Erstellen von Projekten auf der Basis von Projektvorlagen

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Sie können Projekte aus Projektvorlagen erstellen, denen standardmäßige, auf einem Projekttyp basierte Aufgaben und Rollenzuweisungen zugrunde liegen. Vorlagen tragen beim Erstellen von Projekten zu Konsistenz und Effizienz bei. Verwenden Sie eine Projektvorlage, um die Inhalte der Vorlage in ein neues Projekt zu kopieren, anstatt ein komplett neues Projekt zu erstellen. Sie können die allgemeinen Schätzwerte für die Projektarbeit auch skalieren und budgetieren. Für die Skalierung müssen Sie einen angegebenen Prozentsatz verwenden, anstatt die vorhandenen Inhalte eines Vorlageprojekts zu kopieren. Sämtliche Informationen des neuen Projekts, die aus der Vorlage kopiert wurden, sind veränderbar.
Sie können Projektvorlagen ändern, um Sie an den Bedarf Ihrer Organisation anzupassen. Sie können die Vorlagen auch vervielfältigen, um für die einzelnen Projekttypen neue Vorlagen zu erstellen.
Verwenden von Projektvorlagen mit Prozessen
Projektvorlagen können über zugeordnete Prozesse verfügen. Wenn Sie ein Projekt unter Verwendung einer Vorlage mit zugeordneten Prozessen erstellen, hat dies Auswirkungen auf das Kopierverhalten. Damit Mitarbeiter und PSP in das neue Projekt kopiert werden, stellen Sie sicher, dass Ihr Vorlageprozess die folgenden Systemaktionen enthält:
  • Kopieren des PSP aus der Vorlage. Die Systemaktion kopiert die PSP-Aufgaben und alle Mitarbeiter, die diesen Aufgaben zugewiesen sind. Mitarbeiter müssen PSP-Aufgaben zugewiesen sein, um kopiert zu werden. Wenn Sie einen Vorlageprozess verwenden, verwenden Sie diese Systemaktion zum Kopieren der PSP-Aufgaben und aller zugewiesenen Mitarbeiter aus der Vorlage.
  • Kopieren von Mitarbeitern aus der Vorlage. Alle Mitarbeiter werden unabhängig von Zuweisungen zu PSP-Aufgaben aus der Vorlage kopiert. Wenn Sie einen Vorlageprozess verwenden, verwenden Sie diese Systemaktion zum Kopieren aller Mitarbeiter aus der Vorlage unabhängig davon, ob sie zu Aufgaben zugewiesen sind.
Kennzeichnen von Projekten als Vorlagen
Um die Projekterstellung effizienter zu gestalten, können Sie als Projektbesitzer ein Projekt als Projektvorlage festlegen. Verwenden Sie diese Vorlage, um neue Projekte zu erstellen. Um ein Projekt als Projektvorlage festzulegen, stellen Sie zunächst sicher, dass die folgenden Bedingungen erfüllt sind:
  • Das Projekt enthält keine Zeiteinträge mit einem Wert, der größer als null ist.
  • Die Finanzeigenschaften des Projekts sind deaktiviert.
  • Das Projekt ist keinen (verbuchten oder nicht verbuchten) Transaktionen zugeordnet.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie das Projekt.
  2. Füllen Sie das folgende Feld aus:
    • Vorlage
      Gibt an, dass das Projekt als Vorlage für die Erstellung weiterer Projekte verwendet werden soll.
      Standard
      : Deaktiviert
      Erforderlich
      : Nein
      Aktivieren Sie das Kontrollkästchen.
