie können eine Verknüpfung bearbeiten oder löschen. Sie können Verknüpfungen auch per Drag-and-drop verschieben, damit sie in einer anderen Reihenfolge angezeigt werden. Wenn Sie und andere Benutzer auf eine Aufgabenverknüpfung klicken, wird die Zielseite in einer neuen Registerkarte im Browser geöffnet.
Wie erwartet werden Verknüpfungen in einer Vorlage kopiert, wenn Sie in "Neue Benutzererfahrung" oder in Classic PPM aus dieser Vorlage ein Projekt erstellen. Dieses Verhalten gilt für folgende Optionen:
  • Kopieren von Aufgaben aus einer Vorlage
    , verfügbar im Menü "Aktion" der Gantt-Ansicht in Classic PPM
  • Kopieren von Aufgaben aus einer Vorlage
    , verfügbar in Classic PPM-Prozessen
  • Erstellen eines Projekts aus einer Vorlage in XOG
Dynamische Verknüpfungen mit projektbezogenen Variablenparametern oder internen IDs werden nicht unterstützt.