Einrichten von Finanz-Standardeinstellungen, Kostenarten, Lieferanten und WIP-Einstellungen

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Als Finanzmanager erstellen Sie die erforderlichen Standard-Finanzdaten. Diese Standardwerte ermöglichen es den Investitionsmanagern und anderen Geschäftsbenutzern, ihre Finanzmanagement-Aufgaben durchzuführen. Investitionsmanager können Investitionen planen, indem sie die Kosten verfolgen und die entsprechenden Finanztransaktionen verarbeiten. Sie können für ihre Investitionen finanzielle Entscheidungen treffen, denen realen Finanzdaten zugrunde liegen.
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Beispiel: Erstellen von Finanzdaten zum Verarbeiten von Finanztransaktionen und Planen von Investitionskosten
Ein Finanzmanager überwacht die Finanzen für ein neues Projekt zum Upgrade des Personalwesens. Die Initiative umfasst verschiedene Investitionen, die unterschiedlichen Investitionsmanagern in der gesamten Organisation zugewiesen sind. Die Investitionsmanager möchten einzelne Investitionskosten verfolgen und Transaktionen für die gesamte Initiative verarbeiten. Der Finanzmanager erstellt folgende Finanzdaten:
  • Lieferant V1 und V2 für die Nachverfolgung von Hardware und Material.
  • Ein Unternehmensprofil mit aktivierten Finanzeigenschaften.
  • Investitionen, Ressourcen und Rollen mit aktivierten Finanzeigenschaften
  • Eingabetypcodes, um die Sätze für Angestellte von jenen für Auftragnehmer zu unterscheiden
  • Kostenarten, um die Kosten für normale Arbeit von Gemeinkostenzuschlägen zu unterscheiden
Überprüfen der Voraussetzungen
Bevor Sie die erforderlichen Finanzdaten erstellen, stellen Sie sicher, dass Sie folgende Finanzmanagement-Konzepte verstehen:
  • Kostenplanung im Vergleich zu Ist-Aufwand, Zyklen des Geschäftskalenders und Abrechnungszeiträume sowie deren spezifische Definition in Ihrem Unternehmen.
  • Die gewünschten Ergebnisse der verschiedenen Konfigurationen. Nachdem Sie begonnen haben, die konfigurierten Daten zum Erstellen von Instanzdaten zu verwenden, können Sie die Konfiguration nicht ändern. Sie können Abrechnungszeiträume oder Einheiten des organisationsorientierten Strukturplans (OSP) für Abteilung und Standort nicht löschen. Sie können auch keine Finanzklassifikationen löschen, die die Anwendung verwendet.
  • Die gewünschte Einrichtung der Organisationsstruktur mit der Entität sowie die Einheiten des OSP für Standort und Abteilung. Die Organisation ist wichtig, weil beim Verwenden der Anwendung oder Generieren von Berichten die Informationen nach dem gewünschten Ergebnis gruppiert werden.
  • Die Auswirkungen Ihrer Konfigurationen, Klassifizierungen und Definitionen auf den Datenfluss zu integrierten Drittanbieterprodukten und für die Bearbeitung von Rückbelastungen.
  • Die Auswirkungen Ihrer Daten auf die Berechnungen von Kosten bzw. Sätzen auf die Projektseite im Gegensatz zur Finanzseite Ihrer Anwendung. Z. B. Transaktionen, die in WIP (work-in-progress) verbucht wurden.
Stellen Sie sicher, dass Sie folgende Finanzelemente eingerichtet haben:
  • OSP für Standort und Abteilungs sowie OSP-Einheiten
  • Entität
  • Finanzklassen
  • Kosten- und Satzmatrizen
  • Währungen
  • Investitionen (zum Beispiel Projekte, Anwendungen, Assets)
  • Ressource und Rollen
Hinzufügen von Lieferanten
Sie können Ihre Lieferanten definieren, damit Sie Einkäufe zu einem bestimmten Produkt- oder Dienstanbieter zurückverfolgen können. Zum Beispiel können Sie einen Lieferanten verwenden, wenn Sie Transaktionen für Material, Aufwand und Ausstattung/Geräte eingeben. Der Lieferanteneintrag hilft Ihnen dabei, Käufe zu verfolgen, die für Investitionen durchgeführt werden. Beispiele für weitere Verwendungsmöglichkeiten für Lieferanten sind folgende:
  • Belegkopfzeilen
  • Ressourcen- und Unternehmenseigenschaften
  • Integrationen mit Drittanbieterprodukten zum Exportieren von Finanzdaten
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie Verwaltung, und klicken Sie in Finanzen auf Einrichtung.
