Clarity
: Überprüfen und Genehmigen von Zeitformularen

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Als Ressourcenmanager überprüfen und genehmigen Sie Zeitformulare für Ressourcen, die an Sie berichten. Sie müssen Genehmigungsrechte für Zeitformulare für diese Ressourcen haben. Sie können Zeitformulare auch als Projektmanager überprüfen und genehmigen, sofern Sie über Genehmigungsrechte für Zeitformulare für Ihre Ressourcen verfügen. Als Ressource können Sie auch über
Rally
auf Zeitformulare zugreifen, wenn Sie über das Zugriffsrecht "Zeitformular – Navigieren" verfügen. Die Überprüfung und Genehmigung von Zeitformularen ist eine Grundvoraussetzung für den betrieblichen Erfolg des gesamten Projekts und hilft bei folgenden Aufgaben:
  • Überwachen der Budget- und Ressourcenzuordnungen.
  • Verwalten der Zeit für den Ablaufplan.
  • Messungen der Leistung der Teammitglieder.
  • Messungen der geplanten Projekte anhand des Ist-Aufwands.
Sie können Benachrichtigungen schicken, die Benutzer an das Vorlegen ihrer Zeitformulare erinnern. Sie können alle vorgelegten Zeitformulare genehmigen oder zurücksenden, und Sie können Notizen zu Zeitformularen hinzufügen, die vorgelegt oder zurückgegeben wurden.
Bevor Sie beginnen, überprüfen Sie die Informationen in
Überprüfung und Genehmigung der Zeitformulare
unter
Clarity
: Vergleich mit
Classic PPM
.
Anhand dieser Informationen können Sie die zeitformularbezogenen Funktionen in "
Clarity
" besser verstehen.
Senden von Erinnerungen bzgl. überfälliger Zeitformulare
Als Genehmiger von Zeitformularen senden Sie Erinnerungen an einen bestimmten Benutzer oder an alle Benutzer, die ihr Zeitformular nicht vorgelegt haben. Sie können Erinnerungen an Teammitglieder aus den Spalten "Offen" und "Zurückgesendet" senden. "Offen" zeigt alle Benutzer (Teammitglieder), die ihre Zeitformulare noch nicht vorgelegt haben. Zurückgesendete Zeitformulare werden als "Offen" betrachtet und müssen in angemessener Zeit aktualisiert und erneut vorgelegt werden.
  • Wenn Sie eine Erinnerung senden:
    • Ein
      Erinnerung gesendet
      -Symbol wird in der Liste der Teammitglieder mit der Uhrzeit, zu der die Erinnerung gesendet wurde, angezeigt.
    • Eine Erinnerungsbenachrichtigung wird basierend auf der Konfiguration der Benachrichtigungen für Benutzer in
      Classic PPM
      an das Teammitglied gesendet. Teammitglieder erhalten eine E-Mail, eine SMS-Textnachricht, eine Benachrichtigung in
      Clarity
      oder in
      Classic PPM
      oder eine beliebige Kombination. Als Administrator finden Sie weitere Informationen unter Konfigurieren von Benachrichtigungen und Benachrichtigungsvorlagen.
  • Wenn keine Erinnerung gesendet wurde, steht die Schaltfläche "Erinnerung senden" zur Verfügung.
  • Nachdem Sie eine Erinnerung an einen Benutzer gesendet haben und einen Benutzer erneut auswählen, dann steht die Schaltfläche "Erneut erinnern" zur Verfügung, wenn Sie das nächste Mal auf den Benutzer zugreifen.
Folgende Abbildung veranschaulicht, wie die erste Zeitformular-Erinnerung gesendet wird:
Image illustrating how to send an initial timesheet reminder.
Folgende Abbildung veranschaulicht, wie eine folgende Erinnerung gesendet wird:
Image illustrating how to send a follow-up reminder.
Notizen zu Zeitformularen hinzufügen
Als Zeitformulargenehmiger können Sie folgende Notiztypen für Ihre Teammitglieder hinzufügen:
  • Allgemeine Notizen auf Zeitformular-Ebene, die Teammitglieder daran erinnern, ihre Zeitformulare vorzulegen
  • Besondere Notizen auf Zeitformular-Einzelpostenebene, die Teammitglieder über Probleme in ihren eingereichten Zeitformularen benachrichtigen.
