Ausfüllen der Ressourcenanforderungen

ccppmop157
Weisen Sie Teammitglieder zu Projekten und anderen Investitionen zu, indem Sie eine der folgenden Methoden verwenden:
Direkter Personaleinsatz
oder
Ressourcenanforderungen
. Bei einem direkten Personaleinsatz weist ein Projektmanager Teammitglieder direkt zu Investitionen zu. Der direkte Personaleinsatz funktioniert gut, wenn Projektmanager dazu neigen, ihre eigenen Ressourcen zu steuern. Sie haben Buchungsrechte für die Ressourcen, die sie benötigen, und können ihre Projekte direkt mit Personal besetzen.
Das Überprüfen des Projektpersonaleinsatzes kann auf verschiedene Weise erfolgen. Ein Ressourcenmanager kann Überbuchungen oder Ungleichgewichte zwischen Kapazität und Bedarf ermitteln, indem er die Ressourcenplanungsseiten überprüft, auf denen Probleme beim Personaleinsatz für alle Ressourcen und Projekte hervorgehoben werden. Ressourcenmanager können Rechte für feste Buchungen erhalten. Auch wenn Projektmanager ihren Personaleinsatz planen können (Vormerken), haben Ressourcenmanager das Recht, die einzelnen Teammitglieder zu bestätigen (feste Buchung).
Diese Methode kann auch einen Personaleinsatz mit mehreren Schritten umfassen. Der Projektmanager weist zunächst Rollen zu, richtet andere Personaleinsatzanforderungen ein, und setzt dann den Anforderungsstatus auf
Offen
fest. Ein Ressourcenmanager füllt die Anforderung entweder durch feste Buchung (übergebend) der Ressource aus oder indem die angeforderte Rolle durch eine bestimmte Ressource ersetzt wird.
Bei Anforderungen
fordert
ein Projektmanager Ressourcen an, und ein Ressourcenmanager weist diese den Investitionen zu. Als Projektmanager können Sie einfache oder detaillierte Anforderungen erstellen, um Ressourcen für mehrere Zeiträume anzufordern. Zusätzlich zu der mit direktem Personaleinsatz verbundenen Funktionalität stellen Anforderungen die folgenden Funktionen bereit:
  • Weiterleiten und Benachrichtigen
  • Prüfung und Genehmigungsprozess
  • Verlauf von Personaleinsatzanforderungen und Zuordnungen.
Verwenden Sie als Ressourcenmanager diesen Artikel, um Teammitglieder den Ressourcenanforderungen zuzuordnen.
 
Ressourcenanforderungen
Eine Anforderung ist eine Anfrage zur Ausstattung eines bestimmten Projekts mit Arbeitsressourcen. Der Hauptvorteil von Anforderungen ist die Planbarkeit. Wenn Sie eine Anforderung umgehen und eine Ressource direkt zu einem Projekt zuweisen, gefährden Sie damit möglicherweise Ihr eigenes Projekt. Sie führen die Zuweisung durch, ohne zu wissen, an welchen anderen Projekten die Ressource möglicherweise arbeitet. Daher besteht die Gefahr, dass Sie die Ressource überlasten oder die falsche Ressource zuweisen. Empfänger von Anforderungen sind in der Regel Ressourcenmanager, denen die Auslastung und die Qualifikationen ihrer Ressourcen bekannt sind. Wenn Sie eine Anforderung vorlegen, weisen die Ressourcenmanager den Projekten die geeignetsten Ressourcen zu.
Sie können die Ressourcenanforderung zur Durchführung folgender Aktionen einsetzen:
  • Erstellen maßgeschneiderter Ressourcenanforderungen zur Erfüllung des Bedarfs bestimmter Projekte
  • Durchführen einer Schnellsuche nach Ressourcen, die bestimmte Voraussetzungen an die Anforderungen erfüllen
  • Besprechen einer Anforderung mit ihren Empfängern
Bedenken Sie, dass Anforderungen projektspezifisch sind, was bedeutet, dass Sie keine Anforderungen erstellen können, über die mehrere Projekte gleichzeitig mit Personal ausgestattet werden. Jede Anforderung enthält eine Anfrage für lediglich eine Personaleinsatzanforderung und kann nur für ein Projekt verwendet werden.
Weiterleitungen und Benachrichtigungen für Anforderungen
Wenn eine Anforderung erstellt wurde, wird diese basierend auf folgender Logik an den zuständigen Buchungsmanager weitergeleitet:
  • Wenn ein Standardbuchungsmanager für die Ressource oder die Rolle definiert wurde, wir die Anforderung an diesen Buchungsmanager geleitet. Wenn kein Standardbuchungsmanager definiert ist, wird der Personaleinsatzsanforderungs-OSP mit einer Personaleinsatzrolle kombiniert, um den Buchungsmanager festzulegen.
