Einrichten einer Finanzkosten- und -satzmatrix

ccppmop1581
Eine Kosten- und Satzfinanzmatrix besteht aus allgemeinen Eigenschaften zur Beschreibung der Matrix und Spalten, die die Kriterien für die Übereinstimmung von Sätzen und Kosten mit Transaktionen identifizieren. Sie können eine Satzmatrix definieren, die in der Verarbeitung von Finanztransaktionen verwendet wird, um Kosten sowie Rechnungs- und Kostensätze zu bestimmen. Sie können Kosten- und Satzmatrizen für Ressourcen des Typs Arbeit, Materialien, Ausstattung/Geräte und Aufwand erstellen.
Sie können Standardmatrizen auf Systemebene, Entitätsebene und Investitionsebene feststellen. Das Produkt sucht Matrizen zunächst auf Investitionsebene, anschließend auf Entitätsebene und zuletzt auf Systemebene. Sie können die standardmäßigen Standorte für Sätze auf Entitäts- oder Systemebene festlegen. Wenn keine Übereinstimmung mit einer Matrix möglich ist, können Sie Kosten und Sätze beim Erstellen einer Transaktion manuell eingeben.
2
Beispiel: Einrichten einer Kosten-/Satzmatrix auf Grundlage der Ressourcenklasse
Das Dokumentenmanagement-Unternehmen erfasst Kosten im Finanzsystem mithilfe der Ressourcenklasse und dem Eingabetypcode der Ressourcen, die ihren Investitionen zugewiesen sind. Das Unternehmen verwendet vier verschiedene Ressourcenklassen, die zu zwei unterschiedlichen Eingabetypcodes zugewiesen sind. Mit den Ressourcenklassen und Eingabetypcodes sind unterschiedliche Kosten verbunden.
Zum Beispiel hat eine verrechenbare Arbeit Ist-Kosten von 100 USD, während einer nicht verrechenbaren Arbeit keine Kosten zugewiesen sind. Die Kosten für Nichtarbeitsressourcenklassen werden mit der Formel 1,00 USD * Menge berechnet.
Um den Anforderungen des Unternehmens zu entsprechen, richtet der Finanzmanager eine Kosten-/Satzmatrix mit fünf Zeilen ein. Eine Zeile stellt jeweils eine Kombination aus Ressourcenklasse (Arbeits- und Nichtarbeitsressourcen) und Eingabetypcode dar. Der Manager füllt die Zeile mit den entsprechenden Kosten auf. Die Matrixzeilen definieren die Kriterien für die Anwendung von Kosten auf Ressourcen zur Transaktionsverarbeitung. Die folgende Tabelle enthält die Zeilen der Matrix:
Anfangsdatum
Enddatum
Ressourcenklasse
Eingabetypcode
Ist-Kosten
1.1.2019
31.12.2019
Arbeit
Verrechenbar
100,00 USD
1.1.2019
31.12.2019
Arbeit
Nicht verrechenbar
0,00 USD
1.1.2019
31.12.2019
Aufwand
*
1,00 USD
1.1.2019
31.12.2019
Materialien
*
1,00 USD
1.1.2019
31.12.2019
Ausstattung/Geräte
*
1,00 USD
Überprüfen der Voraussetzungen
Bevor Sie eine Kosten-/Satzmatrix einrichten, müssen Sie folgende Voraussetzungen erfüllen:
  1. Stellen Sie sicher, dass Sie die folgenden Finanzmanagement-Konzepte verstehen:
    • Kostenplanung im Vergleich zu Ist-Aufwand, Zyklen des Geschäftskalenders und Abrechnungszeiträume sowie deren spezifische Definition in Ihrem Unternehmen.
    • Die gewünschten Ergebnisse der verschiedenen Konfigurationen. Nachdem Sie begonnen haben, die konfigurierten Daten zum Erstellen von Instanzdaten zu verwenden, können Sie die Konfiguration nicht ändern. Sie können z. B. keine OSP-Einheiten für Abrechnungszeiträume, Abteilungen oder Lokationen sowie Finanzklassifikationen, die von der Anwendung eingesetzt werden, löschen.
    • Die gewünschte Einrichtung der Organisationsstruktur mit der Entität sowie die Einheiten des organisationsorientierten Strukturplans (OSP) für Standort und Abteilung. Die Organisation ist wichtig, weil beim Verwenden der Anwendung oder Generieren von Berichten die Informationen nach dem gewünschten Ergebnis gruppiert werden.
