"Neue Benutzererfahrung": Projektdokumente und -verknüpfungen

ccppmop157
Projektteams können in
"Neue Benutzererfahrung"
von
Clarity PPM
Projektdokumente freigeben und Verknüpfungen organisieren. Projektdokumente sind entscheidend für eine effektive Teamzusammenarbeit und Compliance-Rückverfolgungen. Sie können Richtlinien, Prozeduren, Entwürfe, Anforderungen, Verträge und andere Projektartefakte hoch- und herunterladen. Benutzer können bis zu fünf Dateien mit einer maximalen Größe von jeweils 20 MB hochladen.
2
HID_neue_benutzererfahrung_dokumente_und_verknüpfungen
Die Teammitglieder können unterschiedliche Zusammenarbeits- und Dateifreigabetools wie Microsoft SharePoint bei der Arbeit an ihren Projekten verwenden. Als Projektmanager können Sie interne PPM-Verknüpfungen und externe Verknüpfungen zu anderen Standorten, Dokumenten und Inhalten organisieren. Verwenden Sie die Seite "VERKNÜPFUNGEN" als zentralen Hub für alle internen und externen Projektartefakte, die verwendet werden, um das Projekt zu verwalten.
Mit dem Zugriffsrecht
Projekt – Anzeigen
können Teammitglieder die Verknüpfungen anzeigen und öffnen. Mit dem Zugriffsrecht
Projekt – Bearbeiten
können Teammitglieder die Verknüpfungen auch erstellen, aktualisieren und löschen.
  1. Öffnen Sie ein Projekt, und klicken Sie auf
    VERKNÜPFUNGEN
    .
  2. Klicken Sie auf
    VERKNÜPFUNG HINZUFÜGEN
    , um eine Verknüpfung zu erstellen.
    1. Geben Sie die URL ein oder kopieren und fügen Sie eine gültige URL ein, die mit http://, https:// oder www beginnt.
    2. Geben Sie einen benutzerfreundlichen Verknüpfungsnamen ein, um die Verknüpfung zu kennzeichnen. Die Anwendung versucht auch, ein Symbol oder ein Bild für Ihre URL anzuzeigen.
    3. Drücken Sie die
      EINGABE
      -Taste.
    Die neue Verknüpfung wird im Bereich
    ALLGEMEIN
    angezeigt.
  3. Klicken Sie im Bereich
    ALLGEMEIN
    auf
    VERKNÜPFUNG HINZUFÜGEN
    , und klicken Sie dann auf
    NEUE KATEGORIE
    , um Verknüpfungen unter einem neuen Bereich zu gruppieren.
  4. Wiederholen Sie die oben genannten Schritte, um mindestens eine neue Verknüpfung in der neuen Kategorie zu definieren.
  5. Klicken Sie auf
    Umbenennen
    , um eine Kategorie oder einen Bereich umzubenennen. Ändern Sie den Namen für Ihre neue Kategorie. Nachdem Sie den Namen geändert haben, können Sie Schritt 3 wiederholen, um eine neue Kategorie hinzuzufügen.
  6. Sie können auch diese zusätzlichen Schritte ausführen:
    • Ziehen Sie die Verknüpfungen in den jeweiligen Bereich oder in die jeweilige Kategorie und legen Sie diese dort ab, um Ihre Verknüpfungen zu organisieren.
    • Klicken Sie auf
      Bearbeiten
      , um den Anzeigenamen oder die URL einer Verknüpfung zu bearbeiten.
    • Klicken Sie in der oberen rechten Ecke der Verknüpfung auf
      X Löschen
      , um eine Verknüpfung zu löschen.
    • Wenn Sie alle Verknüpfungen in einem Bereich löschen, wird auch der Bereich entfernt.
Sie können auch Verknüpfungen in einzelnen Aufgaben und an anderen Stellen in PPM (klassisch) hinzufügen. Beim Hinzufügen von "file://"-Protokollverknüpfungen gelten die folgenden Browserbeschränkungen:
  • "File://"-Protokollverknüpfungen werden in
    "Neue Benutzererfahrung"
    nicht unterstützt.
  • "File://"-Protokollverknüpfungen sind nur in Microsoft Edge und, obwohl nur noch von PPM (klassisch) unterstützt, in Internet Explorer 11 zugänglich.
  • "File://"-Protokollverknüpfungen sind in den Browsern Chrome, Firefox und Safari nicht zugänglich.
