Clarity: Verwalten von "Idee – Finanzeigenschaften"

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Nicole, eine Projektmanagerin, hat festgestellt, dass einige der Ideen ein erhebliches Potenzial haben und in Projekte konvertiert werden können, um einen Mehrwert für Ihr Unternehmen zu schaffen. Bevor die Ideen konvertiert werden, benötigt Nicole jedoch die Finanzexpertise von Rita, um die geschätzten Kosten der Ideen zu projizieren, bevor Sie die Ideen zur Genehmigung vorlegen kann.
Rita erstellt verschiedene Kostenpläne für die ausgewählten Ideen. Rita plant auch, die Kostenaufteilung für jeden Kostenplan darzustellen, und erstellt somit die Kostenplandetails. Da das Finanzmodul aktiviert ist, spart Nicole Zeit bei der Anzeige des Kostenplans und der Kostenplandetails, die bereits über finanzielle Schätzwerte in
Classic PPM
verfügen.
Außerdem kann Rita die folgenden Ziele abschließen:
  • Sie kann Finanzkostenpläne auf der Seite "Plan – Liste" anzeigen.
  • Sie kann Kostenpläne erstellen, bearbeiten und analysieren.
  • Wenn sie bereit ist, kann sie den grundlegenden Plan kennzeichnen und zur Genehmigung senden. (Wenn ein Kostenplan genehmigt ist, wird er zum Budgetplan für die Idee.)
  • Sie kann anschließend ihren Kostenplan basierend auf dem Fortschritt von Ideen anpassen und einen neuen Kostenplan erstellen, der mit einem vorhandenen Budget zusammengeführt wird oder dieses ersetzt.
  • Ideen mit Kostenplänen in
    Classic PPM
    werden automatisch in die Ansicht "Kostenplan – Liste" in
    Clarity
    aufgenommen.
  • In den Ansichten "Kostenplan – Liste" und "Kostenplandetail" werden benutzerdefinierte Attribute sowohl im Raster als auch im Bereich "Details" unterstützt. Konfigurieren Sie diese einmal, und die Attribute sind in Ideen verfügbar.
  • Sie können einen Leistungsplan in der Rasteransicht oder über den Bereich "Details" in
    Clarity
    mit einer Kostenplanliste verknüpfen. Sie können Leistungspläne jedoch nur in
    Classic PPM
    erstellen.
  • Da die Idee die allgemeine Raster-Komponente verwendet, zeigt die Rasterstatusleiste "Durchschnitt", "Anzahl", "Min.", "Max." und "Summe" für die ausgewählten Zellen im Raster an. Sie können z. B. mehrere Zeilen aus der Spalte "Kosten" in einem Kostenplandetail auswählen und die gesamten und durchschnittlichen Plankosten für diese Attribute für eine Idee anzeigen.
Dieser Abschnitt enthält die folgenden Themen, die einem Finanzmanager dabei helfen, verschiedene Aufgaben unter Verwendung der Finanzeigenschaften einer Idee in
Clarity
auszuführen:
2
Voraussetzungen
Bevor Sie mit der Verwendung der Funktion beginnen, stellen Sie sicher, dass Ihr Administrator die folgenden Konfigurationsdetails implementiert:
  • Stellen Sie sicher, dass Ihr Administrator das Modul "Finanzen" mithilfe von Blueprints konfiguriert hat.
  • Stellen Sie sicher, dass die Idee über aktivierte Finanzeigenschaften verfügt und dass in
    Classic PPM
    eine Entität mit aktiven Abrechnungszeiträumen mit der Idee verbunden ist. Verknüpfen Sie hierzu Ihre Idee mit einer Abteilung. Wählen Sie "Abteilung" aus der Spaltenauswahl aus, und geben Sie dann den Wert "Abteilung" in der Zeile für die Idee an.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie über eines oder mehrere der folgenden Zugriffsrechte verfügen:
    • Idee - Kostenplan - Alle bearbeiten
    • Idee - Kostenplan - Alle anzeigen
    • Idee - Kostenplan - Bearbeiten
    • Idee - Kostenplan - Anzeigen
    • Idee - Budgetplan - Alle bearbeiten
    • Idee - Budgetplan - Alle anzeigen
    • Idee – Budgetplan – Alle bearbeiten
    • Idee – Budgetplan – Anzeigen
    • Idee - Finanzplan - Alle zur Genehmigung vorlegen
    • Idee - Budgetplan - Alle genehmigen
    • Idea - Budget Plan - Reject All
    • Idee - Leistungsplan - Alle anzeigen
    • Idee - Leistungsplan - Alle bearbeiten
    • Idea - Benefit Plan - Approve All
Arbeiten mit Kostenplan und Kostenplandetails
Sie können mit dem Kostenplan und den Kostenplandetails wie folgt arbeiten:
Erstellen eines Kostenplans
Sie können mehrere Kostenpläne für eine Idee erstellen. Sie können jedoch nur
einen
Kostenplan als grundlegenden Plan (GP) festlegen. Standardmäßig wird der erste Kostenplan als grundlegender Plan für eine Idee festgelegt.
