Einrichten von Finanzabteilungen

ccppmop157
Finanzabteilungen stehen für Einheiten der Organisationsstruktur Ihres Unternehmens. Sie können eine Abteilung als eines der folgenden Elemente einrichten:
  • IT-Anbieter. Die Abteilung besitzt Investitionen oder Dienste, die von Kundenabteilungen abonniert werden können.
  • IT-Kunde. Die Abteilung abonniert Investitionen oder Dienste, die von einer IT-Anbieterabteilung angeboten werden.
Voraussetzungen
Damit Sie mit Abteilungen arbeiten können, müssen die folgenden Elemente eingerichtet sein:
  • Erstellen Sie eine Entität.
  • (optional) Verbinden Sie die Abteilung mit Standorten.
  • (Optional) Verbinden Sie Ressourcen mit der Abteilung.
  • (Optional) Verbinden Sie Investitionen mit der Abteilung.
Verwalten von Abteilungen und Unterabteilungen
Gehen Sie wie folgt vor:
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Erstellen von Abteilungen
Sie können eine Abteilung erstellen, indem Sie sie benennen, mit einer Entität verbinden und optional eine übergeordnete Abteilung, einen Abteilungsmanager und einen Geschäftsbeziehungsmanager auswählen. Die Abteilungshierarchie wird durch das Auswählen einer übergeordneten Abteilung festgelegt. Die Liste der untergeordneten Abteilungen, die Ihrer Abteilung zugeordnet sind, können Sie im Menü mit den Abteilungseigenschaften einsehen.
Wenn Sie eine Abteilung erstellen, wird basierend auf der ausgewählten Entität und der übergeordneten Abteilung auch eine entsprechende OSP-Einheit erstellt.
Sie können eine Abteilung bearbeiten, nachdem Sie sie erstellt haben. Wenn die Abteilung mit keinem Standort verbunden ist, können Sie sie löschen. Durch das Löschen einer Abteilung werden die zugehörigen Unterabteilungen ebenfalls gelöscht. Um die Liste der Unterabteilungen zu überprüfen, die Ihrer Abteilung zugeordnet sind, öffnen Sie die Abteilung und anschließend das Menü "Eigenschaften", und klicken Sie auf "Unterabteilungen".
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie in "Organisation" auf "Abteilungen".
  2. Klicken Sie auf Neu.
  3. Füllen Sie die erforderlichen Informationen aus. Die folgenden Felder erfordern eine Erklärung:
    • Entität
      Gibt die Entität an, die verwendet wird, um eine Organisationsstruktur und Finanzplanungsstandards mit der Abteilung zu verbinden. Nachdem die Abteilung erstellt wurde, können Sie dieses Feld nicht mehr ändern.
    • Übergeordnete Abteilung
      Gibt die übergeordnete Abteilung an, zu der diese Abteilung gehört. Nur erforderlich, wenn diese Abteilung einer anderen Abteilung untergeordnet ist.
      Beispiel
      : Die Abteilung "Privatkunden-IT" ist der Abteilung "Anwendungsentwicklung" übergeordnet.
    • IT-Kunde
      Wird angezeigt, wenn die Abteilung ein Abonnent für Investitionen oder Dienste ist, die von anderen Abteilungen besessen oder angeboten werden.
    • IT-Anbieter
      Wird angezeigt, wenn die Abteilung Investitionen oder Dienste besitzt, die von Kundenabteilungen abonniert werden können.
    • Abteilungsmanager
      Gibt den Abteilungsmanager an. Dem als Abteilungsmanager ausgewählten Benutzer wird automatisch das Zugriffsrecht
      Abteilung - Bearbeiten
      erteilt.
      Standard
      : Dieses Feld wird mit der Ressourcen-ID des Benutzers, der die Abteilung erstellt hat, aufgefüllt.
    • Geschäftsbeziehungsmanager
      Gibt den Benutzer an, der eine Verbindung zwischen dieser Abteilung und anderen Abteilungen herstellt. Dem als Geschäftsbeziehungsmanager ausgewählten Benutzer wird automatisch das
      Zugriffsrecht Abteilung - Anzeigen
      erteilt.
