Neue Benutzererfahrung: Nachverfolgen von Aufgaben und To-do-Einträgen

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Die Seite "Meine Aufgaben" enthält jetzt ein neues Scoreboard für To-do-Einträge. Auf dieser dynamischen Seite gibt das Wort "Meine" an, wer diese Seite verwendet und welche Aufgaben sich diese Person gerade anzeigen lässt.
Als Mitwirkender am Projekt können Sie die Aufgaben, die Ihnen in mehreren Projekten zugewiesen sind, anzeigen, indem Sie auf der Projektkachelseite auf die Verknüpfung
MEINE AUFGABEN
klicken. Die resultierende Seite "Meine Aufgaben" zeigt nur die dem Benutzer in aktiven Projekten zugewiesenen Aufgaben. Aufgaben aus Vorlagen, Programmen und inaktiven Projekten werden nicht auf der Seite angezeigt. Mit ähnlichen Berechtigungen kann derselbe Mitwirkende im Hauptmenü auf "Aufgaben" klicken, um an den ihm zugewiesenen Aufgaben zu arbeiten.
Als Projektmanager können Sie auch zu einer ähnlichen Seite "Aufgaben" navigieren, indem Sie im Hauptmenü auf
Aufgaben
klicken. Mit Ihren Zugriffsrechten können Sie sich die Aufgaben für eines oder mehrere Teammitglieder innerhalb der Ihnen zugewiesenen Projekte anzeigen lassen. Wenn Sie ein Projektmanager sind, enthält "Meine Aufgaben" alle Aufgaben für Ihr gesamtes Team oder all Ihre Teams. Beispielsweise können Sie Projektmanager eines Security-Teams mit zehn Team-Mitgliedern sein, die an vier Projekten arbeiten. Verwenden Sie die Seite "Aufgaben", um die Aufgaben, die diesen zehn Mitarbeitern zugewiesen sind, auf einer Seite anzuzeigen, anstatt zu separaten Projektaufgabenseiten wechseln zu müssen.
"Neue Benutzererfahrung"
von CA PPM enthält die folgenden Seiten zum Anzeigen von Aufgaben:
  • Auf der Seite
    Aufgaben
    eines
    Projekts
    können Sie die Aufgaben dieses konkreten Projekts anzeigen.
  • Auf der Seite
    Meine Aufgaben
    können Sie die Aufgaben anzeigen, die Ihnen in
    einer beliebigen Anzahl an Projekten
    zugewiesen wurden.
  • Auf der globalen Seite
    Aufgaben
    können Sie alle Aufgaben für alle Teammitglieder in
    allen Projekten
    anzeigen, für die Sie über Anzeigerechte verfügen.
HID_neue_benutzererfahrung_meine_aufgaben
Die wichtigsten CA PPM-Funktionen: Die Seite "Meine Aufgaben"
Die Seite "Meine Aufgaben" wurde für viel beschäftigte Teammitglieder konzipiert. Der primäre Kontext für diese Seite ist
alle meine Aufgaben aus mir zugewiesenen Projekten anzeigen
und nicht nur die Aufgaben in einem Projekt.
Diese Abbildung zeigt die Seite "Meine Aufgaben" in CA PPM.
1
Auf MEINE AUFGABEN klicken:
Um Ihre aktuellen zugewiesenen Aufgaben aus einem oder mehreren Projekten zu öffnen, klicken Sie auf der Seite "Projekte" auf
MEINE AUFGABEN
. Um zur gefilterten Ansicht aller Projektkacheln zurückzukehren, klicken Sie oben rechts auf die Verknüpfung
PROJEKTE
.
2
Filter anwenden
: Als Teammitglied können Sie zwei Filter anwenden, die Ihnen auf der Seite "Meine Aufgaben" für die Suche in Ihren Aufgaben zur Verfügung stehen. Der Filter
PROJEKT
zeigt nur die Projekte an, bei denen Ihnen mindestens eine Aufgabe zugewiesen ist. Der Filter
STATUS
hilft Ihnen dabei, nur
offene
oder
abgeschlossene
Aufgaben zu finden.
3
Aufgaben aktualisieren
: Sie können Aufgaben im Raster aktualisieren.
  • Das blau schattierte Gesprächssymbol teilt Ihnen mit, dass bereits andere Kommentare abgegeben wurden. Klicken Sie auf das Gesprächssymbol, um ein neues Gespräch zu beginnen oder auf den letzten Kommentar zu antworten. Die Registerkarten für die To-do-Liste, die zugewiesenen Mitarbeiter und die Aufgabendetails werden ebenfalls angezeigt.
