Vorlegen eines Zeitformulars

ccppmop1591
HID_getting_started_submit_timesheet
Als Projektteammitglied oder -mitarbeiter sind Sie verantwortlich dafür, die Anzahl von Stunden zu verfolgen, die Sie für die Arbeit an bestimmten Aufgaben verwenden, und ein Zeitformular vorzulegen. Das Nachverfolgen von Arbeitszeit mithilfe von Zeitformularen ermöglicht es Unternehmen, Budgets für komplexe Projekte zu planen, die Zuordnung von Ressourcen zu verfolgen, Kostenarten zu implementieren usw. Ihr Manager kann Sie dazu auffordern, die Stunden zu verfolgen, die Sie für bestimmte Aufgaben für bestimmte Projekte verwenden. Je nach der Richtlinie Ihres Unternehmens kann Ihr Manager Sie auch dazu auffordern, die Stunden, die Sie Ihren Aufgaben widmen, unter verschiedenen Kostenarten und Eingabemethoden zu verfolgen. Als Anwendungsbenutzer verfolgen Sie Ihre Arbeitsstunden mithilfe von Zeitformularen. Ihr Ressourcenmanager ist verantwortlich für die Verwaltung der Zeiterfassung der direkten Berichte.
Zeitformulare sind in
Clarity
,
Classic PPM
und in unserer mobilen App verfügbar. Ihr Administrator oder Manager kann Sie darüber informieren, welche Optionen in Ihrem Unternehmen verfügbar sind.
Der folgende Workflow zeigt die Schritte zum Vorlegen Ihres Zeitformulars:
Die Abbildung zeigt, wie Sie ein Zeitformular vorlegen.
Image displaying how to submit a timesheet
2
Öffnen Ihres Zeitformulars, um Ihre Arbeitszeit vorzulegen
Nachdem Sie Ihr Manager als Benutzer registriert hat, können Sie mit der Arbeit mit
Classic PPM
beginnen. Um anzufangen, Zeit mit Zeitformularen zu verfolgen, greifen Sie auf Ihre nicht vorgelegten Zeitformulare zu.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Klicken Sie auf
    Startseite
    ,
    Persönlich
    ,
    Zeitformulare
    .
    Die nicht vorgelegten Zeitformulare werden angezeigt.
  2. Klicken Sie auf das Symbol
    Zeitformular
    neben einem Zeitformular.
    Sie können auch rechts oben auf das Symbol
    Aktuelles Zeitformular
    (Uhrsymbol) klicken, um Ihr Zeitformular für die laufende Woche zu öffnen.
In Version 15.1 und neueren Versionen können Sie keine
Classic PPM
-Zeitformulare verwenden, wenn Ihr Administrator die Zeitformulare in
Clarity
aktiviert.
Zeitformular konfigurieren
Sie können die standardmäßige Darstellung und die Zeiteintragsoptionen für alle Ihre Zeitformulare konfigurieren. Ändern Sie zum Beispiel das Layout der Spalten, und legen Sie die Sortierreihenfolge für Zeilen (Aufgaben) in Ihren Zeitformularen fest. Sie können auch Optionen zum automatischen Ausfüllen des neuen Zeitformulars festlegen.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Melden Sie sich bei
    Classic PPM
    an.
  2. Öffnen Sie ein Zeitformular. Ihre Konfigurationsänderungen gelten für alle Ihre Zeitformulare. Sie ändern nur die Ansicht Ihrer Zeitformulare. Die Zeitformulardaten werden nicht geändert.
  3. Klicken Sie im unteren rechten Seitenbereich auf die Verknüpfung
    Konfigurieren
    .
  4. Wählen Sie im Bereich
    Inhalt und Layout
    in der Liste "Verfügbare Spalten" eine Spaltenbezeichnung aus, die auf dem Zeitformular angezeigt werden soll. Um sie in die Liste
    Ausgewählte Spalten
    zu verschieben, klicken Sie auf den Pfeil
    Nach rechts verschieben
    .
  5. Legen Sie die folgenden Sortieroptionen fest:
    • Standardsortierspalte
      Legt die Spalte fest, nach der die Aufgaben auf der Seite "Zeitformular" sortiert werden sollen. Sortieren Sie die Aufgaben z. B. nach übergeordneter Investition, Beschreibung, Kurzname oder Startdatum. Die Werte hängen von der Liste "Ausgewählte Spalten" ab.
