Konfigurieren von Benachrichtigungen und Benachrichtigungsvorlagen

ccppmop157
Sie können Benachrichtigungen für alle Benutzer auf Systemebene aktivieren und deaktivieren. Sie können auch Benachrichtigungsvorlagen konfigurieren und das Design des Standardformats für E-Mail-Benachrichtigungen ändern.
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HID_admin_configure_notification_templates
Veröffentlichen oder Speichern der Standardeinstellungen für Benachrichtigungen
Sie können Benachrichtigungen für alle Benutzer auf Systemebene aktivieren und deaktivieren. Sie können die Benachrichtigungseinstellungen auch nur für Benutzer aktualisieren, die nach der letzten Veröffentlichung oder Speicherung erstellt wurden, und Sie können die Einstellungen auch für Benutzer aktualisieren, die ihre Benachrichtigungseinstellungen nicht aktualisiert haben.
Sie können z. B. Zeitformularbenachrichtigungen nur per E-Mail konfigurieren, und klicken Sie dann auf "Veröffentlichen". "Veröffentlichen" überschreibt die Benachrichtigungseinstellungen (sofern vorhanden), die einzelne Benutzer für sich selbst festlegen. Mit der Schaltfläche "Speichern" werden die Benachrichtigungseinstellungen nur für Benutzer aktualisiert, die nach der letzten Veröffentlichung oder Speicherung von Ihnen erstellt wurden, und Sie können die Einstellungen für Benutzer aktualisieren, die ihre Benachrichtigungseinstellungen nicht auf Ressourcenebene konfiguriert haben. Der Speichervorgang gilt nicht für Benutzer, die ihre Benachrichtigungseinstellungen geändert haben.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Klicken Sie auf
    Verwaltung
    ,
    Datenverwaltung
    ,
    Benachrichtigungen
    .
  2. Ändern Sie auf der Registerkarte
    Standardeinstellungen der Benachrichtigung
    die Einstellungen entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens.
  3. Klicken Sie auf
    Veröffentlichen
    , um die neuen Einstellungen für alle Benutzer anzuwenden.
  4. Klicken Sie auf
    Speichern
    , um die neuen Einstellungen sowohl auf Benutzer anzuwenden, die nach der letzten Veröffentlichung oder Speicherung erstellt wurden, als auch auf vorhandene Benutzer, die ihre eigenen Benachrichtigungseinstellungen nicht aktualisiert haben.
  5. Klicken Sie auf
    Zurücksetzen
    , um die Einstellungen auf die letzten veröffentlichten oder gespeicherten Einstellungen zurückzusetzen.
Wenn Benutzer Benachrichtigungseinstellungen ändern möchten, nachdem Sie die Funktion
Veröffentlichen
durchgeführt haben, können sie die Benachrichtigungseinstellungen nur für sich selbst aktivieren oder deaktivieren. Benutzer können auf
Startseite klicken
,
Benutzereinstellungen
auswählen und dann auf
Benachrichtigungen
klicken.
Konfigurieren von Benachrichtigungsvorlagen
Benachrichtigungsvorlagen enthalten in Betreff und Text Objektattribut-Tags, die eine Platzhalterfunktion erfüllen. Benachrichtigungsvorlagen entsprechen bestimmten Funktionsbereichen wie z. B. Aktionen, Eskalationen und Prozessen. Wenn Sie eine Nachricht durch eine Warnung, E-Mail oder SMS an einen Empfänger senden, wird eine Instanz der Benachrichtigungsvorlage automatisch erstellt. Wenn die Benachrichtigungsvorlage Attribut-Tags enthält, ersetzen die neuen Tags in der Benachrichtigungsinstanz die alten Tags durch den jeweiligen Attributwert.
Beispielsweise erscheint <project.name> in Betreff oder Beschreibung einer Benachrichtigungsvorlage innerhalb des Funktionsbereichs "Projekt". Bei der Zustellung der Nachricht wird der Platzhalter durch den Projektnamen ersetzt.
Sie können Benachrichtigungsvorlagen konfigurieren, indem Sie Attribut-Tags und Verknüpfungen zum Betreff und Text der Nachricht der Benachrichtigungsvorlage hinzufügen und entfernen.
  • Verwenden Sie die Seite "Benachrichtigungseigenschaften", um Betreff und Text der Benachrichtigungsvorlage zu bearbeiten.
  • Auf der Seite "Benachrichtigungsvorlagen" können Sie die Liste der Benachrichtigungsvorlagen anzeigen.
  • Geänderte Benachrichtigungsvorlagen werden in der Liste mit einem gelben Häkchensymbol in der Spalte "Geändert" angezeigt.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Klicken Sie auf
    Verwaltung
    ,
    Datenverwaltung
    ,
    Benachrichtigungen
    .
    Die Seite
    Benachrichtigungsvorlagen
    wird angezeigt.
  2. Wählen Sie die Filterkriterien aus:
    • Funktionsbereich
      Definiert die funktionellen Bereiche des Produkts (z. B. Zeitformulare), zu dem die Benachrichtigung gehört.
    • Benachrichtigungsname
      Gibt einen eindeutigen Namen für die Benachrichtigungsvorlage an.
    • Beschreibung
      Legt die Beschreibung der Benachrichtigungsvorlage fest.
    • Geändert
      Legt fest, ob die Inhalte der Benachrichtigungsvorlage über die standardmäßigen Vorlageeinstellungen geändert werden.
  3. Klicken Sie auf
    Filter
    .
  4. Klicken Sie auf den Namen der Vorlage, um die Eigenschaften zu ändern.
    1. Sie können das Thema und den Text der Benachrichtigungsvorlage bearbeiten.