  • Wenn eine Aufgabe beendet ist, können Sie sie direkt in der Spalte
    Status
    als abgeschlossen markieren.
  • Wenn Sie sich als Teammitglied Ihre eigenen Aufgaben anzeigen lassen und auf eine Aufgabe klicken, sehen Sie sie im übergeordneten Projekt in der Projektaufgabenliste oder -pinnwand.
  • Wenn Sie sich die Seite "Meine Aufgaben" als Projektmanager anzeigen lassen und auf eine Aufgabe klicken, öffnet die Anwendung die standardmäßige Seite im Registerformat für das übergeordnete Projekt.
4
Die Liste "Meine Aufgaben" personalisieren
: Sie können Ihre Aufgaben nach einer bestimmten Spalte sortieren, die Spaltenbreite anpassen, Spalten per Drag-and-drop neu anordnen und links oder rechts verankern. In diesem Beispiel sortiert Kathryn ihre Aufgaben nach der Spalte "Anfangsdatum", um zu sehen, welche Aufgabe die nächste Aufgabe in der Warteschlange ist. Sie filtert nach Status, um nur
offene
(nicht
abgeschlossene
) Aufgaben anzuzeigen. Kathryn verankert außerdem die Spalte "Anfang" auf der linken Seite, um ihre Aufgaben im Auge zu behalten.
  • Aktualisierungen der Aufgabenstatus
    : Als Teammitglied können Sie den Status einer Aufgabe mit einem einzigen Klicken auf das Kontrollkästchen "Status" aktualisieren. Wenn Sie eine Aufgabe als
    abgeschlossen
    markieren, setzt die Anwendung das Feld "Restaufwand" auf 0 und das Feld "Fortschrittsgrad" auf 100 Prozent.
  • Getrennte Filter
    : Die auf die Seite "Projekte" angewendeten Filter werden nicht auf die Seite "Meine Aufgaben" angewendet. Gleichermaßen gilt, dass die Filter, die Sie auf die Seite "Meine Aufgaben" anwenden, nicht auf der Seite "Projekte" übernommen werden.
  • Weitere Informationen zu Aufgaben und To-do-Einträgen
    : Siehe "Neue Benutzererfahrung": Projektphasen, Meilensteine, Aufgaben und To-do-Einträge
Personalisieren der Seite "Meine Aufgaben"
  1. Klicken Sie als Teammitglied im Hauptmenü auf
    Projekte
    und auf
    Meine Aufgaben
    .
  2. Klicken Sie auf das Symbol "Gespräch", um die Details anzuzeigen:
    1. Gespräche
      : Starten Sie ein Gespräch, oder schreiben Sie einen Kommentar zu einer Aufgabe.
    2. Aufgabe
      : Aktualisieren Sie einen To-do-Eintrag für die Aufgabe.
    3. Mitarbeiter
      : Zeigen Sie Mitglieder an, fügen Sie sie hinzu, oder kontaktieren Sie sie per E-Mail.
    4. Details
      : Namen, Eigentümer, Status oder Anfangs- und Enddatum der Aufgabe bearbeiten.
  3. Um Spalten im Aufgabenraster ein- oder auszublenden, klicken Sie auf
    Spaltenbereich
    .
  4. Wenden Sie einen oder mehrere Suchfilter oben auf der Seite an.
  5. Wählen Sie eine Ansicht aus dem Menü
    ANSICHT
    oben rechts, oder klicken Sie auf
    SPEICHERN UNTER
    zum Speichern der aktuellen Ansicht, inklusive Filtern, Spalten, Sortieroptionen und angehefteter oder gruppierter Attribute.
  6. Um das übergeordnete Projekt für die Aufgabe zu öffnen, klicken Sie auf den Namen der Aufgabe.
    Die Pinnwand- oder Listenansicht für Projektaufgaben wird angezeigt.
  7. Ändern Sie die Maßeinheit folgendermaßen:
    1. Klicken Sie neben Ihrem Avatar und den Anmeldeinformationen auf das Drop-down-Menü, und wählen Sie
      Einstellungen
      aus.
    2. Klicken Sie auf
      Allgemein
      , um die Maßeinheit von "VZÄ" in "Stunden" zu ändern.