  • Wenn einer Rolle und einem OSP kein Buchungsmanager zugeordnet ist, durchsucht die Anwendung die Rollenkette des OSP, bis sie auf einen Manager stößt. Rollenkette bezieht sich auf Rollen mit übergeordneten Rollen. Beispielsweise kann die übergeordnete Rolle für "Automatisierungsingenieur" "QA-Ingenieur" sein. Wenn weder über die Rollenkette noch über die OSP-Kette eine Rolle mit einem OSP verknüpft werden kann, wird die Anforderung nicht weitergeleitet.
  • Sowohl der Projektmanager (Ersteller der Anforderung) als auch der Buchungsmanager (Ressourcenmanager) werden über Änderungen am Anforderungsstatus benachrichtigt. Wenn kein Buchungsmanager ausgewählt wird, wird keine Benachrichtigung gesendet.
  • Benutzer mit entsprechenden Zugriffsrechten können die Anforderung in ihrer Liste anzeigen, indem sie nach nicht zugewiesenen Anforderungen filtern.
  • Das Feld "Buchungsmanager" kann jederzeit auf einen anderen Buchungsmanager gesetzt werden. Die Funktion für Änderungen erlaubt es Ressourcenmanagern, die Anforderungen erneut weiterzuleiten.
  • Auf der Seite "Anforderungseigenschaften" wird als Feldwert für "Angefordert von" standardmäßig der Ersteller der Anforderung angezeigt. Wenn Sie nicht der aktuelle Benutzer im Feld "Angefordert von" sind, geben Sie im Feld "Angefordert von" sich selbst ein. Ändern Sie diesen Wert nach Bedarf, insbesondere wenn Ihr Unternehmen eine Routingkette verwendet, die zu mehreren Personen führt.
  • Nur die Benutzer in den Feldern
    Angefordert von
    und
    Buchungsmanager
    erhalten Benachrichtigungen, die zu offenen Anforderungen gehören. Angeforderte und gebuchte Ressourcen werden nicht benachrichtigt. Eine Ressourcenbenachrichtigung erfolgt, wenn die Ressource dem Projekt als ein Teilnehmer hinzugefügt wird. Die Benachrichtigung kann über eine entsprechende Einstellung automatisch erfolgen, wenn die Ressource fest gebucht ist. Wenden Sie sich an den Administrator, um weitere Details zu erhalten.
Die folgende Tabelle enthält die Parteien, die bei Änderungen des Anforderungsstatus benachrichtigt werden:
Änderungen des Anforderungsstatus
Angefordert von
Buchungsmanager
Erstellt
 
 
Von "Neu" zu "Offen"
Benachrichtigt
Benachrichtigt
Von "Offen" zu "Neu"
Benachrichtigt
 
Von "Offen" zu "Vorschlagen"
Benachrichtigt
Benachrichtigt
Von "Vorgeschlagen" zu "Gebucht"
Benachrichtigt
Benachrichtigt
Von "Offen" zu "Buchen"
(wenn keine Anforderungsgenehmigung erforderlich ist)
Benachrichtigt
 
Änderungen an "Buchungsmanager"
Benachrichtigt
Neue und alte Buchungsmanager werden benachrichtigt.
Änderungen an "Angefordert von"
 
 
Geschlossen
Benachrichtigt
Benachrichtigt
Gelöscht
 
 
  • Als Benutzer können Sie das Format für Ihre Anforderungsbenachrichtigung, das Nachrichtenlayout und die Zustellungsmethode unter "Benutzereinstellungen" auf der Seite "Benachrichtigungen" festlegen.
  • Als Administrator können Sie einen automatisierten Prozess einrichten, um die verschiedenen Stages im Lebenszyklus einer Anforderung zu identifizieren. Sie können auch automatisch Benachrichtigungen für jede Phase ausgeben.
Suchen von Ressourcen zum Erfüllen der Rollenanforderungen
Wenn Sie als Ressourcenmanager einer Rollenanforderung erhalten, suchen Sie mindestens eine Ressource, die zu der in der Personaleinsatzanforderung beschriebenen Rolle passt, und schlagen Sie sie vor. Wenn Sie mehrere Ressourcen vorschlagen, müssen Sie die Ressourcen entsprechend zuordnen, damit der angeforderte Betrag unter den Ressourcen aufgeteilt wird. Wenn zum Beispiel eine Ressource für die Dauer einer Woche benötigt wird, schlagen Sie auf die folgende Weise zwei Ressourcen vor:
  • Ressource 1 von Montag bis Mittwoch
  • Ressource 2 von Donnerstag bis Freitag.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie unter "Ressourcenmanagement" auf "Ressourcenanforderungen".
  2. Klicken Sie auf den Namen der Ressourcenanforderung, und klicken Sie dann auf "Ressourcen", oder klicken Sie neben der Anforderung auf das Symbol "Person mit Liste".