  3. Speichern Sie die Änderungen.
Auffüllen von Projekten aus einer Vorlage
Um ein neues Projekt aufzufüllen, kopieren Sie die Informationen aus einer vorhandenen Vorlage. Sie können z. B. die folgenden Informationen kopieren:
  • Aufgaben und Restaufwand
  • Mitarbeiterzuweisungen
  • Kosten- und Leistungspläne
Wenn Sie ein Projekt oder nur Aufgaben aus einer Vorlage in
Classic PPM
kopieren, werden alle Projektverknüpfungen, Farben des Projektbanners und To-do-Einträge für Aufgaben ebenfalls kopiert. Sie können Projektverknüpfungen in
Classic PPM
oder in der neuen Benutzeroberfläche anzeigen. To-do-Einträge für Aufgaben und Bannerfarben sind nur in
Clarity
sichtbar. Weitere Informationen finden Sie unter
Clarity
: Projektphasen, Meilensteine, Aufgaben und To-do-Einträge
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie das Projekt.
  2. Öffnen Sie rechts oben auf der Seite das Menü "Aktionen", und klicken Sie auf "Projekt von Vorlage kopieren".
    Die Seite "Projektvorlage auswählen" wird geöffnet.
  3. Aktivieren Sie die Schaltfläche neben der Projektvorlage, und klicken Sie auf "Nächste Ansicht".
    Die Seite "Vorlageoptionen kopieren" wird angezeigt.
  4. Füllen Sie die folgenden Felder aus:
    • Vorlagenname
      Zeigt den Namen der Projektvorlage an, deren Daten zum Auffüllen des neuen Projekts verwendet werden. Verwenden Sie eine Vorlage, um ein Projekt mit den folgenden Arten von vordefinierten Informationen zu erstellen:
      • Projektrollen
      • Projektstrukturplan
      • Finanzpläne
      • Projektdokumente
      Mithilfe einer Vorlage können Sie Projekte mit gemeinsamen Elementen in der gesamten Organisation implementieren.
    • Arbeit anpassen um
      Definiert den Prozentsatz, um den die geschätzten Arbeitswerte für Aufgaben für das neue Projekt erhöht oder gesenkt werden müssen. Die Skalierung ist steht in Relation zur Vorlage.
      Werte
      : 0-100 (wobei null "keine Änderung" bedeutet)
      Standard
      : Null
    • Budget anpassen um
      Definiert den (positiven oder negativen) Prozentsatz als Skalierungsfaktor für die Dollarbeträge, die in den Kostenplänen und Leistungsplänen des Projekts definiert sind.
      Werte
      : 0-100 (wobei null "keine Änderung" bedeutet)
      Standard
      : Null
      Beispiel:
      Im Vorlageprojekt von 01.01.12 bis 31.12.12 sind für die Dauer des Projekts $10.000 als Plankosten und $20.000 als Planleistung zugeordnet. Wenn für "Budget anpassen um" ein Wert von 20 Prozent definiert ist, werden die Pläne wie in Folge beschrieben in das neue Projekt kopiert. Bei einer Projektdauer, die mit der des Vorlageprojekts identisch ist:
      • Als Plankosten wird $12.000 angezeigt (der ursprüngliche Wert zuzüglich 20 %).
      • Als Planleistung wird $24.000 angezeigt (der ursprüngliche Wert zuzüglich 20 %).
    • Ressourcen in Rollen konvertieren
      Legt fest, dass die Ressourcen im neuen Projekt durch die primären Rollen oder Teamrollen ersetzt werden sollen, die den in der Projektvorlage namentlich genannten Ressourcen entsprechen. Wenn eine namentlich genannte Ressource keine primäre Rolle oder Teamrolle hat, wird sie im neuen Projekt beibehalten. Diese Einstellung überschreibt die standardmäßigen Projektmanagement-Einstellungen, die auf der Einrichtungsseite festgelegt wurden.
      Beispielsweise wird eine Ressource in einem Kostenplan als Gruppierungsattribut verwendet. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, wird der Kostenplan aus der Vorlage kopiert. Allerdings werden die Ressourcenwerte nicht in Rollen umgewandelt. Der Ressourcenwert kann der einzige Wert sein, der eine Zeile für Einzelpostendetails von anderen unterscheidet. Wenn dieser Wert nicht vorhanden ist, kann der Kostenplan duplizierte Zeilen enthalten.
