Einrichten einer Finanzentität

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Das Erstellen einer Finanzentität ist der erste Schritt in der Einrichtung des Finanzmanagements. Sie können beliebig viele Entitäten festlegen. Jede Entität hat einen eindeutigen Satz aus Standorten und Abteilungen, für deren Finanzen sie verantwortlich ist. Um diese Finanzgrenze festzulegen, müssen Sie die Entitäten mit einem geografischen OSP für Standorte bzw. einem Organisations-OSP für Abteilungen verbinden. Sobald eine Entität eingerichtet ist, können Sie Finanzpläne erstellen und Kosten für Investitionen festlegen.
Financial Controller können Standards auf Entitätsebene einrichten, um die empfohlene Kostenplanstruktur für die Organisation vorzuschlagen. Sie können z. B. den Typ des Abrechnungszeitraums und die Gruppierungsattribute für alle Kostenpläne vordefinieren. Wenn sie einzelne Kostenpläne erstellen, werden diese automatisch mit den Standardwerten aufgefüllt. Projektmanager können diese Standardwerte für ihre Investitionen verändern.
 
 
Um das Finanzmanagement zu aktivieren und zu verwenden, müssen Sie zunächst eine Entität einrichten, um den internen Finanzrahmen Ihrer Organisation zu definieren. Das Einrichten der Entität hat folgende Vorteile:
  • Ein standardisierter Finanzplanungsprozess für alle Investitionen.
  • Sichtbarkeit der Verfolgung von Investitionskosten.
Beispiel: Einrichten einer Entität für Finanzplanung
Der Finanzmanager eines IT-Unternehmens richtet eine Finanzentität ein, um den Investitionsmanagern einen grundlegenden Rahmen für das Erstellen von detaillierten Finanzplänen zur Verfügung zu stellen. Der Finanzmanager definiert folgende Finanzklassen, um organisatorische Informationen, die finanziell bearbeitet werden sollen, zu kategorisieren:
  • Ressourcenklassen, um Offshore-Ressourcen und lokale Ressourcen zu differenzieren.
  • Transaktionsklassen zur Kategorisierung der Transaktionstypen für Beratungs-, Entwicklungs- und Vertriebsarbeit.
Um Kostenplanungen zu ermöglichen, die auf monatlichen Zeiträumen basieren, wählt der Finanzmanager einen monatlichen Abrechnungszeitraum vom 1. Januar bis zum 31. Dezember aus. Anschließend wählt der Finanzmanager die folgenden Gruppierungsattribute aus, um die Struktur für alle Einzelposten des Kostenplans der Investition zu steuern:
  • Ressource
  • Rolle
  • Transaktionsklasse
Erfüllen der Voraussetzungen
Bevor Sie eine Finanzentität einrichten, müssen Sie folgende Voraussetzungen erfüllen:
Finanzmanagementkonzepte
Stellen Sie sicher, dass Sie die folgenden Finanzmanagement-Konzepte verstehen:
  • Kostenplanung im Vergleich zu Ist-Aufwand, Zyklen des Geschäftskalenders und Abrechnungszeiträume sowie deren spezifische Definition in Ihrem Unternehmen.
  • Die gewünschten Ergebnisse der verschiedenen Konfigurationen. Nachdem Sie begonnen haben, die konfigurierten Daten zum Erstellen von Instanzdaten zu verwenden, können Sie die Konfiguration nicht ändern. Sie können z. B. keine OSP-Einheiten für Abrechnungszeiträume, Abteilungen oder Lokationen sowie Finanzklassifikationen, die von der Anwendung eingesetzt werden, löschen.
  • Die gewünschte Einrichtung der Organisationsstruktur mit der Entität sowie die Einheiten des organisationsorientierten Strukturplans (OSP) für Standort und Abteilung. Die Organisation ist wichtig, weil beim Verwenden der Anwendung oder Generieren von Berichten die Informationen nach dem gewünschten Ergebnis gruppiert werden.