Beispiel:
Rita erstellt Kostenpläne für die Idee "E-Mail-Archiv-Repository" für das Geschäftsjahr 2020 und 2021 für New York und London, um die Betriebs- und Kapitalkosten für jeden dieser Standorte zu bestimmen.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie eine Idee, und klicken Sie auf
    FINANZEN
    . Die Kostenplanliste wird im Raster-Layout angezeigt.
  2. Klicken Sie auf das Plussymbol (
    +
    ). Eine neue Zeile wird im Raster "Plan - Liste" angezeigt.
  3. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus, einschließlich
    Planname
    ,
    Anfangszeitraum
    ,
    Endzeitraum
    und
    Gruppierungsattribute, ID
    ,
    Zeitraumtyp
    und verschiedene andere Felder, die in der Spaltenauswahl verfügbar sind.
Die Werte im Feld
ID
werden nur angezeigt, wenn die automatische Nummerierung für das Kostenplanobjekt in
Classic PPM
deaktiviert ist. Sie können eines oder mehrere vordefinierte Gruppierungsattribute auswählen.
Verknüpfen eines Kostenplans mit einem Leistungsplan
Sie können einen Leistungsplan in der Rasteransicht oder über den Bereich "Details" in
Clarity
mit einer Kostenplanliste verknüpfen. Sie können Leistungspläne jedoch nur in
Classic PPM
erstellen.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie eine Idee, und klicken Sie auf
    FINANZEN
    . Die Kostenplanliste wird im Raster-Layout angezeigt.
  2. Navigieren Sie zur Spaltenauswahl, und wählen Sie "Leistungspläne" aus. Die Spalte "Leistungsplan" wird im Kostenplan-Raster hinzugefügt.
  3. Wenn mehrere Leistungspläne für einen Kostenplan vorhanden sind, klicken Sie in der Zeile auf die Drop-down-Liste, und wählen Sie einen Leistungsplan aus. Der Leistungsplan ist nun mit dem Kostenplan verknüpft.
Bearbeiten eines Kostenplans
Wenn sich die Schätzwerte für eine Idee geändert haben, können Sie den verknüpften Kostenplan im Bereich "Details" bearbeiten und aktualisieren. Sie können auch die Einzelpostendetails für einen Kostenplan aktualisieren, indem Sie die Zeilen im Raster bearbeiten. Doppelklicken Sie auf die Zellen im Plan, um die Plankostenwerte zu bearbeiten. Sie können Plankosten aus dem gleichen Raster oder aus einer Excel-Tabelle kopieren und an anderer Stelle im Raster einfügen.
Beispiel:
Rita erhält Feedback, dass Sie den Kostenplan-Zeitraumtyp im E-Mail-Archiv-Repository aktualisieren muss, damit das Geschäftsjahr 2020 monatlich statt quartalsweise ist, spezifische Details in der Beschreibung hinzufügen und zur Genehmigung vorlegen.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie eine Idee, und klicken Sie auf
    FINANZEN
    . Die Kostenplanliste wird im Raster-Layout angezeigt.
  2. Nehmen Sie direkt Bearbeitungen vor. Wählen Sie alternativ einen Kostenplan aus, und klicken Sie auf
    DETAILS
    . Der Bereich "Details" wird angezeigt.
  3. Klicken Sie auf das Symbol "Details".
  4. Bearbeiten Sie die erforderlichen Details.
Die Bearbeitungen werden sofort im Kostenplan angezeigt.
Erstellen eines Kostenplandetails
Sie können Kostenplandetails für eine bestimmte Kostenplanliste erstellen, um die Aufschlüsselung der Kostenzuordnung anzuzeigen. Sie können eine Kostenplanliste aufschlüsseln, um die Ansicht "Kostenplandetail" zu überprüfen. Sie können Kostenplandetails auch durch direkte Bearbeitung hinzufügen.
Beispiel:
Nicole bittet Rita, die Kostenplandetails für die verschiedenen Kostenpläne anzuzeigen, um die Kostenaufteilung für den gesamten Zeitraum darzustellen.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Melden Sie sich bei
    Clarity
    an.
