Abschließen, Deaktivieren und Löschen von Projekten und Investitionen

ccppmop158
Führen Sie nach Beendigung des Projektlebenszyklus eine oder mehrere der folgenden Schließungsaktivitäten durch. Als Projektmanager führen Sie Schließungen normalerweise nach abschließenden Rückblicken, Basisplänen und Analysen der verbuchten Ist-Aufwände durch. In einer gültigen Richtlinien Ihrer Organisation ist möglicherweise angegeben, dass inaktive Projekte abgeschlossen, aber für ein Jahr nicht gelöscht werden.
Hinweis
: Die folgenden Vorgehensweisen gelten für Projekte und alle nicht projektbezogenen Investitionen, die standardmäßig verfügbar sind.
Finanzielles Abschließen eines Projekts
Um zu verhindern, dass weitere Ist-Aufwände für ein Projekt gebucht werden, können Sie das Projekt abschließen. Das Abschließen eines Projekts gibt an, dass keine zukünftige Arbeit erlaubt ist. Für dieses Projekt können keine neuen Transaktionen gesammelt werden.
Gehen Sie wie folgt vor
:
  1. Klicken Sie auf
    Startseite
    ,
    Portfoliomanagement
    ,
    Projekte
    .
  2. Öffnen Sie das Projekt.
    1. Stellen Sie sicher, dass für das Projekt kein Restaufwand vorhanden ist.
    2. Verarbeiten Sie alle verbleibenden finanziellen Transaktionen in WIP, und verbuchen Sie alle Ist-Aufwände.
  3. Klicken Sie auf
    Eigenschaften
    ,
    Einstellungen
    .
  4. Erweitern Sie den Abschnitt
    Finanzen
    . Um die Zuweisung weiterer Finanzierungen zu vermeiden, setzen Sie das Feld
    Finanzstatus
    auf
    Geschlossen
    .
  5. Erweitern Sie den Abschnitt
    Zeit und Mitarbeiter
    . Um das Verbuchen von zukünftigen Ist-Aufwänden zu vermeiden, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen
    Für Zeiteintrag geöffnet
    . Wenn Benutzer bereits Ist-Aufwände gebucht und ihre Zeitformulare gespeichert haben, dann werden diese Ist-Aufwände weiterhin verbucht, sobald Zeitformulare genehmigt werden und die Verbuchung ausgeführt wird.
  6. Speichern Sie Ihre Änderungen.
Deaktivieren eines Projekts
Standardmäßig werden nur aktive Projekte auf der Listenseite "Projekte" angezeigt. Deaktivieren Sie das Projekt, um es aus der Liste zu entfernen. Die Anwendung entfernt inaktive Projekte aus vielen Standardansichten, die nur aktive Projekte wie Standardberichte und Portlets anzeigen. Das Projekt wird in der Datenbank beibehalten, und Sie können sie mithilfe der Filterfunktion in die Ansichten einschließen.
Gehen Sie wie folgt vor
:
  1. Klicken Sie auf
    Startseite
    ,
    Portfoliomanagement
    ,
    Projekte
    .
  2. Öffnen Sie das Projekt.
  3. Wählen Sie
    Eigenschaften
    ,
    Einstellungen
    aus.
  4. Deaktivieren Sie im Bereich
    Allgemein
    das Kontrollkästchen
    Aktiv
    .
  5. Speichern Sie Ihre Änderungen.
  6. (Optional) Sie können ein inaktives Projekt erneut aktivieren.
Markieren von Projekten zum Löschen
Sie können ein Projekt nur dann zum Löschen markieren, wenn es inaktiv ist. Zum Löschen markierte Projekte werden weiterhin auf der Seite "Projekte" angezeigt, bis der Auftrag "Delete Investments and Time Reporting Periods" (Investitionen und Rückmeldeperioden löschen) ausgeführt wurde. Nachdem der Auftrag ausgeführt wurde, wird das Projekt aus der Datenbank entfernt.