  3. Klicken Sie auf Hinzufügen.
    Die Informationen, die auf der Seite "Ressourcen suchen" angezeigt werden, basieren auf den Anforderungen, die in der Personaleinsatzanforderung festgelegt wurden. Sie können die Suchkriterien ändern, um weitere geeignete Ressourcen zu finden.
  4. Wählen Sie eine Ressource aus, und klicken Sie auf "Hinzufügen", um sie auf die Liste der vorgeschlagenen Ressourcen zu setzen.
    Wenn eine Anforderung eine einzelne Ressource hat, wird diese Ressource ausgewählt. Die Ressource ist der vorgeschlagene Kandidat in der Liste zur engeren Auswahl.
  5. Wählen Sie den gewünschten Kandidaten aus, und klicken Sie auf "Hinzufügen".
    Die Seite "Anforderungsressourcen" öffnet sich und zeigt die Seite "Ressourcen" an.
  6. Wenn mehrere Ressourcen zur Anforderung hinzugefügt werden, blenden Sie alle Ressourcen ein, um Ihren berechneten Zuordnungsbetrag zu bearbeiten.
  7. Klicken Sie auf "Vorschlagen".
    Die Seite "Ressourcenanforderungen" wird angezeigt, und der Status der Anforderung wird auf
    Vorgeschlagen
    gesetzt.
Überprüfen von Ressourcenanforderungen
Als Ressourcenmanager können Sie Anforderungen anzeigen, vorschlagen und buchen.
Sie können auch Benachrichtigungen für jede Anforderung erhalten, die Ihnen zugewiesen ist. Benachrichtigungen per E-Mail sowie auf Ihrer Startseite enthalten einen Link zur Seite "Anforderungseigenschaften". Sie können auch die Seite mit den Projektanforderungen verwenden, um Anforderungen anzuzeigen.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie unter "Ressourcenmanagement" auf "Ressourcenanforderungen".
  2. Über den Bereich "Anforderungsfilter" oben auf der Seite "Ressourcenanforderungen" können Sie anhand verschiedener Suchkriterien eine oder mehrere Anforderungen ermitteln. Die Suche kann nach Anforderungsnamen, ID, dazugehörigem Projekt, Status oder Priorität erfolgen. Geben Sie die Suchkriterien im Bereich "Filter" der Seite ein, und klicken Sie auf "Filtern".
  3. Klicken Sie auf die Verknüpfung mit der Anforderung, um die Anforderung zu öffnen und zu bearbeiten. Die Seite enthält die folgenden Registerkarten:
    • Eigenschaften
      Diese Seite gibt die Details an, die der Anforderer der Anforderung eingibt.
    • Ressourcen
      Verwenden Sie diese Seite, um Ressourcen für Ihre Anforderungen zu suchen und hinzuzufügen.
    • Diskussionen
      Auf dieser Seite können Sie Diskussionen über die Anforderung starten oder daran teilnehmen.
    • Prozesse
      Verwenden Sie diese Seite, um Anforderungsprozesse zu erstellen, auszuführen und zu verfolgen.
    • Rückverfolgungspfad
      Verwenden Sie diese Seite, um Änderungen am Anforderungsobjekt zu verfolgen (wenn Anforderungsfelder zur Rückverfolgung aktiviert sind). Wenden Sie sich an den Administrator, um weitere Details zu erhalten.
  4. Je nach Ihren Zugriffsrechten können Sie jedes beliebige verfügbare Feld auf jeder beliebigen Registerkarte ändern.
  5. Klicken Sie auf Speichern und zurückkehren.
Vorschlagen von Zuordnungen zum Erfüllen einer Ressourcenanforderung
Anforderungen für benannte Ressourcen enthalten eine vorgeschlagene Ressource, um Ihnen das Antworten zu erleichtern. Um Anforderungen für genannte Ressourcen zu bearbeiten, öffnen Sie eine Anforderung und bearbeiten Sie sie individuell. Sie können auch mehrere Anforderungen auswählen und sie wieder dem Projektmanager vorschlagen.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie unter "Ressourcenmanagement" auf "Ressourcenanforderungen".
  2. Klicken Sie auf das Personensymbol mit Liste neben einer Anforderung.
  3. Klicken Sie auf "Vorschlagen", um dem Projektmanager die Ressource sowie den angeforderten Zeitraum und Zuordnungsbetrag vorzuschlagen.
    Die Seite "Ressourcenanforderungen" wird angezeigt, und der Status der Anforderung wird auf Vorgeschlagen gesetzt.
  4. So reagieren Sie auf mehrere benannte Anforderungen:
    1. Wählen Sie die Liste mit den benannten Ressourcen aus, und klicken Sie auf "Vorschlagen", um dem Projektmanager die Zuordnung vorzuschlagen.
    2. Bearbeiten Sie die Zuordnungsbeträge für die angeforderten benannten Ressourcen direkt im Raster.
    3. Wählen Sie die Liste mit den benannten Ressourcen aus, und klicken Sie auf "Vorschlagen", um dem Projektmanager die Zuordnung vorzuschlagen.