  2. Navigieren Sie im Hauptmenü zu
    Ideen
    .
  3. Öffnen Sie eine Idee, und klicken Sie auf
    FINANZEN
    . Die Kostenplanliste wird im Raster-Layout angezeigt.
  4. Wählen Sie einen Kostenplan aus. Die Seite "Kostenplandetails" wird geöffnet.
  5. Klicken Sie auf das Plussymbol (
    +
    ). Im Raster "Kostenplandetails" wird eine neue Zeile angezeigt. Die Gruppierungsattribute, die Sie in einem Kostenplan festgelegt haben, werden auf der Seite "Kostenplandetails" als Spalten angezeigt. Das Gruppierungsattribut hilft Ihnen, die kumulierten Kosten für ein bestimmtes Gruppierungsattribut zu finden.
  6. Geben Sie die Werte für die Attribute und die Kosten an.
Sie können die Kostenwerte im Raster kopieren und einfügen.
  • Wenn Sie die Option
    Aus Zuordnungen auffüllen
    in der Kostenplanliste auswählen, werden die beteiligten Kosten automatisch basierend auf vorkonfigurierten Werten aufgefüllt.
  • Wenn Sie eine Ansicht im Kostenplanraster speichern, wird dieselbe Ansicht auf alle Kostenplandetails für die Idee angewendet.
Bearbeiten von Kostenplandetails
Wenn sich die Schätzwerte für eine Idee geändert haben, können Sie die verknüpften Kostenplandetails im Bereich "Details" bearbeiten und aktualisieren. Sie können auch die Einzelpostendetails für einen Kostenplan aktualisieren, indem Sie die Zeilen im Raster bearbeiten. Doppelklicken Sie auf die Zellen im Plandetail, um die Plankostenwerte zu bearbeiten. Sie können Plankosten aus dem gleichen Raster oder aus einer Excel-Tabelle kopieren und an anderer Stelle im Raster einfügen.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie eine Idee, und klicken Sie auf
    FINANZEN
    . Die Kostenplanliste wird im Raster-Layout angezeigt.
  2. Öffnen Sie einen Kostenplan. Die Seite "Kostenplandetails" wird geöffnet.
  3. Wählen Sie ein Kostenplandetail aus, klicken Sie auf
    DETAILS
    , und klicken Sie dann auf das Symbol "Details".
  4. Bearbeiten Sie die Kosten für jedes Attribut nach Bedarf. Die Gesamtkosten werden auf der Seite "Kostenplandetails" aktualisiert und im Kostenplan angezeigt.
Grundlegenden Plan festlegen
Wenn Sie mehrere Kostenpläne für eine Idee definiert haben, wird der erste Kostenplan standardmäßig als grundlegender Plan festgelegt. Sie können einen anderen Kostenplan als grundlegenden Plan für eine Idee festlegen. Der grundlegende Plan kann entweder über das Aktionsmenü des Rasters, das Raster oder den Bereich "Details" konfiguriert werden.
Beispiel:
Rita legt den Kostenplan für das Geschäftsjahr 2020 New York als den grundlegenden Plan fest, so dass sie ihn zur Genehmigung bei Ihren Stakeholdern vorlegen kann.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie eine Idee, und klicken Sie auf
    FINANZEN
    . Die Kostenplanliste wird im Raster-Layout angezeigt.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Kostenplan, und wählen Sie
    Als grundlegenden Plan festlegen
    aus. Der ausgewählte Kostenplan ist nun der grundlegende Plan für die Idee.
  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kostenplan, und wählen Sie
    Zur Genehmigung vorlegen
    aus.
Gruppierungsattribute
Gruppieren Sie die Kostenplandaten nach den verfügbaren Attributen, um zu analysieren, wie die Gelder für die einzelnen Arten von Arbeit für ein bestimmtes Attribut zugeordnet werden. Wenn Sie in der Spalte "Gruppierungsattribute" eines Kostenplans Ressourcen- und Rollenattribute auswählen. Die Seite "Kostenplandetail" zeigt die Kosten an, die für die von Ihnen festgelegten Ressourcen und die Rolle, zu der die Ressourcen gehören, betroffen sind. Dadurch kann der geschätzte Betrag, der für eine bestimmte Rolle aufgewendet wird, und der Betrag, der für Einzelpersonen für eine Idee aufgewendet wird, bestimmt werden. Wenn Sie die Attribute "Abteilungen" und "Standort" auswählen. Dadurch können Sie den geschätzten Betrag, der für eine bestimmte Abteilung an einem bestimmten Standort aufgewendet wird, bestimmen.