Sie benötigen die Zugriffsrechte zum
Löschen
für die Projekte und Investitionen, um sie zum Löschen zu markieren.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Klicken Sie auf
    Startseite
    ,
    Portfoliomanagement
    ,
    Projekte
    .
  2. Filtern Sie die Liste nach inaktiven Projekten.
  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben einem Projekt, und klicken Sie auf
    Zum Löschen markieren
    .
  4. Klicken Sie zum Bestätigen auf
    Ja
    .
Vor Version 15.5.1 konnten Sie ein Projekt nicht zum Löschen markieren, wenn es Zeiteinträge oder Finanztransaktionsdaten enthielt. Sie mussten zunächst die Rückmeldeperioden löschen, die den Ist-Aufwand enthalten. Ab Version 15.5.1 können Sie Investitionen mit Zeitformular- oder Finanztransaktionsdaten löschen. Um diese Funktion zu aktivieren, aktivieren Sie auf der Seite
Einstellungen
das Kontrollkästchen
Löschen von markierten Investitionen mit Zeitformular- und Transaktionsdaten erlauben
.
Abbrechen von Projektlöschungen
In folgenden Situationen können Sie die Löschung eines Projekts abbrechen, das zum Löschen markiert wurde:
  • Der Auftrag "Investitionen löschen" wurde noch nicht ausgeführt.
  • Das Projekt bleibt inaktiv und wird weiterhin auf der Listenseite "Projekte" aufgeführt.
Wenn Sie den Löschvorgang abbrechen, wird das Projekt bei Ausführung des Auftrags "Investitionen löschen" nicht gelöscht. Das inaktive Projekt wird weiterhin in der Liste der inaktiven Projekte angezeigt.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Klicken Sie auf
    Startseite
    ,
    Portfoliomanagement
    ,
    Projekte
    .
  2. Filtern Sie die Liste nach inaktiven Projekten.
  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben einem Projekt, und klicken Sie auf
    Löschvorgang abbrechen
    .
  4. Klicken Sie zum Bestätigen auf
    Ja
    .
Um die Liste der inaktiven Projekte und Investitionen anzuzeigen, die zum Löschen markiert wurden, führen Sie die folgenden Schritte aus:
  1. Konfigurieren Sie die Liste, um das Feld "Flag löschen" anzuzeigen.
  2. Filtern oder sortieren Sie die Liste nach dem Feld "Flag löschen", um die Projekte zu überprüfen, die zum Löschen markiert wurden.
Löschen eines Projekts oder einer Investition
Nachdem Sie ein Projekt oder eine andere Investition schließen, deaktivieren und zum Löschen markieren, können Sie es/sie löschen.
Sie benötigen nur das Zugriffsrecht
Auftrag – Ausführen
, um den Auftrag "Investitionen und Rückmeldeperioden löschen" auszuführen. Überprüfen Sie nach der Ausführung des Auftrags die Ausgabe des Auftragsprotokolls, um festzustellen, welche Projekte nicht gelöscht wurden.
Voraussetzungen
Bevor Sie in Version 15.5.1 oder höher eine Investition mit einem Ist-Aufwand als Projekt- oder Finanzmanager löschen, der für die Verwaltung von Investitionen verantwortlich ist, stellen Sie sicher, dass die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:
  • Der Finanzstatus der Investition wird auf
    Geschlossen
    gesetzt, um neue Transaktionen zu verhindern.
  • Der Status der Investition wird auf
    Inaktiv
    gesetzt.
  • Derzeit werden keine Prozessinstanzen für die Investition ausgeführt.
  • Sie haben die Zugriffsrechte für das Abschließen der folgenden Aufgaben:
    • Markieren von Investitionen zum Löschen
    • Führen Sie den Auftrag "Delete Investments and Time Reporting Periods" (Investitionen und Rückmeldeperioden löschen) aus.