    Die Finanzorganisationsstruktur wird angezeigt.
  2. Klicken Sie auf "Lieferanten".
  3. Klicken Sie auf Neu.
  4. Füllen Sie die erforderlichen Informationen aus.
  5. Klicken Sie auf Speichern.
Erstellen von Unternehmensprofilen
Sie können Unternehmensprofile erstellen, die bei der Integration mit Abrechnungssystemen von Drittanbietern mit Investitionen verbunden werden, um die Daten zu klassifizieren. Aktivieren Sie die Unternehmensprofile und deren Finanzeigenschaften, um Finanztransaktionen für sie verarbeiten und zu ermitteln, wie sich die Kosten auf Investitionen auswirken.
Definieren Sie die Finanzeigenschaften des Unternehmens, bevor Sie die Rechnungsanschriften festlegen. Sie können mehrere Rechnungsadressen für ein Unternehmen einrichten. Ein Platzhalterprofil für Rechnungsadressen mit ID und Namen des Unternehmens wird standardmäßig erstellt. Sie können das Profil bearbeiten, um die Informationen zur Rechnungsanschrift anzugeben.
Durch die Auswahl eines Finanzstandorts und einer Finanzabteilung für ein Unternehmen werden WIP-Klasse, Investitionsklasse und Unternehmensklasse automatisch mit Standardwerten aufgefüllt. Die Standardwerte werden nur aufgefüllt, wenn Sie diese Werte für die Entität, die mit dem Standort- und Abteilungs-OSP verbunden ist, angegeben haben.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie in "Finanzmanagement" auf "Unternehmen".
  2. Klicken Sie auf Neu.
  3. Füllen Sie die erforderlichen Informationen aus.
  4. Klicken Sie auf Speichern.
  5. Öffnen Sie das Menü " Eigenschaften", und klicken Sie auf "Finanzen".
  6. Füllen Sie die erforderlichen Informationen aus. Die folgenden Felder erfordern eine Erklärung:
    • Finanzstatus
      Gibt den Status des Unternehmensprofils an.
      Werte
      :
      • Aktiv: Sie können Investitionen mit aktivierten Finanzeigenschaften für das Unternehmen erstellen.
      • Inaktiv: Sie können keine Investitionen mit aktivierten Finanzeigenschaften für das Unternehmen erstellen.
      • Keine neuen Geschäftsmöglichkeiten: Für das Unternehmen sind derzeit Investitionen mit aktivierten Finanzeigenschaften vorhanden, doch Sie können keine weiteren Investitionen erstellen.
    • Finanzstandort
      Definiert den Finanzstandort des Unternehmens, der für die Verarbeitung von Finanztransaktionen verwendet wird.
    • Finanzabteilung
      Definiert die Abteilung, die als Besitzer des Unternehmens zugewiesen ist. Der Wert für diese Feldstandardwerte basiert auf dem Wert des Finanzstandorts für das Unternehmen. Wenn Sie diesen Wert ändern, wird der Standortwert möglicherweise ebenfalls geändert.
    • WIP-Klasse
      Definiert die WIP-Klasse (Work-in-Progress), die für die Finanztransaktionskategorie des Unternehmens steht.
    • Investitionsklasse
      Definiert die Investitionsklasse, zu der dieses Unternehmen zugewiesen ist. Der Wert wird verwendet, um Investitionen mit Unternehmensbezug zu kategorisieren.
    • Unternehmensklasse
      Definiert die Unternehmensklasse, zu der dieses Unternehmen zugewiesen ist. Der Wert wird verwendet, um das Unternehmen innerhalb der Organisation zu beschreiben.
    • Geöffnet am
      Gibt das Datum an, an dem die Finanzeigenschaften des Unternehmens aktiviert wurden.
  7. Speichern Sie die Änderungen.
  8. Klicken Sie auf "Rechnungsanschriften", und geben Sie die Daten der Rechnungsanschrift ein.
  9. (Optional) Öffnen Sie das Menü " Eigenschaften", und klicken Sie auf "Weitere Angaben".
    Die ergänzenden Unternehmenseigenschaften werden angezeigt.