      Standard
      : Deaktiviert
  5. Klicken Sie auf Kopieren.
Regeln für das Kopieren von Finanzplänen aus Projektvorlagen
Wenn Sie Finanzpläne aus einer Vorlage in ein neues oder vorhandenes Projekt kopieren, gelten die folgenden Regeln:
  • Die Entität, die mit der Vorlage verbunden ist, muss mit der Entität übereinstimmen, die mit dem neuen Projekt verbunden ist. Anderenfalls werden die Pläne nicht kopiert.
  • Die ID eines Finanzplans sollte in der Vorlage und im neuen Projekt nicht identisch sein. Wenn sie identisch sind, wird der Finanzplan aus der Vorlage kopiert und die ID im neuen Projekt mit einem Suffix versehen.
  • Wenn sowohl das Projekt, in das Sie kopieren (das Ziel), als auch die Vorlage über einen grundlegenden Kostenplan verfügen, wird im Zielprojekt der ursprüngliche Plan beibehalten. Der GP aus der Vorlage wird als ein Kostenplan, der nicht der grundlegende Plan ist, ins Zielprojekt kopiert. Die Anfangs- und Endzeiträume für diesen Kostenplan basieren auf den Datumsangaben für Anfang und Ende des Zielplans.
  • In der Vorlage dürfen keine aktiven Prozesse ausgeführt werden. Anderenfalls kann der Finanzplan nicht kopiert werden.
  • Die Vorlage darf keine vorgelegten, genehmigten oder abgelehnten Budgetpläne enthalten. Anderenfalls können die Pläne nicht kopiert werden.
Zum Kopieren von Finanzplänen verwendete Projektfelder
Beim Kopieren von Finanzplänen aus einer Projektvorlage werden bestimmte Felder aus Ihrem zuerst erstellten Projekt verwendet. Folgende Felder des Vorlageprojekts wirken sich darauf aus, wie die Finanzpläne in einem neuen Projekt übernommen werden:
  • Anfangsdatum
Die Zeiträume der Finanzpläne, die aus der Vorlage kopiert werden, ändern sich im neuen Projekt auf der Basis dieses Anfangsdatums. Der Wert im Feld "Enddatum" der Projektvorlage ist für Finanzpläne nicht relevant. Das Enddatum wird für jeden Finanzplan automatisch berechnet. Hierfür werden die Dauer der ursprünglichen Pläne in der Vorlage und die neuen Anfangstermine zugrunde gelegt.
  • Datumsangaben für Plankosten festlegen
    Dieses Feld wird nur berücksichtigt, wenn die Projektvorlage keine Budgetpläne enthält. Wenn Sie diese Option aktivieren, werden auf der Seite "Budgeteigenschaften" für Plankosten und Planleistung dieselben Werte wie für Projektanfang und -ende beibehalten. Wenn sie nicht aktiviert ist, werden die Daten für Plankosten und geplante Leistung verschoben. Die Verschiebung basiert auf dem Unterschied zwischen dem Anfangsdatum des Vorlageprojekts und dem Anfangsdatum des neuen Projekts.
  • Abteilung
    Für den Abteilungs-OSP gelten die folgenden Regeln:
    • Wenn in der Projektvorlage ein Abteilungs-OSP angegeben ist, wird dieser Wert ins neue Projekt kopiert.
    • Nehmen Sie an, Sie wählen dieselbe Abteilung aus oder eine andere Abteilung, die zur Entität gehört, die mit der Projektvorlage verbunden ist. Die Finanzpläne werden in das neue Projekt kopiert.
    • Nehmen Sie an, Sie wählen eine andere Abteilung aus, die zu einer anderen Entität gehört als jener, die mit der Projektvorlage verbunden ist. Die Finanzpläne werden nicht in das neue Projekt kopiert. Die Budgeteigenschaften werden jedoch kopiert.
  • Budget anpassen um
    Definiert den (positiven oder negativen) Prozentsatz als Skalierungsfaktor für die Dollarbeträge, die in den Kostenplänen und Leistungsplänen des Projekts definiert sind.