    2. Klicken Sie auf
      Vorschau
      , um das Erscheinungsbild Ihrer Änderungen zu überprüfen.
  5. Klicken Sie auf
    Speichern und zurückkehren
    .
Konfigurieren von Prozessbenachrichtigungsvorlagen
Sie können Prozessbenachrichtigungsvorlagen auf Systemebene und auf der Ebene der Prozessdefinition ändern. Wenn Sie eine Vorlage auf der Systemebene ändern, beziehen sich diese Änderungen automatisch auf die entsprechenden Benachrichtigungsvorlagen auf der Ebene der Prozessdefinition. Für Benachrichtigungsvorlagen, die Sie explizit konfiguriert haben, werden die Änderungen nicht angewendet. Wenn Sie eine Vorlage auf der Ebene der Prozessdefinition ändern, beziehen sich diese Änderungen automatisch auf die Benachrichtigungsvorlage auf der Systemebene. Die Änderungen beziehen sich auch auf alle entsprechenden Instanzen der Prozessbenachrichtigungsvorlagen für diesen Prozess.
Wenn Sie Prozessinformationen mithilfe von XML Open Gateway exportieren, werden mit den Prozessinformationen keine Prozessvorlageänderungen auf Instanzenebene exportiert. Verwenden Sie die XML-Lese- und Schreibdateien der Prozessbenachrichtigung, um Importbenachrichtigungsinformationen separat zu exportieren und importieren.
Hinzufügen von Attributvariablen zu einer Benachrichtigungsvorlage (Betreff)
Das Feld "Benachrichtigungsbetreff" legt fest, was in der Betreffzeile einer Benachrichtigung für eine Ressource angezeigt wird.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie die Benachrichtigungsvorlage.
  2. Klicken Sie neben dem Feld "Benachrichtigungsbetreff" auf das
    Suchsymbol
    , um eine Attributvariable hinzuzufügen.
    Die Seite mit der Variablenauswahl wird angezeigt.
  3. Wählen Sie die Attributvariablen aus, die Sie zur Benachrichtigungsvorlage hinzufügen möchten.
  4. Klicken Sie auf
    Hinzufügen
    .
    Die ausgewählten Attributvariablen werden an den Text im Feld angehängt.
  5. Speichern Sie die Änderungen.
Hinzufügen von Attributvariablen zu einer Benachrichtigungsvorlage (Text)
Das Feld "Benachrichtigungstext" legt fest, was in der Betreffzeile einer Benachrichtigung für eine Ressource angezeigt wird.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie die Benachrichtigungsvorlage.
  2. Klicken Sie neben dem Feld "Benachrichtigungstext" auf das
    Suchsymbol
    , um eine Attributvariable hinzuzufügen.
    Die Seite mit der Variablenauswahl wird angezeigt.
  3. Wählen Sie die Attributvariablen aus, die Sie zur Benachrichtigungsvorlage hinzufügen möchten.
  4. Klicken Sie auf
    Hinzufügen
    .
    Die ausgewählten Attributvariablen werden an den Text im Feld angehängt.
  5. Klicken Sie auf
    Speichern
    .
Hyperlinks zu einer Benachrichtigungsvorlage hinzufügen
Fügen Sie Hyperlinks hinzu, die im Text der Benachrichtigungen für eine Ressource angezeigt werden sollen.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie die Benachrichtigungsvorlage.
  2. Klicken Sie neben dem Feld "Benachrichtigungstext" auf das
    Suchsymbol
    .
    Die Seite für Attributvariablen oder Verknüpfungen wird angezeigt.
  3. Klicken Sie auf
    Verknüpfungen
    .
  4. Wählen Sie den Link aus, der zum Text der Benachrichtigungsvorlage hinzugefügt werden soll, und führen einen der folgenden Schritte aus:
    • Lassen Sie den Standardtext im Feld "Mit Text verknüpfen", um diesen Text als Hyperlink anzuzeigen.
      Zum Beispiel wird im Text der Benachrichtigungsvorlage standardmäßig "Um auf diese Aktion zuzugreifen,
      klicken Sie hier
      " angezeigt.
    • Wenn Sie die Standard-URL als Hyperlink verwenden möchten, lassen Sie das Feld "Mit Text verknüpfen" leer.
      Zum Beispiel wird im Text der Benachrichtigungsvorlage standardmäßig "Um auf diese Aktion zuzugreifen, klicken Sie hier:
      <URL>
      " angezeigt.
    • Löschen Sie den Standardtext aus dem Feld mit dem Verknüpfungstext. Geben Sie den Text ein, der als Hyperlink angezeigt werden soll.
      Geben Sie zum Beispiel "Dienstdokument" als Anzeigetext für eine Aktionsbenachrichtigungsvorlage ein. Der Text "Um auf diese Aktion zuzugreifen, klicken Sie auf
      Dienstdokument
      " wird im Text der Benachrichtigungsvorlage angezeigt.
    Das Fenster wird geschlossen. Ihre Änderungen beziehen sich auf den Text der Benachrichtigungsvorlage. Der hinzugefügte Hyperlink wird standardmäßig an den Text im Feld angehängt.
  5. Klicken Sie auf
    Hinzufügen
    .
  6. Speichern Sie die Änderungen.
Erstellen einer Vorschau der Benachrichtigungsvorlage
Sie können eine Vorschau der Benachrichtigungsvorlage erstellen, die eine Ressource bekommt.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie die Benachrichtigungsvorlage.
  2. Klicken Sie auf
    Vorschau
    .
  3. Schließen Sie das Vorschaufenster.
In der Vorschau können Sie sehen, wie die endgültige Benachrichtigung in etwa aussehen. Die tatsächliche Darstellung der herkömmlichen E-Mail-Standardbenachrichtigung aus Sicht der Empfänger sieht folgendermaßen aus:
 