Da "File://"-Protokollverknüpfungen auf der Seite "Projektverknüpfungen" von PPM (klassisch) definiert werden können, werden sie auf der Seite "Projektverknüpfungen" der neuen Benutzererfahrung angezeigt. Allerdings werden sie nicht unterstützt. Sie funktionierten in den letzten Tests nicht erwartungsgemäß.
Wenn Sie "File://"-Protokollverknüpfungen für Ihre Projekte benötigen, empfehlen wir folgende Vorgehensweise:
  1. Entfernen Sie das Modul "VERKNÜPFUNGEN" aus dem Projekt-Blueprint.
  2. Erstellen Sie ein Kanalmodul, das Benutzer zur Seite "Projektverknüpfungen" von PPM (klassisch) führt.
Da
"Neue Benutzererfahrung"
keine Verknüpfungen auf Aufgabenebene unterstützt, tritt dieses Problems auf dieser Ebene nicht auf.
Konfigurieren von dynamischen Verknüpfungen zu anderen CA PPM-Anwendungsseiten
Sie können mithilfe unterstützter Systemvariablen dynamische Verknüpfungen mit Platzhalterinformationen konfigurieren. Wenn Benutzer auf diese Verknüpfungen klicken, werden die Variablen durch aktuelle Werte ersetzt. Sie können eine einzelne dynamische Verknüpfung hinzufügen, die Benutzer zu bestimmten Seiten mit persönlich angepassten Attributen in der URL weiterleitet. Beispiele hierfür sind Seiten in PPM (klassisch), Microsoft Sharepoint-Websites und andere Inhaltsseiten.
Da die Basis-URLs dynamische Variablen verwenden, können Sie diese URLs kopieren und in mehrere Projekte einfügen. Sie können diese Verknüpfungen auch in Vorlagen einfügen, die mit Blueprints verbunden sind, um Konsistenz in allen Projekten zu erzielen. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Verknüpfung, um die aufgelöste URL anzuzeigen. Im Kanal-Feature sind ähnliche Optionen für dynamische Verknüpfungen verfügbar. Administratoren können bis zu fünf (5) Kanäle definieren, um Geschäftsbenutzern Funktionen für dynamische Verknüpfungen bereitzustellen, ohne die aktuelle Projektseite in "Neue Benutzererfahrung" verlassen zu müssen. Weitere Informationen finden Sie unter "Neue Benutzererfahrung": Konfigurieren von Projekt- und Investitions-Blueprints.
Diese Funktion unterstützt die folgenden Daten für dynamische Verknüpfungen:
Ziel oder Vorgabe der Verknüpfung:
Variable in der URL:
1
Projekt-ID
: Um eine Verknüpfung zu Inhalten für das aktuelle Projekt nach ID zu erstellen, geben Sie die Variable
internalID
ein.
{internalID}
2
Projektcode
: Um eine Verknüpfung zu Inhalten für das aktuelle Projekt nach Code zu erstellen, geben Sie die Variable
code
für die API-Attribut-ID ein.
{code}
3
Benutzer
: Um die Verknüpfung für den aktuellen Benutzer persönlich anzupassen, geben Sie die Variable
userName
ein.
{userName}
4
Projektmanager
: Um eine Verknüpfung zu Inhalten für den aktuellen Projektmanager zu erstellen, geben Sie die Variable
manager
ein.
{manager}
5
Projektname
: Um eine Verknüpfung zu Inhalten für das aktuelle Projekt nach Name zu erstellen, geben Sie die Variable
name
ein.
{name}
Beispiel 1 für eine dynamische Verknüpfung: Verknüpfungen von "Neue Benutzererfahrung" zu PPM (klassisch)
Sie möchten eine einzelne generische Verknüpfung definieren, die Sie in mehreren Projekten verwenden können. Sie möchten, dass die Verknüpfung die aktuelle Projekt-ID erfasst und das Menü "Team" auf der Seite "Rollenkapazität" in PPM (klassisch) öffnet.