    Werte
    : 0-100 (wobei null "keine Änderung" bedeutet)
    Standard
    : Null
    Beispiel:
    Im Vorlageprojekt von 01.01.12 bis 31.12.12 sind für die Dauer des Projekts $10.000 als Plankosten und $20.000 als Planleistung zugeordnet. Wenn für "Budget anpassen um" ein Wert von 20 Prozent definiert ist, werden die Pläne wie in Folge beschrieben in das neue Projekt kopiert. Bei einer Projektdauer, die mit der des Vorlageprojekts identisch ist:
    • Als Plankosten wird $12.000 angezeigt (der ursprüngliche Wert zuzüglich 20 %).
    • Als Planleistung wird $24.000 angezeigt (der ursprüngliche Wert zuzüglich 20 %).
Beispiel: So werden Anfangsdaten aus Finanzplänen aus einer Vorlage kopiert
Dieses Beispiel veranschaulicht, wie die Anfangs- und Endzeiträume für Finanzpläne, die Sie durch Kopieren aus einer Projektvorlage erstellen, festgelegt werden. Die Vorlage mit einem Anfangsdatum im Dezember 2020 umfasst die folgenden Finanzpläne:
  • Kostenplan A ist der GP und erstreckt sich über zwei Jahre von Januar 2021 bis Dezember 2022.
  • Kostenplan B erstreckt sich über zwei Jahre von Juni 2021 bis Juni 2023.
  • Leistungsplan C (mit Kostenplan A verbunden) erstreckt sich über drei Jahre von Januar 2023 bis Dezember 2026.
  • Leistungsplan D (mit Kostenplan B verbunden) erstreckt sich über vier Jahre von Juli 2023 bis Juli 2027.
  • Leistungsplan E (mit keinem Kostenplan verbunden) erstreckt sich über vier Jahre von Juni 2023 bis Juni 2027.
Wenn Sie die Informationen aus der Vorlage in ein neues Projekt mit einem Anfangsdatum im Dezember 2021 kopieren, verschieben sich die Finanzpläne. Die Verschiebung der Finanzpläne entspricht dem neuen Anfangsdatum. Die Zeitdauer zwischen Anfangs- und Enddaten bleibt jedoch dieselbe wie in der Vorlage.
Die Finanzpläne haben jetzt die folgenden neuen Anfangs- und Endzeiträume:
  • Kostenplan A ist der GP und erstreckt sich über zwei Jahre von Januar 2022 bis Dezember 2023. Der Wegfall eines Monats im Bezug zum Projektanfangsdatum bleibt erhalten.
  • Kostenplan B erstreckt sich über zwei Jahre von Juni 2022 bis Juni 2024. Der Wegfall von sechs Monaten im Bezug zum Projektanfangsdatum bleibt erhalten.
  • Leistungsplan C erstreckt sich weiterhin über drei Jahre von Januar 2024 bis Dezember 2027. Das Fehlen von zwei Jahren im Bezug zum Projektanfangsdatum bleibt erhalten.
  • Leistungsplan D erstreckt sich weiterhin über vier Jahre von Juli 2024 bis Juli 2028. Der Wegfall von zwei Jahren und sieben Monaten im Bezug zum Projektanfangsdatum bleibt erhalten.
  • Leistungsplan E erstreckt sich weiterhin über vier Jahre von Juni 2024 bis Juni 2028. Der Wegfall von zwei Jahren und sechs Monaten im Bezug zum Projektanfangsdatum bleibt erhalten.
Kopieren von Finanzplänen aus Projektvorlagen
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Erstellen Sie die Abrechnungszeiträume, die die Datumsangaben der Vorlage- und Zielprojekte enthalten.
  2. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Erstellen Sie ein Projekt aus einer Vorlage.
    • Füllen Sie ein vorhandenes Projekt aus einer Vorlage auf.
    • Erstellen Sie einen Prozess, um Finanzinformationen aus einer Vorlage in ein vorhandenes Projekt zu kopieren.