    Die Seite "Ressourcenanforderungen" wird angezeigt, und der Status der Anforderung wird auf Vorgeschlagen gesetzt.
  5. Bestätigen Sie die Änderungen im Ressourcenhistogramm, in dem auf wöchentlicher Basis angezeigt wird, welcher Anteil durch den Projektmanager angefordert wurde:
    • Der gelbe Teil des Histogramms zeigt die Anzahl der Stunden, während derer die Ressource für das Projekt benötigt wird.
    • Der grüne Teil gibt an, wie viel Zeit sie für andere Projekte benötigt wird.
    • Der rote Teil zeigt an, wo die Ressource überlastet ist.
  6. Wenn die Option "Anforderung - Genehmigung erforderlich" für das Projekt deaktiviert ist (keine Genehmigung durch den Projektmanager erforderlich):
    • Auf der Seite wird anstelle der Schaltfläche "Vorschlagen" die Schaltfläche "Buchen" angezeigt. Klicken Sie auf "Buchen", um die Ressource ohne Genehmigung durch den Projektmanager für das Projekt automatisch fest zu buchen.
    • Wenn Sie nicht über das Zugriffsrecht "Projekt – Bearbeiten" verfügen, wird anstelle der Schaltfläche "Buchen" die Schaltfläche "Vorschlagen" angezeigt. Klicken Sie auf "Vorschlagen", um die Buchung zur Genehmigung vorzulegen, anstatt sie direkt für das Projekt zu buchen. Wenn später Ihr Projektmanager die Seite "Projektteam: Anforderungen" anzeigt, sind die Schaltflächen "Buchen" und "Ablehnen" auf der Seite enthalten.
Reduzieren von Ressourcenzuordnungen
Wenn Sie nach dem Öffnen einer Anforderung zu dem Schluss kommen, dass eine Ressource überlastet ist, können Sie die Zuordnung reduzieren.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie unter "Ressourcenmanagement" auf "Ressourcenanforderungen".
  2. Felder auf dieser Seite bearbeiten.
  3. Um Überlastung zu vermeiden, reduzieren Sie die Zuordnung der Ressource.
  4. Speichern Sie den neuen Zuordnungsbetrag.
    Die gelbe Hintergrundfarbe steht für den neuen Buchungsbetrag für das Projekt. Grün steht für Buchungen für andere Projekte. Rot steht für eine Überlastung und wird nicht mehr angezeigt.
Sie können die folgenden Schritte auch über eine offene Ressource ausführen:
  1. Klicken Sie auf das Eigenschaftssymbol links neben dem Ressourcennamen.
  2. Bearbeiten Sie vorhandene Zuordnungssegmente, und fügen Sie neue Zuordnungssegmente hinzu.
  3. Klicken Sie auf Speichern und zurückkehren.
Teilnehmen an Diskussionen zu Anforderungen
Sie können Meldungen über Anforderungen mit anderen Stakeholdern austauschen.
  • Ein Diskussions-Thread beginnt mit der ersten Antwort, die unter der Ausgangsnachricht angezeigt wird.
  • Darauffolgende Nachrichten werden in absteigender Reihenfolge nach Datum und Uhrzeit sortiert angezeigt.
  • Nur Benutzer mit Zugriff auf die Anforderung können sich an Diskussionen beteiligen.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie unter "Ressourcenmanagement" auf "Ressourcenanforderungen".
  2. Öffnen Sie eine Anforderung.
  3. Klicken Sie auf "Diskussionen".
  4. Klicken Sie auf das Meldungssymbol, oder klicken Sie auf "Erweitern".
    1. Klicken Sie auf "Neu", um eine Diskussion zu starten.
    2. Um auf eine vorhandene Nachricht zu antworten, klicken Sie auf die Betreffzeile der Nachricht.
  5. Füllen Sie die folgenden Felder aus:
    • Betreff
      : Legt den Betreff der Nachricht fest.
    • Meldungstext
      : Definiert den Text der Meldung.
    • Anlagen
      : Klicken Sie auf das Durchsuchungssymbol, um ein Dokument anzufügen.
    • Teilnehmer benachrichtigen
      : Gibt an, ob Diskussionsempfänger eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten sollen, wenn eine neue Nachricht zu ihrer Überprüfung eingegangen ist.
      Standard
      : Aktiviert
    Konfigurieren Sie Ihre Einstellungen für Benachrichtigungen und E-Mails auf der Seite "Benutzereinstellungen: Benachrichtigungen".
  6. Klicken Sie auf "Speichern und zurückkehren", um die Meldung zu senden.
    Ihre Nachricht wird im Bereich "Nachrichten" der Seite "Anforderungsdiskussionen: Nachrichten" angezeigt.
  7. (Optional) Um alle geöffneten Threads auszublenden, klicken Sie auf "Diskussionen".