    • Rechnungsgenehmigung delegieren
      Gibt an, ob die Rechnungsgenehmigung an die Unterabteilungen delegiert werden muss. Wenn diese Option nicht aktiviert ist, können Unterabteilungen in dieser Zweigstelle keine Rechnungen anzeigen oder genehmigen. Alle Kosten werden in der Rechnung für die Abteilung auf oberster Ebene zusammengefasst.
  4. Speichern Sie die Änderungen.
Sie können Abteilungen löschen, wenn die folgenden Bedingungen zutreffen:
  • Die Abteilung wird nicht in der Finanzkosten- /Satzmatrix referenziert.
  • Die Abteilung verfügt über keine (verbuchten oder nicht verbuchten) verbundenen Finanztransaktionen.
  • Der Abteilung ist nicht als Systemstandardwert festgelegt.
  • Die Abteilung wird von keinen Ressourcen mit aktivierten Finanzeigenschaften verwendet.
  • Die Abteilung wird von keinen Projekten mit aktivierten Finanzeigenschaften verwendet.
  • Die Abteilung ist mit keinem Standort verknüpft.
Definieren des Abteilungsbudgets
Sie können budgetierte Kosten und Leistungen für Ihre Abteilung planen und verfolgen. Sie können auch das Anfangs- und Enddatum für das Budget festlegen. Das Geld fließt in diesem Zeitraum kontinuierlich und gleichmäßig.
Hinweis: Die folgenden Finanzkennzahlen sind in den Abteilungseigenschaften nicht standardmäßig verfügbar: Finanzkennzahlen berechnen, Geplanter Kapitalwert, Geplante GKR, Geplante Kostendeckung, Geplanter IZF, Geplanter modifizierter IZF, Geplanter Rückerstattungszeitraum (Monate), Budget-Kapitalwert, Budget-GKR, Budget-Kostendeckung, Budget-IZF, Budget - Modifizierter IZF und Budget-Rückerstattungszeitraum (in Monaten).
Sie können die Ansicht "Abteilungseigenschaften" für das Objekt "Abteilung" so konfigurieren, dass die Finanzkennzahlen angezeigt werden. Weitere Informationen finden Sie unter
Entwicklung mit CA PPM Studio
.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie in "Organisation" auf "Abteilungen".
  2. Klicken Sie auf die Abteilung.
  3. Klicken Sie auf "Eigenschaften", "Budget".
    Die Seite "Budgeteigenschaften" wird angezeigt.
  4. Füllen Sie die folgenden Felder aus, oder überprüfen Sie sie:
    • Währung
      Zeigt die ausgewählte Systemwährung an.
    • Budget entspricht geplanten Werten
      Zeigt an, ob Sie möchten, dass die Budgetkosten und -Leistungen den geplanten Kosten- und Budgetwerten entsprechen. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen deaktivieren, können Sie die Budgetwerte manuell festlegen.
    • Plankosten
      Definiert die geplanten Kosten für die Abteilung. Dieser Wert wird zwischen den Datumsangaben für "Plankosten - Anfang" und "Plankosten - Ende" verteilt.
    • Plankosten - Anfang und Plankosten - Ende
      Gibt das Anfangs- und das Enddatum der Plankosten für die Abteilung an.
    • Planleistung
      Gibt die Gesamtplanleistung an, die die Abteilung erhalten wird.
    • Planleistung - Anfang und Planleistung - Ende
      Gibt das Anfangs- und das Enddatum der Planleistung für die Abteilung an.
    • Budgetkosten
      Definiert die budgetierten Kosten für die Abteilung. Dieser Wert wird zwischen den Datumsangaben für "Budgetkosten - Anfang" und "Budgetkosten - Ende" verteilt.
    • Budgetkosten - Anfang und Budgetkosten - Ende
      Gibt das Anfangs- und das Enddatum der Budgetkosten für die Abteilung an.
    • Budgetierte Leistung
      Gibt die gesamte budgetierte Leistung an, die die Abteilung erhalten wird.
    • Budgetierte Leistungen - Anfang und Budgetierte Leistungen - Ende
      Gibt das Anfangs- und das Enddatum der budgetierten Leistung für die Abteilung an.