  • Das folgende Beispiel zeigt die abstrakte URL, die Sie auf der Seite "Verknüpfungen" des Projekts eingeben können:
http://<ppm_server>/niku/nu#action:projmgr.invRoleCapacity&id=${internalID}
  • Das folgende Beispiel zeigt die feste URL für die anklickbare Live-Verknüpfung, in der die Variable in einen Wert aufgelöst wurde:
http://<ppm_server>/niku/nu#action:projmgr.invRoleCapacity&id=5001234
Beispiel 2 für eine dynamische Verknüpfung: Verknüpfungsparameter verketten oder verknüpfen
Das folgende Beispiel zeigt, wie Sie bestimmte variable Zeichenfolgen in einer URL mit einem kaufmännischen Und (&) verketten können:
http://<my_sharepoint_server>/ProjectManager=${manager}&ProjectCode=${code}
Beispiel 3 für eine dynamische Verknüpfung: Sicherheit basierend auf Benutzerzugriffsrechten
Das folgende Beispiel durchläuft die Schritte, die das Sicherheitsverhalten aufdecken, das gilt, wenn verschiedene Benutzer auf Ihre dynamischen Verknüpfungen klicken.
  1. Als Administrator konfigurieren Sie eine Verknüpfung für das Projekt mit der folgenden dynamischen URL zu einer externen Anwendung:
    http://some.link?id=${internalID}&projectName=${name}
  2. Sie richten zwei Benutzer ein:
    1. PM_user_A
      hat globale Zugriffsrechte zum Anzeigen aller Projekte.
    2. test_user_B
      hat nur Einsichtsrechte auf Instanzebene für Projekt P1.
  3. In diesem Beispiel geht es uns nur um den Zugriff auf die externe Anwendung im Rahmen der folgenden beiden Projekte:
    1. P1
      : internalId 5001084
    2. P2
      : internalId 5001083
  4. Wenn jeder Benutzer auf die gleiche Verknüpfung klickt, überprüft CA PPM ihre globalen und ihre Einsichtsrechte auf Instanzebene für jedes Projekt, bevor Projektdaten zurückgegeben werden.
  • Die abstrakte Verknüpfung für PM_user_A wird für die Projekt-ID und den Projektnamen für beide Projekte in feste Parameterwerte aufgelöst.
  • Die abstrakte Verknüpfung wird nur für test_user_B für das Projekt P1 in feste Parameter aufgelöst. Die Verknüpfung für das Projekt P2 würde keine gültigen Daten für test_user_B zurückgeben. Nur die interne Projekt-ID (5001083) würde, vorausgesetzt, dass dieser Benutzer zu einer Quellseite für dieses Projekt gelangen kann, weitergegeben, aber nicht der Projektname, da dieser Benutzer keine Berechtigungen hat.
Hochladen von Dokumenten
Projektmanager und Teammitglieder können standardmäßig alle mit ihrem Projekt verbundenen Dokumente anzeigen, bearbeiten, hochladen, herunterladen, löschen und Tags hinzufügen. Bestimmte Dokumente haben verschiedene Zugriffe.
  • Nicht-Teammitglieder, die über das Zugriffsrecht
    Projekt - Bearbeiten
    verfügen, können alle Dokumente anzeigen und bearbeiten.
  • Nicht-Teammitglieder, die über das Zugriffsrecht
    Projekt - Anzeigen
    verfügen, können Dokumente anzeigen und herunterladen.
Als Administrator legen Sie die Projektdokumenteinstellungen fest. Legen Sie zum Beispiel das Feld Autorisierte Dateierweiterungen so fest, dass zulässige Dateitypen beschränkt werden. Siehe Konfigurieren von allgemeinen Systemeinstellungen.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie ein Projekt, und klicken Sie auf
    DOKUMENTE
    .
  2. Klicken Sie oben rechts auf
    Hochladen
    , und wählen Sie eine oder mehrere Dateien aus, die von Ihrem Computer oder einem Server hochgeladen werden sollen.
    Die Dateien werden dem Projekt hinzugefügt.
    Sie können keine leeren Dateien hochladen.
  3. Wenn Sie eine andere Datei mit demselben Namen wie ein vorhandenes Dokument hochladen, wählen Sie die Option
    Überschreiben
    oder
    Kopie erstellen
    aus. Beim Überschreiben wird eine vorhandene Datei ersetzt. Beim Erstellen einer Kopie wird ein Duplikat der Datei hochgeladen, und es wird eine fortlaufende Nummer am Ende des Namens angehängt. Die Dateinamen werden z. B. als
    file.doc
    ,
    file(1).doc
    und
    file(2).doc
    angezeigt.
    Die Versionskontrolle wird in "Neue Benutzererfahrung" nicht unterstützt. Wenn für Ihre Umgebung die Versionskontrolle für Dokumente erforderlich ist, dann verwenden Sie
    Clarity PPM
    (klassisch).