    • Die Auswirkungen Ihrer Konfigurationen, Klassifizierungen und Definitionen auf den Datenfluss zu integrierten Drittanbieterprodukten und für die Bearbeitung von Rückbelastungen.
  2. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Finanzentität erstellt und eingerichtet haben. Eine entsprechende Beschreibung finden Sie unter
    So richten Sie eine Finanzentität ein
    .
  3. Stellen Sie sicher, dass Sie zuvor eine Währung eingerichtet haben.
  4. Stellen Sie sicher, dass Sie folgende Informationen erfasst haben. Sie sind für die Planung der Matrix erforderlich:
    1. Entscheiden Sie, ob die Matrix auf Ressourcenrolle, Ressource, Eingabetypcode, Kostenart usw. basiert. Wenn sie auf Investitionen oder Ressourcen basiert, stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Finanzeigenschaften aktiviert sind.
    2. Erstellen Sie eine Namenskonvention für die Matrix.
    3. Überprüfen und aktivieren Sie die Währung, die für die Matrix erforderlich ist.
    4. Legen Sie fest, ob die Matrix als privat gekennzeichnet werden soll. Wenn dies der Fall ist, entscheiden Sie, wer über Zugriffsrechte verfügen muss.
    5. Erstellen Sie Daten, die in der Matrix verwendet werden sollen, vor der Einrichtung der Matrix. Zum Beispiel können Sie die Ressourcenmanagerrolle nicht zur Matrix hinzufügen, wenn sie nicht in "Ressourcenmanagement" hinzugefügt wurde.
    6. (Optional) Richten Sie Codes für Selbstkosten plus prozentualer Aufschlag ein, um sie in der Kosten-/Satzmatrix auf Ist-Kosten oder Standardkosten aufzuschlagen.
Erstellen Sie eine Kosten- und Satzmatrix.
Als Finanzmanager können Sie sicherstellen, dass für alle detaillierten Finanzpläne und Transaktionen standardmäßige Kosten und Sätze gelten. Erstellen Sie eine standardmäßige Kosten-/Satzmatrix, die Standardwerte aus einer zentralen Satzmatrix im Finanzsystem enthält. Diese standardisierten Informationen machen das separate Definieren von Kosten und Sätzen für unterschiedliche Finanzpläne und Transaktionen überflüssig.
Füllen Sie die Matrix mit folgenden Arten von Finanzwerten auf:
  • Plankosten für Investitionen für die Verwendung in detaillierten Finanzplänen.
  • Abrechnungssätze für Finanztransaktionen, die für die Investitionen verarbeitet werden.
Eine Satzmatrix steuert die Satzstruktur, die für alle Ihre Preismodelle gilt. Erstellen Sie je nach Bedarf eine oder mehrere Matrizen. Richten Sie beispielsweise für
externe
und
interne
Projekte jeweils eine Satzmatrix ein. Es wird empfohlen, die Ressourcentypen Arbeit, Material, Ausstattung/Geräte und Aufwand in die Matrix aufzunehmen. Danach können Sie Kosten und Sätze für Arbeits- und Nichtarbeitsressourcen für Kostenplanung und die Verarbeitung von Finanztransaktionen definieren. Darüber hinaus wird die Verwendung von Kostenarten für die Definition von Kosten und Sätzen empfohlen.
Durch das Kopieren einer Kosten- oder Satzmatrix wird eine neue Matrix hinzugefügt, die die bereits definierten Eigenschaften der vorhandenen Matrix verwendet.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Klicken Sie auf
    Verwaltung
    ,
    Finanzen
    ,
    Matrix verwalten
    .
  2. Klicken Sie auf
    Neu
    , und füllen Sie folgende Felder aus:
    • Matrixname
      Geben Sie den eindeutigen Namen zur Kennzeichnung dieser Matrix ein.
    • Matrixtyp
      Der standardmäßige Typ für
      Kosten/Satz
      wird ausgewählt.
    • Matrixstandardwährung
      Definiert die Standardwährung für diese Matrix. Das Feld wird nur angezeigt, wenn mehrere Währungen aktiviert sind.
    • Standort
      Definiert den Standort-OSP, der mit einer Entität verbunden ist. Sätze und Kosten werden nur dann für Transaktionen angewendet, wenn eine Übereinstimmung mit der Investition, Ressource oder dem OSP der Entitätslokation vorliegt. Es empfiehlt sich, dass Sie dieses Feld leer lassen, da eine Eingabe dazu führen kann, dass keine Sätze angewendet werden.