Anforderungsstatustypen
Das Feld "Status" einer Anforderung befindet sich auf der Seite "Anforderungseigenschaften". Der Anforderungsbesitzer (auch als "Anforderer" bezeichnet) ist die einzige Person, die den Anfangsstatus der Anforderung von
Neu
in einen anderen Status (normalerweise
Offen
) umändern kann. Andere Empfänger können dann den Status ändern.
  • Neu
    Dies ist der Anfangsstatus für alle Anforderungen, bis der Besitzer die Anforderung einreicht oder ihren Status manuell ändert. Wenn Sie möchten, dass ein Buchungsmanager die Anforderung erfüllt, setzen Sie den Status auf
    Offen
    .
  • Offen
    Dieser Status bedeutet, dass die Anforderung aktiv ist und Beachtung und Ausführung erfordert. Der Anforderer, der die Anforderung erstellt, muss den Status auf
    Offen
    setzen. Der Buchungsmanager wird benachrichtigt.
  • Vorgeschlagen
    Der Buchungsmanager schlägt Buchungen zum Erfüllen der Anforderung vor. Der Anforderer wird benachrichtigt. Der Anforderer sieht die vorgeschlagenen Ressourcen durch. Wenn der Anforderer die Ressourcen, die vom Buchungsmanager identifiziert wurden, ablehnt, wird der Anforderungsstatus auf
    Offen
    zurückgesetzt.
    Der Status "Vorgeschlagen" ist verfügbar, wenn Sie über das Zugriffsrecht
    Projekt - Anforderungseintrag-Ressourcen
    anfügen verfügen. Auch ist die Einstellung "Anforderung - Genehmigung erforderlich" erforderlich, um für das Projekt ausgewählt zu werden.
  • Gebucht
    Dieser Status bedeutet, dass ein Projektmanager oder ein Ressourcenmanager die Ressource in der Anforderung akzeptiert (gebucht) hat. Der Anforderungsstatus wird automatisch in "Gebucht" umgeändert, und Anforderer und Buchungsmanager werden benachrichtigt. Der Status "Gebucht" ist verfügbar,
    • Wenn Sie über das Zugriffsrecht
      Projekt - Bearbeiten
      verfügen und eine Anforderungsgenehmigung erforderlich ist.
    • Wenn Sie über das Zugriffsrecht
      Projekt - Ressourcen für Anforderung anfügen
      verfügen und keine Anforderungsgenehmigung erforderlich ist.
  • Geschlossen
    Dieser Status zeigt an, dass keine weitere Arbeit erforderlich ist. Nur der Anforderer kann eine Anforderung schließen. Wenn der Buchungsmanager eine offene Anforderung ablehnt, wechselt der Anforderungsstatus automatisch auf "Geschlossen".
Festlegen eines Standardbuchungsmanagers für Ressourcen
Als für Ressourcen verantwortlicher Manager können Sie für alle Ressourcen und Rollen im System einen standardmäßigen Buchungsmanager definieren. Daher werden Anforderungen ohne jegliche Intervention durch den Projektmanager automatisch zum entsprechenden Ressourcenmanager weitergeleitet.
Die Festlegung des Buchungsmanagers ist optional. Wenn er festgelegt wird, zeigt das Feld "Buchungsmanager" einer Anforderung standardmäßig den Ressourcenmanager an und erscheint auf der Seite für Ressourceneigenschaften. Wenn Sie dieses Feld nicht festlegen, kann der Projektmanager es auf der Anforderungsebene definieren oder leer lassen. Wenn das Feld leer gelassen wird, entscheiden die Zugriffsrechte des verfügbaren Ressourcenmanagers über die Zuordnung zu dieser Anforderung.
Bei Rollen kann der Standardbuchungsmanager über eine Zuordnung zwischen den Rollen und einer OBS-Struktur definiert werden.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie unter Ressourcenmanagement auf Ressourcen.
  2. Klicken Sie auf den Namen einer Ressource, um die Ressourceneigenschaften zu öffnen.
  3. Geben Sie den Buchungsmanager für die Ressource im Abschnitt "Allgemein" an.
  4. Speichern Sie Ihre Änderungen.
Ablehnen einer offenen Ressourcenanforderung
Sie können eine Anforderung aus verschiedenen Gründen ablehnen. Beispielsweise wenn die Auswahl von Ressourcen eingeschränkt wurde oder ihre Verfügbarkeit beschränkt war.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie unter "Ressourcenmanagement" auf "Ressourcenanforderungen".
  2. Klicken Sie auf die Verknüpfung für diese Anforderung.
  3. Setzen Sie den Status auf
    Geschlossen
    , und klicken Sie auf
    Speichern und zurückkehren
    .
  4. (Optional) Geben Sie eine Notiz auf der Diskussions-Seite aus, die den Grund für die Ablehnung der Anforderung erklärt.
Aufheben der Buchung einer Anforderung
Administratoren, Projektmanager und Ressourcenmanager können zusammenarbeiten, um Buchungen von Ressourcenanforderungen aufzuheben.