Beispiel:
Rita möchte die Kostenzuordnung nach Abteilung gruppieren und damit die Kostenplandetails mit dem Attribut "Abteilung" gruppieren. Auf diese Weise können Stakeholder die Kostenaufteilung für die einzelnen Abteilungen verstehen.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie eine Idee, und klicken Sie auf FINANZEN. Die Kostenplanliste wird im Raster-Layout angezeigt.
  2. Legen Sie die Gruppierungsattribute vom Kostenplan fest. Sie können alternativ die Gruppierungsattribute im Bereich "Details" festlegen.
  3. Die Attribute sind auch vom Filter aus sichtbar. Die Gruppierungsattribute, die Sie in einem Kostenplan festgelegt haben, werden auf der Seite "Kostenplandetails" als Attribute aufgelistet.
  4. Mit den Attributen können Sie die Kosten für ein bestimmtes Attribut gruppieren und kumulieren.
Zusammenarbeit bei Ideen mithilfe von Gesprächen auf der Seite "Kostenplan" und "Kostenplandetails"
Sie können sich mit Ihrem Team für eine Idee im Bereich "Gespräche" koordinieren. Teammitglieder und Manager können antworten und andere Teammitglieder im Gespräch erwähnen. Wenn die Spalte "Gespräch" im Ideenraster aktiviert ist, bedeutet dies, dass ein Gespräch einer Idee zugeordnet ist. Sie können im Bereich "Details" das Gespräch starten.
Beispiel:
Rita legt fest, dass das E-Mail-Archiv-Repository für das Geschäftsjahr 2020 jetzt bereit und zur Genehmigung vorgelegt werden kann. Sie benachrichtigt Nicole über den Gesprächsbereich, um die Idee zu überprüfen, bevor Sie zur Genehmigung vorgelegt wird. Nicole erhält eine Benachrichtigung, öffnet den Kostenplan. Sie überprüft die Kostenplanliste und Kostenplandetails und bestätigt gegenüber Rita im Gesprächsbereich, dass die Idee zur Genehmigung vorgelegt werden kann.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie eine Idee, und klicken Sie auf
    FINANZEN
    . Die Kostenplanliste wird im Raster-Layout angezeigt.
  2. Wählen Sie einen Kostenplan aus. Die Registerkarte "Details" wird angezeigt.
  3. Klicken Sie auf die Registerkarte
    Details
    , und starten Sie das Gespräch. Sie können
    @ Ressourcenname
    verwenden, um nach einem bestimmten Teammitglied zu suchen.
Der Empfänger erhält eine Benachrichtigung.
Hinzufügen/Löschen von Zeilen
Sie können Zeilen in der Kostenplanliste und in den Kostenplandetails hinzufügen.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Klicken Sie auf das Plussymbol (
    +
    )
    Zeile hinzufügen
    , oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Zeile, und wählen Sie
    Zeile unterhalb einfügen
    aus.
  2. Geben Sie die Gruppierungsattribute für die neue Position ein, oder verwenden Sie das Suchoptionslisten-Menü.
Um eine Zeile im Raster zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Zelle in der Zeile, und klicken Sie auf
Zeile löschen
.
Allgemeine Rasterfunktionen
Rita hat neue Kostenpläne für die ausgewählten Ideen erstellt und vorhandene Kostenpläne aktualisiert. Sie kann schnell die Seite "Idee – Finanzeigenschaften" und einige Funktionen des allgemeinen Rasters von
Clarity
verwenden. Sie kann u. a. folgende Aktionen durchführen:
  • Die Menüoption verwenden, um schnelle Aktionen für Kosten- und Budgetpläne durchzuführen
  • Die Option "Gruppieren nach" verwenden, um die Ansicht zugehöriger Zeilen mit kumulierten Teilsummen zu trennen, sofern zutreffend
  • Den Spaltenbereich verwenden, um Attribute im Layout ein- oder auszublenden
  • Die verschiedenen Kostenpläne, Kostenplandetails, Budgetpläne und Budgetplandetails zusammen mit den Daten im Raster in eine CSV-Datei exportieren
  • Mit Kosten- und Budgetplänen verknüpfte Daten direkt im Raster oder mithilfe des Layouts "Details" bearbeiten
  • Das Raster anpassen und die Ansichten speichern.
  • Die Daten im Raster basierend auf den Geschäftsanforderungen filtern
Weitere Informationen zur Nutzung der allgemeinen Rasterfunktionen von
Clarity
finden Sie unter Standardkomponenten.