    • Sortierreihenfolge
      • Aufsteigend
        : Sortiert die Spalte vom niedrigsten zum höchsten Wert.
      • Absteigend
        : Sortiert die Spalte vom höchsten zum niedrigsten Wert.
  6. Wählen Sie im Bereich
    Zeiteintragsoptionen
    alle Optionen aus, die in einem neuen Zeitformular automatisch ausgefüllt werden sollen.
    • Zugewiesene Aufgaben ausfüllen
      Füllt neue Zeitformulare automatisch mit Aufgabenzuweisungen auf, die derzeit offen sind. Die offenen Zuweisungen weisen einen Datumsbereich innerhalb der Rückmeldeperioden der neuen Zeitformulare auf, und ihr ausstehender oder akzeptierter Restaufwand ist in der Regel nicht null. Der Bereich enthält auch die Anzahl der Tage, die Ihr Administrator auf der Seite
      Zeitformularoptionen
      festgelegt hat. Das Feld
      Zeitbereich auffüllen
      enthält eine Einstellung für die Tage vor und nach dem Anfang der Rückmeldeperiode (Standard = 7 Tage). Wenn offene Zuweisungen einen Restaufwand haben, der nicht null ist, werden die Aufgaben in zukünftigen Rückmeldeperioden außerhalb des Zeitbereichs ebenfalls angezeigt.
    • Zeiteinträge aus vorherigem Zeitformular kopieren
      Füllt ein neues Zeitformular automatisch mit den offenen Aufgabeneinträgen aus Ihrem vorherigen Zeitformular auf.
      • Ist-Aufwand aus vorherigem Zeitformular (mit Ausnahme der Vorfälle) einschließen
        Schließt automatisch die Stunden für Ist-Aufwand aus dem vorherigen Zeitformular ein, mit den beiden folgenden Ausnahmen:
        • Mit dieser Option wird kein Ist-Aufwand für Vorfälle kopiert.
        • Mit dieser Option werden keine Zeiteinträge für einen einmaligen Ist-Aufwand, z. B. Urlaub oder Krankenstand, aus den
          arbeitsfreien Tagen
          im Kalender der Ressource kopiert.
    • Anzeigeeinheit
      Gibt die Maßeinheit für Zeiteinträge an. Die Werte sind
      Stunden
      oder
      Tage
      . Normalerweise wird Zeit in Stunden eingegeben, die auf die nächste Viertelstunde gerundet sind. Zum Beispiel 8,00 Stunden oder 4,25 Stunden.
    • Dezimalstellen
      Gibt die Anzahl der Dezimalstellen für die ausgewählte Anzeigeeinheit der Zeiteinträge an.
  7. Klicken Sie auf
    Speichern
    .
Auffüllen eines Zeitformulars
Wenn Sie ein Zeitformular erstmals öffnen, ist das Zeitformular leer und enthält keine Aufgaben. Sie können Ihr aktuelles Zeitformular automatisch mit Aufgaben auffüllen.
Hinweis:
Abhängig davon, wie Sie (oder Ihr Administrator) Ihre Zeitformularoptionen einrichtet, führt das automatische Auffüllen eines Zeitformulars zu einer der folgenden Aufgaben:
  • Kopiert alle Ihnen zugewiesenen Aufgaben in Ihr aktuelles Zeitformular.
  • Die Zeiteinträge Ihres zuletzt vorgelegten Zeitformulars werden in Ihr aktuelles Zeitformular kopiert (optional mit Ist-Aufwand).
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie Ihr neues Zeitformular für die laufende Woche.
    Es werden keine Aufgabeneinträge angezeigt, da das Zeitformular neu ist.
  2. Klicken Sie auf
    Konfigurieren
    , wenn Sie die Optionen für das automatische Auffüllen des neuen Zeitformulars festlegen oder ändern möchten. Weitere Informationen zum Konfigurieren der Optionen zum Auffüllen Ihres Zeitformulars finden Sie unter "Konfigurieren Ihres Zeitformulars".
  3. Klicken Sie auf
    Auffüllen
    , um das Zeitformular basierend auf den Konfigurationsoptionen aufzufüllen, die Sie oder Ihr Administrator festgelegt haben.