    • Entität
      Definiert die Finanzentität, die der Matrix zugeordnet ist. Sätze und Kosten werden nur dann für Transaktionen angewendet, wenn eine Übereinstimmung mit der Investition, Ressource oder Entität vorliegt. Es empfiehlt sich, dass Sie dieses Feld leer lassen, da eine Eingabe dazu führen kann, dass keine Sätze angewendet werden.
    • Privat
      Gibt an, ob die Matrix für bestimmte Benutzer beschränkt ist.
  3. Klicken Sie auf
    Speichern und fortfahren
    . Gehen Sie zu Schritt 3 im nächsten Vorgang über.
Zuweisen von Spalten zur Matrix
Bestimmen Sie, welche Spalten in der Matrix benötigt werden. Damit beispielsweise Investitionsmanager eine Aufschlüsselung ihrer derzeitigen Kapital- und Betriebsaufwendungen in den Kostenplänen anzeigen können, verwenden Sie "Kostentyp" als Matrixspalte.
Bestimmen Sie die Reihenfolge der Spalten in der Matrix, damit die Transaktion korrekt evaluiert wird. Weisen Sie der Kosten-/Satzmatrix bis zu zehn Spalten zu, um die Bedingungen für die Anwendung von Sätzen festzulegen. Transaktionen werden mithilfe der Matrixspalten verarbeitet, um Sätze und Kosten zu ermitteln.
Die Reihenfolge der Spalten bestimmt die Gewichtung und Filterung der Kosten und Sätze. Bei der Transaktionsverarbeitung werden die Spalten von links nach rechts gelesen. Wenn beispielsweise die erste Spalte "Kunde" ist und die zweite "Projekt", wird die Matrix nur für Projekte verwendet, die mit dem Kunden verbunden sind.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Klicken Sie auf
    Verwaltung
    ,
    Finanzen
    ,
    Matrix verwalten
    .
  2. Wählen Sie in der Spalte
    Matrixname
    eine Matrix aus.
  3. Wählen Sie eine Spalte aus der Liste
    Verfügbar
    mit den verfügbaren Spalten aus, und klicken Sie auf
    Hinzufügen
    .
    Die Spalte oder das Feld wird in der Liste
    Ausgewählt
    angezeigt.
  4. Ändern Sie die Reihenfolge der ausgewählten Spalten, indem Sie sie in der Liste hinauf oder hinunter verschieben. Klicken Sie auf den Nach-Oben- oder Nach-Unten-Pfeil. Hinauf entspricht in der Matrix links, hinunter rechts.
  5. Klicken Sie auf
    Speichern und fortfahren
    . Gehen Sie zu Schritt 3 im nächsten Vorgang über.
Hinzufügen von Zeilen zur Matrix
Stellen Sie die Definition Ihrer Kosten-/Satzmatrix fertig, indem Sie Zeilen mit spezifischen Werten für die Matrixspalten hinzufügen. Wenn Sie beispielsweise "Ressourcenrolle" und "Transaktionsklasse" als Matrixspalten zugewiesen haben, erstellen Sie Zeilen, indem Sie eindeutige Kombinationen aus Rollen und Transaktionsklassen auswählen.
Hinweis
: Stellen Sie sicher, dass alle Matrixzeilen eindeutig sind und sich die Daten nicht überschneiden.
Mit den Matrixzeilen können Sie die Kriterien zum Anwenden von Sätzen und Kosten auf Ressourcen für die Transaktionsverarbeitung definieren. Die in der folgenden Tabelle dargestellten Beispielmatrixzeilen definieren die Kosten und den Satz für die Geschäftsanalystenrolle für zwei verschiedene Transaktionsklassen.
Anfangsdatum
Enddatum
Ressourcenrolle
Transaktionsklasse
Satz
Standardkosten
Ist-Kosten
Währung
1.1.13
31.12.13
Geschäftsanalyst
Mitarbeiter
90
90
100
USD
1.1.13
31.12.13
Geschäftsanalyst
Vertrag
100
100
90
USD
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Klicken Sie auf
    Verwaltung
    ,
    Finanzen
    ,
    Matrix verwalten
    .
  2. Wählen Sie eine Matrix aus.
  3. Klicken Sie auf
    Matrixzeilen bearbeiten
    .
  4. Klicken Sie auf
    Neu
    .
  5. Füllen Sie die beiden erforderlichen Datumsfelder aus:
    • Anfangsdatum
      Definiert den Anfang des gültigen Datumsbereichs für diese Zeile. Für alle Transaktionen, die innerhalb dieses Bereichs verarbeitet werden, gelten die Sätze und Kosten aus dieser Matrix.