  5. Speichern Sie die Änderungen.
Verwalten von Abteilungsstandorten
Sie können eine Abteilung mit mehreren Lokationen verbinden, indem Sie die Abteilung öffnen und auf "Lokationen" klicken. Die Standorte müssen zur selben Entität wie die Abteilung gehören. Sie können diese Lokationen anzeigen und zu einer Abteilung hinzufügen oder aus einer Abteilung entfernen.
Wenn die folgenden Bedingungen für die Abteilung zutreffen, können Sie eine Verbindung zwischen einer Abteilung und einem Standort entfernen:
  • Der Standort und die Abteilung werden von keine Ressourcen verwendet.
  • Der Standort und die Abteilung werden von keine Projekten verwendet.
  • Der Standort und die Abteilung werden von keinen verbuchten oder nicht verbuchten Transaktionen verwendet.
Verwalten von Abteilungsressourcen
Ressourcen werden Mitglieder einer Abteilung, wenn Sie sie auf der Seite "Ressourceneigenschaften" mit einem Abteilungs-OSP verbinden. Eine Ressource kann nur zu einer Abteilung gehören. Der Bedarf einer Abteilung umfasst die folgende Arbeit:
  • Die Gesamtheit der Arbeit, der die Ressourcen in der Abteilung zugeordnet sind.
  • Die Gesamtheit der Arbeit aus dieser Abteilung, der Rollen zugeordnet sind.
"Kapazität" ist die zusammengefasste Verfügbarkeit aller zugeordneten Ressourcen, die Investitionen dieser Abteilung zugeordnet sind.
Ressourcenzuordnung für Abteilungen anzeigen
Sie können den kumulierten Ressourcenbedarf im Vergleich zur Kapazität für die Abteilung und die mit ihr verbundenen Unterabteilungen anzeigen.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie in "Organisation" auf "Abteilungen".
  2. Klicken Sie auf die Abteilung und anschließend auf "Ressourcen".
    Die Seite "Abteilungsressourcen" wird geöffnet.
  3. Überprüfen Sie im Bereich "Abteilungsressourcen-Gesamtsumme" die folgenden Felder:
    • Abteilung
      Zeigt die Abteilung oder dazugehörige Unterabteilungen an. Klicken Sie auf das Ressourcensymbol, um eine Liste der Ressourcen anzuzeigen, die Mitglieder der Abteilung sind oder die Eigenschaften oder Zuordnungen einer Ressource zu bearbeiten. Klicken Sie auf das Rollensymbol einer Abteilung oder Unterabteilung, um die dazugehörigen Rollen anzuzeigen oder die Eigenschaften und Zuordnungen einer Rolle zu bearbeiten.
    • Zuordnung
      Zeigt die kumulierte Verfügbarkeit von Vollzeitmitarbeitern für jede Rückmeldeperiode an.
  4. Zeigen Sie im Bereich "Abteilungsressourcen" die Liste der Ressourcen an, die mit der Abteilung verbunden sind. Klicken Sie auf die Verknüpfung mit einer Ressource, um die Eigenschaften oder Zuordnungen einer einzelnen Ressource anzuzeigen oder zu bearbeiten.
Ressourcenkapazität planen
Sie planen und organisieren die Ressourcenkapazität für Ihre Abteilung und Unterabteilungen folgendermaßen:
  • Erstellen Sie neue, oder verwalten vorhandene Kapazitätsplanungsszenarien.
  • Planen Sie die Kapazität Ihrer Ressourcen basierend auf Auslastung, Zuordnung und Investitionen.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Klicken Sie bei geöffneter Abteilung auf "Ressourcen".
    Die Seite "Abteilungsressourcen" wird geöffnet.
  2. Öffnen Sie das Menü "Szenario", und planen Sie die Ressourcenkapazität mithilfe von Szenarien.
Verwalten von Abteilungsinvestitionen
Wenn Investitionen in den Investitionseigenschaften mit einem Abteilungs-OSP verbunden sind, sind sie mit einer Abteilung verknüpft. Eine Investition kann nur zu einer Abteilung gehören.
Sie können eine Liste aller Investitionen anzeigen, die mit der ausgewählten Abteilung und optional mit Unterabteilungen verbunden sind.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Klicken Sie bei geöffneter Abteilung auf "Investitionen".
    Die Investitionsliste wird angezeigt.
  2. Klicken Sie auf die Verknüpfung zu einer Investition, um die Investition anzuzeigen oder zu bearbeiten.