Verwalten der Zeiterfassung für Teammitglieder

ccppmop159
Als
Ressourcenmanager
können Sie die Zeiteinträge der Mitarbeiterressourcen verwalten, die Ihnen unterstellt sind. Als
Projektmanager
können Sie die Zeiterfassung für die Aufgaben Ihres Projekts verwalten.
Ihre Ressourcen verwenden wöchentliche Zeitformulare, um Zeit und Aktivitäten zu verfolgen. Die Ressourcen greifen auf die aktuellen Zeitformulare zu und geben die tatsächliche Zeit ein, die sie für die Aufgaben aufwenden, die zu ihnen zugeordnet sind. Üblicherweise verwenden Sie Stundeneinheiten. Ressourcen machen Zeiteinträge für Zuweisungen wie Projektaufgaben, Vorfälle, indirekte Arbeit sowie Zeit, die sie für andere Aktivitäten verwenden.
Sie können die Projekte und Aufgaben ändern, für die spezifische Ressourcen Zeit eingeben können. Wenn eine Ressource ein Zeitformular zur Genehmigung vorlegt, erhalten Sie eine Aktion, um das Zeitformular zu überprüfen. Sie genehmigen das Zeitformular oder senden es an die Ressource zurück, damit sie Korrekturen vornimmt.
Projektmanager bekommen nur Benachrichtigungen zu Zeitformularen, die Aufgaben aus ihren Projekten enthalten.
Wenn Sie ein Zeitformular genehmigen, wird die Zeit für die Aufgaben als Ist-Aufwand verbucht. Projektmanager können die eingegebene Ist-Zeit mit den Schätzungen vergleichen und den Fortschritt ihrer Projekte überwachen.
Voraussetzungen
  • Sie haben Ressourcen, Projektaufgaben und Aktivitäten konfiguriert.
  • Ressourcen haben die Anwendung konfiguriert, um Benachrichtigungen bei bestimmten Bedingungen zu senden, wie z. B. wenn das Zeitformular überfällig ist.
  • Ressourcen füllen ihre Zeitformulare aus und legen sie vor.
Das folgende Diagramm beschreibt, wie Ressourcen- oder Projektmanager die Zeiteinträge von direkten Mitarbeitern verwalten:
Dieses Bild beschreibt, wie Ressourcen- oder Projektmanager die Zeiteinträge von direkten Mitarbeitern verwalten.
Image describing how a resource or project manager manages the time recording of their direct reports
Gehen Sie wie folgt vor:
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Aktualisieren von Zeitformularberechtigungen
Als Ressourcen- oder Projektmanager passen Sie die Möglichkeiten der Mitarbeiterressourcen für die Zeiterfassung für bestimmte Projekte und Aufgaben kontinuierlich an. Sie ändern die Aufgaben und Projekte, für die Ressourcen Zeiteinträge eingeben können.
Deaktivieren der Zeiteinträge für eine Ressource
Wenn Sie die Option "Zeiteintrag" für eine Ressource deaktivieren, können die Ressourcen die Zeitformularfunktion nicht verwenden. Auch wenn sie die erforderlichen Zugriffsrechte haben, können sie keine Zeitformulare erstellen und bearbeiten. Das System generiert eine Fehlermeldung.
  1. Klicken Sie auf
    Startseite
    ,
    Ressourcenmanagement
    ,
    Ressourcen
    .
  2. Klicken Sie auf den Namen der Ressource.
  3. Klicken Sie auf
    Eigenschaften
    ,
    Einstellungen
    .
  4. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen
    Für Zeiteintrag geöffnet
    .
  5. Klicken Sie auf
    Speichern
    .
Deaktivieren der Zeiteinträge für ein Projekt
Die folgende Vorgehensweise wird auf Projektebene angewendet, und es wird verhindern, dass ein Benutzer Zeiten für das Projekt eingibt.
  1. Klicken Sie auf
    Startseite
    ,
    Portfoliomanagement
    ,
    Projekte
    .
  2. Klicken Sie auf den Namen des Projekts.
  3. Klicken Sie auf
    Eigenschaften
    ,
    Einstellungen
    .
  4. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen
    Für Zeiteintrag geöffnet
    .
  5. Klicken Sie auf
    Speichern
    .
Deaktivieren der Zeiteinträge für ein Projektteam
Die folgende Vorgehensweise wird auf Projektteamebene angewendet und verhindert, dass ein Benutzer Zeiten für eine Ressource oder das Team eingibt.
  1. Klicken Sie auf
    Startseite
    ,
    Portfoliomanagement
    ,
    Projekte
    .