    • Enddatum
      Definiert das Ende des gültigen Datumsbereichs für diese Zeile.
  6. Geben Sie Werte für alle Matrixspalten ein, die Sie hinzugefügt haben.
  7. Füllen Sie die folgenden Standardfelder für Ihre Matrixzeilen aus:
    • Satz
      Definiert den Rechnungssatz, der für Transaktionen für die Zeile gilt. Ein Wert von mindestens 0,00 ist erforderlich. Für Ausstattung/Geräte, Materialien und Aufwand entspricht der Satz der Menge. Wenn die Kosten für einen einzelnen Server beispielsweise 1.000,00 USD betragen, beträgt der Satz 1.
    • Standardkosten
      Die Kosten, die standardmäßig mit allen Transaktionen verbunden sind, die den in der Satzmatrix festgelegten Kriterien entsprechen. Dieses Attribut wird in der Regel nicht an anderen Stellen im Produkt verwendet, kann jedoch in der Entwicklung von benutzerdefinierter Kostenberichte eingesetzt verwendet werden.
    • Ist-Kosten
      Definiert die Ist-Kosten, mit Transaktionen verbunden sind, die den in der Matrix festgelegten Kriterien entsprechen. Ist-Kosten können für die Erstellung von benutzerdefinierten Berichten verwendet werden.
    • Währung
      Gibt die Währung für die Zeile in der Matrix an. Dieser Wert kann für die Zeilen in der Matrix unterschiedlich ausfallen und wird zugewiesen, wenn eine übereinstimmende Transaktion vorhanden ist.
      Das Feld wird nur angezeigt, wenn mehrere Währungen aktiviert sind.
    • Code für Selbstkosten plus prozentualer Aufschlag
      Gibt den Code für Selbstkosten plus prozentualem Aufschlag an, der verwendet werden, wenn eine Transaktion mit den in der Matrix festgelegten Kriterien übereinstimmt.
  8. Klicken Sie auf
    Speichern und zurückkehren
    .
Nach Abschluss dieser drei Aufgaben haben Sie erfolgreich eine Kosten-/Satzmatrix eingerichtet. Die Matrix wendet für alle Finanztransaktionen standardmäßige Kosten und Sätze aus einer zentralisierten Kosten-/Satztabelle an.
Erhöhen des Satzes für Kosten/Satzmatrizen
Eine Erhöhung des Satzes Aufschlag wirkt sich auf die gesamte Matrix aus. Damit Sie diese Schritte durchführen können, muss mindestens eine Matrixzeile vorhanden sein.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Klicken Sie auf
    Verwaltung
    ,
    Finanzen
    ,
    Matrix verwalten
    .
  2. Wählen Sie eine Matrix aus.
    Die Registerkarten-Seitengruppe
    Matrixzeilen bearbeiten
    wird angezeigt.
  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für eine Zeile.
  4. Klicken Sie auf
    Satzerhöhung
    .
  5. Ändern Sie einen oder mehrere der folgenden Einträge:
    • Satz (%)
      Definiert den Prozentsatz, um den der Satz für den angegebenen Zeitraum erhöht werden soll.
    • Standardkosten (%)
      Definiert den Prozentsatz, um den die Standardkosten für den angegebenen Zeitraum erhöht werden sollen.
    • Ist-Kosten (%)
      Definiert den Prozentsatz, um den die Ist-Kosten für den angegebenen Zeitraum erhöht werden sollen.
    • Quellanfangsdatum
      Definiert den Anfang des Datumsbereichs, für den sich die Änderung des Satzes auf die Matrixzeilen auswirkt.
    • Quellenddatum
      Definiert das Ende des Datumsbereichs, für den sich die Änderung des Satzes auf die Matrixzeilen auswirkt.
    • Neues Anfangsdatum
      Definiert den Anfang des gültigen Datumsbereichs für die neue Matrixzeile.
    • Neues Enddatum
      Definiert das Ende des gültigen Datumsbereichs für die neue Matrixzeile.
  6. Klicken Sie auf
    Vorschau
    , und testen Sie die Matrix.
Aufheben von Matrixsperren
Wenn Matrizen angezeigt oder geändert werden, werden sie für andere Benutzer für die Anzeige und Bearbeitung gesperrt.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Klicken Sie auf
    Verwaltung
    ,
    Finanzen
    ,
    Matrix verwalten
    .
  2. Klicken Sie auf
    Gesperrte Matrizen
    .
  3. Wählen Sie die Matrix aus, das Sie entsperren möchten.
  4. Klicken Sie auf
    Entsperren
    .