  10. Füllen Sie die erforderlichen Informationen aus. Sie können die Internetadresse des Unternehmens, das Tickersymbol und den Account Manager eingeben. Die folgenden Felder erfordern eine Erklärung:
    • Externe ID
      Definiert die externe ID für das Unternehmen. Diese ID kann mit einer System-ID Ihres Unternehmens verbunden sein.
    • Bewertung
      Definiert die Bewertung, die für das Unternehmen verwendet werden soll.
      Werte
      : "Hoch", "Mittel", "Niedrig"
    • Branchencode
      Definiert den SIC-Code (Standard Industrial Classification/amtliche Systematik der Betriebsstätten) des Unternehmens.
    • Geschäftsbereich
      Definiert die Filiale, wenn es sich beim Unternehmen um eine Filiale einer Mutter- oder Partnerfirma handelt.
    • Branche
      Gibt die Branche an, die mit dem Unternehmen verbunden ist.
      Werte
      : Konsumgüter, Bildung, Finanzen, Regierung, Gesundheitswesen, Fertigung, Andere, Anderer Dienst, Technologie
    • -Eigentumsverhältnisse
      Definiert den Typ der Eigentumsverhältnisse des Unternehmens.
      Werte
      : Kapitalgesellschaft, Offene Handelsgesellschaft, Gesellschaft mit beschränkter Haftung, Kommanditgesellschaft, Alleinbesitzer
    • Ticker-Symbol
      Definiert das Symbol, das das Unternehmen auf der Börse verwendet.
    • Empfehlungsquelle
      Definiert den Namen und die Kontaktinformationen der Person, die das Unternehmen empfohlen hat.
  11. Speichern Sie Ihre Änderungen.
Erstellen von Eingabetypcodes
Erstellen Sie Eingabetypcodes, um folgende Finanzziele zu erreichen:
  • Klassifizieren Sie die Ressourcen, die für Berichterstellungszwecke zu Investitionen zugewiesen sind.
  • Bestimmen Sie, ob eine Transaktion verrechenbar ist.
  • Unterscheiden Sie Kosten und Sätze basierend auf der Art der Arbeit, die von den Ressourcen ausgeführt wird. Zum Beispiel gelten für detaillierte Finanztransaktionen in WIP unterschiedliche Sätze für normale Arbeit und Überstunden.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie "Verwaltung", und klicken Sie in "Projektmanagement" auf "Eingabetypcodes".
  2. Klicken Sie auf Neu.
  3. Füllen Sie die erforderlichen Informationen aus. Die folgenden Felder erfordern eine Erklärung:
    • Verrechenbar
      Gibt an, ob der Eingabetypcode in verrechenbaren Berechnungen verwendet werden kann. Verrechenbare Codes werden für die Verarbeitung von Finanztransaktionen und in der Finanzplanung für die Nachverfolgung des gebuchten Ist-Aufwands verwendet.
  4. Speichern Sie die Änderungen.
Erstellen von Kostenarten
Erstellen Sie Kostenarten, um folgende Finanzziele zu erreichen:
  • Verarbeiten Sie Finanztransaktionen und Zeitformulare.
  • Unterstützung der Finanzplanung für Investitionen.
  • Unterscheiden Sie Kosten und Sätze nach der Art der Arbeit, die für Investitionen ausgeführt wird (zumeist Projekte).
Sie können Kostenarten verwenden, um die Art der Arbeit zu definieren, die mit Investitionen verbunden ist. Verwenden Sie Kostenarten, um zum Beispiel die Ist-Kosten von Urlaubs- und Krankheitstagen zu berechnen. Es werden detaillierte Finanztransaktionen in WIP verbucht.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie "Verwaltung", und klicken Sie in "Projektmanagement" auf "Kostenarten".
  2. Klicken Sie auf Neu.
  3. Füllen Sie die erforderlichen Informationen aus. Das folgende Feld erfordert eine Erklärung:
    • Für Zeiteintrag geöffnet
      Gibt an, ob die Ressource Zeitformulare verwenden kann, um die Zeit festzuhalten, die für sie Aufgabenzuweisungen verwendet. Wenn die Kostenart gelöscht wurde, können Sie sie nicht für Investitionen, Zeiteinträge oder Finanztransaktionen auswählen.
      Standard
      : Aktiviert
  4. Speichern Sie die Änderungen.
Wenn die Projektmanagementeinstellung
Investitionsspezifische Kostenarten aktivieren
ausgewählt wird, sehen Sie ein zusätzliches Feld
Investitionsname
. In diesem Feld können Sie ein Projekt durchsuchen und auswählen. Die neue Kostenart wird nur in diesem Projekt zur Verfolgung von Zeiteinträgen und Finanztransaktionen verwendet.