image2019-5-31_16-49-20.png
 
Wiederherstellen der Standardwerte für eine Benachrichtigungsvorlage
Sie können geänderte Benachrichtigungsvorlagen mit den Standardwerten des Systems wiederherstellen. Die geänderten Benachrichtigungsvorlagen werden auf der Seite "Benachrichtigungsvorlagen" durch ein Häkchen in der Spalte "Geändert" gekennzeichnet.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie die Benachrichtigungsvorlage.
  2. Klicken Sie auf
    Standardwerte wiederherstellen
    .
Neu! Konfigurieren Ihres unternehmensspezifischen Formats für E-Mail-Standardbenachrichtigungen
Ab Version 15.6.1 können Administratoren das Standardlogo von CA Technologies (jetzt ein Broadcom-Unternehmen) in E-Mail-Benachrichtigungen, die vom System an Benutzer gesendet werden, durch ihr eigenes Logo ersetzen. Sie können die Schriftart ändern und benutzerdefinierte Kopf- und Fußzeilen hinzufügen, damit Ihre Endbenutzer zukünftige Benachrichtigungen in einem modernen Format erhalten, das Ihren Standards für Unternehmens-Branding und Kommunikation entspricht und Benutzer schneller handeln lässt.
Als Administrator können Sie die Einstellungen auf der neuen Seite "Benachrichtigungsformat" anpassen. Ihre Einstellungen definieren das Cascading Style Sheet (CSS), das das System auf die Vorlagen für alle Ihre Clarity PPM-E-Mail-Benachrichtigungen anwendet.
Gehen Sie wie folgt vor
:
  1. Klicken Sie im Hauptmenü von PPM (klassisch) auf
    Verwaltung
    ,
    Datenverwaltung
    ,
    Benachrichtigungen
    .
  2. Konfigurieren Sie auf der Registerkarte
    Benachrichtigungsvorlagen
    die Vorlagen für die Funktionsbereiche, die von Ihrer Organisation erkannt werden.
  3. Aktivieren Sie auf der Registerkarte
    Standardeinstellungen der Benachrichtigung
    das Kontrollkästchen "E-Mail" für mindestens einen Funktionsbereich. (
    Warum?
    Dieser Vorgang beschreibt, wie Sie die Formatierung der E-Mail-Vorlage ändern, die nur dann angewendet wird, wenn Ihre Organisation E-Mail-Benachrichtigungen verwendet.)
  4. Konfigurieren Sie auf der Registerkarte
    Benachrichtigungsformat
    die verfügbaren Einstellungen, um das Systemformat durch ihre eigenen Logo-, Text- und Stiloptionen zu ersetzen.
  5. Klicken Sie im Feld
    E-Mail-Logo des Unternehmens
    auf
    Datei wählen
    .
    1. Wählen Sie die entsprechende Bilddatei aus.
    2. Möglicherweise erinnern sich Administratoren zu einem späteren Zeitpunkt nicht daran, welche Datei ausgewählt wurde oder wie diese genau aussah. Um das aktuelle Logo anzuzeigen, klicken Sie auf
      Herunterladen
      .
    3. Um Ihr benutzerdefiniertes Logo zu entfernen, klicken Sie auf
      Entfernen
      .
  6. Konfigurieren Sie den optionalen
    Meldungskopf
    :
    1. Geben Sie im Feld
      E-Mail-Kopfzeile
      Ihre benutzerdefinierte Nachricht ein (nur Text).
    2. Sie können auch die Optionen für Schriftart, Größe und Fettschrift für die Kopfzeile anpassen.
  7. Konfigurieren Sie die Formatierung für den
    Nachrichtentext
    :
    1. Sie können die Optionen für Schriftart, Größe und Fettschrift für den Text in der Benachrichtigung anpassen.
    2. Sie können die Optionen für Schriftart, Größe und Fettschrift für den Hyperlink in der Benachrichtigung anpassen.
      Der
      Text
      stellt eine Bezeichnung für die variablen Daten dar. In dieser Version übernehmen die
      Variablendaten
      die Darstellung des Texts. Das
      Hyperlink
      -Format von PPM (klassisch) hat jetzt ein moderneres Erscheinungsbild. Der Text wird mit einem schattierten Hintergrund angezeigt und sieht aus wie eine Schaltfläche. Um sich mental auf diese Konzepte einzustellen, sehen Sie sich das folgende Bild an:
       