    Die Werte für Ist-Aufwand, Restaufwand und Gesamtaufwand werden im Raster aktualisiert.
Möglicherweise stimmt die Dokumentation nicht mit der Anzeige in der Anwendung überein. Es können Unterschiede auftreten, da der Zugriff auf Funktionen, Menüs, Seiten, Schaltflächen und Objekte von CA PPM von Ihren Zugriffsrechten bestimmt wird. Zudem kann Ihre Organisation Anwendungsseiten, Objekte, Suchoptionslisten, Partitionen, Prozesse, Blueprints und Systemoptionen konfigurieren. Wenn Sie keinen der Schritte in der Dokumentation ausführen können, melden Sie sich an, und lesen Sie sich weitere Informationen durch, oder wenden Sie sich an Ihren Administrator.
Die wichtigsten CA PPM-Funktionen: Die Seite "Aufgaben"
Die Seite "Aufgaben" wurde für viel beschäftigte Scrum Master und Projektmanager konzipiert. Der primäre Kontext für diese Seite ist
"alle Aufgaben meiner zugewiesenen Teammitglieder aus allen Projekten anzeigen, die von mir verwaltet werden".
Diese Abbildung zeigt die Seite "Aufgaben" in CA PPM.
1
Auf "Aufgaben" klicken
: Um die Seite "Aufgaben" zu öffnen, klicken Sie im Hauptmenü auf "Aufgaben". Wenn Ihnen die typischen Zugriffsrechte für Projektleiter oder Product Owner erteilt wurden, sehen Sie alle Aufgaben für alle Teammitglieder, die an von Ihnen verwalteten Projekten arbeiten.
2
Filter anwenden
: Filtern Sie nach Projekt, Teammitglied und Aufgabenstatus. Als Projektmanager können Sie eines oder mehrere Projekte und eines oder mehrere Teammitglieder auswählen und deren Aufgaben ansehen. Der Statusfilter hilft Ihnen dabei, nur
offene
oder
abgeschlossene
Aufgaben zu finden.
3
Aufgaben aktualisieren
: Sie können Aufgaben direkt im Raster oder im Detailbereich aktualisieren. Das blau schattierte Gesprächssymbol weist darauf hin, dass bereits Kommentare abgegeben wurden. Klicken Sie auf das Gesprächssymbol, um ein neues Gespräch zu beginnen oder auf einen Kommentar zu antworten. Wenn eine Aufgabe beendet ist, können Sie sie direkt in der Spalte
Status
als abgeschlossen markieren. Klicken Sie auf den Projektnamen, um die Aufgabe im übergeordneten Projekt anzuzeigen.
4
Aufgabenraster personalisieren
: Sie können Ihre Aufgaben sortieren und filtern sowie Spalten verankern. Die Seite "Aufgaben" enthält außerdem die folgenden zusätzlichen Funktionen, die auf der Seite "Meine Aufgaben" nicht verfügbar sind:
  • Um Aufgabenattribute als Rasterspalten ein- oder auszublenden, klicken Sie auf
    Spaltenbereich
    .
  • Sie können auch gemeinsam genutzte Ansichten speichern und verwalten, die Sie oder andere Benutzer erstellen.
  • Um den Bereich "Aufgabendetails" zu öffnen, klicken Sie auf die Schaltfläche
    AUFGABENDETAILS
    . Gespräche, To-do-Einträge und die Registerkarte "Mitarbeiter" sind ebenfalls verfügbar.
Personalisieren der Seite "Aufgaben"
  1. Als Projektmanager klicken Sie im Hauptmenü auf
    Aufgaben
    .
  2. Wählen Sie eine Aufgabe aus, um den Detailbereich zu öffnen:
    1. Gespräche
      : Starten Sie ein Gespräch, oder schreiben Sie einen Kommentar zu einer Aufgabe.
    2. Aufgabe
      : Aktualisieren Sie einen To-do-Eintrag für die Aufgabe.
    3. Mitarbeiter
      : Zeigen Sie Mitglieder an, fügen Sie sie hinzu, oder kontaktieren Sie sie per E-Mail.
    4. Details
      : Namen, Eigentümer, Status oder Anfangs- und Enddatum der Aufgabe bearbeiten.
  3. Um Spalten im Aufgabenraster ein- oder auszublenden, klicken Sie auf
    Spalten
    -
    Bereich
    .