  • Die Hierarchiezuordnungen zwischen den übergeordneten und untergeordneten Objekten für die Investition betragen 0 % oder 100 % oder wurden entfernt. Um diese Werte zu überprüfen, führen Sie die folgenden Aufgaben aus:
    1. Öffnen Sie das Projekt.
    2. Klicken Sie auf
      Hierarchie
      ,
      Übergeordnete Objeke
      .
    3. Überprüfen Sie die Zuordnungen über mehrere übergeordnete Objekte hinweg. Stellen Sie sicher, dass nur ein übergeordnetes Objekt zu 100 % und alle anderen zu 0 % zugeordnet sind. Alternativ können Sie die Investition von allen übergeordneten Objekten entfernen, bevor Sie sie löschen.
  • Der Benutzer mit dem Zugriffsrecht zum Ausführen des Auftrags "Delete Investments and Time Reporting Periods" (Investitionen und Rückmeldeperioden) überprüft die zum Löschen markierten Investitionen und Rückmeldeperioden. Ohne eine ordnungsgemäße Governance können Daten, die nicht gelöscht werden sollten, versehentlich gelöscht werden.
  • Wenn Sie die Versionsplanung verwenden, löschen Sie die mit der Investition verknüpften Versionen und Anforderungen.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Konfigurieren Sie die Projektmanagementeinstellung, damit Benutzer Investitionen mit Zeitformular- und Transaktionsdaten zum Löschen markieren können. Weitere Informationen finden Sie unter Definieren von Standardeinstellungen für Projekte.
  2. Markieren Sie die Investitionen zum Löschen. Siehe
    Markieren von Projekten zum Löschen
    in diesem Artikel.
  3. Überprüfen Sie die zum Löschen markierten Rückmeldeperioden und Investitionen. Brechen Sie bei Bedarf den Löschvorgang ab.
  4. Führen Sie den Auftrag "Delete Investments and Time Reporting Periods" (Investitionen und Rückmeldeperioden löschen) aus. Ihr Administrator kann auch die regelmäßige Ausführung dieses Auftrags planen.
    In
    Auftragsverweis
    erhalten Sie weitere Informationen zum Auftrag.
Löschen von Projekten und NPIOs mit einem Ist-Aufwand
In Version 15.5.1 oder höher können Sie Projekte und andere Investitionen löschen, für die ein Ist-Aufwand in Zeitformularen, Transaktionen oder beidem enthalten ist. In der folgenden Tabelle sind die Bedingungen für das Löschen von Investitionen mit einem Ist-Aufwand aufgelistet:
Einstellung für PM-Admin
Investition zum Löschen markieren?
Parameter für den Auftrag "Investitionen löschen"
Investition mit Ist-Aufwand gelöscht?
Aktiviert
Ja
Aktiviert*
Ja
Aktiviert
Ja
Deaktiviert
Nein
Deaktiviert*
Nein
Deaktiviert
Nein
Deaktiviert*
Nein
Aktiviert*
Nein
*Wenn die Einstellung für den Projektmanagement-Admin vor Ausführung des Auftrags deaktiviert wurde, ist die Investition immer noch
nicht
gelöscht, selbst wenn der Auftragsparameter aktiviert ist.
Nach Ausführung des Auftrags "Delete Investments and Time Reporting Periods" (Investitionen und Rückmeldeperioden löschen) werden alle Transaktionseinträge gelöscht. Die Investition (Anwendung, Projekt, Produkt) wird entfernt. Das Auftragsprotokoll zeigt, was gelöscht wurde, zum Beispiel:
REVMGR-20996: Purge Successful. Project Code: 57152PRD_LFES; Transactions Purged=1. 57152PRD_LFES (5002001) has been deleted.
Löschen von investitionsspezifischen Kostenarten
Wenn Sie ein Projekt löschen, entfernt die Anwendung die investitionsspezifische Kostenart aus der Tabelle PRCHARGECODE der Datenbank. Alle Zeilen der Satzmatrix, die die investitionsspezifische Kostenart verwendet haben, werden ebenfalls entfernt.