Ideen - Aufwandgesteuerte Aufgaben
Sie können die Seite "Verwaltung", "Projektmanagement" und "Einstellungen" in
Classic PPM
verwenden, um die Option "Erstellen von aufwandgesteuerten Aufgaben zulassen" auszuwählen. Wenn diese Option ausgewählt ist, wird eine aufwandgesteuerte Aufgabe für die Idee erstellt, wenn ein Mitarbeiter der Idee hinzugefügt wird. Werden bei
Classic PPM
und
Classic PPM
-XOG Mitarbeiter zu Ideen hinzugefügt, wird die aufwandgesteuerte Aufgabe
immer
erstellt.
Anzeigen von gebuchtem Ist-Aufwand
Nicole würde gerne die Ist-Kosten sehen, die während des Abrechnungszeitraums für die Ideen gebucht wurden, was beim Vergleich von "Geplant vs. Ist-Aufwand" für die Idee nützlich ist.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Teammitglieder müssen ein Zeitformular vorlegen oder einen manuellen Transaktionseintrag erstellen oder eine Transaktion über XOG hinzufügen.
  2. Der Administrator muss dann folgende Aufträge in
    Classic PPM
    ausführen.
Methode für das Verbuchen des Ist-Aufwands
Aufträge
Zeitformulareintrag
Transaktionseintrag
XOG
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Klicken Sie im Hauptmenü auf
    Ideen
    .
  2. Öffnen Sie eine Idee, und klicken Sie auf
    FINANZEN
    . Die Liste der Kostenpläne wird angezeigt.
  3. Klicken Sie auf den Namen eines Kostenplans. Der
    Ist-Aufwand
    wird nun auf der Seite "Kostenplandetails" angezeigt.
  4. Die folgenden Felder für zeitskalierte Werte (TSV) für Kostenplandetails stehen im Feld KENNZAHLEN PRO ZEITRAUM zur Auswahl:
    • Kosten
      : Zeigt die Plankosten an.
    • Ist-Kosten
      : Zeigt die zusammengefassten Ist-Kosten für einen bestimmten Abrechnungszeitraum an. Die verwendete Berechnungsmethode ist "Tatsächliche Einheiten x Kosten".
    • Tatsächlicher Ertrag
      : Zeigt den tatsächlichen Rechnungssatz für einen bestimmten Abrechnungszeitraum an. Die verwendete Berechnungsmethode ist "Tatsächliche Einheiten x Satz".
    • Tatsächliche Einheiten
      : Zeigt die zusammengefasste tatsächliche Einheit für einen bestimmten Abrechnungszeitraum an.
    • Kostenabweichung
      : Zeigt das Delta zwischen Kosten und Ist-Kosten an.
    • Ertrag
      : Zeigt den Planertrag an.
    • Ertragsabweichung
      : Zeigt das Delta zwischen Ertrag und tatsächlichem Ertrag an.
    • Einheiten
      : Zeigt die geplanten Einheiten an.
    • Einheitsabweichung
      : Zeigt das Delta zwischen Einheiten und tatsächlichen Einheiten an.
Actuals_for_Ideas.png
Sie können die Ansicht des Rasters für Ideen so anpassen, dass die Kennzahlen pro Zeitraum (auch bekannt als zeitskalierte Werte oder TSV) für das Geschäftsjahr oder den Kalender angezeigt werden. Die von Ihnen ausgewählten TSV-Felder werden auf der Seite "Kostenplandetails" als Attribute (Spalten) aufgelistet. Jetzt wird das Finanzdatum mit dem letzten verbuchten Ist-Aufwand synchronisiert.
Arbeiten mit Budgetplänen
Das Modul "Idee – Finanzeigenschaften" unterstützt Budgetpläne. So kann eine Idee beispielsweise sowohl mit einem allgemein gehaltenen Budget als auch mit einer ausführlichen Analyse von Kosten und Leistung vorgelegt werden. Während der laufenden Arbeit werden Ist-Kosten erfasst und Prognosen überprüft, um die Leistung im Vergleich mit dem Budget nachzuverfolgen.
Wenn ein Kostenplan genehmigt ist, wird er zum Budgetplan für die Idee. Sie können einen Teil eines Kostenplans zur Genehmigung vorlegen, indem Sie das Anfangs- und das Enddatum für die Vorlage ändern. Nur jener Teil,der zwischen den neuen Anfangs- und Enddaten liegt, wird zur Genehmigung vorgelegt. Wenn ein Kostenplan genehmigt ist, wird er zu einem Budgetplan mit einer neuen Versionsnummer. Wenn bereits ein älteres Budget vorhanden ist, wird dieses separat gespeichert und kann angezeigt, aber nicht bearbeitet werden.