  • Die Auswirkungen Ihrer Konfigurationen, Klassifizierungen und Definitionen auf den Datenfluss zu integrierten Drittanbieterprodukten und für die Bearbeitung von Rückbelastungen.
Erstellen von OSP und Entität
Stellen Sie sicher, dass Sie folgende Elemente eingerichtet haben:
  • Eine Konfiguration mit mehreren Währungen mit einer aktiven Systemwährung.
  • Ein Finanzstandort- und Finanzabteilungs-OSP.
  • Eine Entität, die mit dem OSP für Finanzstandort und Finanzabteilung verbunden ist.
  • Abteilungs- und Standort-OSP-Einheiten für die Entität, die miteinander verbunden sind.
Gruppierungsattribute
Bestimmen Sie die Kriterien für die Gruppierung Ihrer Finanzplanungsdaten. Gruppierungsattribute für Einzelpostendetails für Kostenpläne festlegen.
Beispiel: Gruppierungsattribute
  • Kostentyp: Beinhaltet separate Einzelposten für Betriebs- und Kapitalkosten.
  • Kostenart:
    Enthält verschiedene Arten von Betriebs- oder Kapitalkosten wie beispielsweise feste oder variable Betriebskosten.
Erstellen von Finanzklassen
Um Finanzinformationen durch die Kategorisierung von Ressourcen, Investitionen und Transaktionen zu bearbeiten, erstellen Sie die folgenden Finanzklassen:
  • Ressourcenklassen:
    Differenzieren die unterschiedlichen Typen von Ressourcen für die Berichterstellung. Ermöglicht es Ihnen, unterschiedliche Kosten und Sätze für unterschiedliche Ressourcen wie z. B. Mitarbeiter oder Auftragnehmer anzuwenden.
  • Unternehmensklassen:
    Beschreiben Kunden und organisationsinterne Unternehmen wie interne und externe Kunden.
  • WIP-Klassen:
    Können als Spalten in einer Matrix verwendet werden, um die Sätze und Kosten für tatsächliche Transaktionen oder Plankosten zu ermitteln. Verwenden Sie WIP-Klassen beispielsweise, um zwischen verschiedenen Investitionstypen oder -größen zu differenzieren (Kritische Anwendung, SOP-Anwendung, Legacy-Produkt usw.), und geben Sie passende Kosten und Sätze an. Sie können WIP-Klassen auch für die Erstellung von Finanzberichten oder für die Gruppierung von verrechenbaren und nicht verrechenbaren Ressourcen einsetzen.
  • Investitionsklassen:
    Unterscheiden zwischen verschiedenen Diensten, die eine Organisation für ihre Kunden anbietet, z. B. Verwaltung oder Wartung. Weitere Beispiele sind Investitionstypen wie Projekte, Assets, Anwendungen usw. oder Projekttypen wie Non-Profit, größeres Projekt, Regierungsprojekt usw.
  • Transaktionsklassen:
    Kategorisieren die Art der Arbeit, die von Ressourcen aufgezeichnet wird, und unterscheiden zwischen verschiedenen Kosten, z. B. für Mitarbeiter und Vertragsnehmer.
Ordnen Sie anfänglich Ressourcenklassen nur dem Ressourcentyp "Arbeit" und Transaktionsklassen nur dem Transaktionstyp "Arbeit" zu. Sie können die Klassen für die restlichen Ressourcen- und Transaktionstypen (Material, Ausstattung/Geräte und Spesen) erstellen, nachdem das Finanzmanagement konfiguriert wurde.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Klicken Sie auf
    Verwaltung
    ,
    Finanzen
    ,
    Einrichtung
    .
    Die Finanzorganisationsstruktur wird angezeigt.
  2. Klicken Sie im Bereich
    Einstufungen
    auf den Verknüpfungsnamen für eine Klasse.
  3. Klicken Sie auf
    Neu
    .
  4. Füllen Sie die Felder auf der Seite aus, und klicken Sie auf
    Speichern
    .
    Wenn Sie eine Ressourcenklasse erstellen, wählen Sie das Kontrollkästchen
    Aktiv
    aus, um die Ressourcenklasse für neue Verweise auf Ressourcen, Kostenpläne und Transaktionen verfügbar zu machen.