  4. Wenden Sie einen oder mehrere Suchfilter oben auf der Seite an.
  5. Wählen Sie eine Ansicht aus dem Menü
    ANSICHT
    oben rechts, oder klicken Sie auf
    SPEICHERN ALS
    zum Speichern der aktuellen Ansicht, inklusive Filter, Spalten, Sortieroptionen und Anpassungen in den Verankerungen.
  6. Um das übergeordnete Projekt für die Aufgabe zu öffnen, klicken Sie auf den Namen in der Spalte
    Projektname
    .
    Das Projekt wird geöffnet und zeigt die erste Seite, so wie sie vom Blueprint-Modul konfiguriert wurde.
Speichern und Freigeben von Ansichten für die Seite "Aufgaben"
Sie können die Arbeit in einer nicht gespeicherten Ansicht fortsetzen. Wenn Sie auf der Seite "Aufgaben" jedoch dieselben Anpassungen vornehmen, können Sie Ihre Änderungen in einer Ansicht speichern. Ansichten helfen Ihnen, das Erscheinungsbild der aktuellen Seite beizubehalten. Ansichten ermöglichen es Ihnen und potenziellen anderen Benutzern, dieselben Daten zu sehen.
  • Wenn Sie Änderungen vornehmen, die Sie exklusiv verwenden wollen, wird das als
    persönlich angepasste
    Ansicht bezeichnet. Die App ermöglicht es anderen Benutzern, Ihre Ansicht zu verwenden. Um eine Ansicht persönlich anzupassen, geben Sie einen beschreibenden Namen ein, z. B.
    Sam 20. Juni – persönliche Ansicht
    . Andere Benutzer wissen dann, dass dies Ihre Ansicht ist. Sie können die Ansicht anwenden oder Änderungen vornehmen und eine Kopie dieser Ansicht speichern. Benutzer können eine Ansicht, die von einem anderen Benutzer erstellt wurde, nicht direkt bearbeiten oder löschen.
  • Wenn Sie Änderungen vornehmen, die Sie für andere Benutzer freigeben möchten, wird das als
    konfigurierte
    freigegebene Ansicht bezeichnet. Sie können diese Ansicht beispielsweise
    Rotes Team – Diese Ansicht für unsere Besprechung verwenden
    nennen.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Klicken Sie im Hauptmenü auf
    Aufgaben
    .
  2. Ändern Sie die aktuellen Ansichtsfilter, Spalten, die Sortierreihenfolge und angeheftete oder gruppierte Attribute.
    Die Ansichtseinstellungen zeigen
    NICHT GESPEICHERTE ANSICHT
    an.
  3. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
    1. Arbeiten Sie weiterhin in der nicht gespeicherten Ansicht. Wenn Sie Ihre Sitzung beenden und sich erneut anmelden, zeigt die Seite "Aufgaben" weiterhin die nicht gespeicherten Einstellungen.
    2. Wechseln Sie zu einer anderen gespeicherten Ansicht. Die Anwendung ersetzt die zuvor nicht gespeicherten Einstellungen durch die ausgewählte Ansicht. Die alte nicht gespeicherte Ansicht wird verworfen. Allerdings können Sie die neue Ansicht als neue nicht gespeicherte Ansicht anpassen.
    3. Klicken Sie auf
      Speichern unter
      , um Ihre Ansicht zu speichern. Sie können eine zuvor gespeicherte Ansicht mit der neuen gespeicherten Ansicht überschreiben. Im Bereich
      VON MIR ERSTELLT
      werden Ihre Ansichten angezeigt. Freigegebene Ansichten von anderen Benutzern werden im Bereich
      VON ANDEREN ERSTELLT
      angezeigt.
Ähnlich wie die Ansichten für Roadmaps und andere Raster ermöglicht die Aufgabenansicht Ihnen und anderen Benutzern mit dem Zugriffsrecht
Aufgaben - Navigieren
das Wechseln, Erstellen, Bearbeiten, Freigeben und Löschen von Ansichten. Für das Verwalten mehrerer Ansichten gilt:
Weniger ist mehr.
Probieren Sie andere persönliche und freigegebene Ansichten aus, und versuchen Sie, diese anzupassen, bevor Sie neue Ansichten erstellen und speichern. Wenn Sie die perfekte freigegebene Ansicht finden, könnte Sie diese dadurch wieder verlieren, dass der Ersteller nachträgliche Änderungen vornimmt. Speichern Sie in diesem Fall eine Kopie der gemeinsamen Ansicht als persönliche Ansicht. Wenn Ihnen die Änderungen an der gemeinsamen Ansicht gefallen, können Sie sie weiter verwenden. Wenn Sie die Änderungen nicht möchten, können Sie Ihre persönliche Kopie verwenden.