Festlegen von Systemstandards
Sie können Standardwerte auf Systemebene für Finanzklassen, Kosten- und Satzmatrizen und andere Finanzmanagementeinstellungen festlegen. Die Systemstandards helfen dabei, die Einrichtung von Finanzen in folgenden Situationen zu vereinfachen:
  • Die Arbeitsarten sind nur geringen Schwankungen unterworfen.
  • Es gelten standardmäßige Kosten und Sätze für alle Investitionen.
Sie können die Systemstandards auf Entitätsebene oder Investitionsebene überschreiben. Die Standardwerte auf Investitionsebene haben Vorrang vor Entitäts- oder Systemstandards.
Die Systemstandards werden angewendet, wenn bei niedrigeren Ebenen der Finanzhierarchie, wie z. B. Investitionen oder Ressourcen, Konfigurationen fehlen. Zum Beispiel haben Sie für ein Projekt keine Matrix konfiguriert. In diesem Fall verwendet die Software die Matrix, die in "Projekttransaktionseintrag - Standardwerte" definiert ist.
Wenn Sie bereits eine Standardentität in den Entitätseigenschaften definiert haben, wird automatisch ein Wert in "Finanzmanagement - Standardeinstellungen" aufgefüllt. Alternativ können Sie auf der Seite "Standardwerte" eine neue Standardentität suchen und auswählen. Wenn Sie die vorhandene Entität mit einem neuen Wert überschreiben, wird die neu ausgewählte Entität als Standardentität festgelegt. Umgekehrt kann das Festlegen dieser Standardentität rückgängig gemacht werden, und Sie können eine neue Standardentität aus den Entitätseigenschaften auswählen. Das Feld "Entität" ist kein erforderliches Feld. Wenn Sie jedoch keine Standardentität festlegen, wirkt sich dies auf die Ressourcenmanagement-Funktion in
"Neue Benutzererfahrung"
aus.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie "Verwaltung", und klicken Sie im Menü "Finanzen" auf "Einrichtung".
    Die Seite "Finanzorganisationsstruktur" wird angezeigt.
  2. Klicken Sie auf die Verknüpfung "Standardwerte".
    Die Seite "Finanzmanagement - Standardeinstellungen" wird angezeigt.
     
     
  3. Wählen Sie im Bereich
    Dateiverwaltung
    die Standardwerte aus, die für Entität, Standort, Abteilung und Finanzklassen verwendet werden sollen.
  4. Klicken Sie im Bereich "Projekt" auf die Verknüpfung "Projekttransaktionseintrag - Standardwerte".
    Die Seite "Transaktionseintrag" wird geöffnet.
  5. Füllen Sie im Bereich "Arbeit" die folgenden Felder aus:
    • Satzquelle
      Definiert die Standardmatrix, die verwendet wird, um den verrechenbaren Satz für Arbeit zu bestimmen.
    • Kostenquelle
      Definiert die Standardmatrix, die verwendet wird, um die Arbeitskosten zu bestimmen.
    • Quellstandort
      Definiert den standardmäßigen Quellstandort, der herangezogen wird, wenn eine Matrix für die Anwendung von Sätzen und Kosten verwendet wird.
      Die Quelle ist entweder der Mitarbeiter (d. h. die Ressource) oder der Investitionsstandort, der auf dem zugeordneten Standort-OSP basiert. Wenn der standardmäßige Quellstandort auf Entitätsebene festgelegt ist, verwendet das System die Entitätseinstellung, um den Quellstandort zu bestimmen. Der Standort, der in den WIP-Einstellungen definiert ist, wird auch verwendet, um den Quellstandort zu bestimmen.
    • Wechselkurstyp
      Definiert für alle Investitionen im System den standardmäßigen Wechselkurstyp für Arbeit, der auf aktiven Währungen basiert.
      Werte
      :
      • Durchschnitt. Der kombinierte, abgeleitete Kurs für einen Zeitraum: wöchentlich, monatlich oder quartalsweise.
      • Kassawechselkurs. Der variable Kurs, der sich häufig ändert, zum Beispiel täglich.
      • Fest. Der Festkurs, der sich innerhalb eines definierten Zeitraums nicht ändert.