Erstellen von Abrechnungszeiträumen
Definieren Sie aktive Abrechnungszeiträume für eine Entität als Einheiten für Berichterstellung und Finanzverarbeitung. Investitionsmanager können auf Basis dieser Zeiträume detaillierte Finanzpläne oder Rückbelastungsregeln erstellen. Wenn Sie beispielsweise mit wöchentlichen Zeiträumen planen, konfigurieren und aktivieren Sie wöchentliche Abrechnungszeiträume für die Entität. Auf der Grundlage des ausgewählten Zeitraums, Jahres und Datumsbereichs wird automatisch eine Reihe von Zeiträumen erstellt.
Sobald Sie einen Abrechnungszeitraum aktivieren und verwenden, können Sie die Daten nicht ändern oder den Zeitraum nicht deaktivieren.
Abrechnungszeiträume sind für die folgenden Funktionen in
"Neue Benutzererfahrung"
erforderlich:
  • Personaleinsatz (Ressourcenmanagement) Teleskopkalender in CA PPM 15.2 oder höher
  • Roadmaps in CA PPM 15.4 oder höher (für Roadmaps sind jährliche Abrechnungszeitraumtypen erforderlich)
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Klicken Sie auf
    Verwaltung
    ,
    Finanzen
    ,
    Einrichtung
    .
    Die Finanzorganisationsstruktur wird angezeigt.
  2. Klicken Sie im Bereich
    Organisationsstruktur
    auf
    Entitäten
    .
  3. Wählen Sie eine Entität aus.
  4. Klicken Sie auf
    Abrechnungszeiträume
    .
  5. Klicken Sie auf
    Neu
    , und füllen Sie die Felder auf der Seite aus.
    • Zeitraumtyp
      Definiert den Typ des Zeitraums, z. B. "monatlich" oder "vierteljährlich". Nachdem der Zeitraum gespeichert wurde, können Sie diesen Wert nicht mehr ändern.
    • Anfangsdatum
      Legt das Anfangsdatum des Zeitraums oder den Datumsbereich für Zeiträume fest.
    • Enddatum
      Legt das Enddatum oder den Datumsbereich für Zeiträume fest.
  6. Klicken Sie auf
    Speichern
    .
Sobald die Zeiträume
aktiv
sind, können Sie Anfangs- und Enddatum nicht mehr bearbeiten. Sie können das Anfangs- und Enddatum nur für
inaktive
Zeiträume bearbeiten. Um überlappende Zeiträume oder Lücken in Datumsangaben für einen bestimmten Typ (z. B. "Monatlich" oder "Quartalsweise") zu vermeiden, bearbeiten Sie das Anfangsdatum nur im
ersten
Abrechnungszeitraum, und bearbeiten Sie das Enddatum nur im
letzten
Abrechnungszeitraum. Wenn Sie versuchen, Datumsangaben für andere Zeiträume zu bearbeiten, die zwischen dem ersten und dem letzten Zeitraum liegen, zeigt eine Fehlermeldung an, dass Sie keine Lücken erstellen können.
Wenn Sie monatliche Abrechnungszeitraumtypen definieren, empfehlen wir, dass Sie den aktuellen Monat im Datumsbereich einschließen, damit der Datamart-Extrahierungsauftrag erfolgreich ausgeführt wird.
Aktivieren von Abrechnungszeiträumen
Alle Abrechnungszeiträume innerhalb des Datumsbereichs werden mit dem Status
Inaktiv
erstellt. Um es Investitionsmanagern zu ermöglichen, die Zeiträume in detaillierten Finanzplänen zu verwenden, aktivieren Sie die Zeiträume. Wenn Sie beispielsweise monatliche Abrechnungszeiträume für ein Jahr erstellen, können Sie optional einige oder alle Zeiträume aktivieren. Sobald die Zeiträume aktiv sind, können Sie detaillierte Finanzpläne für sie erstellen oder sie in den Datamart-Einstellungen verwenden.