Hinweis:
Die Schaltfläche
Auffüllen
wird nur angezeigt, wenn die Optionen zum automatischen Auffüllen festgelegt wurden.
Manuelles Hinzufügen von Einträgen zu Ihrem Zeitformular
Nachdem Sie Ihr Zeitformular mit Aufgaben aufgefüllt haben, können Sie weitere Aufgaben aus Ihrem Projekt hinzufügen. Um weitere Aufgaben zu einem Zeitformular hinzuzufügen, verwenden Sie die Funktion zum Hinzufügen von Aufgaben.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Klicken Sie im offenen Zeitformular auf die Schaltfläche
    Aufgabe hinzufügen
    .
    Eine Seite mit einer Liste von für den Benutzer verfügbaren Aufgaben wird geöffnet.
  2. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Aufgaben, die Sie zum Zeitformular hinzufügen möchten, und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche
    Hinzufügen
    am unteren Ende der Seite.
(Optional) Angeben von Eingabetyp und Kostenarten
Eingabetypcodes und Kostenarten werden für Abrechnungszwecke verwendet. Wenn Ihr Unternehmen diese Codes verwendet, kann Ihr Projektmanager sie in Ihren Zeitformularen für Sie verfügbar machen. Ihr Manager kann sie als Teil dieses Prozesses auch dazu auffordern, Einträge aufzuteilen. Vergewissern Sie sich vor dem Vorlegen Ihrer Zeitformulare, dass Sie mit den Richtlinien Ihres Unternehmens zu Eingabetypcodes und Kostenarten vertraut sind.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie ein Zeitformular.
  2. Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü
    Eingabetypcode
    oder
    Kostenart
    einen Eingabetypcode oder eine Kostenart in einer Zeiteintragszeile aus.
  3. (Optional) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Zeitformulareintrag, den Sie teilen möchten, und klicken Sie auf
    Teilen
    .
    Dieser Schritt ist angebracht, wenn Ihr Manager wünscht, dass Sie bestimmte Stunden unter zwei unterschiedlichen Kostenarten eingeben. Nachdem Sie den Eintrag geteilt haben, können Sie für den zweiten Eintrag einen Typcode oder eine Kostenart aus dem Feld "Eingabetypcode" bzw. "Kostenart" auswählen.
  4. Speichern Sie die Änderungen.
(Optional) Hinzufügen einer Zeitformularzeile unter einer indirekten Kategorie
Ihr Manager kann Sie dazu auffordern, einem Zeitformular Zeilen unter einer indirekten Kategorie hinzuzufügen.
Neue Zeitformulare in
Clarity
15.x unterstützten indirekte Zeiteinträge nicht mehr. Verwenden Sie stattdessen
Andere Aufgabe
. Beachten Sie, dass Unterschiede in den Gesamtsummen auftreten können, wenn Sie indirekte Zeit mit Zeitformularen für
Classic PPM
eingegeben und genehmigt haben und später zu
Clarity
in
Clarity
15.x wechseln möchten.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie ein Zeitformular.
  2. Klicken Sie auf
    Neue indirekte Zeile
    .
  3. Wählen Sie die
    Kostenarten
    oder
    Eingabetypcodes
    aus (sofern zutreffend).
  4. Speichern Sie die Änderungen.
Eingeben Ihrer Arbeitszeit in Ihrem Zeitformular
Um die Zeit aufzuzeichnen, die Sie in Ihrer alltäglichen Arbeit bestimmten Aufgabenzuweisungen widmen, verwenden Sie die Seite "Zeitformular" Ihres aktuellen Arbeitszeitraums.
Sie können die Anzahl von Stunden für eine einzelne Aufgabe auch gleichmäßig über alle Arbeitstage verteilen, indem Sie die Gesamtanzahl der gearbeiteten Stunden in die Spalte "Summe" der Zeiteintragzeile eingeben. Wenn Sie Werte sowohl in das Feld "Datum" als auch in das Feld "Summe" eingegeben haben, hat der Wert im Feld "Datum" Vorrang.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie ein Zeitformular.
  2. Geben Sie die Stunden, die Sie an jedem Tag an den einzelnen Zuweisungen gearbeitet haben, in die entsprechenden
    Datum
    -Zellen ein.