Um eine generische Notiz für das gesamte Zeitformular eines Teammitglieds (z. B. um eine Erinnerungsmeldung einzuschließen) hinzuzufügen, klicken Sie in der Spalte "Teammitglied" auf den Namen des Teammitglieds. Klicken Sie im Bereich "Details", das geöffnet wird, auf "Notizen", und geben Sie Ihre Nachricht ein. Ein Notizkennzeichen wird in der Spalte "Teammitglied" für die Zeile des Teammitglieds angezeigt, wie in der folgenden Abbildung dargestellt:
zeitformular_ebene_notiz
timesheet_level_note
Hinzufügen von Notizen zu Zeitformulareinträgen
Wenn Sie ein vorgelegtes Zeitformular betrachten, können Sie auf "Detailliertes Zeitformular" klicken, um die Einzelposten im Zeitformular anzuzeigen. In der Detailansicht können Sie eine bestimmte Notiz für den Einzelposten einer einzelnen Aufgabe im Zeitformular hinzufügen. Es wird ein Notizkennzeichen für den Einzelposten im Zeitformularraster angezeigt, wie in der folgenden Abbildung dargestellt:
zeitformular_einzelposten_notizen
timesheet_lineitem_notes
Video: Überprüfen und Genehmigen von Zeitformularen
Im folgenden Video erfahren Sie, wie Sie die Zeitformulare für die Mitglieder Ihres Teams und die Zeitformulare für andere Teams überprüfen und genehmigen, für die Sie über Rechte zum Genehmigen von Zeitformularen verfügen.

Um dieses Video im Vollbildmodus wiederzugeben, klicken Sie im unteren Video-Bereich auf das YouTube-Logo.
Überprüfen, Genehmigen und Zurücksenden von vorgelegten Zeitformularen
Als Zeitformulargenehmiger mit Instanzrechten für die Zeitformulargenehmigung werden Sie benachrichtigt, wenn Benutzer ihre Zeitformulare vorlegen. Sie überprüfen und genehmigen die Zeit, die Ihre Teammitglieder für Aufgaben eingeben. Wenn nötig, können Sie ein Zeitformular zurücksenden, damit Korrekturen vorgenommen werden. Das Teammitglied erhält eine Benachrichtigung über das zurückgesendete Zeitformular. Zum Beispiel zeigt das Zeitformular falsche Codes oder Stunden an, die für die falschen Aufgaben eingetragen wurden. Das Teammitglied erhält eine Benachrichtigung über das zurückgesendete Zeitformular und kann Korrekturen vornehmen und das Zeitformular erneut vorlegen. Sie können auch Zeitformulare für Teammitglieder anderer Ressourcenmanager überprüfen und genehmigen, sofern Sie über Genehmigungsrechte für Zeitformulare für sie verfügen. Wenn ein Ressourcenmanager beispielsweise in Urlaub geht, kann er Sie bitten, die Zeitformulare für seine Teammitglieder zu überprüfen und zu genehmigen.
  • Ressourcenmanager
    : Wenn Sie sich als Ressourcenmanager anmelden, dann sehen Sie standardmäßig zunächst nur die vorgelegten Zeitformulare für Ihre direkten Mitarbeiter (oder "Mein Team"), für die Sie über Zugriffsrechte für die Genehmigung von Zeitformularen verfügen. Um Zeitformulare in anderen Status zu prüfen und um Ihre direkten Mitarbeiter anzuzeigen, klicken Sie neben "Mitglieder" auf "Alle anzeigen". Um Zeitformulare, die anderen Ressourcenmanagern vorgelegt wurden, zu überprüfen und zu filtern, klicken Sie auf "Ressourcenmanager", und wählen Sie den Ressourcenmanager aus.
  • Projektmanager:
    Wenn Sie ein Projektmanager mit Zugriffsrechten für die Genehmigung von Zeitformularen sind, dann sehen Sie möglicherweise keine vorgelegten Zeitformulare, wenn Sie keine Teammitglieder haben, die direkt an Sie berichten. Klicken Sie unter "Anzeigen" auf die Dropdown-Liste neben "Mein Team, und wählen Sie "Alle" aus, um Ihre direkten Mitarbeiter und alle anderen Ressourcen, für die Sie über Genehmigungsrechte für Zeitformulare verfügen, anzuzeigen.
Der Filter, den Sie anwenden, um Zeitformulare zu prüfen, funktioniert weiterhin in verschiedenen Zeiträumen des Zeitformulars. Sobald Sie sich abmelden, wird der Filter auf das Standardverhalten zurückgesetzt.