  • Als Projektmanager reduzieren Sie manchmal den Inhalt und Umfang eines Projekts. Es kommt auch vor, dass eine bestimmte Ressource für einen bestimmten Zeitraum nicht verfügbar ist. Sie können die Buchung von Ressourcen aufheben, die für andere Projekte fest gebucht sind, um ihre nicht gebuchte Zeit zu verwenden. Sie können eine Ressourcenbuchung für ein Projekt vollständig oder teilweise aufheben. Wenn Sie die Buchung einer Ressource aufheben, wird die feste Zuordnung für die Ressource zukünftig entfernt.
  • Als Ressourcenmanager arbeiten Sie mit den Projektmanager zusammen, um Ressourcenbuchungen zu bestätigen und aufzuheben. Rufen Sie Projektmanagern in Erinnerung, dass sie die Buchung einer Rolle oder vorgemerkten Personaleinsatzanforderung nicht aufheben können.
  • Als Administrator konfigurieren Sie die Anwendung für die Unterstützung Ihrer Benutzer. Manager können Buchungen nur aufheben, wenn Sie die Einstellung "Gemischte Buchung zulassen" aktivieren. Gemischte Buchungen unterstützen Abweichungen zwischen geplanten und festen Zuordnungen. Durch das Aufheben einer Ressourcenbuchung wird die feste Zuordnung so zurückgesetzt, dass sie mit der geplanten Zuordnung übereinstimmt. Beispiel: Ein Manager legt eine feste Zuordnung auf 10 Wochen fest, und ändert dann die geplante Zuordnung auf 8 Wochen. Durch den Vorgang "Ressourcenbuchung aufheben" werden zwei Wochen der festen Zuordnung entfernt.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Als Administrator:
    1. Öffnen Sie das Menü "Verwaltung", und wählen Sie unter "Projektmanagement" "Einstellungen" aus.
    2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Gemischte Buchung zulassen", und klicken Sie auf "Speichern".
  2. Als Projektmanager:
    1. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie in "Portfoliomanagement" auf "Projekte".
    2. Öffnen Sie ein Projekt, und klicken Sie auf die Registerkarte Team.
    3. Identifizieren Sie die Daten für bestimmte feste Zuordnung für das Teammitglied, für das Sie die Buchung aufheben möchten. Passen Sie die Segmente "Geplantes Zuordnungsdatum" auf 0 % (oder einen anderen Betrag, der die feste Zuordnung entfernt) an.
    4. Speichern Sie Ihre Änderungen. Der Buchungsstatus für das Teammitglied ändert sich in
      gemischt
      .
    5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für eines oder mehrere Teammitglieder mit einem gemischten Buchungsstatus.
      Sie können keine Rolle oder eine vorgemerkte Personaleinsatzanforderung aufheben.
    6. Klicken Sie auf das Menü "Aktionen", und wählen Sie "Anforderungen erstellen" aus.
    7. Wählen Sie als Anforderungstyp "Ressourcenbuchung aufheben" aus. Wählen Sie Buchungsmanager für die einzelnen Ressourcen aus. Der Standardbuchungsmanager wird automatisch angezeigt.
    8. Klicken Sie auf "Erstellen und Öffnen", um eine
      Öffnen
      -Anforderung zu erstellen. Sie können auch auf "Erstellen" klicken, um Anforderungen mit dem Status
      Neu
      zu erstellen.
    9. Klicken Sie auf das Menü "Team-Registerkarte", und wählen Sie "Anforderungen" aus.
      Die Anforderung wird auf der Seite "Team" des Projekts erstellt. Wenn eine Anforderung eine Anforderung zur Buchungsaufhebung für eine spezifische Ressource umfasst, wird in der Spalte "Buchung aufheben" ein Häkchensymbol angezeigt. Je nach Ihren Berechtigungen und dem internen Prozess können Sie auf die Anforderung klicken und die Buchung der Ressource selbst aufheben. Fahren Sie mit der folgenden Schritte fort, wenn ein separater Ressourcenmanager die Anforderung verarbeitet.
  3. Als Ressourcenmanager:
    1. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie unter "Ressourcenmanagement" auf "Ressourcenanforderungen".
      Wenn eine Anforderung eine Anforderung zur Buchungsaufhebung für eine spezifische Ressource umfasst, wird in der Spalte "Buchung aufheben" ein Häkchensymbol angezeigt. An dieser Stelle können Sie entscheiden, ob Sie die Buchung der Anforderung aufheben oder ablehnen.
    2. Wählen Sie den Link für die Anforderung, für die Sie die Buchung aufheben möchten.
      Die Seite "Anforderungseigenschaften" wird die folgende Meldung angezeigt:
      Diese Anforderung dient nur zum Aufheben von Buchungen.