Folgende animierte Abbildung zeigt, wie Sie Dokumente hochladen:
 
Die Abbildung zeigt, wie Sie Dokumente hochladen.
 
Anwenden von Tags in Dokumenten
Sie können die Tags für jedes hochgeladene Dokument anwenden. Sie können maximal 30 Zeichen für ein Tag hinzufügen. Die Anwendung schlägt einen oder mehrere übereinstimmende Tags aus der vorhandenen Tag-Liste für das aktuelle Projekt vor.
Ihr aktuelles Browserfenster zeigt möglicherweise nicht alle Tags an. Um alle Tags anzuzeigen, klicken Sie auf das Symbol
Tags anzeigen/bearbeiten
, oder passen Sie den Zoom oder die Breite Ihres Browsers an.
Folgende Abbildung zeigt, wie Sie Tags in einem Dokument anwenden:
Die Abbildung zeigt, wie Sie Tags auf ein Dokument anwenden.
 
Sortieren Ihrer Dokumente
Sortieren Sie Ihre Dokumente, um sie leichter finden zu können. Sie können Ihre Dokumentenliste auf die folgenden vier Weisen sortieren:
  • Name:
    Sortiert Dateien alphabetisch nach Dateinamen
  • Besitzer:
    Sortiert Dateien alphabetisch nach Besitzernamen
  • Geändert:
    Sortiert Dateien nach der letzten Dateiänderung
  • Größe:
    Sortiert Dateien nach Dateigröße
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie das Projekt, und klicken Sie auf die Registerkarte
    Dokumente
    .
  2. Klicken Sie auf die Spalte, die Sie sortieren möchten.
  3. Um die Reihenfolge umzukehren, klicken Sie auf das Nach-oben- oder Nach-unten-Symbol.
Standardmäßig ist die Sortierung auf
Geändert
festgelegt, und es werden die zuletzt hinzugefügten Dateien angezeigt.
Finden von Projektdokumenten
Sie können Dokumente finden, indem Sie nach dem Namen des Dokuments oder nach den zugeordneten Tags suchen. Sie können die Dokumente in den Suchergebnissen auch sortieren, umbenennen, löschen und Tags hinzufügen.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie das Projekt, und klicken Sie auf die Registerkarte
    Dokumente
    .
  2. Geben Sie im Suchfeld den Dokumentennamen oder das verbundene Tag ein.
  3. Klicken Sie auf das Suchsymbol, oder drücken Sie die
    EINGABETASTE
    auf Ihrer Tastatur.
    Sie können das Dokument herunterladen, umbenennen oder sogar löschen.
Wenn Sie im Suchfeld auf das Symbol "Abbrechen" klicken, wird der Speicherort des Ordners auf den Stammordner zurückgesetzt.
Erstellen von Ordnern
Erstellen Sie eine Ordnerstruktur für die Arbeiten Ihres Teams, um sicherzustellen, dass Ihr Team einen einfachen Zugriff auf wichtige Ordner und Dokumente hat. Ordner können entweder eigenständig sein und nur Dateien enthalten, oder als Ordner auf oberster Ebene untergeordnete Ordner enthalten. Sowohl Ordner auf der obersten Ebene als auch Unterordner können Dokumente enthalten. Sie können für einen Ordner der obersten Ebene Unterordner erstellen, die ihrerseits ebenfalls Unterordner enthalten können.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie das Projekt, und klicken Sie auf die Registerkarte
    Dokumente
    .
  2. Klicken Sie auf
    Neuer Ordner
    , um einen neuen Ordner zu erstellen.
  3. Verwenden Sie den Bereich
    Ordner anzeigen
    oder die Breadcrumbs, um alle Ordner anzuzeigen und durch das Ordnerverzeichnis zu navigieren.
Löschen von Dateien oder Ordnern
Beim Löschen eines Dokuments wird die Datei dauerhaft entfernt. Sie können Ihre Dateien nicht aus dem Papierkorb wiederherstellen.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie das Projekt, und klicken Sie auf die Registerkarte
    Dokumente
    .
  2. Navigieren Sie in den entsprechenden Ordner.
  3. Klicken Sie neben der Datei oder dem Ordner, die bzw. den Sie löschen möchten, auf das Symbol für weitere Optionen, und klicken Sie auf
    Löschen
    .