  3. Speichern Sie die Änderungen.
Ein Zeitformular zur Genehmigung vorlegen
Das von Ihnen vorgelegte Zeitformular geht an den Zeitformulargenehmiger. Der Status des Zeitformulars ist
Nicht genehmigt
, bis es genehmigt wird.
Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
  • Wählen Sie auf der Seite mit der Zeitformularliste das vorzulegende Zeitformular aus, und klicken Sie auf
    Zur Genehmigung vorlegen
    .
  • Öffnen Sie das Zeitformular, und klicken Sie auf
    Zur Genehmigung vorlegen
    .
Korrigieren eines zurückgesendeten Zeitformulars
Wenn Ihr Projektmanager ein Zeitformular für Korrekturen zurücksendet, erhalten Sie eine Benachrichtigung. Die verwendete Benachrichtigungsmethode hängt von Ihren Benutzereinstellungen ab.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie Ihr zurückgegebenes Zeitformular. Klicken Sie zum Beispiel auf den Link in der Benachrichtigung Ihres Managers.
    Das zurückgesendete Zeitformular kann Notizen Ihres Managers zu den erforderlichen Korrekturen enthalten. Die Papier- und Bleistiftsymbole auf dem Zeitformular zeigen an, ob neue Notizen vorliegen.
  2. Nehmen Sie eventuell erforderliche Korrekturen an Ihrem Zeitformular vor.
  3. Legen Sie Ihr Zeitformular zur Genehmigung vor.
    Ihr Manager wird darüber benachrichtigt, dass das korrigierte Zeitformular zur Überprüfung und Genehmigung bereit liegt.
Anpassen eines verbuchten Zeitformulars
Wenn Ihr Manager Ihr vorgelegtes Zeitformular genehmigt hat, werden die Ist-Zeiten in
Classic PPM
verbucht. Sie können ein verbuchtes Zeitformular für folgende Einträge anpassen:
  • Aufgaben, die für Zeiteinträge geöffnet und einem aktiven Projekt zugeordnet sind. Auch das Projekt selbst muss für Zeiterfassung aktiviert sein.
  • Indirekte Aufgaben (indirekte Aufgaben werden standardmäßig als aktive Aufgaben behandelt)
  • Vorfallaufgaben eines aktiven nicht projektbezogenen Investitionsobjekts (NPIO). Auch das NPIO selbst muss für Zeiterfassung aktiviert sein. Benutzern von
    Clarity
    15.6 wird folgender Tipp angezeigt.
Die übergeordneten NPIO-Einschränkungen im Zusammenhang mit dem letzten Punkt oben wurden in Version 15.6 entfernt. In früheren Versionen konnte die Zeitformularzeile für einen Vorfall nicht angepasst werden, wenn die übergeordnete Anwendung für die Zeiteingabe geschlossen oder inaktiv war. Benutzer konnten Zeiten für den gleichen Vorfall buchen, aber den Zeiteintrag nicht anpassen, weil die Zeile nur gelesen werden konnte, da die zugehörige Anwendung für Zeiteinträge geschlossen war. Als Umgehungslösung musste die Anwendung für die Zeiteingabe erneut geöffnet werden. In 15.6 und neueren Versionen können Zeitformularzeilen für Vorfälle angepasst werden, wenn die übergeordnete Investition aktiv oder inaktiv ist und wenn die Einstellung "Für Zeiteintrag geöffnet" ausgewählt (offen) oder deaktiviert (geschlossen) ist.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie das Zeitformular.
  2. Klicken Sie auf
    Anpassen
    .
    • Die Schaltfläche
      Anpassen
      wird auf dem verbuchten Zeitformular nur angezeigt, wenn es mindestens eine aktive Aufgabe enthält.
    • Die inaktiven Aufgaben in Ihrem Zeitformular werden als schreibgeschützte Einträge angezeigt.
  3. Bearbeiten Sie mindestens eine aktive Aufgabe in Ihrem Zeitformular.
Die Schaltfläche
Löschen
wird nicht angezeigt, wenn Sie ein Zeitformular anpassen. Wenn Sie die Zeit für einen Vorgang nicht korrekt gebucht haben, können Sie den Zeiteintrag nicht aus dem Zeitformular entfernen. Allerdings können Sie die Werte für diese Aufgabe auf Null setzen. Diese Einstellung gibt an, dass für diese Aufgabe keine Zeiten gebucht wurden.