    3. Klicken Sie auf "Buchung aufheben". Die Anwendung entfernt oder aktualisiert alle zukünftigen festen Zuordnungssegmente, sodass sie mit den geplanten Zuordnungssegmenten übereinstimmen. Sie können nur Buchungen für Datumsbereiche in der Zukunft aufheben. Sie können keine Buchen für Daten in der Vergangenheit aufheben.
    4. Je nach der Menge der aufgehobenen Buchungen kann der Buchungsstatus für das Teammitglied als
      Gemischt
      angezeigt werden. Der Projektmanager kann den Buchungsstatus manuell auf
      Fest
      aktualisieren. Wenn er einem formalen Prozess folgt, kann er auch die Aktion "Commit für feste Zuordnung durchführen" verwenden.
  4. (Optional) Eine Anforderung zum Ersetzen von Ressourcen aktiviert sowohl das Kontrollkästchen "Buchung aufheben" als auch das Kontrollkästchen "Ersetzen" auf der Seite "Anforderungseigenschaften". Mit dieser Art von Anforderung können Sie eine Ersatzressource für die Person auswählen, für die Sie die Buchung aufheben.
    1. Wiederholen Sie die Schritte für einen Projekt-Manager, der in Schritt2 aufgeführt ist. Wählen Sie allerdings dieses Mal "Ressourcen ersetzen" als Anforderungstyp aus.
      Für diese Art von Anforderung wird die Registerkarte "Ressourcen" angezeigt.
    2. Klicken Sie auf die Registerkarte "Ressourcen".
    3. Klicken Sie auf Hinzufügen.
    4. Wenden Sie die Filterkriterien zum Eingrenzen der Suche für ein Ersatzressource an.
    5. Fügen Sie dann die neue Ressource hinzu, um die beste Übereinstimmung mit der Verfügbarkeit der ersetzten Ressource zu erreichen.
    6. Wenn Sie über die erforderlichen Zugriffsrechte verfügen, wird die Schaltfläche "Ersetzen" angezeigt. Klicken Sie auf "Ersetzen", um die Ressource, deren Buchung aufgehoben wurde, durch die neue Ressource zu ersetzen.
    7. Wenn Sie nicht über die erforderlichen Zugriffsrechte verfügen, kann der Projektmanager den vorgeschlagenen Ersatz überprüfen und die Ressource buchen.
  5. Die Software wendet die folgenden Regeln an, wenn Sie Buchungen für Ressourcenanforderungen aufheben:
    1. Die Kurve "Geplante Zuordnung" stellt den gesamten vom Projektmanager angeforderten Zuordnungsanteil für die Ressource dar. Die Kurve der festen Zuordnung stellt den Zuordnungsbetrag dar, den der Ressourcenmanager autorisiert. Der Buchungsstatus für eine Ressource ändert sich, wenn die Zuordnung zwischen den geplanten und festen Zuordnungssegmenten sich unterscheiden.
    2. Wenn Sie die Buchung von Ressourcen aufheben, reduziert die Anwendung den Betrag der übergebenen oder
      festen
      Zuordnung, der die
      geplante
      Zuordnung überschreitet. Die resultierende Anforderung zur Buchungsaufhebung führt eine Subtraktion von der Kurve der festen Zuordnung mit den geplanten Zuordnungssegmenten durch, die geringer sind als die fest gebuchten Zuordnungssegmente.
    3. Wenn Sie den Anforderungstyp "Ressourcen ersetzen" auswählen, wird die Funktion "Buchung aufheben" für die Anforderung automatisch aktiviert. Die Anwendung generiert eine Anforderung mit zwei neuen Eigenschaften (Buchung aufheben = Wahr und Ersetzen = Wahr).
    4. Der Betrag, für den die Buchung aufgehoben wird, ist standardmäßig die feste Zuordnung des Teammitglieds abzüglich der gesamten Zuordnung. Wenn die gesamte Zuordnung der festen Zuordnung gleichkommt oder überschreitet, ist der Buchungsbetrag, der aufgehoben wird, null.
    5. Der Betrag, für den die Buchung aufgehoben wird, wird standardmäßig auf Buchungsaufhebungen ab dem aktuellen Datum gesetzt. Sie können das Datum und den Anforderungsbetrag anpassen, um die Buchung nur teilweise aufzuheben.
    6. Bei direkten Buchungsaufhebungen (die Option "Ersetzen" ist deaktiviert) zeigt die Anwendung keine Ressourcenregisterkarte an. Anstelle der Vorschlagsoption können Sie die Buchung aufheben oder die Anforderung ablehnen. Wenn Sie die Buchung aufheben, wird die Zuordnung von Teammitgliedern ohne Genehmigung des Projektmanagers verringert. Wenn Sie die Anforderung ablehnen, wird die Zuordnung von Teammitgliedern nicht verringert. In beiden Fällen wird der Projektmanager benachrichtigt, und der Anforderungsstatus wird auf
      Gebucht
      gesetzt.