  2. Klicken Sie auf den Namen des Projekts.
  3. Klicken Sie auf die Registerkarte
    Team
    .
  4. Klicken Sie für jede Ressource oder Rolle auf die Zelle
    Für Zeiteintrag geöffnet
    , und wählen Sie
    Nein
    aus.
  5. Klicken Sie auf
    Speichern
    .
Deaktivieren der Zeiteinträge für eine Aufgabe
  1. Klicken Sie auf
    Startseite
    ,
    Portfoliomanagement
    ,
    Projekte
    .
  2. Klicken Sie auf den Namen des Projekts.
  3. Klicken Sie auf
    Aufgaben
    , um die Aufgabenliste anzuzeigen.
  4. Klicken Sie auf den Namen der Aufgabe.
  5. Klicken Sie auf
    Eigenschaften
    ,
    Einstellungen
    .
  6. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen
    Für Zeiteintrag geöffnet
    .
  7. Klicken Sie auf
    Speichern
    .
Benachrichtigen von Ressourcen bei überfälligen Zeitformularen
Ressourcen legen Zeitformulare üblicherweise auf einer wöchentlichen Basis in einem Zeitrahmen vor, der es Managern ermöglicht, sie zu überprüfen und zu genehmigen. Wenn ein Mitarbeiter sein Zeitformular nicht pünktlich vorlegt, können Sie ihm eine Benachrichtigung senden.
Wenn Sie Ressourcen benachrichtigen, erhalten sie auf folgender Weise eine Benachrichtigung, je nachdem, wie die Benachrichtigungen eingestellt sind:
  • Ein Hinweis
  • Eine E-Mail im Posteingang
  • Eine Textnachricht auf ihrem Telefon, basierend auf einer gültigen Telefonnummer im Ressourcenprofil
Unter finden Sie weitere Informationen darüber, wie Ressourcen die Zustellung von Systembenachrichtigungen einstellen können.
Der Text für die Benachrichtigung basiert auf der Benachrichtigungsvorlage "Zeitformular überfällig", die im Verwaltungstool verfügbar ist.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie das Zeitformular für die Ressource.
    Die Seite "Zeitformular" wird geöffnet.
  2. Klicken Sie auf "Benachrichtigen".
    Dem Mitarbeiter wird eine "Zeitformular überfällig"-Benachrichtigung gesendet.
Bearbeiten der vorgelegten Zeitformulare
Wenn eine Ressource ein Zeitformular vorlegt, erhalten Sie eine Benachrichtigung zur Überprüfung des Zeitformulars. Als Projekt- oder Ressourcenmanager überprüfen und genehmigen Sie die Zeit, die für Projektaufgaben und andere Aufgaben eingegeben wird.
Projektmanager bekommen nur dann Benachrichtigungen zu vorgelegten Zeitformularen, wenn das Zeitformular Elemente enthält, mit denen sie verbunden sind. Benachrichtigungen werden an Benutzer verschickt, die über Zugriffsrechte für
Ressourcen-Zeitformular – Genehmigung
auf der Instanzebene verfügen. Für Benutzer mit globalen Zugriffsrechten für Genehmigungen wird keine Benachrichtigung verschickt. Diese Richtlinie verhindert, dass der Benutzer zu viele unerwünschte E-Mails erhält.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie in "Persönlich" auf "Zeitformulare".
  2. Filtern Sie nach vorgelegten Zeitformularen.
  3. Öffnen Sie das Zeitformular, das Sie verarbeiten möchten.
  4. (Optional) Klicken Sie auf das Symbol "Zeitformularnotizen", um Notizen für einzelne Einträge oder für das gesamte Zeitformular hinzuzufügen oder zu bearbeiten.
  5. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Genehmigen
      : Das Zeitformular wird genehmigt, und die Zeit, die für die einzelnen Aufgaben aufgezeichnet wird, wird zum Ist-Aufwand der jeweiligen Aufgabe hinzugefügt.
    • Zeitformular zurücksenden
      :
      PPM (klassisch)
      sendet das Zeitformular für Korrekturen zurück und teilt der Ressource mit, dass das Zeitformular zurückgesendet wurde.
Wiederherstellen von standardmäßigen Zeitformulareinstellungen
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Klicken Sie auf
    Verwaltung
    ,
    Projektmanagement
    ,
    Zeitformularoptionen
    .
    Die Seite "Zeitformularoptionen" wird angezeigt.
  2. Klicken Sie auf
    Standardwerte wiederherstellen
    .
  3. Klicken Sie zur Bestätigung auf
    Ja
    .
    Die Seite "Zeitformularoptionen" wird angezeigt.
  4. Speichern Sie die Änderungen.