Beachten Sie bei der Vorlage eines Kostenplans als Budgetplan folgende Regeln:
  • Wenn ein Budgetplan vorhanden ist, muss der vorgelegte Kostenplan dieselben Gruppierungsattribute enthalten, um die vorgelegten Kostenplandaten mit den vorhandenen Budgetplandaten zusammenzuführen. Wenn die Gruppierungsattribute nicht identisch sind, ersetzen Sie den vorhandenen Budgetplan, oder brechen Sie die Vorlage ab.
  • Sie können jeweils nur einen Budgetplan vorlegen oder genehmigen.
  • Wenn ein vorgelegtes Budget genehmigt ist, wird der Budgetplan zum aktuellen Budget.
  • Sie können vorgelegte Budgets bearbeiten. Genehmigte oder abgelehnte Budgets können jedoch nicht bearbeitet werden.
Sie können Ihre Budgetpläne wie folgt verwalten:
Vorlegen von Kostenplänen als Budgetpläne
Legen Sie einen Kostenplan als Budgetplan vor, um ein neues, genehmigtes Budget zu erstellen oder um das Budget zu aktualisieren, nachdem der Kostenplan aktualisiert wurde. Ein Kostenplan muss als grundlegender Plan festgelegt worden sein, damit Sie ihn zur Genehmigung vorlegen können. Wenn ein genehmigter Budgetplan vorhanden ist und Sie einen neu erstellten oder aktualisierten Kostenplan als neuen GP festlegen, können Sie diesen vorlegen, um ihn mit dem genehmigten Budgetplan zusammenzuführen oder den Budgetplan durch ihn zu ersetzen.
Gehen Sie wie folgt vor
:
  1. Klicken Sie im Hauptmenü auf
    Ideen
    .
  2. Öffnen Sie eine Idee, und klicken Sie auf
    Finanzen
    .
  3. Wählen Sie den Kostenplan aus der Liste aus.
  4. Klicken Sie auf das Menü
    ⋮ Aktionen
    , und wählen Sie
    Zur Genehmigung vorlegen
    aus.
  5. Füllen Sie die folgenden Felder aus:
    • PLANNAME
      Gibt den Namen des Budgetplans ein
    • PLAN-ID
      Definiert eine eindeutige ID für den Budgetplan. Die Werte im Feld ID werden nur angezeigt, wenn die automatische Nummerierung für das Kostenplanobjekt in
      Classic PPM
      deaktiviert ist. Sie können eines oder mehrere vordefinierte Gruppierungsattribute auswählen.
    • PLANBESCHREIBUNG
      Gibt eine kurze Erläuterung des Budgetplans an
    • ZEITRAUMTYP
      (nicht bearbeitbar)
      Zeigt den zum Kostenplan zugeordneten Zeitraumtyp an.
    • ANFANGSZEITRAUM
      Zeigt den Anfangszeitraum des Budgetplans an. Ändern Sie den Anfangszeitraum, um nur einen Teil des Kostenplans als Budget vorzulegen.
    • ENDZEITRAUM
      Zeigt den Endzeitraum des Budgetplans an. Ändern Sie den Endzeitraum, um nur einen Teil des Kostenplans als Budget vorzulegen.
    • LEISTUNGSPLAN
      Verbinden Sie einen Leistungsplan mit dem Budgetplan. Wenn Sie einen Leistungsplan mit dem Kostenplan verbunden haben, wird der gleiche Leistungsplan zum Budgetplan angehängt. Sie können jedoch Leistungspläne für eine Idee nur in
      Classic PPM
      erstellen.
    • VORLAGEOPTION
      • Ersetzen:
        Standardmäßig ausgewählt, wenn Sie einen neuen Budgetplan erstellen.
      • Zusammenführen:
        Verfügbar, wenn Sie einen Budgetplan überarbeiten. Sie können die Änderungen mit dem vorhandenen Budgetplan zusammenführen.
  6. Legen Sie den Kostenplan zur Genehmigung vor.
Genehmigen oder Ablehnen vorgelegter Budgetpläne
Gehen Sie wie folgt vor
:
  1. Klicken Sie im Hauptmenü auf
    Ideen
    .
  2. Öffnen Sie eine Idee, und klicken Sie auf
    Finanzen
    .