      notify_format_2.jpg
       
  8. Konfigurieren Sie die
    Nachrichtenfußzeile
    :
    1. Geben Sie im Feld
      E-Mail-Fußzeile
      Ihre benutzerdefinierte Nachricht ein (nur Text).
    2. Sie können auch die Optionen für Schriftart, Größe und Fettschrift für die optionale E-Mail-Fußzeile anpassen.
  9. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf
    Speichern
    .
Die wichtigsten Funktionen für benutzerdefinierte Benachrichtigungen
In der folgenden Abbildung werden die wesentlichen Funktionen dieser neuen Funktion hervorgehoben und verwandte Legacy-Funktionen angezeigt:
 
notify_format.jpg
 
 
c1.png
 
Logo und Kopfzeile
: Wählen Sie eine Datei mit dem Logo aus, das in E-Mail-Benachrichtigungen angezeigt werden soll. Dieses Bild legt den Ton und das Branding für Ihre Clarity PPM-Kommunikation mit Geschäftsanwendern fest. Es gelten dieselben Einschränkungen wie für die Avatar-Fotos von Benutzern. Ihr Bild könnte die volle Breite des E-Mail-Texts umfassen und eher wie ein Banner angezeigt werden. Im oben gezeigten Beispielbild wird das Logo zwar links neben der Begrüßung (Hallo >Benutzername>) anzeigt, um die vertikale Höhe zu reduzieren, im endgültigen Layout wird Ihr Bild jedoch immer über der Begrüßung zentriert. Sie können auch eine optionale Kopfzeilennachricht eingeben und Schriftart, Größe und Fettschrift festlegen.
 
c2.png
 
Nachrichtentext und Hyperlink
: Sie können die Standardoptionen für Schriftart, Größe und Fettschrift von Text und Hyperlinks in der E-Mail-Benachrichtigung konfigurieren. Der Inhalt der Nachricht variiert je nach Funktionsbereich und kann geändert werden.
 
c3.png
 
Nachrichtenfußzeile
: Sie können auch eine optionale Fußzeilennachricht eingeben und Schriftart, Größe und Fettschrift festlegen.
 
c4.png
 
Benachrichtigungseigenschaften
: Der Inhalt der E-Mail-Benachrichtigungen, die Ihre Benutzer erhalten, variiert je nach Funktionsbereich und kann geändert werden. Diese Funktion ist nicht neu. In PPM (klassisch) werden konfigurierbare Benachrichtigungsvorlagen seit Version 13.x bereitgestellt. Die Vorschau zeigt die allgemeine Anordnung von Text und Variablendaten. Die neuen Formatierungsoptionen werden jedoch nicht angezeigt.
Testen Sie Ihre neuen Formateinstellungen für Benachrichtigungen mit einem Testbenutzerkonto in einer Testumgebung mit verschiedenen unterstützten Browsern, E-Mail-Web- und Desktop-Client-Anwendungen und Betriebssystemen, bevor Sie die Einstellungen in einer Produktionsumgebung aktivieren.
Einschränkungen für benutzerdefinierte Benachrichtigungen
  • Es gibt keine Wiederherstellungsoption, um das Standardformat für Benachrichtigungen zurückzusetzen.
  • Die Formatierung von Benachrichtigungen ist nur für E-Mail-Benachrichtigungen verfügbar.