  6. Füllen Sie in den Bereichen "Material", "Ausstattung/Geräte" und "Aufwand" folgende Felder aus:
    • Satzquelle
      Definiert die Standardmatrizen, die verwendet werden, um den verrechenbaren Satz für Material, Ausstattung/Geräte und entstandenen Aufwand zu ermitteln.
    • Quellstandort
      Zeigt an, dass es sich bei der standardmäßigen Quellstandort-OSP-Einheit, die herangezogen wird, wenn eine Matrix für die Anwendung von Sätzen und Kosten verwendet wird, um den Investitionsstandort handelt.
    • Wechselkurstyp
      Definiert den standardmäßigen Wechselkurstyp, der auf aktiven Währungen für alle Investitionen im System basiert.
  7. Klicken Sie auf Speichern und zurückkehren.
  8. Füllen Sie im Bereich "Allgemein" die folgenden Felder aus, um standardmäßige Finanzkennzahlen festzulegen. Solche Sätze sind bei der Berechnung der Finanzkennzahlen der Investitionen, zum Beispiel Kapitalwert, GKR, IZF, modifizierter IZF, Rückerstattungszeitraum und Kostendeckungsdatum, hilfreich. Sie können die angegebenen Standardsätze auf Investitionsebene überschreiben.
    • Jährl. Gesamtkapitalkosten (%)
      Legt den Jahressatz fest, der für die Berechnung der Gesamtkapitalkosten einer Investition verwendet wird.
    • Jährlicher Wiederanlagesatz %
      Legt den Jahreszinssatz fest, der verwendet wird, um positive Erträge für neue Investitionen einzusetzen.
    • Nichtarbeitsressourcen/-rollen in Kostenplanauffüllung ignorieren
      Gibt an, ob Teamzuordnung oder zugewiesener Restaufwand für Nichtarbeitsressourcen und -rollen beim automatischen Auffüllen von Kostenplänen übersprungen wird. Ein Beispiel ist "Aus Investitionsteam auffüllen". Wenn diese Option deaktiviert ist, werden alle Daten für eine Investition in den Kostenplan aufgenommen. Die Option ist standardmäßig deaktiviert.
  9. Speichern Sie die Änderungen.
Angeben von WIP-Einstellungen
Mit WIP-Transaktionen können Sie Transaktionen vor der Fakturierung überprüfen und anpassen. WIP-Transaktionen fügen Ist-Aufwand zu den Kostenplänen hinzu. Die Investitionsmanager verwenden die aktuellsten Daten der Kostenpläne, um Geschäftsentscheidungen zu treffen und sich auf Rückbelastungen vorzubereiten.
Um Finanzdaten in Rückbelastungen, in WIP verbuchten Transaktionen und Kostenplänen zu klassifizieren, geben Sie die WIP-Einstellungen ein. Stellen Sie sicher, dass Sie für Entität, Standort und Abteilung (d. h. Projekt, Kunde oder Mitarbeiter) die gleichen Werte wie in der folgenden Tabelle auswählen.
WIP-Einstellung
Konfigurationsoption 1
Konfigurationsoption 2
Konfigurationsoption 3
Entität
Projektentität
Kundenentität
Mitarbeiterentität
Standort
Projektstandort
Kundenstandort
Mitarbeiterstandort
Abteilung
Projektabteilung
Kundenabteilung
Mitarbeiterabteilung
Wenn die Werte für Entität, Standort und Abteilung nicht mit diesen Angaben übereinstimmen, können die WIP-Transaktionen zu unerwarteten Ergebnissen führen.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie "Verwaltung", und klicken Sie im Menü "Finanzen" auf "WIP-Einstellungen".
  2. Füllen Sie die folgenden Felder aus:
    • Entität
      Definiert die Entität, die bestimmt, wie Finanzdaten in Rückbelastungen, Transaktionen und Kostenplänen klassifiziert werden.
    • Standort
      Definiert den Standort, der bestimmt, wie Finanzdaten in Rückbelastungen, Transaktionen und Kostenplänen klassifiziert werden.
    • Abteilung
      Definiert die Abteilung, die bestimmt, wie Finanzdaten in Rückbelastungen, Transaktionen und Kostenplänen klassifiziert werden.
    • WIP-Fälligkeitsebenen in Tagen
      Definiert die Anzahl von Tagen für die einzelnen WIP-Ebenen. Der Wert wird in der Berichterstellung verwendet, um noch nicht in Rechnung gestellte verrechenbare Transaktionen zu klassifizieren.
  3. Klicken Sie auf Speichern.