  3. Klicken Sie auf
    Budgets
    , um die Liste der Budgets durchzugehen.
  4. Klicken Sie auf den Budgetplan, der geprüft werden muss.
  5. Um das Budget zu genehmigen oder abzulehnen, klicken Sie auf das Menü
    ⋮ Aktionen
    , und wählen Sie
    Budget genehmigen
    oder
    Budget ablehnen
    aus.
  6. Um ein Budget zu bearbeiten, klicken Sie darauf.
    Das Budget wird geöffnet.
  7. Fügen Sie eine weitere Zeile zum Budget hinzu, oder entfernen Sie eine Zeile aus dem Budget.
  8. Bearbeiten Sie die Beträge in der Spalte
    Budgetierte Kosten
    .
  9. Nachdem Sie Ihre Änderungen abgeschlossen haben, wählen Sie das Menü
    ⋮ Aktionen
    und dann die Option
    Budget genehmigen
    aus, um das Budget zu genehmigen.
  10. Um ein Budget abzulehnen, wählen Sie die Option
    Budget ablehnen
    aus.
Änderungen am Budgetplan
  • Kombination ist bereits vorhanden
    : Wenn die Fehlermeldung
    Kombination ist bereits vorhanden
    angezeigt wird, haben Sie einem Budgetplan eine neue Zeile hinzugefügt, die dieselben Gruppierungsattribute wie ein vorheriger Eintrag besitzt. In diesem Fall können Sie die nicht benötigte Zeile löschen.
  • Genehmigte Pläne können nicht geändert werden:
    Nachdem Sie einen Kostenplan zur Genehmigung vorgelegt haben, ist dieser der vorgelegte Budgetplan. Sie können den vorgelegten Budgetplan bearbeiten. Nachdem dieser genehmigt wurde, ist jedoch keine Änderung mehr möglich.
Erstellen einer Budgetrevision
Ein genehmigter Kostenplan wird der Budgetplan für eine Idee. Da Ideen sich ständig ändern, können Sie verschiedene Teile des Budgets überprüfen, oder Sie können das Budget vollständig ersetzen. Sie können zwei Revisionstypen für einen genehmigten Budgetplan erstellen:
Budgetplan-Revision mit Zusammenführung
  • Legen Sie einen Kostenplan mit neuen Einzelposten vor, und führen Sie die Änderungen mit dem vorhandenen Budgetplan zusammen.
  • Legen Sie einen Teil eines Kostenplans vor, indem Sie die Datumsangaben für Anfang und Ende für die Vorlage ändern, oder aktualisieren Sie die Feldwerte in spezifischen Zeiträumen. Sie können nur die geänderten Rückmeldeperioden vorlegen und mit dem Budget zusammenführen.
Budgetplan-Revision mit Ersetzung
  • Legen Sie einen Kostenplan mit gelöschten Einzelposten vor, und ersetzen Sie das Budget, um diese Einzelposten aus dem Budgetplan zu entfernen.
  • Erstellen Sie einen Kostenplan, indem Sie verschiedene Gruppierungsattribute oder Rückmeldeperiodentypen verwenden, und ersetzen Sie das Budget.
Beide Revisionstypen geben den Genehmigungsverlauf an. Allerdings ermöglicht es Ihnen die Funktion, nicht benötigte Einzelposten zu löschen und Gruppierungsattribute und Abrechnungszeiträume zu überprüfen. Wenn Sie einen Kostenplan vorlegen, der ein vorhandenes Budget überarbeitet, wählen Sie
Zusammenführen
oder
Ersetzen
aus der Liste
VORLAGEOPTION
aus. Dieses Feld wird nur dann angezeigt, wenn mindestens ein genehmigtes Budget vorhanden ist. Wenn der neue Kostenplan eine andere Struktur hat als das vorhandene Budget, dann ist "Ersetzen" die einzige Option. Wenn Ihr Kostenplan genehmigt wird, dann wird er zum geprüften Budgetplan mit einer neuen Versionsnummer. Sie können die Vorgängerversion des Budgets anzeigen, die separat gespeichert ist. Sie können frühere Budgetpläne und den derzeit genehmigten Budgetplan nicht bearbeiten.
Ist-Transaktionen
Im Modul "Finanzen" wird neben Kosten-, Budget- und Leistungsplänen jetzt auch das Raster "Ist-Transaktionen" angezeigt. Dieses Raster kann nicht bearbeitet werden und zeigt die Ist-Kosten an, die über Transaktionen für eine Investition nach Transaktionsdatum, Menge, Kosten und Währungsinformationen verbucht wurden.