In diesem Artikel erhalten Sie weitere Informationen zu folgenden Optionen:
Überprüfen von vorgelegten Zeitformularen
Klicken Sie auf den Namen eines Teammitglieds, um einen kontextbezogenen Bereich "Details" mit dem Zeitformular für das Teammitglied anzuzeigen. Für vorgelegte Zeitformulare steht die Option "Prüfung" zur Verfügung. Verwenden Sie die Option, um das detaillierte Zeitformular für ein Teammitglied zu überprüfen, bevor Sie das Zeitformular genehmigen oder zurücksenden. Verwenden Sie die Navigationspfeile im oberen Bereich des Fensters mit dem detaillierten Zeitformular, um weitere Zeitformulare zu überprüfen, die von anderen Teammitgliedern vorgelegt wurden.
timesheet_detail.png
Genehmigen oder Ablehnen von vorgelegten Zeitformularen über die Registerkarte "Prüfung und Genehmigung"
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Klicken Sie im Hauptmenü auf
    Zeitformulare
    .
  2. Gehen Sie zur Registerkarte
    Prüfung und Genehmigung
    .
  3. Klicken Sie auf den Ressourcennamen.
    (Optional) Um Zeitformulare zu filtern, die anderen Ressourcenmanagern vorgelegt wurden, klicken Sie auf "Ressourcenmanager", und wählen Sie den Ressourcenmanager aus.
  4. Um ein Zeitformular zu genehmigen, klicken Sie auf das Symbol „Daumen hoch“.
  5. Um ein Zeitformular für Korrekturen zurückzusenden, klicken Sie auf das Symbol „Daumen herunter“.
Die folgende Abbildung veranschaulicht, wie Sie ein vorgelegtes Zeitformular über die Registerkarte
Prüfung und Genehmigung
genehmigen oder zurücksenden können.
The following image illustrates how you can approve or return a submitted timesheet from the Review Approve tab.
Die folgende Abbildung veranschaulicht, wie Sie alle vorgelegten Zeitformulare über die Registerkarte
Prüfung und Genehmigung
genehmigen oder zurücksenden können.
The following image illustrates how you can approve all or return all the submitted timesheet from the Review and Approve tab.
Genehmigen oder Ablehnen von vorgelegten Zeitformularen über das Raster-Layout
Wenn Sie über Genehmigungsrechte verfügen, können Sie Massenaktionen verwenden, um mehrere Zeitformulare gleichzeitig zu genehmigen oder zurückzusenden. Dies ist eine effiziente Möglichkeit, wenn Sie Zeitformulare von mehreren Projektmitwirkenden erhalten.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Klicken Sie im Hauptmenü auf
    Zeitformulare
    .
  2. Gehen Sie zur Registerkarte
    Zeitformulare
    .
  3. Wählen Sie im Zeitformular-Layout die Rasteransicht aus.
  4. Wählen Sie in der Spaltenauswahl die Option
    Rückmeldeperiode ist offen
    aus.
  5. Wenden Sie Filter an, und wählen Sie die Filteroptionen nach Bedarf aus.
    1. Legen Sie zum Beispiel den Status auf "Vorgelegt" fest, um alle Zeitformulare mit dem Status "Vorgelegt" anzuzeigen.
  6. Wählen Sie die Zeitformulare aus, die Sie genehmigen oder zurücksenden möchten.
  7. Sie können Massenaktionen verwenden, um auf
    Genehmigen
    oder
    Zurücksenden
    zu klicken.
    Massenaktionen werden nur angezeigt, wenn Sie Zeitformulare mit dem Status
    Vorgelegt
    oder
    Genehmigt
    auswählen. Sie können nicht das Kontextmenü verwenden, um mehrere Zeitformulare zu genehmigen.
Die folgende Abbildung veranschaulicht, wie Sie Massenaktionen verwenden können, um mehrere Zeitformulare gleichzeitig zu genehmigen oder zurückzusenden.
Anpassen von verbuchten Zeitformularen
Wenn eine Ressource ein Zeitformular vorlegt, ist der Ist-Aufwand
ausstehend
, bis das Zeitformular genehmigt wurde. Wenn der Ist-Aufwand den verbleibenden Restaufwand verbraucht, werden der Status "Ausstehend" und die ausstehenden Datumsangaben der ursprünglichen Zuweisung geändert. Nachdem Sie das Zeitformular genehmigt haben, werden der vorläufige Aufwand, der Status und die Datumsangaben in der Ressourcenzuweisung aktualisiert.