Beispiel: Konfigurieren der Zugriffsrechte für leistungsstarke Agile-Arbeitsteams
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Nachverfolgen des Fortschritts von To-do-Einträgen für Aufgaben
Wenn Sie oder Ihre Teammitglieder Aufgaben in To-do-Einträge aufschlüsseln, können Sie das To-do-Scoreboard verwenden, um den Fortschritt nachzuverfolgen.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Klicken Sie im Hauptmenü auf
    Aufgaben
    .
  2. Filtern Sie nach Projekt, Projektstatus oder Teammitglied.
  3. Klicken Sie auf der Umschaltfläche
    AUFGABEN | TO-DOS
    auf
    TO-DOS
    (To-do-Einträge).
  4. Geben Sie einen Datumsbereich für die Fälligkeitsdaten der To-do-Einträge an.
  5. Filtern Sie nach Projekt, Aufgabenbesitzer oder To-do-Besitzer.
  6. Geben Sie im Feld
    AUFGLIEDERUNG
    an, wie die detaillierten Daten der To-do-Einträge angeordnet werden sollen.
  7. Überprüfen Sie die verfügbaren Kennzahlen, um zu bestimmen, ob etwaige Anpassungen erforderlich sind.
    • Die Kennzahlen verschieben sich basierend auf Ihren Filtern und dem Datumsbereich, den Sie über die Start- und Enddaten definieren.
    • To-do-Einträge ohne Fälligkeitsdatum übernehmen das Enddatum ihrer übergeordneten Aufgabe.
    • Sie können die Spalten sortieren, indem Sie auf die Bezeichnungen für
      To-do-Besitzer
      ,
      Abgeschlossen
      ,
      Zielgeschwindigkeit
      und
      Bisherige Geschwindigkeit
      klicken.
Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel:
image2018-11-9_13-21-55.png
Zielgeschwindigkeit und bisherige Geschwindigkeit
Die Spalte
Zielgeschwindigkeit
enthält die vorgeschlagene Anzahl an To-do-Einträgen für den Besitzer, die dieser pro Tag abschließen sollte, um alle Zuweisungen vor dem Ende des derzeit ausgewählten Fälligkeitsdatums fertigzustellen. Diese Kennzahl stellt die Gesamtanzahl der offenen To-do-Einträge für jeden Besitzer geteilt durch die Gesamtanzahl der verbleibenden Tage im Datumsbereich dar, den Sie oben auf der Seite definiert haben.
Die
Bisherige Geschwindigkeit
ist die durchschnittliche tägliche Abschlussrate für To-do-Einträge ab dem Startdatum bis heute. Diese Kennzahl stellt die Gesamtanzahl der abgeschlossenen To-do-Einträge für jeden Besitzer geteilt durch die Gesamtanzahl der Tage dar, die seit dem Startdatum bis heute oder bis zum Enddatum vergangen sind, je nachdem, was zuerst eintritt.
Zur Maximierung der Produktivität kann das Senior Management Statusberichte mit den Projektmanagern überprüfen. Projektmanager können das To-do-Scoreboard filtern, um nicht zugewiesene Aufgaben zu finden und diese Besitzern zuzuweisen. Bitten Sie die Aufgabenbesitzer darum, nach nicht zugewiesenen Aufgaben zu filtern und mit ihren Teams zusammenzuarbeiten, um jedem To-do-Eintrag einen Besitzer und ein Fälligkeitsdatum zuzuweisen. Stellen Sie bei regelmäßigen Telefonkonferenzen oder Besprechungen die folgenden Fragen zur Statusaktualisierung:
  • Können wir die Fälligkeitsdaten für wichtige Elemente vorziehen und die Fälligkeitsdaten für Elemente mit niedrigerer Priorität nach hinten schieben?
  • Können wir eine Methode oder ein Verfahren ermitteln, um unsere Zielgeschwindigkeit zu erhöhen?
  • Können wir Aufgaben oder To-do-Einträge von einem Team oder Besitzer an ein anderes Team oder einen anderen Besitzer übertragen?
  • Können wir Teammitglieder einem anderen Team zuweisen?