Mit dem Raster "Ist-Transaktionen" kann ein Finanzmanager Folgendes:
  • Einen Überblick über die Finanzen einer Investition erhalten
  • Die Liste der verbuchten Transaktionen und eine Gesamtübersicht aller Transaktionen, die mit der Investition verbunden sind, an einem einzigen Ort anzeigen
  • Beträge in einer Transaktionswährung mit Beträgen in einer konvertierten Währung nach Aufgabe und Ressource vergleichen
Clarity zeigt Ist-Transaktionen mithilfe des allgemeinen Rasters an und übernimmt alle allgemeinen Rasterfunktionen. Wenn Sie eine Zeile im Raster auswählen, können Sie den Bereich "Details" sehen. Die folgenden allgemeinen Rasterfunktionen können Sie jedoch nicht durchführen:
  • Eine Zeile im Raster bearbeiten
  • Eine Zeile hinzufügen oder löschen
  • Das Kontextmenü aufrufen
Weitere Informationen zum Raster "Ist-Transaktionen":
Zugriffsrechte
Stellen Sie sicher, dass Sie über die folgenden Zugriffsrechte verfügen, um auf das Raster "Ist-Transaktionen" zuzugreifen:
  • <Investition> – Kostenplan – Anzeigen
  • <Investition> - Kostenplan - Bearbeiten
  • <Investition> – Budgetplan – Anzeigen
  • <Investition> – Budgetplan – Bearbeiten
Quelle für Ist-Transaktionen
Die Daten im Raster "Ist-Transaktionen" werden aufgefüllt, nachdem die folgenden Aufträge in Classic PPM ausgeführt wurden:
Methode für das Verbuchen des Ist-Aufwands
Aufträge
Zeitformulareintrag
Transaktionseintrag
XOG
Daten, die Sie im Raster "Ist-Transaktionen" anzeigen können
  • Transaktionsdatum:
    Zeigt das Datum der Transaktion an.
  • Ressource:
    Zeigt den Namen der Ressource an, die mit der Transaktion verbunden ist. Klicken Sie auf den Namen der Ressource, um die Ressourceneigenschaften anzuzeigen.
  • Aufgabe:
    Zeigt den Namen der Aufgabe an, die mit der Transaktion verbunden ist. Klicken Sie auf einen Aufgabennamen, um die Aufgabeneigenschaften anzuzeigen.
  • Transaktionsklasse:
    Zeigt die Transaktionsklasse an, die mit der Transaktion verbunden ist, z. B. "Interne Arbeit" oder "Externe Arbeit".
  • Eingabetypcode:
    Zeigt den Eingabetypcode an, der mit der Transaktion verbunden ist.
  • Kostentyp:
    Zeigt den Kostentyp an, der mit der Transaktion verbunden ist.
  • Werte
    : "Kapitalkosten", "Betriebskosten"
  • Ressourcenstandort:
    Zeigt den Standort der Ressource an, die mit der Transaktion verbunden ist.
  • Kostenart:
    Zeigt die Kostenart an, die mit der Transaktion verbunden ist.
  • Ressourcenklasse:
    Kategorisiert Ressourcen und Rollen mit aktivierten Finanzeigenschaften für die Finanzverarbeitung.
  • Rolle:
    Gibt die Rolle der Ressource an.
  • Benutzerwert 1:
  • Benutzerwert 2:
  • Währungscode:
  • Ressourcenabteilung:
    Zeigt den Standort der Ressource an, die mit der Transaktion verbunden ist.
  • Einheiten
    : Zeigt die geplanten Einheiten an.
  • Kosten der Einheit:
  • Ist-Kosten
    : Zeigt die zusammengefassten Ist-Kosten für einen bestimmten Abrechnungszeitraum an. Die verwendete Berechnungsmethode ist "Tatsächliche Einheiten x Kosten".
Organisieren von Spalten im Raster
Sie können die Finanzraster mittels der Steuerelemente organisieren.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Auf dem Grid können Sie den Mauszeiger auf eine Spaltenüberschrift bewegen und weitere Optionen anzeigen. Sie können Spalten links oder rechts verankern. Sie können die Spaltenbreite auch automatisch einstellen oder zurücksetzen.
  2. Sie können nach Spalten gruppieren, um die kumulierten Kosten für ein bestimmtes Attribut anzuzeigen.
  3. Sie können Spalten im Kostenplan ein- und ausblenden. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine der Zeilenüberschriften, und klicken Sie auf das Spaltenmenü. Wählen Sie die Spalten, die Sie in der Ansicht sehen möchten.