Investitionsspezifische Kostenarten stehen für Projekte zur Verfügung, nicht jedoch für nicht-projektbezogene Investitionen oder benutzerdefinierte Investitionstypen.
Die folgende Reihenfolge von Schritten fasst den Lebenszyklus einer Kostenart zusammen:
  1. Klicken Sie auf
    Verwaltung
    ,
    Projektmanagement
    ,
    Einstellungen
    , und aktivieren Sie das Kontrollkästchen
    Investitionsspezifische Kostenarten aktivieren
    . Klicken Sie auf
    Speichern
    .
  2. Klicken Sie auf
    Verwaltung
    ,
    Projektmanagement
    ,
    Kostenarten
    , und erstellen Sie Ihre Kostenart. Setzen Sie die Kostenart auf
    Offen
    , sodass sie in der Auswahlliste innerhalb eines Projekts erscheint.
  3. (Optional) Eine weitere Möglichkeit, projektspezifische Kostenarten zu erstellen, besteht darin, das Projekt zu öffnen und auf die Registerkarte
    Projekteigenschaften
    zu klicken. Sie können den Code auf der Unterseite
    Kostenarten
    erstellen.
  4. Wählen Sie ein Projekt im Feld
    Investition
    aus. Sie können diese Kostenart nicht direkt in der Benutzeroberfläche ändern oder löschen.
  5. Klicken Sie auf
    Verwaltung
    ,
    Finanzen
    ,
    Matrix verwalten
    .
    1. Erstellen Sie eine neue Satzmatrix, oder verwenden Sie eine bestehende. Konfigurieren Sie das Feld
      Kostenart
      als eine Spalte.
    2. Fügen Sie eine oder mehrere Satzmatrixzeilen mit dieser investitionsspezifischen Kostenart hinzu.
  6. Aktualisieren Sie die Investition mit dieser Kostenart. Erstellen Sie Zeiteinträge und Finanztransaktionen mit dieser Paarung der Investition und der Kostenart.
  7. Setzen Sie das Feld
    Finanzstatus
    für das Projekt oder die Investition auf
    Offen
    .
  8. Klicken Sie auf
    Startseite
    ,
    Finanzmanagement
    ,
    Transaktionseintrag
    , und erstellen Sie Transaktionen für Ressourcen, die die Kostenart für das Projekt oder die Investition verwenden.
  9. Führen Sie die folgenden Aufträge aus:
    • Auftrag "In WIP verbuchen"
    • Auftrag "Transaktionen in Finanzen verbuchen"
    • Auftrag "Finanzielle Ist-Aufwanddaten importieren"
  10. Bestätigen Sie, dass Sie auf der Seite
    Team
    des Projekts oder der Investition den für diese Transaktionen verbuchten Ist-Aufwand sehen.
  11. Schließen Sie das Projekt, und setzen Sie es auf den Status
    Inaktiv
    .
  12. Markieren Sie das Projekt oder die Investition zum Löschen, und führen Sie den Auftrag "Delete Investments and Time Reporting Periods" (Investitionen und Rückmeldeperioden löschen) aus.
  13. Überprüfen Sie das Auftragsprotokoll auf Nachrichten, die bestätigen, dass diese Kostenart nicht mehr in der Liste der Kostenarten erscheint.
  14. Klicken Sie auf
    Verwaltung
    ,
    Projektmanagement
    ,
    Kostenarten
    , und bestätigen Sie, dass die Kostenart nicht mehr angezeigt wird.
  15. Klicken Sie auf
    Verwaltung
    ,
    Finanzen
    ,
    Matrix verwalten
    , und bestätigen Sie, dass die Kostenart nicht mehr in Zeilen der Satzmatrix erscheint, in denen sie als eine Spalte konfiguriert worden war.