Wenn ein Zeitraum in der Finanzplanung, in Transaktionen und Rechnungen aktiv verwendet wird, können Sie ihn nicht löschen.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Klicken Sie auf
    Verwaltung
    ,
    Finanzen
    ,
    Einrichtung
    .
  2. Klicken Sie im Bereich
    Organisationsstruktur
    auf
    Entitäten
    .
  3. Wählen Sie eine Entität aus.
  4. Klicken Sie auf
    Abrechnungszeiträume
    .
  5. Wählen Sie alle zu aktivierenden Abrechnungszeiträume aus.
  6. Klicken Sie im Menü
    Aktionen
    auf
    Allgemein
    ,
    Aktivieren
    .
  7. Klicken Sie auf
    Speichern
    .
Erstellen von Planstandardwerten
Verwenden Sie Planstandardwerte, um die folgenden Arten von Standardeinstellungen für detaillierte Finanzpläne für alle Investitionen zu erstellen:
  • Gruppierungsattribute
    . Gruppiert Finanzplanungsdaten nach bestimmten Kriterien. Um zum Beispiel die Aufschlüsselung von Projektkosten nach verschiedenen Abteilungen und Standorten anzuzeigen, wählen Sie für alle Finanzpläne "Abteilung" und "Lokation" als standardmäßige Gruppierungsattribute aus.
  • Typ des Abrechnungszeitraums
    . Schlüsselt Finanzplanungsdaten nach bestimmtem Zeitraumtypen auf. Um zum Beispiel standardmäßig eine monatliche Aufschlüsselung von Kostenwerten anzuzeigen, wählen Sie für alle Kostenpläne einen monatlichen Zeitraumtyp aus.
    Sie können nur Daten für den ausgewählten Zeitraumtyp bearbeiten. Sie können die Daten für die anderen Zeitraumtypen auch anzeigen, jedoch nicht bearbeiten.
  • Anfangs- und Endzeiträume
    . Gibt den Datumsbereich für das manuelle Erstellen von Finanzplänen an. Um standardmäßige Anfangs- und Endzeiträume für alle Finanzpläne innerhalb eines Bereichs einzurichten, können Sie beispielsweise 1. Januar als Anfangsdatum und 31. Dezember als Enddatum angeben.
  • Gesperrte Pläne
    . Sperrt Finanzpläne, damit Manager die Gruppierungsattribute auf Investitionsebene nicht ändern können.
  • Fixierdatum
    . Reguliert die Rückmeldeperioden. Geben Sie zum Beispiel den 31. Dezember ein, um zu verhindern, dass die Rückmeldeperioden für detaillierte Finanzpläne vor diesem Datum geändert werden.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Klicken Sie auf
    Verwaltung
    ,
    Finanzen
    ,
    Einrichtung
    .
  2. Klicken Sie im Bereich
    Organisationsstruktur
    auf
    Entitäten
    .
  3. Wählen Sie eine Entität aus.
  4. Klicken Sie auf
    Planstandardwerte
    .
  5. Füllen Sie die Felder auf dieser Seite aus:
    • Fixierdatum
      Gibt das Datum, an dem Sie die Zeiträume für einen Plan bearbeiten können. Sie können keine Zeiträume für einen detaillierten Finanzplan bearbeiten, die vor dem Fixierdatum liegen.
      Sie können detaillierte Finanzpläne nicht manuell für Zeiträume bearbeiten, die vor dem Fixierdatum liegen. Wenn Sie jedoch Kostenpläne mithilfe der Funktion "Auffüllen" unter "Investitionsteam" oder "Aufgabenzuweisungen" automatisch auffüllen, werden die Rückmeldeperioden ungeachtet des Fixierdatums aktualisiert.
    • Planstruktur sperren
      Gibt an, ob Sie verhindern möchten, dass Manager beim Definieren von Kostenplänen Planstandardwerte ändern können.
    • Gruppierungsattribute
      Gibt die Kategorien für das Entwerfen der Detailstruktur von Einzelposten für Kostenpläne und Leistungspläne an.
  6. Klicken Sie auf
    Speichern
    .