Gelegentlich muss ein verbuchtes Zeitformular angepasst werden, um fehlerhafte Zeiteinträge, wie z. B. falsche Stunden oder falsche Kostenarten, zu beheben. Als Zeitformulargenehmiger können Sie auf "Anpassen" klicken, um ein Anpassungszeitformular zu erstellen. Das Anpassungszeitformular wird als ein neues offenes Zeitformular für das verbundene Teammitglied angezeigt. Sie können eine Notiz für die Teammitglieder hinzufügen, um sie über die Anpassung zu informieren. Nachdem das Anpassungszeitformular vorgelegt, genehmigt und verbucht wurde, ersetzt dieses neue Zeitformular das bereits verbuchte Zeitformular, das zurückgegeben wurde.
Anzeigen von Zeitformularen für andere Benutzer in einer geschlossenen Rückmeldeperiode
Wenn eine Rückmeldeperiode geschlossen ist, kann der Ressourcenmanager zu dem Zeitraum navigieren und Details eines Zeitformulars für andere Teammitglieder auf der Registerkarte "Zeitformulare" anzeigen. Um ein Zeitformular zu bearbeiten, anzupassen oder zu verarbeiten, muss der Zeitraum offen sein. Der Systemadministrator kann eine Rückmeldeperiode wieder öffnen.
Suchen oder Filtern von Zeitformularen
Sie können Zeitformulare nach Ressourcen filtern, indem Sie nach einem Ressourcennamen oder -manager suchen. Sie können nach den Ressourcen filtern, für die Sie die Zugriffsrechte für die Zeitformulargenehmigung besitzen. Sie können auch die Zeitformulare von Ressourcen, die an andere Manager berichten, anzeigen, genehmigen, zurücksenden und anpassen.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Klicken Sie im Hauptmenü auf "Zeitformulare", und klicken Sie auf die Registerkarte
    PRÜFUNG UND GENEHMIGUNG
    .
    Es wird eine Liste Ihrer Teammitglieder mit der aktuellen Rückmeldeperiode angezeigt.
  2. Verwenden Sie die Menüleiste "Suchen oder filtern" zur Suche nach Zeitformularen wie folgt. Sie können mehrere Werte für die Filteroptionen auswählen.
    • Ressource
      Diese Option filtert nach allen Ressourcen, für die Sie die Genehmigungsrechte für Zeitformulare besitzen.
    • Ressourcenmanager
      Diese Option filtert nach den Ressourcenmanagern der Ressourcen, für die Sie die Genehmigungsrechte für Zeitformulare besitzen.
    • Ressourcen-OSP
      Mit dieser Option filtern Sie nach allen Ressourcen, die mit einem OSP verbunden sind und für die Sie die Genehmigungsrechte für Zeitformulare besitzen.
  3. Überprüfen Sie die übermittelte Zeit für ein Teammitglied, indem Sie auf den Namen des Teammitglieds klicken.
  4. Sie können optional eine Notiz für das Zeitformular hinzufügen, und führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
    • Klicken Sie auf
      Genehmigen
      (Daumen-hoch-Symbol), um ein Zeitformular zu genehmigen.
    • Um ein Zeitformular für Korrekturen zurückzusenden, klicken Sie auf
      Zurücksenden
      (Daumen-runter-Symbol).
Folgende Abbildung zeigt, wie Sie Zeitformulare nach Ressourcenmanagern filtern können:
This image illustrates resource filters on timesheets
Zugriff auf
Clarity
-Zeitformulare von Rally aus
Als Teammitglied können Sie über
Clarity
direkt auf Ihre
Rally
-Zeitformulare zugreifen. Wenden Sie sich an Ihren Administrator, oder lesen Sie sich den Abschnitt
Konfigurieren
von
Clarity
-Zeitformularen über
Rally
durch.
Die Zeitformular-Integrationsfunktion wird nicht unterstützt, wenn Sie
Clarity
SaaS mit dem On Demand Portal verwenden.
Sie können SSO für die Zeitformular-Integrationsfunktion in einer
Clarity
-SaaS- und Rally-SaaS-Umgebung konfigurieren. Weitere Informationen finden Sie unter .