    7. Für das Aufheben einer Ersatzbuchung wird die Registerkarte "Ressource" angezeigt. Sie weisen eine andere Ressource zu, um die ursprüngliche Ressource und die Zuordnung zu ersetzen. Der angeforderte Betrag entspricht der gesamten Zuordnung der vorhandenen Teammitglieder, für die Sie die Buchung aufheben. Das Teammitglied, für das die Buchung aufgehoben wird, wird nicht in der Ressourcenliste angezeigt. Die Buchungsaufhebung ist ein Attribut der Anforderung. Sie können die Anforderung wie eine standardmäßige Anforderung mit Optionen für vorgeschlagen, bevorzugt, akzeptieren und ablehnen ausfüllen. Zusätzlich zur Buchung führt die Anwendung auch die Aufhebung der Buchung durch.
      Wenn Sie über Buchungsberechtigungen verfügen, können Sie die feste Zuordnung des Teammitglieds auf Null setzen, ohne eine Anforderung zu übergeben.
Ändern und erneutes Übergeben von Vorschlägen
Wenn Sie eine Benachrichtigung erhalten, dass der Projektmanager die Ressourcen einer Anforderung ablehnt, können Sie diese ändern und erneut übergeben.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie unter "Ressourcenmanagement" auf "Ressourcenanforderungen".
  2. Klicken Sie auf die Anforderungsverknüpfung.
  3. Klicken Sie auf "Diskussionen", um den Grund für die Zurückweisung zu erfahren.
  4. Wählen Sie die Ressource aus, die am besten zur Anforderung passt, und schlagen Sie diese vor. Löschen Sie die anderen Ressourcen.
    Die Seite "Ressourcenanforderungen" wird angezeigt, und der Status der Anforderung wird auf
    Vorgeschlagen
    gesetzt.
Verwalten von automatisierten Anforderungsprozessen
Der Auslöser für eine Anforderungsbenachrichtigung ist jede vom Benutzer veranlasste Änderung mit Anforderungsstatus. Wenn der Status
neuer
Anforderungen nicht auf
Offen
gesetzt wird, wissen die Empfänger nicht Bescheid und können die neue Anforderung nicht erfüllen.
Sie können Ungewissheiten bei Benachrichtigungen vermeiden, indem Sie einen automatisierten Benachrichtigungsprozess konfigurieren, der die verschiedenen Stages im Lebenszyklus einer Anforderung identifiziert. Ein automatisierter Prozess kann immer dann eine Benachrichtigung ausgeben, wenn ein neues Stage erreicht ist.
Wenn Sie im Rahmen einer Anforderung einen Prozess erstellen, steht dieser nur für diese Anforderung zur Verfügung. Wenn ein Administrator einen globalen Anforderungsprozess erstellt, steht der Prozess allen Anforderungen zur Verfügung. Zur Erstellung eines globalen Prozesses sind globale Zugriffsrechte erforderlich.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie unter "Ressourcenmanagement" auf "Ressourcenanforderungen".
  2. Wählen Sie eine Anforderung aus, und klicken Sie auf die Registerkarte "Prozesse".
    Die Seite "Prozesse" für die Anforderung wird angezeigt. Die Registerkarte "Prozesse" enthält zwei Menüoptionen:
    Verfügbar
    und
    Initiiert
    .
  3. Um laufende Prozessinstanzen anzuzeigen, klicken Sie auf
    Initiiert
    (Standard). Es werden alle Prozessinstanzen angezeigt, deren Ausführung geplant ist oder bereits läuft. Sie können ihren Fortschritt verfolgen.
  4. Um die lokalen Prozesse, die sich nur auf diese Anforderung beziehen, und die globalen Prozesse für alle Anforderungen anzuzeigen, klicken Sie
    Verfügbar
    .
    1. Klicken Sie auf "Neu", um einen neuen Prozess zu definieren.
    2. Speichern Sie Ihre Änderungen.
      Der neue Prozess wird in der Liste der verfügbaren Anforderungsprozesse angezeigt.
  5. Um einen Prozess manuell zu starten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen, und klicken Sie auf "Start".
  6. Um das Objekt für den Anforderungsprozess festzulegen, klicken Sie auf "Verknüpftes Objekt hinzufügen".
Rückverfolgungs-Anforderungen
Auf der Seite "Anforderung - Rückverfolgungspfad" können Sie sehen, ob bestimmte Problemfelder geändert wurden. Sie können auch anzeigen, wer die Änderungen vorgenommen hat. Auf diese Weise können Sie Veränderungen nach Ressource und Datum verfolgen. Ihr Administrator bestimmt, welche Anforderungsfelder Ihnen auf der Seite zur Verfügung stehen.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie unter "Ressourcenmanagement" auf "Ressourcenanforderungen".
  2. Klicken Sie auf eine Anforderung, und klicken Sie dann auf "Rückverfolgung".
  3. Die Liste filtern.
    Die Rückverfolgungsfelder für die Anforderung werden angezeigt.